Sak 1. Markedsføring og profil Leder av markedsføringsgruppa deltar og presenterer profil

Transkript

1 Innkalles: Direktørene Ansatterepr Studentrepr Alliansekoordinator Kopi av innkalling: Vara ansatterepr Vara studentrepr Prosjektleder pilot Webansvarlig Carl Morten Gjeldnes HiØ, Siri M. Løksa UMB, Olav Refsdal HVE, Kai Mjøsund HiBu (leder) Kari Buer YS (HiØ), Aud Jorunn Førsund UNIO (HVE) Siv-Elisabeth Skjelbred HVE, Elin Marie Johannesen HiØ Fred E. Nilsson Bonnie Uchermann AK (HiBu), Signe Kroken LO (UMB) Margrethe Valler (UMB), Anne Marit Ringvold (HiBu) Anne Kari Botnmark Kai Tilley Dato: Saksnr: 2008/876 (HiBu) (Innkallinger og referater arkiveres i E-phorte HiBu, sendes webansvarlig UMB Kai Tilley og postmottak) Møte direktørgruppe Oslofjordalliansen 23. oktober, kl Møtested UMB, styrerommet. Sak 1. Markedsføring og profil Leder av markedsføringsgruppa deltar og presenterer profil Sak 2. Oppfølging av pilot teknologi Dokument ettersendes. Sak 3. Forberedelse pilot lærerutdanning Dokument ettersendes. Mandat for piloten avklares i styringsgruppemøte 5. oktober. Sak 4. Budsjett 2010 Budsjettsak til OA styringsgruppe. Vedlagt er økonominotat. Sak 5. Oppfølging avtale om medbestemmelse Revidert avtaleutkast vedlegges. Oppfølging håndtering videre. Sak 6. Planlegging av møte med studentsamskipnadene Olav Refsdal bes om å presentere forslag. Sak 7. Møteplan høst 2009 Eventuelt Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Østfold Høgskolen i Vestfold Universitetet for miljø- Postboks Halden Postboks 2243 biovitenskap 3601 Kongsberg 3103 Tønsberg Postboks 5003, 1432 Ås 1

2 Sak: Økonomiskstatus Oslofjordalliansen (OA) pr. august 2009 Til: Styringsgruppen OA Fra: Direktørgruppen OA, leder økonomigruppen Dato: 3.september Økonomiskstatus Vedlagt Budsjettoversikt OA 2009 viser en oversikt over budsjetterte inntekter (gul kolonne) og budsjetterte kostnader (blå kolonner). Oversikten over inntekter og finansieringskilder viser interne og eksterne inntekter. Fordelingen på kostnadssiden viser hvilke aktiviteter inntektene er besluttet at skal dekke. Det er lagt inn en del forklarende og utdypende merknader og fotnoter. Oversikten viser at den budsjetterte kostnadsrammen for OA i 2009 er ca 7,1 millioner kroner. Tar vi med andre institusjonsavklarte kostnader er beløpet ca 8,3 millioner kroner. Det bemerkes av det utenom dette er relativt store personalkostnader fra alle institusjoner (rektorer, direktører, ledere, tillitsvalgte, medlemmer i mange arbeidsgrupper og faglige grupper). Oversikt over ansvarsfordelingen for delbudsjettene/budsjettpostene er beskrevet øverst i vedlegget. Post 4 er ikke formelt tildelt formål innen Pilot teknologi eller budsjettansvarlig. Summen er splittet iht tildelingsbrevet, ved at 15 studieplasser var øremerket HVE Lærerutdanning pedagogikk. Felles studieplasser (40 stk, halvårsvirkning 2009) er fra KD tildelt med midler for 10 studieplasser til desentral/etter/videreutdanning til hver av de fire institusjonene. Styringsgruppen besluttet i møte 16. juni å fordele disse med 12 til innovasjon/entreprenørskap (faggruppe økonomi og ledelse) og 28 plasser til teknologi. Det må avklares/gjøres en intern omfordeling av disse inntektene når det er oversikt over hvilken ressursinnsats den enkelte institusjon yter. Post 5 utviklingsmidler fra Fylkene blir tildelt de institusjonene som har fått tilslag på midler fra sine respektive fylkeskommuner. Direktørgruppen har ikke oversikt over tildeling eller hvordan den enkelte institusjon evt. har prioritert disse midlene internt. (Hver direktør bes gi tilbakemelding på møtet 3. september). Det som tidligere er besluttet (budsjett OA 2009 rektormøte februar 2009 var at de neste kr fra eksterne kilder (etter tildelingen på kr fra KD), skulle benyttes til markedsføringsbudsjettet (kr ) og til finansiering av felles e-læringssystem Fronter med inntil kr (to institusjoner, Hibu og HiØ, måtte i 2009 skifte system for sine teknologimiljøer). HiBu og HiØ har pr august 2009 betalt ca kr i investeringskostnader. Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Østfold Høgskolen i Vestfold Universitetet for miljø- Postboks Halden Postboks 2243 biovitenskap 3601 Kongsberg 3103 Tønsberg Postboks 5003, 1432 Ås 1

