Begrepsavklaring I de vedlagte tabeller benyttes følgende statistiske begreper:

Transkript

1 Brukerundersøkelse Politisk sekretariat våren Vedlagt følger resultatene fra brukerundersøkelsen for Politisk sekretariat i Stavanger kommune. Undersøkelsen ble foretatt våren Innhold Vedlagte resultater: Svarprosent, utvalg og hovedfunn Grafiske fremstillinger av resultatene Resultater per indikator. Resultater for per enkeltspørsmål. Resultater fordelt på bakgrunnsvariabler Kommentarer som er gitt Begrepsavklaring I de vedlagte tabeller benyttes følgende statistiske begreper: N = antall som har svar på det enkelte spørsmål/indikator Mean = gjennomsnittsverdi Minimum og maximum = laveste og høyeste skåre som er gitt Deviation = standardavvik, statistisk mål for spredning i materialet Tolkning av data Verdiskalaen er omkodet I spørreskjemaet opererte man med en verdiskala fra 1 til 6. For å kunne sammenligne dataene fra denne undersøkelsen med undersøkelser hvor en for eksempel benytter en tidelt skala, er resultatene regnet om til en skala fra 0 til 100. Den nye resultatangivelsen har benevnelsen basispoeng. Grenseverdier Grenseverdier i materialet viser til mål for hvilke resultater som anses som akseptable. Målene knyttes til gjennomsnittsverdi pr indikator. Følgende grenseverdier er fastsatt: Grønn basispoeng Målsetning er oppnådd Gul basispoeng Akseptabelt men vær obs, tiltak vurderes Rød under 70 basispoeng Uakseptabelt, tiltak iverksettes

2 Svarprosent og utvalg Undersøkelsen var elektronisk, og totalt fikk 235 personer tilbud om å delta. Av disse besvarte 114 undersøkelsen, noe som utgjør en svarprosent på 48,5 prosent. Undersøkelsens resultater gir et nokså godt bilde av brukernes tilfredshet med sekretariatet. Første gang undersøkelsen ble gjennomført var i 2007, og den har siden blitt revidert. Funnene kan derfor ikke sammenlignes med resultatene fra forrige undersøkelse. Flere av de nye spørsmålene retter seg mot aktuelle satsingsområder som for eksempel papirløse formannskapsmøter. Brukerne er definert som representanter i de sentrale politiske organer, samt rådmannens lederteam. Sammenlignet med 2007 utvidet man utvalget til å gjelde representanter og første vara for bydelsutvalgene og Innvandrerrådet, Eldrerådet og Funksjonshemmedes råd. Man har dermed utvidet utvalget en del siden forrige undersøkelse. Hovedfunn Resultatene er generelt meget gode på alle områder. Indikatorene Helhetlig vurdering, Møte med enheten, Kvalitet på saksdokumentene og Effektivitet i møtene er alle like under målkravet på 80 basispoeng. Spørsmål om protokollføring er korrekt, oppnår en score på hele 85,1 basispoeng. Lavest resultat får indikatoren Publisering på internett, med en score på 72,8 basispoeng. Indikatoren Bistand fra Politisk sekretariat oppnår absolutt høyest score med 93 basispoeng. God service og kontakt med Politisk sekretariat For indikatoren Møte med enheten får spørsmålene om Politisk sekretariats serviceinnstilling og muligheten for å komme i kontakt med enheten, svært gode resultater med henholdsvis 88,6 og 86,2 basispoeng. Det er spørsmål om informasjon om hvilke tjenester Politisk sekretariat kan tilby som trekker ned snittet med 63,8 basispoeng. God kvalitet på saksdokumentene Politikerne er godt fornøyde med å få møteinnkallinger innen tidsfristen, de synes møteinnkallingene er oversiktlige og lett forståelige, og resultatene tyder også på at de mottar i høy grad de nødvendige og relevante dokumenter i forkant av møtene. Spørsmålet som scorer lavest for indikatoren Kvalitet på saksdokumentene, er om saker som inneholder innstillinger fra tidligere behandlinger er lette å forstå (72,7 basispoeng). Høy tilfredshet med Politisk sekretariat som støttefunksjon Alle spørsmålene som faller inn under indikatoren Bistand Politisk sekretariat scorer jevnt over svært høyt. Respondentene som har fast kontor på rådhuset er svært fornøyde med bistanden de mottar i form av støttefunksjon, håndtering av publikum, økonomiske ytelser og praktisk tilrettelegging av kontor. Publisering på internett kan bli enda bedre Respondentene gir tilbakemeldinger om at det er et forbedringspotensial for å kunne finne frem til publiserte saker under inngangsbildet Saksdokumenter, og scorer dette spørsmålet til 64,6 basispoeng for indikatoren Publisering på internett. Brukerne er ellers godt fornøyde med tidspunkt for publisering av dokumenter både før og etter politiske møter. Formannskapet, Kommunalutvalget og repr. med fast kontor i rådhuset mest fornøyde Representantene i Formannskapet og Kommunalutvalget er mest fornøyde med tjenestetilbudet fra Politisk sekretariat (snittscore på indikatornivå på henholdsvis 86,3 og 85,2 basispoeng). Brukerne med fast kontor i rådhuset gir også svært gode tilbakemeldinger til enheten (snitt 84,2), sammen med representantene fra Innvandrerrådet, Eldrerådet og Funksjonshemmedes råd (83,6). Deretter gir bystyrerepresentantene høyest score (81,5), fulgt av representanter i Kommunalstyre og/eller Administrasjonsutvalget (79,9) og Rådmannens lederteam (79,8). Bydelsutvalgene et minst fornøyde

