Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: EVENTUELLE FORBEDRINGER AV GJELDENDE STYRINGSMODELL

Transkript

1 Saksframlegg STAVANGER KOMMUNE REFERANSE JOURNALNR. DATO MROD-13/ / Planlagt behandling i følgende utvalg: Sak nr.: Møtedato: Votering: Stavanger formannskap (AU) / Stavanger formannskap / Stavanger bystyre / EVENTUELLE FORBEDRINGER AV GJELDENDE STYRINGSMODELL Forslag til vedtak: Reglementsmessige endringer: 2 i kommunalstyrene gis følgende tilføyelse: Medlemmene velges blant bystyrets medlemmer og varamedlemmer Leder velges blant formannskapets medlemmer og varamedlemmer 2 i lønns- og administrasjonsutvalget endres til at medlemmene skal velges blant formannskapets faste medlemmer. For øvrig legges saken frem til debatt og til behandling, jf. resultater fra evalueringen av nåværende styringsmodell, studietur til Trondheim og Bergen, drøftinger i styringsgruppen for politisk organisering og rådmannens kommentarer knyttet til de enkelte eventuelle forbedringsområdene. Sammendrag Denne saken handler om mulige forbedringsområder av gjeldende styringsmodell. Uavhengig av styringsmodell, vil elementene i politisk organisering være struktur, fullmaktssystem, samhandlingskultur, åpenhet, kompetanse og effektiv saksflyt. Grad av opplevd vellykkethet innenfor disse ulike elementene vil variere, men samtlige gir rom for drøfting og eventuelle forbedringer. I denne saken blir følgende områder trukket frem som mulige forbedringsområder: Bystyrets arbeidsmåte: effektivisering av møtene, innføring av høringer i store saker m.m. Arbeidsutvalgene i kommunalstyrene Reglementfesting av at kommunalstyrer skal sammensettes av bystyrets medlemmer Bydelsutvalgenes rolle og organisering Samhandling mellom administrasjon og politikere Forhandlingsutvalget - hva videre? Trondheim- modellen aktuelt for Stavanger? Kostnadseffektivisering Fordeling av verv mellom flertalls- og mindretallspartiene Administrasjons- og lønnsutvalgets status Finansutvalg næringsutvalg Annet 1

2 EVENTUELLE FORBEDRINGER AV GJELDENDE STYRINGSMODELL Bakgrunn for saken Sak 169/14: EVALUERING AV POLITISK STYRINGSMODELL ble fremmet i bystyrets møte Saken fikk følgende enstemmige vedtak: 1. Rapport om evaluering av politisk organisering tas til orientering. 2. Bystyret imøteser sak om mulige forbedringer våren Cecilie Bjelland (Ap) fremmet følgende oversendelsesforslag på vegne av Ap, Rødt og SV: Nytt pkt. 3: «Stavanger kommune påbegynner et arbeid for å effektivisere de politiske prosesser slik at kostnader knyttet til politikere kan reduseres for 2015 samt at det settes et mål om kostnadskutt på minimum 20% fra » Kjartan Alexander Lunde (V) fremmet følgende oversendelsesforslag: «I det videre arbeidet tas ikke punktet om gjennomgående representasjon for kommunalstyrene med». Kjartan Alexander Lunde (V) tok opp følgende oversendelsesforslag fremmet i formannskapets møte : «I det videre arbeidet skal det vurderes et prøveprosjekt hvor to bydeler får en betydelig forsterket rolle og mandat samt direktevalg» Oversendelsesforslaget fra Kjartan Lunde (V) vedrørende prøveprosjekt med bydeler og oversendelsesforslaget fra Cecilie Bjelland (Ap) ble oversendt fra kommunalutvalget til styringsgruppen for politisk organisering sitt møte Disse oversendelsesforslagene ble av styringsgruppen for politisk organisering bedt innarbeidet og kommentert i sak om eventuelle forbedringer av gjeldende styringsmodell. Oversendelsesforslagene vil derfor bli kommentert i denne saken. Formannskapets medlemmer, gruppeledere som ikke er medlemmer av formannskapet samt administrasjon var på studietur til Trondheim og