Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Arkivsak: 11/304 Møtedato/tid: , kl. 09:30 Møtested: Rådhuset, Formannskapssalen Deltagere: Per Bjarne Bonesvoll, leder Gjertrud Kjønnås, nestleder Ann Karin Haugen Helge A. Halvorsen Martin E. Martinsen Forfall: Kopi: Varamedlemmer Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 001/12 002/12 003/12 004/12 005/12 006/12 007/12 008/12 009/12 Godkjenning av protokoll fra møte den Orientering til kontrollutvalget vedr. Refsetvollen hyttefelt Forvaltningsrevisjonsrapport - Barnevernstjenesten Bestilling av forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget - åpne eller lukkede møter? Reglement for kontrollutvalget Kontrollutvalgets årsmelding 2011 Referatsaker Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no. Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Per Bjarne Bonesvoll (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 11/304-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Orientering til kontrollutvalget vedr. Refsetvollen hyttefelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/12 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Vedlegg Orientering til kontrollutvalget Saksutredning På kontrollutvalgets møte ble det under sak 44/2011 Eventuelt, diskutert henvendelser som kontrollutvalgets leder har fått ang. inngjerding av hytter i Refsetvollen hyttefeltet. Reguleringsplan for området ble utdelt i møtet. For å få mer kunnskap om saken vedtok kontrollutvalget følgende: Refsetvollen hyttefelt Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering i saken på sitt møte 23. februar, i tillegg inviteres Statskog v/geir Wagnild slik at kontrollutvalget kan få en orientering om Statskog sin rolle vedr. inngjerding av hytter. Kontrollutvalgets sekretariat har sendt brev til Midtre Gauldal kommune v/rådmannen og til Statskog v/geir Wagnild den (vedlegg), og bedt om en orientering i saken på kontrollutvalgets møte 23. februar Administrasjonen er bedt om en orientering vedr. gjeldende reguleringsplan og oppsetting av gjerder i Refsetvollen hyttefelt. Statskog er bedt om å gi en orientering om sin rolle vedr. inngjerding av hytter i hyttefeltet. Statsskog v/geir Wagnild har meldt tilbake til kontrollutvalgets sekretariat om at han stiller i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må etter orienteringene ta stilling til om de fortsatt skal ha fokus på inngjerding av hytter i Refsetvollen hyttefelt, eller om de anser saken som avsluttet. 3

4 Midtre Gauldal kommune Rådhuset 7290 STØREN Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 44/2011 Eventuelt, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. gjeldende reguleringsplan og oppsetting av gjerder i Refsetvollen hyttefelt. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering i saken på sitt møte 23. februar, i tillegg inviteres Statskog v/geir Wagnild slik at kontrollutvalget kan få en orientering om Statskog sin rolle vedr. inngjerding av hytter. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen og Statskog v/geir Wagnild vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 44/2011, ber vi herved om at rådmannen i Midtre Gauldal kommune, samt Statskog v/geir Wagnild orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

5 Statskog Gaulasenteret Prestteigen 7290 STØREN Vår saksbehandler: Eva J. Bekkavik, tlf E-post: Deres ref.: Vår ref.: 11/ Oppgis ved alle henvendelser Vår dato: Orientering til kontrollutvalget På kontrollutvalgets møte ble det under sak 44/2011 Eventuelt, vedtatt å be administrasjonen om en orientering vedr. gjeldende reguleringsplan og oppsetting av gjerder i Refsetvollen hyttefelt. Kontrollutvalget fattet enstemmig følgende vedtak: Kontrollutvalget ber rådmannen om en orientering i saken på sitt møte 23. februar, i tillegg inviteres Statskog v/geir Wagnild slik at kontrollutvalget kan få en orientering om Statskog sin rolle vedr. inngjerding av hytter. Kontrollutvalget har berammet sitt møte til torsdag kl på rådhuset. Orienteringen fra rådmannen og Statskog v/geir Wagnild vil bli lagt til starten av møtet. Under henvisning til kontrollutvalgets vedtak i sak 44/2011, ber vi herved om at rådmannen i Midtre Gauldal kommune, samt Statskog v/geir Wagnild orienterer på kontrollutvalgets møte Med hilsen Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS Eva J. Bekkavik konsulent Kopi til: Kontrollutvalgets leder Besøksadresse: Kongensgt. 9, 4.etg Trondheim Postadresse: Kongensgt. 9, 4. etg. Postuttak 7004 Trondheim Telefon: Telefaks: Bank: Org.nr:

6 Forvaltningsrevisjonsrapport - Barnevernstjenesten Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/12 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/137-9 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Barnevernstjenesten til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp følgende punkter i rapporten: - Tilstrekkelig opplæring av alle ansatte i saksbehandlingssystemet Familia, - herunder også bruk av systemet ved oppretting og evaluering av tiltaksplaner. Gi god informasjon til samarbeidspartnerne hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon fra barnevernet sin side. Forsøke å etablere et godt samarbeid med Buf-etat og Trondheim kommune vedr. fosterhjem. Sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. Få ressursteamene til å fungere etter hensikten. Utarbeide rutiner for kunnskapsoverføring. 3. Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan punktene er fulgt opp innen 31. oktober Vedlegg Forvaltningsrevisjonsrapport - Barnevernstjenesten Saksutredning Det kommunale barnevernet sine oppgaver kan oppsummeres til å gjelde: Gjennomgang av meldinger Gjennomføre barnevernundersøkelser Iverksette frivillige hjelpetiltak i hjemmet Utarbeide tiltaksplaner for alle tiltak Fatte akuttvedtak om midlertidig plassering av barn utenfor hjemmet Saksforberedelse for fylkesnemnda og andre rettsinstanser Plassering og oppfølging av barn utenfor hjemmet Oppfølging av oppdragstakere Veiledning og oppfølgning av fosterhjem Utredning og tilrådning for adopsjon Generelt forebyggende arbeid Godkjenne plassering i fosterhjem, og føre tilsyn med fosterhjem Det kommunale barnevernet deler ansvaret med en rekke andre instanser: Bufetat, ble etablert i 2004 som følge av barnevernreformen, og er inndelt i 5 regioner. 6

7 Fylkesnemndene for barnevern og sosiale saker, ble etablert i Det er i alt 12 fylkesnemnder i Norge. Fylkesmannen, har blant annet ansvaret for å føre tilsyn med barnevernstjenesten. Barne- og ungdomspsykiatrisk Klinikk (BUP), utredning og behandling av barn og unge med psykiske lidelser, samt gir hjelp til deres familier Regionsentrene for barn og unges psykiske helse (RBUP), 5 regionsenter i Norge. De er en del av medisinsk fakultet ved NTNU. Gjennom sitt arbeid skal de styrke psykisk helsearbeid i kommunene, og bidra til å styrke andre fagfelt av betydning for barn og unges psykiske helse Helsetilsynet, har fra 2010 fått det overordnede ansvaret for faglig tilsyn med barneverntjenesten Plan for forvaltningsrevisjon for ble vedtatt av kommunestyret i sak 37/10. Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den Forvaltningsrevisjonen vurderer ikke det barnevernsfaglige arbeidet i kommunen, men har fokus på de formelle rammene rundt dette arbeidet. Fylkesmannen i Sør-Trøndelag har ansvaret for å føre tilsyn med barnevernet. Revisor har vært i dialog med Fylkesmannen for å tilpasse undersøkelsen til tilsynsvirksomheten. Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Midtre Gauldal kommune vurdert barnevern i Midtre Gauldal kommune som et viktig område å se nærmere på i Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 5. mai Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende hovedproblemstilling for undersøkelsen: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? For å besvare hovedproblemstillingen har Revisjon Midt-Norge IKS formulert 4 delproblemstillinger: 1. Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? 2. Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? 3. Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? 4. Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Revisjonens konklusjon Hovedproblemstilling: Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal forutsetninger til å yte en barnevernstjeneste av tilfredsstillende kvalitet? Revisors hovedkonklusjon er at barnevernstjenesten innenfor de områdene som er undersøkt, har disse forutsetningene. 7

8 Delproblemstilling: 1. Har barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune tilstrekkelig og nødvendig kompetanse? Barnevernstjenesten har en tverrfaglig gruppe med god formell kompetanse. Kommunen har flere stillinger med fagutdanning enn andre kommuner. Virksomheten har tilgang til et hensiktsmessig sakssystem, og med god opplæring vil dette være en styrke for barnevernet. De ansatte sikres nødvendig opplæring og kompetanseutvikling og har tilgang til oppdatert regelverk. 2. Samarbeider barnevernstjenesten med andre i det forebyggende arbeidet? Undersøkelsen har vist at barnevernstjenesten i Midtre Gauldal kommune generelt sett har fokus på forebyggende virksomhet og samarbeid med andre aktører både internt i egen virksomhet, i egen enhet og med andre enheter i kommunen. Samarbeidspartnerne beskriver barnevernet som en tilgjengelig tjeneste som bidrar til et aktivt samarbeid. Et viktig fora for samarbeid er ressursteam. Ikke alle disse synes å fungere like godt. Det er etter revisors vurdering viktig at de involverte aktørene bestreber seg på å få disse til å fungere etter hensikten. 3. Har barnevernet i Midtre Gauldal kommune rutiner og system for å vurdere og evaluere virkingen av hjelpetiltakene som iverksettes? Undersøkelsen viser at det i de aller fleste tilfellene utarbeides tiltaksplaner. I tiltaksplanen beskrives hjelpetiltakene. Barnevernet har system som legger til rette for å evaluere tiltakene. Det kan se ut til at det er en svakhet i bruk av systemet i de tilfellene der planen ikke brukes aktivt. 4. Overholder barnevernstjenesten i kommunen tidsfrister i barnevernloven? Statistikk og intervju tyder på at barnevernstjenesten har fokus på og prioriterer å holde fristene, og at de overholder fristene i de aller fleste tilfellene. Revisors anbefalinger: Revisor har ikke kommet med anbefalinger i sin rapport, men det fremgår en del vurderinger i rapporten som kontrollutvalgets sekretariat synes er av en så viktig karakter at de bør følges opp av rådmannen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon 8

