SERVICE NOW Det NYE styringsverktøyet for finansproblemer

Transkript

1 SERVICE NOW Det NYE styringsverktøyet for finansproblemer HÅNDBOK Oppretting av en kredittapsforsikrings-id finans SAK Finans SPØRSMÅL FINANS-SERVICESENTER

2 HVIS DU HAR ET FINANSPROBLEM, SOM... JEG HAR EN FORFALT FAKTURA OG JEG VET IKKE HVORFOR DEN IKKE ER BETALT PURRING BETALINGENES STATUS NÅR VIL FAKTURAEN BLI BELTALT? 2

3 VI LØSER FINANS-PROBLEMET DITT PÅ SERVICE NOW

4 HVA ER SERVICE NOW? Service Now er et skybasert styringsverktøy til finansprobemer. Dette er en ny måte å oversende finansproblemer til Volvo Cars på. Fordeler FOR tilbehør: Følg dine finansproblemer i omfattende instrumentpaneler. Håndter finansproblemet ditt direkte med det tildelte senteret. En enkel kontroll og statusoppfølging av dine finansproblemer. En raskere sending og svar på problemet ditt. En online plattform med en heltids tilgjengelighet for å registrere finansproblemer. 4

5 OPPRETTING AV KREDITTAPSFORSIKRINGS-ID For å få tilgang til Service Now, trenger du en kredittapsforsikrings-id og et passord. I tilfelle du ikke har noen kredittapsforsikrings-id for å logge deg på Volvo Cars. MÅ DU SENDE OSS FØLGENDE INFORMASJON fintemp@volvocars.com / SUBJECT: SUPPLIER CDS ID REQUEST + DITT LAND. FORNAVN: ETTERNAVN NAVN: E-POST ID*: TELEFON-NUMMER: PARTNER / VENDOR CODE: (5 digits alpha numeric code needed) 5

6 Når du sender inn et finansproblem eller et spørsmål FINANSPROBLEM Send inn et finansproblem hvis du har et spørsmål om følgende saker: FINANSFORESPØRSEL Send inn et finansforespørsel hvis du har et spørsmål om følgende saker: Automatisk generert faktura efaktura/edi Kredittnota/Fradrag Faktura for bestykning Faktura med et engangsoppgjør Direkte, manuell faktura for materialer Indirekte, manuell faktura for materialer Annet Forespørsel om saldobekreftelse Forespørsel om betalingspåminnelse Andre problemer kan bli inkludert i Finansforespørsel-funksjonen i fremtiden 6

7 FINANSIELL SAK 1. SEND INN EN FINANSIELL SAK 2. VIS/OPPDATER INNSENDST SAK 3. GJENÅPNE EN SAK 7

8 1. Send inn en finansiell sak TRINN 1: Logg inn på Service Now: Login: Password: TRINN 2: Skriv inn brukernavn som kredittskapsforsikrings-id og passord, Klikk på Logg inn. 8

9 1. Send inn en finansiell sak TRINN 3: Klikk på Rapporter en sak. 9

10 1. Send inn en finansiell sak TRINN 4: Klikk på Rapporter en finansiell sak 10

11 1. Send inn en finansiell sak TRINN 5: Velg Leverandørgjeld eller Kundefordringer (Volvo Cars team som skal motta saken). MERKNAD 1: Husk at problemer rapportert av LEVERANDØRER er LEVERANDØRGJELD for Volvo Cars. Register derfor saken under leverandørgjeld-denle i Service Now. 11

12 1. Send inn en finansiell sak TRINN 6: Velg enhet (der spørringen oppstår) og underkategori. Select the entity related to the issue you are having Self-Billing Invoice - Self Billing Invoice queries and for conversion into Self Billing Invoice E-Invoicing / EDI - e-invoicing / EDI Invoice queries and for Conversion in to e-invoicing Credit Note / Deduction Cases - Queries on the amount deducted from the payment and for copies related to the deduction made Tooling Invoice - Tooling order invoice queries and its payment status Lump-sum Invoice - Lump sum order invoice queries and its payment status Direct Material Manual Invoice - Direct Material Manual Invoices queries and its payment status Indirect Material Manual Invoice - Indirect Material Manual Invoices queries (PO - 415XXXXXXXX, 47XXXXXXXX, 48XXXXXXXX, 49XXXXXXXX, 58XXXXXXXX) and Non Purchase orders invoice status Others - Queries related to the Sales Companies Invoices TRINN 7: Oppdater feltet Kort beskrivelse. TRINN 8: Oppdater feltet Beskrivelse med detaljert informasjon om saken. Husk å inkludere fakturanummer, fakturabeløp, fakturadato, PO-nummer, osv. 12

13 1. Send inn en finansiell sak MERKNAD 2: Klikk på bindersikonet i høyre hjørne hvis du vil legge ved en fil. Klikk Oppdater. Dokumentet legges automatisk til saken TRINN 9: Klikk på knappen Send. Etter innsending av en sak, vises en melding som vist nedenfor, og du mottar en e-post med ticketnummeret 13