Bergen Det er utarbeidet et kort oppsummeringsnotat. Dette følger som vedlegg til saken. I styringsgruppen for politisk organisering sitt møte ble eventuelle forbedringer av gjeldende styringsmodell drøftet, og denne drøftingen, sammen med rapporten «Evaluering av politisk organisering, danner grunnlaget for denne saken. Målet er å få til en politisk organisering som sikrer robusthet uavhengig av hvordan driften er organisert. Andre forhold som så langt er lagt til grunn for arbeidet med politisk organisering er politisk styringsevne, tydelig politisk ansvar, meningsfylte oppgaver for folkevalgte og vitalisering av politikken 2

3 1. Mulige forbedringsområder med utgangspunkt i evalueringsrapporten fremlagt i bystyrets møte i sak 169/14 I saksframlegget til sak 169/14: Evaluering av politisk styringsmodell står følgende konklusjon: Spørreundersøkelsen og gruppesamtalene viste at politikerne i hovedsak opplever at dagens politiske organisering fungerer tilfredsstillende. Rapporten peker likevel på ulike områder hvor det kan være behov for forbedringer og endringer, slik som: 1. Bystyrets størrelse 2. Bystyrets arbeidsmåte: effektivisering av møtene, innføring av høringer i store saker m.m. 3. Arbeidsutvalgene i kommunalstyrene 4. Reglementfesting av at kommunalstyrer skal sammensettes av bystyrets medlemmer 5. Bydelsutvalgenes rolle og organisering 6. Samhandling mellom administrasjon og politikere 1.1. Bystyrets størrelse Sak om bystyrets størrelse ble behandlet i sak 168/14 i bystyrets møte Følgende flertallsvedtak ble fattet: Stavanger bystyre opprettholdes med 67 representanter i perioden Bystyrets arbeidsmåte: effektivisering av møtene, innføring av høringer i store saker m.m. Det var stor grad av fornøydhet (73 %) med måten bystyret arbeider på De som var lite tilfreds med arbeidsmåten tilhørte både mindretalls- og flertallspartiene, men overvekt av mindretallsrepresentanter. Halvparten av de som var faste medlemmer i formannskapet var ikke fornøyd, og de fleste misfornøyde hadde vært medlem i to eller én valgperiode Gode interessante debatter, innføring av temadebatter ved budsjettbehandling og videooverføring av bystyrets møter, ble fremhevet som positivt Ulike oppfatninger om bystyret skal være et beslutningsorgan eller et drøftingsorgan ga ulike synspunkter på bystyrets tidsbruk Andre innspill handlet blant annet om å foreta høringer ved store saker, innføre spørretimer og legge bedre til rette for spørsmål og interpellasjon Det er spesielt det siste kulepunktet som er aktuelt å vurdere med tanke på endringer. Avhengig av bystyrets behandling av dette punktet, vil rådmannen vurdere endringer i reglementet som da vil bli fremlagt som egen sak på et senere tidspunkt Arbeidsutvalgene i kommunalstyrene Innspill fra spørreundersøkelsen og fra gruppesamtalene om arbeidsutvalgene, var ganske sprikende. Noen respondenter kommenterte at arbeidsutvalgene bør nedlegges, mens andre mente at de bør vitaliseres. Enkelte politikere pekte på at arbeidsutvalgene ikke fungerer slik de var tenkt, og at det er for stor variasjon mellom utvalgene. Flere kommenterer at deltakere i arbeidsutvalgene får tilgang på merinformasjon, og at dette er uheldig for de andre bystyremedlemmene. Det pekes på at det ikke er tilstrekkelig å bare formidle referat fra møtene, men at det bør gis tilstrekkelig informasjon om det som skjer i arbeidsutvalgene. I gruppesamtalen med politikerne framkom det et behov for å gå gjennom mandatet til arbeidsutvalgene, og i større grad sikre lik praksis. Representanter fra administrasjonen mente at arbeidsutvalgsordningen i hovedsak fungerer bra. 3