3 (Hvis kostnadene til Fronter blir lavere enn kr 300 anbefales det at midlene nyttes til å dekke en andel av alle institusjoners anskaffelse av videokonferansesystem). Post 1 og 5, andel kr kr , markedsføring og rekruttering har pr august benyttet ca kr av sitt budsjett på kr Resterende midler er planlagt til markedsførings- og profileringsutvikling for 2010 (aktiviteter for messer, kataloger som må betales i 2009) samt ny profil hvor bla eventuell iverksettelse av ny pilot må inn i profilmaterialet. Midlene som er fordelt til Pilot teknologi er prosjektleder ved styringsgruppen delegert ansvar til å forvalte. Direktørgruppen har ikke på nåværende tidspunkt bedt om en økonomiskstatus. De fleste kostnadspostene (med unntak av for eksempel e-læring og markedsføring) er ikke kostnader som utbetales til eksterne leverandører. Ressursinnsatsen for pilot teknologi (hovedsaklig) og alliansekoordinator bæres av de enkelte institusjonene gjennom året, og det vil foregå en avregning mellom institusjonene etter føringer fra økonomigruppen på slutten av året. Post 10, 11 og 12 er midler som ikke belastes OA s vedtatte budsjett, men som er avklart gjennom interne prosesser ved institusjonene. De tas likevel med slik at kostnadsbildet for OA er samlet et sted. 2. Kommentarer til økonomiskstatus fra økonomigruppen ved leder Det skal foretas regnskapsrapportering pr. 2. tertial 2009 for fellesposter og poster som er eksternt finansiert. Den enkelte institusjon skal rapportere for sitt ansvar til HiØ som lager en samlet rapport som sendes direktørgruppen og prosjektleder teknologi. Det er viktig med en viss avklaring av budsjettnivået for fellesposter til Oslofjordalliansen for I denne forbindelse må det avklares kostnader til Teknologi piloten og kostnader til en eventuell lærerpilot samt felles markedsføring. Det må også vurderes hva man kan kalkulere med av ekstern finansiering. En skisse til budsjett for Oslofjordalliansen bør være klar til 1. oktober Forslag til tiltak fra direktørgruppen: Direktørgruppen gjennomgår regnskapsrapportering pr. 2. tertial og leder for økonomigruppen deltar i saken på neste direktørmøte (oktober). Direktørgruppen har diskutert saken angående finansiering av post 5. Direktøren kjenner til saken og vil ha budsjettdekning for dette enten gjennom utviklingsmidlene fra fylkene eller omprioritering av interne midler (hvis ikke tilslag fra fylkene kommer (ikke alle har fått bekreftede midler for 09)). Direktørgruppen ber styringsgruppen om styringssignaler for oppstart av budsjettarbeid o Hvilket kostnadsnivå er realistisk å ta høyde for? Pilot Teknologi opererer med dobbelt så høye forventninger som i 09 (7-8 mill), Pilot Lærer har forventninger om samme nivå som teknologi er tildelt i 09 (3-4 mill) og det trengs midler til å utvikle og vedlikeholde alliansens ambisjoner angående web-løsning. Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Østfold Høgskolen i Vestfold Universitetet for miljø- Postboks Halden Postboks 2243 biovitenskap 3601 Kongsberg 3103 Tønsberg Postboks 5003, 1432 Ås 2

4 Forslag til budsjettert kostnadsnivå for 2010: Total budsjett: 10 mill Pilot Teknologi: 3,5 mill Pilot Lærer: 3,5 mill Markedsføring / rekruttering / profilering: 1,0 mill 50 % ressurs web/markedsføring: 0,5 mill 50 % ressurs alliansekoordinator: 0,5 mill Midler til administrativ støtte: 0,3 mill Midler til Styringsgruppen/allianseledelse: 0,2 mill Div post: E læring ny pilot/reserve: 0,5 mill Ut fra dette budsjettnivået må hver av institusjonene være foreberedt på å avsette minimum 2 millioner til alliansens arbeid i Dette forutsetter da en ekstern finansiering på ca 2 mill. mill til alliansen. Dette bør være realistisk. Hvis for eksempel KD gir prosjektledelse støtte til begge eller en av pilotene i 2010, reduseres interne midler i budsjettrammen for piloten(e) tilsvarende. Hvis KD gir tildeling i form av studieplasser, stipendiater eller andre direkete faglige midler overføres disse til formålet i alliansen i tillegg til de interne midler. På vegne av direktørgruppen, Kai Mjøsund leder Høgskolen i Buskerud Høgskolen i Østfold Høgskolen i Vestfold Universitetet for miljø- Postboks Halden Postboks 2243 biovitenskap 3601 Kongsberg 3103 Tønsberg Postboks 5003, 1432 Ås 3

