Saksfremlegg. Arkivsak: 09/767 Sakstittel: ØKT BEMANNING OG ENDRET KOSTNADSFORDELING ASTAFJORD BARNEVERN

Transkript

1 GRATANGEN KOMMUNE Saksfremlegg Arkivsak: 09/767 Sakstittel: ØKT BEMANNING OG ENDRET KOSTNADSFORDELING ASTAFJORD BARNEVERN Innstilling: ::: &&& Sett inn innstillingen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& 1. Likelydende innstilling fremmes for kommunestyrene i Gratangen, Lavangen og Salangen. Dette vedtakets gyldighet forutsetter likelydende vedtak i samtlige tre kommuner, jf. samarbeidsavtalen pkt Bemanningen i Astafjord barneverntjeneste økes med 2 årsverk (fra 440 % til 640 %) fram til Økningen skjer gjennom prosjekt og/eller midlertidig tilsetting. 3. Kostnadsfordelingen for den totale felles barnevernstjenesten (bemanning 640 %) skal i 2009 gjenspeile den faktiske ressursbruken i den enkelte kommune, jf. prinsippet som er lagt til grunn i prosjektbeskrivelsen side F.o.m. driftsåret 2010 vedtas en kostnadsfordeling 30/70, slik at 30 % av brutto driftskostnader (eksl. utgifter til tiltak) fordeles flatt og 70 % fordeles i henhold til antall innbyggere mellom 0-19 år. ::: &&& Sett inn innstillingen over (IKKE RØR DENNE LINJE) &&&... &&& Sett inn saksutredningen under (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& Saksopplysninger: Sakens dokumenter: 1. Vedtak i sak 16/09 fra Kommunestyret i Salangen datert Referat fra møte i styringsgruppa K4 datert Brev datert fra administrasjonssjefen i Salangen kommune til rådmenn i Lavangen og Gratangen kommune Tilleggsbevilgning Astafjord barneverntjeneste 4. Diverse tabeller utarbeidet av fylkesmannen på bakgrunn av kommunenes halvårsrapporter for perioden Styringsdokumenter for barneverntjenesten i K 4 samarbeidet (ikke vedlagt)

2 Sakens fakta: Kommunestyret i Salangen behandlet saken i møte i sak 16/09. Følgende vedtak ble enstemmig fattet: 1. På bakgrunn av referat fra møte i styringsgruppa for K4 samarbeidet sak 1, datert utsettes saken til kommunestyrets junimøte. 2. Kommunestyret forutsetter imidlertid at realitetene bak innstilling fra formannskapet mht kostnadsfordeling ligger fast. 3. Skulle en ikke komme fram til felles saksframlegg til de tre kommunene basert på referatsak 1 fra møte i styringsgruppa , sies avtalen opp fra Astafjord barneverntjeneste ble etablert et interkommunalt samarbeid etter den administrative vertskommunemodellen (kommuneloven 28 b) mellom kommunene Gratangen, Lavangen og Salangen. Bakgrunn for tjenestens bemanning var kommunenes ressursinnsats på området iht regnskap 2005 og budsjett 2006, jf. prosjektbeskrivelsen Det vises til fylkesmannens møte med Astafjord barneverntjeneste Møtet var kommet i stand etter initiativ fra Fylkesmannen i Troms som over tid har bekymret seg for situasjonen i barnevernet hovedsakelig knyttet til en stor økning i antall saker, bemanningssituasjon, kompleksitet i sakene, høyt antall barn utenfor hjemmet sammenlignet med andre sammenlignbare kommuner m.m. Ved oppstart av samarbeidet var bemanningen basert på ressursbruk i henhold til regnskap 2005/budsjett 2006, jf. prosjektbeskrivelsen side 10: Lavangen 80 % Gratangen 70 % Salangen 290 % Sum stillingsprosent 440 % For å fange opp eventuelle endringer i fordeling av ressursinnsatsen i den felles tjenesten, ble det bestemt at det skulle føres timeregnskap som viser den faktiske innsats i deltagerkommunene, jf. samarbeidsavtalen pkt Den faktiske ressursinnsatsen i Astafjord barneverntjeneste har i 2008 vært slik: Lavangen 191,4 % Gratangen 108,4 % Salangen 140,2 % Sum 440,0 %

