Innkalling. Møte i styret for Felles studentsystem. Tid: Mandag 20. juni 2011 kl 10:00-15:00. Møterom 5. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i styret for Felles studentsystem Til: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken,UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Tone Jeanette Berntsen, KD Torill Vangen, SSB Ingunn Cowan, Lånekassen Anette B. Wigaard, UiO (sak 2) Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Tid: Mandag 20. juni 2011 kl 10:00-15:00 Møtested: Møterom 5. etg. USIT, Forskningsveien 3b, Oslo Kart og veibeskrivelse

2 Dagsorden Sak 1 Møte i styret for FS FS Sak 2 Vedtakssak: STAR-prosjektet FS Prosjektplan, med milepæler DV Rapporter, kravspesifikasjon DV Sak 3 Referatsaker a. Møter i Planleggingsgruppen og b. Andre møter: i. Studentutvekslingsgruppen ii. EPN-gruppen iii. STAR og iv. Godkjenningsgruppen Sak 4 Orienteringssaker - Status standardiseringsarbeidet - Status nye høgskoler - NAG - Fuskebasen - Karakterutskrift., resultat av høring - Møte med FS-kontakter NordForum EUNIS juni Brev til KD om møte - Brev til SO om FS som høringsinstans Sak 5 Vedtakssak: Rapportering 1. tertial Rapport 1. tertial 2011 Sak 6 Vedtakssak: Oppfølging av risikoanalysen - Rapport risikoanalyse - Kompetanse Sak 7 Drøftingssak: Policy for håndtering av samordningsspørsmål - NAG - Fuskebasen Sak 8 Fastsette dato for Årsmøte 2012 og styremøte i januar 2012 Sak 9 Eventuelt FS FS FS FS FS FS FS FS FS FS Hilsen Christen Soleim Leder for FS-styret Julie Myhre Barkenæs Daglig leder FS FS Innkalling til møte i styret for FS 20. juni 2011 Side 2

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 28. mars 2011 Til stede: Christen Soleim, UiB Seunn Smith-Tønnessen, UiA Gunn Rognstad, HiG Kjetil Solvik, NMH Monica Bakken, UiO Aud Magna Gabrielsen, NTNU Ingunn Cowan, Lånekassen Julie Myhre Barkenæs, USIT Andora Sjøgren, USIT (under sak 1-6) Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Torill Vangen, SSB Tone Jeanette Berntsen, KD Beth Linde, HiØ Geir Tveide, HSH Møteleder: Referent: Christen Soleim, UiB Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: 07. april 2011 Sist endret:

4 Dagsorden 1. Seminar for nytt styre 2. Datavarehusprosjektet Prosjektleders rapport 3. Møte i styret for FS 10. januar Referatsaker 5. Orienteringssaker 6. Oppfølging av risikoanalysen 7. Orientering om SO 8. Nye høgskoler etter M-STAS 9. Møteplan Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

5 2 saker ble meldt til Eventuelt: - Informasjon om prosjektet Internt handlingsrom (IHR) ved UiO - Integrasjon mellom systemer 1. Seminar til nytt styre Møtet startet med en presentasjonsrunde. Til dette første møtet med det nye styret var alle varamedlemmer innkalt. Normalt vil bare 1. vara innkalles. Daglig leder presenterte hvordan FS er organisert og ga en overordnet gjennomgang av styrets og daglig leders roller og oppgaver. Daglig leder hadde også vedlagt et notat (FS ) til styret som beskriver hvordan samarbeidstiltaket FS er organisert. Leder av styret og Daglig leder sender notatet til KD med et oversendelsesbrev. Geir Vangen presenterte en oversikt over hovedkomponentene i FS og ga en kort status for utviklingsarbeidet. Styreleder fortalte om strategi og utfordringer for FS samt hvilke prioriteringer styret har gjort for Datavarehusprosjektet Prosjektleders rapport Statusrapport fra prosjektleder Anette Wigaard pr. mars 2011 var sendt til styret. Styreleder orienterte. Prosjektet har blitt bedt om å vurdere å synkronisere anskaffelse av nytt verktøy med det andre datavarehusprosjektet DV-UiO/UiB og BOT. STAR er derfor bedt om å utsette anskaffelsen. Prosjektet er bekymret for forsinkelsen. Det vil derfor arbeides med utvikling av rapporter denne våren. Styret ber om en oversikt over rapporter samt en prosjektplan med konkrete milepeler til neste møte. Datavarehusgruppen ved USIT vil lage et notat i dialog med prosjektgruppene STAR og DV- UiO/UiB om prosessen for anskaffelse verktøy. Notatet skal drøfte alternative strategier til valg av verktøy og legges frem som beslutningssak for styret. 3. Referat fra møte i styret for FS 10. januar 2011 Møtet i januar ble avholdt med det gamle styret, og var sendt til nåværende styre til orientering. 4. Referatsaker a. Årsmøte i Samarbeidstiltaket FS 31. januar 2011 Årsmøtet var tilfreds med de prioriteringer som styret hadde gjort. Årsberetning og regnskap for 2010 samt budsjett for 2011 ble godkjent. I tillegg ble nytt styre valgt på bakgrunn av forslag fra valgkomitéen. FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

6 Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. b. Møte i Planleggingsgruppen 7. og 8. februar 2011 Møtet gikk denne gangen over to dager. Første dag hadde vi møte med Lånekassen og gjennomgikk en oppsamling av en del saker for felles avklaring. Andre dagen startet vi planlegging av neste Brukerforum, som finner sted 25. og 26. oktober i Trondheim. Ønskelisten ble gjennomgått og saker ble overført til ekspertgrupper. Muntlig referat ble tatt til orientering. c. Møte i EVU-gruppen 19. januar 2011 Ny versjon av EVU-web ble vist frem for gruppen. UiB presenterte sine erfaringer med bruk av EVU-modulen og EVU-web. Muntlig referat ble tatt til orientering. d. Møte i Godkjenningsgruppen 20. januar 2011 Gruppen fortsatte arbeidet med aktivitetsdekomponering av godkjenningssaker. Muntlig referat ble tatt til orientering. e. Møte i EpN-gruppen 15. og 16. februar samt 25. mars 2011 Gruppen arbeider med beskrivelse av applikasjonen, dette er tidkrevende. Det er nå laget et utkast med skjermbilder til prosessen. Deltakerne i gruppen syns arbeidet USIT har gjort så langt er bra. Muntlig referat ble tatt til orientering. f. Møte med Uninett FAS 23. mars 2011 Daglige leder hadde et møte med Daglig leder i Uninett FAS (Alf Hansen) og kontaktpersonen for FS-drift i Uninett FAS (Armaz Mellati) for en gjennomgang og sikring av rutiner for informasjon fra FS til Uninett FAS. Muntlig referat ble tatt til orientering. 5. Orienteringssaker a. Status standardiseringsarbeidet Det er avholdt en samling vedrørende sikkerhet rundt tjenester for utveksling av studentinformasjon. Det er også avholdt en 3-dagers Code Camp i mars. Den første dagen var avsatt til diskusjoner med representanter fra institusjonenes internasjonale avdeling. Tema var bl.a. arbeidsoppgaver, hvilke utfordringer institusjonene har i forbindelse med utveksling av dokumenter. De 2 siste dagene var satt av til utviklere, som jobbet med testing av datautveksling mellom institusjonene. En pilotutgave for utveksling av data vil foreligge til sommeren. I NordForumseminaret 26. mai vil dette arbeidet bli presentert. Muntlig fremlegg ble tatt til orientering. FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

