Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Tydal kommune Arkivsak: Møtedato/tid: Møtested: Deltagere: 11/ , kl. 09:00 Rådhus 2, Storkleppen Reidar Kjøsnes Toralf Øverås Astrid Jensen Rådmannen Arvid Hanssen Forfall: Kopi: leder nestleder KonSek Varamedlemmer, ordfører, postmottak Tydal kommune og Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 001/11 002/11 003/11 004/11 005/11 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Referatsaker KonSek - tidsforbruk perioden Årsmelding 2010 for kontrollutvalget. Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Arvid Hanssen på telefon , eller e-post: arvid.hanssen@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Reidar Kjøsnes (sign.) Leder av kontrollutvalget Side 1 av1 Arvid Hanssen Daglig leder

2 Godkjenning av protokoll fra kontrollutvalgets møte Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 001/11 Arvid Hanssen 033, &17 11/18-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Protokollen fra kontrollutvalgets møte den godkjennes. Saksutredning Protokollen er tidligere utsendt til utvalget og ligger på kontrollutvalgene/tydal.

3 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 002/11 Arvid Hanssen 033, &17 11/18-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Referatsakene tas til orientering Vedlegg Kontrollrapport 2010 vedr. skatteoppkreverfunksjonen i Tydal kommune Rapport utarbeidet av Kjell Tore Wirum, datert 7.februar 2011 Medlemsbrev nr 1/2011 Fra FORUM for KONTROLL og TILSYN. Saksutredning Følgende referatsaker vil bli presentert i møtet: Kommunestyrets behandling av sak 52/10 Forarbeid til gjennomføring av selskapskontroll, behandlet i møte Kontrollrapport 2010 vedrørende skatteoppkreverfunksjonen i Tydal kommune, datert Medlemsbrev nr 1/2011 Fra FORUM for KONTROLL og TILSYN. Rapport utarbeidet av Kjell Tore Wirum, datert 7.februar 2011, - Valg til kommunale og fylkeskommunale kontrollutvalg etterlevelse av kommunelovens bestemmelser. Dokumenter vedrørende pkt 2, 3 og 4 sendes kontrollutvalget sammen med innkallingen.

4

5

6

7

8

9

10

11

12

13

14

15

16 KonSek - tidsforbruk perioden Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 003/11 Arvid Hanssen /105-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar statusrapportering fra Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS over tidsforbruk i perioden i Tydal kommune til orientering. Saksutredning Kontrollutvalget skal i henhold til bestemmelsene om kontroll og tilsyn i kommuneloven sørge for en tilfredsstillende kontroll og tilsynsordning i kommunen. Det viktigste verktøyet kontrollutvalget har for å utøve denne funksjonen er utvalgets kjøp av revisjons- og sekretariatstjenester. For å kunne utøve denne funksjonen på en god måte er det viktig at kontrollutvalget har oversikt over forbruket av ressurser til revisjons- og tilsynsarbeidet slik at disse kan prioriteres på en best mulig måte. Tilgjengelige ressurser vil i første rekke være avhengig av budsjettrammene som kontrollutvalget har for å kjøpe revisjons- og sekretariatstjenester. Utvalget vil også ha muligheten til å påvirke innretningen på tilsynsarbeidet gjennom hvordan kontrollutvalget prioriterer ulike tilsynsoppgaver som forvaltningsrevisjonsarbeid, selskapskontroll, undersøkelser eller utvidet finansiell revisjon innenfor særskilte områder. For å kunne styre kontroll og tilsynsarbeidet er kontrollutvalget avhengig av å ha oversikt over tilgjengelige tidsressurser. Dette gjelder både hos revisor som utøver det operative kontroll- og tilsynsarbeidet i kommunen, men også hos kontrollutvalgets sekretariat som sørger for saksforberedelsene for kontrollutvalget og som foretar mindre undersøkelser og kartlegginger av virksomheten i kommunen. Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem oversikt over forbrukt tid til sekretariatsarbeid for kontrollutvalget i Tydal kommune for perioden Direkte arbeid Sum Budsjettert Merforbruk KU-felles, indirekte. * Kjøring 1/15 av total kjøring i KonSek *) KU-Felles er tid som er brukt felles for kontrollutvalgene, f eks til møter med revisor, felles samlinger m.m. i 2010 er det brukt mye tid til utarbeidelse av felles base over selskaper som KonSek-kommuner har eierinteresser i. Basen brukes som grunnlag for risikovurderinger for fremtidig selskapskontroll.

