Flytting av dokumenter til Depotbiblioteket.

Transkript

1 Oppdatert Flytting av dokumenter til Depotbiblioteket. Når dokumenter skal sendes til Depotbiblioteket ved Nasjonalbiblioteket, anbefaler vi at holdings/items IKKE slettes. Det er uheldig at dokumenter blir liggende uten slik informasjon over tid. En bedre måte å gjøre det på er å opprette en ny location. Denne location kan godt ligge midlertidig til dokumentene er sendt og mottatt og registrert med ny holding ved Depotbiblioteket. De items som skal sendes, flyttes over til den (midlertidige) location. Nedenfor følger en beskrivelse av hvordan det kan gjøres. Oppsummering: 1. Opprette location 2. Flytte items over til denne location 3. Slette midlertidig location når Depotbiblioteket har registrert beholdning for hele forsendelsen. (på denne måten slipper dere å slette ett og ett item etter hvert som mottaker oppretter nye) Opprette location Aministration General configuration configuration menu Velg Library fra nedtrekksmenyen 1

2 Under Fulfillment eller General, velg Physical Locations: Velg Add Location for å opprette ny midlertidig location: 2

3 Du får opp dette skjemaet som du ser ovenfor hvor du fyller inn noen stjernemerkede felt. Finn en ledig kode å bruke i Location code. Legg inn et passende navn i Location Name. Location type kan settes til Closed hvis dette for eksempel er dokumenter som er pakket ned og derfor ikke umiddelbart tilgjengelige. For øvrig velger dere det som passer. De andre feltene er valgfrie. Fullfilment Unit bør settes til Ikke utlån. Velg Add Location. Du får nå den nye location inn i din liste over Locations. Editér den nye location og kryss av for Suppress from Discovery, slik at du slipper bestillinger i Oria. Se bildet nedenfor. 3

4 Husk Save. Flytte items over til ny (midlertidig) location Denne metoden kan brukes både på monografier og løpende ressurser. For løpende ressurser kan det være aktuelt å bruke metoden som er beskrevet i neste avsnitt. (Flytting av løpende ressurser) Fra Items-lista, velg Edit: 4

5 I skjermbildet (se nedenfor), velg fra nedtrekksmenyen til Permanent location den location du har valgt for det som skal sendes til Depotbiblioteket ved NB: Husk Save. Du får en kvitteringskjerm som vist nedenfor. Her får du beskjed om at det er opprettet ny holding. Hvis dette er siste/eneste item du har på gammel holding, vil den bli slettet automatisk: 5

6 Velg Confirm. Du får en kvitteringsskjerm som sier at dataene for tittelen er oppdatert: Her kan du velge View all holdings for å sjekke at beholdningene dine er riktige. Hvis item som er flyttet var det siste på den tidligere holdingsposten, er denne slettet. Flytting av løpende ressurser For løpende ressurser kan det være aktuelt å ta flere items om gangen. Først må du lage en ny holding. Det gjør du f.eks. ved å flytte ett av de item ene som skal flyttes. Bruk samme framgangsmåte som for monografier. Velg ett item, og deretter Edit for å flytte denne. Velg location som du bruker for å overføre til NB til deponering. 6

7 Etter at første item er flyttet til ny holding, kan du finne fram items-lista på nytt og merk av for de heftene du vil flytte. Velg Actions Change Holdings (Se nedenfor): I neste skjerm merker du av for den holdingsposten du vil flytte items til og velg Select: Du får en kvitteringsskjerm som sier hvor mange items som ble flyttet: 7

8 Velg View all holdings: Neste skjermbilde viser hvor mange items som nå ligger på de respektive Holdings. Antall items på den gamle holdingsposten har minket og antallet på den er flyttet til har økt: Slette location Når Depotbiblioteket er ferdige med å registrere på nytt de dokumentene som er mottatt, kan den midlertidige location slettes sammen med alle de gamle items som ligger der. Men vent med dette til dere er sikre på at alt er registrert ved Depotbiblioteket. 8