7 b. Nye høgskoler Westerdals School of Communication skal ta i bruk FS i løpet av våren Forsvarets Høgskole sendte inn søknad 24. mars, og skal etter planen ta i bruk FS i Styret har tidligere godkjent en overgang for Forsvarets Høgskole. Grunnet sykdom er bemanningen på brukerstøtte sterkt redusert. Styret ber daglig leder sende ut informasjon til institusjonene om situasjonen. Styret tok statusrapporten til orientering. c. NAG (Nasjonal database for godkjenning av høyere utenlandsk utdanning) I 1999 oppnevnte KD en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å utrede opprettelse av en nasjonal godkjenningsbase over utenlandsk høyere utdanning. I juni 2000 fikk USIT oppdraget fra KD om å påta seg arbeidet med å utvikle basen, med ferdigstillelse innen Det ble laget et grensesnitt mot FS med nattlige overføringer til NAG og NOKUT ble systemeier. I 2007 oppnevnte KD en arbeidsgruppe som skulle vurdere hvordan NAG fungerer og anbefale en løsning for fremtidig database for godkjenning av utenlandsk utdanning. Rapport forelå i januar Flertallets konklusjon ble at dagens database ikke innfrir forventningene, og at behovet for en nasjonal godkjenningsdatabase er minst like stort nå som da NAG ble opprettet. Flertallet anbefalte en omstrukturering av basen. FS har nå mottatt et brev fra KD vedrørende oppnevning av en arbeidsgruppe som skal utarbeide kravspesifikasjon for en ny NAG-database. Arbeidsgruppen skal bestå av en person fra NOKUT, en fra USIT, en fra FS-ekspertgruppen for Godkjenningssaker og en fra UH-sektoren. Daglig leder for FS vil delta i arbeidsgruppen. KD har, via statsbudsjettet, bevilget 1 mill. kr til arbeidet. Arbeidsgruppen hadde sitt første møte 3. mars hos KD. I tillegg til kravspesifikasjonen ble det også diskutert hvem som skal bli systemeier for det nye NAG. Neste møte finner sted i april. Styret tok dette til orientering. Fuskebasen USIT har mottatt en forespørsel fra KD om opprettelse av et register for utestengingsvedtak. USIT har avtalt et møte med KD før påske, og vil foreslå at registeret organiseres under Samarbeidstiltaket FS. KD har satt av 1 mill. kroner til prosjektet. Drift av registeret må diskuteres. Styret tok dette til orientering. d. Karakterutskrift Felles mal for karakterutskrifter ble sendt til UHR. UHR sendte forslaget til høring ved institusjonene med høringsfrist 1. mars UHR har mottatt 18 tilbakemeldinger, som vil bli behandlet i Utdanningsutvalget i mai. Konklusjonen er at institusjonene er entydig positive til en felles mal, men har kommentarer til noen av punktene og har behov som de ønsker ivaretatt. FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

8 Styret tok dette til orientering.. e. Møte med FS-kontakter i april Det første møtet med FS-kontakter finner sted ved Universitetet i Nordland 12. og 13. april. Styret hadde fått programmet for seminaret til informasjon. En sak på agendaen på møtet med FS-kontakter er en diskusjon om Hvordan ta vare på og sørge for kompetanse ved de små, nye institusjonene Innspill fra diskusjonen, med forslag til tiltak legges frem som drøftingsak på neste styremøte f. Datavarehusprosjektet STAR Se sak Risikoanalyse for FS Daglig leders statusrapport vedrørende oppfølging av tiltak ble gjennomgått. Det ønskes en rapportering på styremøtene fremover der en tar for seg de risikopunktene som skal følges opp i 2011 og viser konkret hvordan punktene skal følges opp i praksis. Dette er særlig viktig i saker der både USIT og institusjonene skal bidra til å redusere risiko. Her må notatet kokret vise hva som forventes av institusjonene. 7. Orientering om SO Institusjonene har mottatt et høringsbrev fra SO om forslag til endringer i SOs arbeidsområde i forbindelse med SOs arbeide med tilpasning/oppgradering av sine IT-systemer. Daglig leder vil sende brev til Samordna opptak med forslag om at FS også blir høringsinstans i slike saker. Styret for FS ønsket også å tilføye i brevet at de ønsket en åpen diskusjon om høringen. SO er en av de få institusjonene som fortsatt benytter M-STAS til saksbehandling. M- STAS vil ikke eksistere etter 2012, og SO ønsker nå å gå over til å saksbehandle i FS. Demodatabase vil bli opprettet tidlig til høsten og produksjonsdatabase vil være på plass i desember. 8. Nye høgskoler Styret vedtok på møtet i desember 2010 at det er akkrediterte høgskoler, statlige høgskoler og høgskoler som er med i Samordna Opptak skal prioriteres. IST har opplyst at de som fortsatt bruker M-STAS kan bruke det ut 2012, men har ikke gitt noen garanti i forhold til NOM-opptaket IST henviser til forslag til avtale som skal foreligge i utgangen av april. Daglig leder har fått flere henvendelser fra institusjonene med ønske om å ta i bruk FS, enten våren eller høsten 2012, avhengig av om NOM-opptaket 2012 kan kjøres i M-STAS eller ikke. Det er pr. i dag 5 høgskoler som bruker M-STAS, og som er med i Samordna Opptak. Disse må prioriteres i forbindelse med søknad om overgang til FS. USIT vil da tilby overgangen som et felles prosjekt med felles opplæring i FS Referat fra møte i styret for FS Side 6

9 Vedtak: Styret for FS vedtar at de 5 høgskolene som i dag benytter M-STAS og er med i Samordnet opptak tilbys medlemskap i samarbeidstiltaket FS og tilbys overgang til FS i Dette gjelder Dronning Mauds Minne Høgskole, Ansgar Teologiske Høgskole, Fjellhaug Internasjonale høgskole, Høgskolen i Staffeldtsgate og Mediehøgskolen Gimlekollen. 9. Møteplan 2011 Følgende datoer ble valgt til møter for resten av året: Mandag Mandag Onsdag Eventuelt a. Informasjon om prosjektet Internt handlingsrom (IHR) ved UiO Monica Bakken orienterte kort om UiOs prosjekt IHR som skal gjennomgå de administrative rutinene ved UiO. Prosjektet er delt i underprosjekter. Et av disse er Studieadministrasjon med verdistrøm som inkluderer FS. b. Integrasjon mellom systemer Settes opp som sak til et senere møte i styret. FS Referat fra møte i styret for FS Side 7

10 <sideskift>

11 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS CS/JMB Til: Styret Fra: Daglig leder Vedr. sak 2 STAR-prosjektet Styret godkjenner prosjektleders prosjektplan med mandat og milepæler.

