ØKONOMI- FALLGRUBER I EGET ANS/DA

Transkript

1

2 Otto Risanger ØKONOMI- FALLGRUBER I EGET ANS/DA Risangers ebok nr 009 Utgitt av Adekvat Info AS Kalnesveien 5, 1712 Grålum Tlf: E-post: adekvat@adekvat.no Otto Risanger 2016 ISBN Denne eboka inngår også som en del av DrivBedre-pakken Skatt&Økonomi Ebok-produksjon: Selvpublisering.no Det må ikke kopieres fra denne bok i strid med åndsverkloven eller avtaler om kopiering inngått med KOPINOR, Interesseorganisasjon for rettighetshavere til åndsverk. Kopiering i strid med lov eller avtale kan medføre erstatningsansvar og inndragning, og kan straffes med bøter eller fengsel. Kunder om DrivBedre-pakken (40 ebøker i oppdateringsabonnement) Utrolig mye nyttig informasjon. Veldig verdifull tjeneste Har spart meg for titusenvis av kroner Hadde aldri hatt mulighet til å finne ut av denne informasjonen selv Sparte meg for mye penger En god investering! Prisen tatt i betraktning var det ingen tvil om å kjøpe hele pakken

3 INNHOLD OM ANSVARLIG SELSKAP, DAGLIG LEDER, FORMALITETER, ANSVAR MM DLS: Under selskapsloven - Nye regler fra Ektefeller og selskapsloven - Hefter for all gjeld - To typer ansvarlig selskap: ANS og DA - Samme person med flere funksjoner: Eier/deltaker, styremedlem, daglig leder - Retningslinjer - Arbeidsgodtgjørelse er næringsinntekt - Ansvar for bokføring og regnskap - Hver deltaker kan kontrollere - Signatur - Prokura - Pålegg fra styret ØKONOMI, REGNSKAP Fra 2015: Stedbunden beskatning av personlige deltakere opphevet - Skarpt skille mot private midler - Hvis daglig leder låner i selskapet - Registrering i Brønnøysund - Regnskap - Digitale regnskapsbilag - Krav til bilag - Fradragsramme kommandittisters framføring av underskudd - Samordning av underskudd fra Spesifiserte uttak - Kontantomsetning - Forenklet regnskapsføring - Lønnsbilag - Føre regnskapet selv? - Tidsfrister: Stol ikke på revisor og regnskapsbyrå - Ansvar for regnskapstall - Plikt til å levere selskapsoppgave - Organisasjonsnummer ØKONOMISTYRING I GODE OG DÅRLIGE TIDER Økonomisk styring - Budsjett - Likviditetsbudsjett - Løpende kontroll med økonomien - Investeringer over driften - Store kunder - Løfter om penger fra eierne - Tiltak ved likviditetskrise - Når driften går dårlig - Lojalitet kan forsvinne - Gratis å begjære konkurs - Krise, og daglig leder legger ut - Ikke fradrag for lån og garantier - Konkursregister - Konkurskarantene - Oppløsning av selskap - Egeninkasso eller inkassobyrå? SKATT, TREKK, AVGIFT, FERIEPENGER Forskuddstrekk - Skattetrekkskonto - Mangler midler til trekk - Forskuddstrekk brukt til drift - Forskjøvet forskuddstrekk gir bedre likviditet - Forskuddstrekk foran arbeidsgiveravgift - Feriepenger på egen konto - Forsinket levering av MVA-oppgave - Forfallsdatoer - Skjerpede skattekontroller - Mer enn i kontanter betyr tapt rett til fradrag - Gjelder også lønn - Penger inn eller ut av Norge NÅR NÆRINGSINNTEKTEN ØKER Skattebetaling når næringsinntekten øker DRIVE VIRKSOMHET I EN KRISETID: 50 TIPS Sjekkliste: Hva kan gjøres?

4 OM ANSVARLIG SELSKAP, DAGLIG LEDER, FORMALITETER, ANSVAR MM DLS: UNDER SELSKAPSLOVEN Deltakerlignet selskap (DLS) er en selskapsform som faller inn under selskapsloven, og hvor det fastsettes en nettoinntekt og nettoformue hos selskapet som fordeles til beskatning hos deltakerne. NYE REGLER FOR DLS FRA 2015 Den 1. januar 2015 kom det nye regler for deltakerlignede selskaper (DLS). Reglene vil ha betydning for levering av oppgaver i EKTEFELLER OG SELSKAPSLOVEN Ektefeller kan nå drive et skattemessig deltakerlignet selskap. Dette gjelder imidlertid ikke indre selskap. Enkelte formelle krav må oppfylles. HEFTER FOR ALL GJELD I et selskap (unntatt aksjeselskap) må det være to eller flere deltakere, dvs eiere. Deltakerne trenger ikke nødvendigvis utføre noen aktiviteter i selskapet. Et deltakerlignet selskap er et selskap hvor alle deltakerne (medeierne) er ansvarlige med hele sin private formue for all gjeld som selskapet har eller pådrar seg. ANS OG DA Det er to typer ansvarlig selskap: ANS (fullt ansvar) og DA (delt ansvar). Har et selskap forkortelsen ANS betyr det at deltakerne hefter solidarisk og ubegrenset med hele sin formue for all gjeld i forbindelse med selskapet. Vi ser senere på hva dette kan medføre. Forkortelsen DA betyr at deltakerne hefter personlig for all gjeld i forbindelse med selskapet, men bare for en avtalt brøkdel. Eier du 1/4 av et DA, hefter du for en 1/4 av selskapets gjeld. FLERE FUNKSJONER En og samme person kan ha flere funksjoner i forhold til et ansvarlig selskap: medeier styremedlem/styreformann ansatt daglig leder Det gjelder forskjellige regler alt etter hvilken funksjon man har. Denne e-boka handler om det som særlig berører daglig leder. Dette er uavhengig av om denne samtidig også er deltaker og eventuelt også med i styret i selskapet. DAGLIG LEDER