3 med tjenestene de mottar fra Politisk sekretariat. Scorene fra representanter fra bydelsutvalgene er likevel meget gode (75,4 basispoeng i snitt på indikatornivå). Resultater for hvor ofte man er i kontakt med Politisk sekretariat Resultatene fordelt på hvor hyppig man er i kontakt med Politisk sekretariat utover regulære møter, er relativt jevne. Gruppen som ofte er i kontakt med enheten (en eller flere ganger i uken) scorer i snitt på indikatornivå ett basispoeng (81,8) over gruppen som er kontakt med Politisk sekretariat av og til (en til tre ganger per måned). De som sjelden (en gang per kvartal eller sjeldnere) er i kontakt med enheten gir sekretariatet et snittresultat på 77,1 basispoeng, mens de som defineres som aldri er i kontakt utover regulære møter gir et gjennomsnitt på 80 basispoeng. Den største forskjellen som synliggjør at man er mer fornøyd jo oftere man benytter seg av tjenester fra Politisk sekretariat, fremkommer i den helhetlige vurderingen av enheten. Resultater for antall valgperioder Gjennomsnittsresultatet på indikatornivå for representanter som har hatt en eller to/flere valgperioder med politiske verv i Stavanger kommune, er helt jevne. 46 respondenter har krysset av for en valgperiode, mens 61 personer har krysset av for to eller flere valgperioder. Når man ser på hver av indikatorene, er også disse svært jevne. Dersom man skal nyansere, viser resultatene at representanter med en valgperiode er noe mindre fornøyde med den helhetlige vurderingen av sekretariatet enn de som har to eller flere valgperioder, men de er mer fornøyde med kvaliteten på saksdokumentene og effektivitet i møtene enn de med lenger fartstid i de politiske utvalgene i kommunen. Resultater brukerundersøkelse Politisk sekretariat, 2011

4 Resultater fordelt på utvalg (En del av representantene krysser av for flere utvalg).

5 Resultater fordelt på valgperioder

6 Resultater pr indikator Descriptive Statistics N Minimum Maximum Mean Deviation Helhetlig vurdering Møte med enheten Kvalitet på saksdokumentene Effektivitet i møtene Protokoll Publisering på internett Bistand fra politisk sekretariat Valid N (listwise) 9

7 Resultater per enkeltspørsmål Descriptive Statistics N Minimum Maximum Mean Deviation Hvor fornøyd er du med tjenestene du mottar fra Politisk sekretariat? Politisk sekretariats serviceinnstilling? muligheten for å komme i kontakt med Politisk sekretariat? informasjon om hvilke tjenester Politisk sekretariat kan tilby? får du møteinnkallinger innen tidsfristen? er innkallingen oversiktlig og lett å forstå? mottar du de nødvendige og relevante dokumenter i forkant av møtene? opplever du at saker som inneholder innstillinger fra tidligere behandlinger er oversiktlige og lette å forstå? ettersending av dokumenter i forkant av møtene? trykk-kvaliteten på saksdokumentene? den tekniske tilrettleggingen (pc, prosjektor etc.) for gjennomføring av møtene i møtelokalene? den øvrige praktiske tilretteleggingen for gjennomføring av møter i møtelokalene? at de nødvendige sakspapirene er tilgjengelig på møtene? protokollføringen er korrekt?

