Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune

Transkript

1 Møteinnkalling - Kontrollutvalget i Agdenes kommune Arkivsak: 12/42 Møtedato/tid: , kl. 09:00 Møtested: Rådhuset, formannskapssalen Deltagere: Sivert Arne Selvli, leder Per Arne Brevik Martin Vatn John Arne Selven Nils Olav Eriksen, 4. vara for Nilsen Forfall: Susanne Nilsen, nestleder Egil Øyangen, 1. vara for Nilsen Mari Elin D. Sterten, 2, vara for Nilsen Turid Braa, 3. vara for Nilsen (ikke nådd pr. telefon) Kopi: 1. varamedlemmer til orientering Ordfører Rådmann Revisjon Midt-Norge IKS Sakliste 008/12 009/12 010/12 011/12 012/12 013/12 014/12 015/12 Godkjenning av protokoll fra møte den Regnskap og revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse Forvaltningsrevisjonsrapport - Omdømme og omdømmebygging Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Kontrollutvalget - åpne eller lukkede møter? Referatsaker Orientering om aktuelle saker Eventuelt Eventuelle forfall meldes til Kontrollutvalgssekretariat Midt-Norge IKS v/ Eva J. Bekkavik på telefon , eller e-post: eva.bekkavik@konsek.no Varamedlemmer møter etter nærmere innkalling. Trondheim, Sivert Selvli (sign.) Leder av kontrollutvalget Eva J. Bekkavik konsulent, KonSek Side 1 av1 1

2 Godkjenning av protokoll fra møte den Saken behandles i Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 008/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/42-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte godkjennes. Utrykt vedlegg: Møteprotokoll fra kontrollutvalgets møte (utsendt tidligere) Saksutredning Godkjenning av møteprotokoll. 2

3 Regnskap og revisjonsberetning Kontrollutvalgets uttalelse Saken behandles i Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 009/12 Eva J. Bekkavik /67-5 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalgets uttalelse vedrørende Agdenes kommunes årsregnskap for 2011 oversendes kommunestyret. Kopi sendes formannskapet før de foretar innstilling i regnskapssaken. Vedlegg Regnskap og årsberetning 2011 Revisjonsberetning 2011 Kontrollutvalgets uttalelse til årsregnskapet 2011 Saksutredning Det er formannskapet som innstiller til kommunestyret i regnskapssaken. Kontrollutvalget skal i henhold til kommuneloven og forskrift om kontrollutvalg avgi en uttalelse om årsregnskapet til kommunestyret. Kopi av kontrollutvalgets uttalelse skal være formannskapet i hende tidsnok til at formannskapet kan ta hensyn til den før de avgir innstilling til kommunestyret. Administrasjonen er invitert til møtet i kontrollutvalget for å orientere om regnskap og årsmelding og svare på spørsmål. Revisjon Midt-Norge IKS har gjennomført årsrevisjonen for Agdenes kommune for 2011 i samsvar med kommuneloven, tilhørende forskrifter og i henhold til god kommunal revisjonsskikk og vedtatte revisjonsstandarder. Revisjonsberetning er avgitt , mottatt av sekretariatet Revisor konkluderer med at regnskapet er avlagt i samsvar med lov, forskrifter og god kommunal regnskapsskikk og gir uttrykk for kommunens drift gjennom året og kommunens økonomiske stilling pr Regnskapet for Agdenes kommune viser et mindreforbruk på kr Resultatet før finanstransaksjoner (brutto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 5,5 millioner kroner. Resultatet før regnskapsmessig bruk og avsetninger til fond (netto driftsresultat) viser et mindreforbruk på i overkant av 6,3 millioner kroner. Kontrollutvalgets sekretariat viser for øvrig til revisors beretning og det foreliggende årsregnskapet for Agdenes kommune for Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Under henvisning til forholdene som er omtalt ovenfor er kontrollutvalgets sekretariat av den oppfatning at årsregnskapet og årsrapporten for Agdenes kommune gir et forsvarlig uttrykk for kommunen sin virksomhet i 2011 og Agdenes kommunes økonomiske stilling pr. 3

4 Kontrollutvalgets sekretariat anbefaler kontrollutvalget å avgi en uttalelse til årsregnskapet for Agdenes kommune for 2011 som det fremgår av innstillingen i saken 4

