Aktivere pakke (Electronic collection)

Transkript

1 Aktivere pakke (Electronic collection) Dato: Hvis du ikke har lagt inn bestilling på pakken i Alma, følg punkt a under hvert trinn. Hvis du har en bestilling på pakken i Alma, er det punkt b som gjelder. Avhengig av hvilken type ressurs du jobber med (selective eller aggregator package), vil forløpet i aktiveringsprosessen kunne variere noe. Trinn 1 Finn pakke Trinn 2 Test access Trinn 3 Aktivering Trinn 4 Avslutte oppgave (Task) Trinn 1 - Finn pakke a) Uten bestilling (POL): Start med å søke opp pakken i Resource Management > Search and Sets > Repository Search, og velg fane for Community zone: Klikk på Activate og gå til trinn 3: Aktivering. b) Med bestilling (POL): Etter at ressursen er bestilt og du har fått beskjed om at tilgangen er på plass, må tilgangen testes og ressursen aktiveres. En elektronisk ressurs som er bestilt, men ikke aktivert, finnes fra Alma-menyen under Resource Management -> Manage Inventory -> Manage Electronic Resource Activation. (Samme liste finnes også fra Tasks -> Electronic resources - activation.) Først ligger ressursen under fanen Unassigned, men når du begynner å jobbe med den, flyttes den automatisk til Assigned to Me. 1

2 Trinn 2 - Test Access Når du har funnet ressursen du skal aktivere, klikk på Actions-knappen helt til høyre i skjermbildet og velg Test Access. Du får da opp en liste med portfolios. Klikk Test access på en vilkårlig tittel. Fra Electronic Servicesvindu (tilsv. SFX-meny), klikker du på fulltektslenken som vises for å sjekke om lenkingen fungerer, og at tilgangen er på plass. 2

3 Klikk så på Back øverst til høyre på skjermen for å komme tilbake til listen med portfolios. Fra listen med portfolios, trykker du Back nederst i bildet. 3

4 Trinn 3 - Activation Wizard: Electronic Collection and Services Setup a) Uten bestilling (POL): Activate på pakken åpner Activation Wizard: Electronic Collection and Services Setup: Under overskriften Full Text Service, hak av i feltene for Activate this electronic collection service og Make Service available. Dette aktiverer og gir tilgang til fulltekst på pakkenivå. Automatically activate new portfolios: Dersom du jobber med en aggretator package anbefaler vi å hake av for Yes her. Det betyr at titler som legges til i pakken, automatisk aktiveres og blir tilgjengelige for sluttbrukerne. Jobber du med en selective package, må du velge No her, siden du kun har tilgang til deler av innholdet. Fyll inn andre typer informasjon hvis nødvendig (se forklaring lenger ned). Velg Next nederst i høyre hjørne når du er ferdig. Et kontrollspørsmål om proxy dukker opp: 4

5 Velg Next. b) Med bestilling (POL): Når du har sjekket at tilgangen er på plass, klikk på Actions -> Activate til høyre på skjermen: Dette åpner Activation Wizard: Electronic Collection and Services Setup.. Fyll inn den informasjonen du finner nødvendig. Public name: Brukes f.eks. når det er avvik mellom populærnavn på ressurs og den offisielle tittelen. Det som registreres her overstyrer informasjon som ligger i feltet Electronic 5

