INFORMASJON OM REGELVERKET VEDRØRENDE ANSVAR FOR RAPPORTERING AV LØNN

Transkript

1 INFORMASJON OM REGELVERKET VEDRØRENDE ANSVAR FOR RAPPORTERING AV LØNN

2 2 BDO AS INFORMASJON OM REGELVERKET VEDRØRENDE ANSVAR FOR RAPPORTERING AV LØNN Innledning Denne publikasjonen er utarbeidet med det formål å forklare hovedtrekkene i regelverket for lønnsrapportering og det ansvar selskapene selv, samt deres serviceorganisasjoner har for å overholde dette. Det norske regelverket er på noen områder vesentlig forskjellig fra regelverkene i andre land. Det er avgjørende at morselskap og oppdragsgivere utenfor Norge har gjort seg kjent med regelverket når de starter opp virksomhet i Norge. Publikasjonen er avgrenset til utenlandske virksomheter som har fast driftssted i Norge og omhandler ikke utleie av arbeidskraft. Arbeidsgiver skal for hver arbeidstaker innberette lønn og andre godtgjørelser som blir utbetalt for arbeid utført i Norge eller på norsk kontinentalsokkel. Innberetningsplikten gjelder også for arbeidsgivere hjemmehørende i utlandet, uavhengig av om arbeidstakerne er skattepliktige til Norge eller ikke. Det er mange lover og regler som behandler temaer som vedrører arbeidsgiver og arbeidstakers plikter, og i avsnittene under skisserer vi de viktigste områdene man vil trenge detaljert kunnskap om. Det er egne regler for beskatning av utenlandske arbeidstakere. Lovpålagt rapportering Terminoppgaver Arbeidsgiver plikter å innberette og betale forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift i seks terminer. Fristene for å innberette lønn og skattetrekk for januar og februar er 15. mars. Neste frist er 15.mai for perioden mars og april osv. Lønns- og trekkoppgaver For hver person som har fått utbetalt ytelser fra arbeidsgiver skal det pr 31. desember lages en lønns- og trekkoppgave hvor alle ytelsene som er oppgavepliktig for det foregående kalenderåret skal fremkomme. I tillegg skal sum forskuddstrekk og feriepengegrunnlag fremkomme. Årsoppgave Enhver virksomhet skal utarbeide en Årsoppgave for arbeidsgiveravgift hvor sum oppgavepliktige ytelser og forskuddstrekk for alle ansatte fremkommer. I tillegg skal tilskudd til pensjonsordninger og mottatte refusjoner fra NAV av for eksempel sykepenger oppgis. Det er kalenderåret som er rapporteringsperioden, også for selskaper som har avvikende regnskapsår. Kontrolloppstilling Alle som har oppgavepliktige ytelser og er bokføringspliktige skal fylle ut RF 1022 Lønns- og pensjonskostnader. Dette er en avstemming på kontonivå av at bokførte beløp stemmer med innberettede beløp. Skattepliktige virksomheter sender inn RF-1022 sammen med selvangivelsen og andre bokføringspliktige sender den direkte til skattekontoret. RF-1022 utarbeides for kalenderåret, og virksomheter med avvikende regnskapsår, må utarbeide en avstemning mellom oppgave og finansregnskapet. RF-1022 skal signeres av valgt revisor Aa- register Aa-registeret er et dataregister hvor alle arbeidsgivere og alle arbeidstakere i Norge er registrert. Arbeidsgiver plikter å sende melding til NAV Aa-registeret om inntak av nye arbeidstakere. Når arbeidsforholdet opphører eller endres må dette også meldes fra til Aa registeret.

