Saksframlegg. Ark.: 033 Lnr.: 3919/15 Arkivsaksnr.: 15/ POLITISK ORGANISERING FOR KOMMUNESTYREPERIODEN

Transkript

1 Saksframlegg Ark.: 033 Lnr.: 3919/15 Arkivsaksnr.: 15/ Saksbehandler: Cathrine Furu POLITISK ORGANISERING FOR KOMMUNESTYREPERIODEN Vedlegg: Ingen Andre saksdokumenter (ikke utsendt): SAMMENDRAG: I denne saken skal kommunestyret ta stilling til politisk organisering for kommunestyreperioden Med bakgrunn i gjennomført prosess, foreslås eksisterende organisering i all hovedsak videreført, med følgende endringer: Gjennomgående representasjon legges til grunn Antall komiteer foreslås redusert fra 2 til 1 Komiteens medlemmer økes fra 5 til 7 Antall medlemmer i kontrollutvalget videreføres, men antall representanter fra kommunestyret økes fra 1 til 2. Det opprettes en felles skjønnsnemnd for forpaktning for kommunene Gausdal, Øyer og Lillehammer SAKSOPPLYSNINGER: Prosess knyttet til politisk organisering for perioden har vært gjennomført på følgende måte: Kommunestyret evaluerte eksisterende organisering. Arbeidet ble gjennomført i grupper, sammensatt på tvers av partitilhørighet, og oppsummert i plenum. Regiondirektør i KS Hedmark/Oppland, Trond Lesjø, orienterte kommunestyret om muligheter innenfor kommunelovens rammer, samt om trender i tiden.

2 Kommunestyret arbeidet med fremtidig politisk organisering Arbeidet ble gjennomført gruppevis, og gruppenes innspill danner grunnlag for administrasjonens innstilling i saken. Muligheter og begrensninger i kommuneloven De lovmessige forutsetninger for kommunens politiske organisering m.m. fremgår av kommuneloven. Kommunestyrets medlemstall skal være et ulikt tall, jfr. kml. 7 nr 2. For kommuner med innbyggertall mellom og , skal kommunestyret ha minst 19 representanter. Følgende utvalg er lovpålagt for en kommune, jfr. kommuneloven: Formannskap: Etter kommuneloven 8, skal kommunestyret velge et formannskap bestående av minimum fem medlemmer, forutsatt at kommunen ikke har innført parlamentarisk styreform. Disse skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Kontrollutvalg: Etter kommuneloven 77, skal kommunestyret velge et kontrollutvalg til å forestå det løpende tilsyn med den kommunale forvaltningen på sine vegne. Utvalget skal ha minst tre medlemmer, og minst ett av disse skal velges blant kommunestyrets medlemmer. Partssammensatt utvalg: Etter kommuneloven 25, skal det i alle kommuner opprettes ett eller flere partssammensatte utvalg administrasjonsutvalg for behandling av saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Utvalget kan erstattes med andre ordninger dersom dette får tilslutning fra minst tre fjerdedeler av de ansatte. Ut over dette, står den enkelte kommune forholdsvis fritt til å opprette faste utvalg for kommunale formål eller for deler av den kommunale virksomhet, jfr. kml 10. Slike utvalg skal ha minst tre medlemmer, og kommunestyret fastsetter selv området for de faste utvalgenes virksomhet. Slike utvalg kan tildeles avgjørelsesmyndighet i alle saker hvor annet ikke følger av lov. Slike utvalg kan eksempelvis være: Klagenemnd: For enkeltvedtak truffet av forvaltningsorgan opprettet i medhold av kommuneloven er kommunestyret klageinstans. Kommunestyret kan vedta at formannskapet eller en eller flere særskilte klagenemnder oppnevnt av kommunestyret skal være kommunens klageinstans, jfr. forvaltningsloven 28, 2. ledd og kml 10. Planutvalg: Planutvalg er ikke et lovpålagt utvalg, men kan opprettes med hjemmel i plan- og bygningsloven 3-3 og kml 10. Videre kan det opprettes komiteer som saksforberedende organ: Komité: Kommunestyret kan opprette komiteer til forberedende behandling av saker og til å utføre særskilte verv, jfr. kml 10 nr 5. Slike komiteer kan også tildeles myndighet til å avgjøre enkeltsaker som har direkte tilknytning til komiteens oppdrag. Kommunestyrekomité: Kommunestyret kan opprette kommunestyrekomiteer som saksforberedende organ for kommunestyret. Slike komiteer skal bestå av minst tre