9 Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Barnevernstjenesten" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen må ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om å be rådmannen følge opp vurderinger revisor har gjort i rapporten på følgende områder: Flere ansatte påpeker at de har vanskeligheter med å håndtere saksbehandlingssystemet Familia, det er viktig at ansatte behersker saksbehandlingssystemet slik at dette oppleves som en støtte i det arbeidet som skal gjøres. Det er gitt signaler på at ytterligere opplæring skal gjennomføres. Barnevernet har system som legger til rette for å evaluere tiltak, men det kan for revisor se ut til at det er en svakhet i bruk av systemet i de tilfellene der planen ikke brukes aktivt. Det er viktig med informasjon til samarbeidspartnerne om hva de faktisk kan forvente av informasjon. Dette for at det ikke blir et gap mellom hva man kan forvente å få og hva som faktisk er mulig å gi av informasjon. En styrking på dette området ville muligens kunne bidra til å senke terskelen for å ta kontakt ytterligere Det er viktig at barnevernet som en av flere aktører bestreber seg på å få ressursteamene til å fungere etter hensikten. Ikke alle disse fungerer etter hensikten, Det er den enkelte skole og barnehage som har ansvar for å kalle inn til møtene, og etter revisors vurdering er det viktig at barnevernet som en av flere aktører bestreber seg på å få ressursteamene til å fungere etter hensikten. Ressursteam ser for revisor ut til å være et hensiktsmessig fora i så måte. En del av det kommunale barnevernets oppgaver er å godkjenne fosterhjem og føre tilsyn med fosterhjem. I intervju med kommunens ansatte kommer det fram at grunnet manglende meldinger fra andre aktører utenfor kommunen, er det en utfordring for barnevernet å følge opp dette kravet i noen saker. Revisor har ikke innhentet data fra Buf-etat og Trondheim kommune vedrørende dette forholdet, men ønsker å påpeke på generelt grunnlag at det er viktig at dette samarbeidet fungerer godt. Informasjon tyder på at tilgjengeligheten til barnevernet utenfor arbeidstid har fungert så langt, og det hviler ingen plikt på kommunene om å ha akuttberedskap. Revisor ønsker allikevel å påpeke at det kan være viktig å sikre at alle involverte aktører har nødvendig kontaktinformasjon ved en akuttsituasjon. Om dagens beredskap er tilstrekkelig for framtidige behov, har ikke revisor tatt stilling til. Det er mulig at nytteeffekten av kompetanse fra videreutdanning kunne bli økt ytterligere ved å sette av mer tid til kunnskapsoverføring og utarbeide rutiner for dette. 9

10 Bestilling av forvaltningsrevisjon Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/12 Eva J. Bekkavik 12/37-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget viser til plan for forvaltningsrevisjon for og bestiller et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på... Prosjektet gjennomføres innenfor en ressursramme på inntil.. timer. Kontrollutvalget ber om at endelig prosjektrapport ferdigstilles med oversendelse til kontrollutvalgets sekretariat innen Kontrollutvalget gir sekretariatet fullmakt til å følge opp prosjektet på vegne av utvalget. Vedlegg Plan for forvaltningsrevisjon for Saksutredning Generelt Viser til Kontrollutvalgsbokens kapittel 7 om forvaltningsrevisjon, som gir en god oversikt over prosessen knyttet til forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. I dette ligger det at kontrollutvalget har ansvar for at det blir gjennomført forvaltningsrevisjon. Selv om det er revisor som gjennomfører forvaltningsrevisjonene, har kontrollutvalget en sentral rolle gjennom hele forvaltningsrevisjonsprosessen. Fasene i et forvaltningsrevisjonsprosjekt, sett fra kontrollutvalgets ståsted, vil være: bestilling og valg av tema, formål og problemstillinger holde seg orientert underveis behandling av forvaltningsrevisjonsrapport rapportering til kommunestyret oppfølging av vedtak Revisor utfører forvaltningsrevisjoner på vegne av kontrollutvalget, og er ansvarlig for at gjennomføringen er i samsvar med regelverk og standard for forvaltningsrevisjon. I revisjonsprosessen er det viktig med en god dialog mellom kontrollutvalget, sekretariatet og revisor. Plan for forvaltningsrevisjon Kontrollutvalget og kommunestyret har gjennom utarbeidelsen og vedtak av plan for forvaltningsrevisjon for Midtre Gauldal kommune for lagt premissene for 10

11 forvaltningsrevisjonsarbeidet ut Da planen ble vedtatt gikk revisjonsåret 2011 ut april Gjeldende plan for forvaltningsrevisjon ble vedtatt av kommunestyret på møte den , sak 37/2010, etter forutgående innstilling fra kontrollutvalget. Følgende prosjekt gjenstår som prioritert i planen, når vi ser bort fra Omorganisering, som ble behandlet av kontrollutvalget i sak 10/2011 på møte den 5. mai 2011, og behandlet av kommunestyret i sak 33/11 på møte den 20. juni Samt Barnevernstjenesten som vil bli behandlet på kontrollutvalgets møte 23. februar 2012: Egenkontroll/internkontroll i kommunen Fremtidens skole Kunnskapsløftet Forvaltningsrevisjon 2012 Midtre Gauldal kommune har 240 timer til rådighet til forvaltningsrevisjon i Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Midtre Gauldal kommune vurdert blant annet egenkontroll/internkontroll i kommunen som et viktig område å se nærmere på i Vi gjengir omtalen av prosjektet: Under forvaltningsrevisjon utført i 2007 (innen innkjøpsområdet), i 2008 ( Økonomistyring) og forvaltningsrevisjon utført i 2009 (pleie- og omsorgstjenesten)ble det bl.a. avdekket en del sviktende rutiner. I KRD sin rapport 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunanen så kommer arbeidsgruppen med flere tilrådninger om internkontrollen. Kontrollutvalget kan via en forvaltningsrevisjon se på om kommunen har en god nok egenkontroll/internkontroll. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor intern kontroll kan det være aktuelt å se på om Midtre Gauldal har et betryggende system for intern kontroll, om kommunen har et tilfredsstillende kontrollmiljø, videre om kommunen gjør risikovurderinger, som kan bidra til å identifisere og analysere risikoer som kan hindre at man når fastsatte mål. Om hele organisasjonen deltar i kontrollaktiviteter, får medarbeidere på alle nivå tilstrekkelig informasjon til å utføre arbeidsoppgavene? Og om Midtre Gauldal kommune sikrer at de interne kontrollsystemene blir gjenstand for vurdering. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalget må ta stilling til om fokusområdet fortsatt er relevant, og i så fall, bestille en forvaltningsrevisjon med fokus på egenkontroll/internkontroll i kommunen. Forvaltningsrevisor Anne Gråberg, Revisjon Midt-Norge IKS, vil være tilstede under kontrollutvalgets behandling av saken for å bistå utvalget med mulige innfallsvinkler og problemstillinger. Kontrollutvalget må i tillegg diskutere og avklare ressursramme og tidspunkt for ferdigstillelse av forvaltningsrevisjonen. 11

12 MIDTRE GAULDAL KOMMUNE PLAN FOR FORVALTNINGSREVISJON (Behandlet i kontrollutvalget i sak 12/2010 Plan for forvaltningsrevisjon for , på møte den 22. april). (Vedtatt i kommunestyret i sak 37/2010 Plan for forvaltningsrevisjon for ) 12

13 Innledning I henhold til Forskrift om kontrollutvalg, 10, skal kontrollutvalget utarbeide en plan for forvaltningsrevisjon basert på en overordnet analyse av kommunens virksomhet. Planen skal vedtas endelig av kommunestyret. Forvaltningsrevisjonsarbeidet har etter hvert blitt en svært sentral del av kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunal sektor og det er derfor viktig at kontrollutvalget og kommunestyret bruker plan for forvaltningsrevisjon som et redskap for å utøve en mest mulig målrettet og effektiv tilsynsfunksjon i kommunen. Kontrollutvalget og kommunestyret legger gjennom denne planen premissene for forvaltningsrevisjonsarbeidet for kommende år gjennom prioriteringen av prosjekter for Fremgangsmåte Plan for forvaltningsrevisjon bygger på en overordnet analyse av virksomheten i Midtre Gauldal kommune ut fra en risiko- og vesentlighetsvurdering. Formålet er å bidra til at Midtre Gauldal kommune oppnår målsettingene som kommunen har satt for sin virksomhet, eller unngår å komme i situasjoner som gjør at måloppnåelse begrenses eller som kan skade kommunens omdømme utad. Kontrollutvalget har i sitt arbeid tatt utgangspunkt i plan- og styringsdokumentene i kommunen, handlingsprogrammet med økonomiplanen for kommunen som gir føringer for kommunens virksomhet fremover. Videre har utvalget sett på måloppnåelsen formulert i offentlig statistikk, regnskap og årsmelding. Hovedmål på de ulike utviklingsområdene Å sørge for en bærekraftig samfunnsutvikling der naturressurser og miljøet forvaltes til beste for dagens og fremtidens generasjoner. Skape levende og attraktive lokalsamfunn i alle deler av kommunen samtidig som Støren styrkes som kommunesenter Å bidra til utvikling av lokalt næringsliv med særlig vekt på verdiskapning basert på kommunens ressursgrunnlag Å bidra til god folkehelse, sosial trygghet og best mulig inkludering i arbeids- og samfunnsliv. Videreutvikle og markedsføre vårt mangfoldige kulturliv og fritidstilbud som en viktig attraksjon for kommunen Bidra til engasjement, deltagelse og samhandling både internt i kommunen og utad overfor andre samarbeidspartnere Tilrettelegge for en effektiv og sikker infrastruktur og ivareta materielle verdier samt liv og Helse Kommunale tjenester skal ha et høyt service- og kvalitetsnivå Sikre en lokal lovforvaltning basert på forutsigbarhet og likeverdig behandling. Å utvikle en fleksibel og endringsdyktig organisasjon som arbeider kontinuerlig med læring og forbedring. Sørge for en økonomisk planlegging og styring som er langsiktig og bærekraftig Befolkningsutvikling Midtre Gauldal kommune hadde pr til sammen innbyggere. Nedgang i befolkningstallene har i mange tiår preget kommunen. Mens det i årene 1998 til 2002 var 2 13