3 INFORMASJON OM REGELVERKET VEDRØRENDE ANSVAR FOR RAPPORTERING AV LØNN BDO AS 3 SSB Statistikk Et utvalg firmaer får lovpålagt krav om å levere årlig eller kvartalsvis lønns- og/eller fraværsstatsstikk til Statistisk Sentralbyrå. Arbeidsgiveravgift Enhver virksomhet som har ansatte i tjeneste plikter å svare arbeidsgiveravgift av lønn og annen godtgjørelse inkludert premie til tjenestepensjonsordning. Dette vil også gjelde naturalytelser og utgiftsgodtgjørelser så lenge de er trekkpliktige (jf. under). Satsene for arbeidsgiveravgift er ulike for ulike nasjonale soner. For 2011 er det sju soner og satsene varierer fra 0-14,1 %. Det er den kommune hvor arbeidsgiver er registrert ifølge Enhetsregisteret som avgjør hvilken sats som skal benyttes. Dersom det er registrert underenheter er det dennes lokalisering som avgjør satsen for tilhørende lønnskostnader. Det er noen unntak dersom hoveddelen av arbeidet utføres i en annen sone enn den virksomheten er registrert i. Ambulerende virksomhet følger de samme reglene dersom de ikke har opprettet et fast bemannet avdelingskontor på en annen geografisk beliggenhet. Medlemskap i folketrygden Utgangspunktet er at en arbeidstaker er trygdet i arbeidslandet. En arbeidstaker blir pliktig medlem i norsk folketrygd dersom vedkommende utfører arbeid i Norge eller på norsk kontinentalsokkel, og har lovlig adgang til å arbeide her. Utenlandsk person blir medlem i folketrygden som bosatt ved lovlig opphold i Norge, når oppholdet er ment å vare eller har vart i minst 12 måneder. Det finnes imidlertid en del unntak: Utsendte arbeidstakere Arbeidstakere fra EØS-land som sendes ut av sin arbeidsgiver for å arbeide i Norge for inntil 12 mnd (ev. forlengelse til 2 år eller lenger), skal være medlem i hjemlandets trygdesystem. Arbeid i flere land mv. Hvis arbeidstaker utfører arbeid i to eller flere land, herunder bostedslandet, skal vedkommende være trygdet i bostedslandet. For å få fritak for norsk trygdeavgift (for tiden 7,8 %) og norsk arbeidsgiveravgift, må dette dokumenteres med spesielt skjema (E101) fra hjemlandet. Denne sendes også norske trygdemyndigheter for godkjenning. Fritak for norske trygdeavgifter innebærer plikt til å betale utenlandsk trygdeavgift og arbeidsgiveravgift i stedet. Forskuddstrekk Arbeidsgiver plikter å foreta forskuddstrekk i utbetaling for arbeid utført i Norge. Dette gjelder både norsk og utenlandsk arbeidsgiver, og omfatter lønn til norske og utenlandske arbeidstakere. Det er plikt til å foreta forskuddstrekk selv om skatteplikt for lønn er begrenset gjennom skatteavtale. Foreligger det ikke skattekort for arbeidstakeren, plikter arbeidsgiver å trekke 50 % skatt. Fritak fra forskuddstrekk kan foreligge gjennom nordisk trekkavtale (hvis utenlandsk arbeidsgiver), og innebærer at forskuddstrekk skal betales i det landet som har beskatningsretten. Fritaket må godkjennes av Sentralskattekontoret for utenlandssaker på forhånd. Ved arbeidsutleie har den som leier arbeidskraft solidaransvar for betaling av forskuddstrekk og arbeidsgiveravgift. Trekkplikt Alle ytelser som er skattepliktig for mottaker har arbeidsgiver plikt til å foreta forskuddstrekk i. Dette gjøres i henhold til arbeidstakerens skattekort før lønnen utbetales. Denne plikten kalles trekkplikt. Trekkpliktige ytelser er også arbeidsgiveravgiftspliktige og oppgavepliktige. Skattekort Skattekort utstedes på grunnlag av opplysninger gitt av arbeidsgiver/ arbeidstaker. Skattekort utstedes av skattekontorene eventuelt Sentralskattekontoret for utenlandssaker. For å få skattekort må arbeidstaker ha norsk personnummer, eventuelt D-nummer ved midlertidig opphold i Norge under 6 måneder.

