Innkalles: Kristin O. Johansen, Elin Nesje Vestli, Petter Aasen, Knut Hove

Transkript

1 Innkalles: Rektorene Direktør Prosjektleder pilot Studentledere Informasjonsansv. Kristin O. Johansen, Elin Nesje Vestli, Petter Aasen, Knut Hove Kai Mjøsund Anne Kari Botnmark Maja Stade Aarønæs (UMB), Kristina Freidher Moløkken (HiBu), Elin Marie Johannessen (Hiof), Trond Løfgren (HiVe) Jon Olav Skålid Kopi av innkalling: Direktører: Prorektorer: Siri Margrethe Løksa, Nils Dugstad, Olav Refsdal, Carl-Morten Gjeldnes Trine Hvoslef-Eide, Hans Blom, Jorun Ulvestad, Kåre Sandvik Invitasjon til rektormøte 16.januar kl: Møtested: UMB. Styrerommet i 2. et. Cirkus Saker 1. Rektorene orienterer fra de fire institusjonene 2. Oppfølging av søknaden til KD og tildelingsbrevet for 2009 v/kristin O. Johansen - felles etatstyringsmøte i Oslofjordalliansen i mai studieplasser i regjeringens krisepakke - stipendiatstilling til Oslofjordalliansen stillingen opprettes fra høsten 2009 med 1/3 budsjettvirkning i innføringsåret (avrundes til kr ). Midlene tildeles UMB, og departementet forutsetter at Oslofjordalliansen i felleskap legger til rette for at stillingen bidrar til å styrke samarbeidet om ingeniørutdanningen. 3. Søknader til fylkeskommunene i 2009 hva er situasjonen? institusjonene orienterer 4. Status for teknologipiloten v/anne Kari Botnmark og Eivind Norum - brosjyrer og markedsføring - rapport fra utdanningsmessene - veien videre innenfor markedsføringen i Advisory Board sammensetning og status for innkalling 5. Samarbeidsavtale for alliansen utkast til diskusjon v/kai Mjøsund (sakspapirer ettersendes)

2 6. Finansiering av alliansearbeidet i 2009 v/kai Mjøsund (se vedlegg) 7. Saker fra studentene (se vedlegg) : - felles praksis når det gjelder eventuell møtegodtgjørelse til studenter? 8. Integrering av tillitsvalgte i prosessen. Brev fra KD av v/kai Mjøsund (se vedlegg) (ytterligere sakspapirer ettersendes) 9. Advisory Board agenda for møtet (deltakere og program) v/anne Kari Botnmark 10. Eventuelt

3 VEDLEGG 1 TIL SAK 6/09 NOTAT Til Rektorene i Oslofjordalliansen Kopi Prorektorene, direktørene Fra Styringsgruppen pilotprosjekt teknologi Dato Sak budsjett 2009 for Oslofjordalliansens pilotprosjekt teknologi - tilbakemelding til rektorene fra styringsgruppen. Vi viser til skriftlig tilbakemelding fra rektorene etter rektormøtet i forbindelse med budsjettforslag for 2009 for pilotprosjekt teknologi. Styringsgruppen ser positivt på rektorenes tilbakemelding om at det tildeles 3,6 mill til prosjektet for å gjennomføre fase 1 i Fase 1 er beskrevet i prosjektbeskrivelsen med framdriftsplan og inneholder aktiviteter knyttet til utdanning, forskning og næringstilknytning. Her er gitt en oversikt over hvilke oppgaver som kan gjennomføres og nytt budsjettforslag for første halvdel av 2009 (fase 1) i vedlagte tabell. Oppgavene innen hovedprosess utdanning fortsetter som planlagt, mens noen av oppgavene innen forskning og næringstilknytning utsettes til fase 2: Utdanning Faglige og sosiale møteplasser. Gjennomføre bli-kjent møter for ansatte og ledelsene ved avdelingene/instituttet (koordinatorer/ledelse/prosjektleder/personalet). Leveranser er møter mellom alle ledelsene ved de 4 avdelingene, bli kjent møter hos alle 4 samt fagseminarer. Planleggingsarbeid for å oppnå en tettere integrering av studietilbudene og samordning av studieprogram (koordinatorer/prosjektleder) o koordinere studiemodellene for teknologiutdanningene med sømløse overganger innen bachelor og mastergradsprogrammene, o utarbeide felles blokker av fag, o koordinere personressurser (2 er stillinger) o samordning av timeplaner Leveranser er en felles studiemodell med sømløse overganger innen de forskjellige spesialiseringene på Bachelornivå. På Bachelor og masternivå utvikles felles blokker av fag med utbyttbare moduler. Koordinatorene er fremdeles svært viktige i dette arbeidet og fet forutsettes at disse finansieres innen tildelingen på 3,6 mill. Endringer i fagporteføljen forutsetter at fagpersonalet kan arbeide med strukturendringer i studietilbudet og utvikling av spesialiseringene.

