Erfaringer fra overgang fra papir- til fullelektronisk arkiv hos

Størrelse: px
Begynne med side:

Download "Erfaringer fra overgang fra papir- til fullelektronisk arkiv hos"

Transkript

1 Erfaringer fra overgang fra papir- til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus Terje Nes, Confex, 5. juni 2008

2 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Omtrent 260 ansatte Familiesaker, fri rettshjelp, naturforvaltning, forurensning, sosial- og helsesaker, distrikts- og arealplanlegging, utdanning, landbruksforvaltning, samfunnssikkerhet og beredskap en veldig heterogen gruppe, mange ulike preferanser Administrativt underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) 18 embeter mye samarbeid, og man forsøker å samordne infrastruktur

3 Hvorfor innføring av fullelektronisk arkiv? FMOA hadde skannet inngående og produsert utgående brev i arkivsystemet siden 2003 Dobbeltarbeid I arkivet I saksbehandlingen I dokumentutvekslingen Stor vekst i papirarkivet Det ble i forkant jobbet med et større prosjekt som skulle øke rettssikkerheten og effektiviteten i embetet

4 Hvilke utfordringer så vi Stort etterslep i arkivet på oppfølging av utgående post Lite rom for forlenging av saksbehandlingstid Varierende grad av kompetanse på systemet Ymse erfaring etter innføringen av systemet negativ stemning Prosjektet måtte ikke bli et arkivprosjekt

5 Oppstart av prosjektet Prosjektstart mars 2005 Mål: FMOA skal påbegynne innføring av elektronisk saksbehandling og arkiv innen Ville være i forkant før pålegg fra overordnet myndighet Skulle ta utgangspunkt i ledere og saksbehandleres behov: Saksbehandlingsrutiner, arbeidsprosesser og organisering skal tilrettelegges slik at den enkelte saksbehandler, avdelingene og embetet får utnyttet de mulighetene som ligger i elektronisk saksbehandling Det nedsettes en prosjektgruppe ledet av en jurist, med medlemmer fra arkiv, IT og en saksbehandler Prosjektleder var også prosjektleder for effektiviserings- og rettsikkerhetsprosjekt Ledermøtet er styringsgruppe

6 Fokus i starten To skjermer til alle Vi må tilpasse skjermbildet til saksbehandlernes behov Saksflyter Godkjenning og elektronisk signatur Elektronisk dokumentutveksling Opprette ny superbrukerordning Utvikling av saksbehandlerrutiner i avdelingene/på fagområdene dette som en del av prosjektet for effektivisering- og rettssikkerhet

7 Reetablering av prosjektet Prosjektleder og administrasjonssjef sluttet i jobbene Ny prosjektleder fra arkivseksjonen Flere prosjektmedlemmer mellomledere Brukerforum (superbrukerne) er referansegruppe Fortsatt stor fokus på innføring av elektronisk saksbehandling i avdelingene Mindre oppfølging av effektiviserings- og rettsikkerhetsprosjektet Ny framdriftsplan ble laget mål: innføring innen Plan for pilotgjennomføring Fokus på tekniske og praktiske problemstillinger Pålegg i tildelingsbrev fra FAD

8 Hovedsaker som ble gjennomgått Hva innebærer elektronisk arkiv- og saksbehandling? Skal godkjennings- og ekspederingsrutiner standardiseres? Juridiske problemstillinger Ergonomiske problemstillinger Hva skal oppbevares og/eller lånes ut på papir Tekniske problemstillinger tilgang til skrivere, infrastruktur, behov for skannere og lignende Arkivfaglige problemstillinger arkivrutiner, periodisering og lignende Kartlegging av roller funksjoner og rettigheter

9 Vår definisjon av elektronisk arkiv og saksbehandling Ikke utdeling av papir Elektronisk godkjenning Ikke et papirløst kontor Innebærer ikke nødvendigvis elektronisk dokumentutveksling, men kan være en forutsetning for å kunne praktisere det Et fullelektronisk arkiv forutsetter at man praktiserer elektronisk saksbehandling (vårt synspunkt)

10 Juridiske problemstillinger Hvilke dokumenttyper krever loven må mottas/besvares på papir er lovens krav til skriftlighet det samme som krav til papirtilknytning? Generelt er svaret nei Flere lover og forskrifter er blitt teknologinøytrale Enkelte formkrav til papirbaserte, signerte vedtak (eks. skillsmissebevilgninger til bruk i utlandet) Hvem må signere? internt delegasjonsreglement Ellers ingen juridiske hindringer for elektronisk saksbehandling