5 Dato: Fra: Fred E. Nilsson. Koordinator OFA FORSLAG TIL MIDLERTIDIG AVTALE OM MEDBESTEMMELSE FOR DET FAGLIGE SAMARBEIDSTILTAKET INNEN OSLOFJORDALLIANSEN 1. Avtalen omhandler utøvelse av medbestemmelse etter hovedavtalen i forbindelse med faglig samarbeid mellom Universitetet for Miljø- og biovitenskap, Høgskolen i Vestfold, Høgskolen i Østfold og Høgskolen i Buskerud. 2. Parter i avtale om utøvelse av medbestemmelse i det faglige samarbeidstiltaket er mellom Universitet for miljø- og biovitenskap (UMB), Høgskolen i Vestfold (HVE), Høgskolen i Østfold (HiØ) og Høgskolen i Buskerud (HiBu) Samarbeidstiltaket er beskrevet i en egen samarbeidsavtale. 3. Formål Avtalen bygger på bestemmelsene i Hovedavtalen (HA). Det vises særskilt til: Hovedavtalens 1 pkt 4, 2. avsnitt: Omstillingsarbeidet krever ledere og tillitsvalgte som har god felles strategisk kunnskap og som kan formidle endringsbehov og endringsmåter slik at det blir forstått og akseptert av de tilsatte. Dette er viktig for å skape nødvendig trygghet og aksept for omstillingene, slik at disse blir effektive og de tilsatte opplever en størst mulig forutsigbarhet i forhold til prosessenes innhold, årsak og retning. Hovedavtalens 2, pkt 2: I saker hvor arbeidssituasjonen til arbeidstakere i flere virksomheter vil bli vesentlig berørt, skal det fastsettes i egen avtale hvordan medbestemmelsen skal utøves. Avtalen skal inngås mellom vedkommende fagdepartement og de berørte tjenestemannsorganisasjoner, jf. 9. og Hovedavtalens 2, pkt 5: Medbestemmelse skal også utøves der hvor det etableres prosjekter, styringsgrupper, interimsorganisasjoner e.l. i saker som kan få vesentlig betydning for de tilsattes arbeidssituasjon. Dersom det oppstår forhold som etter Hovedavtalen skal drøftes eller forhandles, skal dette skje fortløpende mellom partene jf. 9, uten å forsinke prosessen. Dersom en omstillingsprosess omfatter flere virksomheter (jf. 2 nr 2), skal virksomhetene hver for seg fortløpende, på ordinær måte, behandle og avgjøre de saker som ikke er omfattet av omstillingsprosessen. 1

6 Avtale om utøvelse av medbestemmelse gjelder for det faglige samarbeidstiltaket mellom UMB, HVE, HiØ og HiBu og bygger på styrevedtak ved de enkelte institusjonene knyttet til samarbeidet. Avtalen begrenser ikke de rettigheter som er forankret i lover, forskrifter og det øvrige avtaleverk. 4. Bakgrunn Samarbeidet mellom UMB, HiØ, HVE og HiBu har siden oppstarten i desember 2007 utviklet seg til å være et strategisk, faglig samarbeid med navnet Oslofjordalliansen. Det er under utarbeiding en egen samarbeidsavtale som regulerer koordinering og samarbeid i det løpende arbeidet med alliansens samarbeidsprosjekter, pilot(er) innen utdannings- og forskningssamarbeid, og andre faglige samarbeidstiltak. De fire institusjonenes autonome styrer gir ved styrevedtak føringer for utviklingen av den faglige samarbeidsalliansen, faglige utredningsarbeid om samarbeid, igangsetting av pilotprosjekter, utdanningssamarbeid, årlige driftsmidler for alliansen og andre utredningsoppgaver. Medbestemmelse utøves ved hver enkelt institusjon i hht HA og tilpasningsavtalene som er inngått. På bakgrunn av samarbeidets regulerte og strukturerte opplegg uttaler departementet at de ser det som hensiktsmessig at partene lokalt utarbeider og drøfter et utkast til avtale om medbestemmelse i forbindelse med dette spesielle tiltaket. Avtalen om medbestemmelse skal være et vedlegg til samarbeidsavtalen. 5. Hovedprinsipper - medbestemmelse Medbestemmelse i henhold til Hovedavtalen utøves ved de fire autonome institusjonene etter Universitets- og høgskoleloven og Hovedavtalen med tilpasningsavtaler. Samarbeidsavtalen, som vedtas av de fire institusjonenes styrer hver for seg, regulerer organiseringen av de faglige samarbeidstiltak innen Oslofjordalliansen. Medbestemmelse innen Oslofjordalliansen utøves ved deltakelse i de fora hvor beslutninger som kan få vesentlig betydning for de tilsattes arbeidssituasjon tas: Styringsgruppen Styringsgruppen består av de fire rektorene, to representanter fra de fire institusjonene utpekt av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap og to studentrepresentanter utpekt av studentparlamentene i fellesskap. Styringsgruppen velger selv sin leder. Styringsgruppen fatter vedtak innen de rammene som er gitt av institusjonenes styrer. 2

