Flytting av dokumenter til Depotbiblioteket.

Transkript

1 Oppdatert Flytting av dokumenter til Depotbiblioteket. Når dokumenter skal sendes til Depotbiblioteket ved Nasjonalbiblioteket, anbefaler vi at holdings/items IKKE slettes. Det er uheldig at dokumenter blir liggende uten slik informasjon over tid. En bedre måte å gjøre det på er å opprette en ny location. Denne location kan godt ligge midlertidig til dokumentene er sendt og mottatt og registrert med ny holding ved Depotbiblioteket. De items som skal sendes, flyttes over til den (midlertidige) location. Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan det kan gjøres. Oppsummering: 1. Opprette location 2. Flytte items over til denne location 3. Slette midlertidig location når Depotbiblioteket har registrert beholdning for hele forsendelsen. (på denne måten slipper dere å slette ett og ett item etter hvert som mottaker oppretter nye) Opprette location Aministration General configuration configuration menu Velg Library (under den røde pilen i bildet nedenfor), og deretter Locations Physical locations: 1

2 Velg Add Location for å opprette ny midlertidig location: 2

3 Du får opp dette skjemaet som du ser nedenfor hvor du fyller inn noen stjernemerkede felt. Finn en ledig kode å bruke i Location code. Legg inn et passende navn i Location Name. Location type kan settes til Closed hvis dette for eksempel er dokumenter som er pakket ned og derfor ikke umiddelbart tilgjengelige. For øvrig velger dere det som passer. De andre feltene er valgfrie. Fullfilment Unit bør settes til Ikke utlån. Velg Add and Close. Du får nå den nye location inn i din liste over Locations. Editér den nye location og kryss av for Suppress from Discovery, slik at du slipper bestillinger i Oria. Se bildet nedenfor. 3

4 Husk Save. Flytte items over til ny (midlertidig) location Denne metoden kan brukes både på monografier og løpende ressurser. For løpende ressurser kan det være aktuelt å bruke metoden som er beskrevet i neste avsnitt. (Flytting av løpende ressurser) Fra Items-lista, velg Edit: I skjermbildet (se nedenfor), sjekk at det er riktig Permanent Library. Hvis ikke, velg nytt Permanent Library. I permanent Location, klikk på forstørrelsesglass/blå pil: 4

5 I neste skjermbilde, velg den (midlertidige) location som er laget for flytting til Depotbiblioteket og deretter Select: Item kommer automatisk fram igjen, denne gangen med den valgte Permanent Location, se nedenfor: 5

6 Husk Save! Du får en kvitteringskjerm som vist nedenfor. Her får du beskjed om at det er opprettet ny holding. Hvis dette er siste/eneste item du har på gammel holding, vil den bli slettet automatisk: Velg Confirm. Det du da får opp er liste-visning av item. Her ser det ut som at det fortsatt er den gamle Location som gjelder. Du må hente fram item på nytt (f.eks. View item) for å se at det er flyttet til ny Location: Flytting av løpende ressurser For løpende ressurser kan det være aktuelt å ta flere items om gangen. Først må du lage en ny holding. Det gjør du f.eks. ved å flytte ett av de item ene som skal flyttes. Bruk samme framgangsmåte som for monografier. 6

7 Etter at første item er flyttet til ny Holding, kan du velge View all Holdings: Du får opp liste over Holdings. Kryss av for den holding en hvor du har hefter som skal flyttes: Velg Actions View items. Kryss av for de heftene som skal flyttes og velg Change Holdings (Se nedenfor): 7

8 Du får opp følgende skjermbilde hvor du velger den nye Holding som er knyttet til Location som det skal flyttes til. Velg Select. 8

9 Nytt skjermbilde sier hvor mange items som er flyttet: Velg View all holdings: Neste skjermbilde viser hvor mange items som nå ligger på de respektive Holdings. Antall items på den gamle Holding har minket og antallet på den som skal flyttes har økt: 9

10 Slette location Når Depotbiblioteket er ferdige med å registrere på nytt de dokumentene som er mottatt, kan den midlertidige location slettes sammen med alle de gamle items som ligger der. Men vent med dette til dere er sikre på at alt er registrert ved Depotbiblioteket. 10