5 Et deltakerlignet selskap er ikke pålagt å ha en daglig leder. Skal selskapet ha en daglig leder, må dette enten være fastsatt i selskapsavtalen eller det kan bli bestemt av selskapsmøtet. Daglig leder kan representere selskapet utad i alle saker som faller inn under hans myndighetsområde, dvs kan gjøre avtaler som ligger innenfor den daglige ledelse. Gjør daglig leder avtaler i strid med selskapsmøtets eller styrets retningslinjer, er selskapet likevel normalt bundet av disse avtalene. Er det snakk om graverende forhold kan selskapet evt gjøre ansvar gjeldende overfor daglig leder. Men selskapet er normalt ikke bundet av avtaler inngått av daglig leder som ligger utenfor hans myndighetsområde så sant avtalemotparten "innså eller burde innse at myndigheten ble overskredet og det derfor ville stride mot redelighet og god tro" (selskapsloven) å kreve at avtalen skulle gjelde. RETNINGSLINJER Daglig leder skal stå for den daglige ledelse ut fra retningslinjer gitt av styret eller selskapsmøtet. Et styre er overordnet en daglig leder. Men selskapsmøtet er overordnet både styre og daglig leder. Selskapsmøtet kan gi instrukser både til styret og den daglige lederen, og også gjøre om beslutninger styret eller daglig leder har truffet. Selskapets styre eller selskapsmøte skal normalt avgjøre saker av usedvanlig eller stor betydning. Styret eller selskapsmøtet har dessuten et ansvar for å kontrollere daglig leders virkomhet. DAGLIG LEDER: NÆRINGSINNTEKT Er du deltaker i et ANS eller DA, og samtidig utfører arbeid for selskapet, feks som daglig leder, er godtgjørelsen (gjerne kalt arbeidsgodtgjørelse) som du mottar for dette næringsinntekt, altså ikke lønn. For selskapet er godtgjørelsen en driftsutgift. Arbeidsgodtgjørelse til deltaker i selskap er alltid personinntekt for mottakeren. Næringsinntekt gir ikke grunnlag for dagpenger ved arbeidsløshet. (Men en person som driver et ansvarlig selskap, samtidig som han/hun er ansatt hos en annen arbeidsgiver, har rett på dagpenger av lønnsdelen.) Næringsinntekt gir grunnlag for sykepenger fra folketrygden, men bare 65 prosent fra 17. dag, hvis man ikke har tegnet utvidet syketrygd (tilleggsforsikring). Men en deltaker som er ansatt hos en annen arbeidsgiver, har rett på sykepenger fra første dag. Her betaler arbeidsgiveren de første 16 dagene, deretter overtar folketrygden.) Ved konkurs blir krav om godtgjørelse for utført arbeid i selskapet en uprioritert fordring i boet. BOKFØRING OG REGNSKAP - ANSVAR I utgangspunktet har den enkelte deltaker ansvar for at et deltakerlignet selskap oppfyller sine plikter etter regnskapsloven, også når det gjelder å utarbeide årsberetning. Har selskapet et styre, ligger ansvaret der. Har selskapet daglig leder, har også denne ansvar for regnskapsplikten. Overholdes ikke regnskapsplikten kan dette medføre erstatningsansvar etter selskapsloven eller straffansvar etter regnskapsloven.

6 Etter selskapsloven er det selskapsmøtet som må fastsette regnskapet. OPPLYSNINGER TIL DELTAKERNE Det påligger etter selskapsloven daglig leder og styret en stor og løpende opplysningsplikt overfor deltakerne om "selskapets virksomhet". Selskapsdeltakerne og selskapsmøtet skal ha regelmessig informasjon om hvordan den daglige driften av selskapet går, og de skal kunne kontrollere at driften skjer på en lovlig og hensiktsmessig måte. Dette er forståelig når vi tenker på at deltakerne faktisk sitter med et ubegrenset ansvar for selskapets økonomiske forpliktelser. HVER DELTAKER KAN KONTROLLERE Daglig leder må også finne seg i at selskapsloven gir den enkelte deltaker i selskapet full rett til å "undersøke og kontrollere selskapets regnskap, bilag til dette og andre selskapsdokumenter av enhver art". Det tilsier hundre prosent ordnede forhold på kontoret når det gjelder bilag, regnskap, korrespondanse osv! Den enkelte deltaker kan også etter loven "kreve enhver opplysning om selskapets anliggende". Daglig leder må stille opp, men har rett på "forutgående varsel" før deltakeren kommer. Deltakeren kan komme selv, eller bruke en sakkyndig, feks en revisor eller advokat. Men revisor- eller advokathonoraret er i tilfeller som dette selskapet uvedkommende. SIGNATUR - PROKURA Signatur er en fullmakt til å opptre på selskapets vegne i forretningsforhold og underskrive på selskapets vegne. Påse at det er meldt til Enhetsregisteret om signatur gjelder hver for seg eller i fellesskap. Prokura er en fullmakt på samme måte som signatur, men ikke like omfattende. Som prokurist kan du ikke uten uttrykkelig fullmakt overdra eller behefte selskapets faste eiendom eller opptre på selskapets vegne i søksmål. Påse at det er meldt til Enhetsregisteret om prokura gjelder hver for seg eller i fellesskap. REVISOR Et deltakerlignet selskap er pliktig til å ha revisor hvis selskapet har mer enn fem deltakere eller hvis selskapet har driftsinntekter av den samlede inntekten som overstiger fem millioner kroner (eks mva). OGSÅ DAGLIG LEDER KAN VÆRE SOLIDARISK ANSVARLIG Det er ikke noe som hindrer at daglig leder holdes solidarisk ansvarlig med styremedlemmene eller deltakerne for den samme økonomiske skaden påført andre. Solidarisk ansvarlig betyr at en skadelidt står fritt til å velge hvem av de ansvarlige han vil saksøke. Skadelidte kan altså gå på ett styremedlem, én deltaker - eller den daglige leder i et

7 ANS - for det fulle ansvar. Sannsynligvis vil det bli den med mest tilgjengelige midler. Denne må så i sin tur - hvis erstatningsplikt blir idømt - gå på andre av de solidarisk ansvarlige for å få fordelt erstatningsbeløpet. PÅLEGG FRA STYRET Følger daglig leder pålegg fra styret eller selskapsmøtet i konkrete saker der det senere reises krav om erstatning, kan han gå fri fra ansvar. Har han vært pådriver i en sak som styret har gitt sin godkjenning, kan han bli medansvarlig. Det kan bli vurdert fra tilfelle til tilfelle der det er aktuelt å gjøre ansvar gjeldende.

8 ØKONOMI, REGNSKAP FRA 2015: STEDBUNDEN BESKATNING AV PERSONLIGE DELTAKERE OPPHEVET Reglene om stedbunden beskatning for inntekt og formue fra deltakerlignet selskap er opphevet. Personlig deltaker skattlegges fra 2015 i hjemkommunen for all formue og inntekt fra det deltakerlignede selskapet. SKARPT SKILLE MOT PRIVATE MIDLER Det skal være et skarpt skille mellom selskapets midler og daglig leders midler/eiernes midler. Men: Eierne har tilnærmet fri adgang til å ta ut selskapets midler, med ett unntak: Selskapsloven sier at det ikke kan foretas utdelinger til deltakerne "så langt dette åpenbart vil skade selskapets eller kreditorenes interesser". Selskapet må altså kunne oppfylle sine forpliktelser. Utover det gjør eierne som de vil - men de må være enige. Allerede under utarbeidelse av selskapsavtalen bør deltakerne få med hvor mye den enkelte eier skal ha adgang til å ta ut i penger, evt til å dekke den skatt man får som deltaker i selskapet. Utbetalingene berører ikke ligningen. Bare regnskapsmessig resultat berører eiernes ligning. HVIS DAGLIG LEDER LÅNER I SELSKAPET FALLGRUBE! "Låner" du som daglig leder penger av selskapet, må du sørge for at alle formaliteter er i orden. Et á konto-beløp - med skikkelig bilag og regnskapsføring! - hvor det står at beløpet trekkes ved første lønning, er greit nok, men må ikke overstige grensen for skattefrie forskuddslån i arbeidsforhold (60 prosent av grunnbeløpet (G) i folketrygden). Med lengre forfallstid enn neste lønning må du avtale en konkret dato med selskapet, senest ett år framover. FALLGRUBE! Låner du mer enn maksimumsbeløpet, må du ordne med en avtale om rentefritt eller billig lån i arbeidsforhold, foreta forskuddstrekk av evt rentefordel osv. Følg reglene til punkt og prikke, også om du selv er deltaker utover å være daglig leder RIMELIG LÅN Opplysninger om rimelig lån fra selskapet til daglig leder skal finnes i: spesifikasjoner i daglig leders selvangivelse næringsoppgave for selskapet lønns- og trekkoppgave til daglig leder Lån til finansiering av årets forbruk eller skatter anses normalt som lønn når det gjelder en ledende funksjonær i selskapet. Lån med noenlunde normal tilbakebetalingstid til finansiering av formuesgoder kan som regel godtas som lån.