5 5

6 6

7 KONTROLLUTVALGET Til kommunestyret i Agdenes KONTROLLUTVALGETS UTTALELSE OM AGDENES KOMMUNES ÅRSREGNSKAP FOR Kontrollutvalget har i møte , sak 9/2012 behandlet Agdenes kommunes årsregnskap for Årsregnskapet består av driftsregnskap, investeringsregnskap, balanseregnskap, økonomiske oversikter, noteopplysninger og pliktige budsjettopplysninger. Grunnlaget for behandlingen har vært det avlagte årsregnskapet, revisjonsberetningen, datert og administrasjonssjefens årsberetning. I tillegg har oppdragsansvarlig revisor og administrasjonen supplert kontrollutvalget med muntlig informasjon om aktuelle problemstillinger under behandlingen i kontrollutvalget. Årsregnskapet er gjort opp med et regnskapsmessig mindreforbruk på kr ,-. Under henvisning til utvalgets egen gjennomgang av regnskapsdokumentene og revisjonsberetningen for 2011, mener kontrollutvalget at årsregnskapet og årsberetningen for 2011 totalt sett gir et forsvarlig uttrykk for resultatet av Agdenes kommunes virksomhet for 2011 og for kommunens økonomiske stilling pr Kontrollutvalget anbefaler kommunestyret å godkjenne regnskapet for 2011 slik det er avlagt. Lensvik den Sivert Arne Selvli Kontrollutvalgets leder Kopi: Formannskapet 7 1

8 Forvaltningsrevisjonsrapport - Omdømme og omdømmebygging Saken behandles i Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 010/12 Eva J. Bekkavik 216, &58 11/143-6 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar rapporten til etterretning og legger den frem for kommunestyret med følgende innstilling: 1. Kommunestyret tar forvaltningsrevisjonsrapport Omdømme og omdømmebygging til etterretning. 2. Kommunestyret ber rådmannen følge opp anbefalingene i rapportens pkt Kommunestyret ber rådmannen gi kontrollutvalget skriftlig tilbakemelding om hvordan anbefalingene er fulgt opp innen utgangen av april Vedlegg Omdømme og omdømmebygging Saksutredning Omdømme og omdømmebygging i kommunene har vært et satsningsområde på nasjonalt plan. Distriktssenteret - Kompetansesenter for distriktsutvikling fikk blant annet i 2009 i oppdrag å: inspirere kommunar til å sette omdømmearbeid på dagsorden, og til å kome i gang med utviklingstiltak i eigen kommune. (KRD, mars 2009). I en rapport fra dette arbeidet peker man på hva omdømme og omdømmebygging er. Omdømmet til en kommune er summen av oppfatningene folk har av kommunen over tid. Videre heter det at: Å byggje omdømme handlar om å byggje verdi. Kritiske suksessfaktorar for omdømmebygging er forankring og strategi, leiarskap, produkt/tenester, etikk og samfunnsansvar, miljø og økonomi. Skal ein byggje omdømme i ein kommune, er det difor viktig at rådmann og ordførar, men også politikarar, kjenner til kvifor eit godt omdømme er viktig. Og kva det er som driv omdømmet i positiv retning. Det igjen må påverke kvardagen i handling og ord. Å gjere dette gjennom visjon, verdiar og strategi sikrar at alle kjenner til kor ein skal og korleis ein skal jobbe for å kome dit. Ein slik prosess bør byrje med identitetsjakt; kven er vi? Distriktssenterets rapport viser til at den som er opptatt av omdømme og omdømmebygging må gjøre noen strategiske valg. For det første må man finne ut hvem man er. Dernest er det viktig å finne ut hva man er god på. Dette er den identitetsjakten man starter med. Så må man, i dette tilfelle kommunen, stille seg spørsmålet om hvordan man ønsker å framstå for omverden. Og i neste omgang, hva vil vi? Er det spesielle ting man ønsker å oppnå og framstå som? Og hva må til for at dette skal oppnås? Plan for forvaltningsrevisjon for 2011 ble vedtatt av kommunestyret i sak 8/2011. Revisjon Midt-Norge har avgitt sin forvaltningsrevisjonsrapport den

