Innkalling. Møte i FS-planleggingsgruppe Tid: Onsdag 9. september 2009, kl 10:00. Møterom 7. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo

Transkript

1 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Innkalling Møte i FS-planleggingsgruppe Til: Øyvind Edvardsen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Sven Erik Sivertsen, NTNU Ole-Jørgen Torp, UMB Tor Erga, UiS Dag Olav Nilsen, UiA Anette Wigaard, UiO Sven Petter Næss, NMH Eli Vangen, HiST Karin Stormo, HiO Claudia Talgo, MF Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Adelheid Huuse, USIT Aune Moe, USIT Tid: Onsdag 9. september 2009, kl 10:00 Møtested: Møterom 7. etg., USIT, Forskningsveien 3b, Oslo 1

2 Saksdokumenter Sak 2 FS Referat fra møte i arbeidsgruppen Sak 2 FS Referat fra møte i styret for FS Sak 2 FS Referat fra møte i studentutvekslingsgruppen Sak 2 FS Referat fra møte i arkivgruppen Sak 2 FS Referat fra møte i rapporteringsgruppen Sak 4 FS DBH - Rapportering av fellesgrader Sak 4 FS FS - Tabellen Fellesgrader Sak 4 FS Notat karakterutskrifter og vitnemålsvedlegg Sak 4 FS Brev og referat fra UHR vedr. nasjonale retningslinjer for karakterutskrifter Dagsorden 1. Konstituering, formål, arbeidsform 2. Referatsaker 3. Brukerforum november 2009 på Holmen Fjordhotel, Asker - Vi ber alle tenke gjennom aktuelle tema til forumet 4. Saker og innspill - Rapportering av fellesgrader - Andre innkomne saker - Karakterutskrift 5. Rutinebeskrivelser 6. Strategiplan for FS for Status oppfølgingssaker 8. Eventuelt FS Innkalling til møte i FS-planleggingsgruppen 9. September 2009 Side 2

3 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i FS- arbeidsgruppen i Mandal 9. juni og 10. juni 2009 Til stede: Espen Kristensen, UiT Øyvind Edvardsen, UiT Øystein Ørnegård, UiB Pål-Erik Megaard, UiO Sven Erik Sivertsen, NTNU Ole-Jørgen Torp, UMB Tor Erga, UiS Embret Nesset, UiA Sven Petter Næss, NMH Øyvind Valde, HiB Lars Smith, HSH Eli Vangen, HiST Karin Stormo, HiO Rasmus Thode Jensen, HVO Annette Øyen, HiØ Rigmor Øvstetun, HiG Rannveig Haug, HiHm Hans J. Berntsen, HiT Kristin Skjold Granerød, HiVe Anne Ringen Pedersen, HiBo Jon-Are Lunde, HiH Anne Kjelsberg, HiF Elin Flægstad Myrholdt, HiNT Nina Frydenlund, CK Claudia Talgo, MF Ingjald Selland, KHiB Tonje Hvidsten, Diakonova Karin Simonsen, LDH Inger Brit Haugen, MHS Anne-Sofie Abildgaard, NITH Terje Dyrnes, NJSK Andora Sjøgren, USIT Geir Vangen, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Kari Tofsrud, USIT Anne-Marie Myhrvold, USIT Anne-Lise Lande, USIT Forfall: Håvard Brekke, PHS Hege Bergersen, HiAk Lise Strøm, DHS Siv Svanåsbakken, AHO Sissel Dahle, HiBu Berit Kletthagen, HiL Alf-Magne Jacobsen, HiNe Kjersti Danilova, NHH Grethe Nilsen, NIH Referent: Anne-Marie Myhrvold og Anne-Lise Lande Dato: Sist endret: Etter møtet første dagen fikk vi en omvisning i Mandal og båttur i skjærgården. 1

4 Dagsorden 1. Godkjenning av dagsorden 2. Referat fra møte i arbeidsgruppen 31. mars. og 1. april 2009 (FS ) 3. Referatsaker a. Møte i styret for FS 24. april 2009 (FS ) b. Møte i SøknadsWebgruppen 26. mai 2009 c. Møte i Studentutvekslingsgruppen 22. april 2009 (FS ) 4. Orienteringssaker a. Status nye høgskoler b. ELM c. Doktorgradsseminaret mai 2009 d. Nordforum mai 2009 e. EUNIS juni 2009 f. Erfaringskonferanse om utdanningsplaner i regi av UHR i november 2009 g. SMS-avtaler h. Status EpN i. Status web-applikasjoner 5. Organisering a. En suksesshistorie fra Telemark b. Fra brukerstøtte c. Om testing d. Om innmelding og oppfølging av saker sendt til fs-support@usit.uio.no e. Meldinger f. Opprettelse av planleggingsgruppe (FS ) 6. Brukerforum november 2009 på Holmen Fjordhotell, Asker 7. Karakterutskrift ECTS (FS ) 8. Status oppfølgingssaker 9. Avslutte arbeidsgruppa i nåværende form Fotografering m.m. 10. Eventuelt FS Referat fra møte i FS- arbeidsgruppen i Mandal 9. juni og 10. juni 2009 Side 2

5 1. Godkjenning av dagsorden Dagsorden ble godkjent. 2. Referat fra møte i Arbeidsgruppen 31. mars og 1. april 2009 (FS ) Det var følgende merknad til referatet: Sak 18: Ryvingen er Setningen: "9. Juni i Mandal, besøk på kvelden til Ryvingen fyr, Norges sydligste og nest fineste fyr." endres til: "9. Juni i Mandal, besøk på kvelden til Ryvingen fyr, Norges nest sydligste og fineste fyr. " Referatet rettes og legges ut på nytt. Referatet godkjennes. 3. Referatsaker a. Møte i styret for FS 24. april 2009 (FS ) Referatet ble tatt til orientering. b. Møte i SøknadsWebgruppen 26. Mai 2009 Referatet foreligger ikke til møtet. Legges ut når det er ferdig. c. Møte i Studentutvekslingsgruppen 22. April 2009 (FS ) Referatet ble tatt til etterretning. 4. Orienteringssaker a. Status nye høgskoler Fem institusjoner går over fra M-STAS til FS våren HiT og Politihøgskolen har tatt i bruk FS. HiNe er så godt som over. NITH og Jernbaneskolen er blitt noe forsinket og har fått utsettelse. I løpet av høsten 2009 skal 11 nye høgskoler ta i bruk FS. Disse skal fases inn i løpet av høsten, under ledelse av FS brukerstøtte. Det skal avholdes et møte med disse i Kristiansand, torsdag 12. juni, dagen etter arbeidsgruppemøtet. Fellesmøte med institusjonene som skal over til FS i løpet av høsten 2009 holdes på Radisson SAS-hotell Gardermoen, onsdag 26.august. Våren 2010 skal fire nye læresteder ta i bruk FS. USIT har hatt oppstartsmøte med disse. Konverteringskurs holdes i august. b. ELM ELM står for European Learner Mobility og er en europeisk standard, under utvikling, for utveksling av informasjon i forbindelse med studentmobilitet. Prosjektgruppen for utvikling av ELM består av 10 personer representert fra flere land som startet arbeidet 7.april 2009 og skal jobbe i to år fremover. Fra Norge deltar Geir Vangen, USIT. Mer informasjon om ELM på FS hjemmeside Uhttp:// FS Referat fra møte i FS- arbeidsgruppen i Mandal 9. juni og 10. juni 2009 Side 3

6 c. Doktorgradsseminaret mai 2009 Det er institusjonene som arrangerer doktorgradsseminaret, og i år arrangerte UiO. USIT holdt innlegg om forskerskole og fremdriftsrapportering. d. Nordforum mai 2009 Nordforum er et uformelt samarbeidsforum mellom Danmark, Finland, Sverige og Norge om studieadministrative systemer. På møte den mai ble nytt fra de fire landene presentert og det ble arbeidet videre med oversikt over funksjoner i medlemslandenes systemer. e. EUNIS juni 2009 EUNIS er en Europeisk konferanse om informasjonssystemer i UH-sektoren. USIT bidrar med tre presentasjoner og er med på en fjerde presentasjon sammen med Sverige og Finland. Presentasjonene ligger ute på FS hjemmeside f. Erfaringskonferanse om utdanningsplaner i regi av UHR i november 2009 UHR skal arrangere en erfaringskonferanse om utdanningsplaner 10. November. De har sendt forespørsmål til lederne på institusjonene for å høre om de har noen vellykkede erfaringer de kan dele på konferansen. Lærerstedene oppfordres til å holde av datoen. Invitasjon til seminaret kommer i midten av september. Presentasjonen er lagt ut på: g. SMS-avtaler USIT har lagt ut avtalene på Avtalen er i tre deler. Alle delene må skrives ut i to eksemplarer som signeres, paraferes og sendes USIT. USIT signerer og returnerer et eksemplar. Det ble stilt spørsmål om hvordan institusjonene tenker seg å bruke SMS-tjenesten i FS. UiO viser til rutinebeskrivelse som ligger åpent på deres nettsider. UiA har brukt dette noe, og skal ta det enda mer i bruk. UiA skal blant annet begynne å sende ut SMS når sensur har falt. Et par institusjoner stilte spørsmål rundt priser og intern fakturering av SMS-tjenesten Alle utsendte sms loggføres på saksbehandler i FS. Når det gjelder priser, er det en avtale mellom USIT og Telenor (en annen del av USIT enn FS). h. Status EpN USIT jobber med å kunne tilby tjenesten til flere og planlegger å være i produksjon med EpN til 15. oktober UiT har brukt EpN en stund og er svært fornøyd. UiT merker at løsningen er utviklet ved NTNU, som har en litt annen saksgang enn UiT. Det er litt problemer med tilbakeføring av data fra EpN til FS grunnet innføringen av den nye vurderingsmodulen. Dette har ført til mye ekstraarbeid for NTNU. NTNU har brukt EpN i 4-5 år allerede og sier de hele tiden har ønsket å dele denne løsningen med andre. NTNU og UiT har den siste tiden samarbeidet om EpN. FS Referat fra møte i FS- arbeidsgruppen i Mandal 9. juni og 10. juni 2009 Side 4