11 Elektronisk godkjenning uten signatur

12 Ergonomiske problemstillinger Vurdere problemstillinger knyttet til å måtte utføre stadig flere arbeidsoppgaver på pc/skjerm, og fremme forslag til tiltak. Organisering av arbeidet Fysisk utforming av arbeidsplassene Kompensatoriske tiltak Samarbeid med HMS/verneombud/bedriftshelsetjenesten Problemstillingene må bakes inn i HMS-arbeidet ved embetet

13 Hva skal oppbevares og/eller lånes ut på papir Hovedmål: elektronisk fordeling og makulering av original etter seks måneder Materiale som av juridiske, forvaltningsmessige eller praktiske grunner bør finnes på papir Skilles mellom dokumenter som skal skannes og makuleres, skannes og arkiveres i vedleggsarkiv, og skannes og videresendes/returneres, skannes og bevares i fagavdeling

14 Kartlegging av funksjoner og roller Før innføring av elektronisk saksbehandling må vi kartlegge hvem som faktisk er: Ledere - kan være faglige ledere eller administrative ledere og skal ha rettigheter til å godkjenne journalposter Stedfortredere skal ha søk og muligheter til å godkjenne journalposter som er til godkjenning hos andre Saksbehandlere driver saksbehandling Forværelsepersonell ekspederer, i første omgang papir, siden elektronisk. Hvem skal ha de ulike rollene Hvilke rettigheter skal de ulike rollene ha?

15 Piloter Enkle og typiske saksområder med en viss saksmengde Utprøving av godkjenningsfunksjonaliteten Utprøving av rutiner for godkjenning og ekspedering Prøve og feile Utprøving av ulike roller og oppgaver Tilpassing av dokumentasjon Kontinuerlig oppfølging

16 Erfaringer etter pilotdrift Vi må ha ulike rutiner for ulike avdelinger Underskrift og elektronisk godkjenning er ingen heldig kombinasjon Dokumentasjonen kan alltids bli bedre Funksjonaliteten kan alltids bli bedre Det bør lages søk for alt Vi kan må tilstrebe å gjøre Ephorte best mulig for lederne Vi må analysere hvem som gjør hva Delegasjonsreglementet må gjennomgåes Den grunnleggende kompetansen er ikke god nok!

17 Hva skal selges inn? Man må tilby et best mulig produkt! God teknisk infrastruktur Lov ikke for mye Man sparer ingenting i arkivet de første årene Et Noark-system er ikke et statistikkverktøy Fordeler må synliggjøres Lettere oppfølging av dokumenter og saker Dokumenter man er autorisert for er tilgjengelig hele tiden Man muliggjør elektronisk dokumentutveksling Avdelingsledelsen og fagansvarlige i hver enkelt avdeling må bidra til å få sin avdeling til å forstå at dette er noe vi skal innføre må unngå at det spres en negativ holdning

18 Tilpassing av systemet Et Noark-system har mange muligheter for lokal tilpassing Vi tok en grundig opprydding i systemet Er basen rotete? Skal vi opprette ny base? Gjennomgang av roller og rettigheter Opprydding i dokumentmaler Utforming av søk som fanger opp alt man er vant til når man organiserer papirene Arkivet må ha ansvaret, med god assistanse av teknikere i IT-seksjonen dette samarbeidet er en vesentlig suksessfaktor

19 Utforming av søk Viktig med gode søk Saksbehandlersøk: mine saker under behandling, ferdige Journalposter mottatt, under behandling, ferdige dokumenter alle bunker man har ellers Ledersøk: Fordeling Utgående brev i min avdeling Innkommet post til min avdeling Restanseoppfølging Oppfølging av andre lederes godkjenningsoppgaver

20 Opplæring og brukerstøtte Det blir aldri nok opplæring! Teori Forståelse Hvordan bruke systemet i dag Spesialkurs i nye rutiner ved innføring av elektronisk arkiv og saksbehandling Vi reetablere brukerstøtten med vaktordning i arkivet og lokale superbrukere

21 Avdelingsvise arbeidsgrupper Mange avdelinger var allerede i gang med å revidere saksbehandlingsrutiner og dokumentmaler Det ble nedsatt avdelingsvise arbeidsgrupper som skulle forberede innføring av fullelektronisk saksbehandling i hver avdeling: Ledet av avdelingen helst en leder Deltaker fra arkiv Deltaker fra prosjektgruppen Superbruker Forværelse Gjekk gjennom sjekkliste

