Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning
|
|
- Are Farstad
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Forvaltningsrevisjon gjennomført 2012/13: Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Statusrapport 2014
2 sikrer at Sentralarkivets virkeområde utvides til å omfatte alle enheter i Bergen kommune (jf. vedtak i ABM-plan) - Arbeidet med å inkludere ytre enheter pågår - Mål: Betjene alle kommunens enheter innen Innen 2015: - Alle grunnskolene i Bergen får tjenester fra Sentralarkivet - Det innføres elektroniske elevmapper For å nå målet, kreves: - suksessiv ressursoverføring fra byrådsavdelingene - kompetanseheving ved Sentralarkivet
3 sikrer at arkivverdige og journalpliktige dokumenter blir arkivert og journalført i samsvar med arkivloven og offentlighetsloven med forskrifter i alle enheter i kommunen - Prioritet: Sikre at e-poster med saksinnhold kommer inn i kommunens sak-/arkivsystem. - Dette finnes det nå en løsning for i systemet. - «E-postprosjektet» ble avsluttet 2013/ Saksbehandlere og ledere deltok - Avdekket mangelfull arkivering av e-poster - Gir grunnlag for å gjøre organisasjonen mer bevisst på nødvendig «dokumentfangst». - Når Sentralarkivets virkeområde utvides, vil dokumentfangst og opplæring bli mer tilfredsstillende ivaretatt for hele Bergen kommune.
4 sikrer at offentlig journal på Internett omfatter hele journalen i BKsak, både når det gjelder avdelinger/enheter og organinterne dokumenter - Samtlige enheter som betjenes av Sentralarkivet er klargjort for publisering på internett. - Mange virksomheter utenom Sentralarkivet er ikke tilgjengelig på offentlig journal. - Det er spesielt vanskelig for mindre enheter med små arkivressurser å håndtere offentlig journal på nett.
5 sikrer at alle kommunens ansatte får tilstrekkelig opplæring knyttet til arkivering, journalføring og offentlighet - Kurs fra byarkivet i arkiv og dokumenthåndtering er nå tilgjengelig via kommunens kursbørs. - Grunnleggende arkiv-/dokumenthåndteringskurs blir en del av basisopplæringen for ledere. - Byarkivet utarbeider også et nettbasert kurs. - Byarkivet deltar i et nasjonalt nettverk om arkivopplæring, som også vil komme Bergen kommune til gode.
6 utarbeider tydelige rutiner/retningslinjer for arkivering, journalføring og offentlighet på de områdene revisjonen har påpekt mangler. Som en del av dette bør kommunen vurdere å utarbeide en saksbehandlerbok. - Saksbehandlerhåndbok er under utarbeidelse - Vil være knyttet til nettbasert kurs via intranett - Vil være lenket til Bergen kommunes arkivplan - Prosjektet er noe forsinket
7 utarbeider en fullstendig og ajourført oversikt i arkivplanen over de systemene som blir benyttet til journalføring og annen registrering av dokument - Oversikt sluttføres i disse dager - 42 systemer pr. i dag
8 sikrer at byarkivet blir involvert i prosesser med nyanskaffelser av fagsystem, og at fagsystemer som anskaffes av kommunen oppfyller kravene i arkivforskriften og Noarkstandarden (jf. vedtak i IKT-strategi i Bergen kommune). - Det er etablert flere møtepunkt der planer for nye systemer blir drøftet: - Bergen Byarkiv og IKT Konsern - Bergen Byarkiv og IKT Drift
9 utarbeider rutiner som sikrer at byarkivet er kjent med lokale arkiveringsrutiner som blir utarbeidet i kommunen. - Ytre enheters egne arkivsystemer kan ha mangler knyttet til: - Arkivfunksjonalitet - Innsynshåndtering - Overskriving av data - Langtidslagring - Risiko: Tap av data, økte kostnader, tap av omdømme, brudd på Arkivlov m.m. - Mål: Kontroll over kommunale arkiveringsrutiner - Prioritert arbeid for å nå målet: - Lederopplæring - Annen opplæring i arkiv- og dokumenthåndtering - Sterkere sentralisering av arkivtjenesten - God dialog med arkivtjenesten
10 Forhold som er avgjørende for å lykkes Innføring av et nytt sak-/arkivsystem i kommunen vil rette opp feil og mangler i eksisterende system. Bergen Byarkiv må være sentral i anskaffelsesprosessen. Det må tas hensyn til organisering og arkivmyndighet. Sentralisering av arkivtjenesten vil styrke arkivkvaliteten, særlig for de mindre enhetene med begrensede arkivressurser- og kompetanse. Flere tiltak for opplæring i arkiv- og dokumenthåndtering. Det arbeides kontinuerlig med Bergen kommunes arkivplan. Sentralt postmottak vil i løpet av året bli ivaretatt av Sentralarkivet.
Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning.
Byrådssak 257/14 Tilbakemelding 2014 på Forvaltningsrevisjonsrapport Prosedyrer og rutiner for Journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. BOBS ESARK-1266-201220264-10 Hva saken gjelder:
DetaljerForvaltningsrevisjon Bergen kommune Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning
Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning Audit & Advisory Mai 2013 Innhold 1. Innledning... 1 1.1 Bakgrunn og formål...
DetaljerProsedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv
Side 1 av 5 Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Formål Denne prosedyren skal sikre at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en sikker
DetaljerRådmann. Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/ Trine Christensen
Ås kommune Follo interkommunale kontrollutvalgssekretariat - FIKS Postboks 195 1431 ÅS Deres ref. Vår ref. Saksbehandler Dato 15/00616-28 Trine Christensen 20.07.2016 K-sak 69/15: Tilbakemelding på forvaltningsrevisjonsrapport
DetaljerJOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST
JOURNALFØRING AV INN- OG UTGÅENDE POST NORD-TRØNDELAG FYLKESKOMMUNE N R. 1700-2 /2007 FORVALTNINGSREVISJON Behandlet i kontrollutvalget i sak 33/07 INNHOLDSREGISTER 1. INNLEDNING... 4 1.1 Bakgrunnen for
DetaljerSaksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring
Saksbehandling, arkivdanning og arkiv om arbeidsprosesser, dokumentasjonsforvaltning og langtidslagring Samdok-konferansen, Gardermoen 11.11.2015 Jon Atle Haugen Riksarkivet 1 Saksbehandling Verdi som
DetaljerAnbud, innkjøp, anskaffelser og sånn: Journalføring og innsyn. Interkommunalt arkiv i Vest-Agder IKS (IKAVA)
Anbud, innkjøp, anskaffelser og sånn: Journalføring og innsyn Registrering, journalføring etc. Anbudene registreres i sak-/arkivsystemet. Registrert saks- og dokumentnummer skrives utenpå konvolutten.
DetaljerElektroniske medier: Kartlegging og sikring av dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter
Byrådssak 1230 /15 Elektroniske medier: Kartlegging og sikring av dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter BJOA ESARK-0622-201518362-2 Hva saken gjelder: Det foreligger et fagnotat fra byarkivaren
DetaljerArkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne
Arkivets rolle og erfaringer med Bergen kommunes løsning for digital kommunikasjon med innbyggerne Av ei som er fra Ålesund: Karin Gjelsten Fagsjef for moderne arkiv Bergen Byarkiv DIGITAL KOMMUNIKASJON
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe
DetaljerNOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi
NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende
DetaljerHva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis
Hva er et godt arkiv? Forbedringsarbeid i praksis Pétur Kristjánsson, seniorrådgiver, Seksjon for dokumentasjonsforvaltning, Arkivverket IKAMR Kontaktkonferansen 29. mai 2018 1 Organisering av Arkivverket
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
DetaljerPer Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv
Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, pih@sft.no Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Statens forurensningstilsyn (SFT) Ca 310 ansatte Endrer navn til Klima- og forurensningsdirektoratet
DetaljerInformasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune
Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn
DetaljerForvaltningsrevisjon Bergen kommune Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning.
Forvaltningsrevisjon Bergen kommune Prosedyrer og rutiner for journalføring og tilgjengeliggjøring av dokument/saksutredning. Prosjektplan Audit & Advisory Oktober 2012 Innhold 1. Formål og problemstillinger...