4 4 BDO AS INFORMASJON OM REGELVERKET VEDRØRENDE ANSVAR FOR RAPPORTERING AV LØNN Skattetrekksmidler Forskuddstrekket foretas før lønn mv utbetales til de ansatte. Frem til dette skattetrekket innbetales til skattemyndighetene, skal skattetrekket stå på en særskilt bankkonto benevnt som skattetrekkskonto av banken. Som et alternativ kan arbeidsgiver i stedet stille en bankgaranti. Arbeidsgiveren er ansvarlig for at trekket blir foretatt, innbetalt og behandlet som nevnt og kan komme i straffansvar dersom bestemmelsene ikke overholdes. Obligatorisk tjenestepensjon Lov om obligatorisk tjenestepensjon innebærer at de fleste arbeidsgivere må ha tjenestepensjonsordning for sine ansatte. Tjenestepensjonsordningen kan enten være en innskuddsbasert eller en ytelsesbasert pensjonsordning. Loven inneholder visse minimumskrav som må oppfylles. Utgiftsgodtgjørelser Utgiftsgodtgjørelse er refusjon av utgifter i forbindelse med arbeidet. Det kan være for eksempel bilgodtgjørelse, utgifter til bespisning og overnatting i forbindelse med tjenestereiser, men også dekning av elektroniske kommunikasjonstjenester (telefon, internett) og aviser levert hjem til den ansatte. I utgangspunktet er utgiftsgodtgjørelser trekkpliktige og oppgavepliktige. Det er normalt fritak for trekkplikt dersom kravene til dokumentasjon oppfylles. Disse kravene er omfattende (se eks under). Dersom kravene oppfylles vil utgiftsgodtgjørelsen normalt ikke være skattepliktig for den ansatte og arbeidsgiveravgift skal da ikke beregnes. Tjenestereiser Dersom den ansatte er på reise i forbindelse med arbeidet vil det påløpe utgifter til for eksempel hotell, transport og bespisning. For at disse utgiftene skal dekkes av arbeidsgiver uten at det blir skattepliktig og arbeidsgiveravgiftspliktig, må det lages en reiseregning hvor blant annet følgende opplysninger skal fremkomme: Arbeidstakers navn, adresse og underskrift Navn og adresse for overnattingssted Type losji (hotell, pensjonat, annet) Formålet med reisen I tillegg må alle utgifter legitimeres med originalbilag. Det er mulig å dekke kost og losji etter fastsatte satser. Legitimasjonskravene blir da utvidet og alt som blir dekket utover fastsatte satser blir trekkpliktig. Det er detaljerte regler for hva som kan dekkes. Elektroniske kommunikasjonstjenester og andre utlegg Dersom arbeidstaker for eksempel får dekket regninger på privat mobiltelefon må originalbilag leveres arbeidsgiver. Arbeidsgiver må holde oversikt over hvor mye som blir dekket totalt. Naturalytelser Naturalytelser er ytelser som ikke gis i form av kontanter, sjekker eller andre lignende betalingsmidler. Den private fordelen ved naturalytelser i arbeidsforhold er som hovedregel skattepliktige, trekkpliktige, arbeidsgiveravgiftspliktig og oppgavepliktig. Dette vil for eksempel gjelde fri telefon, abonnement på bredbånd, fri bil og fri avis. Det er detaljerte regler for hvordan den private fordelen ved slike ytelser beregnes. Den beregnede fordelen blir da skattepliktig for den ansatte, og det må foretas forskuddstrekk og beregnes arbeidsgiveravgift. Fordelen er også oppgavepliktig. Telefon og avis vil også kunne være en utgiftsgodtgjørelse. Det er uansett samme beregning for den skattepliktige fordelen. Det er gitt noen særskilte unntak fra skatteplikten for den ansatte for mindre naturalytelser. Feriepenger I Norge er det spesielle regler for beregning av feriepenger, opptjening og utbetalingstidspunkt. Utbetaling av feriepenger erstatter vanlig lønn for ferieperioden. Feriepenger avsettes i opptjeningsåret og utbetales ved ferie det påfølgende år. Dato og klokkeslett for avreise og hjemkomst for hver reise