9 Kontrollutvalgets bestilling Kontrollutvalget har i sin vurdering av risiko og vesentlighet i Agdenes kommune vurdert omdømme og omdømmebygging i Agdenes kommune som et viktig område å se nærmere på i Med bakgrunn i plan for forvaltningsrevisjon for 2011 foretok kontrollutvalget en bestilling av prosjektet hos Revisjon Midt-Norge IKS på møte den 9. mai Revisor var til stede på møtet og orienterte om mulige innfallsvinkler til en forvaltningsrevisjon med fokus på omdømme og omdømmebygging. Ut i fra kontrollutvalgets diskusjon tok revisor med seg innspill til utforming av en prosjektplan. Prosjektplan ble lagt frem for kontrollutvalget i sak 19/2011 Eventuelt på utvalgets møte den Kontrollutvalget sluttet seg til problemstillingene som revisjonen skisserte i prosjektplanen. Med bakgrunn i kontrollutvalgets bestilling har Revisjon Midt-Norge IKS formulert følgende hovedproblemstilling for undersøkelsen: Arbeider Agdenes kommune aktivt og systematisk med omdømmebygging? For å besvare hovedproblemstillingen har Revisjon Midt-Norge IKS formulert 4 delproblemstillinger: 1. Har kommunen gjennomført en bred prosess om visjon og verdier i den kommunale organisasjonen (Identitetsjakt)? 2. Har "Tiltaksplan for økt tilflytting" blitt iverksatt? 3. Er det iverksatt tiltak ut over " Tiltaksplan for økt tilflytting"? 4. Har iverksatte omdømmebyggingstiltak blitt evaluert? Revisjonens konklusjon Hovedproblemstilling: Arbeider Agdenes kommune aktivt og systematisk med omdømmebygging? Konklusjonen på denne problemstillingen, med bakgrunn i konklusjonene på delproblemstillingene, er at kommunen arbeider aktivt med omdømmebyggingstiltak, men at det er mangler i forhold til helhet og systematikk. Dette baserer seg spesielt på fravær av visjon og verdier, men også i forhold til oppfølging og evaluering av vedtatte planer. Delproblemstillinger: 1. Har kommunen gjennomført en bred prosess om visjon og verdier i den kommunale organisasjonen (Identitetsjakt)? Revisor konkluderer med at det ikke er gjennomført noen bred prosess om visjon og verdier i den kommunale organisasjonen. Forskningslitteraturen og nasjonale anbefalinger i forhold til omdømme og omdømmebygging presiserer at det er viktig å vite "hvem man er" (identitet) før man setter seg mål om "hva man vil være" (visjon) og finner ut "hvordan man kommer dit" (verdier). 2. Har "Tiltaksplan for økt tilflytting" blitt iverksatt? Tiltakene som er spesifisert i Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes synes i stor grad å være gjennomført. 9

10 3. Er det iverksatt tiltak ut over " Tiltaksplan for økt tilflytting"? Kommunen har også iverksatt andre tiltak som med rimelig sannsynlighet påvirker kommunens omdømme. Revisor konkluderer med at det er gjort et tilfredsstillende arbeid i forhold til å iverksette Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes, og at det er iverksatt andre tiltak som kan påvirke omdømmet i positiv retning. 4. Har iverksatte omdømmebyggingstiltak blitt evaluert? Det er gjennom revisors undersøkelser ikke synliggjort at kommunestyret eller administrasjon har evaluert Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes. Det er derimot gjennomført flere andre kvalitetssikringstiltak i forhold til de kommunale tjenestene. Brukerundersøkelsene kunne med fordel vært gjennomført på en større bredde av tjenesteområder. Revisor konkluderer med at de spesifikke omdømmebyggingstiltakene ikke er evaluert. Revisors anbefalinger: Det bør vurderes å utarbeide visjon og verdier for kommunen i forbindelse med prosessen knyttet til kommuneplanens samfunnsdel. Det bør vurderes å evaluere og rullere Tiltaksplan for økt tilflytting til Agdenes. Tor Arne Stubbe, Revisjon Midt-Norge IKS, vil gjenomgå rapporten på kontrollutvalgets møte 2. mai, samt svare på spørsmål fra kontrollutvalget Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Kontrollutvalgets sekretariat anser forvaltningsrevisjonsrapporten Omdømme og omdømmebygging" for å gi nyttig informasjon og den signaliserer punkter kommunen bør ha fokus på i det videre arbeidet. Sekretariatet anbefaler kontrollutvalget å ta rapporten til etterretning og legge den frem for kommunestyret med forslag om å be rådmannen følge opp revisors anbefalinger i rapportens pkt