7 i. Status web-applikasjoner Studentweb ble levert i slutten av april. Senere endringer og tas med ved omskriving til Jboss Seam. Søknadsweb er omskrevet til Jboss Seam og blir snart lagt ut for test for noen institusjoner. UiB og NMH har meldt seg til testing. Fagpersonweb testes hos HiG, de har vært fornøyd med det de har sett under testing. USIT håper å kunne sette den i produksjon før sommeren, da med enkelte feil som vil rettes fortløpende. EVU har bare hatt små endringer. USIT jobber med å omskrive alle web-applikasjonene til JBoss. 5. Organisering a. En suksesshistorie fra Telemark Hans Jacob Berntsen fra HiT presenterte sine erfaringer ved overgangen fra M-STAS til FS. Han kom med innspill til nye institusjoner, eksisterende institusjoner og USIT om hvordan prosessene rundt overgang til FS kan videreutvikles. Presentasjonen i sin helhet ligger tilgjengelig på FS hjemmeside under dokumentasjon og presentasjoner: Uhttp:// b. Fra brukerstøtte FS brukestøtte har 5 ansatte. FS brukerstøtte jobber som prosjektledere for de nye institusjonene som skal over til FS. De besvarer spørsmål som sendes til fs-support@usit.uio.no, skriver brukerdokumentasjon samt holder kurs for nye institusjoner og superbrukere. FS brukerstøtte er også representert i arbeidsgruppene. For at brukerstøttefunksjonen ikke skal være sårbar ved fravær og frafall, skal alle være involvert i alt slik at det kan rulleres og overta for hverandre. FS brukerstøtte jobber aktivt for å få til dette. FS brukerstøtte ser også hvor sårbare enkelte institusjoner blir ved sykdom, ferie og annet fravær. Det er viktig at tilganger og arbeidsoppgaver ikke er avhengig av enkeltpersoner som sitter med all kompetanse. Vi oppfordrer derfor institusjonene til å vurdere sårbarhet og behov for duplisering av kompetanse og rettigheter i egen organisasjon, slik at andre kan overta når nøkkelpersoner har lengre fravær eller slutter. c. Om testing Institusjonene bør teste endringer før de settes i produksjon. USIT minner derfor om rutine for testing: Endringer og nye versjoner implementeres først i demo-basen, etter et par uker oppgraderes produksjonsbasen, så sant det ikke har kommet meldinger om alvorlige feil eller problemer. Institusjoner som ikke har meldt inn feil i perioden har godkjent oppgraderingen. FS Referat fra møte i FS- arbeidsgruppen i Mandal 9. juni og 10. juni 2009 Side 5

8 d. Om innmelding og oppfølging av saker sendt til Via RT har alle institusjonene tilgang til å se saker som er sendt inn til USIT ønsker å rydde opp i alle ønsker som ligger inne. Institusjonene får frist til 15. august med å gjennomgå sine innsendte ønsker, prioritere de viktigste og gi tilbakemelding på ønsker som ikke lenger er aktuelle. e. Meldinger USIT skal melde fra dersom det oppstår alvorlige feil på e-post. For institusjonene som driftes av Uninett FAS vil informasjon om feil også vises når man logger inn i Fasportalen. Kontaktpersoner ved institusjonene vil være med på e-postliste for alvorlige hendelser. f. Opprettelse av planleggingsgruppe (FS ) Daglig leder la frem notat om organisering av arbeidsgrupper, dette ble gjennomgått og diskutert: Med de 16 nye institusjonene som skal ta i bruk FS i 2009 vil Den nasjonale arbeidsgruppen får over 40 medlemmer. Dette kan bli i fleste laget for en effektiv arbeidsgruppe. USIT foreslår å organisere samarbeidet på en ny måte. Forslaget går ut på å nedlegge Den nasjonale arbeidsgruppen og erstatte denne med Brukerforum, en liste med faste kontaktpersoner, en per institusjon og Planleggingsgruppen. Brukerforum avholdes to ganger i året med et todagers seminar. Kontaktperson skal koordinere samarbeidet med USIT, andre institusjoner og innad i egen organisasjon. Planleggingsgruppen skal sikre og ivareta institusjonenes behov ved å: - delta i planlegging av faglig innhold til Brukerforum. - vurdere saker som ikke hører hjemme i en noen av ekspertgruppene. - støtte daglig leder i beslutninger. Den foreslås at Planleggingsgruppen skal være satt sammen av fra 5 til 10 personer fra institusjonene i tillegg til USIT. Det presiseres at det er viktig at institusjonene som deltar i planleggingsgruppen har ressurser til å bidra aktivt. I tillegg foreslås det økt bruk av undergrupper/arbeidsgrupper. Disse er tenkt opprettet og nedlagt etter behov. Daglig leder foreslår å kalle gruppene ekspertgrupper. På møtet meldte følgende institusjoner at de ønsker å være med: NTNU, UiA, NMH, UiO, UMB, UiB, UiT, UiS, HiO, HiSt og MF. Alle lærestedene som ønsker å være med bekrefter dette med å sende navn på deltaker til FS sekretariat innen 15. Juni Daglig leder legger frem notat og konklusjon fra den nasjonale arbeidsgruppen. for FS styre 19.juni. Konklusjon: Den nasjonale arbeidsgruppen nedlegges og erstattes med Planleggingsgruppe og Brukerforum. Forslaget om Brukerforum støttes, med ønske om at det går over to dager, som gir gode muligheter for erfaringsutveksling. Institusjonene sørger for at FS har til enhver tid oppdatert liste over hvem som er kontaktperson. Denne legges på FS hjemmeside. Institusjonene gir tilbakemelding til FS Referat fra møte i FS- arbeidsgruppen i Mandal 9. juni og 10. juni 2009 Side 6

9 FS sekretariat senest 15. juni med navn på deltager til Planleggingsgruppen, som forslag til FS styre den 19. juni. 6. Brukerforum november 2009 på Holmen Fjordhotell, Asker Første Brukerforum arrangeres 17. og 18. november 2009 på Holmen Fjordhotell, Asker. 7. Karakterutskrift ECTS (FS ) Det er nasjonale retningslinjer for hvordan en karakterutskrift skal se ut, og det er nedsatt en arbeidsgruppe hos UHR som har kommet med et forslag. NTNU etterlyser papirene som skal legges frem for FS styre. De mener at det ikke bør være noen begrensninger for hvordan karakterutskriften skal komme ut. NTNU presiserer at karakterutskrift til studenter ikke skal være med i møtepapirene, og må fjernes fra innkallingen på nettsiden. Konklusjon: USIT følger opp saken og vil oppdatere om hva som skjer videre. USIT fjerner karakterutskriften fra nettsiden. Videre fremdrift for på arbeid med karakterutskrift tas opp med FS styre i møte 19. juni. HiHm har behov for en karakterutskrift som angir ECTS-credits. Konklusjon: Valg for dette legges inn i rapport FS og rapport FS fjernes. 8. Status oppfølgingssaker L1/09. Avklare behov for ECTS karakterutskrift Karakterutskrift ECTS er behandlet i sak 7. U1/09. Innkalle til møte i Rapporteringsgruppen Ferdig. Møtet avholdes 18. Juni. U2/09. DBH-rapportering: Flere oppfølgingspunkter Tas opp i møtet i rapporteringsgruppen. U3/09. Rapportering av studieproduksjon på allmennlærerutdanning til KD Ferdig behandlet. KD fikk det de ønsket. U4/09. Registrering av praksisstudenter med utenlandsopphold, e-post fra UiO (FS ) Behandlet i studentutvekslingsgruppen. Hvert land får en kode. U5/09. Avklare behov for ECTS karakterutskrift Karakterutskrift ECTS er behandlet i sak 7. U6/09. Innkalle til et felles møte for utvikling av FS- konnektorer. Samle datadefinisjoner. USIT innkaller til møte, men avventer til alle definisjoner er samlet og gjennomgått. FS Referat fra møte i FS- arbeidsgruppen i Mandal 9. juni og 10. juni 2009 Side 7

