Erfaringer fra overgang fra papir- til fullelektronisk arkiv hos
|
|
- Bernt Gjerde
- 8 år siden
- Visninger:
Transkript
1 Erfaringer fra overgang fra papir- til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus Terje Nes, Confex, 5. juni 2008
2 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Omtrent 260 ansatte Familiesaker, fri rettshjelp, naturforvaltning, forurensning, sosial- og helsesaker, distrikts- og arealplanlegging, utdanning, landbruksforvaltning, samfunnssikkerhet og beredskap en veldig heterogen gruppe, mange ulike preferanser Administrativt underlagt Fornyings- og administrasjonsdepartementet (FAD) 18 embeter mye samarbeid, og man forsøker å samordne infrastruktur
3 Hvorfor innføring av fullelektronisk arkiv? FMOA hadde skannet inngående og produsert utgående brev i arkivsystemet siden 2003 Dobbeltarbeid I arkivet I saksbehandlingen I dokumentutvekslingen Stor vekst i papirarkivet Det ble i forkant jobbet med et større prosjekt som skulle øke rettssikkerheten og effektiviteten i embetet
4 Hvilke utfordringer så vi Stort etterslep i arkivet på oppfølging av utgående post Lite rom for forlenging av saksbehandlingstid Varierende grad av kompetanse på systemet Ymse erfaring etter innføringen av systemet negativ stemning Prosjektet måtte ikke bli et arkivprosjekt
5 Oppstart av prosjektet Prosjektstart mars 2005 Mål: FMOA skal påbegynne innføring av elektronisk saksbehandling og arkiv innen Ville være i forkant før pålegg fra overordnet myndighet Skulle ta utgangspunkt i ledere og saksbehandleres behov: Saksbehandlingsrutiner, arbeidsprosesser og organisering skal tilrettelegges slik at den enkelte saksbehandler, avdelingene og embetet får utnyttet de mulighetene som ligger i elektronisk saksbehandling Det nedsettes en prosjektgruppe ledet av en jurist, med medlemmer fra arkiv, IT og en saksbehandler Prosjektleder var også prosjektleder for effektiviserings- og rettsikkerhetsprosjekt Ledermøtet er styringsgruppe
6 Fokus i starten To skjermer til alle Vi må tilpasse skjermbildet til saksbehandlernes behov Saksflyter Godkjenning og elektronisk signatur Elektronisk dokumentutveksling Opprette ny superbrukerordning Utvikling av saksbehandlerrutiner i avdelingene/på fagområdene dette som en del av prosjektet for effektivisering- og rettssikkerhet
7 Reetablering av prosjektet Prosjektleder og administrasjonssjef sluttet i jobbene Ny prosjektleder fra arkivseksjonen Flere prosjektmedlemmer mellomledere Brukerforum (superbrukerne) er referansegruppe Fortsatt stor fokus på innføring av elektronisk saksbehandling i avdelingene Mindre oppfølging av effektiviserings- og rettsikkerhetsprosjektet Ny framdriftsplan ble laget mål: innføring innen Plan for pilotgjennomføring Fokus på tekniske og praktiske problemstillinger Pålegg i tildelingsbrev fra FAD
8 Hovedsaker som ble gjennomgått Hva innebærer elektronisk arkiv- og saksbehandling? Skal godkjennings- og ekspederingsrutiner standardiseres? Juridiske problemstillinger Ergonomiske problemstillinger Hva skal oppbevares og/eller lånes ut på papir Tekniske problemstillinger tilgang til skrivere, infrastruktur, behov for skannere og lignende Arkivfaglige problemstillinger arkivrutiner, periodisering og lignende Kartlegging av roller funksjoner og rettigheter
9 Vår definisjon av elektronisk arkiv og saksbehandling Ikke utdeling av papir Elektronisk godkjenning Ikke et papirløst kontor Innebærer ikke nødvendigvis elektronisk dokumentutveksling, men kan være en forutsetning for å kunne praktisere det Et fullelektronisk arkiv forutsetter at man praktiserer elektronisk saksbehandling (vårt synspunkt)
10 Juridiske problemstillinger Hvilke dokumenttyper krever loven må mottas/besvares på papir er lovens krav til skriftlighet det samme som krav til papirtilknytning? Generelt er svaret nei Flere lover og forskrifter er blitt teknologinøytrale Enkelte formkrav til papirbaserte, signerte vedtak (eks. skillsmissebevilgninger til bruk i utlandet) Hvem må signere? internt delegasjonsreglement Ellers ingen juridiske hindringer for elektronisk saksbehandling
11 Elektronisk godkjenning uten signatur
12 Ergonomiske problemstillinger Vurdere problemstillinger knyttet til å måtte utføre stadig flere arbeidsoppgaver på pc/skjerm, og fremme forslag til tiltak. Organisering av arbeidet Fysisk utforming av arbeidsplassene Kompensatoriske tiltak Samarbeid med HMS/verneombud/bedriftshelsetjenesten Problemstillingene må bakes inn i HMS-arbeidet ved embetet
13 Hva skal oppbevares og/eller lånes ut på papir Hovedmål: elektronisk fordeling og makulering av original etter seks måneder Materiale som av juridiske, forvaltningsmessige eller praktiske grunner bør finnes på papir Skilles mellom dokumenter som skal skannes og makuleres, skannes og arkiveres i vedleggsarkiv, og skannes og videresendes/returneres, skannes og bevares i fagavdeling
14 Kartlegging av funksjoner og roller Før innføring av elektronisk saksbehandling må vi kartlegge hvem som faktisk er: Ledere - kan være faglige ledere eller administrative ledere og skal ha rettigheter til å godkjenne journalposter Stedfortredere skal ha søk og muligheter til å godkjenne journalposter som er til godkjenning hos andre Saksbehandlere driver saksbehandling Forværelsepersonell ekspederer, i første omgang papir, siden elektronisk. Hvem skal ha de ulike rollene Hvilke rettigheter skal de ulike rollene ha?