22 Sjekkliste Ambisjonsnivå Hva ligger i begrepene fullelektronisk arkiv og saksbehandling Fordeling av saker og inngående dokumenter Hva skal på papir, hvem fordeler, oppdeling i vedlegg, oppfølging, tilgangsstyring Saksbehandling og dokumentproduksjon Maler, tilgangsgrupper, fagsystemer, standardtitler Godkjenning og dokumentflyt Hvem godkjenner, hvem ferdigstiller, hvem er leder, hvem følger opp Ekspedering Hvem ekspederer, hvordan organisere vedlegg, skal brev signeres, hvem har rollen Arkiv skanningsrutiner, evt. fordeling av papir, når skal saken avsluttes Predefinerte søk

23 Avdelingsvis innføring Avdelingsvis innføring av elektronisk saksbehandling i perioden juni desember avdelinger i måneden Arbeidsgrupper arbeidet ca. en måned før oppstart Kurs i avdelingen i nye rutiner uken før oppstart Arkivet ble fullelektronisk

24 Forberedelser i arkivet Relativt liten del av prosjektet Gjennomgang av arkivrutiner Postmottak og -åpning Journalføringsrutiner Skriveregler Ansvar og rutiner Kontrollrutiner Periodisering Vi valgte skarpt periodeskille Ny arkivdel i eksisterende base Opplæring Etablering av kontrollrutiner dette pågår fortsatt og vi syr stadig på sikkerhetsnettet Kompetanse og endring av rutiner er fortsatt en utfordring i arkivet

25 Dialog med brukerne Alle motforestillinger må tas seriøst også i tilfeller der man i utgangspunktet er uenig Still opp på møter i avdelinger og faggrupper Innrømm at man ser at ikke alt man gjør virker like logisk, men prøv å forklar hvorfor man likevel gjør det Kall inn til arbeidsgrupper for å løse problemer etter hvert I enkelte tilfeller må man få avdelingsledere til å skjære gjennom Tilby de hjelpemidler som finnes

26 Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner Medvirkning i prosjekt- og arbeidsgrupper Tilby et godt produkt Ikke love funksjonalitet som ikke finnes Forankring i ledelse spesielt på mellomleder- og faglig nivå Foreslå vesentlig nye rutiner på enkelte områder - for eksempel å slutte å signere Skape et positivt miljø Snakk et språk som saksbehandlere forstår, de færreste bryr seg en døyt om Noark-4 og arkivlov m/forskrift. Forvaltningsloven og god forvaltningsskikk henger høyere

27 Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner forts. Synliggjøre fordeler Utvikle et hjelpeapparat Superbrukere med tid og kompetanse Sentral brukerstøtte Opplæring kompetanse er helt sentralt Opplæring i begrepsapparatet ikke bare i tastetrykkingen Lage skriftlig dokumentasjon Ta alle motforestillinger seriøst Frivillighet er viktig, men av og til er tvang nødvendig

28 Slik skaper du eierskap og trekker med flere fagmiljøer Prosjektet var forankret i et større prosjekt avdelingene var forberedt og hadde tatt ansvar for egne saksbehandlingsrutiner Deltakelse i prosjekt og arbeidsgrupper Lokale arbeidsgrupper med forankring i avdelingsledelse Det kan være problematisk å samordne alle brukergruppenes interesser, preferanser og krav

29 Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge Innføring av elektronisk saksbehandling er organisasjonsutvikling Innføring av elektronisk saksbehandling må ikke gå på bekostning av rettsikkerhet og forvaltningsskikk dette er veldig viktig for ledelsen Overordnede beslutninger må fattes av ledelsen i virksomheten ledelsen må være tydelig på å kommunisere beslutningene Utvikling av saksbehandlingsrutiner må ligge i avdelingene blant de som er fagansvarlige Avdelingsledere må følge opp at vedtatte ruiner blir fulgt opp Konsekvenser knyttet til arbeidsmiljø og ergonomi må bakes inn i virksomhetens ordinære HMS-arbeid

30 Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge forts. Ansvaret for utforming av systemet bør ligge i en arkivfunksjon og denne bør ha tilstrekkelig system- og ITkompetanse Utforming av sikkerhetsnett prosjektledelse/systemansvarlig stor fordel om dette ligger i arkivet Oppfølging av sikkerhetsnett bør ligge i arkivet og i avdelingene

31 Hovedutfordringer med overgangen til elektronisk arkiv og saksbehandling Saksbehandlere blir mer avhengige av systemet dette krever kompetanse og at systemet fungerer bra Vi vil ha papir! Har så langt ikke hatt fullgode systemer og rutiner for elektronisk dokumentutveksling dette blir oppfattet som håpløst umoderne, og som at arkivet holder igjen Tidligere erfaringer gjør at mange er skeptiske Det er mange myter om den elektroniske verdens farer Man forholder seg ofte til svært mange ulike profesjoner med ulik bakgrunn Mange forventer seg for mye av den nye løsningen Er arkivtjenesten klar?

Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos

Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus Terje Nes, Confex, 2. desember 2009 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Omtrent 260 ansatte Arkiv og it i hver

Detaljer

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?

Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og

Detaljer

«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet

«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet «ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet Prosjekt: Nytt sak og arkivsystem Et tilbakeblikk: Samarbeidet i Grenland startet i 2008 nytt sak og arkivsystem. Prosjekt etablert og anskaffelsesprosess igangsatt

Detaljer

Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune

Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn

Detaljer

Saksgang i Trondheim kommune

Saksgang i Trondheim kommune Saksgang i Trondheim kommune Norsk arkivråd, Bergen 27.03.12 Kari Myhre, Trondheim byarkiv Trondheim kommune en kompleks organisasjon ca. 230 enheter, ca. 15.000 ansatte ca. 5.000 brukere på sak/arkiv

Detaljer

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet

Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Klima- og miljødepartementet Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Siw May Bohlin Oslo 21. oktober 2015 Norsk Arkivråds seminar Arkivtjenesten i KLD - organisering Vi er totalt 8 ansatte med arkivleder

Detaljer

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.

Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere

Rutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner

Detaljer

ephorte grunnkurs for saksbehandlere

ephorte grunnkurs for saksbehandlere ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og

Detaljer

Innføring og bruk av elektronisk arkiv

Innføring og bruk av elektronisk arkiv Innføring og bruk av elektronisk arkiv Terje Nes Fylkesmannen i Oslo og Akershus Arkivakademiet 16.01.2008 Tema Innføring av Noark-4-system Innføring av nye rutinar Basert på: Hovedfagsstudie IFI, UIO

Detaljer

Oppstart digital forsendelse fra sak/arkivsystem og rutiner internt i organisasjonen

Oppstart digital forsendelse fra sak/arkivsystem og rutiner internt i organisasjonen Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Oppstart digital forsendelse fra sak/arkivsystem og rutiner internt i organisasjonen v/nina Fossbakken - 27.mai 2014 Digital forsendelse SvarUt Tekniske forutsetninger Riktig

Detaljer

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU

Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:

Detaljer

Slikt kan du starte med internkontroll for arkiv

Slikt kan du starte med internkontroll for arkiv Slikt kan du starte med internkontroll for arkiv Kristine Brorson 05.12.2018 Agenda Hva er internkontroll? Hvordan gå fra arkivplan til internkontroll? Hvordan gjennomføre internkontroll? Hvordan få ledelsen

Detaljer

I Modum strekker vi oss lenger. for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne

I Modum strekker vi oss lenger. for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne I Modum strekker vi oss lenger for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne 4. november 2013 1 OVERGANG til en papirløs hverdag MÅL Oppnå en kvalitetsheving og effektivisering av ekstern og intern

Detaljer

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen

Innføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...

Detaljer

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar

Detaljer

Hva skal vi snakke om i denne sesjonen?

Hva skal vi snakke om i denne sesjonen? Martin Bould 21.4.2015 Overgang til elektronisk arkiv, og oppgradering Hva forventer vi som leverandør og hva bør dere ha avklart? Den arkiv- og saksbehandlingsfaglige «greia» Hva skal vi snakke om i denne

Detaljer

Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, delprosjekt 1

Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, delprosjekt 1 Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, delprosjekt 1 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet skal erstatte dagens system for saksbehandling og arkivering med mer hensiktsmessige løsninger. Anskaffelsen

Detaljer

Saksnr.: 199806459_15

Saksnr.: 199806459_15 OSLO KOMMUNE BYRÅDSAVDELING FOR SERVICE- OG ORGANISASJONSUTVIKLING BYRÅDSAK 1145/02 INSTRUKS FOR ELEKTRONISK ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER I OSLO KOMMUNE Sammendrag: I denne saken foreslås det at byrådet

Detaljer

Grenlandssamarbeidet IKA HORDALAND 11. JUNI 2018

Grenlandssamarbeidet IKA HORDALAND 11. JUNI 2018 Grenlandssamarbeidet IKA HORDALAND 11. JUNI 2018 Kommuner: Siljan 2351 Drangedal 4501 Kragerø 10506 Bamble 14183 Porsgrunn 36091 Skien 54510 Totalt 122 142 Område 15 299 km² Kort om Grenlandssamarbeidet

Detaljer

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms

Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling

Detaljer

Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune. Foto: Bjørn Erik Olsen

Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune. Foto: Bjørn Erik Olsen Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune Foto: Bjørn Erik Olsen «Arkivene er kommunen, alt annet kan byttes ut, men uten arkivene hersker kaos og tilfeldighet.» Agenda Mandat og

