Bestille Electronic Collection (Pakke)

Transkript

1 Bestille Electronic Collection (Pakke) Dato: Electronic collection: Aggregated package (alle titlene kjøpes samlet og hele pakken aktiveres samlet) Selective package (titler velges fra en forlagspakke) Database (må opprettes som lokal ressurs) Trinn 1 Når du skal bestille en ny pakke med e-tidsskrifter eller e-bøker finnes den ikke i ditt bibliotek, og du søker derfor alltid i Community Zone for å finne pakken. Dersom det er en database du skal bestille, er denne opprettet lokalt og du finner den i Institution Zone. Gå til Resource Management -> Search and Sets -> Repository Search, via Alma menyen Velg Electronic Collection i nedtrekksmenyen Find og skriv inn navnet eller deler av navnet på pakken i contains. Sjekk at navnet på pakken stemmer med pakken du vil kjøpe, sjekk at type pakke er riktig (Aggregator package /Selective package) og sjekk til slutt Portfolio list (lurt å sjekke at antall titler i pakken stemmer med det man har regnet med. Gjelder særlig Aggregator package.) Klikk Order. Trinn 2 Du kommer nå til skjermen PO Line Owner and Type. Obligatoriske felt er market med * 1

2 Description: Kommer opp automatisk, basert på det du registrerte i trinn 1. Purchase Type: Velg fra nedtrekksmenyen. Electronic collection - One Time hvis det er et enkeltkjøp og Electronic collection subscription hvis det er abonnement. PO Line Owner : Biblioteket som skal betale ressursen. Hvis institusjonen består av flere avdelinger, så vil disse være predefinert i Alma. Bruk nedtrekksmenyen for å velge eierbibliotek. Load from Template: Velg en mal hvis relevant. Klikk på Create PO line. Merknad: Hvis du senere vil rette noe i denne skjermen, må du slette ordren og legge den inn på nytt. PO Line er nå laget og du har fått et nummer på bestillingen (eks. POL-1234) Du får beskjed om å se over og gjøre bestillingen ferdig. ( A new PO line was created. Please review it.) 2

3 Trinn 3 Neste skjerm du kommer til er PO line Summary. Dette er den viktigste fanen å fylle ut for å få bestilt ressursen. Obligatoriske felter er market med *. Skjermen under er for en ressurs som er bestilt som en Selective package One time For ressurser som bestilles som subscriptions finnes det en renewal bolk i Summary 3

4 Vendor information Material supplier: Den du bestiller ressursen fra og betaler til. Skriv inn navnet eller Vendor code og trykk enter. Eller bruk forstørrelsesglasset for å få opp liste over tilgjengelige leverandører. Velg leverandør fra listen ved å hake av radioknappen ved siden av navnet på leverandøren og trykk på select. Access provider: Dette feltet er ikke obligatorisk, men brukes når tilgangsleverandøren ikke er den samme som Material supplier, f.eks. når man bruker agent. Claiming grace period (days): Kan legge inn antall dager før purring blir sendt. Expected activation after ordering (days) eller Expected activation date: Kan angi hvor mange dager etter bestilling du forventer at tilgangen aktiveres eller forventet aktiveringsdato. E-activation due after ordering (days): Kan angi hvor mange dager etter bestilling du skal purre dersom tilgangen ikke er på plass. Pricing List price: Skriv inn listepris og velg riktig valuta. Prisen skal alltid være det det koster for ett eksemplar av ressursen. Merk at evt. Discount (prisavslag) skal legges i eget felt. Quantity for pricing: Antall eksemplarer du bestiller. Discount %: Dette feltet brukes når man har fått framforhandlet en rabatt. Legges inn i %. Ved siden av Net price ser man summen av bestillingen. Det regnes ut fra det som er lagt inn i feltene: List price, Quantity for pricing og Discount (%). Funding Fund: Her legger man til Fund, dvs. hvilket budsjett bestillingen skal belastes. Skriv inn navnet på fund eller bruk kortnavn, code. Du kan også klikke på forstørrelsesglasset og velge fund fra listen over tilgjengelige funds. Velg ved å hake av radioknappen ved siden av navnet på fund og trykk select. Husk å trykke Add fund etter du har valgt. Det er mulig å splitte betalingen på flere funds. NB. Dette må gjøres før man klikker på Add fund. Percent: Dersom betalingen skal fordeles på flere funds oppgir du prosentandelen her. Amount: Regnes automatisk ut fra prosentandelen som er oppgitt. Merknad: Husk at du alltid må klikke på Add Fund etter at du har lagt til Fund. PO Line details Acquisition method: Her velger man om det er kjøp, gave, bytte etc. Det mest aktuelle er Purchase (kjøp via Alma) eller Purchase at vendors system (kjøp gjennom leverandørs system). 4