4 Det er pr dags dato ikke eget reglement for arbeidsutvalgenes rolle og mandat, men det er regulert i kommunalstyrenes 2. Rådmannen vil fremme sak om reglement for politiske utvalg før sommeren. Det vil i den anledning være naturlig med en gjennomgang av arbeidsutvalgenes rolle og mandat Reglementfesting av at kommunalstyrer skal sammensettes av bystyrets medlemmer Et av spørsmålene til bystyrerepresentantene var om det bør reglementfestes at kommunalstyrer skal sammensettes av bystyrets medlemmer. Cirka to tredjedeler av respondentene var positive til en reglementfesting, mens en drøy tredjedel ikke ønsket det. Oversendelsesforslag: Kjartan Alexander Lunde (V) fremmet følgende oversendelsesforslag: «I det videre arbeidet tas ikke punktet om gjennomgående representasjon for kommunalstyrene med». I Stavanger kommune er det fem kommunalstyrer som hver har 11 medlemmer. Administrasjonsutvalget med syv folkevalgte medlemmer anses som et tilsvarende utvalg. 47 av bystyrets medlemmer er medlemmer i et kommunalstyre eller i administrasjonsutvalget. Det betyr at 20 av bystyrets medlemmer, herunder ordfører og varaordfører, ikke er medlem i noe kommunalstyre eller i administrasjonsutvalget. Av de 47 medlemmene i bystyret som er medlemmer i et kommunalstyre, er 42 personer med i ett kommunalstyre, to personer er med i to kommunalstyrer og tre personer er med i administrasjonsutvalget (en av disse er også med i et kommunalstyre). Ni varamedlemmer i bystyret er medlemmer i et kommunalstyre eller i administrasjonsutvalget. Det er tre medlemmer i kommunalstyrene eller i administrasjonsutvalget som ikke er medlem eller varamedlem i bystyret. Av varamedlemmene i disse utvalgene er det 26 personer (tre har to verv, dvs. 29 forekomster) som verken er medlemmer eller varamedlemmer av bystyret. Alle ledere i kommunalstyrene og administrasjonsutvalget er medlemmer eller varamedlemmer i formannskapet, en av disse er medlem i kommunalutvalget. I Trondheim og Bergen er alle medlemmer i bystyret sikret fast plass i en bystyrekomite, dette med hjemmel i kommunelovens 10a. Valg av kommunale utvalg i Stavanger kommune foretas med hjemmel i kommunelovens 10 nr 1 sammenholdt med valgreglene i kommunelovens A om kjønnskvotering. Som ved slutten av forrige valgperiode i fremleggelse av sak om politisk organisering for inneværende periode, fremmer rådmannen også i denne saken forslag om å reglementsfeste at medlemmene i kommunalstyrene er medlemmer eller varamedlemmer i bystyret. Det foreslås også å reglementsfeste at lederne av disse utvalgene velges blant formannskapets medlemmer og varamedlemmer. Dette i lys av erfaringer fra studieturen til Trondheim og Bergen, resultater i evalueringsrapporten samt drøftinger i styringsgruppen for politisk organisering Bydelsutvalgenes rolle og organisering Politikerne hadde ulikt syn på bydelsutvalgenes rolle og organisering. Innspill handlet i stor grad om at utvalgene bør få større påvirkning og innflytelse. Bydelsutvalgslederne opplever selv at utvalgene fungerer godt Innspill fra lederne handlet blant annet om behov for bedre oppfølging av spørsmål og svar framsatt av bydelsutvalgene, å komme tidligere inn i prosessen i høringssaker, samt få en sterkere formalisert rolle ved fastsetting av gatenavn 4