3 medlemmer, og kan ikke gis avgjørelsesmyndighet. Disse må ikke forveksles med komiteer ihht. kml 10 nr 5, da det her er krav om at alle kommunestyrets medlemmer, med unntak av kontrollutvalgets medlemmer, skal fordeles inn i komiteene. Varamedlemmer velges blant kommunestyrets varamedlemmer. Øvrige organer Eldreråd Hver kommune skal ha et eldreråd, jfr eldrerådslova 1. Dette skal velges av kommunestyret for valgperioden, og kommunestyret fastsetter selv antall medlemmer. Ihht. eldrerådslova 2, har pensjonistforeninger rett til å komme med forslag til medlemmer til eldrerådet, og flertallet av rådsmedlemmene skal være alderspensjonister i kommunen. Eldrerådet er et rådgivende organ, og skal ha anledning til å uttale seg om saker som gjelder rådet og om levekår for eldre, og kan selv ta opp saker som påvirker eldre i kommunen. Protokoll fra rådets behandling skal følge saksdokumentene til de kommunale organ som fatter endelig vedtak i saken. Råd for menneske med nedsett funksjonsevne Kommunen skal opprette råd eller annen representasjonsordning for mennesker med nedsatt funksjonsevne, jfr. lov om råd for menneske med nedsett funksjonsevne 2. Kommunestyret vedtar mandat og sammensetning, og leder og nestleder blir oppnevnt av kommunestyret. Ved oppnevning av representanter for valgperioden, har organisasjoner for mennesker med nedsatt funksjonsevne forslagsrett. Rådet skal sikre at mennesker med nedsatt funksjonsevne blir sikret åpen, bred og tilgjengelig medvirkning i arbeid med saker som er særlig viktige for mennesker med nedsatt funksjonsevne, jfr 1. Slike saker skal legges frem for rådet i god tid før de skal avgjøres, og rådet kan også selv ta opp saker. Rådets uttalelser skal ligge ved saksdokumentene til det kommunale organet som fatter endelig vedtak i saken. Ungdomsråd Ungdomsråd er ikke et lovpålagt organ. I kommuner der ungdomsråd er opprettet, representerer rådet ungdom i kommunen. Ungdomsrådet har som formål å sikre at unge skal bli hørt i politiske saker som er viktige for byens ungdom. Rådet kan også jobbe med egne saker. Dagens organisering I inneværende kommunestyreperiode har Gausdal kommune følgende organisering:

4 Kommunestyret i Gausdal kommune har 23 representanter. Formannskapet har, i tillegg til lovpålagte oppgaver etter kommuneloven, følgende myndighet i Gausdal kommune, jfr. gjeldende reglement for delegering av myndighet: Definert myndighet i økonomisaker, herunder blant annet disponering av formannskapets tilleggsbevilgningspost, mulighet til å omdisponere midler mellom vedtatte investeringsprosjekter og disponere avsatte fond til næringsformål innen de rammer som kommunestyret fastsetter, samt fullmakt til å avgjøre saker om å erverve, avhende og makeskifte fast eiendom innenfor en samlet verdi av kr 2,5 mill, forutsatt budsjettmessig dekning. Ansvar for helhetlig ressursstyring og de overordnede linjer for den kommunale virksomhet, med særlig ansvar for kommunal planstrategi og kommuneplanens samfunnsdel. Kontrollutvalg for kommunens alkoholpolitiske bevillingsreglement. Fullmakt til å treffe vedtak i saker som skulle vært avgjort av annet organ når det er nødvendig at vedtak treffes så raskt at det ikke er tid til å innkalle dette (hastesaker). Planutvalget har følgende myndighet i Gausdal kommune, jfr. gjeldende reglement for delegering av myndighet: Koordinerer behandling av utkast til kommuneplanens arealdel og fremmer samlet saksinnstilling til kommunestyret for kommuneplanens arealdel og kommunedelplaner, fastsetter planprogram for kommuneplanens arealdel og reguleringsplaner, samt vedta mindre endringer i kommuneplanens arealdel. Gi dispensasjon i saker som behandles i medhold av kommunens forskrift om vannog avløpsgebyrer. Gi tillatelse til bruk av motorfartøy eller luftfartøy når det er påkrevd etter motorferdsloven, samt nasjonal forskrift for bruk av motorkjøretøyer i utmark Vedtaksmyndighet etter ulike særlover/forskrifter.