8 tidsrammen for publisering av saker før møtene? tidsrammen for publisering av protokoll etter møtene? å finne frem i publiserte saker/protokoller under inngangsbildet Saksdokumenter? informasjon på nettsidene om utvalget du representerer/deltar i? Hvor fornøyd er du med bistand når det gjelder økonomiske godtgjørelser (honorarer, reiseregninger, refusjoner, tapt arbeidsfortjeneste)? I hvilken grad opplever du at reglementet for utvalg (ene) du representerer/deltar i er tydelig? Hvor fornøyd var du med opplæringen som ble gitt? Politisk sekretariat som støttefunksjon for ditt politiske virke? håndtering av publikum ( besøkende, telefonhenvendelser etc)? økonomiske ytelser som gruppestøtte, budsjettoppfølging etc.? praktisk tilrettelegging på kontoret (PC, telefon, møbler, rekvisita etc)? Valid N (listwise) 6

9 Resultater fordelt på bakgrunnsvariabler Bystyrerepresentant Frequency Valid Valid Nei Ja Formannskapsrepresentant Frequency Valid Valid Nei Ja Kommunalutvalgsrepresentant Frequency Valid Valid Nei Ja Representant i kommunalstyre (r) og/eller Administrasjonsutvalget Frequency Valid Valid Nei Ja

10 Ordfører/varaordfører/gruppeleder/øvrige representanter med fast kontor i rådhuset Frequency Valid Valid Nei Ja Bydelsutvalgsrepresentant Frequency Valid Valid Nei Ja Representant i Eldrerådet /Funksjonshemmedes råd/innvandrerrådet Frequency Valid Valid Nei Ja Rådmannens lederteam Frequency Valid Valid Nei Ja Report

11 Hvor mange valgperioder har du hatt politiske verv i Stavanger kommune? En periode To eller flere perioder Total Mean N Deviation Mean N Deviation Mean N Deviation Helhetlig vurdering Møte med enheten Kvalitet på saksdokumentene Effektivitet i møtene Protokoll Publisering på internett Hvor hyppig benytter du tjenester fra Politisk Møte Kvalitet på Publisering sekretariat utover Helhetlig med saksdoku- Effektivitet i på regulære møter? vurdering enheten mentene møtene Protokoll internett Ofte (en Mean eller flere N ganger i uken) Deviation Av og til Mean (en til tre N ganger per måned) Deviation Sjelden Mean (en gang N per kvartal eller sjeldnere) Deviation Aldri Mean N Deviation Total Mean N Deviation

12 Kommentarer som ble gitt i forbindelse med kartlegging av Politisk sekretariat I underkant av 25 prosent av de som deltok i undersøkelsen har benyttet anledningen til å si sin mening om og komme med forslag til forbedringer av tjenestetilbudet. Brukerne fikk i undersøkelsen anledning til å uttale seg i åpne kommentarfelt. Ros Enkelte av kommentarene er ren ros til de ansatte i Politisk sekretariat og tjenesten generelt. Kvalitet på saksdokumentene De fleste kommentarene retter seg mot kvalitet på saksdokumentene. Innkallinger, saksdokumenter og protokoller bør sendes ut tidligere, de bør gis et bedre pedagogisk utseende og kvaliteten i selve saksinnholdet bør styrkes med tanke på presisjon og mer kortfattet tekst. Andre kommentarer er bedre kvalitetssikring av at oversendelsesforslag og spørsmål kommer til rette vedkommende i administrasjonen, på vei fra kommunalstyrer til formannskapet. Publisering på internett En del av respondentene ytrer at de ønsker enda bedre løsninger for elektronisk publisering av saker og protokoller, mens enkelte fortsatt kunne tenke seg disse i papirformat. Reglement og opplæring Noen av respondentene nevner behovet for reglement for valg i Innvandrerrådet. Andre ønsker en gjennomgang av begreper (oversendelsesforslag, vedtak, tilleggsvedtak, spørsmål etc.), samt samling av folkevalgte for generell veiledning og for å gjennomgå saker av historisk karakter og forståelsen av disse. Generelle kommentarer Noen respondenter nevner ønske om bedre mat på møtene. Andre kommentarer er at honorarene for Funksjonshemmedes råd må bli likestilt med bydelsutvalgenes, og man bør få en større stillingsprosent for sekretær i dette utvalget. Behovet for å vite hvilket tjenestetilbud Politisk sekretariat kan tilby, nevnes også.