6 Collection Name, og er det som blir synlig for sluttbrukeren. Begge feltene blir søkbare i sluttbrukergrensesnittet. Library: Brukes vanligvis ikke. Electronic Collection Level URL: Registrer URL til ressursen (på pakkenivå). Additional descriptive information: Dersom du ønsker at Electronic Collection (pakken som sådan; viktig å ikke blande sammen med portfolios) skal være søkbar i sluttbrukergrensesnitte, må den lenkes til en bibliografisk post. Klikk på forstørrelsesglasset og søk frem den bibliografiske posten for pakken. Proxy: Dersom ditt bibliotek bruker proxy (tilgang utenfor campus / hjemmfra), hak av for yes og søk frem dine proxy settings. Activate this electronic collection service: Hak av for å aktivere full text service. (Dersom det er flere services enn full text knyttet til pakken, får du opp en liste å velge fra når du haker av her) Make service available: Hak av dersom du ønsker å aktivere og gjøre pakken søkbar for sluttbrukerne (i Oria) med en gang. Active from date: Angi dato pakken skal være tilgjengelig fra. Dersom du lar dette feltet stå åpent, vil den være tilgjengelig fra dagens dato. Activate until date: Angi dato pakken skal være aktiv til. Dersom du lar dette feltet stå åpent, vil den løpe til evig tid. Automatically activate new portfolios: Dersom du jobber med en aggretator package anbefaler vi å hake av for Yes her. Det betyr at titler som legges til i pakken, automatisk aktiveres og blir tilgjengelige for sluttbrukerne. Jobber du med en selective package, velger du normalt No her, siden du kun har tilgang til deler av innholdet. Service public name: Dersom du ønsker at navnet på tjenesten skal være noe annet enn det som er default, legger du in det her. Public note: Generelt notefelt. Vises for sluttbruker. Authentication note: Ev. autentiseringsinformasjon. Vises for sluttbruker. Klikk Next nederst i høyre hjørne. Activation Wizard: Linking Information Enkelte ressurser krever spesielle linking parameters. Dersom dette kreves for å få lenkingen til å fungere, ta kontakt med leverandøren. (For mer informasjon, se Adding a Local Electronic Collection i Alma Online Help.) Dersom ressursen ikke krever slike parametre, klikk Next. 6

7 Activation Wizard: Select Activation Method Angi om du ønsker å aktivere alle portfolios knyttet til pakken, om du ønsker å laste opp portfolios via Excel, eller om du ønsker å aktivere manuelt. For en aggregated collection (aggregert pakke), vil man her velge å aktivere alle portfolios, mens for en selective package vil man enten laste opp via Excel eller aktivere manuelt. Valget du foretar her får konsekvenser for det videre forløpet. Activate all: Alle portfolios aktiveres. Når du klikker på Next kommer du til en Activation Summary-side, som forteller deg om alt har gått bra. Når du klikker Activate i høyre hjørne, er pakken og tilhørende portfolios aktivert. Activate electronic collection and selected portfolios via Excel file upload: Let frem Excel-fil i riktig format. Velg også om portfolios som ikke finnes i CZ skal legges til lokalt. Når du klikker på Next kommer du til en Activation Summary-side. Sjekk at alle portfolios er blitt med i opplastingen. Rapport kan lastes ned i Excel-format. Her får du forklaring dersom noe har feilet. Når du klikker Activate i høyre hjørne, er pakken og tilhørende portfolios aktivert. Manual activation: Når du klikker på Next kommer du til en Activation Summary-side. Når du klikker Activate tas du videre til Electronic Service Editor. Her kan du velge om du vil legge til lokale portfolios, utvalgte eller alle portfolios fra CZ eller om du vil laste opp via Excel. Følg instruksjonene på skjermen. Merknad: For mer informasjon om Electronic Service Editor, se Alma Resource Management Guide Trinn 4 Avslutte oppgave (task) a) Uten bestilling (POL): Du er nå i mål med aktiveringsprosessen. b) Med bestilling (POL): Gå tilbake til oversikten over ressurser til aktivering (Resource Management -> Manage Inventory -> Manage Electronic Resource Activation). Merk at du nå må velge fanen Assigned to Me fordi ressursen automatisk flyttes dit når du begynner å jobbe med den. Klikk på Actions > Done, for å fjerne ressursen fra listen. Du kan finne den igjen ved å sortere på Status Done oppe til venstre på siden. 7

8 Merk at det nederst på siden finnes flere muligheter for å endre status på ressursen underveis i arbeidsflyten. Dette er konfigurerbare statuser som kan brukes som en ekstra hjelp, men trenger ikke brukes. Pakken skal være tilgjengelig ved neste oppdatering av Oria. Oppdatering skjer fire ganger i døgnet. 8