14 2. Vis/oppdater innsendt sak TRINN 1: Logg deg inn på Service Now på: -now.com/ess TRINN 2: Skriv inn brukernavn som CDS-ID og passord, Klikk på Logg inn. TRINN 3: Klikk på Rapporter en sak. TRINN 4: Klikk på Saksstatus => Finans saksstatus. 14

15 2. Vis/oppdater innsendt sak TRINN 5: Åpne saken du ønsker å vise/oppdatere ved å klikke på forespørselsnummer. 15

16 2. Vis/oppdater innsendt sak TRINN 6: Status for ticket kan sees ved å velge gjeldende ticketnummer. TRINN 7: Vil du oppdatere saken din, skriver du inn ytterligere kommentarer og klikker på Lagre/Oppdater. 16

17 3. GJENÅPNE EN SAK SOM ER SATT TIL LØST TRINN 1: Klikk på Rapporter en sak. TRINN 2: Klikk på Saksstatus => Finans saksstatus. TRINN 3: Åpne saken du ønsker å opp-datere ved å klikke på forespørselsnummer. MERK 1: Etter gjenåpning av en sak, vil statusen endres til Tilordnet. MERK 2: Løste saker blir automatisk lukket etter 7 dager. TRINN 4: Skriv inn ytterligere kom-mentarer, og klikk på knappen Lagre og Gjenåpne.

18 FINANSFORESPØRSEL 1. SEND INN EN FINANSFORESPØRSEL 2. VIS/OPPDATER INNSENDT SAK 3. GJENÅPNE EN SAK 18

19 1. SEND INN EN FINANSFORESPØRSEL TRINN 1: Logg inn på Service Now: -now.com/ess TRINN 2: Oppgi brukernavnet ditt som CDS ID og password, og klikk Logg inn. TRINN 3: Klikk på Rapporter en sak. 19

20 1. SEND INN EN FINANSFORESPØRSEL TRINN 4: Klikk på Bestill artikler / serviceforespørsel 20

21 1. SEND INN EN FINANSFORESPØRSEL TRINN 5: Klikk på Hjelp med finansspørsmål. 21

22 1. SEND INN EN FINANSFORESPØRSEL STEP 6: Velg Hjelp med leverandørgjeld. 22

23 1. SEND INN EN FINANSFORESPØRSEL TRINN 7: Finansforespørsler kan sendes inn for spørsmål vedrørende Saldobekreftelse og Betalings-påminnelse. 23

24 1. SEND INN EN FINANSFORESPØRSEL Saldobekreftelse: Velg saldobekreftelse for avstemming mellom poster (Volvo Cars- og leverandørposter) etter en bestemt dato. Dette er nyttig for å undersøke forskjellen mellom postene og forstå årsaken. Det kan også kreves av revisor 24

25 1. SEND INN EN FINANSFORESPØRSEL Betalingspåminnelse: Velg betalingspåminnelse kun for forfalte faktura som ikke ble betalt, og dersom ingen egne finanssaker eller serviceanrop ble opprettet for samme sak. Ikke opprett flere anrop for samme faktura. 25

26 1. SEND INN EN FINANSFORESPØRSEL Message displayed after Request submitted. TRINN 8: Etter innsending av forespørsel om saldobekreftelse eller betalingspåminnelse, vile n melding vises o gen e-post sendes med saksnummer til din e-postkonto. 26

27 2. Vis/oppdater innsendt sak TRINN 1: Logg deg på Service Now på: service-now.com/ess TRINN 2: Skriv inn brukernavn som CDS-ID og passord, Klikk på Logg inn. STEP 3: Klikk på Bestill artikler / serviceforespørsel 27

28 2. Vis/oppdater innsendt sak TRINN 4: Klikk på Saksstatus => Finans saksstatus. 28

29 2. Vis/oppdater innsendt sak TRINN 5: Åpne saken du ønsker å vise/oppdatere ved å klikke på forespørselsnummer. 29

30 2. Vis/oppdater innsendt sak TRINN 6: Gi eventuelle kommentarer og klikk på Lagre/oppdater. Lagre vil holde deg på samme side, mens Oppdater vil ta deg tilbake til forrige side. 30

31 3. GJENÅPNE EN SAK SOM ER SATT TIL LØST TRINN 1: Klikk på Rapporter en sak. TRINN 2: Klikk på Saksstatus => Finans saksstatus. TRINN 3: Åpne saken du ønsker å oppdatere ved å klikke på forespørselsnummer. MERK 1: Etter gjenåpning av en sak, vil statusen endres til Tilordnet. MERK 2: Løste saker blir automatisk lukket etter 7 dager. TRINN 4: Skriv inn ytterligere kommentarer, og klikk på knappen Lagre og Gjenåpne.

32 FINANS-SERVICESENTER Du kan også kontakte oss via vår telefonsupport. Finance Service Center er tilgjengelig mandag til fredag fra kl til CET. Norge:

33