Arbeidsflyt fra mottak til hylle Copy Cataloging

Transkript

1 Arbeidsflyt fra mottak til hylle Copy Cataloging Dato: Veiledningen beskriver arbeidsflyten der dokumentet etter mottak går gjennom en katalogiseringsrutine, Copy cataloging, før det går til klargjøring og til sist sjekkes inn på sitt utlånssted. Merknad: For å redigere poster i MD Editor må en ha en av følgende roller: Cataloger Catalog Manager Catalog Administrator Copy cataloging Alle dokument som har vært gjennom tilvekstrutine er blitt tilknyttet en katalogpost. For hvert fysisk eksemplar som er mottatt vil det være metadata i basen i form av en bibliografisk post (bibliographic record), en beholdningspost (holdings) og et eksemplar (item). Med Copy cataloging menes i denne sammenheng å kvalitetssikre metadata. Den bibliografiske posten kan være en ferdig katalogisert post med alle data på plass, eller den kan være ufullstendig, kun med opplysninger nok til at leverandøren kan identifisere dokumentet. Rutinen Copy cataloging skal sørge for at beskrivelse, koder og søkeelementer er i overensstemmelse med konsortiets katalogiseringspraksis, at posten har de emnedata institusjonen krever, at holding har riktig informasjon om dokumentets plassering og item riktig informasjon om eksemplaret. In Process Items Ved mottak har hvert item fått Process type: Acquisition technical services (CopyCat). Alle dokumenter som er under behandling etter mottak finnes på siden In Process Items. Her kan en filtrere ut bøker med status Copy Cataloging som har reserveringer (requests) og som en ønsker å prioritere i behandlingen. Fra current location Acquisitions Department, velg: Tasks > Items in department requested by patron eller velg: Acquisitions > Post-Receiving Processing > Receiving Department Items 1

2 Katalogiseringsrutine Det anbefales å begynne katalogiseringsrutine med søk i katalogen. Slik kan en lettere fange opp dobbeltinnførsler og andre uregelmessigheter. 1) Søk opp dokumentet som skal katalogiseres. Søk i fast søkeboks gir treff i Institution Zone (IZ). Velg fanen Network for å søke videre i Network Zone (NZ). Merk at en må velge All titles for å få treff i NZ. Postvisning i Search (IZ): Klikk på tittellinjen viser bibliografisk post Åpner bibliografisk post eller holding for redigering Fanen Physical viser beholdning 2) Klikk på tittellinjen viser den bibliografiske posten i Record View: 2

3 I Record View vises MARC-feltene på posten og en kan se om det er nødvendig å korrigere/supplere bibliografiske data eller emnedata. Dersom data på posten må redigeres, velg Edit for å åpne posten i MD Editor. Velg Back for å gå tilbake til Search. Edit kan også velges direkte fra postvisningen i Search. Om redigering av bibliografiske data i MD Editor, se veiledninger: Redigere bibliografisk post Lagre endringer på poster 3) Fanen Physical i postvisningen i Search viser beholdning med fysisk plassering. Dersom opplysninger om fysisk plassering skal redigeres, åpnes beholdningsposten i MD Editor: Fra postvisning i Search velg: Holdings > Edit Fra bibliografisk post åpnet i MD Editor velg: View Inventory (Ctr+I) > Edit Plasseringsinformasjon kan nå redigeres. Det er bare MARC-felt 852 i beholdningsposten som redigeres. Postvisningen avhenger av om visning av Holdings er konfigurert med a) MARC-visning eller b) fortekst-visning: a) MARC-visning: Sett pekeren i 852-feltet: gjør endringer direkte i 852-feltet eller velg Edit > Open Form Editor (Ctrl+F). Her kan nedtrekksmenyer brukes for delfeltene $b og $c og endringer gjøres i skrivbare felt som $h og $i: b) Fortekst-visning: Gjør endringer i nedtrekkslister/skrivbare felt: 3

4 Når oppdatering er ferdig i MD Editor, velg: File > Save and release record (Ctrl+Alt+R). 4) Opplysninger som gjelder det enkelte item, f.eks. strekkode, note om opptrykk o.l., redigeres på siden Physical Item Editor. Fra postvisning i Search velg: Items > Edit Om bibliografisk post er åpen i MD Editor velg: View Inventory (Ctr+I) > Edit > View Items > Edit Oppgaven Copy cataloging, er nå utført. Dokumentet har ennå noen steg i arbeidsflyten før det er klart til bruk. Hvor mange steg er opp til rutinene på det enkelte bibliotek. Dokumentet kan gjøres ferdig på stedet, eller det kan sendes videre til klargjøring: 5) Velg Acquisitions > Post-Receiving Processing > Scan in Items Set status to (velg ny status fra nedtrekksmenyen, f.eks. Physical Processing). Done No. Scan item barcode. OK. Dokumentet har fått ny status, Acquisition technical services, og går videre til klargjøring. 4

5 6) Når boken er ferdig klargjort: Fra current location Acquisitions Department: Velg Acquisitions > Post-Receiving Processing > Scan in Items Sett Done-knappen til YES Scan item barcode. OK Dokumentet vil nå ha status Transit for reshelving til dokumentet er sjekket inn på sitt utlånssted. 7) Fra utlånsstedet, current location: - Utlånet): Velg Fulfillment > Resourse Requests > Scan In Items Dokumentet er klart til bruk. 5