10 U7/09. Vurdere arbeidsomfang for validering av spørreskjema Ikke gjort. U8/09. Vurdere mulighet for brukertest av StudentWeb Ikke gjort. U9/09. Opprette Planleggingsgruppen Er behandlet i sak 5. U10/09. Buss fra Mandal til UiA 10. juni 2009 Bestilt til 10. juni klokken 08.45, utenfor Solborg Hotell. U11/09. Informasjon til HiG v. Rigmor Øvstetun om FagpersonWeb og når den kommer Høgskolen i Gjøvik har testet FagpersonWeb og kommet med tilbakemeldinger til USIT. FagpersonWeb er ventet i produksjon i løpet av høsten Avslutte arbeidsgruppa i nåværende form Med behandling av sak 5 f. nedlegges Den nasjonale arbeidsgruppen. Takk til alle som har bidratt og takk til Andora Sjøgren som har vært leder i mange år. Den nasjonale arbeidsgruppen er nedlagt og mandatet opphører. Den nasjonale arbeidsgruppen ble fotografert utenfor Solborg hotell. Dette og bilder fra turen legges ut på FS hjemmeside under et passordbelagt område: Se Eventuelt a. Registrering av navn utenlandske statsborgere (fra NTNU v. Sven Erik Sivertsen) Ved bestilling av S-nummer er det en del restriksjoner på hvordan navnet kan registreres. NTNU ønsker at denne restriksjonen skal fjernes, slik at navnet kan fremkomme slik som det er registrert på passet. Konklusjon: Gruppen ble enig om at restriksjonene er for strenge og at dette medfører til inkonsistente data. Begrensningene ligger i tjenesten, så USIT kontakter SO og finner ut bakgrunnen for dagens løsning. b. Studentgrunnlag for elever (e-post fra UiT v. Hege Iren Svendsen) Elever fra ungdomsskole og videregående med ekstrafag på universitetsnivå må ha et studentgrunnlag. Flere læresteder har lokal kode i dag, og det bør derfor sees på om vi kan få en nasjonal felleskode for disse. Konklusjon: USIT følger opp saken. c. FS-forum Forum for erfaringsutveksling. Det eksisterer et diskusjonsforum etablert av Stord/Haugesund, nå overtatt av UiB. Forumet brukes til diskusjoner om FS saker institusjonene seg i mellom. Forslag om FS Referat fra møte i FS- arbeidsgruppen i Mandal 9. juni og 10. juni 2009 Side 8

11 å opprette et underforum for nye institusjoner. Hver institusjon kan få et par brukere. Send e-post til Øystein Ørnegård ved UiB for tilgang, HiO hadde en sak under eventuelt som jeg ikke finner igjen i referatet. Spørsmålet var hva andre institusjoner gjør når de har studenter som bor på hemmelig adresse, blir forfulgt etc. Hvordan de gjør dette praktisk, altså hvordan de markerer i FS at ingen informasjon om disse studentene skal gis ut uten samtykke. Det var bare to som hadde noe å si. NMH sa de hadde en liste liggende hos førstelinjetjenesten med navn. UiO hadde fjernet adresse og telefonnummer og lagt inn en beskjed om at all kontakt med denne studentene skal gå gjennom en studiekonsulent. Fint om denne saken også kommer med! Hilsen Karin HiO FS Referat fra møte i FS- arbeidsgruppen i Mandal 9. juni og 10. juni 2009 Side 9

12 Saker som skal følges opp Institusjonene Nr Sak Ansvarlig Merknad L2/09 Sak 5d: Alle Prioritere innsendte FS support saker innen 15.august. L3/09 Sak 5b: Alle Vurdere sårbarhet i egen organisasjon. L4/09 Sak 5f: Melde navn på deltager til planleggingsgruppe innen 15.juni De som ønsker å delta USIT Nr Sak Ansvarlig Merknad U6/09 0BSak 8: 1BInnkalle til et felles møte for utvikling av FS- konnektorer. Samle datadefinisjoner. USIT USIT innkaller til møte, men avventer til alle definisjoner er samlet og gjennomgått. U7/09 Sak 8: Vurdere arbeidsomfang for validering av USIT spørreskjema U8/09 2BSak 8: 3BVurdere mulighet for brukertest av USIT StudentWeb U12/09 Sak 7: Videre arbeid med karakterutskrift USIT U13/09 Sak 7: Valg for ECTS i rapport FS USIT U14/09 Sak 10a: Registrering av navn utenlandske USIT statsborgere U15/09 Sak 10b: Studentgrunnlag for elever USIT FS Referat fra møte i FS- arbeidsgruppen i Mandal 9. juni og 10. juni 2009 Side 10

13 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i styret for FS 19. juni 2009 Til stede: Forfall: Nils Dugstad, UMB Heidrun Hole, HiO Christen Soleim, UiB Knut Veium, NTNU Kjetil Solvik, NMH Line Eielsen, KD Andora Sjøgren, USIT Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Aune Moe, USIT Seunn Smith-Tønnessen, UiA Torill Vangen, SSB Møteleder: Referent: Nils Dugstad, UMB Julie Myhre Barkenæs/Aune Moe Dato: 23. juni 2009 Sist endret:

14 Dagsorden 1. Referat fra møtet i styret for FS Referatsaker a. Møte i Den nasjonale arbeidsgruppen for FS b. Møter om ELM c. Doktorgradsseminaret Orienteringssaker a. Nordforum b. Høstens Nordforum i Oslo c. EUNIS-konferansen d. Status nye høgskoler 4. Strategiplan for FS 5. Organisering av arbeidsgrupper Presentasjon av forslag til ny organisering 6. Karakterutskrifter 7. Møteplan høsten Eventuelt FS Referat fra møte i styret for FS Side 2

15 Det var ingen merknader til innkalling og dagsorden. Line Eielsen, ny observatør fra KD, ble ønsket velkommen. Ingen saker til Eventuelt. 1. Referat fra møte i styret for FS 24. april 2009 Merknader til referat fra møte 24. april 2009: Sak 4: Kunde/leverandørforhold i systemutvikling: Styret etterlyste en oppdatert versjon av notatet om kunde/leverandørforholdet. Dette vil bli lagt ut sammen med referatet fra dagens møte. Sak 7: Eventuelt Valg av ny nestleder: Det ble i tillegg gjort følgende endringer i styret: - Knut Veium, NTNU, blir fast medlem - Seunn Smith-Tønnessen, UiA, blir 1. varamedlem, og blir dermed innkalt fast til møtene. Referatet ble godkjent med disse merknadene. 2. Referatsaker a. Møte i Den nasjonale arbeidsgruppen for FS 9. og 10. juni 2009 Styret fikk en kort, muntlig orientering fra møtet. Høgskolene som har tatt/tar i bruk FS i år, deltok for første gang. Den nasjonale arbeidsgruppen ble offisielt nedlagt. Referat fra møtet blir lagt ut når det foreligger. Styret tok dette til orientering. b. Møter om ELM Det foregår et arbeid med en europeisk standard for utveksling av informasjon i forbindelse med studentmobilitet. Denne standarden går under betegnelsen ELM - European Learner Mobility, og utvikles i regi av CEN/ISSS/WS-LT. Utviklingsleder for FS, Geir Vangen, deltar i arbeidet. Datamodellen er nå ferdig utviklet, og den innehar support for Diploma Supplement, inklusive eksamensresultater. Videre vil det bli laget en kladd for standarden, denne vil bli sendt ut til høring i løpet av juni Begrepene benyttet i standarden vil være svært generelle for å unngå misforståelser. Diploma Supplement er allerede relativt klart definert, og vil bli ytterligere støttet av standarden. Standarden kan gi store besparelser i arbeidet med utvikling av systemstøtte for studentutveksling. Prosjektgruppen skal ferdigstille sitt arbeide innen Prosjektet vil bli presentert på EUNIS-konferansen i Santiago de Compostela i juni c. Doktorgradsseminaret mai 2009 Seminaret ble arrangert for 4. gang, seminaret fant sted i Oslo. Seminarets fokus har dreid fra FS til forskningsrelaterte emner. I år var forskerskoler og fremdriftsrapportering de mest sentrale temaene. Neste års seminar vil bli holdt i Tromsø. FS Referat fra møte i styret for FS Side 3