5 Disponerer rammebevilgninger i investeringsbudsjettet i tråd med kommunestyrets forutsetninger for vann og avløp, utbyggingsområder og øvrige tekniske anlegg. Klageorgan for administrative vedtak etter plan- og bygningsloven Det er opprettet to komiteer etter kml 10 nr 5, der komité 1 har et spesielt ansvar for oppvekstområdet og komité 2 for kommunens tjenestetilbud innen helse og pleie- og omsorgsområdet. Disse har ingen beslutningsmyndighet, men innstillingsrett til kommunestyret. Komiteenes primære oppgave er å drive utredningsarbeid i større prinsipielle saker på vegne av kommunestyret og den politiske ledelsen i kommunen. Klagenemnda er kommunens generelle klageorgan etter fvl 28, 2. ledd. Klagenemnda er klageinstans for enkeltvedtak truffet av organ opprettet med hjemmel i kommuneloven, samt rådmannens delegerte vedtak der ikke annen klageinstans følger av særlov, med unntak av plan- og bygningsloven. Per i dag har Gausdal kommune et partssammensatt utvalg, som består av formannskapets medlemmer, samt to representanter for de ansatte. Utvalget behandler saker som gjelder forholdet mellom kommunen som arbeidsgiver og de ansatte. Det er vedtatt at prinsippet om gjennomgående representasjon skal ligge til grunn i inneværende periode, og dette innebærer at medlemmer og varamedlemmer til politiske utvalg fortrinnsvis velges blant kommunestyrets medlemmer, og at alle kommunestyrerepresentanter skal være representert i ett politisk utvalg. Prinsippet er fraveket mtp sammensetningen i flere av utvalgene. I komité 1, komité 2 og klagenemnda, der det hhv. er 2, 2 og 3 medlemmer som ikke er representert i kommunestyret. Av kontrollutvalgets medlemmer, er det kun ett medlem som også er representert i kommunestyret. I tillegg har Gausdal kommune eldreråd og råd for funksjonshemmede, som behandler saker i tråd med eldrerådslova og lov om råd for menneske med nedsatt funksjonsevne. Det er opprettet ungdomsråd. Dette følges opp av ungdomskonsulent, og behandler saker som opptar unge i kommunen. Det er derimot ikke praksis per i dag at ungdomsrådet behandler politiske saker som kan påvirke unge i Gausdal kommune. Evaluering av dagens organisering I forbindelse med evaluering av dagens organisering, er følgende problemstillinger blitt drøftet: Kommunestyrets størrelse Det er ikke fremkommet ønske om endring av kommunestyrets størrelse. Antall representanter kan medføre en utfordring knyttet til gjennomgående representasjon. En eventuell reduksjon kan medføre at mindre partier ikke blir representert i kommunestyret. Politiske utvalg - Hvordan fungerer eksisterende utvalg? - Skal planutvalget videreføres?