12 <sideskift>

13 STAR - Prosjektplan Versjon 1 7. juni 2011

14 STAR - Prosjektplan Versjon 1 7. juni 2011 Bakgrunn List har ikke blitt tatt i bruk ved institusjonene i den grad man skulle ønske. Dette skyldes ulike forhold, blant annet at rapportene har vært vanskelige å forstå, det har vært problemer knyttet til avstemming og at List/Discoverer har en høy brukerterskel. Det var også behov for en sterkere forankring på institusjonene i forhold til rapportene som ble utviklet i datavarehuset for å sikre at disse tilfredsstiller institusjonenes behov for styringsrapporter. På bakgrunn av dette ble det i styremøte 7. juni 2010 vedtatt å reorganisere ekspertgruppen for LIST. Det ble satt ned en prosjektgruppe som fikk i oppdrag å utvikle et datavarehus for utdanningsdata på bakgrunn av institusjonenes rapportbehov. Prosjektgruppen hadde sitt første møte i august Prosjektet skal etter planen avsluttes Formål med prosjektet Datavarehus for studiedata skal være en rapport- og statistikkløsning som: - På en effektiv og brukervennlig måte støtter institusjonenes behov for styringsdata på utdanningsområdet - Tilbyr standardrapporter og tilrettelegger for institusjonenes behov for egendefinerte rapporter - Gir støtte for kontrollrapporter for bedret datakvalitet - Er tilrettelagt for kobling mot andre datakilder Organisering Styringsgruppe Styret for FS er prosjektets styringsgruppe. For styrets sammensetning vises til FS sine hjemmesider, Mandat Styringsgruppens mandat er å følge opp prosjektet i henhold til milepæler. Funksjon Prosjektleder rapporterer til styret om fremdriften i prosjektet. Styringsgruppen fatter de endelige beslutningene i forhold til ressursbruk og økonomi. Prosjektgruppen Mandat Prosjektgruppen skal utarbeide en datavarehusløsning for studiedata som inneholder de viktigste rapportene/utarbeide en beskrivelse av hva datavarehuset for studiedata skal være i henhold til institusjonenes behov samt en plan for videre utvikling av rapporter. Prosjektet avsluttes I prosjektperioden er det viktig å sørge for at medlemsinstitusjonene får en felles 2

15 STAR - Prosjektplan Versjon 1 7. juni 2011 forståelse av hva datavarehusløsningen skal være og at det oppfattes som et hensiktsmessig og nyttig verktøy. Dette vil foregå som en løpende aktivitet i prosjektperioden. I fase 2 må det også tas stilling til hvordan datavarehuset skal brukes. Dersom data skal sammenlignes på tvers av institusjonene er det viktig at man har felles rutiner for bruk av FS. Medlemmer Anette Bjordal Wigaard og Pål Erik Megaard (UiO) Ingvild Greve (UiB) Ketil Rudjord (NTNU) Heidi Kristin Reppen (UiA) Inger Setnes (HiO) Jørn Magne Hansen (UiN) Ole-Jørgen Torp (UMB) Geir Vangen, Julie Myhre Barkenæs, Royne Skaarer-Kreutz, Arvid Hansen, Margrethe Meidell Roald, Stein Aske (USIT) Roller Prosjektleder Anette Bjordal Wigaard Ansvarlig for tekniske leveranser Royne Skaarer-Kreutz Bestiller Institusjonene, representert ved institusjonenes deltagere i prosjektgruppa Beslutningstakere Styringsgruppen USIT er utviklere av rapportbestillingene Ved uenighet i prosjektgruppen har institusjonene det avgjørende ordet. Suksessfaktorer For å sikre en god fremdrift i prosjektet er det viktig at - Institusjonene sikrer at prosjektets medlemmer har tid til å delta i prosjektet og til å gjøre nødvendig arbeid mellom møtene i prosjektet. Dette inkluderer både konkrete arbeidsoppgaver knyttet til prosjektet og arbeid for å sikre prosjektets forankring på hjemmeinstitusjonen. - Prosjektgruppen må ha anledning til å møtes og få til en fungerende samarbeidsform. - Der det er hensiktsmessig kan prosjektgruppen deles, eventuelt kan det opprettes undergrupper som jobber med deler av prosjektet, eks i forhold til uttrekk og sammenstilling av data fra FS. Rapportering Prosjektet rapporterer til styringsgruppen. Utviklerne må rapportere til prosjektleder på status på utvikling av rapporter Undergrupper rapporterer til prosjektgruppen Avtaler og økonomiske rammer Prosjektet har ikke noe eget budsjett. USIT dekker halvparten av frikjøpet til 3

16 STAR - Prosjektplan Versjon 1 7. juni 2011 prosjektleder, det resterende dekkes av UiO. Institusjonene som har medlemmer i prosjektgruppen bekoster reiseutgifter og andre kostnader knyttet til deltagelse på møter i prosjektet. Institusjonene må også sørge for at det gis rom for å jobbe med prosjektet mellom møtene i prosjektgruppa. Dokumentasjon Mandat for prosjektet Referat fra møter i prosjektgruppa og fra møter i styringsgruppa der vedtak angående prosjektet fattes. Supplerende dokumenter Prosjektet skal utarbeide følgende dokumentasjon, Kravspesifikasjoner - Kravspesifikasjon for presentasjonsverktøy - Kravspesifikasjon for rapporter Brukerdokumentasjon Systemdokumentasjon Risikovurderinger Testplaner Opplæringsplan Resultatmål 1 Kravspesifikasjon for ønskede rapporter i Star Målbeskrivelse Kravspesifikasjon for rapportene som skal utvikles i Star. Kravspesifikasjonen utarbeides på bakgrunn av prosjektgruppens prioriteringer av ønsker om rapporter fra alle FSinstitusjoner. Kravspesifikasjonen må inneholde definisjon av sentrale begreper, beskrivelse av uttrekkene som ligger til grunn for rapportene og sammenstillingen av disse, samt en beskrivelse av hvilke tabeller i FS rapportene henter data fra. Suksesskriterier - Det er forankret hos institusjonene hvilke rapporter som er de mest sentrale. - Enighet om rapportenes innhold slik at de gir god styringsinformasjon eller dekker institusjonenes behov for rapporter for bedre oppfølging av studentene. - USIT må utvikle rapportene fortløpende for testing i. - Prosjektgruppen kommer til enighet om hvilke data som trekkes ut fra FS og hvordan disse skal sammenstilles i rapportene i STAR - Det er enighet om definisjonen av sentrale begreper Avgrensninger Det er viktig å prioritere de mest sentrale rapportene i første omgang. Rapportene bør være lette å forstå for å sikre at det blir enkelt for brukerne å komme i gang å bruke datavarehuset. 4