Detaljer

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar

Detaljer

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har

Detaljer

Erfaringer fra tre fusjoner

Erfaringer fra tre fusjoner Erfaringer fra tre fusjoner 2009-2016 - sett fra et arkivfaglig ståsted Seksjonssjef Anita Dahlberg Om UiT Norges arktiske universitet - Vedtatt opprettet 1968 Breddeuniversitet med både klassiske universitetsfag

Detaljer

Sammenslåing av fylkesmannsembetene i Aust-Agder og Vest-Agder

Sammenslåing av fylkesmannsembetene i Aust-Agder og Vest-Agder Sammenslåing av fylkesmannsembetene i Aust-Agder og Vest-Agder Agenda Vedtak i statsråd 14.november 2014 Pilotprosjekt Gjennomføringen sett fra arkivets side Historiske arkiver Aktive arkiver Etablering

Detaljer

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har

Detaljer

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv

Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er

Detaljer

Vi skal få til mer! STRATEGI

Vi skal få til mer! STRATEGI Vi skal få til mer! 1 STRATEGI 2019 2023 1 VI SKAL FÅ TIL MER! 2 STRATEGISK HOVEDMÅL Vi skal redusere saksbehandlingstiden ved å forenkle måten vi jobber på Vi bruker tiden effektivt Vi bruker kompetansen

Detaljer

Slikt kan du starte med internkontroll for arkiv i din virksomhet. Kristine Brorson

Slikt kan du starte med internkontroll for arkiv i din virksomhet. Kristine Brorson Slikt kan du starte med internkontroll for arkiv i din virksomhet Kristine Brorson 05.09.2018 Agenda Hva er internkontroll? Hvordan gå fra arkivplan til internkontroll? Hvordan gjennomføre internkontroll?

Detaljer

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)

Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet

Detaljer

Forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkiv- og dokumenthåndtering Sauherad kommune. Oppfølging/Tilbakemelding

Forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkiv- og dokumenthåndtering Sauherad kommune. Oppfølging/Tilbakemelding Forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkiv- og dokumenthåndtering Sauherad kommune Oppfølging/Tilbakemelding 2 Innhold Innhold... 1 Innhold... 2 Bakgrunn... 2 Funn i forvaltningsrevisjonsrapporten... 3 Innledning

Detaljer

Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen

Høgskolen i Telemark Arkivseksjonen Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: 13.10.2011 ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter:

Detaljer

Arkivplan - internkontroll

Arkivplan - internkontroll Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll

Detaljer

Gevinstrealisering i Statens pensjonskasse. Presentasjon NOKIOS 26. oktober 2010

Gevinstrealisering i Statens pensjonskasse. Presentasjon NOKIOS 26. oktober 2010 Gevinstrealisering i Statens pensjonskasse Presentasjon NOKIOS 26. oktober 2010 Om oss Espen Frøyland, seksjonssjef i pensjoneringsområdet og prosessleder for pensjoneringsprosessen, Statens pensjonskasse,

Detaljer

UiO SA: delprosjekt 1 Work-shop direktørnettverkseminar 29/ Kristin Lindley / Lena Andersen

UiO SA: delprosjekt 1 Work-shop direktørnettverkseminar 29/ Kristin Lindley / Lena Andersen UiO SA: delprosjekt 1 Work-shop direktørnettverkseminar 29/1-2019 Kristin Lindley / Lena Andersen Agenda Innledning Gruppearbeid Oppsummering i plenum Ca 20 min på hver av punktene 31.01.2019 3 Mottaksprosjektet

Detaljer

Da pedagogen møtte arkivaren

Da pedagogen møtte arkivaren Da pedagogen møtte arkivaren Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper

Detaljer

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune

Tilsyn med arkivene i Mandal kommune ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen

Detaljer

Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet

Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet Torill Tørlen Norsk arkivråds Høstseminar Smarte arkiver? 01.11.16 Bakgrunn for arbeidet i departementsfellesskapet Politiske føringer Pressemelding

Detaljer

Innføring av einnsyn i Difi. Per Ivar Hammershaug Seksjonssjef arkiv og dokumentforvaltning

Innføring av einnsyn i Difi. Per Ivar Hammershaug Seksjonssjef arkiv og dokumentforvaltning Innføring av einnsyn i Difi Per Ivar Hammershaug Seksjonssjef arkiv og dokumentforvaltning Arkivet i Difi sin rolle 1. Deltagelse i selve einnsyn-prosjektet Referansegruppe Barriereprosjektet Ansvarlig