5 Material type: Innhold i dette feltet kommer automatisk etter hva man har bestilt og hva man har konfigurert i Alma tidligere. De mest brukte typene er book og journal Invoice staus: No invoice kommer opp som default og bør ikke endres. (Status endres når faktura kommer.) Reporting code: Ved Material type book, kan du velge mellom Electronic book, Electronic serial eller Printed book Dette feltet kan konfigureres og tilpasses det enkelte bibliotek. Rush: Hak av hvis det er en hastebestilling. Cancellation restriction: Hak av dersom du vil legge inn en stoppmelding; en intern beskjed til andre som er involvert i bestillingen. Cancellation restriction note: Teksten du skriver inn her vil vises dersom du forsøker å avbryte bestillingen. Vendor reference number: Leverandørens referansenummer som tilsvarer PO line i Alma. Vendor reference number type: Velg fra nedtrekksmenyen. De forskjellige valgene er predefinert av Ex Libris. Note to vendor: Eventuelle beskjeder til leverandøren. Diss flyttes automatisk under Notesfanen når PO Line blir lagret. Renewal (denne bolken kommer bare opp hvis du har bestilt subscription) Manual renewal: Denne er haket av som default. Det betyr at fornyelsen dukker opp i renewals task list (Acquisitions -> Purchase Order Lines -> Renew) når fornyelsen skal gjøres. Fjernes denne haken kjøres fornyelsesprosessen automatisk. Subscription from date: Abonnementets startdato. Subscription to date: Abonnementets sluttdato. Anbefaler å legge inn dette, selv om det ikke er et obligatorisk felt. Hvis ikke vil ikke fornyelsen dukke opp i task list når det nærmer seg årsskifte. Renewal date: Seneste dato for fornyelse. Renewal reminder period (days): Angi antall dager i forveien før seneste dato for fornyelse du ønsker å få en påminnelse i Renewal Task-reminder. Fra Summary-fanen er det mulig å navigere seg til andre faner hvor man kan legge inn informasjon som ikke er en del av i Summary. Fanene er kort beskrevet under. Nærmere beskrivelse av disse fanene finner du i Alma Aquisition Guide. Description: Her legger man inn nødvendig informasjon som beskriver e-ressursen. Fanen har kun ett obligatorisk felt, Title. Dette feltet er automatisk utfyllt, men kan redigeres. I tillegg kan man legge inn informasjon om; Vendor's Title Number, Publication Place, Publisher, Publication Date og Language Alerts: I denne fanen finner man varsler relatert til PO line. For eksempel hvis obligatorisk informasjon mangler eller om ressursen allerede finnes i inventory. For oversikt over vanlige varsler, se: Alma Aquisitions Guide Invoice Lines: I denne fanen kan man se, redigere eller legge til fakturalinjer som er assosiert med PO linjen. Se Alma Aquisitions Guide Associated PO Lines: Her finner man andre PO-linjer som Alma automatisk assosierer til POlinjen. For eksempel hvis ressursen allerede finnes i inventory. Her får man og opp oversikt over de assosierte PO-linjene man evt. la inn under Additional delen av Summary 5