17 STAR - Prosjektplan Versjon 1 7. juni 2011 Resultatmål 2 Valg av verktøy Målbeskrivelse Det er anskaffet et presentasjonsverktøy for STAR som tilfredsstiller institusjonenes krav til brukervennlighet, utviklernes tekniske spesifikasjoner og krav fra de som skal drifte systemet. Suksesskriterier Verktøyet skal være tilpasset sluttbrukernes og utviklingsgruppa, samt at det skal kunne driftes innenfor den eksisterende organiseringen for drift av FS. Forutsetninger Det forutsettes at verktøyet tilfredsstiller behovene i den utarbeidede kravspesifikasjonen. Resultatmål 3 Star tilbys til institusjonene Målbeskrivelse Institusjonene har mulighet til å ta i bruk Star og de har fått nødvendig opplæring i systemet. Suksesskriterier - Rapportene i kravspesifikasjonen er testet og godkjent i det nye verktøyet - Det er utarbeidet systemdokumentasjon og brukerdokumentasjon - Det er satt opp en plan for opplæring i systemet - Det er opprettet en ekspertgruppe som skal ha det videre ansvaret for utvikling av rapporter i Star. Milepælplan Milepæl Behandling Status Utarbeide mandat for prosjektet Styremøte Vedtatt Identifisere brukerne av datavarehuset, Styremøte Vedtatt herunder primærbrukerne og andre brukere og interessenter Beskrive formålet med datavarehuset Styremøte Vedtatt Avgrense datavarehuset mot anbdre Styremøte Vedtatt løsninger for uthenting av studentdata, som FS, DBH, SSB og lignende, både med tanke på brukergrupper og funksjonalitet Utarbeide kravspesifikasjon til verktøy Styremøte Vedtatt 1 1 Kravspesifikasjonen ble vedtatt på styremøte Det har i ettertid blitt bestemt at anskaffelsen av verktøy skal skje i samarbeid med datavarehuset for økonomidata. Det kan derfor bli aktuelt å revurdere kravspesifikasjonen for verktøy på et senere tidspunkt. 5

18 STAR - Prosjektplan Versjon 1 7. juni 2011 Utarbeide resultatmål for prosjektet Styremøte Under arbeid Beslutte uttrekk av data fra FS og hvordan Styremøte Under arbeid disse skal sammenstilles for bruk i datavarehuset. Fatte en beslutning i forhold til anskaffelse Styremøte Under arbeid av verktøy og videre fremdrift for prosjektet Beslutte hvilke data og rapporter datavarehuset skal støtte og oppdateringsfrekvens for disse. Styremøte Under arbeid 6

19 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai 2011 Kravspesifikasjon for Star-rapporter Innhold Kravspesifikasjon for Star-rapporter...1 Kravspesifikasjonens formål...3 Generelle beslutninger og avgrensninger som er gjort...3 Inndeling i nivå...3 Målgruppe...4 FS-veiledning...4 Uavklarte spørsmål...4 Periode...4 Tall...4 Avgrensning...5 Rapporter under utvikling Gjennomstrømming...6 Gjennomstrømming A...6 Gjennomstrømming B...8 Gjennomstrømming C...9 Gjennomstrømming D Ferdige kandidater Ferdige kandidater - gjennomføringstid Gjennomføringstid i forhold til normert studietid: Gjennomføringstid i forhold til studentens normerte studietid: Kandidater med utveksling Ferdige kandidater - innpass (studienivå) Ferdige kandidater innpass (fra lærested) Undervisning - faktorer Ferdige kandidater fagvalg i program

20 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai

21 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai 2011 Kravspesifikasjonens formål Kravspesifikasjonens formål er å være prosjektgruppens bestilling til FS-utviklerne på hvilke rapporter som ønskes utviklet. På bakgrunn av kravspesifikasjonen skal utviklerne lage rapporter som tilfredsstiller kravene. Institusjonene i prosjektgruppen skal deretter teste rapportene som er utviklet og komme med tilbakemeldinger dersom rapporten ikke er tilfredsstillende. Det er flere forhold som kan ligge til grunn for at en rapport ikke er tilfredsstillende, og vi regner med at de fleste rapporter vil måtte utvikles og testes i flere runder før de er endelig ferdige. I en startfase blir rapportene testet i Dicoverer i magel av det endelige verktøyet. Vi må derfor også ha en ny testruden av alle rapporter når det endelige verktøyet er på plass slik at vi sikrer at rapportene er brukervennlige også i det endelige verktøyet. Generelle beslutninger og avgrensninger som er gjort Inndeling i nivå Prosjektgruppen av valgt å følge NSD sn nivåinndeling for studieprogrammer. Programmer på lavere nivå (nivåkode og beskrivelse): B3 - Bachelor, normert studietid 3 år. B4 - Bachelor, normert studietid 4 år. HK - Høyskolekandidat, normert studietid 2 år. Gir rett til tittelen høgskolekandidat. YU - Yrkesutdanning, normert studietid 4 år. Omfatter allmennlærerutdanning og faglærerutdanning med normert studietid 4 år (240 studiepoeng). AR - Årsstudium (60-studiepoengs-enheter). Programmer på 60 studiepoeng, f.eks. PPU og årsenheter. LN - Lavere nivå. Omfatter programmer på mindre enn 60 studiepoeng på lavere nivå. Programmer over 60 og mindre enn 120 studiepoeng som ikke inngår i nivåkategoriene B3, B4, HK og YU ovenfor, f.eks. ulike videreutdanninger innen helsefag på 90 studiepoeng (anestesi/operasjon/intensiv, barnepleie etc.). Eventuelt andre studiepoengsgivende programmer på lavere nivå som ikke passer i kategoriene ovenfor. Programmer på høyere nivå: M2 - Master, normert studietid 2 år. Iht. 3 i forskrift om krav til mastergrad. ME - Master, erfaringsbasert, 1 ½ 2 år. Iht. 5 i forskrift om krav til mastergrad. MX - Master, normert studietid 1 1 ½ år. Iht. 7 i forskrift om krav til mastergrad. HN - Høyere nivå. Omfatter Hovedfag-/magistergradsprogrammer (er i stor grad utfaset). 2-årige videreutdanning er innen helsefag (f.eks. jordmor). Integrerte mastergrads-/profesjonsprogrammer: M5 - Master, normert studietid 5 år. Iht. 4 i forskrift om krav til mastergrad. 3