DetaljerDokumentfangst i praksis
Dokumentfangst i praksis Hvordan få kontroll på arkivverdig informasjon fra e-post, SMS, nettsider og sosiale medier? IKATs Kontaktseminar 22. 23. mai 2014 Noark 5 Første versjon ble publisert sommeren
DetaljerJournalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet
Journalføring SMS, MMS, sosiale medier, meldingsløftet Rådgiver Turid Holen Journalføring - lovgrunnlag Arkivlov 2 a Definisjon på dokument: Medium som lagrar informasjon for seinare lesing, lyding, framføring
DetaljerPostbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe
Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler
DetaljerArkivplan og internkontroll Merarbeid eller samarbeid?
Arkivplan og internkontroll Merarbeid eller samarbeid? Norsk Arkivråd 20. mars 2018 Avdelingssjef Karin Gjelsten Bergen byarkiv NA 20. mars 2018 1 Agenda: 1. Litt om arkivplan 2. Litt om internkontroll
DetaljerArkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand
Arkivplan, hvilke krav og forventninger har tilsynsmyndigheten? Kjetil Reithaug statsarkivar i Kristiansand Arkivstatistikken for 2014 9 % av kommunene begynt planlegging av arkivhåndtering ved evt kommunesammenslåing
DetaljerTilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune
STATSARKIVET I KRISTIANSAND Tilsyn med arkivene i Aust-Agder fylkeskommune Lillian Lunden 24.06.2015 Tilsynsrapport Sak: 2015/5336 Dato for tilsyn: 16.04. og 20.04. 2015 Rapportdato: 24.06.2015 Utarbeidet
DetaljerNorsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK. 12. februar 2015 Jorunn Bødtker
Norsk Arkivråd Frokostmøte om e-postfangst kommentarer til rapport fra arbeidsgruppe i SAMDOK 12. februar 2015 Jorunn Bødtker Arbeidsgruppens mandat Foreslå konkrete tiltak innenfor områdene kultur, organisasjon,
DetaljerKoffer gjør itj saksbehaindleran jobben sin?
Koffer gjør itj saksbehaindleran jobben sin? Oversikt Kontroll Enhetlig håndtering B/K-plan for fylkeskommuner Når B/K-planen blir implementert i det elektroniske saks- og arkivsystemet, vil den lette
DetaljerArkivplan - internkontroll
Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll
DetaljerSaksbehandling og dokumenthåndtering
FORVALTNINGSREVISJON Saksbehandling og dokumenthåndtering Sør-Trøndelag fylkeskommune Mai 2012 Saksbehandling og dokumenthåndtering 1 Saksbehandling og dokumenthåndtering 2 Forord Denne forvaltningsrevisjonen
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Ørland kommune
Returadresse Pb 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO ØRLAND KOMMUNE Rådmann Postboks 401 7129 BREKSTAD Dato 06.04.2018 Din ref 4347/2018/614/KIRAUN Vår ref. 2018/295 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerTenkte å si litt om...
Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner
DetaljerHva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn
Hva vil vi egentlig måles på? - et moderne arkivtilsyn Geir Håvard Ellingseter, nestleder Norsk Arkivråd Jubileumsseminar 26. oktober 2011 1 Hvem er jeg? Bibliotekar med påbygning fra Høgskolen i Oslo
DetaljerArkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan. Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
Arkivplanlegging hva, hvorfor og hvordan Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Tenkte å si litt om... Hva en arkivplan er? Hvordan den er hjemlet? Oppbygging og strukturering av arkivplaner
DetaljerNOARK Hva? Fra: Wikipedia, den frie encyklopedi
NOARK Hva? "NOARK (Norsk Arkivstandard) ble opprinnelig utviklet som en kravspesifikasjon for elektroniske journalsystemer i Statsforvaltningen. Den første versjonen NOARK 1 kom i 1984, med påfølgende
DetaljerDa pedagogen møtte arkivaren
Da pedagogen møtte arkivaren Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper
DetaljerRetningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune
Fagområde: Administrasjon Dok. type: Rutine Dok. nr.: BKDOK-2005-00432.01 Rev. dato: 24.06.02 Gyldig til: 31.12.2012 Side 1 av 5 Retningslinjer for bruk av E-post i saksbehandling i Bergen kommune 1. Innledning
DetaljerDokumentfangst fra e-post