15 Piloter Enkle og typiske saksområder med en viss saksmengde Utprøving av godkjenningsfunksjonaliteten Utprøving av rutiner for godkjenning og ekspedering Prøve og feile Utprøving av ulike roller og oppgaver Tilpassing av dokumentasjon Kontinuerlig oppfølging
16 Erfaringer etter pilotdrift Vi må ha ulike rutiner for ulike avdelinger Underskrift og elektronisk godkjenning er ingen heldig kombinasjon Dokumentasjonen kan alltids bli bedre Funksjonaliteten kan alltids bli bedre Det bør lages søk for alt Vi kan må tilstrebe å gjøre Ephorte best mulig for lederne Vi må analysere hvem som gjør hva Delegasjonsreglementet må gjennomgåes Den grunnleggende kompetansen er ikke god nok!
17 Hva skal selges inn? Man må tilby et best mulig produkt! God teknisk infrastruktur Lov ikke for mye Man sparer ingenting i arkivet de første årene Et Noark-system er ikke et statistikkverktøy Fordeler må synliggjøres Lettere oppfølging av dokumenter og saker Dokumenter man er autorisert for er tilgjengelig hele tiden Man muliggjør elektronisk dokumentutveksling Avdelingsledelsen og fagansvarlige i hver enkelt avdeling må bidra til å få sin avdeling til å forstå at dette er noe vi skal innføre må unngå at det spres en negativ holdning
18 Tilpassing av systemet Et Noark-system har mange muligheter for lokal tilpassing Vi tok en grundig opprydding i systemet Er basen rotete? Skal vi opprette ny base? Gjennomgang av roller og rettigheter Opprydding i dokumentmaler Utforming av søk som fanger opp alt man er vant til når man organiserer papirene Arkivet må ha ansvaret, med god assistanse av teknikere i IT-seksjonen dette samarbeidet er en vesentlig suksessfaktor
19 Utforming av søk Viktig med gode søk Saksbehandlersøk: mine saker under behandling, ferdige Journalposter mottatt, under behandling, ferdige dokumenter alle bunker man har ellers Ledersøk: Fordeling Utgående brev i min avdeling Innkommet post til min avdeling Restanseoppfølging Oppfølging av andre lederes godkjenningsoppgaver
20 Opplæring og brukerstøtte Det blir aldri nok opplæring! Teori Forståelse Hvordan bruke systemet i dag Spesialkurs i nye rutiner ved innføring av elektronisk arkiv og saksbehandling Vi reetablere brukerstøtten med vaktordning i arkivet og lokale superbrukere
21 Avdelingsvise arbeidsgrupper Mange avdelinger var allerede i gang med å revidere saksbehandlingsrutiner og dokumentmaler Det ble nedsatt avdelingsvise arbeidsgrupper som skulle forberede innføring av fullelektronisk saksbehandling i hver avdeling: Ledet av avdelingen helst en leder Deltaker fra arkiv Deltaker fra prosjektgruppen Superbruker Forværelse Gjekk gjennom sjekkliste
22 Sjekkliste Ambisjonsnivå Hva ligger i begrepene fullelektronisk arkiv og saksbehandling Fordeling av saker og inngående dokumenter Hva skal på papir, hvem fordeler, oppdeling i vedlegg, oppfølging, tilgangsstyring Saksbehandling og dokumentproduksjon Maler, tilgangsgrupper, fagsystemer, standardtitler Godkjenning og dokumentflyt Hvem godkjenner, hvem ferdigstiller, hvem er leder, hvem følger opp Ekspedering Hvem ekspederer, hvordan organisere vedlegg, skal brev signeres, hvem har rollen Arkiv skanningsrutiner, evt. fordeling av papir, når skal saken avsluttes Predefinerte søk
23 Avdelingsvis innføring Avdelingsvis innføring av elektronisk saksbehandling i perioden juni desember avdelinger i måneden Arbeidsgrupper arbeidet ca. en måned før oppstart Kurs i avdelingen i nye rutiner uken før oppstart Arkivet ble fullelektronisk
24 Forberedelser i arkivet Relativt liten del av prosjektet Gjennomgang av arkivrutiner Postmottak og -åpning Journalføringsrutiner Skriveregler Ansvar og rutiner Kontrollrutiner Periodisering Vi valgte skarpt periodeskille Ny arkivdel i eksisterende base Opplæring Etablering av kontrollrutiner dette pågår fortsatt og vi syr stadig på sikkerhetsnettet Kompetanse og endring av rutiner er fortsatt en utfordring i arkivet
25 Dialog med brukerne Alle motforestillinger må tas seriøst også i tilfeller der man i utgangspunktet er uenig Still opp på møter i avdelinger og faggrupper Innrømm at man ser at ikke alt man gjør virker like logisk, men prøv å forklar hvorfor man likevel gjør det Kall inn til arbeidsgrupper for å løse problemer etter hvert I enkelte tilfeller må man få avdelingsledere til å skjære gjennom Tilby de hjelpemidler som finnes