9 REGNSKAP - BEGRENSET REGNSKAPSPLIKT Ansvarlige selskap har etter regnskapsloven begrenset regnskapsplikt så sant de har mindre enn fem millioner kroner i salgsinntekt (eks mva), færre enn fem ansatte og færre enn seks deltakere. De trenger ikke utarbeide et eget årsregnskap. Det er nok at de leverer næringsoppgave mv. Men oppgaven må likevel være basert på et regnskapsopplegg med tilhørende dokumentasjon osv som oppfyller lovens strenge krav. MINIMUMSKRAV TIL REGNSKAPSBILAGENE Kostnader og inntekter skal være legitimert med nummererte og daterte bilag. Her er kravene til hvert eneste bilag i selskapets regnskap (les nøye): dato for utstedelse av dokumentasjonen, angivelse av partene (navn og adresse til både selger og kjøper) ytelsens art og mengde tidspunkt og sted for levering av ytelsen vederlag og betalingsforfall, og eventuelle avgifter knyttet til transaksjonen Partenes navn og adresse trengs ikke nødvendigvis oppgis hvis de lett kan identifiseres på annen måte, feks vha kundenummer. Kravet om "ytelsens art og mengde" gjør slutt på fakturaer pålydende diverse konsulenttimer eller andre uspesifiserte opplysninger. Ved kontantsalg til forbruker trenger ikke dennes navn og adresse stå på bilaget. KRAV TIL BILAG Ved kontroll og bokettersyn er det en økende tendens til at skatterevisorene krever ordentlige bilag som inneholder all den informasjonen som er listet opp her. Hva med bilagene i regnskapet til ditt selskap? Sjekk de 20 siste bilagene. Kontrollér punkt for punkt ovenfor. Er ikke bilagsarbeidet bra nok? Rydd opp tilbake i tid, og sørg for bedre rutiner fra nå av. FALLGRUBE! Husk at hvis en faktura henviser til underbilag, skal disse ligge ved regnskapet. Og husk kravet om at ethvert bilag skal gi en klar beskrivelse av varen eller tjenesten. Om du kommer i den situasjon at et bilag er mangelfullt - og det er vanskelig å skaffe annen dokumentasjon - kan du fylle ut og legge ved et eget tilleggsbilag der du gir relevante opplysninger. Ethvert regnskap bygger på bilag. Er bilagene gode, kan du ha spart deg for mye trøbbel senere. TIPS! Det kan høres banalt ut, men likevel: Regnskapsbilag skal aldri flyte rundt på et kontorbord eller nede i en skuff. Sett dem konsekvent og fortløpende inn i en ringperm - hver dag. Da vet du hvor de er hen, og de forsvinner ikke. FRADRAGSRAMME FOR KOMMANDITTISTERS FRAMFØRING AV UNDERSKUDD

10 Reglene om fradragsramme for kommandittister og stille deltakere er også opphevet fra Underskudd må heretter framføres. Underskudd kan bare samordnes med senere års overskudd eller gevinst fra samme selskap. SPESIFISERTE UTTAK Uttak av varer og tjenester til deltaker, og til bruk i selskapets egen virksomhet, skal kunne spesifiseres for hver rapportperiode. Det samme gjelder for omsetning til funksjonærer som har en ledende stilling i selskapet. De har ikke lov til å handle kontant i kassa. MERK! Dette gjelder overalt hvor det omsettes varer eller tjenester, også i den vesle kiosken og den vesle butikken. Bare kundene kan handle kontant på vanlig måte. Plikten til nøye registrering av uttak gjelder uavhengig av om det er noen plikt til å beregne moms av uttaket. Tas det ut eiendeler eller tjenester fra virksomheten til bruk som gave til veldedige eller allmennyttige institusjoner og organisasjoner, skal dokumentasjonen inneholde virkelig verdi av eiendelen eller tjenesten og eventuelle kostnadsrefusjoner mottatt fra institusjonen eller organisasjonen. Overstiger virkelig verdi mer enn 2 x folketrygdens gjennomsnittlige grunnbeløp i inntektsåret, skal dokumentasjonen attesteres av revisor. KONTANTOMSETNING Den daglige kontantomsetning skal legitimeres på en skikkelig måte. Kravene til dokumentasjon av kontantomsetning blir skjerpet kraftig, særlig for momspliktige. Hver eneste transaksjon skal kunne dokumenteres. Daglig kassatellingsrapport er ikke nok. Kontantomsetningen skal dokumenteres ved nummererte summeringsstrimler eller tilsvarende fra kassaapparat eller terminal, kombinert med kassatellingsrapport, eller gjenpart av daterte forhåndsnummerte salgsbilag, kombinert med kassatellingsrapport Kassaapparat, terminal el lign blir obligatorisk for alle momspliktige. Dersom kontantsalg registreres fortløpende på kassaapparat, terminal eller annet likeverdig system, krever forskriften at det skal foreligge dokumentasjon av korreksjonsposter (for opplæring, rabatter og feilslag), med spesifikasjoner. Dokumentasjon av opplysninger som er registrert i kassaapparatet, skal alltid kunne kontrolleres, enten ved at opplysningene lagres i systemet, evt ved at det foreligger daterte og signerte summeringsstrimler med klokkeslett. Forskriften er også nøye med å presisere: "Kassaapparatet skal være synlig for kunden og skrive ut kvittering til kunden." Kjøper skal i sitt regnskap oppbevare kassakvittering sammen med evt annen dokumentasjon.

