Opprette nye kontoer (ledger og fund) og registrere budsjett

Transkript

1 Opprette nye kontoer (ledger og fund) og registrere budsjett Dato: Denne veiledninga beskriver hvordan du lager nye kontoer i Alma, både ledger og fund, og hvordan du registrerer budsjett på en konto. Når du skal lage en ny ledger med tilhørende konto(er) (fund(s)), må du alltid starte på toppen av strukturen, dvs lage en ledger først. Deretter kan du opprette kontoer, eventuelle summary funds før allocated funds. Til slutt kan du registrere budsjett på en allocated fund. Opprette ledger 1) Gå til Alma-menyen > Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers. 2) Du får opp en oversikt over ledgers og funds som finnes fra før, filtrert på status Active og inneværende regnskapsperiode: Klikk på Add Ledger øverst til venstre for å opprette en ny ledger. 3) Du kommer da til følgende skjerm: 1

2 Her fyller du ut følgende felt: Name: Skriv inn navn på ledgeren. Code: Oppgi en kode du ønsker å bruke for ledgeren. Koden kan ikke endres etter at ledgeren er oppretta. Available for: Velg bibliotek (library) fra rullegardinmenyen dersom ledgeren ikke skal gjelde for hele institusjonen. Currency: Angi standard valuta for ledgeren. Fiscal period: Her kan du velge inneværende eller framtidige regnskapsår dersom de finnes. Nederst i skjermen kan du lage regler for eventuell overforbruk (overencumbrance og overexpenditure): Når du har fylt ut feltene, har du to valg: Du kan enten velge å lagre ledgeren (klikk på Save) eller du kan lagre og samtidig aktivere (klikk på Activate). Når ledgeren er lagra, men ikke 2

3 aktivert, får den status Draft. Du kan da når som helst aktivere den fra oversikten over ledgers og funds, ved å klikke på Activate: Opprette konto (fund) 1) Søk opp ledgeren som kontoen skal ligge under (Alma-menyen > Acquisitions > Acquisitions Infrastructure > Funds and Ledgers). 2) Du får opp en oversikt over ledgers og funds: Dersom du ikke finner ledgeren på lista med en gang, kan du bruke fasettene i venstre del av skjermen til å avgrense eller skrive inn navnet i søkeboksen øverst til høyre. Når du har funnet den rette ledgeren, klikker du på navnet. 3) Du kommer da til skjermen Summary Details: 3

4 Klikk på fanen Funds. 4) I neste skjerm klikker du på Add fund. Så må du velge type fund: Summary fund er en oversiktskonto for underliggende allocated funds. Den får ikke bevilgninger. Allocated fund er kontoen hvor pengene ligger. 4

5 Her fyller du ut følgende felt: Name: Skriv inn navn på kontoen. Code: Oppgi koden du ønsker å bruke for kontoen. Koden kan ikke endres etter at kontoen er oppretta. Available for: Velg bibliotek (library) fra rullegardinmenyen dersom kontoen ikke skal gjelde for de samme bibliotek (libraries) som ledgeren. Du kan avgrense, men ikke legge til flere bibliotek enn det ledgeren har tilgang til. Feltene Currency og Fiscal period er likedan som for ledgeren og kan ikke endres. Reglene for overforbruk (overencumbrance og overexpenditure) defineres nederst i skjermen. Reglene som er satt opp for ledgeren, gjelder i prinsipp også for kontoen. De kan likevel overstyres. Klikk på knappen Override Rules Information for å sette opp egne regler for kontoen: 5

6 Når du har fylt ut feltene, har du to valg: Du kan enten velge å lagre kontoen (klikk på Save) eller du kan lagre og samtidig aktivere (klikk på Activate). Når kontoen er lagra, men ikke aktivert, får den status Draft. Du kan da når som helst aktivere den fra oversikten over ledgers og funds, ved å klikke på Activate: En konto må være aktiv før du kan registrere bevilgninger. Registrere budsjett Etter at du har oppretta en allocated fund og den har fått status Active, kan du registrere bevilga beløp. 1) Søk opp kontoen (Alma-menyen > Acquisitions > Acquisistions Infrastructure > Funds and Ledgers). 2) Du får opp en oversikt over ledgers og funds: 6

7 Dersom du ikke finner kontoen på lista med en gang, kan du bruke fasettene i venstre del av skjermen til å avgrense eller skrive inn navnet i søkeboksen øverst til høyre. Når du har funnet den rette kontoen, klikker du på navnet eller på Edit. 3) Da kommer du til skjermen Summary Details for kontoen, samme skjerm som da du oppretta kontoen. Men nå er det lagt til noen faner: Klikk på fanen Transactions. 4) I neste skjerm klikker du på knappen Add transaction. 7

8 Deretter må du velge hvilken type transaction det er: Velg Allocation for å sette opp et budsjett. 5) I neste skjerm fyller du ut beløp og eventuelt referansenummer og note. Klikk på Add allocation transaction. 6) Da kommer det opp et dialogvindu der Alma oppsummerer transaksjonen og ber om bekreftelse: Dobbeltsjekk at beløpet er rett før du klikker på Confirm. 7) Deretter kommer du tilbake til fanen Transactions: 8

9 Du ser nå i oversikten at det bevilga beløpet er lagt til som ei ny linje. Klikk på Save øverst eller nederst til høyre for å lagre endringene. Etter at du har lagra bevilgninga, kommer du tilbake til oversikten over ledgers og funds. Du ser at Available Balance og Cash Balance for kontoen er oppdatert: Klikk på navnet for detaljer om kontoen. I Summary Details ser du at diagrammet under Fund balance også gjenspeiler endringene: 9

10 Når du søker opp ledger som kontoen hører inn under (klikk for eksempel på lenka i feltet Path i skjermen ovenfor), ser du at denne også er blitt oppdatert: Klikk på navnet for å se detaljer om ledgeren. Også her vises det bevilga beløpet du nettopp har registrert: 10

11 11