14 stabile eller noe økende befolkningstall, var det en nedgang i folketallet for 2003 og For 2005 var det igjen en positiv befolkningsvekst i kommunen, og SSB sin fremskrivning av folketallet i Midtre Gauldal kommune viser en jevn vekst frem mot år Et fallende innbyggertall har konsekvenser for kommunen på ulike måter, både med tanke på aktivitet i kommunens tettsteder og grender, og i form av at tjenestetilbudet er kostbart å opprettholde. Antall skolebarn reduseres betydelig mens prognosene for barnetallet i gruppen 1-5 år viser en sterk økning, noe som betyr en utfordring når det gjelder dekning av barnehageplasser. Andelen eldre er relativt stabil de nærmeste årene. Det er imidlertid svært positivt at prognosen viser en vekst i innbyggertallet da dette gir økte overføringer fra staten og på alle måter er en viktig faktor for utviklingen. Økonomi Brutto driftsresultat viste at kommunen i 2009 hadde driftskostnader som var mindre enn driftsinntektene. I 2009 var brutto driftsresultat på i overkant av 18,5 mill. kroner i mindreforbruk, en betydelig positiv endring fra Netto driftsresultat for 2009 ble på i overkant av 43 mill. kroner i mindreforbruk. Årsregnskapet for Midtre Gauldal kommune for 2009 viste et regnskapsmessig mindreforbruk på i overkant av 13,6 mill. kroner. I handlingsprogram/økonomiplan nevnes det at Midtre Gauldal er inne i en periode med store investeringer, noe som krever økonomiske tilpasninger på driftssida. En vesentlig svakhet ved kommunens økonomiske situasjon er mangelen på bufferfond som kan sikre stabil drift ved merutgifter og/eller inntektssvikt. Rente- og kostnadsutvikling er usikre faktorer, og forventet avkastning av finans- og aksjemarkedet er i enda større grad usikre faktorer å basere driftsbudsjettet på. Fokusområder for forvaltningsrevisjon Omorganisering Barnevernstjenesten Egenkontroll/internkontroll i kommunen Fremtidens skole Kunnskapsløftet Andre fokusområder som også er av interesse: Utleieboliger i Midtre Gaudal kommune Interkommunalt samarbeid Finansforvaltning Omdømme og omdømmebygging i Midtre Gauldal kommune NAV Plan- og bygningslov 3 14

15 Midtre Gauldal kommune Plan for forvaltningsrevisjon for : Med bakgrunn i den overordnede analysen av Midtre Gauldal kommune og kommunens virksomhet og innspill som er kommet til underveis i prosessen, foreslår kontrollutvalget følgende forvaltningsrevisjonsprosjekter for gjennomføring i : Omorganisering i Midtre Gauldal kommune Midtre Gauldal kommune omorganiserte fra sin virksomhet til en 2-nivåmodell. I tillegg til at det er 3 år siden omorganisering ble gjort, så skal det også ansettes ny rådmann i løpet av inneværende år. Et prosjekt med fokus på omorganiseringen til en 2nivåmodell kan gi kommunen viktige punkter å jobbe videre med. Innføring av nye styringsmodeller kan være en utfordring. Både i forhold til å forankre styringsmodellen i organisasjonen, skape god tilbakerapportering og gi gode styringssignaler til politiske beslutningstakere. Kontrollutvalget kan via en forvaltningsrevisjon se på om hvordan ny organisering samsvarer med, og ivaretar målsettingene og prioriterte oppgaver i kommunen. Har kommunen oppnådd bedre tjenester ved å gå over til en 2 nivå modell? Har kommunen oppnådd sine målsettinger med innføringen av 2 nivå modellen? Barnevernstjenesten I Midtre Gauldal kommune er det en forholdsvis høy andel med barneverntiltak. Barnevern er et tjenesteområde som stiller store krav til kommunen, både i forhold til å yte riktig hjelp til rett tid og ved at enkelttilfeller kan være svært ressurskrevende. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor barnevern vil det være aktuelt å se på tjenestene som ytes i dag og hvordan disse er tilpasset behovet i befolkningen. Videre kan det være aktuelt å se på organisering, styring og driften av kommunens tilbud på området. Egenkontroll/intern kontroll i kommunen Under forvaltningsrevisjon utført i 2007 (innen innkjøpsområdet), i 2008 ( Økonomistyring) og forvaltningsrevisjon utført i 2009 (pleie- og omsorgstjenesten)ble det bl.a. avdekket en del sviktende rutiner. I KRD sin rapport 85 tilrådingar om styrkt eigenkontroll i kommunanen så kommer arbeidsgruppen med flere tilrådninger om internkontrollen. Kontrollutvalget kan via en forvaltningsrevisjon se på om kommunen har en god nok egenkontroll/internkontroll. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt innenfor intern kontroll kan det være aktuelt å se på om Midtre Gauldal har et betryggende system for intern kontroll, om kommunen har et tilfredsstillende kontrollmiljø, videre om kommunen gjør risikovurderinger, som kan bidra til å identifisere og analysere risikoer som kan hindre at man når fastsatte mål. Om hele organisasjonen deltar i kontrollaktiviteter, får medarbeidere på alle nivå tilstrekkelig informasjon til å utføre arbeidsoppgavene? Og om Midtre Gauldal kommune sikrer at de interne kontrollsystemene blir gjenstand for vurdering. Fremtidens skole Kunnskapsløftet Kunnskapsløftet er et betydelig satsingsområde for kommunen, og det er knyttet store forventninger til gjennomføring av endringer i struktur og innhold. Den nye reformen, Reform 2006 (Kunnskapsløftet), innen skolen setter krav til pedagogisk opplegg, kompetanse og skolebygg. I den sammenhengen kan det være aktuelt å se nærmere på hva kommunen har gjort, og vil gjøre, for å innfri intensjonene i 4 15

16 "Kunnskapsløftet". I dette ligger blant annet å sikre undervisningspersonale tilstrekkelig kompetanse og videreutdanning (kompetanseløftet), sikre den enkelte elev en tilpasset opplæring ut fra kunnskap og forutsetninger, og sørge for en bygningsmasse som er tilpasset krav til pedagogisk opplegg. Kontrollutvalget kan i et forvaltningsrevisjonsprosjekt kartlegge status i arbeidet og skissere hva som gjenstår for å implementere Kunnskapsløftet i skolen i Midtre Gauldal kommune. Andre fokusområder som også er av interesse: Utleieboliger i Midtre Gaudal kommune Midtre Gauldal kommune har et stort antall utleieboliger. Det er resultatenheten Eiendom og kommunalteknikk som nå har ansvaret for disse boligene. Utleieboligene representerer store verdier for kommunen. I et forvaltningsrevisjonsprosjekt med fokus på kommunens utleieboliger kan det være aktuelt å se på om kommunen klarer å vedlikeholde boligene slik at de beholder sin verdi, har kommunen et riktig antall boliger i forhold til behovet blant innbyggerne (fremtidens pleie- og omsorgsbehov), er tildelingsrutinene i tråd med kommunen ønsker? Interkommunalt samarbeid Gir interkommunalt samarbeid de effekter som er forventet? Et forvaltningsrevisjonsprosjekt her må kunne synliggjøre både gode og mindre gode erfaringer med interkommunalt samarbeid, hvilke områder som er egnet for interkommunalt samarbeid, ulike organisasjonsmodeller og hvilke kostnader og gevinster denne typen samarbeid gir. En annen side av interkommunale samarbeid er avtalene som ligger til grunn for samarbeidet. Er disse avtalene i henhold til lov og forskrift, og er det hensyntatt alle lover som et slikt interkommunalt samarbeid er underlagt? Finansforvaltning Ny forskrift om kommunenes finansforvaltning vil tre i kraft 1. juli Forskriften regulerer kommunenes og fylkeskommunenes plassering av ledig likviditet og forvaltning av gjeldsporteføljen. Dette er penger som kommunene og fylkeskommunene forvalter på vegne av fellesskapet En av endringene er at kommunene og fylkeskommunene skal utarbeide og vedta sitt eget finansreglement minst én gang i hver kommunestyre- eller fylkestingsperiode. Det skal etableres administrative rutiner som sørger for at finansforvaltningen utøves i tråd med finansreglementet, gjeldende lover og forskrift. Det skal i kommunen eller fylkeskommunen være kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig for at kommunen eller fylkeskommunen kan utøve sin finansforvaltning i tråd med sitt finansreglement. Dette gjelder også når kommunen eller fylkeskommunen kjøper finansforvaltningstjenester fra andre. Hva er status i arbeidet med utarbeidelsen av finansreglementet i kommunen, og har kommunen kunnskap om finansforvaltning som til enhver tid er tilstrekkelig? Hvordan skal Midtre Gauldal kommune forvalte sine midler i årene fremover? Omdømme og omdømmebygging i Midtre Gauldal kommune Et godt omdømme er viktig for enhver kommune som vil tiltrekke seg nye arbeidsplasser og innbyggere, og som ønsker at ungdom blir boende eller kommer tilbake til kommunen etter endt utdanning. Ved å fremstå som en attraktiv og god kommune å bo i vil Midtre Gauldal 5 16

