IBE430 Forretningsprosesser og ERP Forelesning nr. 4. Tema: Three-way-match og integrering av funksjonsområder Innkjøp støttet av ERP systemet SAP

Transkript

1 IBE430 Forretningsprosesser og ERP Forelesning nr. 4 Tema: Three-way-match og integrering av funksjonsområder Innkjøp støttet av ERP systemet SAP

2 Forrige gang Kap 3 Anskaffelsesprosessen De 5 aktivitetene i innkjøpsprosessen er De 3 avdelingene som er involvert er De 6 dokumentene som er involvert er Pugg modellen:

3 Forrige gang Rollespill i forelesningen: Manuell prosess Utførte en anskaffelsesprosess i detalj med manuelle rutiner og papirdokumenter 5 grupper, en for hver rolle: Lagersjef, Innkjøpssjef, Lagerarbeider, Regnskapsfører, og i tillegg Leverandør Hva lærte vi av dette?

4 Fyll ut figuren

5 Three-way-match Siste steg i anskaffelsesforretningsprosessen er å betale fakturaen fra leverandøren Hva bør du sjekke før du betaler? 1: 2: 3:

6 Eksempel: Hvorfor 3-way-match: Fra Romsdals Budstikke , fortsetter neste side

7 eksempel

8 Three-way match (se side 58)

9 Anta bedriften har ett datasystem for hver avdeling Lagerstyrings -system Innkjøpsordresystem Faktureringssystem Hvordan gjennomføre 3-way-match? Diskuter med sidemann

10 Husker Et forretningssystem er et IT-system som støtter og automatiserer forretningsprosesser ved å integrere funksjonsområder og dele data i hele organisasjonen.

11 Three-way match ved bruk av ERP, side 67 i boken: Notice that the ES performs the three-way match automatically. Three-way-match er et godt eksempel på integrering av funksjonsområder: data fra innkjøpsavd, lageravd. og økonomiavdeling integreres/brukes for å utføre Three-waymatch

12 Three-way match side 67 The system already has the purchase order and goods receipt data from the previous steps. When Shana adds the invoice data, the system completes the three-way match without the need for anybody to physically compare papers, as is done in the manual process. In addition, the system can also verify whether the invoice (1) has already been paid, (2) contains the correct discounts from special payment terms (e.g., 1%10/Net 30), and (3) has open items that require special attention.

13 Spør en bedrift Hvis du kommer til en bedrift, spør om de sjekker Innkjøpsordre, Varemottakskvittering og Mottatt Faktura (3- way-match) før de betaler. Svaret de gir sier deg noe om hvordan bedriften fungerer.

14 Nå skal vi se på Hvordan anskaffelsesprosessen støttes og automatiseres av et ERP-system

15 Uten ERP Med ERP Papirdokumentene erstattes av ERP systemet

16 Dokumentene er erstattet med et forretningssystem Jobben er den samme, informasjonen er den samme men nå benyttes et ERP-system

17 NB: Studerer hvilke data som går ut og inn

18 For kommunikasjon med leverandør brukes dokumenter fremdeles i stor grad. Dokumenter som utveksles i grønt:

19

20 Øvelse 4: Bruk SAP studer data inn og ut

21 Logge på SAP SAP Logon - himolde

22 Men først SAP versjonen du skal bruke er SAP ECC 6.0 ECC: Enterprise Core Components 6.0, dette er den vanligste SAP-versjonen. Den kjører på en Client-Server arkitektur (kap 2)

23 Client-Server modell med to typer servere: applikasjonsserver og databaseserver fig 2.2 side 31 Husker: 1 Brukergrensesnitt på egne PC er (Client) i Molde/Kristiansund 2 Forretningslogikk På Applikasjonsservere i Magdeburg, Tyskland 3 Data På databaseservere i Magdeburg, Tyskland