11 Avtaler mellom kontrollutvalget og Revisjon Midt-Norge IKS Saken behandles i Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 011/12 Eva J. Bekkavik 12/24-1 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget slutter seg til avtale om gjennomføring av finansiell revisjon og avtale om gjennomføring av forvaltningsrevisjon. 2. Kontrollutvalget gir leder fullmakt til å skrive under på avtalene på utvalgets vegne. Vedlegg Avtale forvaltningsrevisjon 2012 Avtale finansiellrevisjon 2012 Utrykt vedlegg: Forskrift om kontrollutvalg, vedtatt av KRD Saksutredning I 2011 ble det innført en ny praksis der kontrollutvalget inngår årlige avtaler om leveranse av revisjonstjenester med Revisjon Midt-Norge IKS. Avtalene er ment å skulle spesifisere hvilket omfang av revisjonstjenester kontrollutvalget kan forvente i inneværende år, og nærmere regulere samarbeidet mellom kontrollutvalget og revisjonen. Disse avtalene er et supplement til selskapsavtalen for Revisjon Midt-Norge IKS som setter rammene for selskapets virksomhet og styring, og deltakernes bidrag til dette. Avtalene er også en del av oppfølgingen av det ansvaret som ligger på kontrollutvalget for å påse at kommunen har en forsvarlig revisjonsordning, slik det fremgår av kapittel 4 og 5 i kontrollutvalgsforskriften Vedrørende regnskapsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens årsregnskap og kommunale foretaks årsregnskap blir revidert på en betryggende måte, herunder holde seg løpende orientert om revisjonsarbeidet og påse at dette foregår i samsvar med de bestemmelser som følger av lov og forskrift, god kommunal revisjonsskikk og kontrollutvalgets instrukser, eller avtaler med revisor. Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss Vedrørende forvaltningsrevisjon: Kontrollutvalget skal påse at kommunens virksomhet årlig blir gjenstand for forvaltningsrevisjon. Kontrollutvalget skal utarbeide en plan for gjennomføring av forvaltningsrevisjon, planen vedtas av kommunestyret. Kommunestyret kan delegere til kontrollutvalget å foreta endringer i planperioden. Kontrollutvalget initierer de enkelte prosjekt gjennom egne saker i kontrollutvalget. Den videre oppfølging skjer i stor grad via kontrollutvalgets sekretariat. 11

12 Mer om dette finnes i kontrollutvalgsboken ss. 92. Avtaler med Revisjon Midt-Norge IKS Avtalene som foreligger har fått sin utforming gjennom dialog mellom revisjonen og sekretariatet og er ment å være en bevisstgjøring i innholdet i tjenestene som skal dekkes gjennom selskapsavtaler, samt avklare den årlige ressursbruken. Avtalene er utformet på en slik måte at de kan vedtas likt for alle kontrollutvalg, med unntak for ressursbruken i den enkelte kommune. For regnskapsrevisjon er det slik at revisor må bruke den tid som er nødvendig for å kunne bekrefte regnskapet. Tilgjengelige timer til forvaltningsrevisjon blir derfor justert på bakgrunn av forventet forbruk til regnskapsrevisjon og størrelsen på potten av totalt timetall som har blitt fordelt til Agdenes kommune. Rapportering på ressursbruken har vært diskutert mellom KonSek Midt-Norge IKS og Revisjon Midt-Norge IKS. Revisjonen har gjort det klart at de ikke vil rapportere ressursbruk til kontrollutvalgene på prosjektnivå, og at samlet forbruk for Agdenes kommune rapporteres årlig til Revisjon Midt-Norge IKS sitt representantskap. Timetall for 2012 For 2012 er anslått ramme til regnskapsrevisjon satt til 175 timer, det samme som i Ramme til forvaltningsrevisjon for 2012 er satt til 119 timer, mot 118 i Det legges opp til et revisjonsomfang på nivå med Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Avtalene gir informasjon om en del formelle krav knyttet til oppdrag og gjennomføring, det er lagt opp til at revisjonen gjennomføres effektivt, men samtidig med at nødvendig dialog med kontrollutvalget sikres. Avtalene er i tråd med de som kontrollutvalget gav sin tilslutning til i 2011, og kontrollutvalget oppfordres til å godkjenne avtalene for

