Registrere beholdning på en katalogisert post

Transkript

1 Registrere beholdning på en katalogisert post Dato: Veiledningen beskriver hvordan beholdning kan legges på en post som finnes ferdig katalogisert i basen, f eks ved erstatningseksemplar eller gave. I BIBSYS het dette å «nykte». I Alma vil det si å knytte beholdningspost, holdings og item, til en ferdig katalogisert post i Network Zone. For å opprette bibliografisk post, se egen arbeidsflyt: Opprette bibliografisk post. For dokument som har gått gjennom ordinær tilvekstrutine, se Arbeidsflyt fra mottak til hylle. MERKNAD: For dokument som har gått gjennom ordinær tilvekstrutine er beholdning tilknyttet PO Line med tilvekstinformasjon. Om ønskelig, er det også mulig å opprette PO Line for materiale som ikke har vært gjennom bestilling. Se Acquisition «Mottak av gaver». Tre scenarioer for å legge lokal beholdning på katalogisert post er beskrevet her 1 : A. Nytt eksemplar med samme plassering som eksisterende (Actions > Duplicate) F.eks. erstatningseksemplar. B. Nytt eksemplar med ny plassering (Add Holdings+Item) F.eks. en gave som institusjonen har fra før med annen plassering. C. Nytt dokument i bibliotekets samling (Add Holdings+Item) F.eks. en gave som institusjonen ikke har fra før A. Nytt eksemplar med samme plassering som eksisterende Her skal nytt eksemplar (item), f.eks. et erstatningseksemplar, knyttes til eksisterende beholdningspost (holding). 1) Søk opp dokumentet i Institution zone: A) Når det finnes bare en holding (plassering) fra før: Plassering for eksisterende eksemplar Når dokumentet er søkt fram kan man se plasseringen for eksisterende eksemplar. Samme plassering ønskes for nytt eksemplar. Klikke på lenken Items. 1 Det er også mulig å registrere ny beholdning ved å velge Resource Management > Create Inventory > Add Physical Item fra Alma Menu. Rutinen er noe mer omstendelig, men krever ikke adgang til Metadata Editor. Se veiledning: Acquisition: Mottak av gaver. 1

2 B) Når det finnes flere holdings: Klikk på lenken Holdings: I nedtrekksliste ved den holding som man vil tilføye nytt eksemplar, velg Actions > View items. 2) Siden List of items åpnes. På denne siden, velg nedtrekksmeny til høyre på liste: Actions > Duplicate 3) Physical Item Editor åpner med følgende melding: «Item has been successfully duplicated. You are currently editing the new item.» 2

3 Hvis din institusjon bruker systemgenererte strekkoder: Strekkode for det nye eksemplaret er automatisk lagt i feltet barcode. Hvis man bruker forhåndstrykte strekkoder: Legg inn barcode for det nye eksemplaret. Informasjon om Material type og eventuelle utlånsbegrensninger (Item policy) fra tidligere eksemplar er duplisert og kan redigeres. Inventory date kan være nyttig å legge inn. 4) Velg Save. Det nye eksemplaret er lagt til. 5) Ved gave er arbeidsflyten nå ferdig. Ved erstatningseksemplar, må det gamle eksemplaret fjernes. Velg Action > Withdraw. 3

4 Se også arbeidsflyt: Slette beholdning i katalogen. B. Nytt eksemplar med ny plassering (Add Holdings+Item) Når nytt eksemplar skal ha en annen plassering enn det eksisterende, må ny holdings-post opprettes og nytt eksemplar (item) knyttes til denne. 1) Søk opp dokumentet i Institution zone: Plassering for eksisterende eksemplar Biblioteket har dokumentet fra før, men ønsker å plassere det nye eksemplaret et annet sted: Det må opprettes ny holding. 2) Velg Edit. Bibliografisk post åpnes for redigering i MD Editor: Add holding 3) Klikk Add holding eller velg Tools > MARC Bibliographic > Add holding (Ctrl+Alt+H). Skjermen deler seg med MARC-post for holding i høyre panel: Hvis din institusjon har konfigurert slik at holdings record fremstår i MARC-visning i MD Editor, se punkt A nedenfor. Hvis din institusjon ikke har gjort noe med konfigurering av holdings record, og altså har holdings record i fortekst-visning, se pkt B. 4