26 Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner Medvirkning i prosjekt- og arbeidsgrupper Tilby et godt produkt Ikke love funksjonalitet som ikke finnes Forankring i ledelse spesielt på mellomleder- og faglig nivå Foreslå vesentlig nye rutiner på enkelte områder - for eksempel å slutte å signere Skape et positivt miljø Snakk et språk som saksbehandlere forstår, de færreste bryr seg en døyt om Noark-4 og arkivlov m/forskrift. Forvaltningsloven og god forvaltningsskikk henger høyere
27 Hvordan motivere medarbeidere som er innarbeidet i gamle rutiner forts. Synliggjøre fordeler Utvikle et hjelpeapparat Superbrukere med tid og kompetanse Sentral brukerstøtte Opplæring kompetanse er helt sentralt Opplæring i begrepsapparatet ikke bare i tastetrykkingen Lage skriftlig dokumentasjon Ta alle motforestillinger seriøst Frivillighet er viktig, men av og til er tvang nødvendig
28 Slik skaper du eierskap og trekker med flere fagmiljøer Prosjektet var forankret i et større prosjekt avdelingene var forberedt og hadde tatt ansvar for egne saksbehandlingsrutiner Deltakelse i prosjekt og arbeidsgrupper Lokale arbeidsgrupper med forankring i avdelingsledelse Det kan være problematisk å samordne alle brukergruppenes interesser, preferanser og krav
29 Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge Innføring av elektronisk saksbehandling er organisasjonsutvikling Innføring av elektronisk saksbehandling må ikke gå på bekostning av rettsikkerhet og forvaltningsskikk dette er veldig viktig for ledelsen Overordnede beslutninger må fattes av ledelsen i virksomheten ledelsen må være tydelig på å kommunisere beslutningene Utvikling av saksbehandlingsrutiner må ligge i avdelingene blant de som er fagansvarlige Avdelingsledere må følge opp at vedtatte ruiner blir fulgt opp Konsekvenser knyttet til arbeidsmiljø og ergonomi må bakes inn i virksomhetens ordinære HMS-arbeid
30 Hvor i virksomheten bør ansvaret for nye arbeidsmetoder ligge forts. Ansvaret for utforming av systemet bør ligge i en arkivfunksjon og denne bør ha tilstrekkelig system- og ITkompetanse Utforming av sikkerhetsnett prosjektledelse/systemansvarlig stor fordel om dette ligger i arkivet Oppfølging av sikkerhetsnett bør ligge i arkivet og i avdelingene
31 Hovedutfordringer med overgangen til elektronisk arkiv og saksbehandling Saksbehandlere blir mer avhengige av systemet dette krever kompetanse og at systemet fungerer bra Vi vil ha papir! Har så langt ikke hatt fullgode systemer og rutiner for elektronisk dokumentutveksling dette blir oppfattet som håpløst umoderne, og som at arkivet holder igjen Tidligere erfaringer gjør at mange er skeptiske Det er mange myter om den elektroniske verdens farer Man forholder seg ofte til svært mange ulike profesjoner med ulik bakgrunn Mange forventer seg for mye av den nye løsningen Er arkivtjenesten klar?
Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos
Erfaringer med overgang fra papir til fullelektronisk arkiv hos Fylkesmannen i Oslo og Akershus Terje Nes, Confex, 2. desember 2009 Fylkesmannen i Oslo og Akershus Omtrent 260 ansatte Arkiv og it i hver
DetaljerDokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden?
Dokumenter som må være på papir i en fullelektronisk verden? Robert Kalleberg Oslo Byarkiv 6. april 2011 1 Agenda Litt om Oslo byarkiv Papirparadokset Innføring av elektronisk arkiv Krav til format og
Detaljer«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet
«ÅRETS ARKIV 2017» Grenlandssamarbeidet Prosjekt: Nytt sak og arkivsystem Et tilbakeblikk: Samarbeidet i Grenland startet i 2008 nytt sak og arkivsystem. Prosjekt etablert og anskaffelsesprosess igangsatt
DetaljerInformasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune
Informasjon om Arkivverkets tilsyn med arkivarbeidet i Nordland fylkeskommune 20.02.2019 Kristin Nilsen, Dokumentasjonssenteret 26. april 2019 Ramberg i Flakstad kommune Foto: Erik Veigård Positive funn
DetaljerSaksgang i Trondheim kommune
Saksgang i Trondheim kommune Norsk arkivråd, Bergen 27.03.12 Kari Myhre, Trondheim byarkiv Trondheim kommune en kompleks organisasjon ca. 230 enheter, ca. 15.000 ansatte ca. 5.000 brukere på sak/arkiv
DetaljerErfaringer med tilsyn fra Riksarkivet
Klima- og miljødepartementet Erfaringer med tilsyn fra Riksarkivet Siw May Bohlin Oslo 21. oktober 2015 Norsk Arkivråds seminar Arkivtjenesten i KLD - organisering Vi er totalt 8 ansatte med arkivleder
DetaljerBrukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3.
Brukerveiledning om arkiv 1. Kort og godt om arkivtjenesten ved UiT... 3 2. Om saksbehandlings- og arkivsystemet ephorte + litt til... 3 3. Hva skal registreres og arkiveres?... 5 4. Saks- og journalpostbegrepet...