Detaljer

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe

Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av

Detaljer

ephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte

ephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte ephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo Agenda Oppstart Kort om arkivverdighet Begreper

Detaljer

Innføringsstrategi. Elektronisk søknads-og saksbehandling

Innføringsstrategi. Elektronisk søknads-og saksbehandling Innføringsstrategi Elektronisk søknads-og saksbehandling Versjon 1.0 (ESS-prosjektet) Innføringsstrategi Side 1 av 6 Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Hensikt med dokumentet... 3 2. Rammebetingelser... 3 2.1

Detaljer

palmar.brunvold@ibisikt.no K 2000 esak NOARK-4 Litt om NOARK-4 funksjonalitet i forhold til K 2000 esak Basis K 2000 esak versjon 5.3 Kan kjøres som KOARK, standard, NOARK-3 eller NOARK-4 De fleste felt

Detaljer

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe

Postbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler

Detaljer

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner

Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv

Detaljer

Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv

Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Side 1 av 5 Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Formål Denne prosedyren skal sikre at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en sikker

Detaljer

NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT

NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT Prosjektforslag NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: 14.07.2017 Fredrikstad kommune Per-Arne Aas Beslutning: Starte

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets

Detaljer

Innføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune

Innføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune Innføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune Interkommunalt arkiv Troms kontaktseminar 22. mai 2014 Tidsplanen Fylkestingets/fylkesrådets vedtak i 2009/2011 Ny arkivleder 1.10.2011 Prosjektetablering

Detaljer

Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, fase 2. Ambisjoner og avgrensninger

Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, fase 2. Ambisjoner og avgrensninger Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, fase 2 Ambisjoner og avgrensninger Blir dette en så stor endring da? Anskaffelse av en digitalisert arbeidsflate, ikke et 'system' for saksbehandling og arkiv. Arbeidsprosessen

Detaljer

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne

ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember 2013 1 Morgenstemning http://www.youtube.com/watch?v=kkorp05l95c 2 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler»

Detaljer

Statens program for digitalt førstevalg -

Statens program for digitalt førstevalg - Statens program for digitalt førstevalg - mulige konsekvenser for saksbehandling, elektronisk arkiv og arkivarens hverdag Lone Tudborg Lakhan (Finanstilsynet) Knut Løkstad (Kulturdepartementet) Om dokumentasjon

Detaljer

Endringsoppgave: Etablering av funksjon for strategisk logistikk i Helse Midt-Norge

Endringsoppgave: Etablering av funksjon for strategisk logistikk i Helse Midt-Norge Endringsoppgave: Etablering av funksjon for strategisk logistikk i Helse Midt-Norge Nasjonalt topplederprogram Ingerid Gunnerød 1. Bakgrunn og organisatorisk forankring for oppgaven Helse Midt-Norge har

Detaljer

Dokument- håndtering

Dokument- håndtering Dokumenthåndtering Denne brosjyren er laget av: ACOS AS Trykket av: Grafisk Trykk AS Dokument- håndtering Effektiv dokumenthåndtering ACOS WebSak er et moderne system for sikker og effektiv dokumenthåndtering.

Detaljer

Nye Kristiansand kommune Stillingsbeskrivelser nivå 2 og 3. Organisasjon, personal og stab

Nye Kristiansand kommune Stillingsbeskrivelser nivå 2 og 3. Organisasjon, personal og stab Nye Kristiansand kommune Stillingsbeskrivelser nivå 2 og 3 Organisasjon, personal og stab Organisasjon, personal og stab Organisasjon og personal 2 Nivå-modell Direktør 5 ledere på nivå 2 Uavhengig kommuneadvokat

Detaljer

Kommunikasjonshåndbok for Rakkestad kommune

Kommunikasjonshåndbok for Rakkestad kommune Kommunikasjonshåndbok for Rakkestad kommune Saksnr. 15/1441 Journalnr. 13558/15 Arkiv 140 Dato: 07.10.2015 Kommunikasjonsprinsipper Kommunikasjonsprinsippene er i stor grad basert på statlige kommunikasjonsprinsipper

Detaljer

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift

Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet

Detaljer

ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER

ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER EN PRESENTASJON AV SENTRALE FUNN FRA 2018 Arkivverkets årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester ble sendt ut for syvende gang i år (2018).

