Innføringsstrategi. Elektronisk søknads-og saksbehandling

Transkript

1 Innføringsstrategi Elektronisk søknads-og saksbehandling Versjon 1.0 (ESS-prosjektet) Innføringsstrategi Side 1 av 6

2 Innhold 1 Innledning Hensikt med dokumentet Rammebetingelser Omfang av arbeid som skal utføres Arkivtilrettelegging Søknadsfrister Arkivering Utviklingsplaner for ESS-løsningen Vurdering av pilotområde Pilotperiode Mulige konsekvenser Utrulling av øvrige tilskuddsordninger Konklusjon... 6 Side 2 av 6

3 1 Innledning Overgang fra papirbasert søknads- og saksbehandling til elektronisk løsning, medfører en stor endring først og fremst for ansatte i Kulturrådet, men også for Kulturrådets brukere. Dette vil medføre endringer i måten saksbehandlingen gjennomføres, nye systemløsninger skal læres, i tillegg til at nye rutiner skal innarbeides. Det er med andre ord et stort organisatorisk løft, i tillegg til at tekniske løsninger skal tilpasses, testes og innføres. Det er derfor viktig at innføringen er vel gjennomtenkt. Det er flere rammebetingelse som legger føringer for hvordan og når innføringen skal gjennomføres, og flere av prosjektets aktiviteter er avhengig av hvilken innføringsstrategi som velges. Med så store endringer som innføring av ESS medfører, er det viktig å ha fokus på å minimere risiko. Dette kan bl.a gjøres ved å «teste» ut løsningen live med et mindre antall brukere både interne og eksterne brukere, før løsningen tas i bruk i full skala. Det er viktig at det så tidlig som mulig pekes ut en pilotordning slik at planene for gjennomføringsfasen kan utarbeides i tråd med dette. 1.1 Hensikt med dokumentet Hensikten med dokumentet er å beskrive rammebetingelsene som er førende for valg av innføringsstrategi, anbefale en innføringsstrategi, samt synliggjøre eventuelle konsekvenser for denne anbefalingen. 2. Rammebetingelser Det er en rekke rammebetingelser som er førende for valg av innføringsstrategi. Nedenfor er de viktigste faktorene beskrevet. 2.1 Omfang av arbeid som skal utføres Det er et stort og omfattende arbeid som skal utføres for å tilpasse esak-løsningen til Kulturrådets behov. I tillegg er det mange organisatoriske tilpasninger som skal på plass, testing og opplæring skal gjennomføres og nye arbeidsprosesser og rutiner skal utarbeides og innføres. Først når løsningsbeskrivelsesfasen er gjennomført i løpet av mars, vil vi få en indikasjon på omfanget av det som skal utføres av tilpasninger. Dette vil, i tillegg til evnt. tekniske eller arkivmessige/konverteringsmessige forhold som vil fremkomme i løsningsbeskrivelsesfasen, kunne medføre at den innføringsstrategi som velges må endres i tråd med dette. 2.2 Arkivtilrettelegging Parallelt med innføring av esak-løsningen skal også Websak innføres med nye moduler og funksjonalitet. (Arkivet skal ryddes, tilrettelegges og tilpasses elektronisk arkiv samtidig som daglige arbeidsoppgaver og eksisterende arkivdanning skal ivaretas i overgangsfasen) Konverteringsstrategien vil kunne legge føringer for valg av pilot. 2.3 Søknadsfrister I dag har Kulturrådet ca 12 søknadsfrister, hvorav 4 er hovedfrister med mange ordninger samtidig, og dermed også mange søknader. For fremtiden er det nødvendig, og et ønske å redusere antall Side 3 av 6

4 søknadsfrister, men det er usikkert om dette vil kunne gjøres gjeldende allerede fra Valg av pilot og rekkefølgen av hvilke ordninger som tar i bruk ESS-løsningen når, må sees i forhold til søknadsfristene. 2.4 Arkivering Hvordan en ordning blir arkivert i dag, vil være førende for valg av pilotordning. På det tidspunkt pilotordningen tar i bruk den nye løsningen, vil Kulturrådet måtte opprettholde dagens arkiv samtidig. Noen områder er bedre egnet enn andre til å ha pilotrollen fordi de i dag ikke er knyttet til noe arkiv og dermed ikke er del av problemstillingen knyttet til hvordan vi skal håndtere et skarpt periodeskille. Ordninger som i dag er del av kulturrådets arkiv må i prinsippet behandles samlet for å ivareta kravene til sikkerhet i kulturrådets saks- og dokumenthåndtering. Dette blir i tillegg spesielt viktig når man går fra papirbasert til fullelektronisk arkiv. 2.5 Utviklingsplaner for ESS-løsningen I henhold til de planer som foreligger nå før løsningsbeskrivelsesfasen er fullført, er det mulig å driftsette «mitt nettsted» for et pilotområde i juni Driftsetting av esak for pilotområdet er planlagt å kunne skje i siste halvdel av september. Pilotperioden vil starte med driftsetting av søkerportalen «mitt nettsted» for den ordningen som velges som pilot. Deretter vil utvikling/tilpasning av øvrige sentrale deler av saksbehandlingsløsningen utføres frem til ultimo september slik at saksbehandlingen kan starte fra dette tidspunktet. 3. Vurdering av pilotområde Prosjektet har vurdert flere ordninger som aktuelle. Ved vurderingen er følgende forhold lagt til grunn: - Antall søknader pr søknadsfrist bør ikke være for stort - Søknadsskjemaet bør ikke være for komplekst og omfattende - Arkiveringen bør være papirbasert i dag og ikke elektronisk for å unngå merarbeid for arkivet i pilotperioden - Saksbehandlingsprosessen bør ikke være for komplisert og spesiell ifht. den generelle saksbehandlingsprosessen i Kulturrådet - Bør ha en søknadsfrist som sammenfaller i tid med når løsningen kan være tilgjengelig - På grunn av tidspunktet for ferdigstillelse av saksbehandlingsløsningen er det lite tid til å gjennomføre omfattende opplæring av mange personer, og det bør derfor være et moderat antall saksbehandlere som skal ha opplæring i løsningen - Det bør være en ordning som ikke er avhengig av å ha elektronisk støtte for møte/utvalgsbehandling, da denne funksjonaliteten mest sannsynlig ikke er tilgjengelig ved tidspunktet for oppstart av piloten Side 4 av 6