17 kommune kunne skape utvikling og et livskraftig miljø. I denne sammenhengen er det viktig at Midtre Gauldal kommune har et godt omdømme, både hos kommunens egne innbyggere, i regionen og landet for øvrig. Omdømme kan enkelt defineres som det bildet folk har av kommunen. For å skape og opprettholde et godt omdømme er det viktig å ha fokus på hvordan kommunen fremstår, og på hvilken måte Midtre Gauldal kommune profilerer seg utad. Mediastrategi, hvordan politikere og ansatte omtaler sin egen arbeidsplass / kommune og hvordan kommunen markedsfører seg selv, er viktige forhold med tanke på å skape et godt omdømme. Et forvaltningsrevisjonsprosjekt knyttet til omdømme i Midtre Gauldal kommune kan rettes mot å se hva Midtre Gauldal kommune har gjort, og evt kan gjøre for å bygge et godt omdømme, både overfor egne innbyggere, potensielle nye innbyggere og næringsaktører. Videre kan det være aktuelt å kartlegge hvilket bilde folk har av Midtre Gauldal, både blant kommunens egne innbyggere og blant folk som bor utenfor kommunen. Med tanke på bosetting og tilflytting vil målgruppen særlig være unge mennesker i etableringsfasen. NAV NAV Midtre - Gauldal ble etablert som pilotkontor i Sør-Trøndelag og åpnet 3.oktober NAV reformen innebar en betydelig omlegging, der både kommunal og statlig virksomheter er samlet under en felles paraply. Det kan være aktuelt å vurdere avtalene som er inngått og hvordan disse slår ut for kommunen. Er avtalene gode og rettferdig mellom kommunen og staten, involverte kommuner samt øvrige samarbeidspartnere. Brukes kommunale midler i NAV systemet på en fornuftig måte. Plan- og bygningslov Den ble det kunngjort en ny Plan- og bygningslov (plandelen). Fra samme tidspunkt ble plan- og bygningsloven av 14. juni 1985 nr. 77 kapittel I til VII-a opphevet. Etterlever kommunen plan- og bygningsloven og er de kjent med den nye plandelen? AVSLUTNING Ovenstående utkast til plan for forvaltningsrevisjon inneholder mange flere temaområder enn hva det er ressurser for å gjennomføre i Trolig vil det kun være aktuelt å gjennomføre 2 av prosjektene i perioden Kontrollutvalget setter likevel innfallsvinklene opp i planen, både for å tilkjennegi områder som kan være aktuelle for forvaltningsrevisjon, og for å ha prosjekter i reserve dersom det oppstår forhold som viser at de prosjektene som er høyest rangert likevel ikke er aktuelle for gjennomføring i perioden Videre vil prosjekter som ikke blir bestillt i perioden være aktuelle for gjennomføring senere, når planen skal rulleres med henblikk på forvaltningsrevisjonsarbeidet i

18 Kontrollutvalget - åpne eller lukkede møter? Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 005/12 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune vedtar å gjennomføre åpne møter. 2. Møtene kunngjøres på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Midtre Gauldal kommune. Vedlegg Brev fra M.Gauldal vedr. retningslinjer KU Notat fra KonSek vedr. rapporten 85 tilrådningar for styrkt eigenkontroll i kommunane Saksutredning Bakgrunn I 1993 trådte Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) i kraft. Med denne innføringen ble det samtidig stilt krav om opprettelse av folkevalgte kontrollutvalg. Kontrollutvalgene skulle, på vegne av kommunestyre/fylkesting, føre tilsyn med den løpende forvaltningen og påse at den skjedde på en økonomisk betryggende måte. Ved siden av kommunestyre/fylkesting og formannskap/fylkesutvalg er dette det eneste utvalget som er lovpålagt, og må derfor anses som å være gitt en betydelig rolle. En styrket egenkontroll er i tråd med politiske føringer for økt kommunalt selvstyre, og mindre statlig kontroll. Oppgaver og økonomiske ressurser er overført fra statlig til kommunalt hold, og fulgt av krav om forsterket kontroll for å påse at ressursene ble forvaltet på en betryggende måte. Blant annet var oppfølging av vedtak og bestemmelser en sentral oppgave for kontrollapparatet. Et annet forhold som forsterket begrunnelsene for økt kontroll var innbyggernes antatt økende bekymring for effektivitet og riktige avgjørelser omkring fordeling av goder og byrder. I denne rollen ble kontrollutvalgene pålagt oppgaven som en slags garantist overfor både statlig hold og kommunens/fylkeskommunens innbyggere. Atter en funksjon for kontrollutvalgene var som uavhengige evaluatorer av kommunens virksomhet. I en tid hvor stadig flere kommuner/fylkeskommuner innførte styringsmodeller preget av bestiller/utfører-roller skulle kontrollapparatets virksomhet bidra til læring og bedre styring. I forskriftene tilhørende kommuneloven av 1992 (FOR ) var kontrollutvalgene pålagt å holde møtene sine for lukkede dører. Denne bestemmelsen var en konsekvens av de spesielle oppgavene som ble lagt til kontrollutvalget, og et unntak fra den generelle bestemmelsen om at møter i kommunale/fylkeskommunale organer som 18

19 utgangspunkt skal være åpne. I tillegg til medlemmene i utvalget, ble ordfører/fylkesordfører og revisor gitt møte- og talerett. Det har i de senere tiårene vært en utvikling mot stadig større krav til åpenhet i offentlig forvaltning. Allerede med offentlighetsloven i 1970 kom bestemmelsene om at et hvert forvaltningsorgan plikter å vurdere om dokumenter helt eller delvis likevel bør gjøres kjent, selv om de etter loven kan unntas for offentlighet (mer-offentlighetsprinsippet). Ulike sider ved offentlighet i forvaltningen ble igjen tatt opp i St.meld. 32 ( ) Om offentlighetsprinsippet i forvaltningen. Denne meldingen ble lagt frem som et grunnlag for drøfting av offentlighetsprinsippet og behov for økt åpenhet i forvaltningen. Ny offentlighetslov understreker betydningen av å etterleve offentlighetsprinsippet. Prinsippene om allmennhetens innsyn i forvaltningen er således forsterket gjennom de senere år, og regnes i dag som et grunnleggende demokratisk prinsipp. Forhold som likevel kontinuerlig er til stede i samfunnsdebatten er hvem som bør omfattes av offentlighetsprinsippet, og hvilke hensyn som bør ligge til grunn for de unntak som skal gjøres. På samme måte som for øvrige kommunale/fylkeskommunale organer er kontrollutvalget omfattet av offentlighetsprinsippet. Frem til den siste endringen i kommuneloven var imidlertid dette begrenset til dokumentoffentlighet, og ikke omfattet av møteoffentlighet. Ved å gi kontrollutvalgene mulighet til åpne møter, signaliserte den siste lovendringen at offentlighetsprinsippet er styrket i perioden fra innføringen av kommuneloven. Endring i kommuneloven Med den siste endringen i kommuneloven og tilhørende forskrifter følger muligheten for at 1 utvalget selv kan fatte vedtak om hvorvidt møter skal føres for åpne eller lukkede dører. 77. Kontrollutvalget 8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Dette innebærer at dersom kontrollutvalget ikke fatter et vedtak om at møtene deres i utgangspunktet skal holdes for åpne dører er det bundet av bestemmelsen om at møtene føres for lukkede dører. Dersom utvalget finner det formålstjenlig å åpne møtene kan det fattes vedtak om dette, som gjøres gjeldene for fremtidig praksis. Forslag om lovendring i kommuneloven I Kommunal- og regionaldepartementets rapport 85 tilrådningar for styrkt eigenkontroll i kommunane (desember 2009), som kontrollutvalget i forrige periode har fått et sammendrag av - og som følger som vedlegg i denne saken, er det fremmet forslag om en lovendring av kommunelovens 77 nr 8. Det foreslås at kontrollutvalgets møter som hovedregel skal være åpne. 1 Mulighet for enhver som ønsker det å være tilstede som publikum, men uten rettigheter som tale-, forslagseller stemmerett. 19

20 Saker unntatt offentlighet Dersom utvalget velger å holde møtene sine åpne, vil det imidlertid forekomme unntak, i de tilfeller hvor utvalget skal behandle saker som er av en karakter som unntar dem fra offentlighet. Dette kan enten være saker som: 1. Er underlagt lovgitte bestemmelser om taushetsplikt i.h.t. Forvaltningsloven 13. (taushetsplikt): Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. 2. Saker hvor utvalget lar skjønnsmessige vurderinger tilsi at opplysninger skal unntas fra offentlighet (taushetsrett). Eksempel på denne type saker er slike det henvises til i kommunelovens 31 hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Her fastslås det imidlertid at personalsaker alltid skal behandles for lukkede dører. Dette er bestemmelser som gjelder både i forbindelse med dokumenthåndtering, møtevirksomhet og andre situasjoner hvor slik informasjon behandles. Pr. i dag, hvor møtene er lukket for allmennheten, får bestemmelsene først og fremst betydning i forbindelse med håndtering av møtedokumentene. I tilfeller hvor det er påkrevd, unntas dokumentene for innsyn, og blir følgelig tilgjengelig kun for kontrollutvalg og revisjon. Dersom man generelt har åpne kontrollutvalgsmøter vil tilsvarende saker medføre at en, i tillegg til å skjerme dokumenter, også må lukke dørene ved behandling av den aktuelle saken. Øvrige saker på møtene behandles da for åpne dører. Motsatt er det imidlertid ikke en selvfølge at lukkede møter må medføre at dokumentene unntas offentlighet. Adgangen til å lukke dører er vid, ut fra en begrunnelse at man ikke alltid på forhånd vet hva som vil bli sagt under møtet. Dette hensynet tilsier likevel ikke at allmennheten skal hindres i å få innsyn i dokumentene som hører til en sak. Et vedtak om å endre praksis fra lukkede til åpne møter vil dermed tilsi at 1. Kontrollutvalgets møter er i utgangspunktet åpne for allmennheten, med unntak for de saker som følger av bestemmelsene om taushetsplikt og taushetsrett. I slike tilfeller lukkes dørene ved behandling av den aktuelle saken. 2. Personalsaker og andre saker som er omfattet av bestemmelsen om taushetsplikt skal alltid behandles for lukkede dører. Likeså skal dokumentene i slike saker unntas offentlighet. 3. I enkelte saker kan skjønnsmessige vurderinger tilsi at lukkede dører velges, selv om loven ikke pålegger det. Det må likevel vurderes om saksdokumentene kan gjøres offentlige. 20