17 Representantskapet i KonSek har gjort vedtak om at tidsforbruket i de enkelte kommuner over tid skal tilsvare andelen de enkelte kommuner betaler inn i honorar. KonSek legger frem oversikter over tidsforbruk for alle kommuner på representantskapsmøter hvert år og avvikene som er fremlagt har ikke resultert i krav om endringer i fordelingsnøkler de siste år. Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS anser det som viktig å være regelmessig til stede i kommunene, både for å få innblikk i kommunens virksomhet og for å vise at kontrollutvalget er representert i forvaltningen. Vi har likevel valgt å redusere reisevirksomheten noe for å øke tiden til direkte arbeid. Vi belaster ikke den enkelte kommune for faktisk reisetid, men fører dette over et felles budsjett. KonSek legger opp til likebehandling av kommunene uavhengig av geografisk beliggenhet. Selv om avstanden til Tydal er relativt stor fra hovedkontoret i Trondheim har det i perioden vært godt samsvar mellom belastet og faktisk medgått reisetid vedrørende Tydal. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat legger herved frem oversikt over forbrukt tid til Tydal kommune for perioden , og ber om at kontrollutvalget tar redegjørelsen til orientering, jf. innstillingen.

18 Årsmelding 2010 for kontrollutvalget. Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 004/11 Arvid Hanssen 11/107-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding for 2010 til orientering. Vedlegg Årsmelding for kontrollutvalget Saksutredning Kontrollutvalgets sekretariat har utarbeidet forslag til årsmelding for kontrollutvalget i Tydal kommune, der vi har oppsummert aktiviteten i kontrollutvalget i På bakgrunn av gjennomgangen i kontrollutvalgets møte den , legges den endelige årsmeldingen frem for kommunestyret. Kontrollutvalget rapporterer løpende til kommunestyret, ved at protokoller fra møtene er tilgjengelig som referatsaker i kommunestyret. Saksfremlegg og protokoller fra kontrollutvalgets møter ligger også på KonSek sine hjemmesider Kommunestyret har til enhver tid, men kanskje særlig i tilknytning til behandlingen av årsmeldingen, anledning til å komme med synspunkter knyttet til kontrollarbeidet i kommunen. Kontrollutvalgets arbeid krever et nært og godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og sekretariatet. Utvalget kan derigjennom bidra til en velfungerende forvaltning og tillit til kommunen. Ordfører og rådmann har deltatt i flere av kontrollutvalgets møter. Utvalget har derigjennom fått nyttig informasjon og kunnskap, som er positiv i forhold til kontrollvirksomheten. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon På bakgrunn av administrativt utkast utarbeider kontrollutvalget sin endelige årsmelding for virksomheten i 2010 i sitt møte den Sekretariatet foreslår at årsmeldingen legges frem for kommunestyret med innstilling fra kontrollutvalget om at den tas til orientering.

19 Tydal kommune Årsmelding for kontrollutvalget for Innledning. Kontrollutvalget velges av kommunestyret og skal på vegne av kommunestyret føre det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen. Kontrollutvalget har i 2010 hatt følgende sammensetning: Medlemmer Reidar Kjøsnes Jan Haugen Toralv Øverås Astrid Jensen Varamedlemmer Leder Nestleder til Nestleder fra Odd Svelmoe 2. Vigdis Opphaug 3. Arne Lien I henhold til kommuneloven skal minst ett av medlemmene av kontrollutvalget utgå fra kommunestyret. I Tydal sitter nestlederen i kommunestyret. Dette gjaldt også før Toralv Øverås overtok etter Jan Haugen gjennom nyvalg i kommunestyret i januar Lederen i utvalget møter i kommunestyret med talerett, når saker fra kontrollutvalget behandles. Kontrollutvalget er opptatt av å ha en tett og god dialog med kommunestyret. Ved fremleggelse av protokoller fra utvalgets møter i kommunestyret, deltakelse i kommunestyremøter, samt at ordfører er til stede i noen av kontrollutvalgets møter, mener utvalget at kommunikasjonen med kommunestyret er tilfredsstillende. Likestilling. Kontrollutvalget består av 1 kvinne og 2 menn. Kravene i kommuneloven til jevn fordeling mellom kjønnene er ivaretatt. Kontrollutvalgets funksjon. Kontrollutvalget skal være et aktivt organ som fremstår med integritet og respekt i den kommunale forvaltningen. Utvalget skal sikre at kommunen ivaretar sine oppgaver på en formålstjenlig og effektiv måte i henhold til lov og kommunestyrets forventninger. Kontrollutvalget utøver således sin funksjon på vegne av kommunestyret. Et velfungerende kontrollutvalg er en del av det kommunale selvstyret og en viktig bestanddel i lokaldemokratiet. Saksbehandlingen i kontrollutvalget. Kontrollutvalget har i 2010 avholdt 5 møter og behandlet 35 saker, en økning på 10 saker fra Regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget oversender hvert år en uttalelse til kommunestyret om kommunens - og Tydal Kommunale Energiverk KF sitt regnskap. Kontrollutvalget hadde ingen spesielle merknader til de fremlagte regnskaper for regnskapsåret 2009.