6 - Skal komiteer videreføres eller erstattes av hovedutvalg, eventuelt med hvilken myndighet? Dersom komiteer skal videreføres, hvor mange komiteer og hvor mange medlemmer i den enkelte komité? - Det er stilt spørsmål ved bruken av partssammensatt utvalg i inneværende periode. Oppgavefordeling mellom politiske utvalg Drøftingen har hovedsakelig gått på oppgavefordeling mellom kommunestyret og formannskapet og mellom formannskap og planutvalg. Prinsipp om gjennomgående representasjon Det er drøftet hvorvidt gjennomgående representasjon har innvirkning på kvaliteten på arbeidet i det enkelte utvalg og på avgjørelser som tas av kommunestyret. Arbeidsvilkår for folkevalgte Det er ikke fremkommet konkrete ønsker om endringer, ut over at satser for godtgjøring bør revideres. Det fremmes egen sak om arbeidsvilkår for folkevalgte og retningslinjer for politiske utvalg høsten Henvendelse fra Øyer kommune om felles skjønnsnemnd for forpakning Gausdal kommune har mottatt henvendelse fra Øyer kommune, der det foreslås å opprette en felles skjønnsnemnd for forpaktning for kommunene Gausdal, Øyer og Lillehammer. Det vises i denne forbindelse til forpaktningslova 11, 1. ledd, sitat: Det skal haldast skjønn til opplysning om kva tilstand eigedomen er i både når forpaktinga blir tiltrådt og når ho blir fratrådt. Har partane ikkje avtala noko anna, blir skjønnet halde av eit utval på tre medlemer som blir valt av kommunestyret. Skjønn som blir halde av dette utvalet, kan klagast til fylkesmannen. Med bakgrunn i at dette er et spesialisert fagområde, som omhandler takst- og verdikompetanse for landbrukseiendommer, anser Øyer kommune det som hensiktsmessig med en særskilt skjønnsnemnd. I brevet vises til at det kan opprettes en felles nemnd for flere kommuner, der dette forutsetter at valget koordineres for å sikre variert sammensetning, samt at hele nemnda til slutt velges av alle tre kommunestyrene. VURDERING: I forbindelse med kommunestyrets evaluering av eksisterende organisering og arbeid med politisk organisering for neste kommunestyreperiode, har det ikke fremkommet behov for eller ønske om større endringer. Gjeldende organisering foreslås således i all hovedsak videreført. Kommunestyrets størrelse er i tråd med kommunelovens rammer, og foreslås videreført. Videre anses planutvalget for å fungere godt, og dette foreslås derfor videreført med 7 medlemmer for neste periode. Det samme gjelder formannskapet. Når det gjelder komiteene, har følgende synspunkter/problemstillinger blitt fremmet:

7 Komiteene har ikke hatt tilstrekkelig antall saker å jobbe med i perioden Hvor mange komiteer er det hensiktsmessig å ha, og hvor mange medlemmer bør den enkelte komité ha Komitémøter kan fastsettes i møtekalender Fem medlemmer kan være knapt dersom noen melder forfall til møte og vara ikke kan stille I hvilken grad har antall komitémedlemmer som er representert i kommunestyret innvirkning på kommunestyrets engasjement i saken. Skal komiteer erstattes av andre typer faste utvalg, med eller uten vedtaksmyndighet Komiteenes primære oppgave er per i dag å drive utredningsarbeid i større prinsipielle saker på vegne av kommunestyret, og har ikke beslutningsmyndighet, men innstillingsrett. Antall saker komiteen får til behandling, vil således avhenge av hvilke saker kommunestyret ønsker utredet i kommunestyreperioden. Ettersom det oppfattes at det er langt mellom komiteenes oppdrag, foreslår rådmannen at komité 1 og komité 2 erstattes av én komité med et større virkeområde, men fortsatt innstillingsrett til kommunestyret. Dersom antall medlemmer samtidig økes til 7, sikres i tillegg en større robusthet ved eventuelle forfall til møter, der vara ikke har anledning til å stille. Videre vil det i en slik modell være mulig å sikre gjennomgående representasjon, dvs at komiteen kun består av medlemmer som også er representert i kommunestyret. For å sikre kontinuitet i arbeidet og forutsigbarhet for medlemmene, foreslås at det utarbeides fast møteplan for komiteen. Fast møteplan åpner i større grad for at komiteen kan gis orienteringer om kommunens tjenester, pågående utviklingsarbeid mv. I forbindelse med større utredningsoppdrag, kan det fastsettes møter ut over dette. Medlemmer i en slik komité kan også utpekes som kommunestyrets representanter i årlige dialogmøter. En slik løsning vil bidra til at komiteens medlemmer vil opparbeide seg en bred kompetanse når det gjelder kommunens tjenester. «Tjenestekomité» kan være en aktuell betegnelse. Ettersom kontrollutvalget skal utøve kontroll med kommunens virksomhet, kan ikke kontrollutvalgets medlemmer være representert i andre utvalg. Per i dag har kontrollutvalget 5 medlemmer, der én av i disse er representert i kommunestyret. Endringen som skissert over, muliggjør at antall kommunestyremedlemmer som kan være representert i kontrollutvalget kan økes fra én til to. Klagenemnda innkalles sporadisk og kun i forbindelse med klagesaker. Det anses derfor ikke for å være en stor merbelastning om klagenemndas medlemmer også er representert i andre utvalg (med unntak av kontrollutvalget). Per dd er 2 av nemndas 5 medlemmer valgt blant kommunestyrets faste representanter, og de øvrige tre er vararepresentanter til kommunestyret. En slik ordning anses å fungere godt, og kan således videreføres om ønskelig. Partssammensatt utvalg er et lovpålagt organ, og består per dd av formannskapets medlemmer, samt to representanter for de ansatte. Gjeldende organisering foreslås videreført.