21 Uten å ha gjennomgått sakene i kontrollutvalget de senere år detaljert, er det vel få eller ingen saker som har vært av en slik karakter at møtedokumentene er unntatt offentlighet. I en situasjon med åpne møter kan det imidlertid tenkes at noen av sakene ville blitt behandlet bak lukkede dører, selv om dokumentene var offentlige. Hvor mange dette eventuelt ville gjelde er vanskelig å anslå. Dersom utvalget velger å endre praksis til åpne møter bør det være en intensjon at de nødvendige, men ikke flere saker, behandles med dørene lukket. ULIKE ASPEKTER VED ÅPNE OG LUKKEDE MØTER Synlighet En ønsket effekt av å synliggjøre utvalgets virksomhet er en større forståelse for nytten av kontrollorganenes arbeid, og for at kontrollutvalg og revisjon er en viktig del av virksomhetsstyringen. I den sammenhengen bør møteformen, med lukkede eller åpne møter, være et forhold å vurdere nærmere. Økt tilgang på informasjon om utvalgets arbeid kan skape økt interesse og dermed mindre avstand mellom kontrollorganene og kommunal virksomhet for øvrig. Muligheten for å være synlig avhenger imidlertid ikke av hvorvidt utvalget holder møtene sine for åpne dører andre informasjonskanaler kan være vel så viktige. Tilgjengeligheten og signaleffektene som vises utad ved eventuell overgang til åpne møter vil imidlertid være betydelig. Åpne møter innebærer at publikum kan være tilstede for å overhøre forhandlingene og deretter referere fra dem. Mulighetene for økt debatt om utvalgets saker er dermed til stede. Det er grunn til å anta at media vil benytte anledningen til å overvære møter for å få informasjon om konkrete saker av interesse, til bruk i nyhetsoppslag. Dessuten gir det publikum muligheter for å viderebringe informasjon til media, dersom media selv ikke er tilstede. Oppmerksomhet og debatt i media er et signal på at konkrete saker og virksomheten i seg selv er av betydning for innbyggerne. Åpne dører vil også være en forsikring om at kommunens saker underlegges god kontroll og sikres en forsvarlig behandling. Innsyn, kritiske kommentarer og debatt kan underbygge at virksomheten drives legitimt. En av målsettingene med kontroll- og tilsynsarbeidet er å bidra til å styrke allmennhetens tillit til den kommunale forvaltningen. Ved å åpne utvalgets møter vil informasjon og drøftinger bli tilgjengelige for den som måtte ønske det. Gjennom mulighet til å delta på møtene gis den/de som måtte ha betenkeligheter omkring utvalgets uavhengighet økt mulighet for å observere direkte. Dersom møtene åpnes kan det i seg selv gi et inntrykk av en åpenhet basert på at utvalget har en arbeidsform som underbygger deres uavhengighet. Fri debatt med tilhørere tilstede En annen side som berører spørsmålet om uavhengighet er muligheten for at tilhørere i møtene kan hindre nødvendig åpenhet i en del diskusjoner. I saker hvor taushetsbelagt informasjon behandles eller andre forhold tilsier at behandlingen skal/bør unntas offentlighet, må dørene selvfølgelig lukkes for andre enn utvalg, revisor og sekretariat. I andre saker kan det derimot ligge an til en offentlig behandling, men likevel kunne berøre punkter underveis hvor det er fordeler ved drøftinger uten tilhørere. En fri og hensiktsmessig debattform bør ikke reduseres med publikum tilstede. Det er viktig at saker belyses godt, og at nødvendig informasjon ikke holdes tilbake på grunn av at det er tilhørere i møtene. For at åpne møter skal bli en styrke for kontrollarbeidet, og ikke et hinder, fordrer det at utvalget selv er bevisst på at informasjonsutvekslingen ikke må hindres av eventuelle tilhørere. Dersom det underveis i møteforhandlingene kommer opp tema som krever unntak fra offentlighet kan utvalgsleder vedta å lukke dørene i den konkrete saken, eller ta informasjon opp i en senere sak som i sin helhet behandles for lukkede dører. 21

22 Aktiv informasjon om møter Utgangspunktet for å foreta en overgang fra lukkede til åpne møter må være en intensjon om at saker som behandles av kontrollutvalget skal synliggjøres i større grad enn pr. i dag. Ved å fatte et vedtak om å åpne dørene forplikter utvalget seg samtidig til å aktivt informere om møtene sine. Bestemmelsen i kommuneloven 32 sier at Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. Hva som er hensiktsmessig blir et skjønnsspørsmål, men det vil i dette tilfellet være naturlig å benytte de samme kanaler som brukes i forbindelse med øvrige møter i de folkevalgte organene i kommunen. Det skal også legges til rette for at forhandlingene skal kunne tas opp på lydbånd, video eller kringkastes over radio eller fjernsyn (kommuneloven 31), under forutsetning av at det ikke forstyrrer behandlingen av saker. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Møteoffentlighet i folkevalgte organer har, med noen unntak, lange tradisjoner i kommunal sektor. Kontrollutvalg har tidligere vært pålagt å avholde møter for lukkede dører, men ble ved endring i kommuneloven fra gitt anledning til selv å treffe vedtak om at møtene holdes for åpne dører, med de unntak som loven måtte pålegge dem å gjøre. Spørsmål om vurdering av lovendring, som gjør at møtene som hovedregel skal være åpne, gjør det aktuelt at kontrollutvalget tar en diskusjon om åpne eller lukkede møter nå. Synlighet, åpenhet og uavhengighet i kontroll- og tilsynsarbeidet er sentrale målsettinger for kontrollutvalget. Ved å åpne møtene for allmennheten økes mulighetene for innsyn og engasjement, for enkeltpersoner og media. På den måten underbygges tilliten til at kommunens virksomhet er underlagt god kontroll og at politiske vedtak blir fattet ut fra forsvarlige beslutningsgrunnlag og fulgt opp administrativt. Dersom kontrollutvalget velger å avholde fremtidige møter for åpne dører, med de nødvendige unntak, må det være en intensjon at møteforhandlingene fortsatt skal ha frie og uavhengige debatter. En forutsetning for at en slik ordning skal ha positiv effekt er at eventuell økt oppmerksomhet betraktes som en fordel for utvalgets arbeid, og at tilhørere ikke virker begrensende på utvalgets debatter. Dersom kontrollutvalget ønsker en bredere debatt rundt temaet åpne eller lukkede møter, kan endelig vedtak fattes senere. Som det fremgår av innstillingen foreslår sekretariatet at møtene åpnes nå, da dette er en utvikling som er riktig og som også etter all sannsynlighet blir lovfestet i inneværende valgperiode. 22

23 23

24 24

25 25

26 Notat om hovedpunktene i rapport fra Arbeidsgruppe for å styrke egenkontrollen i kommuner/fylkeskommuner 26

27 Notat oppsummering rapport om styrket egenkontroll i kommunene BAKGRUNN Kommunal- og regionaldepartementet satte høsten 2008 ned en arbeidsgruppe som skulle foreslå tiltak for å styrke den kommunale egenkontrollen, det vil si den kontrollvirksomhet som kommunene selv driver overfor egen virksomhet med utgangspunkt i kommunelovens 1 bestemmelser om kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjefens internkontroll. Prioriteringen av dette arbeidet på sentralt hold var et resultat av at departementet gjennom fokus på etikk og den såkalte Terra-saken hadde avdekket et behov for styrket kommunal egenkontroll. Velfungerende egenkontroll vurderes som avgjørende for innbyggernes tillit til kommunene. Mange omorganiseringer og endringer i kommunale styringssystemer, økte krav til tjenesteyting og stadig flere oppgaver som utføres gjennom interkommunalt samarbeid og selskapsetableringer, fører med seg spørsmål om kontrollsystemene er tilpasset utviklingen. Gruppa sitt hovedfokus har derfor vært å se på muligheter for styrking innen gjeldende rammer - hvordan kan rettledning og kompetanseheving bidra til at rollene i egenkontrollsystemet fylles bedre? Egenkontroll-gruppas arbeid har pågått i perioden november 2008 desember 2009 DELTAKERE I ARBEIDSGRUPPA Bjørn Arild Gram (leiar): Ordførar i Steinkjer. Nestleiar i kontrollutvalet i Nord-Trøndelag fylkeskommune Harald Brandsås: Fagdirektør i Den norske Revisorforening for rekneskap, revisjon, skatt, avgift og selskapsrett. Nestleiar i kontrollutvalet i Hole kommune Terje Hermansen: Leiar av kontrollutvalet i Hordaland fylkeskommune. Leiar i Forum for Kontroll og Tilsyn. Rektor ved Os ungdomsskule, Os Arne Johansen: Rådmann i Harstad Anita Orlund: Ordførar i Skedsmo Ole Kristian Rogndokken: Dagleg leiar i Norges Kommunerevisorforbund Jan Morten Sundeid: Seniorrådgivar i Kommunalavdelinga i Kommunal- og regionaldepartementet. Signy Irene Vabo: Førsteamanuensis ved Høgskolen i Oslo, dr. polit. Inger Østensjø: Rådmann i Stavanger. GRUPPAS MANDAT føreslå tiltak lokalt og nasjonalt for å styrke egenkontrollen identifisere områder der veiledningsmateriell kan bidra til å styrke arbeidet 1 Kommuneloven 23.2: Administrasjonssjefen skal påse at de saker som legges fram for folkevalgte organer, er forsvarlig utredet, og at vedtak blir iverksatt. Administrasjonssjefen skal sørge for at administrasjonen drives i samsvar med lover, forskrifter og overordnede instrukser, og at den er gjenstand for betryggende kontroll. 2 27