11 FORENKLEDE REGNSKAPSREGLER FOR SMÅ FORETAK Små foretak skal ha forenklede regnskapsregler. Dette er aktuelt for foretak som etter de to siste regnskapsår oppfyller to av disse tre kravene: mindre enn 70 millioner kroner i salgsinntekt mindre enn 35 millioner kroner i balansesum færre enn 50 ansatte MERK! To av disse tre kravene må altså være oppfylt. Reglene for fortløpende regnskapsføring i små foretak er myket opp. Det er bl a unntak i forskriften når det gjelder krav om kassaapparat for små foretak som driver ambulerende, sesongbetont virksomhet eller som kun sporadisk foretar kontantomsetning. Det er også et krav her at kontantomsetningen i virksomheten ikke overstiger 3 x folketrygdens gjennomsnittlige grunnbeløp i løpet av regnskapsåret. I stedet for kassaapparat holder det at regnskapspliktige registrerer kontantbetaling fortløpende i en forhåndspaginert, innbundet bok. FALLGRUBE! Du har slurvet med legitimasjonen av kontantomsetningen, som gjerne er det første som sjekkes ved bokettersyn. Resultat: Skatterevisorene foretar et skjønn over salget, kassa blir negativ (du har kanskje lånt penger av kassa, men glemt å legge ved et bilag om lånet og dermed også glemt å føre uttaket). Er kassa negativ én gang, slipper du kanskje unna med et løfte om å skjerpe deg. Er det noe som gjentar seg, kan det bli kostbart. LØNNINGSBILAGENE Lønn og andre oppgavepliktige ytelser - samt forskuddstrekk og evt påleggstrekk - skal spesifiseres på den enkelte. I a-meldingen føres opp: dato for utbetaling og om mulig det tidsrom ytelsen knytter seg til brutto ytelse eventuelt tillegg for naturalytelser som det skal foretas trekk i fradrag for pensjonsinnskudd, bidragstrekk og trekkfri fagforeningskontingent trekkgrunnlaget størrelsen på foretatt forskuddstrekk og påleggstrekk FALLGRUBE! Forebygg all gruff og alle problemer i forbindelse med lønningsbilag til ansatte. Sørg for at alt er oppegående fra dag 1. Ha eventuelt signerte timelister, hvor den ansatte kvitterer for beløp mottatt kontant. Skal penger inn på lønnskonto, få den ansatte til å fylle ut skriftlig hvilken konto pengene skal til. Gjør opp alle à konto beløp til ansatte ved første høve. Se til at det er akseptable bilag fra den ansatte for alle utbetalte godtgjørelser. I noen tilfeller kan en egen oppstilling fra den ansatte over utgifter være tilstrekkelig.

12 DET HELT ELEMENTÆRE NØKKELRÅD OM BILAG Unngå smellen. Ta ikke risken på å få underkjent bilag fordi de ikke fullt ut oppfyller kravene. Underkjente bilag kan medføre at foretaket ikke får godkjent kostnadene. Et par eksempler: Kjøreregningene fra ansatte skal være ordentlig ført og ellers etter boka på alle måter. Hvis ikke, risikerer de ansatte at ellers skattefri kjøregodtgjørelse etter et bokettersyn blir beskattet som lønn, mens arbeidsgiveren må etterbetale arbeidsgiveravgift av samme bruttobeløp. TIPS! Vi minner om Risangers årlige KJØREBOK FOR ALLE BILORDNINGER, se Det skal gå fram av bilaget (kvitteringen/fakturaen) at selgeren er momsregistrert (ved at det står 'MVA' bak selgerens nisifrede organisasjonsnummer) for at du skal ha rett til fradrag for momsen i ditt eget momsoppgjør. Dessuten må momsen være ført på bilaget av selgeren. Det er ikke noe du eller ditt firma som kjøper kan gjøre etterpå. TIPS! Sørg for at alle bilagene er i orden i det øyeblikk de går inn i permen. Å ordne dem mange måneder senere vil ofte kreve mye surt ekstraarbeid - og vil kanskje medføre ekstra kostnader også. KNAPT MED TID? Det holder overhodet ikke å føre en eller annen slags penger-ut-og-inn-oversikt og mene at du driver med noe som ligner et regnskap etter loven. Ikke lur deg selv. Tro ikke at det er bra nok å si at "regnskapsbilagene ser jeg på i neste måned". Har du for liten tid til å gjøre det nå, har du neppe mer tid i neste måned - selv om du kanskje ønsker å tro det... FALLGRUBE! Mange småbedriftsledere prøver å føre regnskapene selv for å spare penger. Mange oppdager at regnskapsreglene er så vanskelige at det går med uforholdsmessig mye tid, som heller kunne ha vært brukt til virksomhetens beste. Engasjér et regnskapsbyrå allerede nå hvis ikke du selv har spesielle forutsetninger for og interesse av - samt tid til - å drive med regnskapsarbeid. MERK! Selv om andre - enten i bedriften eller utenfor bedriften - fører regnskapet, er følgende svært viktig: Du som leder må ikke bli passiv i forhold til regnskap og regnskapstall. Spør om evt oppstillinger og begreper som du ikke skjønner. Ta kontroll også med denne delen av ditt virke som bedriftseier. TIDSFRISTER - STOL IKKE PÅ REVISOR OG REGNSKAPSBYRÅ TIPS! Vær beinhard så snart et regnskapsbyrå ikke leverer årsoppgjøret som lovet. Sørg for at søknad om utsatt leveringsfrist øyeblikkelig går til skattekontoret (tidligere ligningskontoret), og press årsoppgjøret i ferdig stand ut av byrået så raskt det lar seg gjøre. (I tilfeller som disse er du antakelig ikke den eneste som presser dem.)

13 Erfaring viser forøvrig at foretak som ikke har prioritert å betale fakturaene fra regnskapsbyrået, er de som lettest opplever forsinkelser. TIPS! I noen tilfeller, hvor foretak er kommet i økonomisk og likviditetsmessig klemme, har regnskapsbyråer nektet å levere tilbake kundens bilag så lenge fakturaene fra byrået ikke var betalt. En slik framferd er ikke lovlig. Et regnskapsbyrå har ikke lov til å "beslaglegge" dine bilag. Men regnskapsbyrået kan naturligvis beholde sine egne papirer vedrørende ditt foretak hvis betaling fra deg mangler. Og da er du kanskje like langt... ANSVAR FOR REGNSKAPSTALL FALLGRUBE! En daglig leder og et styre i et selskap er helt ut personlig ansvarlig overfor myndighetene for at et regnskap stemmer. Skylden kan ikke skyves over på et regnskapsbyrå eller en revisor. En annen sak: Er det byrå eller revisor som har gjort feil, kan selskapet eller berørte personer evt kreve erstatning eller kompensasjon fra dem. FALLGRUBE! Skriv ikke under på en regnskapsoppstilling som du ikke forstår. Det kan være vanskelig å forstå hvorfor tall er satt opp på en bestemt måte i et regnskap. Spør og grav til du skjønner tallene - og svarene. (Det øker dessuten ditt innblikk selskapets økonomiske tilstand, og det kan være sunt.) Setter du bestemmelsene om føring av regnskap og levering av årsoppgjør til side, risikerer du bøter eller fengsel i inntil ett år, eller begge deler. Ved skjerpende omstendigheter kan det i verste fall bli snakk om fengsel i inntil tre år. PLIKT TIL Å LEVERE SELSKAPSOPPGAVE Plikten til å levere selskapsoppgave gjelder fra og med det året selskapet blir registrert i Foretaksregisteret. For uregistrerte selskap gjelder oppgaveplikten fra og med det året selskapet begynner å utøve virksomhet. Oppgaveplikten gjelder fram til selskapet blir skattemessig oppløst. ORGANISASJONSNUMMER Alle brev og forretningsdokumenter skal ha med selskapets organisasjonsnummer (gitt av Foretaksregisteret i Brønnøysund). Er selskapet også registrert i Merverdiavgiftsregisteret, skal salgsdokumenter (faktura, nota, regning, evt sluttseddel, avregningsseddel, bilag mv fra mottakeren) i tillegg inneholde bokstavene MVA plassert bak organisasjonsnummeret. Til internasjonal korrespondanse anbefales dessuten landkoden for Norge - NO. Slik kan et organisasjonsnummer se ut, alt etter om selskapet er momsregistrert eller ikke: NO MVA NO