13 13

14 14

15 15

16 16

17 Kontrollutvalget - åpne eller lukkede møter? Saken behandles i Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 012/12 Eva J. Bekkavik / Kontrollutvalgssekretariatets innstilling 1. Kontrollutvalget i Agdenes kommune vedtar å gjennomføre åpne møter. 2. Møtene kunngjøres på samme måte som for øvrige politiske utvalg i Agdenes kommune. Saksutredning Bakgrunn I 1993 trådte Lov om kommuner og fylkeskommuner (kommuneloven) i kraft. Med denne innføringen ble det samtidig stilt krav om opprettelse av folkevalgte kontrollutvalg. Kontrollutvalgene skulle, på vegne av kommunestyre/fylkesting, føre tilsyn med den løpende forvaltningen og påse at den skjedde på en økonomisk betryggende måte. Ved siden av kommunestyre/fylkesting og formannskap/fylkesutvalg er dette det eneste utvalget som er lovpålagt, og må derfor anses som å være gitt en betydelig rolle. En styrket egenkontroll er i tråd med politiske føringer for økt kommunalt selvstyre, og mindre statlig kontroll. Oppgaver og økonomiske ressurser er overført fra statlig til kommunalt hold, og fulgt av krav om forsterket kontroll for å påse at ressursene ble forvaltet på en betryggende måte. Blant annet var oppfølging av vedtak og bestemmelser en sentral oppgave for kontrollapparatet. Et annet forhold som forsterket begrunnelsene for økt kontroll var innbyggernes antatt økende bekymring for effektivitet og riktige avgjørelser omkring fordeling av goder og byrder. I denne rollen ble kontrollutvalgene pålagt oppgaven som en slags garantist overfor både statlig hold og kommunens/fylkeskommunens innbyggere. Atter en funksjon for kontrollutvalgene var som uavhengige evaluatorer av kommunens virksomhet. I en tid hvor stadig flere kommuner/fylkeskommuner innførte styringsmodeller preget av bestiller/utfører-roller skulle kontrollapparatets virksomhet bidra til læring og bedre styring. I forskriftene tilhørende kommuneloven av 1992 (FOR ) var kontrollutvalgene pålagt å holde møtene sine for lukkede dører. Denne bestemmelsen var en konsekvens av de spesielle oppgavene som ble lagt til kontrollutvalget, og et unntak fra den generelle bestemmelsen om at møter i kommunale/fylkeskommunale organer som utgangspunkt skal være åpne. I tillegg til medlemmene i utvalget, ble ordfører/fylkesordfører og revisor gitt møte- og talerett. Det har i de senere tiårene vært en utvikling mot stadig større krav til åpenhet i offentlig forvaltning. Allerede med offentlighetsloven i 1970 kom bestemmelsene om at et hvert 17

18 forvaltningsorgan plikter å vurdere om dokumenter helt eller delvis likevel bør gjøres kjent, selv om de etter loven kan unntas for offentlighet (mer-offentlighetsprinsippet). Ulike sider ved offentlighet i forvaltningen ble igjen tatt opp i St.meld. 32 ( ) Om offentlighetsprinsippet i forvaltningen. Denne meldingen ble lagt frem som et grunnlag for drøfting av offentlighetsprinsippet og behov for økt åpenhet i forvaltningen. Ny offentlighetslov understreker betydningen av å etterleve offentlighetsprinsippet. Prinsippene om allmennhetens innsyn i forvaltningen er således forsterket gjennom de senere år, og regnes i dag som et grunnleggende demokratisk prinsipp. Forhold som likevel kontinuerlig er til stede i samfunnsdebatten er hvem som bør omfattes av offentlighetsprinsippet, og hvilke hensyn som bør ligge til grunn for de unntak som skal gjøres. På samme måte som for øvrige kommunale/fylkeskommunale organer er kontrollutvalget omfattet av offentlighetsprinsippet. Frem til den siste endringen i kommuneloven var imidlertid dette begrenset til dokumentoffentlighet, og ikke omfattet av møteoffentlighet. Ved å gi kontrollutvalgene mulighet til åpne møter, signaliserte den siste lovendringen at offentlighetsprinsippet er styrket i perioden fra innføringen av kommuneloven. Endring i kommuneloven Med den siste endringen i kommuneloven og tilhørende forskrifter følger muligheten for at utvalget selv kan fatte vedtak om hvorvidt møter skal føres for åpne1 eller lukkede dører. 77. Kontrollutvalget 8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Dette innebærer at dersom kontrollutvalget ikke fatter et vedtak om at møtene deres i utgangspunktet skal holdes for åpne dører er det bundet av bestemmelsen om at møtene føres for lukkede dører. Dersom utvalget finner det formålstjenlig å åpne møtene kan det fattes vedtak om dette, som gjøres gjeldene for fremtidig praksis. Forslag om lovendring i kommuneloven I Kommunal- og regionaldepartementets rapport 85 tilrådningar for styrkt eigenkontroll i kommunane (desember 2009), som kontrollutvalget i forrige periode har fått et sammendrag av - og som følger som vedlegg i denne saken, er det fremmet forslag om en lovendring av kommunelovens 77 nr 8. Det foreslås at kontrollutvalgets møter som hovedregel skal være åpne. 1 Mulighet for enhver som ønsker det å være tilstede som publikum, men uten rettigheter som tale-, forslagseller stemmerett. 18