5 A) Holdings record i MARC-visning: Holdings-panelet åpner med MARC-felt 852 markert med rødt. Dette fordi 852 (Location) er et obligatorisk felt og ikke kan stå tomt. Sett pekeren i feltet 852 og velg Edit > Open Form Editor (Ctrl+F) Det er nedtrekkslister som gjør det lettere å velge riktig verdi i delfeltene $b (utlånssted) og $c (Samling). Hyllesignatur legges i $h (classification part), og alfabetisk tillegg i $i (item part). Holding kan også registreres direkte i 852-feltet eller med en ferdig utfylt mal. B) Holdings record i fortekst-visning: 5

6 Velg riktig verdi fra nedtrekkslister: Library (utlånssted) og Location (samling). Man bør også sette en Holding Type. Hyllesignaturen legger man i Call Number. 4) Velg Add item (Alt+I) Add Item 5) Physical Item Editor åpner med tom skjerm: Registrer barcode (hvis man har forhåndstrykte strekkoder), material type, inventory date og eventuell item policy: 6

7 Hvis man har systemgenererte strekkkoder, blir barcode opprettet ved lagring. 5) Velg Save. Eksemplar er registrert med ny oppstilling. MD Editor åpner med melding: 6) Velg Save and release record (Ctrl+Alt+R). Bibliotekets to eksemplarer er nå registrert med to ulike plasseringer (locations): 7

8 C. Nytt dokument i bibliotekets samling (Add Holdings+Item) Når dokumentet ikke finnes i lokal beholdning fra før, men finnes katalogisert i Network Zone, må holding-post opprettes i MD Editor og nytt eksemplar (item) knyttes til denne. 1) Søk opp dokumentet i Repository search > Network Zone: Finnes ikke i bibliotekets samling. Institusjons-symbol mangler: Vårt bibliotek har ikke denne fra før. 2) Velg Edit. Posten åpnes for redigering i MD Editor: Add holding Posten er ferdig katalogisert. Det er ikke nødvendig å gjøre endringer i den bibliografiske posten. 3) Klikk Add holding eller velg Tools > MARC Bibliographic > Add holding (Ctrl+Alt+H). Skjermen deler seg med MARC-post for holding i høyre panel: Hvis din institusjon har konfigurert slik at holdings record fremstår i MARC-visning i MD Editor, se punkt A nedenfor. Hvis din institusjon ikke har gjort noe med konfigurering av holdings record, og altså har holdings record i fortekst-visning, se pkt B. A) Holdings record i MARC-visning: 8

9 Holdings-panelet åpner med MARC-felt 852 markert med rødt. Dette fordi 852 (Location) er et obligatorisk felt og ikke kan stå tomt. Sett pekeren i feltet 852 og velg Edit > Open Form Editor (Ctrl+F) Det er nedtrekkslister som gjør det lettere å velge riktig verdi i delfeltene $b (utlånssted) og $c (Samling). Hyllesignatur legges i $h (classification part), og alfabetisk tillegg i $i (item part). Holding kan også registreres direkte i 852-feltet eller med en ferdig utfylt mal. B) Holdings record i fortekst-visning: 9

10 Velg riktig verdi fra nedtrekkslister: Library (utlånssted) og Location (samling). Man bør også sette en Holding Type. Hyllesignaturen legger man i Call Number. 3) Velg Add item (Alt+I): 4) Physical Item Editor åpner med tom skjerm: Registrer barcode (hvis man bruker forhåndstrykte strekkoder), material type, inventory date og eventuell item policy. Hvis man har systemgenererte strekkkoder, blir barcode opprettet ved lagring. 5) Velg Save. Eksemplar er registrert med ny oppstilling. MD Editor åpner med kvitteringsmelding: 6) Velg File > Save and release record (Ctrl+Alt+R). Posten ser nå slik ut i Network Zone: 10

11 Lokal beholdning på plass 11