24 Filer om SAP på Fronter Logge på SAP Se øvelse 4: Ovelse-04-Innkjøp-i-SAP.pdf Du har fått SAP brukernavn og password Se fil: SAP-Username-Password-IBE430-Fall-2017.pdf For arbeid fra egen maskin eller hjemmefra se: Eksternt skrivebord under Brukerveiledninger og FAQ hos IT-Senteret. Bakgrunnsinformasjon om bruk av SAP (frivillig). Ligger i to filer: Intro_ERP_Using_GBI_Navigation_course[A4]_en_v2.1.pdf Intro_ERP_Using_GBI_SAP_slides_v2.1.pdf

25 Logge på SAP - detaljer Velg eller -- Programs -- SAP Front End SAP Logon I skjermbildet nedenfor, velg menyen i grønn rute

26 Velg «Alternativer for SAP Logon» og «Serverkonfigurasjonsfiler» og kopier og lim inn det du ser i gult nedenfor, dvs: Velg OK

27 Avslutt SAP Start på nytt ved å velge Du får: Dobbel-klikk på første linje, dvs: «SAP ERP 6.08 GBI 3.0 SAP U». Da kobler du deg opp til ny SAP versjon i Magdeburg.

28 Logg på Client: skriv 207 User: finner du i filen SAP-Username-Password-IBE430-Fall-2016-version-2.pdf Password: alle har passord gbiinit. Passord må endres ved første gangs innlogging. Logon Language: EN

29 Når du ser denne hovedmenyen er du inne i SAP! Nå kan du begynne på øvelsen

30 Skriv selv på hvilke data som legges inn og hvilke data som hentes ut av SAP for hvert steg

31 Data og dokumentflyt med ES for de 5 stegene i innkjøpsprosessen 1. Create Purchase requisition (Lag innkjøpsforespørsel) 1. Ut: Inventory, Material & Vendor Data 2. Inn: Purchase Requisition Data 2. Create & Send Pur Order (Lag og send innkjøpsordre) 1. Ut: Purchase Requisition-, Material-, and Vendor- Data 2. Inn: Purchase Order Data 3. Receive Shipment (Motta varer) 1. Ut: Purchase Order Data 2. Inn: Receiving Data 4. Receive Invoice (Motta faktura) 1. Ut: Purchase Order Data, Receiving Data 2. Inn: Invoice Data 5. Send Payment (Send betaling) 1. Ut: Invoice Data, Purchase Order Data, Goods Receipt Data, Vendor & Bank Data 2. Inn: Payment Data

32 Viktige Poeng - 1 Alle data utveksles via ERP-systemet Konsekvenser: Raskere og mer nøyaktig ERP-systemet kan: passe på at aktivitetene utføres passe på at de utføres i riktig rekkefølge sende påminnelser via e.post, SMS, etc. ved avvik

33 Viktige Poeng - 2 Nye strategiske vurderinger er mulig Fysisk nærvær mellom avdelinger/medarbeidere er viktig ved manuelle prosesser Fysisk nærvær er ikke nødvendig ved bruk av ERPsystem Typiske vurderinger Outsourcing (sette ut prosesser) for deler eller hele prosessen? Offshoring (sette ut til andre land) for deler eller hele prosessen?

34 Eks: Data inn og ut av SAP Vi ser på skjermbilder i SAP for anskaffelsesprosessen

35 Purchase Requisition in SAP (side 64) 35

36 Purchase Requisition fra øvelse 4: Ligner på Purchase Requisition i skjermbildet på side 64

37 Fyll inn Purchase Requisition Demo i klasserommet

38 Purchase Order in SAP (side 65) 38

39 Purchase Order fra øvelse 4. Ser at Purchase Requisition er i listen til venstre. Denne lager du en Purchase Order av

40 Goods Receipt in SAP (side 66) Hvorfor vises ikke et skjermbilde med Packing List? 40

41 Invoice Receipt in SAP (side 67) 41

42 Vender Payment in SAP Initial Screen (68) Circles below 1: From account Din bankkonto, 2: To account Leverandørens bankkonto (samme som leverandørnummeret her) 42

43 Vender Payment in SAP Processing (69) Betal leverandør Vendor Black Widow Skateboards, Inc. 43

44 Øvelse 4: Innkjøp i SAP