19 Saker unntatt offentlighet Dersom utvalget velger å holde møtene sine åpne, vil det imidlertid forekomme unntak, i de tilfeller hvor utvalget skal behandle saker som er av en karakter som unntar dem fra offentlighet. Dette kan enten være saker som: 1. Er underlagt lovgitte bestemmelser om taushetsplikt i.h.t. Forvaltningsloven 13. (taushetsplikt): Enhver som utfører tjeneste eller arbeid for et forvaltningsorgan, plikter å hindre at andre får adgang eller kjennskap til det han i forbindelse med tjenesten eller arbeidet får vite om: 1) noens personlige forhold, eller 2) tekniske innretninger og fremgangsmåter samt drifts- eller forretningsforhold som det vil være av konkurransemessig betydning å hemmeligholde av hensyn til den som opplysningen angår. 2. Saker hvor utvalget lar skjønnsmessige vurderinger tilsi at opplysninger skal unntas fra offentlighet (taushetsrett). Eksempel på denne type saker er slike det henvises til i kommunelovens 31 hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. Her fastslås det imidlertid at personalsaker alltid skal behandles for lukkede dører. Dette er bestemmelser som gjelder både i forbindelse med dokumenthåndtering, møtevirksomhet og andre situasjoner hvor slik informasjon behandles. Pr. i dag, hvor møtene er lukket for allmennheten, får bestemmelsene først og fremst betydning i forbindelse med håndtering av møtedokumentene. I tilfeller hvor det er påkrevd, unntas dokumentene for innsyn, og blir følgelig tilgjengelig kun for kontrollutvalg og revisjon. Dersom man generelt har åpne kontrollutvalgsmøter vil tilsvarende saker medføre at en, i tillegg til å skjerme dokumenter, også må lukke dørene ved behandling av den aktuelle saken. Øvrige saker på møtene behandles da for åpne dører. Motsatt er det imidlertid ikke en selvfølge at lukkede møter må medføre at dokumentene unntas offentlighet. Adgangen til å lukke dører er vid, ut fra en begrunnelse at man ikke alltid på forhånd vet hva som vil bli sagt under møtet. Dette hensynet tilsier likevel ikke at allmennheten skal hindres i å få innsyn i dokumentene som hører til en sak. Et vedtak om å endre praksis fra lukkede til åpne møter vil dermed tilsi at 1. Kontrollutvalgets møter er i utgangspunktet åpne for allmennheten, med unntak for de saker som følger av bestemmelsene om taushetsplikt og taushetsrett. I slike tilfeller lukkes dørene ved behandling av den aktuelle saken. 2. Personalsaker og andre saker som er omfattet av bestemmelsen om taushetsplikt skal alltid behandles for lukkede dører. Likeså skal dokumentene i slike saker unntas offentlighet. 3. I enkelte saker kan skjønnsmessige vurderinger tilsi at lukkede dører velges, selv om loven ikke pålegger det. Det må likevel vurderes om saksdokumentene kan gjøres offentlige. 19

