PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON

Transkript

1 MIDTRE GAULDAL KOMMUNE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON (Vedtatt i kontrollutvalget i sak 12/2010 Plan for forvaltningsrevisjon for , på møte den 22. april).

2 Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Midtre Gauldal kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Midtre Gauldal kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplanen for kommunen som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap og årsmelding. Hovedmål på de ulike utviklingsområdene Å sørge for en bærekraftig samfunnsutvikling der naturressurser og miljøet forvaltes til beste for dagens og fremtidens generasjoner. Skape levende og attraktive lokalsamfunn i alle deler av kommunen samtidig som Støren styrkes som kommunesenter Å bidra til utvikling av lokalt næringsliv med særlig vekt på verdiskapning basert på kommunens ressursgrunnlag Å bidra til god folkehelse, sosial trygghet og best mulig inkludering i arbeids- og samfunnsliv. Videreutvikle og markedsføre vårt mangfoldige kulturliv og fritidstilbud som en viktig attraksjon for kommunen Bidra til engasjement, deltagelse og samhandling både internt i kommunen og utad overfor andre samarbeidspartnere Tilrettelegge for en effektiv og sikker infrastruktur og ivareta materielle verdier samt liv og Helse Kommunale tjenester skal ha et høyt service- og kvalitetsnivå Sikre en lokal lovforvaltning basert på forutsigbarhet og likeverdig behandling. Å utvikle en fleksibel og endringsdyktig organisasjon som arbeider kontinuerlig med læring og forbedring. Sørge for en økonomisk planlegging og styring som er langsiktig og bærekraftig Befolkningsutvikling Midtre Gauldal kommune hadde pr til sammen innbyggere. Nedgang i befolkningstallene har i mange tiår preget kommunen. Mens det i årene 1998 til 2002 var 2

3 stabile eller noe økende befolkningstall, var det en nedgang i folketallet for 2003 og For 2005 var det igjen en positiv befolkningsvekst i kommunen, og SSB sin fremskrivning av folketallet i Midtre Gauldal kommune viser en jevn vekst frem mot år Et fallende innbyggertall har konsekvenser for kommunen på ulike måter, både med tanke på aktivitet i kommunens tettsteder og grender, og i form av at tjenestetilbudet er kostbart å opprettholde. Antall skolebarn reduseres betydelig mens prognosene for barnetallet i gruppen 1-5 år viser en sterk økning, noe som betyr en utfordring når det gjelder dekning av barnehageplasser. Andelen eldre er relativt stabil de nærmeste årene. Det er imidlertid svært positivt at prognosen viser en vekst i innbyggertallet da dette gir økte overføringer fra staten og på alle måter er en viktig faktor for utviklingen. Økonomi Brutto driftsresultat viste at kommunen i 2009 hadde driftskostnader som var mindre enn driftsinntektene. I 2009 var brutto driftsresultat på i overkant av 18,5 mill. kroner i mindreforbruk, en betydelig positiv endring fra Netto driftsresultat for 2009 ble på i overkant av 43 mill. kroner i mindreforbruk. Årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2009 viste et regnskapsmessig mindreforbruk på i overkant av 13,6 mill. kroner. I handlingsprogram/økonomiplan nevnes det at Midtre Gauldal er inne i en periode med store investeringer, noe som krever økonomiske tilpasninger på driftssida. En vesentlig svakhet ved kommunens økonomiske situasjon er mangelen på bufferfond som kan sikre stabil drift ved merutgifter og/eller inntektssvikt. Rente- og kostnadsutvikling er usikre faktorer, og forventet avkastning av finans- og aksjemarkedet er i enda større grad usikre faktorer å basere driftsbudsjettet på. Fokusområder for forvaltningsrevisjon Omorganisering Barnevernstjenesten Egenkontroll/internkontroll i kommunen Utleieboliger i Midtre Gauldal kommune Andre fokusområder som også er av interesse: Interkommunalt samarbeid Finansforvaltning Omdømme og omdømmebygging i Midtre Gauldal kommune Fremtidens skole Kunnskapsløftet NAV Plan- og bygningslov 3