Dokumentfangst fra e-post Fagdag IKA Trøndelag 2. desember 2014 Vilde Ronge, Riksarkivet 1 2 3 Underdirektør Ronge 4 Oppgave 13 Retningslinjer for journalføring av e-post Oppgave 13 Dokumentfangst fra
DetaljerÅpenhet i Bærum kommune
Åpenhet i Bærum kommune Innlegg på Norsk Arkivråds kommunekonferanse 14.02.2012 v/gunn Sværen, rådgiver, Bærum Kommune Agenda Kort om Bærum kommune Åpenhetsindeksen - resultat for Bærum kommune Hva gjør
DetaljerArkivplan og tilsyn. - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim
Arkivplan og tilsyn - Erfaringer fra Statsarkivet i Trondheim Kontaktkonferansen 2016 - Sogn og Fjordane Fylkeskommune, 11.5.2016 Eirik Andersen, Statsarkivet i Trondheim 1 Statsarkivet i Trondheim Distrikt:
DetaljerTilsyn med elektronisk arkivdanning i Lotteri- og stiftelsestilsynet
Tilsyn med elektronisk arkivdanning i Lotteri- og stiftelsestilsynet Endelig tilsynsrapport Sak 2017/21742 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Sted: Førde, Rådhusgata Utarbeidet av: Geir Ivar Tungesvik Øivind
DetaljerInvitasjon til dialog om IT-løsninger for elektronisk dokumentbehandling, arkivering og journalføring i Oslo kommune
Oslo kommune Utviklings- og kompetanseetaten Konserninnkjøp Dialogkonferanse Invitasjon til dialog om IT-løsninger for elektronisk dokumentbehandling, arkivering og journalføring i Oslo kommune Dokumentdato
DetaljerArkivplan. Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? www.sfj.no
Kva har me? Kva treng me? Korleis skal me gjera det? Kva har me? Svært mykje arbeid er gjort i svært mange kommunar. Me har eit verktøy som gjer arkivplanen tilgjengeleg og lett å bruke Me kan utveksle
DetaljerARKIV I SAMTID OG FRAMTID Utfordringer med portaler og integrering av fagsystemer og sak-/ arkivsystemer. Astrid Øksenvåg Daglig leder ekor as
ARKIV I SAMTID OG FRAMTID Utfordringer med portaler og integrering av fagsystemer og sak-/ arkivsystemer. Astrid Øksenvåg Daglig leder ekor as enorge - ekommune Alle nye interaktive, offentlige tjenester
DetaljerInnføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune. Foto: Bjørn Erik Olsen
Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune Foto: Bjørn Erik Olsen «Arkivene er kommunen, alt annet kan byttes ut, men uten arkivene hersker kaos og tilfeldighet.» Agenda Mandat og
DetaljerHøring om endringer i arkivforskriften
Norsk Arkivråd Maridalsveien 3 0178 Oslo postmottak@arkivrad.no Kulturdepartementet Pb. 8030 Dep 0030 Oslo Deres ref: 2010/03516 KV IE:amb Dato: 11.1.2011 Høring om endringer i arkivforskriften Norsk Arkivråd
DetaljerVåre 3 forretningsområder
Kort om ACOS Startet i 1997 Hovedkontor Bergen (Straume) Distriktskontor Oslo 108 ansatte Et av vestlandets største utviklingshus Eid av de ansatte Utvikler all programvare selv Fokus på å levere hyllevare
DetaljerRevisjon av arkivloven med forskrifter
Revisjon av arkivloven med forskrifter IKAs kontaktkonferanse 30. mai 2018 Lovverket Lov om arkiv Overordnede og grunnleggende bestemmelser om arkiv Gir kongen fullmakt til å gi utfyllende bestemmelser
DetaljerForvaltningsrevisjon Jevnaker kommune
Innlandet Revisjon IKS Forvaltningsrevisjon Jevnaker kommune Journalføring og etterlevelse av offentlighetsloven Rapport 2011-12 2012-043/RG/KR FORORD Denne rapporten er et resultat av forvaltningsrevisjonsprosjektet
DetaljerRiksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning (bilde settes inn her av stab)
Riksrevisjonens undersøkelse av arkivering og åpenhet i statlig forvaltning (bilde settes inn her av stab) Dokument 3:10 (2016 2017) Hva skulle vi besvare? Kartlegge statlig praksis for arkivering og journalføring
DetaljerDokumenthåndtering Sarpsborg kommune
Dokumenthåndtering Sarpsborg kommune Forvaltningsrevisjonsrapport Rolvsøy 4. september 2012 østfold kommunerevisjon iks 1 INNHOLDSFORTEGNELSE 1 SAMMENDRAG... 3 2 INNLEDNING... 4 2.1 Bakgrunn... 4 2.2 Problemstilling
DetaljerErfaringer fra tre fusjoner
Erfaringer fra tre fusjoner 2009-2016 - sett fra et arkivfaglig ståsted Seksjonssjef Anita Dahlberg Om UiT Norges arktiske universitet - Vedtatt opprettet 1968 Breddeuniversitet med både klassiske universitetsfag
DetaljerKontaktinfo Her legger du inn informasjon om den som fyller ut skjemaet.