14 ØKONOMISTYRING I GODE OG DÅRLIGE TIDER Vi har ingen grunn til å tro at det skal gå dårlig med det selskapet som du er daglig leder i. Men dette lynkursets formål er at du skal vite hvordan du bør forholde deg - både i gode og dårlige tider. ØKONOMISK STYRING Økonomisk styring betyr enkelt sagt å ha oversikt over selskapets økonomi. Du må 1) vite hvor mye som kommer inn 2) vite hvor mye som går ut Dessuten må du vite når det skjer. Vanlige årsaker til dårlig økonomistyring kan være for liten tid dårlige kunnskaper om bedriftsøkonomi for liten forståelse for at økonomistyring er avgjørende BUDSJETTER En bedrift bygger sin økonomiske planlegging på budsjetter: resultatbudsjettet viser hvilken lønnsomhet bedriften sikter mot balansebudsjettet forteller om soliditet og finansiering likviditetsbudsjettet viser pengestrømmen gjennom virksomheten, om bedriften har tilstrekkelige midler til disposisjon til enhver tid. Du kan sette det opp på en papirlapp og ajourføre så ofte du ønsker. Her er et uhyre enkelt likviditetsbudsjett: Dato Inn Ut 02/ ,- 05/ ,- 12/ ,- 13/ ,- 15/ ,- 20/ ,- TIPS! Finn ut: Får du her inn nok til å dekke det som skal ut - tidsnok? Når blir det eventuelt for lite? Hvis dette gjaldt ditt foretak, hva kunne du evt gjøre med situasjonen? LØPENDE KONTROLL Mange ledere tror at hvis de har fått satt opp et budsjett, tar regnskapet seg av resten. Regnskapstallene blir jo oftest målt mot budsjettallene.

15 Problemet med regnskap er at det ofte kommer etterpå, gjerne lenge etterpå. Det er mange eksempler på at bedrifter har kjørt rett mot undergangen - som var åpenbar fra det øyeblikk regnskapstallene forelå i etterkant, men ikke mens nedturen pågikk og kursen fortsatt kunne legges om. Dessuten er et regnskap aldri hundre prosent korrekt, bl a pga skattemessige hensyn, avskrivninger, spesielle regnskapsprinsipper osv. TIPS! Sørg for en bedre økonomisk styring av driften enn det etterpå-regnskapet gir deg mulighet for. Første bud: Gjør det så enkelt som mulig. EKSEMPEL: En daglig leder i en liten bedrift laget et ferdigkopiert A-4-ark til sine to avdelingssjefer. Der skulle de hver fredag ettermiddag føre opp alle salgsinntekter inntjent i løpet av uka, alle innkjøp, variable kostnader, lønnskostnader osv. (Bare hovedpostene i sum, ingen detaljert oversikt konto for konto.) På denne måten hadde daglig leder ukentlig føling med hvordan driften gikk, og kunne allerede mandagen sjekke bakgrunnen hvis det var spesielle avvik i forhold til det ordinære budsjettet. Faste utgifter, feks husleie, renter på lån osv lå innebygd i det skjemaet som daglig leder hadde laget til eget bruk. Men også det skjemaet var meget enkelt. Poenget med hele opplegget var at de ikke måtte gjøres så komplisert at det ble fristende å "glemme" det. Sammen med et enkelt likviditetsbudsjett (se tidligere) hadde denne daglige lederen full kontroll takket være sitt enkle skjema. Mulige problemer økonomisk for bedriften pga nedgang i salget eller økning i utgiftene ville bli oppdaget øyeblikkelig. De store linjene - i hovedsak årsbudsjettene for resultat og balanse - hadde daglig leder kontroll med sammen med styre, regnskapsfører og revisor. Men ukesjekken var hans eget, vellykte verktøy. Han lærte fort at jo enklere, jo bedre. INVESTERINGER OVER DRIFTEN FALLGRUBE! Det følgende er spesielt farlig: Du foretar investeringer over driften i stedet for å sørge for langsiktig finansiering. Med dette mener vi at du investerer innkomne midler i feks kontorutstyr, data, produksjonsutstyr osv. Det kan gå bra hvis driften er svært lønnsom. Hvis ikke, bruker du til investeringer penger som skulle ha gått til kjøp av varer som igjen skulle ha sørget for mer penger til driften etterhvert som de ble solgt videre - og som helst også skulle ha gitt et visst overskudd. Til kjøp av utstyr, og andre investeringer, bør selskapet altså ha langsiktig finansiering/lån/leasing. Du kan heller nedbetale raskere hvis du får råd. FALLGRUBE! Øker omsetningen, må fortjenesten øke tilsvarende. Det er livsfarlig å øke salget ved å sette ned prisene. Det er ikke pengene inn - men det selskapet klarer å beholde til å dekke egne kostnader - som teller. Mange overser dette og går overende til tross for - eller like gjerne: på grunn av - økende salg. Ikke la deg lure av at en rabatt er lav i prosentpoeng. Rabatten du gir kan spise opp mer av fortjenesten enn du er klar over.

16 EKSEMPEL: Har du kroner i omsetning og kroner igjen, er bruttofortjenesten på 20 prosent. La oss si at du velger å sette ned utsalgsprisen på varene med 10 prosent. Da må du doble omsetningen til en million for å sitte igjen med de samme i fortjeneste! (Vare 100 kroner, bruttofortjeneste per salg 20 kroner. Samme vare 90 kroner (10 prosent rabatt), bruttofortjeneste per salg 10 kroner.) STORE KUNDER FALLGRUBE! Vær forsiktig hvis dere har store kunder. Kan det skape problemer for selskapet hvis én slik kunde lar være å gjøre opp for seg, feks fordi kunden går konkurs? Prøv å få til rask innbetaling av store utestående beløp, og følg alltid opp hvis betalingen drøyer. Mange småbedrifter har gått konkurs eller er havnet i en økonomisk hengemyr pga andres betalingsinnstilling.