16 3. Orienteringssaker a. Nordforum mai 2009 i Helsinki Daglig leder, utviklingsleder og tidligere Daglig leder for FS deltok. På dette møtet ble status på arbeid med de studieadministrative systemene presentert og det ble arbeidet videre med oversikt over funksjonene til medlemmenes systemer. b. Nordforum oktober 2009 i Oslo Neste møte i NordForum vil bli holdt på Vinderen konferansesenter. Styret for FS og andre sentrale aktører er invitert til å delta første dagen. Program vil bli sendt ut i løpet av juni - begynnelsen av juli. c. EUNIS-konferansen EUNIS-konferansen er en Europeisk konferanse om informasjonssystemer ved universitetene. SUAF (USIT) har fått akseptert 3 innlegg: - Om Frida ved Tina Lingjærde og Andora Sjøgren - Om utdanningsplaner ved Geir Vangen - Om å bygge opp en seksjon for utvikling av systemer i en sektor med stadig endring ved Andora Sjøgren. USIT vil ogsbidra i et felles innlegg fra Sverige, Finland og Norge. En representant fra Technological Educational Institute of Athens vil presentere ELM-standarden. Geir Vangen er medforfatter av innlegget. Styret tok dette til orientering, og ba om å få en rapport om seminaret på neste møte. d. Status nye høgskoler Prosjektleder for nye høgskoler, Andora Sjøgren, orienterte om arbeidet med de nye høgskolene og vedlagte statusrapport.. Innføringen har så langt gått greit. 11. juni ble det holdt et informasjonsmøte for de institusjoner som tar i bruk FS høsten Alle, bortsett fra Høgskolen i Narvik, var representert med en eller flere personer. Konvertering av data fra M-STAS er godt i gang. Det er også avholdt et oppstartmøte med de høgskolene som tar i bruk FS i For disse vil det bli avholdt konverteringsmøte i løpet av august Kursplanen for høsten 2009 er på plass. Det ser ut til at Folkeregisteret nå har gitt tilgang til søk etter personer som er registrert uten fødselsnummer i M-STAS. Styret påpekte at det er av nasjonal interesse å få ryddet opp i disse dataene. USIT har søkt Uninett FAS om kr ,- til implementering av en VPD-løsning. En slik løsning gjør det mulig å drifte FS for mange institusjoner i en database, dette vil på sikt effektivisere driften. Uninett FAS styre har behandlet søknaden, og besluttet å tildele kr ,- i år og resten når løsningen er etablert. Styret tok statusrapporten til etterretning, de er fornøyd med framdrift og organisering av arbeidet med de nye høgskolene. 4. Strategiplan for FS FS Referat fra møte i styret for FS Side 4

17 Utkast til strategiplan ble gjennomgått på styremøtet i april, et revidert notat forelå til behandling på dette møtet. Notatet dekker viktige områder for FS, og er et godt grunnlag for det videre arbeidet med videreutvikling/vedlikehold av FS. Styret diskuterte innholdet i notatet med spesielt fokus på målformuleringene. Styret er enig i innholdet i målene, men påpekte nødvendigheten av å formulere disse tydeligere. Målene skal ikke være begrensende, men generelle og retningsgivende slik at de kan danne grunnlag for den årlige handlingsplanen. Det er også viktig å tydeliggjøre betydningen av samarbeidet med eksterne aktører. Styret oppfordres til å sende inn forslag til målformuleringer. Forslag kan sendes pr. mail til fs-sekretariat@usit.uio.no innen uke 27 ( ). Vedtak: Styret har behandlet forslaget, og ber fs-sekretariatet utforme et nytt dokument, basert på diskusjoner på dagens møte og innsendte forslag. Oppdatert utkast til strategiplan sendes deretter ut på høring pr. mail medio august. 5. Organisering av arbeidsgrupper Forslag til organisering av arbeidsgrupper ble presentert og diskutert på styremøte 24.april. Styret ba da om at beskrivelse av organisering, formål og arbeidsoppgaver for Planleggingsgruppen ble lagt frem på neste styremøte. Forslag til organisering av arbeidsgrupper ble også presentert og diskutert i møte i Den nasjonale arbeidsgruppen 9. og 10. juni. Daglig leder ga i dette møtet en beskrivelse av organisering, formål og arbeidsoppgaver for Planleggingsgruppen og presenterte også synspunkter fra diskusjonen i Den nasjonale arbeidsgruppen 9. og 10. juni. Planleggingsgruppen skal være en ressurs for Daglig leder, og skal derfor ikke ha bindinger til styret i form av et mandat. Daglig leder er leder av Planleggingsgruppen. Daglig leder vil holde Styret orientert om Planleggingsgruppes aktiviteter, i tillegg vil styret ha tilgang til referater fra møter i Planleggingsgruppene og ekspertgruppene. Planleggingsgruppen har ansvar for organisering av Brukerforum og skal også håndtere saker som tidligere ble behandlet i Den nasjonale arbeidsgruppen. Planleggingsgruppen oppretter og nedlegger ekspertgrupper ved behov. Styret påpeker at på bakgrunn av rollen som en slik gruppe skal inneha, er det svært viktig at Planleggingsgruppens medlemmer har solid faglig bakgrunn innen studieadministrasjon samt ressurser til å bidra. Gruppens sammensettningen skal være bred nok til å dekke sektorens behov. Styret har merknad til notat FS09-090, Organisering av arbeidsgrupper: Formuleringen Universitetene bør være godt representert strykes (side 3 under Planleggingsgruppe, Hvem skal delta i planleggingsgruppen) Vedtak: Styret ber Daglig leder danne en planleggingsgruppe ut fra listen over representanter som har meldt sin interesse. FS Referat fra møte i styret for FS Side 5

18 6. Karakterutskrifter UHRs utdanningsutvalg nedsatte i 2008 en arbeidsgruppe som gjennomgikk arbeidsgruppens forslag til karakterutskrift. Konklusjonen ble at det er behov for en nasjonal standard for karakterutskrifter. Deretter ba UHR om tilbakemelding fra styret for FS før arbeidet med nasjonale retningslinjer settes i gang. Daglig leder foreslår overfor styret at hun, i samarbeid med gruppen som la frem det opprinnelige forslaget for UHR, gjennomgår tilbakemeldingene både fra UHR og fra noen av institusjonene. Et oppdatert forslag vil deretter bli sendt ut på høring, vedlagt brevet fra UHRs Utdanningsutvalg. Kjetil Solvik informerte om at kravet om ECTS-skala nå er fjernet. Det skal istedenfor redegjøres for fordelingen av karakterskalaen for de siste 2 årene. Vedtak: Styret slutter seg til forslaget fra Daglig leder. 7. Møteplan høsten 2009 Neste møte avholdes (ca. 3 timers møte) der strategiplanen sluttbehandles. Deretter avholdes 1-2 møter for å få behandlet dokumentene til Årsmøtet. Dato for disse møtene avklares mellom Daglig leder og leder for styret. Neste møte: Fredag 18. september 2009 på USIT FS Referat fra møte i styret for FS Side 6

19 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i gruppe for studentutveksling 16. juni 2009 Til stede: Espen Kristensen, UiT Ute Vogel, UiT Anna Kolberg Buverud, UiO Pål Erik Megaard, UiO Jan Sverre Rønning, NTNU Karianne Omdahl, UiB Marte Nørve Årvik, UiB Sara Mauland, UiS Julie Myhre Barkenæs, USIT Tina Lingjærde, USIT Aune Moe, USIT Forfall: Bjarte Hoem, UiS Ole-Jørgen Torp, UMB Geir Vangen, USIT Møteleder: Referent: Julie Myhre Barkenæs Aune Moe/Tina Lingjærde Dato: 17. august 2009 Sist endret:

20 Dagsorden 1. Referat fra møte Gjennomgang av datamodell og ønsket funksjonalitet for utvekslingsavtaler 3. Neste møte 4. Eventuelt FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 2

21 En sak ble meldt til Eventuelt: Rapportering v/uio 1. Referat fra møte 22. april 2009 Det var en merknad til referatet. Følgende mangler i referatets sak 2: Det ble konkludert med at det ikke er behov for egne løsninger for Freemovers. Disse blir ivaretatt av løsninger som er skissert for henholdsvis gradsstudenter og utvekslingsstudenter. Referatet ble godkjent med denne endringen. 2. Gjennomgang av datamodell og ønsket funksjonalitet for utvekslingsavtaler Skjermbildene for utvekslingsavtaler ble gjennomgått for å avklare hvilke forbedringer/endringer som må gjøres. Gruppen diskuterte også hvordan den enkelte institusjon registrerer avtaler. Antall Erasmus-avtaler inngått med utenlandsk institusjon skal være lik antall studenter fra denne institusjonen (individuelle avtaler). Det ble diskutert hvilket nivå avtaler skulle registreres på dvs. en avtale per person eller per fag osv. Det ble enighet om å registrere mest mulig på en avtale. En avtale kan innholde mange fag, hvor perioden for faget er den samme som avtalen. Det bør lages felles rutinebeskrivelse for dette. Tidligere bilder manglet mulighet for å registrere flere fag for en kontaktperson. Dette er nylig implementert (bare noen uker før møtet). Fordi dette tidligere har manglet har noen institusjoner laget en avtale pr fag. Følgende punkter ble notert: Skjemaendringer Utvekslingsavtalefag Nytt felt: P Lopenr N(2) NN Slik at man på en avtale kan ha flere kontaktpersoner for samme fag. Vi velger å la det bli så tett knytning til Fag da det ikke skal registreres annen informasjon pr. fag. Utvekslingsavtalestudieprogram Nye felt: Status_inn VC(1) Status_ut VC(!) Fag (begrenset til) må fjernes fra den nye tabellen som angir KontaktPerson i Utvekslingsavtale samlebilde (ellers blir det rot med de andre bildene). Bilder - Fremvisning og søk bør forbedres. Emnekombinasjonsbildet er visuelt fint, samme layout bør brukes på Utvekslingsavtale. FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 3