20 Uten å ha gjennomgått sakene i kontrollutvalget de senere år detaljert, er det vel få eller ingen saker som har vært av en slik karakter at møtedokumentene er unntatt offentlighet. I en situasjon med åpne møter kan det imidlertid tenkes at noen av sakene ville blitt behandlet bak lukkede dører, selv om dokumentene var offentlige. Hvor mange dette eventuelt ville gjelde er vanskelig å anslå. Dersom utvalget velger å endre praksis til åpne møter bør det være en intensjon at de nødvendige, men ikke flere saker, behandles med dørene lukket. ULIKE ASPEKTER VED ÅPNE OG LUKKEDE MØTER Synlighet En ønsket effekt av å synliggjøre utvalgets virksomhet er en større forståelse for nytten av kontrollorganenes arbeid, og for at kontrollutvalg og revisjon er en viktig del av virksomhetsstyringen. I den sammenhengen bør møteformen, med lukkede eller åpne møter, være et forhold å vurdere nærmere. Økt tilgang på informasjon om utvalgets arbeid kan skape økt interesse og dermed mindre avstand mellom kontrollorganene og kommunal virksomhet for øvrig. Muligheten for å være synlig avhenger imidlertid ikke av hvorvidt utvalget holder møtene sine for åpne dører andre informasjonskanaler kan være vel så viktige. Tilgjengeligheten og signaleffektene som vises utad ved eventuell overgang til åpne møter vil imidlertid være betydelig. Åpne møter innebærer at publikum kan være tilstede for å overhøre forhandlingene og deretter referere fra dem. Mulighetene for økt debatt om utvalgets saker er dermed til stede. Det er grunn til å anta at media vil benytte anledningen til å overvære møter for å få informasjon om konkrete saker av interesse, til bruk i nyhetsoppslag. Dessuten gir det publikum muligheter for å viderebringe informasjon til media, dersom media selv ikke er tilstede. Oppmerksomhet og debatt i media er et signal på at konkrete saker og virksomheten i seg selv er av betydning for innbyggerne. Åpne dører vil også være en forsikring om at kommunens saker underlegges god kontroll og sikres en forsvarlig behandling. Innsyn, kritiske kommentarer og debatt kan underbygge at virksomheten drives legitimt. En av målsettingene med kontroll- og tilsynsarbeidet er å bidra til å styrke allmennhetens tillit til den kommunale forvaltningen. Ved å åpne utvalgets møter vil informasjon og drøftinger bli tilgjengelige for den som måtte ønske det. Gjennom mulighet til å delta på møtene gis den/de som måtte ha betenkeligheter omkring utvalgets uavhengighet økt mulighet for å observere direkte. Dersom møtene åpnes kan det i seg selv gi et inntrykk av en åpenhet basert på at utvalget har en arbeidsform som underbygger deres uavhengighet. Fri debatt med tilhørere tilstede En annen side som berører spørsmålet om uavhengighet er muligheten for at tilhørere i møtene kan hindre nødvendig åpenhet i en del diskusjoner. I saker hvor taushetsbelagt informasjon behandles eller andre forhold tilsier at behandlingen skal/bør unntas offentlighet, må dørene selvfølgelig lukkes for andre enn utvalg, revisor og sekretariat. I andre saker kan det derimot ligge an til en offentlig behandling, men likevel kunne berøre punkter underveis hvor det er fordeler ved drøftinger uten tilhørere. En fri og hensiktsmessig debattform bør ikke reduseres med publikum tilstede. Det er viktig at saker belyses godt, og at nødvendig informasjon ikke holdes tilbake på grunn av at det er tilhørere i møtene. For at åpne møter skal bli en styrke for kontrollarbeidet, og ikke et hinder, fordrer det at utvalget selv er bevisst på at informasjonsutvekslingen ikke må hindres av eventuelle tilhørere. Dersom det underveis i møteforhandlingene kommer opp tema som krever unntak fra offentlighet kan utvalget vedta å lukke dørene i den konkrete saken, eller ta informasjon opp i en senere sak som i sin helhet behandles for lukkede dører. 20