28 Notat oppsummering rapport om styrket egenkontroll i kommunene identifisere områder der forsking eller utredning kan bidra til å styrke egenkontrollen. redegjøre for samspillet mellom internkontrollen til administrasjonssjefen og arbeidet i kontrollutvalget og revisjonen redegjøre for forholdet mellom regnskapsrevisjon og forvaltningsrevisjon vurdere tiltak som kan bidra til økt bruk og utbytte av selskapskontroll. vurdere og foreslå tiltak for at kommunene og fylkeskommunene utvikler en helhetlig internkontroll (presentere gode eksempler) vurdere om mindretallet i kommunestyret eller fylkestinget bør ha flertallet i kontrollutvalget drøfte andre spørsmål av mer juridisk karakter, og eventuelt foreslå lovendringar. Redegjøre for og vurdere følgende spørsmål: o muligheten revisor har til å ta opp konkrete spørsmål med fylkesmannen og andre statlige organ, deriblant grensene som følger av revisors taushetsplikt o den rollen kontrollutvalget og revisor har eller bør ha overfor finansforvaltningen i kommunen eller fylkeskommunen o muligheten revisor har til å på egenhånd å iverksette kontrolltiltak redegjøre for de økonomiske og administrative konsekvensene av tiltakene gruppa foreslår HVA ER OG HVORFOR HAR KOMMMUNER EGENKONTROLL? I bunnen for arbeidsgruppas vurderinger er en forståelse av at egenkontrollen i kommuner/fylkeskommuner er en forutsetning for tillit, og en vesentlig del av lokaldemokratiet. Styrking av egenkontrollen er derfor en vesentlig oppgave, og et utviklingsarbeid som involverer ulike aktører og må strekke seg over tid. Med egenkontroll menes det i denne sammenhengen den kontrollvirksomheten kommuner/fylkeskommuner driver i egen virksomhet som har utgangspunkt i kommunelovens bestemmelser om kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjefens internkontroll. Mens kontrollutvalg, revisjon og administrasjonssjef har ansvar for å gjennomføre kontrollen har kommunestyre/fylkesting det overordnede ansvaret for at de nødvendige økonomiske ressursene stilles til rådighet. Mens lovbestemmelser gir formelle føringer for hvordan egenkontroll skal utøves vil organisering, kultur, ledelse, ressurser m.m. i den enkelte kommune/fylkeskommune har stor betydning for hvordan egenkontrollen fungerer i praksis. Spesielt viktig med tanke på en effektiv og målrettet egenkontroll vil ledelsens holdning til risikovurderinger og kontroll være. Et annet vesentlig forhold er kommunestyrets og administrasjonssjefens forståelse for kontrollutvalgenes virksomhet. Ulike aktørers rolle og ansvar er i så måte av stor betydning for hvordan egenkontrollen fungerer i den enkelte kommune. Arbeidsgruppas rapport tar på denne bakgrunnen både opp forhold som er knyttet til lovbestemmelser og formell regulering, og områder der det lokalt er muligheter for å innrette tiltak og gjennomføre prosesser som kan bidra til bedre egenkontroll i den enkelte kommune. 3 28

29 Notat oppsummering rapport om styrket egenkontroll i kommunene UNDERSØKELSER/KARTLEGGINGER UTARBEIDET I FORBINDELSE MED ARBEIDSGRUPPAS VIRKE Arbeidsgruppen har i perioden fått utarbeidet følgende undersøkelser/kartlegginger: Kartlegging av lover og forskrifter om internkontroll i kommuner og fylkeskommuner Forvaltningsrevisjon og selskapskontroll som verktøy i egenkontrollen i norske kommuner og fylkeskommuner. NF-rapport nr 13/2009 Internkontroll i kommuner. PricewaterhouseCoopers Forskning på internkontroll, revisjon og kontrollutvalg i kommunene. Notat. Signy Irene Vabo Revidering av den økonomiske intern kontrollen Sekretariatsordninger - notat fra FKT - tredje versjon Standardsetting innen revisjon internasjonalt og i Norge ARBEIDSGRUPPAS ANBEFALINGER HOVEDMOMENTER Arbeidsgruppa leverte sin rapport i desember Det pekes i rapporten på gruppas tre hovedanbefalinger for å styrke egenkontrollen: 1. Administrasjonssjefens internkontroll må utvikles og styrkes 2. Det må være god rolleforståelse og godt samspill mellom aktørene i egenkontrollen, dvs kommunestyre, kontrollutvalg, administrasjonssjef og revisor 3. Kompetansen hos revisor og i sekretariat må være høy og bør sikres Oppfølging av disse anbefalingene må skje både lokalt og nasjonalt hold, i et nært samarbeid mellom relevante aktører. Gjennom opplæring, bevissthet og læring gjennom gode eksempler kan det skje en utvikling ev egenkontrollen i den enkelte kommune. Både kontrollutvalg og administrasjonssjefer kan på den måten bidra til økt forståelse for egne og andres roller og derigjennom bedre egenkontroll. FORSLAG TIL LOV- OG FORSKRIFTSENDRINGER Lovbestemmelsene som hjemler ulike deler ev egenkontrollen er i hovedsak å finne i kommuneloven og i forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon. I tillegg har en rekke andre lover og forskrifter bestemmelser som stiller krav til internkontroll innen ulike deler av den kommunale virksomheten. Det kan her nevnes at det som verktøy i arbeidsgruppas vurderinger er utarbeidet en kartlegging av lover og forskrifter om internkontroll i kommuner og fylkeskommuner 4 29

30 Notat oppsummering rapport om styrket egenkontroll i kommunene Av arbeidsgruppas anbefalinger om lovendringer kan det pekes på følgende forslag: Kontrollutvalget bør velges på det konstituerende møtet, sammen med formannskap og ordfører. Kommuneloven 17, nr 2 og 3 bør endres Medlemmer i kommunestyrekomiteer etter KL 10 a kan ikke være medlem av kontrollutvalg. Kommuneloven 77 nr 2 bør endres Ledere og styremedlemmer i kommunalt eide selskap kan ikke være medlem av kontrollutvalg. Kommuneloven 77 nr 2 bør endres Kontrollutvalgets møter bør som hovedregel være åpne. Kommuneloven 77 nr 8 bør endres Medlemmer av kontrollutvalg eller medlemmer av kommunestyret kan ikke være sekretær for kontrollutvalget. Forskrift om kontrollutvalg 20, tredje ledd Kommunelovens bestemmelse om selskapskontroll foreslås endret for å få med samarbeid etter 27. (for å sikre kommunene innsynsrett også i 27-samarbeid som er egne rettssubjekt). Overskrift i 80 foreslås endret til Innsyn i selskaper m.v. Bestemmelse om utsatt offentlighet foreslås tatt inn i offentleglova 5 ARBEIDSGRUPPA ANBEFALER KRD Å VURDERE FØLGENDE LOV- OG FORSKRIFTSENDRINGER Departementet bør vurdere hvordan krav om at administrasjonssjefen skal rapportere til kommunestyret om arbeidet med internkontroll, kan utformes og tas inn i kommuneloven Departementet bør vurdere revisor sine oppgaver innen regnskapsrevisjon for å avklare om revisor skal vurdere om finansforvaltninga er i tråd med finansreglementet Departementet bør vurdere kommunelovens omtale av internkontrollansvaret til daglig leder i kommunale foretak, for å unngå tvil om at daglig leders ansvar på dette området er like omfattende som administrasjonssjefens ansvar AKTUELLE TEMA FOR FORSKNING I tilknytning til egenkontroll-gruppas arbeid er det utarbeidet et notat om forskning på internkontroll, revisjon og kontrollutvalg i kommunene. Notatet redegjør for forskningsbasert kunnskap innen dette området, og ser dette opp i mot de ulike forholdene som arbeidsgruppa er bedt om å vurdere. Det gis i notatet en oversikt over de ulike forskningsbidragene, med en kort omtale av fokus i de respektive rapporter. Med bakgrunn i oversikt over kunnskap framkommet i forskningsarbeidene har egenkontrollgruppa pekt på områder som de mener det bør gjøres ytterligere forskning på: o Nordisk sammenlikning innen regnskapsrevisjon, selskapskontroll, styring og kontroll i kommunale foretak. o Organisering av den økonomiske egenkontrollen 5 30

31 Notat oppsummering rapport om styrket egenkontroll i kommunene o Selskapskontroll ift folkevalgt styring og kontroll med kommunalt eide selskap o Styring av kommunale foretak hvor effektiv kontrollen er (internkontroll og folkevalgt styring og kontroll) o Nasjonal statistikk om bruk av selskapskontroll ANDRE ANBEFALINGER FRA ARBEIDSGRUPPA: Om kontrollutvalget Kontrollutvalgsmedlemmer må få opplæring. Kommunestyret har ansvar for at opplæring skjer og tilstrekkelige ressurser til dette Kommunene bør drøfte hvilken kompetanse og erfaring en er tjent med å ha med i kontrollutvalget Kommunene bør drøfte hvor mange medlemmer de bør ha i kontrollutvalget Veiledninger for kontrollutvalgsmedlemmer utarbeides Ordningen med eget sekretariat for kontrollutvalget bør evalueres Kompetanse og ressurstilgang i sekretariatene bør kartlegges Om administrasjonssjefens internkontroll Kommunene må arbeide for å styrke internkontrollen Administrasjonssjefene må mene noe om hvilken tenking som har preget arbeidet med internkontroll til nå, og vurdere opp imot eventuelle andre modeller Administrasjonssjefene bør basere videre utvikling av internkontroll på en risikoanalyse Det er behov for veiledning om gjennomføring av helhetlige risikoanalyser i kommunene 2 Arbeidsgruppa slutter seg til PwC sine prinsipper for god internkontroll : o Kommunene bør basere seg på mindre uformell kontroll formalisering gjør kommunen mindre sårbar o Risikovurderinger må ligge til grunn for valg av innretning på kontrollaktiviteter o Internkontrollen bør i større grad dokumenteres o Kommunene bør ha, bruke og vedlikeholde dokumenter som redegjør for ansvar og roller. Kontrollansvaret inkluderes i dokumentene o Sikre ansvarsfordeling mellom personer som utfører aktiviteter og de som kontrollerer skal ikke være samme person o Kommunen bør ha en systematisk tilnærming til kompetanseutvikling og sikring o Kommunene må prioritere nok ressurser til vedlikehold av internkontrollsystemet. Revidering av vurderinger og dokumentasjon bør skje regelmessig, f.eks ved bruk av et årshjul o Sikre god løpende informasjon og kommunikasjon til ledere og medarbeidere. Administrasjonssjefen må følge opp systematisk, og reagere ved avvik og brudd. 2 Internkontroll i kommuner. PricewaterhouseCoopers, oktober Rapport til kommunal- og regionaldepartementet 6 31