4 Næringstilknytning og forskning Arbeidet med næringstilknytningen er viktig for prosjektet og det er en viktig forutsetning at Advisory Board etableres (styringsgruppen/prosjektleder/rektorer) så snart som mulig slik at arbeidet med strategisk plan (med satsningsområder for PhD) og søknadsarbeidet om felles forskningsprosjekter kan startes våren De to siste kulepunktene betyr en utsettelse ift prosjektbeskrivelsen. Styringsgruppen ser det som svært viktig å komme i gang med noen søknader om felles forskningsprosjekter dette er en viktig forutsetning for et bedre faglig samarbeid og forsterkning av PhD områdene. Det er derfor også satt av noen midler til koordinatorer for forskningsprosjektene. Leveranser er ett Advisory Board som er i gang og 4 søknader om forskningsmidler før august Arbeidet med strategisk plan gjennomføres hele Leveres i løpet av høsten 2009 til rektorene. Det er søkt midler fra Norgesuniversitetet (NUV) til et felles prosjekt: "Oslofjordalliansen og bruk av IKT: Institusjonelt samarbeid, kommunikasjon og integrasjon i teknologifag." Det forutsettes at dette prosjektet gjennomføres etter planene dersom det innvilges fra NUV. Deler av egeninnsatsen kan evnt komme fra tildeling satt av til forskningsprosjekter i fase 2, men ikke i fase 1. Støtteprosjektene innen markedsføring og studieadministrasjon er viktige det forutsettes at disse finansieres utenom tildelingen på 3,6 mill (ingen endring ift prosjektbeskrivelsen). Styringsgruppen foreslo at markedsføringsprosjektet skulle tildeles 2,5 mill i Institusjonenes egne markedsførere har foreslått et budsjett på 1,3 mill. Det er her ikke tatt tilstrekkelig hensyn til det omfang arbeidstiden for egne markedsførere har i prosjektet. For å gjennomføre pilotprosjekt teknologi ihht planlagt framdrift er det nødvendig med ytterligere tildeling i løpet av 2009 i form av strategiske midler og ekstern finansiering. For å videreføre prosjektet i fase 2 fra høsten 2009 ber styringsgruppen om tilbakemelding om ny tildeling (3, 96 mill) innen 15. juni For å lykkes med pilotprosjektet ber styringsgruppen om å få benytte tildelt budsjett (se tabell i vedlegg) som styringsverktøy i prosjektgjennomføringen. Vennlig hilsen For styringsgruppen i pilotprosjekt teknologi Vidar Thue-Hansen Leder Anne Kari Botnmark Prosjektleder/sekretær PS! Det er i rektorenes tilbakemelding nevnt at det i styringsgruppens mandat ligger ansvar for å finne eksterne utviklingsmidler for pilotprosjektet. Styringsgruppen ber om å få mandatet tilsendt da det aldri er mottatt.