2A5W HFSD T79I Side 1 av 9 R-76 Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 MOT-TATT Svarfristen er onsdan 5.anril 2017. BJLIGN KOMMUNF. Du starter undersøkelsen ved å trykke
DetaljerHvor mange Noark 5- kjerner trenger en virksomhet? Riksarkivarens SAMDOK- konferanse 2013. Anne MeAe Dørum Spesialrådgiver KS
Hvor mange Noark 5- kjerner trenger en virksomhet? Riksarkivarens SAMDOK- konferanse 2013 Anne MeAe Dørum Spesialrådgiver KS KS visjon En selvstendig og nyskapende kommunesektor Om Noark- standarden Tidslinje
DetaljerDokumentbehandling og arkiv
FOLLO DISTRIKTSREVISJON IKS Org.nr. 914 022 134 MVA DELTAKERKOMMUNER: ENEBAKK FROGN NESODDEN OPPEGÅRD SKI ÅS Dokumentbehandling og arkiv Forvaltningsrevisjonsrapport - Ås kommune Revisjonsrapport 5/2015
DetaljerReviderte forskrifter pr : Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift
Reviderte forskrifter pr. 01.01.2018: Arkivforskriften Riksarkivarens forskrift Kommentar til prioritering av arbeid nå. Geir Magnus Walderhaug, Region øst Arkivforskriften - lite nytt Litt mindre detaljert
DetaljerTrondheim byarkiv v/elin E. Harder. Forvaltningsrevisjon sett fra en arkivars side om forvaltningsrevisjon, compliance og arkiv
Trondheim byarkiv v/elin E. Harder Forvaltningsrevisjon sett fra en arkivars side om forvaltningsrevisjon, compliance og arkiv Foto: Foto: Carl-Erik Geir Hageskal Eriksson Norsk arkivråd, Trondheim 23.03.2010
DetaljerARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER
ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER EN PRESENTASJON AV SENTRALE FUNN FRA 2018 Arkivverkets årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester ble sendt ut for syvende gang i år (2018).
DetaljerFagsystemer. Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund
Fagsystemer Kommunearkivkonferansen 31.05.2011 IKA Opplandene Pål Mjørlund Funn sikring av elektronisk arkivmateriale Kommunene og fylkeskommunene mangler tilstrekkelig kompetanse, rutiner og systemer
DetaljerBERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester. Til administrasjonene
BERGEN KOMMUNE Byrådsavdeling for service, utvikling og tekniske tjenester Rundskriv Dato: 24. juni 2002 Saksnr.: 200206442-6 Saksbehandler: MAMI Emnekode: BSUT-0526 Til administrasjonene Bruk av E-post,
DetaljerInstruks. Informasjon- og datasikkerhet Instruks for faggruppe ikt. Gjelder for: Alle ansatte. Vedtatt av: Rådmannen
Instruks Informasjon- og datasikkerhet Instruks for faggruppe ikt Gjelder for: Alle ansatte Vedtatt av: Rådmannen Dato: 22.09.2014 Vedtaksnr. 14/23964 JpID: 14/25494 Dokumentansvarlig (Enhet): Interne
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for
Page 1 of 9 _V ;.:* Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdaq 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
DetaljerProsjektrapport. Kartlegging og sikring av dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter. Bergen Byarkiv
Prosjektrapport Kartlegging og sikring av dokumenter på e-post, sosiale medier og mobile enheter Bergen Byarkiv Innholdsfortegnelse Del 1 Bakgrunn og hovedbudskap... 3 1. Bakgrunn for prosjektet... 3 1.1.