17 HVIS DET BLIR KRISE LØFTER OM PENGER FRA EIERNE FALLGRUBE! Selskapet er i pengeknipe, og du som daglig leder tar det opp med eierne. De lover at om to uker skal det være inne på konto penger, både til drift og til dekning av forskuddstrekk og mva. Men så klarer ikke eierne å stille med disse pengene likevel. Da er du som daglig leder ille ute hvis du feks har brukt opp de ansattes forskuddstrekk. TILTAK NÅR DET FORELIGGER LIKVIDITETSKRISE I en likviditetskrise er dette spørsmål du må prøve å finne svar på: hvor kan det evt skaffes midler? er fortsatt drift mulig, av hele eller en del av virksomheten, med begrunnet tro på lønnsomhet? styret/selskapsmøtet har sitt eget selvstendige ansvar. Kan styremedlemmene/deltakerne aktiviseres til innsats? kan rapporteringen om den daglige eller ukentlige økonomiske situasjon forbedres? kan ledelse og ansatte klare å få lønnsomhet ut av fortsatt drift? (Er de dyktige nok, tøffe nok, motiverte nok for harde tak og ekstra innsats?) NÅR DET GÅR DÅRLIG Hvis det går dårlig med virksomheten, må du ikke la humla suse. Du kan i verste fall pådra deg økonomisk ansvar hvis du og styret/selskapsmøtet fortsetter og det offentlige eller leverandører og kunder utsettes for unødvendige tap. Søk profesjonell hjelp så du ikke foretar straffbare handlinger pga egen uvitenhet. Er det kolleger, folk i en bransjeforening, et forbund, et rådgivningssenter for småbedrifter som du kan spørre? Det er uhyre strenge krav vedrørende økonomiske disposisjoner foretatt de siste tre måneder før driften stoppes, eventuelt for en lengre periode tilbake. Det er feks ikke lovlig å betale ut noen kreditorer og ikke andre (forfordele kreditorer). Bruk profesjonell hjelp også til formaliteter som må følges til punkt og prikke overfor kreditorer, eventuelt skifteretten, ansatte osv. LOJALITETEN KAN FORSVINNE Lojaliteten hos medarbeiderne kan ofte forsvinne når en bedrift står på kanten av stupet. Ansatte vil ha sine egne problemer i forbindelse med at jobben kanskje blir borte. I en krisesituasjon må du øyeblikkelig sikre at du han kontroll med alle papirer og annet grunnlagsmateriell vedrørende alle sider av driften. Det er også viktig at verdier sikres. GRATIS FOR ANSATTE Å BEGJÆRE KONKURS

18 Ansatte som ikke får den lønn de har krav på, kan gå til Lønnsgarantifondet og kreve en bedrift slått konkurs. For ansatte er det gratis å fremme en slik konkursbegjæring. Situasjonen er ofte slik: De kan enten undergrave jobben sin, eller de kan få inn nye eiere og ny kapital som sikrer jobben. Arbeidsgivere som vil unngå konkursbegjæring må være klar over at ansatte med lønn til gode kan sette i gang prosessen på kort varsel om de skulle ønske - kostnadsfritt. KRISE - OG DU DEKKER UTGIFTENE Bedriften har en likviditetskrise, og vi sier at du som daglig leder låner ut feks kroner av dine egne midler for å hjelpe i nøden, og for at selskapet skal ha penger til lønninger. De pengene har du tilbake om en måned, tenker du kanskje. Men hva så om forholdene ikke bedrer seg, eller selskapet allerede viser seg å være insolvent? Da har du ikke lov til å hente ut igjen de pengene du lånte selskapet! Du er nå kreditor på linje med andre, og en eventuell "forfordeling av kreditorer" er en alvorlig sak. IKKE FRADRAG FOR LÅN OG GARANTIER FALLGRUBE! Om du yter lån eller garantier til selskapet når det er i en vanskelig situasjon - du har kanskje tro på at det skal klare seg over kneika, tross alt - og det så ryker likevel, gir det deg ingen rett til fradrag for tapene du lider. Akkurat dette er det mange som ikke oppdager før det er for sent. Bare dersom du kan få godtatt av skattekontoret at lånet eller garantien fra deg var et ledd i din egen næringsvirksomhet, får du fradrag for tapet. Men en slik godtakelse er vanskelig å få. KONKURSREGISTER Konkursregisteret i Brønnøysund registrerer ikke bare de som var eiere eller med i et styre på konkurstidspunktet. De registrerer også tidligere og fratrådte styremedlemmer/vara-medlemmer/daglige ledere i selskapet de siste to årene før konkursen. Personer, foretak mv som har hatt en eierandel på 20 prosent eller mer i de siste fem år tas også med. KONKURSKARANTENE Konkurskarantene kan idømmes av skifteretten i forbindelse med straffbare handlinger eller hvor man "på grunn av uforsvarlig forretningsførsel er uskikket til stifte et nytt selskap eller være styremedlem eller administrerende direktør i et slikt selskap". OPPLØSNING AV SELSKAP Et registrert DLS anses skattemessig oppløst når det er gjennomført formell oppløsning og avvikling etter selskapslovens regler, eller virksomheten er opphørt og selskapet i de to foregående inntektsår ikke har levert selskapsoppgave mv. Uregistrert selskap anses oppløst når virksomheten har opphørt. Både registrert og uregistrert selskap anses oppløst når

19 selskapsandelene er samlet hos en eier og en annen deltaker ikke kommer inn innen åtte måneder, eller selskapet tas under konkursbehandling. Oppløsning anses å finne sted på det tidspunkt konkursbehandlingen åpnes. Har du spørsmål om disse nye reglene fra 2015? Ta kontakt med DLS-enheten i Skatteetaten på e-post: Skatt.FastsettingDLS@ skatteetaten.no EGENINKASSO ELLER INKASSOBYRÅ? Finanskrisen de siste årene har understreket behovet for å være oppegående når det gjelder purringer og inkasso. De fleste bedrifter som selger på kreditt vil før eller senere oppleve at de har kunder som ikke betaler. Du kan velge å tapsføre/avskrive fordringen. Eller forsøke å drive den inn. Velger du å forsøke å drive inn fordringen, kan du vurdere å gjøre det på egen hånd - eller overlate jobben til et inkassobyrå. TO VALG Når en kunde ikke betaler, har du i utgangspunktet to valg: Skal du forsøke å inndrive pengene selv? Eller skal du sette bort dette til et inkassobyrå? I et lokalt marked vil mange kanskje vise litt romslighet. For kunden som "glemte" å betale kan det føles hyggeligere å få en påminning eller purring fra sin lokale leverandør enn å få et langt mer "alvorlig" inkassovarsel fra et inkassobyrå. Noen bedrifter mener kanskje det er formålstjenlig å inndrive størsteparten av sine krav gjennom egeninnsats og bare overlate problemtilfellene til et byrå. EGENINKASSO Velger du å gjøre jobben selv, er det enkelte regler som er annerledes for deg enn for inkassoselskaper. Ved egeninkasso kan du ta maksimalt to ganger purregebyr for purringer/inkassovarsel, pluss tre ganger purregebyr for betalingsoppfordringen. Trusselen om økte kostnader ovenfor en skyldner blir mindre ved egeninkasso. På den andre sida blir det billigere for skyldneren, noe som kanskje gjør det lettere å betale det utestående beløpet.