5 Oversendelsesforslag: Kjartan Alexander Lunde (V) tok opp følgende oversendelsesforslag fremmet i formannskapets møte : «I det videre arbeidet skal det vurderes et prøveprosjekt hvor to bydeler får en betydelig forsterket rolle og mandat samt direktevalg». Stavanger kommune hadde fram til midten av 1990-tallet en ordning med to bydelsutvalg med betydelig myndighet og indirekte valg. Av norske kommuner er det kun Oslo som har bydelsutvalg med en omfattende rolle i kombinasjon med direkte valg. I regi av styringsgruppen for politisk organisering vurderes nå utforming av eventuell parlamentarisk styringsform i Stavanger. I likhet med resten av kommunesektoren er Stavanger inne i en prosess med vurdering av kommunestrukturen. Et prøveprosjekt som skissert i oversendelsesforslaget vil kreve en omfattende utredningsprosess og ha betydelige konsekvenser for kommunens politiske organisering for øvrig. Etter rådmannens skjønn er det ikke aktuelt i denne valgperioden å vurdere nærmere et prøveprosjekt der to bydeler får en betydelig forsterket rolle og mandat i tillegg til direkte valg av aktuelle bydelsutvalg. Rådmannen understreker at det kan være utfordrende og omfattende å starte et utredningsarbeid nå. Rådmannen er videre av den oppfatning at dersom det er vilje i bystyret for å se på bydelsutvalgenes rolle og mandat, må det utarbeides føringer og forutsetninger for et slikt arbeid som da kan startes etter høstens valg Samhandling mellom administrasjon og politikere Innspill om å videreutvikle samhandlingsarenaer og forbedre kommunikasjon og samhandling mellom administrasjon og politikerne Konkrete innspill knyttet til forholdet mellom administrasjon og politikere, handlet om at det bør være en bedre håndtering av saker på tvers av etablerte sektorgrenser eksempelvis når det gjelder folkehelse, frivillighet, kommuneplan og samhandlingsstrategi. Å avklare og avstemme forventninger og forbedre kommunikasjon og samhandling mellom administrasjon og politikere er et løpende arbeid. På kommunenivå har ordføreren og rådmannen et særskilt ansvar på disse områdene. Innenfor de ulike tjenesteområdene og de ulike kommunalstyrenes arbeids- og ansvarsområder har kommunalstyrenes ledere og direktørene er særlig ansvar på disse områdene. Bystyret fattet i sitt møte et prinsippvedtak om delegering av myndighet og innstillingsrett til rådmannen. I denne saken ble det vedtatt et alminnelig delegeringsreglement for Stavanger kommune og delegering til rådmannen basert på prinsippet i kommuneloven om negativ avgrensning av myndighet. Med negativ avgrensning av myndighet menes myndighet til å treffe vedtak i enkeltsaker eller typer av enkeltsaker som ikke er av prinsipiell betydning og som ikke er tillagt andre instanser. Utgangspunktet var gjeldende delegering. Det er også utarbeidet et administrativt delegeringsreglement for Stavanger kommune. Rådmannen understreker betydningen av å etterleve den til enhver tid gjeldende arbeids- og ansvarsdelingen for å beholde og videreutvikle en effektiv drift og en klar og tydelig ansvarsog rollefordeling. 5

6 2. Andre mulige forbedringsområder 2.1. Forhandlingsutvalget - hva videre? I bystyrets møte 22. april 2013 ble sak om KOMMUNALUTVALGETS MEDLEMMER SOM FORHANDLINGSUTVALG behandlet. Arnt-Heikki Steinbakk (Ap) fremmet følgende oversendelsesforslag i denne saken: «Bystyret ber om at samordning av Forhandlingsutvalget og Kommunalutvalget blir evaluert innen utgangen av perioden etter at ordningen er innført». Rådmannen har besvart dette oversendelsesforslaget på følgende måte i sak 59/13 i kommunalutvalgets møte : «Rådmannen vil legge til rette for en vurdering av politisk organisering for kommende valgperiode. Oversendelsesforslaget fra Steinbakk (Ap) vil være naturlig å vurdere i den forbindelse». I forhandlingsutvalgets reglement 3 står følgende om utvalgets oppgaver og myndighet: Forhandlingsutvalgets oppgave er å, så tidlig som mulig, gi styringssignaler og retningslinjer