22 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai 2011 PR - Profesjonsstudium. Omfatter profesjonsstudier på mer enn 240 studiepoeng for hele studietiden; teologi, medisin, psykologi, veterinær etc. (5-7 år). Forskerutdanning: FU - Forskerutdanning. Doktorgrads-/PhD-programmer. Annet: VS - Videregående skoles nivå. Programmer på videregående skoles nivå, forkurs etc. AN - Andre programmer. Programmer som ikke passer inn noe sted ift nivåene ovenfor, f.eks. uplasserte studenter og lovlige semesterregistreringer på dr.grad. Krav som stilles til mastergradsprogrammer: - De kan være departementsgodkjente/nokut-godkjente mastergradsstudier - Det kan være mastergradsprogrammer opprettet av institusjonen med rett til akkreditering pga. rett til å tildele ph.d.-grad. - Det kan være fellesgrader Enkeltfag som normalt tas på lavere grad, men som kan benyttes som del av en mastergrad (innpasninger) skal ikke regnes som programmer på masternivå. Målgruppe Rapporter som er laget for sekundærbrukere skal være brukervennlige og inneholde få valg. De skal væe intuitivt enkle å forstå. Det lages egne rapporter for primærgrupper som kan utdype funnen i disse rapportene. Rapportene skal finnes på de feltene der det er størst behov for at ledere og andre skal ha hurtig og enkel tilgang til relevante data. FS-veiledning Til hver rapport skal det utarbeides en FS-veiledning som beskriver hvilke felter i FS rapporten henter data fra. Uavklarte spørsmål NTNU sitt behov for å kunne se på siv.ing.studiet under ett er ikke ivaretatt. Periode Alle tabeller skal ha mulighet for å vise tallene enten pr semester eller pr kalenderår. Tall Hele tall er default i alle rapporter, men det er mulig å velge prosent. 4

23 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai 2011 Avgrensning Kravspesifikasjonen inneholder de rapportene prosjektgruppenønsker å priroitere i første omgang. På sikt ønskes det flere rapporter som også forteller noe om utekaminerte kandidaters alder, geografisk tilhørighet, resultat fra videregående skole, opptaksgrunnlag og resultater. 5

24 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai 2011 Rapporter under utvikling Her følger de rapportene prosjektet arbeider med å få utviklet i første runde. Krvspesifikasjonen til rapportene utvikles av prosjektgruppen. Videre vil utviklingsgruppa utvikle rapportene, og deretter testes de av institusjonsmedlemmene i prosjektgruppen. Rapporter som er under testing skal inntil nytt verktøy er valgt testes i discoverer eller annet tilgjengelig verktøy. Rapportene skal ikke ha Starnavnet før de er endelig ferdige, og de skal kun være tilgjengelige for prosjektgruppens medlemmer. Prosjektgruppe kan ved behov velge å trekke anmdre institusjoner inn i testingen av rapportene. 1. Gjennomstrømming Gjennomstrømming A Valg År/Semester Aktive Kval Frafall Startkull 1 semester 100 % 0 % 0 % Valg 2 semester 86 % 1 % 14 % Aggr/Sem 3 semester 62 % 2 % 37 % Valg enhet 4 semester 57 % 6 % 41 % Fakultet/avdeling 5 semester 41 % 8 % 53 % Nivå 6 semester 35 % 15 % 56 % Program 7 semester 25 % 19 % 60 % 8 semester 18 % 22 % 63 % 9 semester 10 % 23 % 68 % 10 semester 7 % 24 % 70 % Beskrivelse: Rapporten har fokus på program og kull. Den skal vise hvor stor andel av de som starter på et program som oppnår en grad, hvor mange som faller fra og i hvilke semestre studentene oppnår graden. Det skal være valgbart om rapporten skal leveres med prosentfordeling eller antall. Det er behov for to varianter av denne rapporten, en som viser aggregerte tall og en som viser tall pr semester. Målgruppe: Sekundærbrukere Prinsipielle beslutninger: Uavklarte spørsmål: Forutsetninger: Merknad: Dersom det velges flere startkull er det viktig å huske at de vil være kommet ulikt i studieløpet og tallene må leses deretter. 6

25 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai 2011 Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. 7

26 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai 2011 Gjennomstrømming B Valg enhet Fak Nivå Program År Sem Aktive #0 SP 60-SP Snitt Rsnitt Kval Fak/Avd HF B HFB-AAS 04 V ,8 24,3 28,8 2 Nivå 04 H ,1 17,2 25,3 3 Program 05 V ,3 24,2 31, H ,6 17,8 25, V ,3 24,6 30, H ,4 17,1 25, V , , H ,7 16,7 25, V ,3 24,5 32, H ,6 16, V ,2 23,2 29, H ,9 14,8 24, V ,6 23,1 29, H ,6 15,1 25,3 10 Flere ark: Her skal vi vise gjennomstrømming justert for personer i permisjon. Flere institusjoner har innspill til hvordan dette kan, bør og ikke bør løses, og arbeidet med denne rapporten er ikke ferdig Alle rapportene skal gi mulighet for å se institusjonen totalt, pr fakultet og på det enkelte program. Det skal også være mulig å se alle typer studienivå, eller kun bachelornivå, masternivå og langvarige studier. Problemstillinger vi må jobbe videre med Hvordan ta høyde for permisjoner som ikke varer hele semesteret Hvordan vise prognoser på registrerte studenter og studiepoeng fremover i tid. Rapporten viser ikke omfanget av studenter som ikke fullføre bachelor men likevel får opptak til studier på høyere nivå. Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. 8

27 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai 2011 Gjennomstrømming C Beskrivelse av rapporten: Rapporten har fokus på studieprogram og individ. Rapporten skal gi opplysninger om hvilke studieprogram som fullfører studentene og hvilke program studentene starter på for å kvalifisere seg til andre studieprogram. Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. Gjennomstrømming D Beskrivelse av rapporten: Rapporten skal vise produksjonen til førstegangsregistrertestudenter uavhengig av programtilhørighet. Rapporten skal også inneholde informasjon om innpassede studiepoeng fra andre institusjoner og studier. Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. 9