20 SKATT, TREKK, AVGIFT, FERIEPENGER FORSKUDDSTREKK Forskuddstrekk er lønnstakerens penger! Du er pliktig til å trekke pengene fra lønna før utbetaling fordi de skal inn til det offentlige som skatt fra lønnstakeren. (Også enkelte utgiftsgodtgjørelser går inn i grunnlaget for trekk.) FALLGRUBE! Bruker du forskuddstrekket til å dekke andre utgifter - eller har du ikke pengene - kan du risikere å bli dømt for underslag. MERK! Skattetrekk er altså ikke noen vanlig gjeldspost, men andres penger som du er pliktig til å ta vare på og sende til kommunekassereren/kemneren ved forfall annenhver måned. SKATTETREKKSKONTO Skattetrekkspenger skal inn på en spesiell skattetrekkskonto som arbeidsgiveren må opprette. Pengene kan altså ikke stå på andre konti eller holdes i egen kasse. Innsetting av skattetrekk skal skje senest første virkedag etter lønnsutbetaling. Dette er noe du er forpliktet til etter loven. Det kan slå kraftig tilbake å slurve her. TIPS! Legg opp enkle rutiner hvor det overføres forskuddstrekk til skattetrekkskontoen samtidig som det utbetales eller overføres lønn til den ansatte. EKSEMPEL: Lønn kr Trekk tilsvarende 30 prosent. Kr 7000 til den ansatte, kr 3000 samtidig til skattetrekkskontoen. TIPS! Har bedriften god nok likviditet, og forskuddstrekk per termin utgjør rundt kroner, kan man ha eksempelvis kroner stående fast på skattetrekkskontoen, og slippe å tenke på overføringer parallelt med lønnsutbetalinger. Forskuddstrekket betales da fra driftskontoen. BOT, FENGSEL... FALLGRUBE! Unnlater du å sende melding når du plikter, eller gir du uriktige eller ufullstendige opplysninger om forskuddstrekk, gis det bøter eller i gjentakelsestilfeller opptil seks måneders fengsel. Har du "bare" vært grovt uaktsom, straffes du med bøter. Dette gjelder daglig leder, men også andre ansatte (feks en regnskapsansvarlig)som gjør feil. FERIEPENGER Ferieloven sier at dersom arbeidsgiver eller noen som handler på dennes vegne forsettlig eller uaktsomt unnlater å sørge for at arbeidstaker gis ferietid og feriepenger (...), plikter arbeidsgiver å betale erstatning. (Dekke økonomisk tap og velferdstap.) Den

21 ansatte skal ha 10,2 prosent av feriepengegrunnlaget i feriepenger. Ved tariffavtale: 12 prosent. TIPS! Hold feriepengene på en konto for seg. AA-REGISTERET Alle arbeidsforhold hvor det utbetales mer enn 1000 kroner i året skal rapporteres til Nav Aa-registeret. Dette var nytt i forbindelse med innføringen av a-meldingen fra 1. januar ELEKTRONISK RAPPORT Arbeidsgivere rapporterer til Nav Aa-registeret gjennom den elektroniske tjenesten a- melding via Altinn. Denne ordningen med elektronisk levering er obligatorisk. Mer info finner du på HAR DU UTARBEIDET SKRIFTLIG(E) ARBEIDSAVTALE(R)? Enhver du ansetter, også midlertidig ansatte, vikarer eller ansatte på prøvetid, skal ha skriftlig arbeidskontrakt så raskt som mulig. Gjør det til en vane at utarbeidelse og undertegning av skriftlig arbeidsavtale blir en del av selve ansettelsen. HAR DU OPPRETTET SKATTETREKKSKONTO, DVS EN EGEN KONTO KUN FOR FORSKUDDSTREKK? Loven krever at forskuddstrekket fra ansatte skal inn på en spesiell skattetrekkskonto i banken. Trekket skal inn på konto samtidig med lønnsutbetalingene. Denne skattetrekkskontoen er sperret, i den forstand at det ikke kan tas penger ut av den. Fra skattetrekkskontoen kan kun videresendes forskuddstrekk til kemneren/skatteoppkreveren. HAR DU HUSKET Å TREKKE FORSKUDDSTREKK AV LØNNSUTBETALINGER MM? Det skal gjøres ved enhver utbetaling av lønn, skattepliktige ytelser mv, men kan unnlates hvis det er snakk om akonto-utbetalinger, som for eksempel forskudd på lønn. TERMINOPPGAVER I A-MELDINGEN Terminoppgave for arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk inngår som en del av a- meldingen.

22 ARBEIDSGIVERAVGIFT Arbeidsgiveravgift beregnes av brutto lønnsutgifter og annen utbetalt godtgjørelse til ansatte eller oppdragstakere. Det skal ikke betales arbeidsgiveravgift på utbetalinger for oppdrag som er et ledd i selvstendig næringsvirksomhet for oppdragstakeren. ENKEL HUSKEREGEL: Arbeidsgiveravgift henger normalt sammen med trekkplikt i lønn og godtgjørelser. Avgiften varierer fra 14,1 til 0 prosent, ut fra hvilken skattekommune arbeidsgiveren er registrert i. Mange sidestiller arbeidsgiveravgift og forskuddstrekk fordi beløpene beregnes samtidig og betales inn samtidig (men på hver sin giro). Men det er en viktig og avgjørende forskjell på forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift som bør læres en gang for alle: Arbeidsgiveravgift er "bare" en avgift. Forskuddstrekk er derimot lønnsmottakernes penger, som det er straffbart å ikke ta vare på og sende inn ved forfall. FALLGRUBE! Glem aldri at det er forskuddstrekket som er "hellig" og som du må innbetale uansett. Arbeidsgiveravgiften på lønninger mv er mer på linje med andre fordringer. ARBEIDSGIVERAVGIFT I A-MELDINGEN Det tidligere skjemaet knyttet til grunnlaget for beregning av arbeidsgiveravgift går fra 2015 inn i a-meldingen, som skal leveres innen den 5. i den etterfølgende måneden hvis du har ansatte eller utbetaler lønn, pensjon og andre ytelser.

23 MVA Registrering i Merverdiavgiftsregisteret skal skje fra det øyeblikk virksomheten din passerer en avgiftspliktig omsetning på kroner innenfor en løpende12- måneders-periode. Her er aktuelle straffebestemmelser hvis du forsømmer deg: Leverer du momsoppgaven for sent eller den ikke er som den skal være, kan utgående avgift for terminen - dvs det som ditt firma skal betale - forhøyes med fra 250 til 5000 kroner. Dette er en form for forsinkelsesavgift. Første gang slipper du kanskje med en påpakning... Leverer du ikke momsoppgaven i det hele tatt, kommer du inn under helt andre straffebestemmelser, i verste fall med tiltale etter bedrageriparagrafen. Her kan det være snakk om tilleggsavgift på opptil kroner, annen gang kroner og tredje gang kroner. TIPS! Har selskapet en avgiftspliktig omsetning (eks moms) som er på mindre enn én million kroner, kan det slippe med én årlig momsoppgave. Den skal i tilfelle leveres senest 10. mars året etter inntektsåret. Fristen for å få til én årlig momstermin i 2016 går ut 1. februar TIPS! Kan du levere årsterminoppgave fordi din årsomsetning eks mva er under en million, står det deg fritt å velge enten årsterminoppgave eller to-måneders terminoppgave. Du kan alltid be avgiftsmyndighetene om kortere terminer, men endringene kan bare gjelde fra 1. januar det enkelte år. Faktisk kan du be om å få levere mva-oppgave hver måned, eventuelt enda hyppigere, hvis du jevnlig har mva-kroner til gode. Dette er noe som blant annet gjelder for bokhandlere. TID OG PENGER SPART For mange små virksomheter kan det være tid og penger spart når man bare trenger å utarbeide ett årlig mva-oppgjør og innbetale kun én gang årlig. Det betyr også at likviditeten i året kan være bedre i ellers stramme perioder. TIPS! Innkommet merverdiavgift som du har stående "på bok" eller som du midlertidig bruker til å forbedre likviditeten betyr også at virksomheten din faktisk nyter godt av et rentefritt lån fra det offentlige.