6 Communications: For å ta i bruk denne fanen må man ha rollen Vendor manager. Hvis man har denne rollen kan man bruke fanen for å kommunisere med leverandøren. Les mer om Communication with Vendors i Alma Aquisitions Guide Interested Users: History: Denne fanen inneholder oversikt over endringer gjort til PO-linjen. Notes: Her kan man legge til interne merknader relatert til PO-linjen. Skriv inn merknaden og trykk på Add. Merknader blir listet opp øverst. Ved å trykke på Actions knappen på linje med merknaden, kan du velge å redigere merknaden eller slette den. Attachments: I denne fanen er det mulig å laste opp og se evt vedlegg til PO-linjen Trinn 4 Når alle nødvendige felter er utfylt, velger du hva du vil gjøre videre i nedtrekksmenyen nederst til høyre på siden. Avhengig av konfigureringer i Alma kan det være forskjellig hva som vil være standardvalget her for de ulike bibliotekene. Følgende muligheter er tilgjengelige: Save and continue: Informasjonen du har fylt ut, blir lagret, og bestillingen fortsetter til neste steg i arbeidsflyten. Dersom det er satt opp automatic packaging av PO Lines, vil bestillingen først få status Auto Packaging og så status Sent når den sendes sammen med ev. andre bestillinger i løpet av natten. Save: Informasjonen du har fylt ut, blir lagret, men bestillingen fortsetter IKKE til neste steg i arbeidsflyten. Brukes f.eks. dersom du ikke har fylt ut all nødvendig informasjon eller er usikker på om du faktisk vil sende bestillingen. Du finner igjen bestillingen under Acquisitions > Purchase Order Lines > Review > Assigned to Me. Order Now: Bestillingen sendes med en gang og PO Line status endres til Sent. Defer: Utsetter behandlingen av PO line. PO line må reaktiveres eller kanselleres på et senere tidspunkt. Se mer om dette i Alma Aquisitions Guide. Save and Request Evaluation Save and Start Trial: Velges dersom du skal sette opp en testtilgang. Se mer om dette i arbeidsflytbeskrivelsen «Managing trials and evaluations for electronic resources». Cancel line: PO Line kanselleres. Delete: PO Line slettes. Save as template: Lagrer innlagt informasjon som en mal til senere bruk i skjermen PO Line Owner and Type. For mer informasjon om feltene, se Alma Acquisitions Guide. Når du klikker Go, kan det dukke opp påminnelser eller advarsler pga. enkelte felter som ikke er utfylt, selv om disse ikke er obligatoriske. Hvis dette er OK, klikk Confirm. 6

7 Du sendes nå til skjermen Purchase Order Lines in Review og får en bekreftelse på at bestillingen er blitt oppdatert og hvilken status den har fått. Dersom du valgte Save and continue i menyen, vil status vanligvis være Auto Packaging (og etter hvert Sent). Valgte du Order now, får du en beskjed som «Your request to order now POL-7598 has been submitted» og status vil vanligvis være Sent. I begge tilfeller er bestillingen fullført. Hvis du valgte Save eller bestillingen av ulike årsaker ikke er fullstendig eller andre problemer har oppstått, vil bestillingen få status In Review. I så tilfelle finner du igjen bestillingen på skjermen. Skal du fortsette arbeidet senere, finner du alle bestillinger med status In Review via Alma-menyen under Acquisitions > Purchase Order Lines > Review > Assigned to Me eller på Task-listen under Order Lines review assigned to you og kan fullføre bestillingen derfra. Når bestillingen er fullstendig og har fått status Sent, er den fullført. Når tilgangen så etter hvert er på plass, kan du aktivere ressursen. Se mer om dette i arbeidsflytbeskrivelsen «Aktivering av Electronic Collections (pakker)». 7