5 Tabell 1. Justert budsjett [ i 1000 kr ] Pilotprosjekt teknologi - Oslofjorden School of Engineering De første 2 kolonner viser justert budsjett for 2009 med inndeling i faser de tre siste viser opprinnelig budsjett fra prosjektbeskrivelsen fase fase Projektledelse Samordning av utdanningsvirksomhet Styringsgruppe (100 timer pr semester pr leder a 500 kr time) egenandel Prosjektleder (100% stilling) Adv. Board [PL er sekretær] Næringsforankring + drift Drift av Prosjektledelse og Adv.Board [10% av lønnskostnad] 4 prosjektkoordinatorer innen utdanning[50 % stilling hver] Frikjøp for pilotfagutviklingsarbeid faglærere for felles studietilbud [ 10% 2009, 20% 2010, 20% oppdeling i høst + vår- OBS planlegging minst ½ år før gjennomføring Tilrettelegging for samhandling innen FoU og med næringsliv 4 prosjektkoordinatorer innen forskningsprosesser [20% stilling hver] Samarbeid og arbeidsdeling om FoU. 4 felles søknader om forskningsmidler (NFR og EU) høst og vår 09. I felles søknader pr år

6 Driftsmidler Driftsmidler for arbeidsgruppe og koordinatorer, felles fagmøter, work-shops og bli-kjent møter for ansatte Næringstilknytning Total

7 VEDLEGG 2 TIL SAK 6/09 Til: Styringsgruppen pilotprosjekt teknologi Fra: Direktørgruppen Kopi: Rektorgruppen, leder økonomigruppen Dato: Sak budsjett 2009 for Oslofjordalliansen og pilotprosjekt teknologi. Svar på brev av Direktørgruppen behandlet skrivet fra styringsgruppen for pilotarbeidet på møte 7. januar. Direktørgruppen hadde også et fellesmøte med økonomigruppen og prosjektleder angående saken samme dag. Direktørgruppens tilbakemeldinger er at vi ber om et nytt budsjettoppsett som forholder seg til en bevilget ramme fra de fire styrene på kr 4 millioner, hvor av kr er avsatt til koordinator for alliansen (koordinator for rektorgruppen, alliansekoordinator). Initialramme til pilotprosjektet blir derved kr 3,6 mill for året Denne rammen skal også dekke markedsførings- og rekrutteringskostnader beregnet til kr 1,3 mill og reserve/e læringskostnader Fronter (foreslått reserve/e-læring ca kr ). Direktørgruppen ber også om at fagavdelingenes ressursinnsats innen budsjettpostene frikjøp for pilot fagutviklingsarbeid.., 4 prosjektkoordinatorer innen forskn. og samarbeid og arbeidsdeling om FoU fremstilles som timeantall ressursinnsats i stedet for kroner. Slik vi ser det gjenstår det en jobb på hver enkelt institusjon om hvordan institusjonen og dens teknologimiljø skal stille ressurser utover de 3,6 mill som er avsatt som friske midler. Dette vil sannsynligvis være litt forskjellig fra institusjon til institusjon. Ved HiBu har vi stilt en medarbeider i Stab (ressurs 50 %) til disposisjon for arbeidet som koordinator for faggruppe Utdanning i piloten. Hver enkelt institusjon ved rektor, direktør og dekan/instituttleder bør finne sin måte å løse hvordan arbeidsinnsatsen til de forskjellige aktivitetene og gruppene i piloten skal skje. En del kan sannsynligvis gjøres ved å vri arbeidsoppgaver mot utvikling av piloten (utvikling/revidering av fagplan, emner, studieforløp), FoU prioriteringer inne pilotens satsningsområder og lignende. Mens noen oppgaver sannsynligvis må tilføres/omprioriteres inne arbeidsplanarbeidet ved fagavdelingene. Andre oppgaver må kanskje institusjonene i samarbeid med dekan/instituttleder finne ressurser til på andre måter. Direktørgruppen ber også om at det utarbeides et enkel oversikt over prioriterte oppgaver som det ønskes avsatt midler til ved tilføring av eksterne midler til prosjektet. Fordeling av disse midlene vil evt skje senere av rektorgruppen.