24 SKJERPEDE SKATTEKONTROLLER Den digitale verden er her forlengst, og det øker skattemyndighetenes muligheter for kontroll. Store som små virksomheter bør innstille seg på at smutthullene blir mindre og mindre når det gjelder å holde inntekter unna regnskapspapirene. Første varsel om de nye tider kom da Oslo kemnerkontors "Divisjon kontroll" gjennomførte en kontroll og kartlegging av renholdsbransjen ved bruk av e-post sendt til alle bedrifter i Oslo. Dette er den nye skattevirkeligheten. Det vil bli stadig vanskeligere å gjemme seg for den som jobber helt eller delvis svart. ALLE OPPLYSNINGER OM RENHOLD Kemnerkontoret forlanger alle opplysninger vedrørende den enkelte virksomhets bruk av eksterne oppdragstakere eller byråer til å utføre renholdstjenester: - Har virksomheten benyttet ekstern(e) leverandør(er) siste år, ønsker vi leverandøren(e)s organisasjonsnummer/fødselsnummer, navn og adresse. I tillegg ønsker vi opplysninger om totalt kjøp (fakturert) av renholdstjenester i inntektsåret inkl mva, skriver kemnerkontoret. Virksomhetene blir bedt om å fylle inn opplysningene i en vedlagt tabell i Excel og returnere den via e-post. EN LINJE FOR HVER Har virksomheten hatt flere oppdragstakere/byråer gjennom året, skal det fylles inn én linje for hvert byrå/oppdragstaker. Har virksomheten flere underenheter, skal det gis tilsvarende opplysninger fra disse. Dersom virksomheten utfører renholdet selv, skal det bare krysses av i rubrikken "vasker selv" på det vedlagte tilbakemeldingsskjemaet. LOVBESTEMT TAUSHETSPLIKT Oslo kemnerkontor gjør forøvrig oppmerksom på at det har lovbestemt taushetsplikt om alle opplysninger som mottas, og viser til skattebetalingsloven 47 annet ledd. Det er klart at ettergår kemneren i Oslo alle innkomne opplysninger, kan det være mange brådne kar innen renholdsbransjen som får problemer når oppdragsgivere oppgir sine utbetalinger - utbetalinger som kanskje ikke er tatt med i renholdsfirmaets eget regnskap.

25 MER ENN KRONER I KONTANTER: IKKE FRADRAG! Det er mange fallgruber innebygd i kroners-regelen som har vært i kraft siden 1. januar 2011: MERK! Firmaer og næringsdrivende kan miste både momsfradrag og skattefradrag hvis ikke betalingen skjer via bank. Det er fort gjort å tabbe seg ut. Av en betaling på kroner kan firmaet eller enkeltpersonforetaket gå glipp av fradrag på mellom 4000 og 6000 kroner. Det vil være tap som svir. Det har strømmet inn med spørsmål til regnskapsførernes organisasjon Regnskap Norge (tidligere NARF) om hvordan dette skal takles. Spørsmålene gjelder blant annet fradragsrett når firmaet betaler med kontanter i bank, betaler til utenlandsk oppdragstaker uten norsk bankkonto, kjøper varer kontant i Kina, ikke kontrollerer at mottakers bankkonto er en firmakonto, og ikke minst: Når firmaet utbetaler lønn i kontanter. Her har vi ut fra spørsmålene og svarene på narf.no (NARF har skiftet navn til Regnskap Norge) laget en oversikt over mange av fallgrubene en firmainnehaver kan møte: Betaling via bank: Den næringsdrivende mister fradragsretten dersom han går i banken og betaler en mottatt faktura på mer enn kroner med kontanter. Betaling til utenlandsk oppdragstaker uten norsk bankkonto: Fradragsretten tapes, Men betaling til utenlandsk bankkonto er OK. Firma kjøper varer på innkjøpsturer i (for eksempel) Kina: Ikke alltid mulig å betale med kredittkort eller på annen måte via bank, for eksempel ved innkjøp på markeder. Denne innkjøperen får ikke fradrag for kjøp over kroner med kontanter. (Dette kan bli endret senere.) Kontroll av at mottakers bankkonto ikke er privat, men en firmakonto: Betaleren beholder fradragsretten så lenge han kan dokumentere at betalingen er skjedd via bank og at oppgjøret gjelder det aktuelle oppdraget eller kjøpet. Utbetaling av lønn: kroners-grensen gjelder ved utbetaling av lønn til ansatte. Beløpsgrensen gjelder på årsbasis. Bank må benyttes ved betaling selv om den enkelte lønnsutbetaling ikke overstiger kroner. Husleie tatt ut av firmaets konto: Et aksjeselskap leier kontorlokaler i boligen til hovedaksjonæren. Denne har hevet 5000 kroner i kontanter fra selskapets bankkonto hver måned. Dette er betaling av periodiske ytelser som overstiger kroner i løpet av inntektsåret. Betalingen må skje via bank for at fradragsretten skal være i behold. Betaling ved bruk av krysset bankremisse eller krysset sjekk: Dette anses som betaling via bank. Betalingen kan da spores til betaleren og mottakeren må ved

26 heving sette pengene inn på egen konto. Motregning av beløp over kroner: Fradragsretten for skatt og mva beholdes. Ansatte legger ut: Både betalingen fra den ansatte til selger, og betalingen fra arbeidsgiver til den ansatte, skal skje via bank når det er snakk om kjøp som overstiger kroner. Arbeidsgiver bør sikre seg dokumentasjon fra den ansatte for at denne har betalt kjøpet via bank. En faktura på mer enn kroner bokføres med fradragsrett, mens den senere betalingen skjer ved bruk av kontanter: Fradraget må tilbakeføres både skattemessig og med hensyn til momsen. Skattemessig inntektsføres beløpet i det inntektsår betalingen skjer, og momsfradraget reverseres i den termin betalingen har skjedd. Les de detaljerte svarene her OGSÅ LØNN KOMMER INN UNDER KRONERS-REGELEN kroners-grensen gjelder også ved kontantutbetalinger av lønn til ansatte. Beløpsgrensen gjelder på årsbasis. Bank må benyttes ved betaling selv om den enkelte lønnsutbetaling ikke overstiger kroner. Dette er gjort helt klart i en uttalelse fra Skattedirektoratet. Reglene om ikke-fradrag over kroner gjelder alle typer transaksjoner som gir fradragsrett etter skatteloven - også lønn. PENGER INN ELLER UT AV NORGE Pengebeløp over kroner som føres inn eller ut av Norge, skal uansett deklareres hos tollmyndighetene. Tollmyndighetene gis adgang til å ilegge et overtredelsesgebyr på inntil 30 prosent av beløpet ved brudd på denne deklareringsplikten. De mest alvorlige sakene skal fortsatt overlates til politiet. MERK! Økokrim har dessuten fått en utvidet adgang til å videreformidle til skatteetaten og toll- og avgiftsetaten opplysninger om mistenkelige transaksjoner som Økokrim har mottatt etter hvitvaskingsloven.