22 - Gruppen ønsker bedre bilder med grafisk fremstilling av kontaktpersoner osv. Dette gjelder også infotekst (det finnes bedre fremvisning i andre moduler i FS). - Mulighet for å søke hvilke avtaler en har med en bestemt institusjon. - Mulighet for å søke på fag. - Mulighet for å registrere både fagansvarlig og administrativt ansvarlig. - Utvekslingsavtalefag samlebilde: o Brukes bildet Utvekslingsavtalefag samlebilde ved noen av institusjonene? o USIT sjekker om det finnes rader i noen av basene. Muligens brukes dette bildet til søk. - Utvekslingsavtale fag bør ikke oppdateres i øvre del. Videre bør underbildet kontaktperson fjernes. - I underbildet Fag ønskes et popup-bilde eller en rapport over kontaktpersoner når man dobbeltklikker på feltet. - Periode angis i termin med tanke på bruk i opptaksmodulen? Bør få til ensartet bruk av feltet Periode. - Må kunne angi en dato for visning i forbindelse med opptak (Søkweb). - Er feltet Avtalenr i bruk ved noen av institusjonene? - I bildet Utvekslingsavtale samlebilde, kartotekkort Studieprogram: Felt for status INN, UT. Rapporter - FS Utvekslingsavtaler: utvide søk med 1) utgående avtaler i løpet av en bestemt periode (dato fra - til) 2) studieprogram - Den samme rapporten får ikke med kontaktpersoner som er knyttet direkte til en avtale. Resultatet stemmer ikke med det som står i Kontaktperson- bildet. - Mangler i forbindelse med adresselapper. Må kunne søke også på Kontaktkategori. - Generelt ønskes det flere rapporter. Disse må spesifiseres av gruppa. - UiO har ikke studieprogram i avtalene. Kunne sette parametrene selv, og ha bare kodeverdi som felles. Men Forutsetter utv.avtale og Forutsetter fagavtale bør være haket av (Rapport FS Utvekslingsavtaler). - Det er behov for en rapport som viser avtaler som går ut i løpet av neste 6-12 måneder. - Problemer med adresseliste for kontaktpersoner uten f. nr. - FS må kunne sortere på kategoriene Uland, Øst-Europa og EØS. Annet - Koder for studienivåintervall (egen kodetabell): her kan man legge inn lokale koder. Er det mulig å få inn felles koder her? - Kan fagområdeavtale ha en annen periode enn selve avtalen? Da er det ryddigst å si at man da har inngått en ny avtale, og at man oppretter en ny avtale og beholder den eksisterende. - Institusjonene bør enes om hvordan avtaler skal registreres. Lage rutinebeskrivelser. - Hvilke retningslinjer gjelder når det innføres nye avtalekoder? Savner forklaring på nye koder, for eksempel om en ny kode skal erstatte en eksisterende kode, og hvordan kodene skal brukes. Kodeverdiene ønskes dokumentert bedre. FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 4

23 - USIT laster ned utv.program kodene, og sender oversikten til alle institusjonene med beskjed om å gjennomgå de og melde fra om der er koder som ikke er i bruk. - Studieprogram: En student knyttet til et studieprogram kommer med i opptak. UiO har laget egne studieprogramtyper som er rent tekniske, for å unngå problemet med opptak. De tekniske studieprogrammene kommer med i oversikten over studietilbud. Lage et felt for å kunne markere disse. Kode for Målgruppe: UTVSTUDENT? Status UTVEKSLING innføres? Status TEKNADM innføres? Videresendes til Rapporteringsgruppen (Studieprogram samlebilde). - Infotype- koder: Ha øverst i avtalen (infotekst). Kunne kopiere infotekst til neste semester. På neste møte i denne gruppen gjennomgås informasjon som skal legges ut. - I søkemodus i Utvekslingsavtale samlebilde kan en velge å se aktive avtaler. - Hvilke nye skjermbilder bør lages, tas på et senere møte. 3. Neste møte Neste møte: Torsdag 8. oktober 2009 på USIT Da fortsetter vi med gjennomgang av aktivitetsbeskrivelsen. I tillegg tar vi en gjennomgang av infotekst som skal gjenbrukes fra et semester til et annet. 4. Eventuelt En sak ble meldt til Eventuelt: Rapportering v/uio. UiO meldte inn behov for en rapport som viser antall ferdige studenter som har vært på utveksling (Status Fullført etter oppnådd kvalifikasjon). FS Referat fra møte i gruppe for utvekslingsstudenter Side 5

24 <sideskift>

25 Felles studentsystem Telefon: USIT, Universitetet i Oslo Telefax: Postboks 1086, Blindern fs-sekretariat@usit.uio.no 0316 Oslo URL: FS Referat Møte i Arkivgruppen 15. juni 2009 Til stede: Liv Taraldsen, NTNU Sven Erik Sivertsen, NTNU Astrid Optun, UiO Arild Ekker, UiO Hans Jacob Berntsen, HiT Ingvild Korsnes Daasvand, HiO Inger Setnes, HiO Julie Myhre Barkenæs, USIT Geir Vangen, USIT Kathy Foss Haugen, USIT Anne-Lise Lande, USIT Forfall: Karin Holmelid, HiB Referent: Anne-Lise Lande Dato: Sist endret:

26 Dagsorden 1. Oppstart av Arkivgruppen Bakgrunn, formål, mandat, tidsperspektiv, forventning m.m. 2. Definere hva som skal ligge i FS og hva som skal ligge i arkivssystem Gjennomgang av forslag fra Høgskolen i Hedmark 3. Samhandling mellom FS og arkivsystem a. Rutinebeskrivelse b. Arkivering fra FS til arkivsystem 4. Avlevering til Riksarkivet Orientering om møtene med Riksarkivet, og videre arbeid 5. Håndtering av Masteroppgaver Hvilke rutiner har institusjonene for innlevering av Masteroppgaver? 6. Gjennomgang av funksjonalitet for dokumentarkiv i FS (Fase ut brevjournal?) 7. Neste møte 8. Eventuelt 1. Oppstart av Arkivgruppen Bakgrunn: NTNU startet med å fortelle litt om egne erfaringer og hvilke forventninger de har til Arkivgruppen. NTNU har brukt ephorte i flere år. De har gjort en del avklaringer internt, men har ventet på felles rutiner. HiO presiserer at ønske om elektroniske studentmapper også er en årsak til at gruppen ble opprettet. Det har også vært et ønske fra Den nasjonale arbeidsgruppen å få til en integrasjon mellom ephorte og FS. Mandat: Arkivgruppens mandat er å fastsette felles rutiner for hva som skal i ephorte og hva som skal i FS. Gruppen skal også se på en mulig integrasjon mellom ephorte - FS og overgang til elektroniske studentmapper. Formål: o Støtte effektiv saksbehandling uavhengig av system. o Riktig og hensiktmessig lagring som dekker Riksarkivets krav og gjeldende lovverk. FS Referat fra Arkivgruppen 15.juni 2009 Side 2

27 o God integrasjon mellom FS og ephorte. Tidsperspektiv: Det var enighet om at gruppen må finne ut av hvordan alt skal fungere før arbeidet med integrasjonen kan begynne. Gruppen kan også stille krav til ephorte, og bør ta seg god nok tid slik at vi er helt klare på hva vi ønsker. 2. Definere hva som skal ligge i FS og hva som skal ligge i arkivsystem Gruppen gikk igjennom forslag til regler for journalføring av studentsaker og studieadministrative saker fra Høgskolen i Hedmark, dokument FS Noen områder ble utsatt til neste møte. Videre gjennomgikk gruppen rutiner for arkivering i studentmapper, (også med utgangspunkt i forslag fra Høgskolen i Hedmark, dokument FS ). Det er et sterkt ønske fra institusjonene om å innføre elektroniske studentmapper. Gruppen ønsker å avklare hva en studentmappe skal inneholde, hva den skal brukes til og hvordan/når den skal opprettes. NTNU stilte spørsmål om det er godt nok at man overfører logg til ephorte. Dette må avklares med Riksarkivet. Innspillet fra Campus Kristiania vedrørende lagring av e-post i dokumentarkivet sees i sammenheng med sak 6. Arkivgruppen var enig om at det er ulike frister på ulike saker, men ettersom funksjonaliteten rundt dokumentarkivet skal gjennomgås ble saken ikke videre diskutert. Konklusjon: Gruppen utarbeider en anbefaling som tydelig viser hva som skal ligge i FS og hva som skal ligge i arkivsystemet. USIT oppdaterer forslag til regler og rutiner (dokument FS ) for arkivering til neste møte. Institusjonene tar en runde internt på alle punktene som berører eksamen, og gruppen ser på disse på neste møte. Institusjonene tar en runde internt på alle punktene i som berører opptak, og gruppen ser på disse på neste møte. Høgskolene tar punktene som berører praksis med tilbake til avdelingene og sjekker internt hvordan dette blir gjort til neste møte. Studentmapper settes opp som egen sak til neste møte. 3. Samhandling mellom FS og arkivsystem Viser til diskusjon under sak 2. I tillegg ønsker Arkivgruppen å få innspill på hvordan elektronisk signatur skal brukes. FS Referat fra Arkivgruppen 15.juni 2009 Side 3

