1. En innkommet fjernlånsbestilling vil havne i tasks-listen som Lending requests New - unassigned

Transkript

1 Lending request Oppdatert: Denne veiledningen beskriver prosessen fra du mottar en Lending request til du har hentet dokumentet på hylla og lånt det ut til bestillende bibliotek. For å behandle fjernlån kreves rollene Fulfillment Services Operator (scope = biblioteket) Fulfillment Services Manager (scope = institusjonen) 1. En innkommet fjernlånsbestilling vil havne i tasks-listen som Lending requests New - unassigned 2. En ny bestilling vil være unassigned, og havner i fanen Unassigned. Fra Action-ikonet velger du Reassign hvis du ønsker å fordele den til deg selv eller noen andre. Merk at når du begynner å behandle bestillingen via Manage fulfillment options eller velger å tildele den til deg selv, vil den havne i fanen Assigned to me. 1

2 3. Bestillingen er klar til å behandles. Videre arbeidsflyt er avhengig av interne rutiner i ditt bibliotek. Hvis du ønsker å få bestillingen lagt i task-lista under Requests-pick from shelf (særlig nyttig hvis annet personale tar ut hentelapper og henter bøker fra hylla, i magasinet etc) må du behandle bestillingen via Manage Fulfillment Options. Følg veiledningen fra punkt 4 9 o Se også Tips til konfigurering om hvordan du kan konfigurere Alma slik at fjernlånsbestillinger automatisk havner i Request pick from shelf. Hvis du ikke benytter Manage Fulfillment Options kan du følge veiledningen fra punkt Behandle fjernlånsbestilling via Manage fulfillment options. Du skal nå registrere en intern bestilling (request) på det eksemplaret du skal sende. Velg Manage Fulfillment Options. 5. Du får opp oversikt over eksemplarer tilgjengelig for bestillingen. Fra Action-knappen: velg Request for det eksemplaret du skal sende. 6. Velg Request type = Ship physically 2

3 7. I dette trinnet legger vi inn en intern bestilling på dokumentet, og flytter det til bibliotekets fjernlånslocation (<avd> Fjernlån). Velg ditt bibliotek Velg fjernlånslocation for ditt bibliotek Velg Submit øverst til høyre på skjermen. 8. Du har nå bestilt boka fra ditt bibliotek, og bestillingen havner i tasks-listen som Requestspickup from shelf. 9. Åpne bestillingene som ligger under Request pickup from shelf. Fra bestillingen kan du skrive ut hentelapp (Resource request slip letter). Velg Print slip fra bestillingen. 3

4 Hvis du har mange bestillinger kan du markere alle og velge Print slip report for å skrive ut hentelapper for alle. Det er også mulig å filtrere bestillingene i kolonnen til venstre. Hvis du tar ut hentelapper flere ganger pr dag kan du filtrere etter bestillinger som ikke er skrevet ut via avgrensningen i venstre kolonne: Print slip vil generere en Resource Request Slip Letter: 10. Boka hentes på hylla, og skal nå sendes (Ship item). Dette kan gjøres på flere måter: 4

5 a. Ship item direkte fra Lending requesten b. Fulfillment > Resource Sharing > Shipping Items c. Du kan også velge Shipping items fra Fulfillment > Resource request > Scan in Items 11. Scann inn strekkoden (barcode) og klikk OK. Du trenger ikke fylle ut andre felt. Forfallsdato beregnes automatisk ut i fra de reglene som er satt opp for fjernlån for ditt bibliotek. Marker Yes for Automatically print slip hvis du vil skrive ut følgebrev for dokumentet. 5

6 Når du har scannet inn dokumentet får du følgende kvittering, der kolonnen Destination angir hvor dokumentet skal sendes: Lending requesten endrer automatisk status til Shipped physically: NB! Hvis du har hentet boka rett fra hylla uten å gå via Manage Fulfillment Options, må du fylle inn Request ID i tillegg til barcode fra Shipping items-skjermen 6

7 Alternativt kan du velge Ship item direkte fra Lending requesten 11. Hvis du haket av for Automatically Print slip da du scannet inn dokumentet, skal det nå ha blitt generert et følgebrev (Resource Sharing Shipping Slip Letter). Alternativt kan du generere denne fra Lending requesten 7

8 Tips til konfigurering Hvis du ønsker at lending requests automatisk skal havne i Request pick from shelf listen, kan dette konfigureres slik: Fra Configuration menyen: Fulfillment > General > Other settings Finn rs_auto_request_lending, og velg Customize fra Action-knappen Endre til true i kolonnen parameter value. Velg Save. 8