28 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai Ferdige kandidater Valg periode Nivå Semester Lavere grad T K M T K M T K M Kalenderår PPU Valg enhet Bach Institusjon Høyere grad Fak/ Avd Master Institutt MasterX Program Master Beskrivelse: Rapport som viser en oversikt over antall uteksaminerte kandidater ved en institusjon pr kalenderår/semester (valg). Rapporten kan vise tall på institusjons-, fakultets-, institutt og programnivå. Det skal være valgbart om en vil se kjønnsfodeling. Målgruppe: Sekundær- og ekstrnebrukere Prinsipielle beslutninger: Uavklarte spørsmål: Hvor fastlåste skal rapportene være? Er det en fornuftig inndeling av programnivå? Skal siste år vises lengst til venstre i rapporter der flere år skal sammenlignes? På sikt er det også et ønske om at utdanningsområde skal være et valg på denne rapporten. Det trengs litt mer arbeid for å finne en god måte å gjøre dette på. Forutsetninger: Et studieprogram må ha en klar tilknytning til nivå og sted. Det varierer internt på institusjonene og mellom institusjonene om et studieprogram er tilknyttet institusjonen, avdeling/fakultet eller institutt. Dette har ingen betydning for utviklingen av rapporten, men man må være obs på dette ved bruk av rapporten. Ved endringer av et programs stedtilknytning vil også historikken endres, dvs at det vil se ut som programmet allltid har hatt tilhørighet til den nye stedkoden. Merknad: Grad-/kvalisikasjonsnavn er ikke interessant her. Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. 10

29 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai Ferdige kandidater - gjennomføringstid Velg Normert 1 sem 2 sem 3 sem eller flere Startkull Lavere grad Valg enhet Bach Fakultet/ Avdeling Høyere grad Institutt Master Program Master Gjennomføringstid i forhold til normert studietid: Beskrivelse: Rapport som viser hvor lang tid uteksaminerte kandidater har brukt på å oppnå graden. Rapporten teller antallet semestre fra kandidaten fikk opptak til studieprogrammet og til graden er oppnådd, uavhengig om studenten har vært fraværende fra studiet ett eller flere semestre eller har hatt individuell deltid. Rapporten viser oversikten for alle studieprogram på institusjonen/ fakultet/ institutt. Målgruppe: Sekundærbrukere Prinsippielle beslutninger: Rapporten tar utgangspunkt i studieprogrammets normerte studietid slik det er registrert i FS.. Uavklarte spørsmål: Det kan være uklarheter knyttet til studiestart Forutsetninger: Krever god dokumentasjon på hvilke felter i FS som er utgangspunkt for beregninger i rapporten, eks start. Merknad: Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. Gjennomføringstid i forhold til studentens normerte studietid: Beskrivelse: Rapport som viser hvor lang tid uteksaminerte kandidater har brukt på å oppnå graden. Rapporten teller antallet semestre studenten har vært registrert på programmet fra han fikk opptak til graden ble oppnådd. Det tas hensyn til semestre studenten har hatt permisjon og individuell deltid. Rapporten viser oversikten for alle studieprogram på institusjonen/ fakultet/ institutt. Rapporten viser noe av forklaringene til rapporten gjennomføringstid i forhold til normert studietid. Målgruppe: Sekundærbrukere Prinsipielle beslutninger: Rapporten er en oversiktsrapport som viser antallet semestre en student har hatt permisjon eller ikke studert på full tid. En mer detaljert rapport vil komme i en senere runde. 11

30 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai 2011 Uavklarte spørsmål: Skal semestre der studenten har søkt om permisjon telles ulikt i forhold til semestre der studenten bare har uteblitt? Skal det skilles mellom ulike typer permisjon? Hvordan skal deltid og permisjon i deler av et semester fremkomme? Forutsetninger: Merknad: Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. 12

31 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai Kandidater med utveksling Valg periode Antall Andel Antall Andel Antall Andel Semester Lavere grad Kalenderår PPU 100 7% % % Valg enhet Bach % % % Institusjon Høyere grad Fakultet Master3 20 4% 30 2 % 20 2 % Institutt MasterX 10 20% 15 0 % % Program Master5 70 2% % 70 5 % Beskrivelse: Rapporten viser antallet kandidater som har et utvekslingsopphold som en del av graden de har oppnådd. Parentesen viser hvor stor andel dette er av det totale antall grader. Rapporten kan vise data på institusjon-/fakultet/institutt og programnivå. Målgruppe: Sekundærbrukere Prinsipielle beslutninger: Her brukes samme definisjon som i DBH. Utvekslingsoppholdet skal være av minimum 3 mnd varighet og det skal være en avtale mellom hjemmeinstitusjonen og vertsinstitusjonen. Det skal ikke være mulig å velge kun noen avtaletyper. Uavklarte spørsmål: Det ble diskutert om antall studenter, antall utveksling og prosentandel utveksling skal vises (i denne figuren er antall utveksling utelatt). Forutsetninger: Merknad: På sikt er det også et ønske om en rapport som fanger opp aktivitet med varighet under tre måneder. Var det også et ønske om kjønn? I såfall må det vurderes hvordan dette skal legges inn uten at leservennligheten forsvinner. Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. 13

32 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai Ferdige kandidater - innpass (studienivå) 1-30 SP SP SP SP Mer enn 120 SP Valg periode Lavere grad % % % % % Semester PPU 7 % 6 % 4 % 12% 10% Kalenderår Bach3 5 % 4 % 3 % 6% 8% Valg enhet Høyere grad Institusjon Master3 4 % 2 % 1 % 9% 6% Fakultet MasterX 4 % 3 % 0 % 5% 4% Program Master5 3 % 2 % 1 % 0% 9% Beskrivelse: Rapporten viser hvor stor andel av ferdige kandidater som har innpassing fra tidligere utdanning ved annen institusjon, innenlands eller utenlands, som en del av kvalifikasjonen. Målgruppe: Sekundærbrukere Prinsipielle beslutninger: Det er et krav at innpassingen er gjort i forhold til kvalifikasjonen Uavklarte spørsmål: Forutsetninger: Merknad: Det er ulike regler på institusjonene om hvor stor del av utdanningen som kan være ekstern i en kvalifikasjon. Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. 14

33 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai Ferdige kandidater innpass (fra lærested) 1-30 SP SP SP SP Mer enn 120 SP Valg periode Lavere grad % % % % % Semester Institusjon xx1 7 % 6 % 4 % 2% 9% Kalenderår Institusjon xx2 5 % 4 % 3 % 9% 15% Valg enhet Institusjon xx3 3 % 4 % 3 % 8% 6% Institusjon Institusjon xx4 4 % 2 % 1 % 6% 8% Fakultet Institusjon xx5 4 % 3 % 0 % 3% 12% Program Institusjon xx6 3 % 2 % 1 % 5% 6% Beskrivelse: Rapporten viser hvilke institusjoner innpassingen i rapport 7 kommer fra. Hensikten med rapporten er å se hvilke eksterne instisusjoner studentene kommer fra eller har hatt et studieopphold ved. Målgruppe: Sekundærbrukere Prinsipielle beslutninger: Uavklarte spørsmål: Det foreslås at de 20 institusjonene med størst andel innpassing vises i rapporten. Det må testes ut om dette er hensiktsmessig. Blir det uoversiktlig, eller vil det mangle noe. Forutsetninger: Merknad: Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. 15