8 Eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne er lovpålagte organer, og velges høsten 2015 i tråd med eldrerådslova og lov om råd for menneske med nedsatt funksjonsevne. Ungdomsråd foreslås videreført, men det bør vurderes om rådet i større grad skal involveres som rådgivende organ i politiske saker som angår unge i Gausdal kommune. Rådmannens forslag til politisk organisering for kommunestyreperioden , blir således som følger: Kommunestyret 23 medlemmer Formannskapet 7 medlemmer Planutvalget 7 medlemmer Komité 7 medlemmer Kontrollutvalget 5 medlemmer, hvorav 2 kommunestyrerepresentanter Klagenemnda 5 medlemmer, der disse kan være representert i andre utvalg (med unntak av kontrollutvalget) og/eller der enkelte av medlemmene ikke er representert i kommunestyret. Partssammensatt utvalg formannskapets medlemmer og to representanter for de tillitsvalgte, totalt 9 medlemmer Eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne velges i tråd med eldrerådslova og lov om råd for menneske med nedsatt funksjonsevne. Ungdomsråd videreføres Forslaget som er skissert innebærer at prinsippet om gjennomgående representasjon kan ivaretas for alle utvalg, med unntak av kontrollutvalget og eventuelt klagenemnd. Gausdal kommune har mottatt forespørsel fra Øyer kommune om opprettelse av felles skjønnsnemnd for forpaktning for kommunene Gausdal, Øyer og Lillehammer. Hver kommune skal ha en slik nemnd, bestående av minst tre medlemmer, jfr. forpaktningslova 11. Gausdal kommune har per dd ikke et utvalg som tilfredsstiller dette, og med bakgrunn i at det vil være et krav om spesifikk kompetanse hos nemndas medlemmer, anses Øyer kommunes forslag for å være hensiktsmessig. Kommunene vil i så tilfelle være representert med ett medlem hver, der det blir viktig å sikre en variert sammensetning. Dersom kommunestyret ønsker en slik løsning, vil det fremmes sak om valg av medlemmer til en slik nemnd etter kommunevalget, i forbindelse med valg av representanter til øvrige styrer, råd og utvalg. Reglement for folkevalgte, herunder godtgjøringer o.l., vil bli fremmet som egen sak innen utgangen av inneværende valgperiode. Delegering av myndighet til politiske organer Ihht. kommuneloven 39 nr 2, skal kommunestyret selv vedta reglement for delegering av avgjørelsesmyndighet og for innstillingsrett innen året etter at kommunestyret ble konstituert. Sist vedtatte reglement og eventuelle andre vedtak gjelder inntil nytt reglement er vedtatt. Dette innebærer at kommunestyret skal vedta nytt delegeringsreglement innen