for rådmannens arbeid med forhandlinger om erverv, tilrettelegging, salg og utbygging av faste eiendommer. Forhandlingene føres av rådmannen eller de han/hun måtte utpeke. Utvalget skal bare unntaksvis delta i direkte forhandlinger med kommunens motpart. Utvalget har ingen avgjørelsesmyndighet innenfor ovennevnte virksomhetsområde. Avgjørelsesmyndigheten vil være regulert i henhold til det årlige budsjettvedtak. Stavanger bystyre behandlet en særskilt forvaltningsrevisjon om forhandlingsutvalget i sitt møte (sak 12/10). I revisjonsrapporten framkommer det at forhandlingsutvalget innenfor sitt mandat har fylt en viktig rolle. Etter behandlingen av revisjonsrapporten har det vært en rekke endringer knyttet til forhandlingsutvalgets arbeid. Endringene kan oppsummeres som følger: Endring i sammensetning Utarbeiding av skriftlige notater Meroffentlighet Rådmannen er opptatt av at forhandlingsutvalgets oppgaver blir ivaretatt på en forsvarlig måte. Rådmannen viser i tillegg til vedtak om å opprette et eget boligutviklingsselskap, noe som innebærer at flere av de sakene som tidligere ble drøftet i utvalget vil få sin avgjørelse i nevnte selskap. 6

7 2.2. Trondheim- modellen aktuelt for Stavanger? Trondheim bystyre har 67 medlemmer. Kommunen har ikke kommunalutvalg og formannskapet består av 11 medlemmer. Politisk organisering for øvrig er basert på komitemodellen. Rådmannen innstiller til komiteene. Komiteene har ikke avgjørelsesmyndighet, men har innstillingsrett overfor bystyret. Dette med hjemmel i kommunelovens 10a. I Trondheim har det vært mye fokus på å vitalisere bystyrekomiteene. På denne bakgrunnen er formannskapet kuttet ut i behandlingen av saker fra komiteene til bystyret. Komiteene består av bystyrets medlemmer med unntak av formannskapets medlemmer. Alle møter er åpne bortsett fra ansettelser og klagesaker. Bystyret i Stavanger må selv vurdere om det er elementer i Trondheim- modellen som en bør ta i bruk i Stavanger Kostnadseffektivisering Cecilie Bjelland (Ap) fremmet følgende oversendelsesforslag på vegne av Ap, Rødt og SV: Nytt pkt. 3: «Stavanger kommune påbegynner et arbeid for å effektivisere de politiske prosesser slik at kostnader knyttet til politikere kan reduseres for 2015 samt at det settes et mål om kostnadskutt på minimum 20% fra ». Det totale budsjettet i 2015 for folkevalgte er på ca kr, se vedlegg til saken. Dette skal dekke faste utgifter som partistøtte, honorarer, tapt arbeidsfortjeneste, pensjonsutgifter og lønn til ordfører og varaordfører. Videre skal budsjettet dekke variable utgifter som blant annet representasjon, møteutgifter, reiseutgifter og tilskudd. Ca 80 % av totalbudsjettet går til faste utgifter. Faste utgifter er i all hovedsak regulert i reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår, og eventuelle justeringer må vedtas særskilt av bystyret. Vedlagt følger oversikt over årlige kostnader ved frikjøp, gruppelederstøtte og gruppestøtte i inneværende periode, basert på fordelingen i bystyret etter konstitueringen. Videre vedlegges totaloversikt over honorarkostnadene for Honorarene er budsjettert utifra bestemmelsene i reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår: Rådmannen er av den oppfatning at følgende områder kan være akuelle å vurdere dersom bystyret vedtar kostnadskutt knyttet til politisk arbeid, i tilfeldig rekkefølge: 1. Nivå på frikjøp, gruppelederstøtte og gruppestøtte (Regulert i reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår og endring krever særskilt vedtak av bystyret) 2. Nivå på honorarene (Regulert i reglement for folkevalgtes arbeidsvilkår og endring krever særskilt vedtak av bystyret) 3. Redusere antall medlemmer i de ulike styrer, råd, utvalg 4. Redusere antall styrer, råd, utvalg 7