Detaljer

Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning

Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning 1 Disposisjon Litt om Post- og teletilsynet (PT) PTs saks/arkivsystemer og fagsystemer BK-plan fysisk

Detaljer

Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS Område forskning, innovasjon og digitalisering

Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS Område forskning, innovasjon og digitalisering Elevdokumentasjon rapporten http://www.ks.no/tema/innovasjon-og-forskning1/forskning-ogutredning/ferske-fou-rapporter/fou-fra-minnepenn-til-sikker-arkivering/ Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS Område

Detaljer

Program for administrativ forbedring og digitalisering

Program for administrativ forbedring og digitalisering PK-nettverket 05/09/18 Program for administrativ forbedring og digitalisering Johannes Falk Paulsen 3 4 11. april 2011 Ny Powerpoint mal 2011 5 Eksterne premisser - krav til digitalisering og gevinstrealisering

Detaljer

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar

Detaljer

Velkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon Tast kode #

Velkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon Tast kode # 1 Nettkurs ephorte Nina Farahi, senior-/fagkonsulent (ephorte) Velkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon 23 96 10 04 Tast kode 199193712# Agenda Sak/Journalpost/Dokument

Detaljer

Kommunikasjonsplan Nye NAV Molde

Kommunikasjonsplan Nye NAV Molde Delprosjekt: NAV - Nye Molde kommune Mandatet er gitt av: Prosjektrådmann Nye Molde kommune Arne Sverre Dahl og fylkesdirektør i NAV Stein Veland Versjon dato: godkjent av styringsgruppen 07.02.19 // PROSJEKTDOKUMENT

Detaljer

Prosjektplan Nytt Sak- og arkivsystem

Prosjektplan Nytt Sak- og arkivsystem Prosjektplan Nytt Sak- og arkivsystem Vedtatt i styringsgruppa 08.03.17 Innhold 1. Mål og rammer... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Overordnet mål for Nordre Land kommune... 4 1.3 Mål for prosjektet... 5 1.4 Rammer...

Detaljer

Erfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte

Erfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte Erfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte serviceavdelingen Mål for anskaffelsen «Rana kommune har som mål å samhandle internt og eksternt på en sikker, effektiv og miljøvennlig

Detaljer

Prosjektet Frisklivsdosetten. Statusrapport 01.07.2014

Prosjektet Frisklivsdosetten. Statusrapport 01.07.2014 Prosjektet Frisklivsdosetten Statusrapport 01.07.2014 Innholdsfortegnelse Statusrapport... 1 Erfaringer og vurderinger fra pilotrunde:... 2 Prosjektgruppa... 2 Metoden... 2 Prosjektmedarbeidere... 2 Kickoff...

Detaljer

Informasjonsmøte ephorte Digital forsendelse, eformidling og e-signering. Terje Askvik (Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning)

Informasjonsmøte ephorte Digital forsendelse, eformidling og e-signering. Terje Askvik (Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning) Informasjonsmøte ephorte Digital forsendelse, eformidling og e-signering Terje Askvik (Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning) 02.10.2018 Agenda Oppdatert informasjon om digital forsendelse fra oppgradert

Detaljer

Veileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017

Veileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017 Veileder for ledere i Public 360 UiS 2017 Innhold Formålet med veilederen... 2 1. Lederrollen... 2 1.1 Roller i Public 360... 2 1.2 Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle... 2 1.3 Stedfortreder...

Detaljer

Årsrapport 2013 - Enhet for arkiv

Årsrapport 2013 - Enhet for arkiv Årsrapport 2013 - Enhet for arkiv 1. Innledning Dette er årsrapporten for enhet for arkiv. Enhet for arkiv har ansvar for å kontrollere og forvalte dokumentasjon og informasjon som har verdi for HiOA.

Detaljer

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter

Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar for

Detaljer

Rapport Verran Kommune

Rapport Verran Kommune Dora1 Maskinistgata1 7042Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 97099 050 Org.nr:971375965 Bank:443506 06898 www.ika-trondelag.no Deresref/dato: Vårref: 15/311/ RL Dato:28.05.2015 Rapport Verran Kommune

Detaljer

Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv

Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, pih@sft.no Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Statens forurensningstilsyn (SFT) Ca 310 ansatte Endrer navn til Klima- og forurensningsdirektoratet

Detaljer

LEAN. Kontinuerlig forbedring. Aktivitet. / arbeidsprosessa. Verdistrøm. Sløsing. Fokusintervju. Problemtre. Interessentanalyse.