34 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai Undervisning - faktorer Emne Obl Parti Stryk Karsnitt Frafall Ant stud Vurd.form MA100 Ja N 12 2,6 600 S,M MA200 Nei J 3 2,7 400 S,O Beskrivelse: Rapporten gir en oppsummering av ulike faktorer ved et emne, om det er obligatoriske oppgaver, om det er partiundervisning, strykprosent forrige semester, karaktersnitt, frafall og antall studenter Målgruppe: Sekundærbrukere Prinsipielle beslutninger: Tallgrunnlaget vil være per semester fordi dette vil endre seg mellom semestre. Uavklarte spørsmål: Hva mener vi med antall studenter? Eksamensmeldte eller undervisningsmeldte og når skal telletidspunkt være. Det er ønskelig med kobling mot ansatte, men det er vanskelig. Vi har ansatte i FS, men ikke koblet mot det de gjør. Det er antagelig flere faktorer det er interssant å ha med, dette må vurderes. Kankje skal dette vøre flere rapporter? Forutsetninger: Merknad: Det er flere påstander fra studenthold om at det er blitt mye mer skoleeksamener. Rapporter på undervisningssiden burde kunne gi svar på slike spørsmål. Vurderingsformer bør derfor være gjenstand for rapportering. Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. 16

35 Kravspesifikasjon for rapporter i STAR Versjon mai Ferdige kandidater fagvalg i program Valg Ferdige kandidater - fagvalg i program Program Sosiologi Samføk Geografi Exph Psyk Semester Sosiologi Samføk Geografi 1 Exph Psyk Beskrivelse: Hensikten med rapporten er å vise hvilke fag som er mest populære. Målgruppe: Prinsipielle beslutninger: Uavklarte spørsmål: Forutsetninger: Merknad: Status: Kravspesifikasjonen av tabellen er under arbeid. 17

36 <sideskift>

37 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Planleggingsgruppen 14. april 2011 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Anette Wigaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Eli Vangen, HiST Hans J. Berntsen, HiT Inger Setnes, HiO Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Knut Løvold, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Sven Petter Myhr Næss, NMH (hele dagen) Følgende var ikke til stede under sak 10: Inger Setnes, HiO Øystein Ørnegård, UiB Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Hans J. Berntsen, HiT Sven Erik Sivertsen, NTNU Referent: Aune Moe/Julie Myhre Barkenæs Dato: Sist endret: 1

38 Dagsorden 1. Evaluering av Kontaktforumet 2. Referat fra møte i Planleggingsgruppen februar 2011 og oppfølgingssaker 3. Referatsaker 4. Orienteringssaker 5. Gjennomgang av Planleggingsgruppens arbeidsform og rutiner 6. Arbeidsgruppe for utarbeidelse av mal for et norsk vitnemål og vitnemålstillegg innen høyere utdanning 7. Forberedelser Brukerforumet oktober 2011 i Trondheim 8. STAR-rapporter v/anette Wigaard 9. Innsendte saker 10. Ønskelisten 11. Starte arbeidet med gjennomgang av knapper og faner i FS-klienten 12. Møteplan for resten av året 13. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 2

39 Det var ingen merknader til dagsorden og innkalling. En sak meldt til Eventuelt. 1. Evaluering av Kontaktforumet Generelle kommentarer til dette Kontaktforumet: - Sosialt samvær om kvelden er bra - Godt å komme sammen med likesinnede, Brukerforumet blir for stort Til senere brukerforum: - Kan ta opp mer spesielle tema her - Ha et tema som kan tas mer i dybden, for eksempel godkjenningssaker neste gang - Lage hjelpesider/støttefunksjoner (diskutere dette?) - Greit med gruppediskusjoner for å engasjere folk - Starte kl. 10 første dagen neste gang - Kan også vurdere København, Stockholm, Malmø som sted - Dag Olav: Emnekombinasjon samlebilde (jfr. Brukerforum høsten 2010). Lage studiehåndbok ved hjelp av verktøyet som ble utviklet av Bouvet. På neste møte i Planleggingsgruppen fastsettes dato og sted for Kontaktforum i Innspill fra plenum angående FS-kompetanse: - UiO: Fadderordning blir veldig formelt. Den uformelle kontakten fungerer bra. Diskusjonsforum er bra. - CK: Kartlegge kompetansen slik at institusjonene har oversikt over hvem som besitter hvilken kompetanse - NTNU: Kartlegge kompetansen. Ekspertgruppene er mulige aktører til å bidra med kunnskap. - UiA: Utfordrende å være en liten institusjon. Kunne låne hjelp fra de større institusjonene til tekniske oppgaver i studieadministrasjonen. Lage bedre dokumentasjon på saksbehandling ved egen institusjon dersom man får avlastning fra de større institusjonene til ovennevnte oppgaver. Fadderordning er bra. - HiNesna: Fadderordning er bra. Den bør være formalisert da den har en økonomisk aspekt. - Misjonshøgskolen: Fadderordning er veldig bra. En oppsummering av tilbakemeldingene til videre arbeid: - Formalisere fadderordning - Bruke FS Diskusjonsforumet på nett, man får gode svar fra de andre lærestedene når man sender spørsmål hit. - Uformell kontakt mellom institusjonene. - Et møte som dette har blant annet som formål å knytte kontakter, slik at det skal være lettere å kontakte andre når man lurer på noe. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 3