Detaljerephorte grunnkurs for saksbehandlere
ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og
DetaljerRutiner dokumenthåndtering for saksbehandlere
ARKIV - Dokumenthåndtering Versjon: 1.0 ID: 2548 Gyldig fra: 05.09.2012 Forfatter: Hilde Simonsen Kvisle (Fagleder arkiv) Revisjonsfrist: 05.09.2013 Godkjent av: Knut Erik Lippert (Informasjonssjef) Rutiner
Detaljerephorte grunnkurs for saksbehandlere
ephorte grunnkurs for saksbehandlere Grunnleggende ephorte-kunnskap Dette skal vi gjennomgå: Hvorfor benytte ephorte Bli kjent med skjermbildet Opprette saksmappe Behandle brev og notater (opprette og
DetaljerInnføring og bruk av elektronisk arkiv
Innføring og bruk av elektronisk arkiv Terje Nes Fylkesmannen i Oslo og Akershus Arkivakademiet 16.01.2008 Tema Innføring av Noark-4-system Innføring av nye rutinar Basert på: Hovedfagsstudie IFI, UIO
DetaljerOppstart digital forsendelse fra sak/arkivsystem og rutiner internt i organisasjonen
Fylkesmannen i Sør-Trøndelag Oppstart digital forsendelse fra sak/arkivsystem og rutiner internt i organisasjonen v/nina Fossbakken - 27.mai 2014 Digital forsendelse SvarUt Tekniske forutsetninger Riktig
DetaljerRutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU
Rutiner for dokumentbehandling i ephorte ved NTNU Dato: November 2005 Innhold: 1 ARKIVTJENESTEN VED NTNU... 2 2 HVA ER EPHORTE... 2 3 SAKS-, JOURNALPOST- OG DOKUMENTBEGREPET I EPHORTE... 2 3.1 SAKSPRINSIPPET:
DetaljerSlikt kan du starte med internkontroll for arkiv
Slikt kan du starte med internkontroll for arkiv Kristine Brorson 05.12.2018 Agenda Hva er internkontroll? Hvordan gå fra arkivplan til internkontroll? Hvordan gjennomføre internkontroll? Hvordan få ledelsen
DetaljerI Modum strekker vi oss lenger. for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne
I Modum strekker vi oss lenger for å utvikle bedre tjenestetilbud til innbyggerne 4. november 2013 1 OVERGANG til en papirløs hverdag MÅL Oppnå en kvalitetsheving og effektivisering av ekstern og intern
DetaljerInnføring i. Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP. Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark. 2009-02-17 Jorunn Pedersen
Innføring i Grunnkurs for saksbehandlere SENTRALE BEGREP Elektronisk arkiv og saksbehandling ved Høgskolen i Telemark 2009-02-17 Jorunn Pedersen Innhold : Noark- 4... 3 Sak (saksmapper/mapper)... 3 Journalpost...
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerHva skal vi snakke om i denne sesjonen?
Martin Bould 21.4.2015 Overgang til elektronisk arkiv, og oppgradering Hva forventer vi som leverandør og hva bør dere ha avklart? Den arkiv- og saksbehandlingsfaglige «greia» Hva skal vi snakke om i denne
DetaljerProsjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, delprosjekt 1
Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, delprosjekt 1 1. Bakgrunn og begrunnelse for prosjektet skal erstatte dagens system for saksbehandling og arkivering med mer hensiktsmessige løsninger. Anskaffelsen
DetaljerSaksnr.: 199806459_15
OSLO KOMMUNE BYRÅDSAVDELING FOR SERVICE- OG ORGANISASJONSUTVIKLING BYRÅDSAK 1145/02 INSTRUKS FOR ELEKTRONISK ARKIVERING AV SAKSDOKUMENTER I OSLO KOMMUNE Sammendrag: I denne saken foreslås det at byrådet
DetaljerGrenlandssamarbeidet IKA HORDALAND 11. JUNI 2018
Grenlandssamarbeidet IKA HORDALAND 11. JUNI 2018 Kommuner: Siljan 2351 Drangedal 4501 Kragerø 10506 Bamble 14183 Porsgrunn 36091 Skien 54510 Totalt 122 142 Område 15 299 km² Kort om Grenlandssamarbeidet
DetaljerPeriodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms
Periodisering og avlevering av elektronisk arkiv hvem, hva, når? Rådgiver Ole-Bjørn Fossbakk og rådgiver Solveig Heløe Olsen, IKA Troms 23.05.2014 Kontaktseminar Grand Nordic, Tromsø Digital saksbehandling
DetaljerInnføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune. Foto: Bjørn Erik Olsen
Innføring av WebSak i videregående skoler, Nordland fylkeskommune Foto: Bjørn Erik Olsen «Arkivene er kommunen, alt annet kan byttes ut, men uten arkivene hersker kaos og tilfeldighet.» Agenda Mandat og
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerErfaringer fra tre fusjoner
Erfaringer fra tre fusjoner 2009-2016 - sett fra et arkivfaglig ståsted Seksjonssjef Anita Dahlberg Om UiT Norges arktiske universitet - Vedtatt opprettet 1968 Breddeuniversitet med både klassiske universitetsfag
DetaljerSammenslåing av fylkesmannsembetene i Aust-Agder og Vest-Agder
Sammenslåing av fylkesmannsembetene i Aust-Agder og Vest-Agder Agenda Vedtak i statsråd 14.november 2014 Pilotprosjekt Gjennomføringen sett fra arkivets side Historiske arkiver Aktive arkiver Etablering
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen)
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 (Oslo-undersøkelsen) Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har
DetaljerKartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester. Dokumentsenter og arkiv
Kartleggingsrapport Arbeidsgruppe: Fellestjenester Dokumentsenter og arkiv Gruppeleder: Mette Holand 30.03.2017 Innhold Status på tjenesteområdet(ene) Dokument- og arkivtjenesten i dag... 2 Hvordan er
DetaljerVi skal få til mer! STRATEGI
Vi skal få til mer! 1 STRATEGI 2019 2023 1 VI SKAL FÅ TIL MER! 2 STRATEGISK HOVEDMÅL Vi skal redusere saksbehandlingstiden ved å forenkle måten vi jobber på Vi bruker tiden effektivt Vi bruker kompetansen
DetaljerSlikt kan du starte med internkontroll for arkiv i din virksomhet. Kristine Brorson
Slikt kan du starte med internkontroll for arkiv i din virksomhet Kristine Brorson 05.09.2018 Agenda Hva er internkontroll? Hvordan gå fra arkivplan til internkontroll? Hvordan gjennomføre internkontroll?
DetaljerVelkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen)
Velkommen til Riksarkivarens undersøkelse for kommunale arkivtjenester 2015 (Storbyundersøkelsen) Riksarkivarens årlige undersøkelse retter seg inn mot arkivholdet i kommunal sektor, i dette tilfellet
DetaljerForvaltningsrevisjonsprosjekt Arkiv- og dokumenthåndtering Sauherad kommune. Oppfølging/Tilbakemelding
Forvaltningsrevisjonsprosjekt Arkiv- og dokumenthåndtering Sauherad kommune Oppfølging/Tilbakemelding 2 Innhold Innhold... 1 Innhold... 2 Bakgrunn... 2 Funn i forvaltningsrevisjonsrapporten... 3 Innledning
DetaljerHøgskolen i Telemark Arkivseksjonen
Høgskolen i Telemark seksjonen Versjon 12 Journalnr: 2009/304 Dato: 13.10.2011 ets oppgaver, oppfølging, kvalitetssikring Ansvar Driftsoppgaver (Rutiner, veiledninger m.v. finnes i følgende interne dokumenter:
DetaljerArkivplan - internkontroll
Arkivplan - internkontroll Pål Mjørlund Kommunearkivkonferansen 2018 Disposisjon Hvorfor har vi internkontroll? Kvalitet i arkiv Verktøy for å sikre internkontroll Hva er internkontroll? Rådmannens internkontroll
DetaljerGevinstrealisering i Statens pensjonskasse. Presentasjon NOKIOS 26. oktober 2010
Gevinstrealisering i Statens pensjonskasse Presentasjon NOKIOS 26. oktober 2010 Om oss Espen Frøyland, seksjonssjef i pensjoneringsområdet og prosessleder for pensjoneringsprosessen, Statens pensjonskasse,
DetaljerUiO SA: delprosjekt 1 Work-shop direktørnettverkseminar 29/ Kristin Lindley / Lena Andersen
UiO SA: delprosjekt 1 Work-shop direktørnettverkseminar 29/1-2019 Kristin Lindley / Lena Andersen Agenda Innledning Gruppearbeid Oppsummering i plenum Ca 20 min på hver av punktene 31.01.2019 3 Mottaksprosjektet
DetaljerDa pedagogen møtte arkivaren
Da pedagogen møtte arkivaren Bakgrunn for arbeidet i Moss kommune Lovverk og planer som initierer digitale mapper i skoleverket. Høsten 2008 gjøres vedtak i ledergruppa i Moss kommune om digitale elevmapper
DetaljerTilsyn med arkivene i Mandal kommune
ARKIVVERKET Tilsyn med arkivene i Mandal kommune Tilsynsrapport Sak: 2017/2435 Dato for tilsyn: 08.06.2017 Rapportdato: 30.08.2017 Utarbeidet av: Lillian Lunden Innhold 1 Innledning...3 1.1 Bakgrunnen
DetaljerOmlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet
Omlegging av arkivarbeidet i departementsfellesskapet Torill Tørlen Norsk arkivråds Høstseminar Smarte arkiver? 01.11.16 Bakgrunn for arbeidet i departementsfellesskapet Politiske føringer Pressemelding
DetaljerInnføring av einnsyn i Difi. Per Ivar Hammershaug Seksjonssjef arkiv og dokumentforvaltning
Innføring av einnsyn i Difi Per Ivar Hammershaug Seksjonssjef arkiv og dokumentforvaltning Arkivet i Difi sin rolle 1. Deltagelse i selve einnsyn-prosjektet Referansegruppe Barriereprosjektet Ansvarlig
DetaljerRutine for journalføring av dokumenter i personalmappe
Rutine for journalføring av dokumenter i personalmappe Formål Personalmappene ble fullelektronisk fra 01.01.2013 Formålet med rutinene er å etablere et felles regelverk i Gran kommune for håndtering av
Detaljerephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte
ephorte Viktige funksjoner for ledere i ephorte Anita Kildemo Flor Seksjon for dokumentforvaltning Trondheim Wenche Bergmo Seksjon for dokumentforvaltning Oslo Agenda Oppstart Kort om arkivverdighet Begreper
DetaljerInnføringsstrategi. Elektronisk søknads-og saksbehandling
Innføringsstrategi Elektronisk søknads-og saksbehandling Versjon 1.0 (ESS-prosjektet) Innføringsstrategi Side 1 av 6 Innhold 1 Innledning... 3 1.1 Hensikt med dokumentet... 3 2. Rammebetingelser... 3 2.1
Detaljerpalmar.brunvold@ibisikt.no K 2000 esak NOARK-4 Litt om NOARK-4 funksjonalitet i forhold til K 2000 esak Basis K 2000 esak versjon 5.3 Kan kjøres som KOARK, standard, NOARK-3 eller NOARK-4 De fleste felt
DetaljerPostbehandling og dokumentflyt. Beate Aasen Bøe
Postbehandling og dokumentflyt Beate Aasen Bøe Dokumentflyt Postsortering Journalføring Saksbehandling Arkivering Post- og ekspedisjonsrutiner Til/fra ekspedisjon Post inn Postmottak Til/fra saksbehandler
DetaljerHvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner
KDRS samling 23-24.05.2011 Hvordan tenkes og jobbes det i dataindustrien til tema som bevaring og avlevering av earkiv til arkivdepot institusjoner HELHETLIG LØSNING FOR NORSKE KOMMUNER Moderne og effektiv
DetaljerProsedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv
Side 1 av 5 Prosedyre for kontroll med journalføring og arkivering i fullelektronisk arkiv og avsluttet manuelt arkiv Formål Denne prosedyren skal sikre at arkivverdige dokumenter blir arkivert på en sikker
DetaljerNOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT
Prosjektforslag NOARK5 TJENESTEGRENSESNITT POC OG PILOT Prosjektnummer: Saksnummer: Behandlet dato: Behandlet av / Prosjekteier: Utarbeidet av: 14.07.2017 Fredrikstad kommune Per-Arne Aas Beslutning: Starte
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen)