8 Ut fra disse budsjettoppsetene, og etter at institusjonene og avdelingene har funnet ut av hvordan de kan frigi ressurser til arbeidet (utover det som prioriteres innen de 3,6 mill), må prosjektplanen til pilotprosjektet eventuelt justeres slik at det er samsvar mellom likevektstrekanten: Kvalitet/ambisjon Tid til disposisjon Ressurser tilgjengelig kvalitetskravet og ambisjonene som settes tid til disposisjon ressurser til rådighet. Dette må danne ambisjonsnivået i Når kan eventuelt fase II starte opp?, er ambisjonene /ressursinnsatsen i fase I for høy?). Direktørene vil også påpeke at prosjektarbeidet i denne fasen av alliansen og piloten i stor grad gjøres innen for de driftsrammer institusjonene har og innenfor omprioritering av arbeidsoppgaver. Dette gjelder rektorene, direktørene, dekanene/instituttleder, alle adm.støttegrupper og seksjonssjefene. Dette sliter på organisasjonen, men blir prioritert høyt (så høyt som mulig) slik at styrevedtakene blir operasjonalisert. Det blir mye dugnadsarbeid. Når det gjelder den administrative støtten er holdningen at det skjer ved omprioritering av ressurser innen egen driftsramme (med unntak av markedsføringskostnader), og følger prinsippet om at det derfor må gjøres enklest mulig. Vi må dermed prioritere ressursinnsatsen annerledes i 2009, dette vil gå på bekostning av noe annet (vi må la være å gjøre noe som tidligere var ønskelig, og/eller vi må redusere kvalitetskravet innefor enkelte oppgaver). Hensikten med dette er også at mest mulig midler går til den faglige utviklingen i pilotens arbeid. Det er kun prosjektleder som er frikjøpt av alliansens frie midler til arbeidet pr nå. Direktørgruppen mener også at driftskostnader som transport til møter, evt bevertning, parkering og lignende ikke budsjetteres for i piloten eller alliansen. Dette må den enkelte fagavdeling/administrasjon/ledelse belaste sine ordinære driftsbudsjetter (hindre tungvindt byråkrati og unødvendig arbeid). Dette gjelder for alle ansatte/studenter som deltar i arbeidet. Arbeidet med samarbeidsavtale i Oslofjordalliansen pågår nå. Utkast til avtale vil bli sendt til rektormøtet 16/1. Den vil bla inneholde bakgrunn/hensikt, målsetninger, styring (styrenes føringer/vedtak), organisering av alliansen, ledelse (operasjonalisering av styrenes vedtak), medbestemmelse/medvirkning, hvordan økonomien forvaltes innen alliansen. Mvh Direktørgruppen Oslofjordalliansen ved leder Kai Mjøsund