28 4. Avlevering til Riksarkivet Det har blitt avholdt to møter med Riksarkivet. Første møte med Riksarkivet ble avholdt 1. september Bakgrunnen for dette møtet var at Riksarkivet ønsket data fra flere institusjoner. USIT ønsket derfor å forberede og foreta uttrekk fra FS for å realisere Riksarkivarens bevaringsvedtak nr. 760 og 786. Referat fra dette møtet ligger i innkallingen. Daglig leder hadde et kort møte med representant for Riksarkivet for å oppdatere Riksarkivet på vårt arbeid så langt. Riksarkivets representant fikk se innspillene fra institusjonene og tok med forslaget fra Høgskolen i Hedmark for å se mer på dette. Riksarkivet har hatt kontakt med UiO for å se hvordan FS brukes. Riksarkivet inviteres på det tredje møtet i Arkivgruppen. 5. Håndtering av Masteroppgave Ved UiO leverer studentene inn masteroppgaven ved hjelp av DUO Digitale utgivelser ved UiO. Dagens løsning fungerer, men UiO ønsker å kartlegge hvilke rutiner andre institusjoner har for innlevering av masteroppgave. NTNU har nettopp begynt med elektronisk innlevering av oppgave i innleveringsportalen DAIM. Alle masteroppgaver skal leveres elektronisk og være tilgjengelig for andre. Studentene leverer et eget skjema der de selv bestemmer om oppgaven skal være allment tilgjengelig. HiT har nesten samme løsning som NTNU. De bruker TEORA Telemark Open Research Archive. Uhttp://teora.hit.no/dspace/U HiO skal begynne å bruke Fronter til dette. Studentene må levere masteroppgaven i Fronter og i tillegg levere to papirversjoner. Konklusjon: UiO tar med tilbakemeldingene til diskusjon internt, og kommer eventuelt tilbake til saken. 6. Gjennomgang av funksjonalitet for dokumentarkiv i FS Geir Vangen gjennomgikk bakgrunnen for brevjournal og dokumentarkiv i FS. Konklusjon: o Arkivgruppen må gjennomgå funksjonalitet for dokumentarkiv. o Arkivgruppen må diskutere om brevjournalen kan fjernes fra FS. o Arkivgruppen må diskutere hvordan journalnummer bør se ut i FS. 7. Neste møte Neste møte 15. September klokken Studentmapper settes opp som egen sak på dette møtet FS Referat fra Arkivgruppen 15.juni 2009 Side 4

29 8. Eventuelt Etablering av prioriteringsråd og arbeidsgruppe for felles saksbehandling - og arkivsystem - HiT brev fra Uninett Høgskolen i Telemark ønsket å høre hvordan gruppen skulle forholde seg til denne saken. Daglig leder for FS har sendt saken videre til Andora Sjøgren for avklring i linken før en eventuell diskusjon tas i Arkivgruppen. Daglig leder sender brevet fra Uninett videre til deltakerne i Arkivgruppen. FS Referat fra Arkivgruppen 15.juni 2009 Side 5

30 <sideskift>

31 Dokumentasjon - Studietilbud Fellesgrader [KURS_SAMARBEID] Definisjon: Universiteter og høyskoler kan gi grader og yrkesutdanninger i samarbeid med andre norske eller utenlandske institusjoner (fellesgrader/joint degrees). Slike gradsutdanninger med felles ansvar for graden og vitnemål rapporteres i denne tabellen. Det vises til kapittel 4 Forskrift om akkreditering, evaluering og godkjenning etter lov om universiteter og høyskoler: Kapittel 4 Fellesgrader lyder slik: 4-1. Institusjonenes adgang til å gi grader og yrkesutdanninger i samarbeid med andre institusjoner. (1) Universiteter og høyskoler kan gi grader og yrkesutdanninger i samarbeid med andre norske eller utenlandske institusjoner (fellesgrader). (2) For studier som skal inngå i grunnlaget for fellesgrad og som den enkelte institusjon ikke selv har myndighet til å etablere, gjelder akkrediteringsbestemmelsene etter denne forskrift 3-1 så langt de passer. NOKUT kan i slike tilfeller akkreditere også deler av et studium Krav til fellesgrader - institusjonenes ansvar. (1) Universiteter og høyskoler som gir fellesgrader skal inngå avtale med samarbeidende institusjoner, som regulerer ansvarsforholdet mellom partene, herunder gradstildeling og vitnemålsutforming. (2) Institusjonen skal påse at samarbeidsinstitusjonene er akkreditert eller offentlig godkjent for å kunne gi høyere utdanning i henhold til gjeldende systemer i det aktuelle land, og at de aktuelle studiene er akkreditert som høyere utdanning på fellesgradens nivå. (3) Studenter som tas opp på studier som skal inngå i grunnlaget for fellesgrad mellom norske og utenlandske institusjoner, skal sikres studieopphold av et visst omfang ved de samarbeidende institusjoner. (4) Dersom samarbeid om fellesgrad opphører, skal institusjonen inngå avtale med en annen institusjon som kan ta det faglige ansvaret for at studentene skal kunne gjennomføre studiet og avlegge eksamen, eller iverksette andre tiltak som gjør det mulig for studentene å fullføre studiet. Slike tiltak skal godkjennes av NOKUT i tilfeller der NOKUT har akkreditert de aktuelle studiene ved institusjonen, jf. 4-1 annet ledd. (5) Universiteter og høyskoler skal rapportere til NOKUT om hvilke fellesgrader institusjonen gir Utfyllende bestemmelser NOKUT kan i forskrift gi utfyllende bestemmelser om fellesgrader. Rapporteringen skal med andre ord KUN omfatte programmer på gradsnivå, der det ligger en formalisert samarbeidsavtale i bunnen og der utdanningen er en del av en grad. Dette vil i all hovedsak være mastergrader, eventuelt yrkesutdanninger eller bachelorgrader, der studenten tar deler av graden ved en annen institusjon. NOKUT kan også akkrediterte moduler i en fellesgrad, og disse skal også merkes av og rapporteres som (del av en) fellesgrad. Mindre programmer som ikke er del av en fellesgrad, som årsenheter, halvårsenheter etc, samt faginnpasninger, der det eventuelt skulle være et samarbeid mellom institusjoner, skal IKKE oppfattes som fellesgrader og dermed ikke rapporteres i denne tabellen. Bruk av data: Skal dekke Kunnskapsdepartementets to styringsparametere: - Studietilbud i samarbeid med andre institusjoner innen høyere utdanning i Norge (Fellesgrader/(Joint degrees) - Studietilbud i samarbeid med utenlandske institusjoner (Fellesgrader/Joint degrees). Rapportering av vårdata: 15. mars Rapportering av høstdata: 15. oktober 10:06:54]

32 Dokumentasjon - Studietilbud Rapporteres av: Samtlige institusjoner som har fellesgrader Variablene: Variabel Type Institusjonskode char(4) Avdelingskode char(6) Årstall int Semester int Studieprogramkode char(12) Landkode char(3) Samarbeidsinstitusjon char(8) Forklaring til variablene: Institusjonskode Fire-sifret kode, utarbeidet ved NSD, for identifikasjon av hver enkelt institusjon. Første siffer angir hovedgruppering av institusjoner. Andre siffer angir om det er universitet eller høgskole. De to siste sifrene identifiserer den enkelte institusjon innen disse kategoriene. Første siffer - Hovedgrupper av institusjoner. Gyldige typer institusjoner per dags dato er: 0 Statlige høgskoler 1 Universiteter og vitenskapelige høgskoler 6 Kunsthøgskoler 8 Private høgskoler Andre siffer - Universitet eller høgskole: 1 Universitet 2 Høgskole Avdelingskode Seks-sifret kode utarbeidet ved NSD. De tre første sifrene identifiserer enheter på nivå 2, dvs fakulteter eller avdelinger. De tre siste sifrene i avdelingskoden identifiserer enheter på nivå 3; "seksjon for...", "institutt for..." etc. Dersom data rapporteres på institusjonen som helhet, benyttes koden '000000'. Årstall Årstallet angir hvilket år de rapporterte data gjelder for. Semester Angir semester. Kodene er: 0 Vinter 1 Vår 2 Sommer 3 Høst Studieprogramkode Institusjonens lokale kode for studieprogrammene. Landkode 10:06:54]

33 Dokumentasjon - Studietilbud Tre-siffret landkode som er sammensatt av tall; 222 etc Samarbeidsinstitusjon For norske institusjoner brukes den samme koden som NSD bruker. For utenlandske institusjoner brukes koden som benyttes i Felles Studentsystem. 10:06:54]

34 <sideskift>

35 Fellesgrader (kurs_samarbeid) Institusjonskode Avdelingskode Årstall Semester Studieprogramkode Landkode Samarbeidsinstitusjon FS NSD-institusjonsnr - ref. FS_system NSD-avdelingskode - tabellen STED - referert av stedkode-studieansvarlig. Dersom NSDavdelingskode ikke er oppgitt for aktuelt sted, benyttes Årstall for rapporteringen Semesternr for rapporteringen Kode for studieprogram Kode for land for samarbeidende institusjon Kode for samarbeidende insitusjon. Dersom norsk samarbeidsinstitusjon, benyttes NSD-kode, dersom utenlandsk benyttes FS-kode.( FS-koden benyttes også for rapportering av vitenskapelig arbeider, og NSD har derfor dette kodesettet) Rapporteres VÅR og HØST Informasjonen for tabellen fellesgrader, baseres på registreringer i bildet Studieprogram, kartotekkort Samarbeid. For å kommer med i rapporteringen, må studieprogrammet være aktivt innenfor rapporteringsterminen, dvs tilbys i perioden må overlappe rapporteringsterminen. Videre må også perioden for samarbeidet overlappe rapporteringsterminen. Til sist må feltet Rapportér NSD inneholde verdi J.