Detaljer«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet
«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet Prosjekt: Nytt sak og arkivsystem Et tilbakeblikk: Samarbeidet i Grenland startet i 2008 nytt sak og arkivsystem. Prosjekt etablert og anskaffelsesprosess igangsatt
DetaljerArkivarens rolle i en sikkerhetsorganisasjon. Torill Tørlen Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet
Arkivarens rolle i en sikkerhetsorganisasjon Torill Tørlen Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Bakgrunn for innlegget 22. juli-kommisjonen peker på at holdninger og kultur mht. sikkerhets-
DetaljerRegistrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet
Registrering av e-post e-postrekker og dokumentbegrepet. Norsk arkivråds høstseminar 23.10.13 Øivind Kruse Arkivar, Riksarkivet -Så hva har skjedd? Har dere funnet eposten med invitasjonen? - Ja, vi fant
DetaljerStudieplan 2011/2012
Studieplan 2011/2012 1523 Elektroniske arkiver - muligheter, erfaringer og utfordringer, emne 1 av studiet Arkiv- og informasjonsforvaltning Emnet tar for seg overgangen fra papirbasert til elektronisk
DetaljerPublisering av fulltekstdokumenter
Publisering av fulltekstdokumenter Bærum kommune Rådgiver Gunn Sværen 01.12.2016 Hvem er jeg? Gunn Sværen Rådgiver, Digitalisering og IT Utvikling Ansatt i Bærum kommune siden 2006 Bakgrunn: bibliotekar
DetaljerARKIVVERKETS UNDERSØKELSE AV ARKIVHOLDET I STATLIGE VIRKSOMHETER
ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE AV ARKIVHOLDET I STATLIGE VIRKSOMHETER EN PRESENTASJON AV SENTRALE FUNN FRA 2018 Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter ble sendt ut for første gang
DetaljerVedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt:
Oslo kommune Byrådet Rundskriv Vedtatt av: Byråd for kultur og næring Vedtatt: 04.11.2004 Erstatter: Saksnr: Eier/ ansvarlig: Byråd for kultur og næring Ikrafttredelse: 04.11.2004 Dok.nr: RS-0073 Rundskriv
DetaljerForvaltningsrevisjonsprosjekt Arkiv- og dokumenthåndtering Sauherad kommune. Oppfølging/Tilbakemelding
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkiv- og dokumenthåndtering Sauherad kommune Oppfølging/Tilbakemelding 2 Innhold Innhold... 1 Innhold... 2 Bakgrunn... 2 Funn i forvaltningsrevisjonsrapporten... 3 Innledning
DetaljerArkiv i kommunereformen
Arkiv i kommunereformen 1 Arkiv i kommunereformen dagens tema Erfaringer fra tilsyn Gjennomgang av veileder om kommunereformen og arkiv Gruppearbeid 2 Tilsynsområder Arkivplan, rutiner og instrukser Arkivansvar
DetaljerStudieplan 2012/2013
Studieplan 2012/2013 1523 Elektroniske arkiver - muligheter, erfaringer og utfordringer, emne 1 av studiet Arkiv- og informasjonsforvaltning Studiestart 23.01.2013 Faglig innhold/læringsutbytte For detaljer
DetaljerSamdok samla samfunnsdokumentasjon
Samdok samla samfunnsdokumentasjon RAPPORT 2014 PRIORITERT OPPGAVE (13) Dokumentfangst fra e-post Utarbeidet av Arbeidsgruppa ved Rapportdato 1 av 7 OPPGAVE (13) Dokumentfangst fra e-post Ansvarlig strategigruppe
DetaljerArkiv 2013 27. november 2013
Arkiv 2013 27. november 2013 Innledning... 2 Organisering... 2 Arkivansvar og fullmakter... 5 Regelverk... 6 Arkivordning... 6 Sikkerhet... 7 Deponering... 8 Tiltaksplan... 9 2 Innledning I henhold til
DetaljerTilsyn med arkivforhold Tromsø kommune
Tilsyn med arkivforhold Tromsø kommune Endelig tilsynsrapport Sak 2016/24934 Dato for tilsyn: 12.12.2016 Sted: Tromsø Rapportdato: 30.1.2017 Utarbeidet av: Svein-Olaf Nilssen Innhold 1 INNLEDNING...3 1.1
DetaljerSENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE.