4 Midtre Gauldal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for : Med bakgrunn i den overordnede analysen av Midtre Gauldal kommune og kommunens virksomhet og innspill som er kommet til underveis i prosessen, foreslår kontrollutvalget følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for gjennomføring i : Omorganisering i Midtre Gauldal kommune Midtre Gauldal kommune omorganiserte fra sin virksomhet til en 2-nivåmodell. I tillegg til at det er 3 år siden omorganisering ble gjort, så skal det også ansettes ny rådmann i løpet av inneværende år. Et prosjekt med fokus på omorganiseringen til en 2- nivåmodell kan gi kommunen viktige punkter å jobbe videre med. Innføring av nye styringsmodeller kan være en utfordring. Både i forhold til å forankre styringsmodellen i organisasjonen, skape god tilbakerapportering og gi gode styringssignaler til politiske beslutningstakere. Kontrollutvalget kan via en forvaltningsrevisjon se på om hvordan ny organisering samsvarer med, og ivaretar målsettingene og prioriterte oppgaver i kommunen. Har kommunen oppnådd bedre tjenester ved å gå over til en 2 nivå modell? Har kommunen oppnådd sine målsettinger med innføringen av 2 nivå modellen? Barnevernstjenesten I Midtre Gauldal kommune er det en forholdsvis høy andel med barneverntiltak. Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området. Egenkontroll/intern kontroll i kommunen Under forvaltningsrevisjon utført i 2007 (innen innkjøpsområdet), i 2008 ( Økonomistyring) og forvaltningsrevisjon utført i 2009 (pleie- og omsorgstjenesten)ble det bl.a. avdekket en del sviktende rutiner. I KRD sin rapport 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunanen så kommer arbeidsgruppen med flere tilrådninger om internkontrollen. Kontrollutvalget kan via en forvaltningsrevisjon se på om kommunen har en god nok egenkontroll/internkontroll. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor intern kontroll kan det være aktuelt å se på om Midtre Gauldal har et betryggende system for intern kontroll, om kommunen har et tilfredsstillende kontrollmiljø, videre om kommunen gjør risikovurderinger, som kan bidra til å identifisere og analysere risikoer som kan hindre at man når fastsatte mål. Om hele organisasjonen deltar i kontrollaktiviteter, får medarbeidere på alle nivå tilstrekkelig informasjon til å utføre arbeidsoppgavene? Og om Midtre Gauldal kommune sikrer at de interne kontrollsystemene blir gjenstand for vurdering. Utleieboliger i Midtre Gauldal kommune Midtre Gauldal kommune har et stort antall utleieboliger. Det er resultatenheten Eiendom og kommunalteknikk som nå har ansvaret for disse boligene. Utleieboligene representerer store verdier for kommunen. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kommunens utleieboliger kan det være aktuelt å se på om kommunen klarer å vedlikeholde boligene slik at de beholder sin verdi, 4