36 <sideskift>

37 N O T A T Fra: Anette, Berit, Claudia, Dag Olav, Nils Christian (IAO) Dato: Til: FS Arbeidsgruppe GJENNOMGANG AV KARAKTERUTSKRIFTER OG VITNEMÅLSVEDLEGG FRA FS FORSLAG TIL ENDRINGER DEL 1 BAKGRUNN Det startet med et beskjedent ønske.. fra HiA om å få med kvalitative beskrivelser av karakterskalaen på engelske karakterutskrifter. Innføringen av studiepoeng som omfangsmål for studieprogrammer og emner tilsvarer det omfangsmål som benyttes av de fleste europeiske utdanningsinstitusjoner. Når vi samtidig benytter karakterskalaen A-F, kan det være naturlig å trekke den slutning at karakterskalaen er den samme som den europeiske ECTS karakterskala. Det er den nødvendigvis ikke. Den norske karakterskalaen gir et kvalitativt uttrykk for studentens prestasjoner, og ikke en kvantitativ prosentangivelse av prestasjon i forhold til andre studenter på samme program/emne, slik tilfelle er ved en del europeiske institusjoner. Når utenlandske studenter etter for eksempel utvekslingsopphold ved en norsk institusjon kommer tilbake til sin hjemmeinstitusjon, og karakterene som er oppnådd i Norge skal konverteres til deres eget nasjonale karaktersystem, er det nødvendig at den norske karakterutskriften inneholder en forklaring av den norske karakterskalaen. For ordens skyld: Dette representerer ikke et problem for utenlandske eller norske gradsstudenter, da disse ved fullført studieprogram i tillegg til vitnemålet også mottar Diploma supplement, som dekker behovet som er skissert over. Gruppa har derfor konsentrert seg om karakterutskrifter i dette notatet. Den norske karakterskalaen (på engelsk): Det opprinnelige ønsket at følgende forklaring av karakterskalaen tas inn i engelske karakterutskrifter: Grades for undergraduate and postgraduate examinations are awarded according to a graded scale from A (highest) to F (lowest), with E as the minimum pass grade. A pass/fail mark is given for some examinations. A Excellent An excellent performance, clearly outstanding. The candidate demonstrates excellent judgement and a high degree of independent thinking. B Very good A very good performance. The candidate demonstrates sound judgement, and a very good degree of independent thinking. C- Good A good performance in most areas. The candidate demonstrates a reasonable degree of judgement and independent thinking in the most important areas. D Satisfactory A satisfactory performance, but with significant shortcomings. The candidate demonstrates a limited degree of judgement and independent thinking

38 E Sufficient A performance that meets the minimum criteria, but no more. The candidate demonstrates a very limited degree of judgment and independent thinking. F Fail A performance that does not meet the minimum academic criteria. The candidate demonstrates an absence of both judgement and independent thinking. Mandat Det har framkommet ønsker om endringer og funksjonalitet rundt karakterutskrifter med ujevne mellomrom. FS Arbeidsgruppe ønsket ikke å behandle endringer i karakterutskriftene uten at det ble gjort en større helhetlig gjennomgang. Da arbeidsgruppen behandlet dette i oktober 2006, ble en gruppe bestående av HiA, UiT og MF gitt følgende mandat: Gruppa går gjennom og systematiserer de ønsker som har kommet inn når det gjelder karakterutskrifter og vitnemålsvedlegg, inkludert ønsker meldt til USIT Gå gjennom alle rapporter for karakterutskrifter og vitnemålsvedlegg, og se på en helhetlig tilpassing av disse Vurdere teknisk løsning og forslag til implementering dersom man anbefaler løsninger der dette er relevant Vurdere om noen av dagens rapporter kan saneres Fremdrift Notat legges fram for Arbeidsgruppa på møte mars Med merknader som måtte framkomme, arbeider gruppa videre med konkretisering av endringer i karakterutskrifter og vitnemålsvedlegg Det bør vurderes om det skal trekkes inn ytterligere 1-2 medlemmer i gruppa Notat med anbefaling legges fram på arbeidsgruppemøtet i juni.

39 DEL 2 ARBEIDET MED GJENNOMGANGEN På Arbeidgruppas møte i mars ble den opprinnelige gruppa utvidet, slik at institusjonene som står bak dette notatet er HiA, HiL, MF, UiO og UiT. Gruppa startet arbeidet med å kaste fram en del betraktninger rundt karakterutskriften og dens betydning: 1. Hva er en karakterutskrift? 2. Hvem er mottakerne/brukerne av en karakterutskrift? 3. Hva trenger vi av endringer, og som imøtekommer mottakernes behov vurdert opp mot en kost-nytte-tenkning? Hvorfor trenger vi en endring? 4. Forslag til endringer av dagens rapporter for karakterutskrift Karakterutskrift UH-loven gir ikke noen videre presis definisjon av hva en karakterutskrift skal være: Den som ikke har avsluttet utdanning, skal på anmodning gis karakterutskrift for de eksamener eller prøver som han eller hun har bestått. Gruppa foreslår følgende definisjon av karakterutskrift: En karakterutskrift er en dokumentasjon på de emner en student har bestått ved et enkelt lærested. Karakterutskriften skal omfatte emnenavn med kode, år/termin, omfang og karakter. Helst ikke mer, og ikke mindre. Mottakere/brukere av karakterutskrifter Gruppa identifiserer følgende mottakere/brukere av karakterutskrifter Studenten selv Arbeidsgivere Andre norske læresteder (opptak, innpassing) Utenlandske læresteder (utveksling, opptak) NAV (attføringssaker, studiestøtte) Lånekassen (stikkprøver) Legater og andre stipendgivere Politiet Utlendingsdirektoratet Andre offentlige myndigheter Overordnede prinsipper hensikten med gjennomgangen I arbeidet har gruppa vektlagt følgende momenter: Forenkle karakterutskriftrapporten Forenkle institusjonenes rutiner Redusere muligheter for feil Få med alle nødvendige opplysninger

40 Ønsker til karakterutskriftsrapportene Angivelse av emnets varighet: Enkelte har ønsket at undervisningens varighet skal framkomme av karakterutskriften. Gruppa mener dette er irrelevant i forhold til hva karakterutskriften skal dokumentere. Angivelse av undervisningsspråk: I prosessen har det kommet et innspill fra UMB. UMB ønsker at emnets undervisningsspråk i den aktuelle gjennomføringen tas inn i utskriften sammen med studiepoeng og år/termin. Dette er opplysninger som kan endres fra en gjennomføring til en annen av et enkelt emne. Dette ønsket har dette til felles med ønsket som har vært fremmet fra tid til annen, om mulighet for å kunne endre navn på et emne eller studieprogram uten at man er tvunget til å etablere en ny unik forekomst av denne. Gruppa tar ikke stilling til dette nå. Ny eksamensmodul mulige utsettelser Enkelte av de foreslåtte endringene nedenfor er avhengig av utviklingen av den nye eksamensmodulen. Utvikling av funksjonalitet/sanering av rapporter/funksjoner/valg vil derfor kanskje måtte utsettes til ny eksamensfunksjonalitet er på plass.