KRØDSHERAD KOMMUNE SENTRALISERT POST- / ARKIVTJENESTE. Målsetting for sentralisert postbehandling. o Innføring av godt fungerende og enkle standardiserte rutiner. o Rask og korrekt behandling fra posten
DetaljerStudieplan 2008/2009
Studieplan 2008/2009 ARKIV Elektroniske arkiver - muligheter og utfordringer, del av studiet Arkiv- og informasjonsforvaltning Dette emnet tar for seg overgangen fra papirbasert til elektronisk arkivering.
DetaljerNy offentlighetslov Erfaringer i Bærum kommune
Ny offentlighetslov Erfaringer i Bærum kommune Innlegg på v/gunn Sværen gunn.svaren@baerum.kommune.no Innhold Kort om Bærum kommune Sak/arkiv, innsyn og gradering Ny offentlighetslov Forberedelser Erfaringer
DetaljerPersonalmappen. 23. jan. og 27. jan. 13. feb. og 14. feb.
Personalmappen 23. jan. og 27. jan. 13. feb. og 14. feb. Tema Personopplysninger - sikkerhet Journalføring Forholdet personalarkiv og saksarkiv Innhold i personalmappen Oppbevaring Tilgang Innsyn Sletting/Kassasjon
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedring
Returadresse: Arkivverket Pb.4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Vevelstad kommune Rådhuset 8976 VEVELSTAD Dato 13.08.2019 Din ref. Vår ref. 2019/3936 Saksbehandler LILLUN/DOFO Endelig tilsynsrapport og pålegg
DetaljerForsvarets arkivadministrasjon (FAA) Elisabeth Hammer og Randi Valseth. Forsvarets arkivadministrasjon. - et troverdig dokumentert forsvar
Forsvarets arkivadministrasjon (FAA) Elisabeth Hammer og Randi Valseth 1 Forsvarets organisasjon 2 Ca 100 enheter, ca 16500 brukere 1 arkivtjeneste 3 Overgang til elektronisk sak- og arkivsystem i Forsvaret
DetaljerOffentlighet og løsninger HAAKON JOHANNESSEN OG MARTIN BOULD
Offentlighet og løsninger HAAKON JOHANNESSEN OG MARTIN BOULD Publisering. Grensedragningen mellom krav til offentliggjøring og krav på tilgang til informasjon Offentlighetsloven skal sikre innsyn, men
DetaljerKOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING. FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet?
KOMMUNEREFORM ARKIV OG DOKUMENTASJONSFORVALTNING FASE II Hva må gjøres etter at vedtak om sammenslåing er fattet? 1 Sammenslåingsfasen Arkivverkets tilsynsvirksomhet og utfordringer i kommunal sektor Den
DetaljerDokumentasjon- og arkivseminar
Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om
DetaljerRapport etter tilsyn med arkivforholdene i Åmli kommune
ÅMLI KOMMUNE SAKSUTGREIING Utv.saksnr: Møtedato: Utval: 13/44 25.04.2013 Kommunestyret Arkivref: 2012/709-11 Saksbeh.: Arnhild Smeland, Arkiv- og systemansvarleg Avdeling: Administrasjonsavdelinga Dir.tlf.:
DetaljerHvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner
KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv
DetaljerDokumentsenteret. Orientering samkommunestyre 15. mai 2008
Innherred samkommune Dokumentsenteret Orientering samkommunestyre 15. mai 2008 Eva K. Lian Ove Haugrud 1 2www.innherred-samkommune.no Hvem er vi på Dokumentsenteret 4 årsverk post/arkiv 2 årsverk merkantiloppgaver
DetaljerMålekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd
Målekriterier og sjekklister for arkivdanning Medlemsmøte i Norsk Arkivråd 7. februar 2014 Arbeidsgruppe i NA Trine Nesland, Anne-Lise Kirkerud, Anja Vestvold, Vilde Ronge og Jorunn Bødtker NAs handlingsplan
DetaljerJorunn Bødtker Norsk Arkivråds seminar 20. mars 2018
Nye arkivforskrifter arkivplan og internkontroll Jorunn Bødtker Norsk Arkivråds seminar 20. mars 2018 Norsk Arkivråd, 2018 Hva gjør vi med arkivplanen og internkontroll spesielt for stat De nye forskriftene
DetaljerSaksgang i Trondheim kommune
Saksgang i Trondheim kommune Norsk arkivråd, Bergen 27.03.12 Kari Myhre, Trondheim byarkiv Trondheim kommune en kompleks organisasjon ca. 230 enheter, ca. 15.000 ansatte ca. 5.000 brukere på sak/arkiv
DetaljerBrukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.
Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...
DetaljerTilsyn med arkivene i Iveland kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Iveland kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/263 Dato for tilsyn: 29.03.2017 Rapportdato: 05.04.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1. Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerHøringsuttalelse fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder til ny forskrift om offentlege arkiv
Administrasjonsavdelingen Kulturdepartementet Deres ref. Vår ref. (bes oppgitt ved svar) Dato 2016/15425 10.01.2017 Høringsuttalelse fra Fylkesmannen i Aust- og Vest-Agder til ny forskrift om offentlege
DetaljerHåndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten. Kirsti O.Sletten
Håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Kirsti O.Sletten Pasientbehandling eller saksbehandling Forholdet mellom lovbestemt taushetsplikt, helsepersonells dokumentasjonsplikt etter helselovgivningen
DetaljerHva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA
Hva har NOARK5 å bety for arkivet? Tormod Engebu, IKT-Rådgiver IKAVA NOARK-5 Litt historikk Fra og med 1. oktober 2002 er det bestemt gjennom Riksarkivarens forskrift, kapittel IX Elektronisk arkivering
DetaljerARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE.
ARKIVREGLEMENT FOR EIGERSUND KOMMUNE. Winsak saksnr. 02/5001 - løpenr. 11329/03 Sist revidert: 31. januar 2005 Ansvarlig for ajourhold: Arkivleder. DEFINISJONER: Arkivverdig post: Post som skal tas vare
DetaljerEndelig rapport - internrevisjon av arkiv- og dokumentasjonsforvaltning i
Internt notat Til: Hanne Husby Fra: Dokumentasjonsforvaltning Saksbehandlere: seniorrådgiver Jon Sandven spesialrådgiver Sigrun Rasmussen Kopi til: Lene Walle Inga Bolstad Dato:28.05.2018 Sak:2017/20378
DetaljerArkivarens rolle i en sikkerhetsorganisasjon. Torill Tørlen Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet
Arkivarens rolle i en sikkerhetsorganisasjon Torill Tørlen Barne-, likestillings- og inkluderingsdepartementet Bakgrunn for innlegget 22. juli-kommisjonen peker på at holdninger og kultur mht. sikkerhets-
DetaljerAll post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.
Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,
DetaljerGrunnkurs i arkiv. Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø. KUBEN, Arendal,
Grunnkurs i arkiv Monika K. Håland og Snorre D. Øverbø KUBEN, Arendal, 22.03.2018 - Velkommen - Gjennomgang av dagens program - Litt om KUBEN og Arkivavdelingen og forholdet til eierne våre - Lover og
DetaljerMot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS
Mot det heilelektroniske arkiv - begreper og juss - Sigve Espeland Interkommunalt Arkiv i Rogaland IKS Definisjon Arkiv 1) Dokument som blir til som del av ei verksemd, dvs. dokument som blir motteke eller
DetaljerArkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier
Arkivering og journalføring av SMS- og dokument på sosiale medier Turid Holen, IKAVA Spesielle dokumenttyper: sms, mms, chat, facebook, twitter mv. I hvilken grad og på hvilken måte skal disse dokumenttypene
DetaljerErfaringer med tilsyn
Erfaringer med tilsyn Foto: Per Kvalvik Marianne Rotvær Arkivleder Kristiansund kommune 27. Mai 2015 Kristiansund kommune Møre og Romsdal 24 500 innbyggere ( 2014) 1800 faste ansatte (2014) Enhet IKT-
Detaljer