7 Spesielt skal styringsgruppen behandle følgende type saker: Organisering av underliggende delprosjekter Mandat for prosjektleder(e) og arbeidsgrupper Sammensetning av arbeidsgrupper Budsjett og økonomiforvaltning Framdriftsplaner og rapporteringer Utredninger og forslag fra arbeidsgrupper Direktørgruppen Direktørgruppen består av direktørene ved UMB, HVE og HiØ og administrasjonsdirektør ved HiBU, to representanter fra de fire institusjonene utpekt av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap og to studentrepresentanter utpekt av studentparlamentene i fellesskap. Direktørgruppen velger selv sin leder, og fatter vedtak innen de rammene som er gitt av styringsgruppen. Direktørgruppen kan innkalle til informasjons- og drøftingsmøte med alle tillitsvalgte fra hovedsammenslutningene ved de fire institusjonene. Prosjekt- og pilotgrupper Ved opprettelse av prosjekt og pilotgrupper innen Oslofjordalliansen skal to representanter fra de fire institusjonene utpekt av tjenestemannsorganisasjonene i fellesskap inngå som medlemmer av gruppene. Hensikten med denne organiseringen er å sikre medbestemmelse, gi muligheter for medvirkning og skape best mulige beslutninger i alliansens arbeid med operasjonalisering av styrenes vedtak. 6. Utredningsarbeid I utredningsarbeidet som angår alliansens parter skal det være en representasjon i henhold til Hovedavtalens 1: Forutsetningen for å nå Hovedavtalens mål er at arbeidstakerne og arbeidsgiverne i statens virksomheter møter som likeverdige parter, og at medbestemmelsesretten best utøves gjennom organisasjonenes tillitsvalgte, bla ved deltakelse i utrednings- og beslutningsprosesser så tidlig som mulig. 7. Personalpolitikk Utredningsarbeid som kan få personalpolitiske konsekvenser skal inneholde vurderinger av hvilke personalpolitiske konsekvenser forslagene innbærer. Siktemålet er å ta vare på den enkelte ansatte, sikre trygghet, skape tillit og engasjement i det faglige arbeidet. Det forutsettes at eventuelle framtidige, langsiktige endringer i arbeidsforholdene fokuseres i disse vurderingene, og hvilke tiltak for videre kompetanseutvikling som anses ønskelige eller nødvendige, både på person-, faggruppe- og institusjonsnivå. 3

8 Informasjonsordninger må sørge for at de ansatte holdes løpende orientert vedrørende prosjekter, mål og resultater innen alliansen. 8. Tillitsvalgtes rolle De tillitsvalgte er en viktig ressurs innen samarbeidstiltaket. Tillitsvalgte trekkes inn i prosessene og brukes aktivt. Det vises til Hovedavtalens regler om tjenestefri. Disse kommer til anvendelse også ved utøvelse av alle verv knyttet til denne avtalen om medbestemmelse. Tillitsvalgtrepresentantene sikres tid til deltagelse i og forberedelser til arbeid i samarbeidstiltaket. De tillitsvalgte har en viktig oppgave i å bistå med å informere sine medlemmer om arbeidet som foregår i de faglige og administrative gruppene. 9. Avtalens varighet Denne avtalen anses å være midlertidig inntil Kunnskapsdepartementet har gjennomført en prinsipiell avklaring om medbestemmelse knyttet til faglige samarbeidstiltak. 4