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 (Storbyundersøkelsen) Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets
DetaljerInnføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune
Innføring av fullelektronisk arkiv i Troms fylkeskommune Interkommunalt arkiv Troms kontaktseminar 22. mai 2014 Tidsplanen Fylkestingets/fylkesrådets vedtak i 2009/2011 Ny arkivleder 1.10.2011 Prosjektetablering
DetaljerProsjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, fase 2. Ambisjoner og avgrensninger
Prosjekt UiO: Saksbehandling og arkiv, fase 2 Ambisjoner og avgrensninger Blir dette en så stor endring da? Anskaffelse av en digitalisert arbeidsflate, ikke et 'system' for saksbehandling og arkiv. Arbeidsprosessen
DetaljerESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER. for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne
ESA8 hvem gjør hva, hvordan RUTINER for å sikre bedre tjenestetilbud til innbyggerne 9. desember 2013 1 Morgenstemning http://www.youtube.com/watch?v=kkorp05l95c 2 HVEM GJØR HVA? - 1 Dokumentsenteret Saksbehandler»
DetaljerStatens program for digitalt førstevalg -
Statens program for digitalt førstevalg - mulige konsekvenser for saksbehandling, elektronisk arkiv og arkivarens hverdag Lone Tudborg Lakhan (Finanstilsynet) Knut Løkstad (Kulturdepartementet) Om dokumentasjon
DetaljerEndringsoppgave: Etablering av funksjon for strategisk logistikk i Helse Midt-Norge
Endringsoppgave: Etablering av funksjon for strategisk logistikk i Helse Midt-Norge Nasjonalt topplederprogram Ingerid Gunnerød 1. Bakgrunn og organisatorisk forankring for oppgaven Helse Midt-Norge har
DetaljerDokument- håndtering
Dokumenthåndtering Denne brosjyren er laget av: ACOS AS Trykket av: Grafisk Trykk AS Dokument- håndtering Effektiv dokumenthåndtering ACOS WebSak er et moderne system for sikker og effektiv dokumenthåndtering.
DetaljerNye Kristiansand kommune Stillingsbeskrivelser nivå 2 og 3. Organisasjon, personal og stab
Nye Kristiansand kommune Stillingsbeskrivelser nivå 2 og 3 Organisasjon, personal og stab Organisasjon, personal og stab Organisasjon og personal 2 Nivå-modell Direktør 5 ledere på nivå 2 Uavhengig kommuneadvokat
DetaljerKommunikasjonshåndbok for Rakkestad kommune
Kommunikasjonshåndbok for Rakkestad kommune Saksnr. 15/1441 Journalnr. 13558/15 Arkiv 140 Dato: 07.10.2015 Kommunikasjonsprinsipper Kommunikasjonsprinsippene er i stor grad basert på statlige kommunikasjonsprinsipper
DetaljerArkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010. Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift
Arkivtjenesten HiT - prioriterte tiltak 2010 pr. 1.2.2010 - JPe Områder Tiltak Merknader Ansvar og fremdrift 1 Arkivplan for HiT Arkivplan for HiT utarbeides i ephorte (2009/3-10) Tidligere arkivplan omfattet
DetaljerARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER
ARKIVVERKETS UNDERSØKELSE FOR KOMMUNALE ARKIVTJENESTER EN PRESENTASJON AV SENTRALE FUNN FRA 2018 Arkivverkets årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester ble sendt ut for syvende gang i år (2018).
DetaljerUtvikling av BK-plan for Postog teletilsynet. Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning
Utvikling av BK-plan for Postog teletilsynet Seksjonssjef Liv Reppen Seksjon for dokumentforvaltning 1 Disposisjon Litt om Post- og teletilsynet (PT) PTs saks/arkivsystemer og fagsystemer BK-plan fysisk
DetaljerAnne Mette Dørum Spesialrådgiver KS Område forskning, innovasjon og digitalisering
Elevdokumentasjon rapporten http://www.ks.no/tema/innovasjon-og-forskning1/forskning-ogutredning/ferske-fou-rapporter/fou-fra-minnepenn-til-sikker-arkivering/ Anne Mette Dørum Spesialrådgiver KS Område
DetaljerProgram for administrativ forbedring og digitalisering
PK-nettverket 05/09/18 Program for administrativ forbedring og digitalisering Johannes Falk Paulsen 3 4 11. april 2011 Ny Powerpoint mal 2011 5 Eksterne premisser - krav til digitalisering og gevinstrealisering
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i kommuner og fylkeskommuner 2019 Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar
DetaljerVelkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon Tast kode #
1 Nettkurs ephorte Nina Farahi, senior-/fagkonsulent (ephorte) Velkommen til nettkurs i saksbehandling i ephorte web og ephorte Outlook Ring inn på telefon 23 96 10 04 Tast kode 199193712# Agenda Sak/Journalpost/Dokument
DetaljerKommunikasjonsplan Nye NAV Molde
Delprosjekt: NAV - Nye Molde kommune Mandatet er gitt av: Prosjektrådmann Nye Molde kommune Arne Sverre Dahl og fylkesdirektør i NAV Stein Veland Versjon dato: godkjent av styringsgruppen 07.02.19 // PROSJEKTDOKUMENT
DetaljerProsjektplan Nytt Sak- og arkivsystem
Prosjektplan Nytt Sak- og arkivsystem Vedtatt i styringsgruppa 08.03.17 Innhold 1. Mål og rammer... 3 1.1 Bakgrunn... 3 1.2 Overordnet mål for Nordre Land kommune... 4 1.3 Mål for prosjektet... 5 1.4 Rammer...
DetaljerErfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte
Erfaringer fra bytte av sak-arkivsystem i Rana kommune fra Esa til ephorte serviceavdelingen Mål for anskaffelsen «Rana kommune har som mål å samhandle internt og eksternt på en sikker, effektiv og miljøvennlig
DetaljerProsjektet Frisklivsdosetten. Statusrapport 01.07.2014
Prosjektet Frisklivsdosetten Statusrapport 01.07.2014 Innholdsfortegnelse Statusrapport... 1 Erfaringer og vurderinger fra pilotrunde:... 2 Prosjektgruppa... 2 Metoden... 2 Prosjektmedarbeidere... 2 Kickoff...
DetaljerInformasjonsmøte ephorte Digital forsendelse, eformidling og e-signering. Terje Askvik (Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning)
Informasjonsmøte ephorte Digital forsendelse, eformidling og e-signering Terje Askvik (Seksjon for Dokumentasjonsforvaltning) 02.10.2018 Agenda Oppdatert informasjon om digital forsendelse fra oppgradert
DetaljerVeileder for ledere i Public 360. Innhold. UiS 2017
Veileder for ledere i Public 360 UiS 2017 Innhold Formålet med veilederen... 2 1. Lederrollen... 2 1.1 Roller i Public 360... 2 1.2 Bytte mellom lederrolle og saksbehandlerrolle... 2 1.3 Stedfortreder...
DetaljerÅrsrapport 2013 - Enhet for arkiv
Årsrapport 2013 - Enhet for arkiv 1. Innledning Dette er årsrapporten for enhet for arkiv. Enhet for arkiv har ansvar for å kontrollere og forvalte dokumentasjon og informasjon som har verdi for HiOA.
DetaljerVelkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter
Velkommen til Arkivverkets undersøkelse av arkivholdet i statlige virksomheter Arkivverket har tilsyns- og veiledningsansvar overfor den offentlige forvaltningen, og har i tillegg et viktig ansvar for
DetaljerRapport Verran Kommune
Dora1 Maskinistgata1 7042Trondheim postmottak@ika-trondelag.no Tlf: 97099 050 Org.nr:971375965 Bank:443506 06898 www.ika-trondelag.no Deresref/dato: Vårref: 15/311/ RL Dato:28.05.2015 Rapport Verran Kommune
DetaljerPer Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv
Per Ivar Hammershaug, seksjonssjef SFT, pih@sft.no Erfaring med implementering av offentleglova statlig perspektiv Statens forurensningstilsyn (SFT) Ca 310 ansatte Endrer navn til Klima- og forurensningsdirektoratet
DetaljerLEAN. Kontinuerlig forbedring. Aktivitet. / arbeidsprosessa. Verdistrøm. Sløsing. Fokusintervju. Problemtre. Interessentanalyse.
Kontinuerlig forbedring ord og uttrykk: LEAN Kontinuerlig forbedring Aktivitet Verdistrøm / arbeidsprosessa Sløsing Fokusintervju Problemtre Interessentanalyse Brunpapirsesjon Hvitpapirsesjon Forbedringsforslag
DetaljerKontor 2000 esak. Grunnkurs. Lunner kommune
Kontor 2000 esak Grunnkurs Lunner kommune 1 Dokumentasjon i offentlig forvaltning Krav om skriftlighet Forutsigbarhet Likebehandling Dokumentasjon av handlinger Offentlige organer plikter å ha arkiv og
DetaljerKunstner: Oddmund Mikkelsen
Kunstner: Oddmund Mikkelsen Organisering, forankring og gjennomføring av et klarspråksprosjekt (Fra språkstunt til organisasjonsutvikling) Frokostseminar 15. juni 2012 prosjektleder Unn Johansen Statens
DetaljerArkiv, lagring og gjenfinning. Kari Myhre, Trondheim kommune
Arkiv, lagring og gjenfinning Kari Myhre, Trondheim kommune 1 Litt om meg Gift og har 2 barn og 3 stebarn Trondheim byarkiv, fagleder for System og Utvikling Systemansvar for sak-/arkivløsning, prosjekt,
DetaljerElektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18.
Elektronisk arkiv - hva er det? Karin Amalie Holmelid kaho@hib.no Arkivleder/leder for Dokumentsenteret ved Høgskolen i Bergen 17. -18. november 2009 Dokumentasjon/fagsystemer/NOARK Hva er dokumentasjon
DetaljerAll post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret, Rådhus I.