9 Det er allikevel mulig å justere det enkeltes utvalgs oppgaver og myndighet i forbindelse med at ny politisk organisering skal fastsettes, der det anses hensiktsmessig. Det har i evalueringsprosessen fremkommet forslag om at kommunestyret behandler alle politiske høringsuttalelser i Gausdal kommune. Per i dag behandles slike uttalelser delvis av formannskapet og delvis av kommunestyret. Reglement for de ulike politiske utvalg vil bli fremmet som egen sak innen utgangen av inneværende valgperiode. Det vil i den forbindelse kunne vurderes hvilke oppgaver som skal tillegges det enkelte utvalg. Konklusjon: Politisk organisering i inneværende periode foreslås i all hovedsak videreført, med følgende endringer: Komité 1 og komité 2 erstattes av én tjenestekomité med 7 medlemmer, med samme mandat som komiteene har per i dag. Medlemmene velges blant kommunestyrets medlemmer. Antall medlemmer av kontrollutvalget som er representert i kommunestyret, økes fra én til to. Gausdal kommune støtter forespørsel fra Øyer kommune om opprettelse av felles skjønnsnemnd for forpaktning for kommunene Gausdal, Øyer og Lillehammer. Kommunene vil være representert med ett medlem hver. Det fremmes sak om valg av medlemmer til en slik nemnd høsten 2015, i forbindelse med valg av representanter til øvrige styrer, råd og utvalg. Politisk organisering for kommunestyreperioden blir da som følger: Kommunestyret 23 medlemmer Formannskapet 7 medlemmer Planutvalget 7 medlemmer Komité 7 medlemmer Kontrollutvalget 5 medlemmer, hvorav 2 kommunestyremedlemmer Klagenemnda 5 medlemmer, der disse kan være representert i andre utvalg (med unntak av kontrollutvalget) og/eller der enkelte av medlemmene ikke er representert i kommunestyret. Partssammensatt utvalg formannskapets medlemmer, samt to representanter for de ansatte. Eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne, der medlemmer velges i tråd med de aktuelle lover, samt ungdomsråd Prinsippet om gjennomgående representasjon ivaretas for alle utvalg, med unntak av kontrollutvalg og eventuelt klagenemnd. Reglement for folkevalgte, herunder godtgjøringer o.l., samt reglement for de ulike politiske utvalg, vil bli fremmet som egne saker innen utgangen av inneværende valgperiode

10 Rådmannen foreslår at det gjøres følgende innstilling: Kommunestyret vedtar slik politisk organisering for kommunestyreperioden : 1. Kommunestyrets medlemstall videreføres med 23 medlemmer 2. Formannskapet videreføres med 7 medlemmer. Disse velges blant kommunestyrets medlemmer. 3. Planutvalg videreføres med 7 medlemmer. Disse velges blant kommunestyrets medlemmer. 4. Det opprettes en tjenestekomité med 7 medlemmer. Disse velges blant kommunestyrets medlemmer. Komiteen skal primært drive forberedende behandling av saker med innstillingsrett til kommunestyret. 5. Kontrollutvalget skal ha 5 medlemmer, hvorav 2 kommunestyrerepresentanter. 6. Klagenemnda skal ha 5 medlemmer, der disse kan være representert i andre utvalg med unntak av kontrollutvalget - og/eller der enkelte av medlemmene kan velges blant kommunestyrets varamedlemmer. 7. Partssammensatt utvalg videreføres. Dette er sammensatt av formannskapets medlemmer, samt to representanter for de ansatte. 8. Eldreråd og råd for mennesker med nedsatt funksjonsevne velges høsten 2015 i tråd med eldrerådslova og lov om råd for menneske med nedsatt funksjonsevne. 9. Ungdomsråd videreføres 10. Reglement for politiske utvalg fremmes som egen sak innen utgangen av inneværende valgperiode. 11. Gausdal kommune støtter forslag om opprettelse av felles skjønnsnemnd for forpaktning for kommunene Gausdal, Øyer og Lillehammer for valgperioden Dette fremmes som egen sak høsten 2015.