41 DEL 3 FORSLAG TIL ENDRINGER I KARAKTERUTSKRIFTENE 1. Utforming av karakterutskriften Gruppen mener det er viktig at institusjonene blir enige om utseende på karakterutskrifter, slik at norske transcripts på sikt er gjenkjennbare. Dagens layout bør derfor i hovedsak beholdes. Gruppa foreslår at logo bør fjernes fra øverste linje, og i stedet legges nedtonet i bakgrunnen av alle karakterutskrifter. Størrelse forslagsvis 12x12 cm. Dette kan føre til at det blir bedre plass til flere linjer på hver karakterutskrift (minst 40), samt at forfalskning blir noe vanskeligere. Betegnelsen Karakterutskrift og institusjonens navn bør være låst til den plassering det har i nedenstående eksempel, slik at redigeringsmuligheter i FS-System fjernes. Dette bør ikke ha store konsekvenser, da de aller fleste institusjonene ikke har endret default-innstillinger for karakterutskrift. Karakterutskrift Universitetet i Store Elvegate Navn: Per Ulv Fnr: Studenten har oppnådd følgende resultater ved Universitetet i Store Elvegate: Emne Termin Poeng Karakter INF101 Programmering høst 10 A INF102 Programmering høst 10 B INF103 Programmering høst 10 C INF104 Programmering vår 10 D INF105 Programmering vår 10 E INF106 Programmering vår 10 F INF107 Programmering høst 10 G INF108 Programmering høst 10 H INF109 Programmering høst 10 I INF110 Programmering vår 10 J INF111 Programmering vår 10 K Osv Osv INF140 Programmering høst 10 1,4 Sum: november 2007 underskrift Gyldig utskrift skal være undertegnet og stemplet av Universitetet i Store Elvegate

42 Antall emner på utskriften Når det nå er satt i gang en prosess for endring av karakterutskrifter, er det viktig at vi benytter muligheten dette gir for å få plass til flere linjer på utskriften. Mange studieprogrammer har stort omfang kombinert med emner med få studiepoeng. Dette krever plass. I tillegg begynner det å komme flere og flere integrerte masterprogrammer, som ikke gjør denne problemstillingen mindre aktuell. Vi anbefaler at man rydder plass til minst 42 linjer på karakterutskriften. I dag brekkes rapporten etter ca 37 linjer. men det er likevel en del luft under siste linje på side 1 på flersidige karakterutskrifter. Ved flytting av logo fra topp til bakgrunn, samt knipe inn litt luft nederst, bør 42 linjer gå bra, selv med avsatt plass til dato og underskrift. 2. Forklaring til karakterutskriften Gruppa foreslår at det tas inn en side 2-tekst i karakterutskriftsrapporten. For engelske karakterutskrifter kan denne siden benyttes til kvalitativ forklaring av karakterskalaen, gi enkle opplysninger om det høyere utdanningssystemet i Norge (bachelor, master, phd), eventuelt med referanse til dokumentasjon fra UHR/Nokut. Vi ser for oss at denne teksten hentes fra tekstene for Diploma Supplement, siden disse allerede ligger i FS. Vi anbefaler videre at denne siden kun skrives ut på siste partallside, slik at sidene kan nummereres som før. Dette vil løse problemer med institusjoner som ikke legger opp til bruk av tosidige utskrifter: Antall sider Resultat med karakterer (ensidig skriver) 1 Første ark: Karakterutskrift Andre ark: Forklaring 2 Første ark: Karakterutskrift 1/2 Andre ark: Karakterutskrift 2/2 Tredje ark: Forklaring 3 (neppe så aktuelt) Første ark: Karakterutskrift 1/3 Andre ark: Karakterutskrift 2/3 Tredje ark: Karakterutskrift 3/3 Fjerde ark: Forklaring Resultat (tosidig skriver) Første side: Karakterutskrift Andre side: Forklaring Første side: Karakterutskrift 1/2 Andre side: Blank Tredje side: Karakterutskrift 2/2 Fjerde side: Forklaring Første side: Karakterutskrift 1/3 Andre side: Karakterutskrift 2/3 Tredje side: Karakterutskrift 3/3 Fjerde side: Forklaring 3. Karakterutskrift med emnesamling/deleksamen Det bør ikke være mulig å skrive ut karakterutskrifter med eksamensdeler. I prinsippet er emne den laveste og eneste studiepoengbærende enhet. Funksjonalitet rundt eksamensdeler er en teknisk konstruksjon for å løse problematikk rundt emner med flere eksamensordninger, og der de ulike eksamensordningene henger tett sammen. Ved å ta med eksamensdeler på karakterutskriften, kan man gi inntrykk av at de ulike eksamensdelene har en større selvstendig betydning enn den de opprinnelig er tillagt. Emne som laveste og eneste produksjonsbærende enhet bør gjennomføres. Ytterligere begrunnelse: Institusjonenes rapportering av studiepoeng til Lånekassen og DBH tar utgangspunkt i studiepoeng på emne. Ved å rendyrke dette, reduserer vi samtidig mulighet for feil i rapporteringen.

43 Emnesamlinger bør fortsatt tas med på karakterutskrift, men vi foreslår å fjerne muligheten for å legge vekt på emnesamling. Samlet karakter kan imidlertid angis på emnesamling. Dersom vekt alltid legges på emnene, vil ikke karakterutskrifter bli feil, selv om rutinen for å opprette emnesamling for student ikke er kjørt. Intern Vekting for deleksamen og emnesamling skal ikke vises på karakterutskrift.

44 4. Karakterutskrift med alle emner Vi anbefaler at alle eksamener som en student har i protokoll vises på utskrifter. I tillegg er det en fordel for arbeidsgivere å få en komplett utskrift framfor en utskrift fra hvert fakultet. Motargumenter har bl.a. gått på at det ved store institusjoner er vanskelig for et fakultet å vite om sensur ved annet fakultet er klar for utskrift eller ikke. Gruppa forutsetter at det som ligger i protokollen er korrekturlest og korrekt hvis ikke skal det ikke ligge i protokoll. Dersom det er utstedt utskrifter hvor ett eller flere emner studenten har i protokoll ikke tas med på utskriften, bør dette angis på utskriften (for eksempel Studenten har bestått flere emner ved institusjonen ) Valget Emner uten grad anbefales beholdt, men med merknad som angitt ovenfor. En institusjon har fremmet ønske at det skal være mulig å plukke emner på karakterutskrift enkeltvis. Gruppa finner ikke å kunne anbefale dette.

45 5. Fakultetsvise karakterutskrifter Mulighet for fakultetsvise karakterutskrifter bør tas bort, fordi det gir selektive karakterutskrifter. Karakterutskrifter der denne muligheten er benyttet, vil derfor kunne være misvisende, avhengig av hvilken utskrift studenten velger å levere. Alle eksamener skal derfor tas med på utskriften. I tillegg vil mulighet for utskrift av fakultetsvise karakterutskrifter kunne skape problemer i de tilfeller institusjonene gjennomgår omorganiseringer som også omfatter endringer i fakultetsinndelinger. Dersom fakultetsvise karakterutskrifter likevel skal tillates, anbefaler vi at utskriften kommer med merknad som angitt i pkt 4. Her ses det hvor stor forskjellen kan bli mellom utskrifter med disse valgene: Ett fakultet valgt: Flere fakulteter valgt: En institusjon påpeker at dersom et enkelt fakultet tar utskrift av emner fra hele institusjonen, kan dette bidra til at man oppdager feilregistreringer, og at løsningen med at alle emner kommer ut, dermed kan bidra til å øke datakvaliteten på FS-data for institusjonen generelt.

46 6. Gruppering på karakterutskrifter Gruppering av karakterer på karakterutskrift bør være uproblematisk så lenge det gir god informasjon og oversikt. Velges kullgruppert i dagens løsning, kommer imidlertid fritak med på utskriften. Fritak bør ikke tas med, da det er en egen rapport for dette. Kullgruppering er trolig unødvendig nå fordi alle studenter på program har utdanningsplaner. Gruppa anbefaler at dette valget fjernes. Kullgruppert med alle emner: Plangruppert med emner utenfor plan: 7. Studienivå karakterutskrift Dersom det skal være mulig å utstede karakterutskrifter filtrert på studienivå, anbefaler gruppa at utskriften kommer med merknad som angitt i pkt Karakterutskrift på et enkelt studieprogram Dersom det skal være mulig å utstede karakterutskrifter med emner fra et enkelt studieprogram, anbefaler gruppa at utskriften kommer med merknad som angitt i pkt 4. Dersom det er behov for kun å angi emner innenfor et studieprogram, kan også utskrift av studentens utdanningsplan benyttes, evt. vedlagt karakterutskrift.

47 9. Visning av karakterer Karakterer bør alltid være synlig på offisielle karakterutskrifter, men noen læresteder konverterte karakter i 2003 ved innføring av A-F. Vi har derfor en mulighet til å vise fram karakter fra før konverteringen ( med orig. Karakter ). Den muligheten bør fjernes. Dersom det er behov for disse opplysningene til internt bruk, kan opplysninger om originalkarakterer i stedet legges inn i FS Studentopplysninger. Med valget på vises ikke de ordinære Karakter vises med disse valgene: karakterene: Markering for Red 0 vekt bør tas bort. Selv om vektingsreduksjonen er like stor som emnet, så har jo studenten likevel avlagt eksamen i emnet. Alle emner skal være med i en ordinær karakterutskrift. 10. FS Karakterutskrift - ECTS Etter innføring av studiepoeng, benyttes denne rapporten lite. Behovet dekkes ved å velge Engelsk som språk på den ordinære utskriften, og innebærer at FS Karakterutskrift ECTS kan saneres. Dersom noen institusjoner ennå ikke har konvertert vekttall til studiepoeng, er dette en fin anledning til å gjøre det.