LEAN. Kontinuerlig forbedring. Aktivitet. / arbeidsprosessa. Verdistrøm. Sløsing. Fokusintervju. Problemtre. Interessentanalyse. Kontinuerlig forbedring ord og uttrykk: LEAN Kontinuerlig forbedring Aktivitet Verdistrøm / arbeidsprosessa Sløsing Fokusintervju Problemtre Interessentanalyse Brunpapirsesjon Hvitpapirsesjon Forbedringsforslag

Detaljer

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune

Kontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og

Detaljer

Kunstner: Oddmund Mikkelsen

Kunstner: Oddmund Mikkelsen Kunstner: Oddmund Mikkelsen Organisering, forankring og gjennomføring av et klarspråksprosjekt (Fra språkstunt til organisasjonsutvikling) Frokostseminar 15. juni 2012 prosjektleder Unn Johansen Statens

Detaljer

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune

Arkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune Arkiv, lagring og gjenfinning Kari Myhre, Trondheim kommune 1 Litt om meg Gift og har 2 barn og 3 stebarn Trondheim byarkiv, fagleder for System og Utvikling Systemansvar for sak-/arkivløsning, prosjekt,

Detaljer

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.

Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon

Detaljer

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.

All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I. Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,

Detaljer

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune

Endelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport

Detaljer

Forelesning og de faglige «greiene»

Forelesning og de faglige «greiene» MB1 MB2 Periodsering en arkivfaglig gjennomgang 20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune Forelesning og de faglige «greiene» Slide 1 MB1 MB2 Bestilling - fikse på foilene

Detaljer

Kommunereformen Ass. fylkesmann Bernt Lasse Berggreen Fylkesmannen i Vestfold

Kommunereformen Ass. fylkesmann Bernt Lasse Berggreen Fylkesmannen i Vestfold Orientering om Kommunereformen Ass. fylkesmann Bernt Lasse Berggreen Fylkesmannen i Vestfold 1 Politisk forankring Grønt lys fra Stortinget 18. juni. Bred enighet om: o Reformbehov o Mål for reformen o

Detaljer

Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for

Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for Rutine for saksbehandling og arkivering av anskaffelser i Ephorte ved MN-fakultetet og institutter Sakstype: Sakstittel: Arkivdel: Én saksmappe per anskaffelse Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner

Detaljer

Kunstner: Oddmund Mikkelsen

Kunstner: Oddmund Mikkelsen Kunstner: Oddmund Mikkelsen Organisering, forankring og gjennomføring av et klarspråksprosjekt (Fra språkstunt til organisasjonsutvikling) Frokostseminar 6. september 2011 prosjektleder Unn Johansen Statens

Detaljer

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk

Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode

Detaljer

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.

Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på neste nederst på siden. Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe

Detaljer

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten

Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne

Detaljer

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager

Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare

Detaljer

Arkivrutine for PhD programmet Rutine for MN-fakultetet og underliggende institutter Oppdatert:

Arkivrutine for PhD programmet Rutine for MN-fakultetet og underliggende institutter Oppdatert: Opprette sak: Ny saksmappe opprettes dersom det ikke finnes sak eller dersom eksisterende sak er ferdigstilt/avsluttet. Ferdigstilt/avsluttet sak kan gjenåpnes etter vurdering. Sakstittel: Utførende: [Navn

Detaljer

Steinkjer skal markeres som et tydelig hovedsete og minst beholde sin andel av arbeidsplasser i embetet.

Steinkjer skal markeres som et tydelig hovedsete og minst beholde sin andel av arbeidsplasser i embetet. UTGANGSPUNKTET Det skal være stillinger og oppgaver både i og med hovedsete på, der fylkesmannen selv skal sitte med de funksjoner som er nødvendig for å kunne utøve rollen. skal markeres som et tydelig

Detaljer

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,

RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING

Detaljer

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret

Arkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret Arkivdanning i Kristiansand kommune Dokumentsenteret Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Mål Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt

Detaljer

Saksbehandlingsrutiner

Saksbehandlingsrutiner Saksbehandlingsrutiner Retningslinjer for saksbehandling i WebSak Fokus Dette dokumentet beskriver hvordan kommunene i Nordhordland skal bruke dokumenthåndteringsverktøyet WebSak Fokus i sin saksbehandling.

Detaljer

Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling. Erfaringer fra forberedelsesfasen. Ås kommune

Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling. Erfaringer fra forberedelsesfasen. Ås kommune Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling. Erfaringer fra forberedelsesfasen Ellen Normannseth Ås Kommune Ca 3 mil sør for Oslo. Ca 15 000 innbyggere. Status per i dag Kommunen benytter Gerica

Detaljer

Implementering av arkivloven i helseforetak

Implementering av arkivloven i helseforetak Implementering av arkivloven i helseforetak Om et utrednings- og implementeringsprosjekt i Helse Nord-Trøndelag HF (HNT) 8.11.2011 Av juridisk rådgiver Liv Kjønstad, HNT Virksomhetssteder Virksomhetssteder

Detaljer

Dokumentasjon- og arkivseminar

Dokumentasjon- og arkivseminar Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om

Detaljer