32 Notat oppsummering rapport om styrket egenkontroll i kommunene Internkontrollarbeidet må henge sammen og være en del av organisasjonsutviklinga i kommunen Administrasjonssjefen bør årlig rapportere om arbeidet med internkontroll til kommunestyret Ved anskaffelser anbefales: o Tydelige retningslinjer, herunder skille mellom rammeavtaler, direkteanskaffelser og rammeavtaler o Ansvar og roller under anskaffelsesprosessen må defineres tydelig o Ansvaret for prosessen må være tydelig o System for oppbevaring av rammeavtaler lages, og avtalene gjøres tilgjengelig o Kommunen lager et system for kontraktsoppfølging som kan håndtere endringsordrer og tileggsarbeid o Kontrollaktiviteter knytte til bestilling, varemottak og utbetaling Finansforvaltningen må inkluderes i administrasjonssjefens internkontroll og være tilpasset den risikoen det er åpnet for i finansreglementet Det er behov for veiledning til kommunestyrer og kontrollutvalg om finansforvaltning og kontrollen med denne Staten bør sørge for at kommunene får en oppdatert oversikt over bestemmelser i lover og forskrifter som det er et krav at de følger opp med internkontroll Det er behov for en veileder som gir konkrete råd til administrasjonssjefer og andre om arbeidet og utfordringene med internkontroll Om regnskapsrevisjon Sertifiserings- og tilsynsordning for revisorer i kommunal revisjon (regnskapsrevisorer og forvaltningsrevisorer omfattes) Det er behov for veiledning til kontrollutvalgsmedlemmer om revisors arbeid innen regnskapsrevisjonen Det er behov for rettledning om kontrollutvalget sitt påse-ansvar overfor regnskapsrevisor. Utvalget bør få vite om revisors rolle, formelle krav til revisor og gode spørsmål en kan stille revisor for å få til en god dialog Kompetansen innen kommunal revisjon bør kartlegges Departementet bør være svært tilbakeholden med å dispensere fra utdanningskravet til oppdragsansvarlig revisor Den som reviderer en kommune sørge for å ha tilstrekklig kompetanse Kommunene bør vurdere størrelse på interkommunale revisjonsselskap, for å bidra til sterke fagmiljø. Styret og revisjonsmiljøene bør vurdere det samme Kontrollutvalget bør få kjennskap til revisors interne kvalitetsarbeid og om gjennomførte kvalitetskontroller Et statlig tilsyn med revisorer som reviderer kommunale regnskaper bør etableres Sertifiseringsordning for oppdragsansvarlige revisorer i kommunene bør etableres. Utredning om sertifiseringsordning bør redegjøre for ordninger og erfaringer fra andre nordiske land Kommunene bør vurdere om det er formålstjenlig å skifte oppdragsansvarlig revisor senest hvert syvende år. 7 32

33 Notat oppsummering rapport om styrket egenkontroll i kommunene Revisor bør orientere kontrollutvalget om hva hun/han gjør for å se etter at den økonomiske internkontrollen er ordna på en betryggende måte og med forsvarlig kontroll Det kan være behov for klargjøring av revisors oppgaver når det gjelder den økonomiske internkontrollen etter revisjonsforskriften 3 Om forvaltningsrevisjon Det er behov for nasjonal statistikk om bruken av forvaltningsrevisjon, eks tall hvert 4. år Forvaltningsrevisjonsrapporter bør skrives slik at de er lett å lese og finne fram i Risikovurderinger i den overordnede analysen bør tillegges stor vekt. Analysen bør sees i sammenheng annet lignende arbeid som er gjort i kommunen Det er behov for veiledning til kontrollutvalget om den overordnede analysen Kontrollutvalget bør legge forvaltningsrevisjoner som er ferdigbehandlet ut på nett Det bør finnes veiledninger og arenaer for erfaringsutveksling der kontrollutvalg og sekretariat kan få kunnskap om hvordan bestillinger kan gjøres gode Kommunene bør som eiere utfordre revisjonsenhetene på hvordan de organiserer virksomheten og prosjektene sine for å få høyest mulig kvalitet på forvaltningsrevisjonene sine. Revisor bør orientere kontrollutvalget om hvordan revisjonsarbeidet er planlagt, og hva det omfatter. Jfr KU-forskrift er det kontrollutvalgets ansvar å skaffe seg denne informasjonen Revisor bør oppfordres til å gi informasjon som er relevant med tanke på bestilling av forvaltningsrevisjon eller andre kontroller Om selskapskontroll Departementet bør avklare begrepsbruken knyttet til selskapskontroll i forskrift om kontrollutvalg og forskrift om revisjon Administrasjonssjefen bør sørge for at informasjon om selskap der kommunen har eierinteresser er lett tilgjengelig for politikere og øvrige innbyggere Kommunene bør avtale hvordan selskapskontrollen best kan samordnes mellom eierkommunene Departementet kan vurdere hvorvidt samordningsansvar for selskapskontroll med forvaltningsrevisjon bør bli et obligatorisk element i vedtektene for interkommunale selskap. Selskap med flere eierkommuner bør opplyse i årsmeldinga om eventuelle gjennomførte selskapskontroller Om kirkelige fellesråd Kommunen bør sikre seg at dialogen med fellesrådet er tilstrekkelig og god Dersom ønskelig kan kommunen stille vilkår om kontroll med tilskuddene til fellesrådene eks at midlene blir brukt i tråd med forutsetningene 8 33

34 Notat oppsummering rapport om styrket egenkontroll i kommunene SAMSPILL MELLOM AKTØRENE Godt samspill mellom kommunestyre, kontrollutvalg, administrasjonssjef og revisor er en forutsetning for god egenkontroll. Aktørene må kjenne egne og andres roller. Kommunestyret har det overordnede ansvaret for egenkontrollen, men bør ha tillit til sitt kontrollutvalg. Ordfører bør holdes oppdatert på kontrollutvalgets arbeid, blant annet gjennom å delta i noen av møtene og motta innkallinger og protokoller til kontrollutvalgets møter. Kommunestyret er ansvarlig for de økonomiske rammene for egenkontrollen Kommunestyret må forstå og ta ansvar for å legge til rette for en velfungerende egenkontroll. Kommunestyrene må sette av tilstrekkelige ressurser til kontrollutvalgets arbeid I rollen som kontrollutvalgsmedlem må en ha fokus på kontroll, ikke partipolitikk Veiledning til kontrollutvalgene behøves. Viktig å ha fokus på hvordan ordfører, administrasjonssjef, revisor og sekretariat kan bidra til at kontrollutvalget lykkes. Mellom kontrollutvalg og revisor bør det være gode kommunikasjonslinjer. Gjennom engasjementsbrev der oppgavene formaliseres og gjennom løpende innspill fra revisor til kontrollutvalg bør revisor bidra til å holde kontrollutvalget oppdatert. Sekretariatet bør ha kompetanse som gjør kontrollutvalget til en god bestiller, og ha en god dialog med revisor i forbindelse med bestillingene. En god dialog mellom kontrollutvalg og administrasjonssjef utvikles blant annet gjennom at administrasjonssjefen deltar i noen av kontrollutvalgets møter Innkallinger og protokoller bør sendes administrasjonssjef, uavhengig av om han/hun skal delta i kontrollutvalgets møte. Administrasjonssjefen bør involveres i arbeidet med overordnet analyse Kommunelovens 48 er fra 2009 gitt bestemmelse om at kommunens årsmelding skal rapportere på tiltak som er igangsatt for å høyne etisk standard. Administrasjonssjefens omtale av dette området kan være et nyttig utgangspunkt for å diskutere forhold knyttet til tillit til forvaltninga og kommunens virksomhet. Administrasjonssjefen er ansvarlig for internkontroll og for årsregnskap og årsmelding. Revisjonsstandardene gir bestemmelser og rollene ril revisor og administrasjonssjef knyttet til disse oppgavene, og til hvordan dialogen dem imellom må være. Kontrollutvalgene behøver veiledning om hvilke forhold revisor ser etter i sitt arbeide, hva administrasjonen skal informere revisor om og om rapporteringene fra revisor tilbake til kommunen 9 34

35 Notat oppsummering rapport om styrket egenkontroll i kommunene Om utsatt offentlighet Det anbefales å offentleglova 5 slik at revisjonsrapporter blir offentlige først idet kontrollutvalget har mottatt endelig rapport med administrasjonssjefens merknader. Det er først på det tidspunktet at innholdet i rapporten betraktes som ferdig, og administrasjonssjefen har hatt anledning til å komme med eventuelle merknader. Utsatt offentlighet gjelder for Riksrevisjonen. Offentleglova bør evalueres for å vurdere om den gir nødvendig åpning for å unnta dokumenter som sendes mellom kontrollutvalg/revisjon og andre enheter i kommuner, og mellom kontrollutvalget og revisjonen. Revisors anledning til å ta opp konkrete forhold med fylkesmannen I henhold til kommuneloven har revisor taushetsplikt om forhold han/hun kommer over i arbeidet sitt. Dette gjelder så vel overfor fylkesmannen som andre. Arbeidsgruppa mener taushetsplikten bør bevares som i dag, og at fylkesmannen får tilstrekkelig informasjon. Kravene i hvitvaskingsloven kan virke noe uklare, sett opp mot kommunelovens bestemmelser om taushetsplikt. Departementet bør avklare i hvilken grad kommunale revisor kan og skal melde fra om forhold i tråd med hvitvaskingsloven. Forholdet mellom fylkesmannens virksomhet og forvaltningsrevisjon i kommunene Tilsynsrapporter fra fylkesmannen bør bli behandlet på en egnet måte i kommunens folkevalgte organer Sekretariatet må holde kontrollutvalget orientert om planer og rapporter fra statlige tilsynsmyndigheter Fylkesmannen bør, i forbindelse med planlegging av tilsyn, holde seg orientert om planer og resultater i den kommunale egenkontrollen. Det bør være et mål at fylkesmannens tilsyn og kommunal forvaltningsrevisjon innen et gitt område ikke skjer samtidig