3 stillingsprosent Erfaringer fra første driftsår i Astafjord barneverntjeneste viser at ressursinnsatsen avviker betydelig fra kommunenes historiske ressursinnsats (regnskap 2005/budsjett 2006). Avviket mellom kommunenes ressursinnsats (iht regnskap 2005/budsjett 2006) og faktisk ressursbruk i 2008 kan fremstilles slik: Kommunenes historiske ressursinnsats Faktisk ressursbruk 2008 Andel av totale driftskostnader kr (eksl. anskaffelser) iht fordelingsnøkkel Stillingspst. Andel Stillingspst. Andel Kroner Andel Salangen 290 % 65,9 % 140,2 % 31,9 % ,2 % Lavangen 80 % 18,2 % 191,4 % 43,5 % ,0 % Gratangen 70 % 15,9 % 108,4 % 24,6 % ,8 % Totalt 440 % 100,0 % 440 % 100,0 % % Som det fremgår av tabellen overfor, fremstår kostnadsfordelingen som svært avvikende i forhold til det som var grunnlaget i styringsdokumentene. Utsikter for 2009 for de enkelte deltagerkommunene viser at det vil være samme arbeidsmengede med lovpålagte oppgaver som Det fremstår derfor som rimelig å undergi kostnadsfordelingen en nærmere vurdering etter 1,5 års drift i tjenesten. Ressursbruken i tjenesten første driftsår har gjort at vertskommunen har fått en tjeneste med vesentlig lavere kapasitet, og vertskommunens kostnader er naturlig nok også redusert som følge av dette. Salangen kommune gikk inn med 2,9 årsverk, mens det bare har vært en faktisk ressursbruk på ca 1,4 årsverk knyttet til Salangen. Dette oppleves som uholdbart fra vertskommunens side. Det er altså ikke totalkostnadene som bekymrer, men det faktum at vertskommunen forholdsmessig betaler dyrt for en kvalitetsmessig redusert tjeneste. Det er forskjellig ordlyd i de tre styringsdokumentene når det gjelder fordeling av brutto driftsutgifter henholdsvis saksfremlegg, prosjektbeskrivelse og samarbeidsavtale. Det er også forskjellig ordlyd knyttet til hvilket tidspunkt som skal danne grunnlag for fordeling av brutto driftsutgifter. Mens samarbeidsavtalen tar utgangspunkt i regnskap 2005 og budsjett 2006, tar saksfremlegget utgangspunkt i regnskap 2006 og budsjett I saksfremlegget side 4 fremgår følgende:

4 Styringsgruppa følger forslaget om at brutto driftsutgifter fordeles slik kommunenes historiske rammer fordeler seg mellom kommunene og foreslår at regnskap 2006 og budsjett 2007 legges til grunn ved beregning av fordelingsnøkkelen. For å fange opp eventuelle endringer i fordeling av ressursinnsats i den felles tjenesten føres det timeregnskap. I samarbeidsavtalen fremgår følgende under pkt. 4.3: Driftsutgiftene for Barneverntjenesten fordeles etter samme innbydes forhold som kommunenes nåværende innsats i barnverntjenesten. Regnskap 2005 og budsjett 2006 legges til grunn. Det føres timeregnskap som viser den felles barneverntjenestens faktiske innsats i deltagerkommunene. Dersom ressursbruken i den kommunen som har høyest ressursinnsats, avviker med mer enn 5 % skal 50 % av den samlede ressursinnsatsen fordeles etter timeforbruk. Når ordlyden i dokumentene spriker slik de gjør i dette tilfellet, må det foretas en tolkning og utfylling av avtalen. I tillegg er det forhold som styringsdokumentene ikke regulerer herunder kostnadsfordeling ved en bemanningsøkning. Samarbeidsavtalen regulerer avvik over 5 % (samarbeidsavtalen pkt. 4.3). Astafjord barneverntjeneste har opplevd et avvik i den faktisk ressursbruken på over 100 % i 2008 og det ligger an til lik ressursbruk i Samarbeidsavtalen kan ikke sies å ta høyde for avvik i en slik størrelsesorden som det man har opplevd innen Astafjord barneverntjeneste. Det er på denne bakgrunn hensiktsmessig å se hen til ordlyden i prosjektbeskrivelsen side 12: Kommunene har svært ulik ressursbruk i barnevernssektoren sett i forhold til folketall og andre nøytrale kriterier som det vanlig å fordele kostnader etter i slike samarbeid. Vi må gå ut fra at ressursinnsatsen i den enkelte kommune er bevisst valgt. Kostnadsfordelingen i den felles barnevernstjenesten må i oppbyggingsperioden gjenspeile den faktiske ressursbruken i den enkelte kommune. Så langt det er mulig må ressursinnsatsen i den enkelte kommune være styrbar. Det burde i utgangspunktet være mulig for en kommune å velge nivået på ressursinnsats i egen kommune. Vi vet at dette er vanskelig ettersom innsatsen må rettes dit behovet er til stede. Vi foreslår derfor at det legges til grunn et timebasert fordelingsregime. Det føres timelister for hver fagansatt som viser hvilke kommuner arbeidet er rettet mot. Når det er høstet mer erfaring med samarbeidet i den felles barnevernstjenesten, kan andre og enklere fordelingskriterier vurderes lagt til grunn. Det forutsettes at kostnadsfordelingen i den felles barnevernstjenesten i oppbyggingsperioden skal gjenspeile den faktiske ressursbruken i den enkelte kommune (uthevet med fet skrift i teksten ovenfor). Det økonomiske oppgjøret i K4 samarbeidet ble diskutert i møte i styringsgruppa (der rådmann/administrasjonssjef er representert). I referat fra dette møtet fremgår følgende:

5 4 Økonomisk oppgjør på de ulike områdene Vertskommunen anskaffer og får refundert avskrivninger med tillegg av rente etter gjeldende praksis på dette området. Fordeling 40/60 kjøres som gjennomgående fordeling mellom fast og variabel. På denne bakgrunn tok man utgangspunkt i en kostnadsfordeling der 40 % av kostnadene ble fordelt flatt og 60 % etter folketall samme kostnadsfordeling som innenfor lønn/regnskap, skatt/innfordring og kart/oppmåling. Denne forståelsen kom videre til uttrykk i e-post datert fra leder i styringsgruppen for K4 samarbeidet (rådmann i Lavangen): Våre avtaler (K4 samarbeidet) har en fordeling som uten unntak bygger på en 40 % andel likt fordelt og resterende 60 % folketallsfordelt. I samtaler med samarbeidskommuner fikk vi informasjon om at andre regioner løser finansieringen av interkommunale samarbeid basert på rene folketallsmodeller. Den løsningen vi har valgt går klart i disfavør av de minste kommunene. En kostnadsfordeling 40/60 av brutto driftsutgifter var styrende for drift av Astafjord barneverntjeneste i hele 2008 frem til møte i styringsgruppen K4 den På dette møtet ble kostnadsfordelingen på nytt tatt opp som et tema, på bakgrunn av revisjonens signaler om at styringsgruppa ikke kunne bestemme en annen kostnadsfordeling enn hva som var vedtatt av kommunestyrene i samarbeidskommunene. Revisjonen hevdet videre at samarbeidsavtalen måtte anses som det juridisk bindende styringsdokument. På denne bakgrunn valgte styringsgruppa en midlertidig løsning. På møtet ble kostnadsfordelingen diskutert og styringsgruppa forutsatte at Salangen som vertskommune fremmet sak om tilleggsbevilling over nyttår, ved inngangen til I referatet fra møtet i styringsgruppa fremgår følgende med hensyn til kostnadsfordeling: For 2008 ble følgende ble vedtatt for barnevern: For barnevern: 50 % av kostnadene fordeles etter ressursinnsats basert på regnskap 2005 og budsjett De resterende 50 % fordeles slik det er beskrevet i samarbeidsavtalen for barnevern på grunn av mer enn 5 % avvik i forhold til ressursinnsats. For budsjett barnevern 2009 ble følgende vedtatt: 50 % fordeles etter regnskap 2005 og budsjett 2006, 50 % fordeles etter registrert forbruk 2008 som pr nå er den beste indikator om forbruk i Administrasjonssjefens vurderinger:

6 I følge nyhetsoppslag i inneværende år, har det i tolv av landets fylker vært en dramatisk økning i tallet på barn som barnevernet skal ta seg av, men det er likevel ikke blitt flere ansatte i barneverntjenesten. Barne- og likestillingsministeren har nylig kommet med signaler om at hun vil vurdere ulike tiltak for å bedre situasjonen. Situasjonen i Astafjord barneverntjeneste er altså i samsvar med en nasjonal tendens. Erfaringsmessig ser man at det er naturlig med en kostnadsvekst ved etablering av interkommunalt samarbeid på barnevernområdet. Det er selvsagt flere og sammensatte årsaker til dette. Et større og mer robust fagmiljø bidrar blant annet til en åpen og tilgjengelig tjeneste for brukerne, aktiv forebyggende innsats, bedre kompetanse og samarbeid med hjelpeinstanser, habilitet og rettssikkerhet i saksbehandlingen og rask og effektiv saksbehandling med andre ord et velfungerende oppegående barnevern. Denne tendensen har også gjort seg gjeldende ved etableringen av Astafjord barneverntjeneste. Det har vært en svært stor økning i antall meldinger i Lavangen og en noe mindre økning i Gratangen. Det vises til brev datert fra administrasjonssjefen i Salangen for nærmere redegjørelse i denne sammenheng. Styringsgruppa K4 har i sitt møte blitt enige om å øke bemanningen i Astafjord barneverntjeneste med 2 årsverk. 40 % av kostnadsøkningen var i utgangspunktet tenkt fordelt i henhold til faktisk ressursbruk driftsåret 2008, og 60 % i henhold til ressursinnsats i Det tilrås videre at bemanningsøkningen på 2 årsverk lyses ut som prosjekt og/eller midlertidige stillinger, med mulighet for fast tilsetting. Begrunnelse for midlertidig tilsetting er at innsatsen må økes midlertidig for å håndtere et betydelig etterslep i tjenesten. Etter hvert vil vi kunne se effekten av lavterskel barnevern, samt høste erfaring i forhold til hvorvidt økningen i antall meldinger er et vedvarende behov eller om dette er en periodevis økning. Fra fagmiljøet fremheves det at det er lite som tyder på at våre kommuner skiller seg noe nevneverdig fra hverandre på dette tjenesteområdet. Ressursinnsatsen vil naturlig nok kunne variere fra et år til et annet, men en kostnadsfordeling som tar utgangspunkt i antall innbyggere mellom 0-18 år, vil være et godt grunnlag for en permanent kostnadsfordeling. Dette forutsettes også i styringsdokumentene, jf. prosjektbeskrivelsen der følgende fremgår: Når det er høstet mer erfaring med samarbeidet i den felles barnevernstjenesten, kan andre og enklere fordelingskriterier vurderes lagt til grunn. Det er meget viktig at samarbeidskommunene kommer til enighet om en kostnadsfordeling som over tid fremstår som riktig og hensiktsmessig. I 2009 bør det tas utgangspunkt i prosjektbeskrivelsen (s.12), der det forutsettes at kostnadsfordelingen i oppbyggingsperioden skal gjenspeile den faktiske ressursbruken i den enkelte kommune. Slik kostnadsfordelingen for felles barnevern er pr. i dag, er den forholdsvis komplisert og vanskelig å forstå. Her er elementer av både historisk ressursinnsats i deltagerkommunene

7 (regnskap 2005/budsjett 2006), faktisk ressursinnsats, grunnbemanning 440 % samt økt bemanning 200 %. Det er på høy tid å finne fram til en enklere måte å fordele kostnadene på noe som vil komme samtlige kommuner til gode gjennom større grad av forutsigbarhet. På dette grunnlag tilrås det at samarbeidskommunene vedtaren kostnadsfordeling som tar utgangspunkt i antall innbyggere mellom 0-19 år, da dette utgjør den primære målgruppen for barnevernet og således fremstår som et bedre utgangspunkt enn folketall alene. Det tilrås at kostnadsfordelingen i 2009 gjenspeiler faktiske ressursbruk i den enkelte kommune, jf. prinsippet som er lagt til grunn i prosjektbeskrivelsen side 12. Etter to års drift ( ) bør man derimot ha tilstrekkelig erfaring til å vedta enklere fordelingskriterier. F.o.m. driftsåret 2010 vedtar deltagerkommunene en kostnadsfordeling 30/70 der 30 % av brutto driftskostnader fordeles flatt og 70 % i henhold til antall innbyggere mellom 0-19 år. I henhold til samarbeidsavtalen pkt. 6.2 kan avtalen endres dersom krav om dette fremsettes av minst en av deltakerkommunene i samarbeidet. Eventuelle endringer krever godkjenning i alle kommunenes kommunestyrer. Som vedlegg til saken følger: Vedl. Feil! Fant ikke referansekilden. Gratangen kommune, Bjørnar Storeng rådmann... &&& Sett inn saksutredningen over (IKKE RØR DENNE LINJE) &&& Gratangen kommune, Bjørnar Storeng rådmann