5 har kommunen et riktig antall boliger i forhold til behovet blant innbyggerne (fremtidens pleie- og omsorgsbehov), er tildelingsrutinene i tråd med kommunen ønsker? Andre fokusområder som også er av interesse: Interkommunalt samarbeid Gir interkommunalt samarbeid de effekter som er forventet? Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid, hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir. En annen side av interkommunale samarbeid er avtalene som ligger til grunn for samarbeidet. Er disse avtalene i henhold til lov og forskrift, og er det hensyntatt alle lover som et slikt interkommunalt samarbeid er underlagt? Finansforvaltning Ny forskrift om kommunenes finansforvaltning vil tre i kraft 1. juli Forskriften regulerer kommunenes og fylkeskommunenes plassering av ledig likviditet og forvaltning av gjeldsporteføljen. Dette er penger som kommunene og fylkeskommunene forvalter på vegne av fellesskapet En av endringene er at kommunene og fylkeskommunene skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst én gang i hver kommunestyre- eller fylkestingsperiode. Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift. Det skal i kommunen eller fylkeskommunen være kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen eller fylkeskommunen kan utøve sin finansforvaltning i tråd med sitt finansreglement. Dette gjelder også når kommunen eller fylkeskommunen kjøper finansforvaltningstjenester fra andre. Hva er status i arbeidet med utarbeidelsen av finansreglementet i kommunen, og har kommunen kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig? Hvordan skal Midtre Gauldal kommune forvalte sine midler i årene fremover? Omdømme og omdømmebygging i Midtre Gauldal kommune Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere, og som ønsker at ungdom blir boende eller kommer tilbake til kommunen etter endt utdanning. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Midtre Gauldal kommune kunne skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at Midtre Gauldal kommune har et godt omdømme, både hos kommunens egne innbyggere, i regionen og landet for øvrig. Omdømme kan enkelt defineres som det bildet folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår, og på hvilken måte Midtre Gauldal kommune profilerer seg utad. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin egen arbeidsplass / kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med tanke på å skape et godt omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme i Midtre Gauldal kommune kan rettes mot å se hva Midtre Gauldal kommune har gjort, og evt kan gjøre for å bygge et godt omdømme, både overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Videre kan det være aktuelt å kartlegge hvilket bilde folk har av Midtre Gauldal, både blant kommunens egne innbyggere og blant folk som bor utenfor kommunen. Med tanke på bosetting og tilflytting vil målgruppen særlig være unge mennesker i etableringsfasen. 5

6 Fremtidens skole Kunnskapsløftet Kunnskapsløftet er et betydelig satsingsområde for kommunen, og det er knyttet store forventninger til gjennomføring av endringer i struktur og innhold. Den nye reformen, Reform 2006 (Kunnskapsløftet), innen skolen setter krav til pedagogisk opplegg, kompetanse og skolebygg. I den sammenhengen kan det være aktuelt å se nærmere på hva kommunen har gjort, og vil gjøre, for å innfri intensjonene i "Kunnskapsløftet". I dette ligger blant annet å sikre undervisningspersonale tilstrekkelig kompetanse og videreutdanning (kompetanseløftet), sikre den enkelte elev en tilpasset opplæring ut fra kunnskap og forutsetninger, og sørge for en bygningsmasse som er tilpasset krav til pedagogisk opplegg. Kontrollutvalget kan i et forvaltningsrevisjonsprosjekt kartlegge status i arbeidet og skissere hva som gjenstår for å implementere Kunnskapsløftet i skolen i Midtre Gauldal kommune. NAV NAV Midtre - Gauldal ble etablert som pilotkontor i Sør-Trøndelag og åpnet 3.oktober NAV reformen innebar en betydelig omlegging, der både kommunal og statlig virksomheter er samlet under en felles paraply. Det kan være aktuelt å vurdere avtalene som er inngått og hvordan disse slår ut for kommunen. Er avtalene gode og rettferdig mellom kommunen og staten, involverte kommuner samt øvrige samarbeidspartnere. Brukes kommunale midler i NAV systemet på en fornuftig måte. Plan- og bygningslov Den ble det kunngjort en ny Plan- og bygningslov (plandelen). Fra samme tidspunkt ble plan- og bygningsloven av 14. juni 1985 nr. 77 kapittel I til VII-a opphevet. Etterlever kommunen plan- og bygningsloven og er de kjent med den nye plandelen? AVSLUTNING Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder mange flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 2 av prosjektene i perioden Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest rangert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i perioden Videre vil prosjekter som ikke blir bestilt i perioden være aktuelle for gjennomføring senere, når planen skal rulleres med henblikk på forvaltningsrevisjonsarbeidet i