5 Prosjektet anbefaler at Fond for Lyd og Bilde (FLB) benyttes som pilot med bakgrunn i følgende: - FLB har en enhetlig og enkel saksgang/prosess. Minus her er at saksbehandlere i liten grad produserer saksdokumenter som en del av saksbehandlingsprosessen - De benytter et relativt enkelt søknadsskjema - FLB har søknadsfrist som sammenfaller i tid med klargjøring av løsningen (1. september) - FLB sin søknadsfrist sammenfaller også med søknadsfristen for fondet som er papirbasert, og man reduserer da flaskehalser i forbindelse med at to store søknadsfrister skal sluses gjennom samme postmottak - De har et moderat antall søknader. I 2012 mottok de ca 3000 søknader. For fristen 1. september mottok de 1407 søknader - All arkivering foregår på papir i dag, noe som bidrar til at det arkivmessig er uproblematisk å starte opp med elektronisk arkivering i pilotperioden uten at det blir store utfordringer ifht. periodeskille, konvertering eller dobbeltarbeid for arkivet i pilotperioden. - Fordi FLB er papirbasert i dag så vil elektronisk mottak av søknadene for dette området være en betydelig forbedring - Et minus er at det er få saksbehandlere som får prøvd ut løsningen (i dag kun en fast ansatt og en vikar). Som et tiltak kan det vurderes å lære opp flere som på sikt kan være ressurser for FLB 3.1 Pilotperiode Pilotperioden vil starte med driftsetting av søkerportalen «mitt nettsted» ultimo juni for den ordningen som velges som pilot. Deretter vil utvikling/tilpasning av øvrige sentrale deler av saksbehandlingsløsningen utføres frem til ultimo september slik at saksbehandlingen kan starte fra dette tidspunktet. Deretter vil det i pilotperioden bli supplert og levert ytterligere funksjonalitet til piloten: Side 5 av 6

6 Det er verdt å merke seg at oppstart av pilot ultimo juni, vil kunne komme i ressurskonflikt med den planlagte flyttingen av Kulturrådet. Dersom driftssettingen av mitt nettsted forskyves til august, vil søkerne få kortere tid til å søke, gitt at søknadsfristen forblir 1. september. Pilotperioden vil strekke seg helt frem til alle leveranser er levert, og utrulling til øvrige ordninger kan skje. 3.2 Mulige konsekvenser Som en mulig konsekvens av at FLB velges som pilotordning er at søknadsfristen må utsettes til ca 15. september. Alternativt kan det vurderes å opprettholde søknadsfristen 1. september, men at saksbehandlingen ikke kan begynne før esak-løsningen er ferdigstilt medio september. Dersom det i løpet av løsningsbeskrivelsesfasen for hhv. Websak-prosjektet og esak-prosjektet fremkommer tekniske eller funksjonelle problemstillinger som vil viser seg å være kompliserende å benytte FLB som pilot, må det være mulig å revurdere valget. 4. Utrulling av øvrige tilskuddsordninger Pilotperioden vil vare til årsskiftet 2013/2014 ihht. gjeldende planer. Tidspunkt for utrulling av øvrige ordninger vil være avhengig av søknadsfrister samt valg av konverteringsstrategi (konkluderes i løsningsbeskrivelsesfasen). Med de søknadsfrister som i dag er gjeldende ville det være ønskelig å kunne vurdere SKS (søknadsfrist 15. oktober) som neste ordning. Denne ordningen er på mange måter lik FLB hva gjelder arkivmessige forhold, antall brukere samt homogen søkergruppe. Dernest ville det være ønskelig å ha 1. desember fristen som et mål, men dette kan bli stramt tidsmessig. Resultatet av løsningsbeskrivelsesfasen vil være avgjørende for om dette er mulig, og en plan for utrulling vil først kunne foreligge når planene for gjennomføringsfasen foreligger 1. april. 5. Konklusjon 1. Det benyttes en pilotordning som skal ha som formål å teste ut vitale deler av løsningen så tidlig som mulig slik at endringer/justeringer kan gjøres før øvrige ordninger tar løsningen i bruk. Fond for Lyd og Bilde velges som pilotordning, med produksjonssetting av elektronisk søknadsskjema tilgjengelig i juni for søkere, og nødvendig saksbehandlingsfunksjonalitet tilgjengelig ultimo september. Dersom resultatet av løsningsbeskrivelsesfasen skulle avdekke tekniske eller funksjonelle forhold som vil ha betydning for dette valget, må beslutningen kunne omgjøres. 2. Plan for utrulling av øvrige tilskuddsordninger avhenger av valgt konverteringsstrategi, samt søknadsfrister. Plan for utrulling vil først kunne foreligge etter at resultatet av løsningsbeskrivelsesfasen foreligger 1. april. Side 6 av 6