40 - Oversikt over hvem som kan hva gjør det også lettere å kontakte andre og spørre det forslås derfor også å: Kartlegge kompetansepersoner inne ulike områder og lage en oversikt som legges tilgjengelig på FS web-sider - Bruke deltakere i ekspertgruppene og spørre disse. Det ble også foreslått at saker der man ønsker svar fra institusjonene, sendes til kontaktlisten i forkant av forumet, slik at de kan diskuteres internt først. 2. Referat fra møte 7. og 8. februar 2011 og oppfølgingssaker Referatet ble godkjent. Oppfølgingssaker bakerst i referatet ble gjennomgått. Oppdatert liste bakerst i dette referatet. 3. Referatsaker a. Møte i EpN-gruppen februar 2011 Muntlig referat ble gitt. Gruppen har hovedsakelig jobbet med kravspesifikasjon og felles forståelse av begrep. Beskrivelse av funksjonalitet er tidkrevende. USITs utviklere har fått opplæring i Vurderingsmodulen (om emner og vurderingskombinasjoner). I mars ble prototyp på de første skjermbilder levert. Tatt til orientering. b. Møter i styret for FS 28. mars 2011 Muntlig referat ble gitt. Dette var det første møtet med nytt styre. På møtet ble organiseringen av Samarbeidstiltaket FS gjennomgått og oppfølging av risikoanalysen ble foretatt. Tatt til orientering. c. Møte i Studentutvekslingsgruppen 4. april 2011 Muntlig referat ble gitt. Gruppen fikk presentert arbeidet som er gjort hittil med tilrettelegging av søknadsweb for utenlandske søkere (opplasting av dokumenter til dokumentarkiv). UiO presenterte hvordan de registrerer opptak til utveksling i Opptak studieprogram samlebilde. Status for Mobility Project ble presentert. Til sommeren skal UiO være pilot for utveksling av business card rundt Erasmus-utveksling. I neste omgang vil utveksling av nominerte studenter testes. Bildet Student Ekstern studium ble presentert. Innloggingsprosess for utenlandske søkere ble avklart. Gruppen diskuterte hvilke begrensninger utenlandske søkere skal ha til søknad om opptak. UiTs forslag til infotekster for utvekslingsavtaler ble innført med noen mindre endringer. Silingsprosessen ble ikke ferdigbehandlet, fortsetter på neste møte. Da vil gruppen også starte med Learning Agreement. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 4

41 Tatt til orientering. 4. Orienteringssaker a. Code Camp mars i Barcelona Den første dagen var avsatt til diskusjoner med representanter fra institusjonenes internasjonale avdeling. Tema var bl.a. arbeidsoppgaver, hvilke utfordringer institusjonene har i forbindelse med utveksling av dokumenter. De 2 siste dagene arbeidet utviklere med testing av datautveksling mellom institusjonene. Tatt til orientering. b. Møte i Standard Norge 24. januar Komiteen SN/K 186 innenfor Standard Norge (som er den komiteen som bl.a. har arbeidet med de norske innspillene til MLO/ELM) avholdte et orienteringsmøte for flere aktører i vår sektor (KD, Nokut m fl). Tema var informasjon om rollen til komiteen og hva som skjer innenfor norsk og europeisk standardisering innenfor utdanningsområdet. Diskusjon rundt hva komiteen kan bidra med for UH-sektoren. Tatt til orientering. c. Fuskebasen Kunnskapsdepartementet ønsker at det opprettes et sentralt register over studenter som er utestengt fra den enkelte institusjon. USIT har sagt seg interessert i å utvikle et slikt register, og har hittil hatt 1 møte med KD. På møtet ble organisering av arbeidet samt funksjonalitet for registeret diskutert. Forslaget er at registeret skal inneholde f.nr, periode for utestenging og hvilken institusjon har fattet vedtaket om utestenging. Institusjonene kan deretter spørre om et bestemt f.nr er sperret, dette gjøres ved automatisk oppslag. Utenlandske søkere uten norsk f.nr vil ikke bli fanget opp her, mens søkere med SOnr blir fanget opp. Lokale vedtak skal ikke inn i dette registeret. Departementet vil sette ned en arbeidsgruppe som skal beskrive funksjonaliteten. Arbeidsgruppen vil bestå av medlemmer fra institusjonene. USIT har foreslått at registeret legges til Samarbeidstiltaket FS. Tatt til orientering. d. NAG-basen I 1999 oppnevnte KD en arbeidsgruppe som fikk i oppdrag å utrede opprettelse av en nasjonal godkjenningsbase over utenlandsk høyere utdanning. I juni 2000 fikk USIT oppdraget fra KD om å påta seg arbeidet med å utvikle basen, med ferdigstillelse innen Det ble laget et grensesnitt mot FS med nattlige overføringer til NAG, og NOKUT ble systemeier. I 2007 oppnevnte KD en arbeidsgruppe som skulle vurdere hvordan NAG fungerer og anbefale en løsning for fremtidig database for godkjenning av utenlandsk FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 5

42 utdanning. Rapport forelå i januar Flertallets konklusjon der ble at dagens database ikke innfrir forventningene, og at behovet for en nasjonal godkjenningsdatabase er minst like stort nå som da NAG ble opprettet. Flertallet anbefalte en omstrukturering av basen. KD har oppnevnt en arbeidsgruppe som skal utarbeide kravspesifikasjon for en ny NAG-database. Arbeidsgruppen består av en person fra NOKUT, fra USIT, fra FSekspertgruppen for Godkjenningssaker og en fra UH-sektoren, som leder gruppen. Daglig leder for FS vil delta i arbeidsgruppen. KD har, via statsbudsjettet, bevilget 1 mill. kr til arbeidet. Arbeidsgruppen hadde sitt første møte 3. mars hos KD. I tillegg til kravspesifikasjonen ble det også diskutert hvem som skal bli systemeier for det nye NAG. Rapport/kravspesifikasjon vil foreligge før sommeren. Tatt til orientering. e. Høringssvar vedr. karakterutskrifter fra FS Høringsfristen gikk ut 1. mars. 17 institusjoner hadde til da sendt inn kommentarer til notatet. Det er avholdt et møte med UHR, der kommentarene ble gjennomgått. UHRs Utdanningsutvalg vil behandle notatet på møte 24. mai Tatt til orientering. f. Oppfølging av ECTS User s Guide Det er nedsatt en arbeidsgruppe der Knut Løvold fra USIT deltar. Gruppen er ikke kommet i gang med arbeidet. En av oppgavene vil være innføring av tabell med karakterfordeling i karakterutskriften som følger vitnemålet. Tatt til orientering. g. Nye høgskoler, SO, HiAk og HiO Westerdals School of Communication skal ta i bruk FS i løpet av våren Forsvarets Høgskole sendte inn søknad 24. mars, og skal etter planen ta i bruk FS i SO tar i bruk FS pr I løpet av 2012 vil de siste 5 institusjonene som er med i Samordna opptak, ta i bruk FS. HiO og HiAk slås sammen pr Databasene slås sammen etter at rapporteringen i oktober er gjort. Tatt til orientering. 5. Gjennomgang av Planleggingsgruppens arbeidsform og rutiner Planleggingsgruppen har fungert i sin nåværende form i nesten 2 år. Daglig leder ønsket synspunkter fra gruppen på arbeidsform og rutiner. Gruppen hadde fått tilsendt et notat inneholdende konstituering, formål og arbeidsform, vedtatt på det siste møtet i Arbeidsgruppen juni Det ble bestemt at institusjonene bes å sende inn saker 3 uker før møte. Mail om saker sendes til kontaktlisten slik at alle institusjoner får anledning til å sende inn saker. FS Referat fra møte i FS- Planleggingsgruppen 14. april 2011 Side 6