Rutine for mottak, sortering og registrering av post Postmottak Tydal kommune All post (unntatt post som er adressert til Tydal legekontor) skal sendes direkte til Postmottaket i Tydal kommune, Servicekontoret,
DetaljerEndelig tilsynsrapport og pålegg om utbedringer - Kristiansand kommune
Returadresse Pb. 4013 Ullevål Stadion 0806 OSLO Kristiansand kommune Postboks 417 Lund 4604 KRISTIANSAND Dato 31.05.2018 Din ref. 201802212-9 Vår ref. 2018/2553 Saksbehandler Lillian Lunden Endelig tilsynsrapport
DetaljerForelesning og de faglige «greiene»
MB1 MB2 Periodsering en arkivfaglig gjennomgang 20.4.2015, Martin Bould, med fagleder arkiv Nina Haugen Eidsvoll kommune Forelesning og de faglige «greiene» Slide 1 MB1 MB2 Bestilling - fikse på foilene
DetaljerKommunereformen Ass. fylkesmann Bernt Lasse Berggreen Fylkesmannen i Vestfold
Orientering om Kommunereformen Ass. fylkesmann Bernt Lasse Berggreen Fylkesmannen i Vestfold 1 Politisk forankring Grønt lys fra Stortinget 18. juni. Bred enighet om: o Reformbehov o Mål for reformen o
DetaljerType avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner - navn på tjeneste/produkt - instituttet det er gjort innkjøp for
Rutine for saksbehandling og arkivering av anskaffelser i Ephorte ved MN-fakultetet og institutter Sakstype: Sakstittel: Arkivdel: Én saksmappe per anskaffelse Type avtale - kontraktsnr - leverandør/kontraktspartner
DetaljerKunstner: Oddmund Mikkelsen
Kunstner: Oddmund Mikkelsen Organisering, forankring og gjennomføring av et klarspråksprosjekt (Fra språkstunt til organisasjonsutvikling) Frokostseminar 6. september 2011 prosjektleder Unn Johansen Statens
DetaljerOrdliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk
Intern sone Sikker sone Versjon 01.03.2013 Ordliste: arkiv- og dokumentasjonsuttrykk Aktivt arkiv Arkiv Arkiv- og saksbehandlingssystem Arkivbegrensning Arkivdel Arkivkode Arkivmateriale Arkivnøkkel Arkivperiode
DetaljerRiksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden.
Riksarkivarens årlige undersøkelse for kommunale arkivtjenester for 2016 Svarfristen er onsdag 5.april 2017. Du starter undersøkelsen ved å trykke på "neste" nederst på siden. Årets spørreskjema er noe
DetaljerVeileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten
www.pwc.no Veileder for håndtering av dokumentasjon i pleie- og omsorgstjenesten Veileder KS FOU 144017 Mars 2015 Om veilederen Formålet med denne veilederen er å hjelpe og rettlede kommuner til å kunne
DetaljerRetningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager
Retningslinje for elektroniske saker gjeldende barn i barnehager Innledning Arkiv er en viktig del av kommunal forvaltning. Arkivene skal dokumentere kommunens saksbehandling, og således være etterprøvbare
DetaljerArkivrutine for PhD programmet Rutine for MN-fakultetet og underliggende institutter Oppdatert:
Opprette sak: Ny saksmappe opprettes dersom det ikke finnes sak eller dersom eksisterende sak er ferdigstilt/avsluttet. Ferdigstilt/avsluttet sak kan gjenåpnes etter vurdering. Sakstittel: Utførende: [Navn
DetaljerSteinkjer skal markeres som et tydelig hovedsete og minst beholde sin andel av arbeidsplasser i embetet.
UTGANGSPUNKTET Det skal være stillinger og oppgaver både i og med hovedsete på, der fylkesmannen selv skal sitte med de funksjoner som er nødvendig for å kunne utøve rollen. skal markeres som et tydelig
DetaljerRUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK,
RUTINE/RETNINGSLINJER FOR MOTTAK, SORTERING OG REGISTRERING AV POST POSTMOTTAK TYDAL KOMMUNE... 2 POSTRUTINER FOR LEGEKONTORET... 2 MOTTAK AV E-POST... 3 MOTTAK AV ELEKTRONISKE-SKJEMA (E-SKJEMA)... 3 UTLEGGING
DetaljerArkivdanning i Kristiansand kommune. Enhetsleder Grete Gavelstad Dokumentsenteret
Arkivdanning i Kristiansand kommune Dokumentsenteret Dokumentsenteret etablert 01.01.2007 Bakgrunn i hovedprosjektet Modernisering med IT Mål Sentralisering av arkivtjeneste og postmottak som eget delprosjekt
DetaljerSaksbehandlingsrutiner
Saksbehandlingsrutiner Retningslinjer for saksbehandling i WebSak Fokus Dette dokumentet beskriver hvordan kommunene i Nordhordland skal bruke dokumenthåndteringsverktøyet WebSak Fokus i sin saksbehandling.
DetaljerHvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling. Erfaringer fra forberedelsesfasen. Ås kommune
Hvordan komme i gang med elektronisk meldingsutveksling. Erfaringer fra forberedelsesfasen Ellen Normannseth Ås Kommune Ca 3 mil sør for Oslo. Ca 15 000 innbyggere. Status per i dag Kommunen benytter Gerica
DetaljerImplementering av arkivloven i helseforetak
Implementering av arkivloven i helseforetak Om et utrednings- og implementeringsprosjekt i Helse Nord-Trøndelag HF (HNT) 8.11.2011 Av juridisk rådgiver Liv Kjønstad, HNT Virksomhetssteder Virksomhetssteder
DetaljerDokumentasjon- og arkivseminar
Dokumentasjon- og arkivseminar for ledere, saksbehandlere og merkantilt ansatte i NAV og for arkivlederne i kommunene Fra IKAVA Arkivsjef Kjetil Reithaug Rådgiver Turid Holen Program 10.00 11.30 Litt om
Detaljer