36 Reglement for kontrollutvalget Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 006/12 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget oversender Reglement for kontrollutvalget til kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret vedtar Reglement for kontrollutvalget slik det fremgår av saken. Vedlegg Brev fra M.Gauldal vedr. retningslinjer KU Reglement for kontrollutvalget, revidert 2011 Utrykt vedlegg 1. Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven), kapittel 12 Internt tilsyn og kontroll. Revisjon. 2. Forskrift om kontrollutvalg i kommuner og fylkeskommuner, fastsatt av Kommunal- og regionaldepartementet 15. juni Reglement for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune, vedtatt av kommunestyret i sak 30/2006, den Kontrollutvalgets sak 23/2011 Retningslinjer for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune, kontrollutvalgets møte Kommunestyrets sak 54/2011 Retningslinjer for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune, kommunestyrets møte Saksutredning For å klargjøre rammene for, og innholdet i, kontrollutvalgets oppgaver har kommunestyret fastsatt eget reglement for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune etter innstilling fra kontrollutvalget. Reglementet ble vedtatt i i sak 30/2006. Kontrollutvalget vedtok å oversende revidert reglement til kommunestyret i sak 23/2011. Kommunestyret vedtok i sak 54/2011 å utsette behandlingen av reglement for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune. Bakgrunnen for vedtaket fremgår ikke av protokollen, men etter rådmannens oppfatning lå forholdet åpne/lukkede møter bak. Saken må derfor tas opp på nytt i kontrollutvalget, slik at utvalget får gjort en vurdering av reglementet i forhold til åpne/lukkede møter. I Kontrollutvalgsboken, som alle faste medlemmer har fått utdelt, er det sagt noe om aktuelle punkter å ha med i reglement/retningslinjer for kontrollutvalg. Der nevnes bl.a retningslinjer for valg, sammensetning av utvalget, retningslinjer for saksbehandlingen i utvalget og en angivelse av utvalgets oppgaver. Videre kan reglementet omfatte krav til møtehyppighet, rutiner knyttet til budsjettbehandling, og retningslinjer for evaluering av kontrollutvalgets 36

37 virksomhet. Dette fremgår av side 21 i kontrollutvalgsboka. Mange av disse punktene er nå innarbeidet i utkast til revidert reglement for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune. Reglementet kan ikke inneholde bestemmelser som begrenser, eller som er i strid med, gjeldende regelverk for kontrollutvalget. Reglement for kontrollutvalget skal vedtas i kommunestyret på tilsvarende måte som reglement for andre politiske utvalg. For å sikre at reglementet holdes oppdatert bør de gjennomgås, og eventuelt revideres, minimum en gang i valgperioden. Det legges opp til at kontrollutvalget diskuterer utkast til reglement i møtet. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet et forslag til revidert reglement for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune med bakgrunn i Kommunal og Regionaldepartementets Kontrollutvalgsbok. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å oversende revidert reglement til kommunestyret for endelig behandling og vedtak. 37

38 38

39 39

40 40

41 MIDTRE GAULDAL KOMMUNE Reglement for kontrollutvalget 41

42 1. Kontrollutvalgets formål Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan. Utvalget skal gjennom sitt arbeid sørge for at innbyggerne og øvrige interessenter har tillit til Midtre Gauldal kommune, og at kommunen leverer sine tjenester effektivt og målrettet i henhold til lov, forskrifter, statlige føringer og kommunestyrets intensjoner og vedtak. 2. Organisering av kontroll- og tilsynsfunksjonen Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune består av 5 medlemmer. Funksjonstiden følger valgperioden. Minst en av utvalgets medlemmer velges blant kommunestyrets medlemmer. Lederen bør velges fra ett av de partiene som ikke utgjør flertallskonstellasjonen i kommunestyret. Til å bistå seg i arbeidet har kontrollutvalget et uavhengig og sakkyndig sekretariat som forbereder saksbehandlingen i utvalget, ivaretar sekretariatsfunksjonen i utvalgets møter og følger opp saker på vegne av utvalget. Revisjonsfunksjonen for kommunen og eventuelt tilknyttede selskaper ivaretas av egen revisor / revisjonsselskap som kommunestyret velger etter innstilling fra kontrollutvalget. 3. Kontrollutvalgets oppgaver Kontrollutvalgets oppgaver er gitt i kommuneloven. Kommunestyret kan be utvalget utføre særskilte tilsynsoppgaver på egne vegne. Kontrollutvalgets hovedoppgave er å føre tilsyn og kontroll med den kommunale forvaltningen på vegne av kommunen og påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning. Kontrollutvalget skal i følge kommuneloven sørge for at følgende oppgaver blir utført: Regnskapsrevisjon, som omfatter bestilling av regnskapsrevisjon fra revisor og å påse at regnskapene blir revidert på en betryggende måte, avgi uttalelse om kommunens årsregnskap og å påse at revisors og kommunestyrets påpekninger til årsregnskapet blir fulgt opp. Forvaltningsrevisjon, som er systematiske vurderinger av kommunens økonomi, produktivitet, måloppnåelse og virkninger ut fra kommunestyrets vedtak og forutsetninger. Kontrollutvalget skal utarbeide plan for forvaltningsrevisjon. Videre skal utvalget bestille og følge opp forvaltningsrevisjon hos revisor. Utvalget rapporterer resultatene av gjennomførte forvaltningsrevisjoner til kommunestyret. Selskapskontroll, som innebærer å føre kontroll med forvaltningen av kommunens interesser i selskaper. Kontrollutvalget utarbeider plan for selskapskontroll. Videre skal utvalget bestille selskapskontroller i henhold til planen, og rapporterer til kommunestyret om gjennomførte selskapskontroller. Granskninger eller undersøkelser. Kontrollutvalget kan enten på eget initiativ eller etter vedtak i kommunestyret foreta granskninger eller undersøkelser av kommunens virksomhet. 42

43 4. Kontrollutvalgets ressurser og rammebetingelser Kontrollutvalget fremmer eget forslag til budsjett for kontroll- og tilsynsvirksomheten i Midtre Gauldal kommune. Utvalget må ha et ressursgrunnlag som er tilpasset utvalgets oppgaver og ansvarsområde, og må sikres en sekretariatsordning som er tilpasset utvalgets behov. Kontrollutvalget legger opp til revisjonsordning tilpasset kommunestyrets tilsynsbehov, behov for oppfølging av særskilte vedtak, kompetansenivået i kommunen og kommunens egen organisering og internkontroll. 5. Saksbehandlingen i kontrollutvalget Utvalget treffer sine vedtak i møte, og det føres protokoll fra møtene. Utvalgets møter holdes for åpne/lukkede dører, i henhold til vedtatt møteplan. Møteinnkalling, med sakliste og sakspapirer, sendes utvalgets medlemmer, varamedlemmer, ordføreren, rådmannen og revisor en uke før møtet finner sted. Ordfører har møte- og talerett i kontrollutvalget. 6 Kontrollutvalgets arbeidsmåte Kontrollutvalget skal holde seg orientert om den administrative og politiske virksomheten i Midtre Gauldal kommune. Gjennom sitt arbeid skal utvalget legge vekt på samarbeid og opptre på en uavhengig og politisk nøytral måte. Kontrollutvalget vil særlig legge vekt på å følge opp kommunens beslutningssystemer, rutiner og organisasjonens egen kvalitetssikring. Gjennom en aktiv og synlig arbeidsmåte vil kontrollutvalget bidra til at feil og uregelmessigheter forebygges, men i den grad slike forhold skulle forekomme, vil utvalget påpeke dette. Kontrollutvalget skal arbeide for å sikre god kvalitet i kommunens tjenester å sikre god produktivitet og en effektiv ressursutnyttelse å ivareta innbyggernes rettsikkerhet i deres kontakt med den kommunale forvaltningen å sikre at politiske vedtak i Midtre Gauldal kommune følges opp. 7 Informasjon og rapportering Som et ledd i sitt forebyggende arbeid skal kontrollutvalget prioritere veiledning og informasjon. Utvalget skal legge vekt på å være løsningsorientert og bidra til læring i organisasjonen. Kontrollutvalget skal ha en aktiv og nær dialog med kommunestyret som kommunens øverste tilsynsorgan, og vil fremme aktuelle saker og rapportere til kommunestyret ved behov. Kontrollutvalgets leder, eller den lederen måtte bemyndige, ivaretar kontakten med media. 8. Ikrafttreden Reglementet for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune trer i kraft etter vedtak i kommunestyret, vedtatt av kommunestyret xx.xx.2012, sak xx/

44 Kontrollutvalgets årsmelding 2011 Saken behandles i Kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 007/12 Eva J. Bekkavik 033, &14, 12/17-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget slutter seg til forslag til årsmelding 2011 og legger saken frem for kommunestyret med følgende innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2011 til orientering. Vedlegg Kontrollutvalget årsmelding 2011 Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Midtre Gauldal kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i Kontrollutvalget vedtar sin endelige årsmelding på bakgrunn av utsendte administrative forslag, samt eventuelle egne innspill i møtet den Kontrollutvalget er kommunestyrets eget kontroll- og tilsynsorgan og skal forestå det løpende tilsynet med kommunen og kommunens virksomhet på vegne av kommunestyret. Utvalget rapporterer sine saker til kommunestyret løpende gjennom året, men for å oppsummere foregående års aktivitet og for å gi kommunestyret et innblikk i kontrollutvalgets virksomhet, utarbeider kontrollutvalget sin egen årsmelding som legges frem for kommunestyret til orientering. Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å oversende årsmeldingen til kommunestyret til orientering. 44

45 ÅRSMELDING 2011 KONTROLLUTVALGET I MIDTRE GAULDAL KOMMUNE 1 45