20 Forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget har i 2010 behandlet en forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende Kvalitetssikringsarbeidet i Tydal kommunale Energiverk KF.(TKE) Rapport, saksfremlegg og vedtak i kontrollutvalget ligger på hjemmesiden til KonSek. Forvaltningsrevisjonsrapporten ble behandlet av kontrollutvalget og kommunestyret i juni Styret i TKE har fulgt opp kommunestyrets vedtak om å få på plass et kvalitetssikringssystem. Kontrollutvalget mener det er viktig at kvalitetssikringsarbeidet er en kontinuerlig prosess i foretaket og følges opp av styret.. Kontrollutvalget har i 2 møter i 2010 fulgt opp kommunestyrets vedtak knyttet til Forvaltningsrevisjonsrapport vedrørende sosialtjenesten i Tydal i Kontrollutvalget er svært fornøyd med arbeidet administrasjonen har gjort for å få på plass retningslinjer og kvalitetssikre det tverrfaglige arbeidet innen helse, sosial og omsorg i Tydal kommune. Selskapskontroll: Kommunestyret vedtok i juni 2007 at rådmannen skulle legge frem forslag til rutiner for forvaltning og oppfølging av kommunens eierinteresser i utenforliggende selskaper og virksomheter. Kommunestyret opphevet dette vedtaket i sak 52/10 i sitt møte i desember Kommunestyret har gjennom det nye vedtaket i sak 52/10 gitt signaler om hvordan kommunens eierrepresentanter skal informere ordfører etter møter de deltar i. Videre skal kommunestyre få fremlagt årsmelding og regnskap fra alle selskap der Tydal kommune er eier. Kontrollutvalget mener det er begrenset behov for å igangsette selskapskontroll, dersom det ikke oppstår spesielle forhold. Andre forhold: Kontrollutvalget har også i 2010 hatt fokus på kommunens kvalitetsutviklingsprosjekt. Rådmannen har, også på eget initiativ, gitt kontrollutvalget en grundig oppdatering om status og planer for videreføring. Rådmannen har oppdatert utvalget om ulike prosjekt rundt interkommunalt samarbeid i Værnesregionen. Informasjonen er viktig bakgrunnsstoff for kontrollutvalget i forhold til tilsynsfunksjonen som utøves. Kontrollutvalget har bedt rådmannen om en ny oppdatering i Kontrollutvalget har i 2 møter i 2010 drøftet rapport 85 tilrådninger for styrkt eigenkontroll i kommunane, som en arbeidsgruppe nedsatt av Kommunal- og regionaldepartementet kom med i desember Ordfører, rådmann og revisor deltok i kontrollutvalgets møte i november 2010, da egenkontrollrapporten var oppe som sak siste gang. En av hovedanbefalingene i rapporten går på at det må være god rolleforståelse mellom aktørene i egenkontrollen, hvorav også kommunestyret er viktig, i tillegg til aktørene som deltok i møtet. Flere av de 85 anbefalingene ble drøftet. Både kontrollutvalget og administrasjonen mener rapporten er et nyttig oppslagsvekt og kan bidra i Tydal kommunens arbeid med kvalitetssikring og dermed styrke egenkontrollen i kommunen. Kontrollutvalgets økonomi og ressursbruk. Regnskapet for kontrollutvalget føres under ansvar 1007 Revisjon og kontrollutvalg. Kostnader til kjøp av tjenester til revisjon og sekretariatstjenester er i tråd med budsjettet. Kostnader til kontrollutvalgets egen virksomhet, (godtgjørelse, tapt arbeidsfortjeneste, kurs, mv) viser et samlet mindreforbruk på kr

21 Kontrollutvalget utarbeider i tråd med kommuneloven forslag til budsjett for kontrollutvalget, sekretariats- og revisjonsfunksjonen i kommunen og fremmer dette som sak til kommunestyret. Utvalget anser budsjettet som er avsatt til kontroll og tilsyn for å være forsvarlig sett i forhold til kontrollutvalgets ansvarsområde og de oppgavene som utvalget er satt til å løse. Når det gjelder ressurser til kontrollutvalgets sekretariat er det perioden brukt 80 timer mer enn budsjettert, uten at dette har medført økte kostnader for Tydal kommune. Merforbruket i 2010 var på 34 timer. Avslutning. I tillegg til en oppsummering av årets virksomhet anser kontrollutvalget årsmeldingen som et dokument for å informere om utvalget og dets virksomhet. Kontrollutvalget har gjennom året vært opptatt av dette og utvalget vil fortsatt arbeide for å øke bevisstheten om kontrollutvalgets oppgaver og ansvar. Kontrollutvalget er opptatt av å bygge opp egen kompetanse innen kontrollarbeidet og har deltatt på regional opplæring. Dette videreføres i Kontrollutvalgets arbeid krever et godt samarbeid med kommunestyret, administrasjonen, revisjonen og kontrollutvalgssekretariatet. Utvalget takker for kontakten som har vært i året som har gått og ser frem til samarbeidet fremover. På denne måten kan kontrollutvalget på sin måte bidra til en velfungerende forvaltning og størst mulig tillit til kommunen. Tydal Reidar Kjøsnes Kontrollutvalgets leder

22 Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Tydal kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Arvid Hanssen 033, &17 11/18-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges fram uten innstilling. Saksutredning Ingen. Møtedato Saksnr 005/11