5 INFORMASJON OM REGELVERKET VEDRØRENDE ANSVAR FOR RAPPORTERING AV LØNN BDO AS 5 Arbeidstakere i alle arbeidsforhold, uansett varighet eller omfang, har rett til feriegodtgjørelse av arbeidsgiveren med 10,2 % av arbeidsvederlaget i opptjeningsåret, jf. ferieloven. De fleste inntekter som kommer fra arbeidsvederlag inngår i feriepengegrunnlaget. av formalia på oppdraget av autorisert regnskapsfører. Videre skal det gjennomføres kvalitetskontroll av oppdragsutførelse gjennom året. Det er ikke tilstrekkelig at slik kontroll begrenses til gjennomgang i tilknytning til årsoppgjøret. Arbeidstakere over 60 år har rett til ekstraferie og feriegodtgjørelsen forhøyes med 2,3 % av arbeidsvederlaget Ferieloven er en minsterettslov, og bedriftene har full anledning til å avtale ordninger som er gunstigere enn lovens. Mange bedrifter er knyttet til tariffavtale og utbetaler 12 % feriepenger, med krav på 5 uker ferie per år. Overtid Arbeidsmiljøloven definerer hva som regnes som overtidsarbeid, begrensninger på mengden og minimumsgodtgjørelse for dette. Det er spesielle regler for alminnelig ukentlig arbeidstid i tilfeller med skiftarbeid, søndagsarbeid, arbeid om natten m.m. Sykepenger I Norge har arbeidstaker rett på sykepenger under sykdom etter nærmere regler. Formålet med sykepengeordningen er å dekke bortfall av arbeidsinntekt for yrkesaktive som blir arbeidsuføre på grunn av sykdom eller skade. Jf. folketrygdloven 8-1. Arbeidstakeren må oppfylle en del vilkår for å få rett til sykepenger. Det er også begrensninger i sykepengenes størrelse og hvor lang periode man har krav på sykepenger. Loven angir minimumskrav, men bedre vilkår kan avtales i arbeidskontrakten. Det er krav til dokumentasjon av sykefravær gjennom egenmelding og sykemelding. Det er i tillegg en rekke krav til arbeidsgiveren når det gjelder oppfølging av sykemeldte. Kvalitetskontroll av lønnsoppdrag For lønnsoppdrag som utførers av ekstern leverandør, eksempelvis regnskapsfører, er disse underlagt regnskapsførerregelverket. Dette innebærer at det minst en gang per år skal foretas en gjennomgang

6 KONTAKT: BDO Advokater DA Anne Mette Torjussen BDO Accounting AS Alia Hammami BDO AS Kjersti Skotvold Innholdet i denne publikasjonen er kun for generell informasjon og kan ikke erstatte profesjonell veiledning om de enkelte emner som omtales. Vennligst ta kontakt med ett av våre kontorer dersom du ønsker svar på dine spesifikke spørsmål vedrørende omtalte emner. BDO, bedriftens partnere, ansatte eller samarbeidspartnere, er ikke å regne som ansvarlig for eventuelle tap som er resultat av handlinger eller beslutninger basert på innholdet. BDO AS, et norsk aksjeselskap, er deltaker i BDO International Limited, et engelsk selskap med begrenset ansvar, og er en del av det internasjonale nettverket BDO, som består av uavheng-ige selskaper i de enkelte land. BDO er varemerkenavnet for BDO-nettverket og for hvert enkelt BDO medlemsfirma. BDO i Norge har 600 ansatte og kontorer over hele landet.