9 VEDLEGG TIL SAK 7/09 Forslag til retningslinjer for økonomisk godtgjørelse og kompensasjon for studentrepresentanter i Oslofjordalliansen Disse fire punktene er det vi som studentledere mener ville vært det ideelle. Vi registrerer rektorene sitt ønske om former for godtgjørelse som krever minst mulig administrasjon. Vi er derfor villig til å diskutere å droppe punkt fire (møtegodtgjørelse) til fordel forpunkt tre (seminar). De to første punktene regner vi ikke med at det skal være noen store protester mot. 1. Reiseutgifter Reiseutgifter dekkes etter vanlig sats av studentrepresentantens aktuelle institusjon. Som et minimum skal billigste reisemåte dekkes. Da møter i alliansen ofte involverer flere fra samme institusjon (både studenter og ansatte) bør samkjøring etterstrebes. 2. Attest på deltakelse Studentrepresentanter skal få en attest fra rektorene og leder av den aktuelle arbeids- eller styringsgruppe som bevis på deltakelse. Attesten skal inneholde informasjon om Oslofjordalliansen, intensjonen bak og målene med samarbeidet. 3. Deltakelse på felles seminar for arbeids- og styringsgrupper Det bør arrangeres et felles seminar for alle arbeids- og styringsgrupper i Oslofjordalliansen. Seminaret bør foregå på et bedre sted, gjerne med overnatting, og legges sammen med allerede planlagte møter og samlinger, i så stor grad som mulig, for å unngå at omfanget av møter og samlinger i alliansen øker mer enn nødvendig. Erfaringsutvekslingen mellom gruppene vil på slike seminarer erfaringsmessig være god. Det vil fungere som en liten Kick-Off for Oslofjordalliansen, og seminaret bør derfor arrangeres ved en semesterbegynnelse. Oslofjordalliansen lider av at mennesker nedover i organisasjonene ikke har skikkelig eierforhold til alliansen. Et slikt seminar kan være med å skape økt engasjement og eierforhold. Et seminar på et bedre sted, vil også indirekte vise at

10 man faktisk satser på alliansen, at dette er noe man "går for". Det kan være på tide at et slikt signal nå kommer. Vi hadde et lite mini-seminar for studentene tilknyttet pilotprosjektet i høst. Dette har vellykket og nyttig for studentrepresentantene (studentlederne inkludert), følgelig også nyttig for alliansen. Vi opplever av og til av informasjonsflyten i alliansen ikke er god nok, et slikt seminar er ett tiltak for bedre kommunikasjonen. Det seminaret vi ønsker å arrangere skal involvere samtlige studentrepresentanter i alliansen, og ha en bedre ramme rundt enn det vi hadde i høst. Et forslag til seminar kan være: Studentrepresentantene møter i Oslo fredag kveld (ofte lettere å komme seg til Oslo) Fredag kveld går man ut og spiser middag før man deretter finner et rimelig show e.l. Overnattig på rimelig hotell (eks Thon Budget) Lørdag låner vi konferanselokale via våre nasjonale studentorganisasjoner (StL og NSU), og vi bruker dagen til å jobbe med alliansen. Vi regner ikke med at flere enn ca studentrepresentanter får deltatt, og vi ber derfor om en ramme fra rektorene på kr Vi tror ikke kostnadene vil bli noe særlig høyere, eksempelvis vil drikke under middagen dekkes av den enkelte samt at hotellovernatting kan komme ned i ca 700. Dette vil være et veldig flott alternativ som vi tror også vil være veldig nyttig for studentenes bidrag i alliansen 4. Økonomisk møtegodtgjørelse I de grupper og utvalg hvor ansatte frikjøpes skal også studentene motta en økonomisk godtgjørelse med mindre de allerede mottar lønn (eksempelvis studentledere). Med frikjøp menes fritak fra ordinære arbeidsoppgaver eller en frikjøpt stillingsprosent. Studentrepresentanter blir ikke på samme måte fristilt fra undervisning, og deltakelse i alliansens arbeid kommer derfor i tillegg til ordinært studie. Det skal ikke skilles mellom gruppene og utvalgene når det gjelder satser. Som et utgangspunkt kan man bruke timesatsen for deltakelse i UMBs institusjonsstyrer. Alternativt kan vurdere en fast sats per møte, eksempelvis 300 kr eller 500 kr.

11 I utgangspunktet er dette punktet som er mest ønskelig fra vår side ettersom de involverte studentene bruker mye tid på arbeidet i alliansen. Samtidig ser vi at dette administrativt mye jobb og kostbart, derfor er vi villig til å diskutere seminaret til fordel for dette med økonomisk møtegodtgjørelse.