8 2.4. Fordeling av verv mellom flertalls- og mindretallspartiene Både i Bergen og Trondheim var tilbakemeldingene og anbefalingene at det bør vises romslighet ved fordeling av leder- og nestlederverv i komiteene, dette for å sikre bredest mulig demokratiske prosesser. Fordeling av verv styres av partiene selv, enten hver for seg eller i samarbeid Administrasjons- og lønnsutvalgets status I styringsgruppen for politisk organisering ble administrasjons- og lønnsutvalgets status drøftet særskilt. Innspill om at status for styret som er kommunens fagorgan i personal- og organisasjonssaker, samt lønnsutvalget som er kommunens fagorgan i saker som blant annet vedrører lønn og andre godtgjørelser for ansatte må heves. Spørsmålet om administrasjons- og lønnsutvalget ble drøftet også i forrige periode, der fokus blant annet var å reglementsfeste en forsterket politisk sentralitet. En løsning som da ble drøftet, men ikke fremmet som forslag, var at de folkevalgte medlemmene av administrasjons- og lønnsutvalget skal velges blant formannskapets medlemmer. Rådmannen fremmer denne gang forslag om at administrasjons- og lønnsutvalgets medlemmer skal velges blant formannskapets faste medlemmer. Det foreslås ikke å øke eller redusere antall medlemmer av administrasjon- og lønnsutvalget Finansutvalg næringsutvalg Bergen kommune har komite for finans og Trondheim kommune har finans- og næringskomite. I Stavanger er det kommunalutvalget som ivaretar oppgaver som naturlig hører inn under områdene finans og næring. Kommunalutvalget som næringsutvalg fungerer på en god måte. Etter rådmannens syn er det behov for en nærmere avklaring av rollefordelingen mellom kommunalutvalget som finansutvalg og formannskapet Annet Rådmannen vil før sommeren fremme saker om: Endringer og justeringer i reglement for folkevalgets arbeidsvilkår Endringer og justeringer i reglement for styrer, råd og utvalg. Reglement for folkevalgtes innsynsrett 8

9 Konklusjon Rådmannen har i denne saken kommentert eventuelle forbedringsområder: Bystyrets arbeidsmåte: effektivisering av møtene, innføring av høringer i store saker m.m. Arbeidsutvalgene i kommunalstyrene Reglementfesting av at kommunalstyrer skal sammensettes av bystyrets medlemmer Bydelsutvalgenes rolle og organisering Samhandling mellom administrasjon og politikere Forhandlingsutvalget - hva videre? Trondheim- modellen aktuelt for Stavanger? Kostnadseffektivisering Fordeling av verv mellom flertalls- og mindretallspartiene Administrasjons- og lønnsutvalgets status Finansutvalg næringsutvalg Annet Rådmannen foreslår to konkrete reglementsmessige endringer: 1. 2 i kommunalstyrene gis følgende tilføyelse: Medlemmene velges blant bystyrets medlemmer og varamedlemmer Leder velges blant formannskapets medlemmer og varamedlemmer 2. 2 i lønns- og administrasjonsutvalget endres til at medlemmene skal velges blant formannskapets faste medlemmer. For øvrig legges saken frem til debatt og til behandling, jf. resultater fra evalueringen av nåværende styringsmodell, studietur til Trondheim og Bergen, drøftinger i styringsgruppen for politisk organisering og rådmannens kommentarer knyttet til de enkelte eventuelle forbedringsområdene. Inger Østensjø rådmann Jarl Harry Gjedrem Martha Rødde saksbehandler Vedlegg: 1. Evalueringsrapport 2. Oppsummering av studietur til Trondheim og Bergen for styringsgruppen for politisk organisering 3. Vedlegg til pkt 2.3: Kostnadseffektivisering Dokumentet er elektronisk godkjent og sendes uten signatur. 9