21 Aktiv informasjon om møter Utgangspunktet for å foreta en overgang fra lukkede til åpne møter må være en intensjon om at saker som behandles av kontrollutvalget skal synliggjøres i større grad enn pr. i dag. Ved å fatte et vedtak om å åpne dørene forplikter utvalget seg samtidig til å aktivt informere om møtene sine. Bestemmelsen i kommuneloven 32 sier at Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. Hva som er hensiktsmessig blir et skjønnsspørsmål, men det vil i dette tilfellet være naturlig å benytte de samme kanaler som brukes i forbindelse med øvrige møter i de folkevalgte organene i kommunen. Det skal også legges til rette for at forhandlingene skal kunne tas opp på lydbånd, video eller kringkastes over radio eller fjernsyn (kommuneloven 31), under forutsetning av at det ikke forstyrrer behandlingen av saker. Kontrollutvalgssekretariatets konklusjon Møteoffentlighet i folkevalgte organer har, med noen unntak, lange tradisjoner i kommunal sektor. Kontrollutvalg har tidligere vært pålagt å avholde møter for lukkede dører, men ble ved endring i kommuneloven fra gitt anledning til selv å treffe vedtak om at møtene holdes for åpne dører, med de unntak som loven måtte pålegge dem å gjøre. Spørsmål om vurdering av lovendring, som gjør at møtene som hovedregel skal være åpne, gjør det aktuelt at kontrollutvalget tar en diskusjon om åpne eller lukkede møter nå. Synlighet, åpenhet og uavhengighet i kontroll- og tilsynsarbeidet er sentrale målsettinger for kontrollutvalget. Ved å åpne møtene for allmennheten økes mulighetene for innsyn og engasjement, for enkeltpersoner og media. På den måten underbygges tilliten til at kommunens virksomhet er underlagt god kontroll og at politiske vedtak blir fattet ut fra forsvarlige beslutningsgrunnlag og fulgt opp administrativt. Dersom kontrollutvalget velger å avholde fremtidige møter for åpne dører, med de nødvendige unntak, må det være en intensjon at møteforhandlingene fortsatt skal ha frie og uavhengige debatter. En forutsetning for at en slik ordning skal ha positiv effekt er at eventuell økt oppmerksomhet betraktes som en fordel for utvalgets arbeid, og at tilhørere ikke virker begrensende på utvalgets debatter. Dersom kontrollutvalget ønsker en bredere debatt rundt temaet åpne eller lukkede møter, kan endelig vedtak fattes senere. Som det fremgår av innstillingen foreslår sekretariatet at møtene åpnes nå, da dette er en utvikling som er riktig og som også etter all sannsynlighet blir lovfestet i inneværende valgperiode. 21

22 Referatsaker Saken behandles i Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 013/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/42-2 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Kontrollutvalget tar referatsakene til orientering. Vedlegg Melding om politisk vedtak - Kontrollutvalgets årsmelding 2011 Årsrapport Kemneren i Orkdal, Rindal og Agdenes Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Kemnerens svar på rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjon på høring Saksutredning Kontrollutvalget har fått seg forelagt følgende dokumenter som referatsaker: Melding om politisk vedtak, kommunestyrets sak 20/2012 Årsrapport 2011 Kemneren i Orkdal, Rindal og Agdenes Rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen i 2011 Kemnerens svar på rapport fra stedlig kontroll av skatteoppkreverfunksjonen Kontrollrapport 2011 vedr. skatteoppkreverfunksjonen Status og bruk av foreløpig rapport av forvaltningsrevisjons på høring, brev fra Revisjon Midt-Norge IKS til alle kontrollutvalgene i IKS-samarbeidet. Kontrollutvalgets sekretariat viser til de vedlagte dokumentene som legges frem som referatsaker. 22

23 Side 1 av 3 SAMLET SAKSFRAMSTILLING Arkivsak: 12/163 ÅRSMELDING FOR KONTROLLUTVALGET Saksbehandler: John Ola Selbekk Saksnr.: Utvalg 20/12 Kommunestyret Arkiv: 033 Møtedato

24 Side 2 av 3 SAKSFRAMLEGG Saksbehandler: Arkivsaksnr.: John Ola Selbekk 12/163 Arkiv: 033 KONTROLLUTVALGETS ÅRSMELDING 2011 Kontrollutvalgets innstilling: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2011 til orientering. Vedlegg: Utskrift av kontrollutvalgets behandling i sak 6/12 den Kontrollutvalgets årsmelding Saksopplysninger: Det vises til vedleggene. Vurdering: Det vises til vedleggene. 24

25 Side 3 av 3 Saksprotokoll Utvalg: Møtedato: Sak: Kommunestyret /12 Resultat: Innstilling vedtatt Behandling: Forslag i møtet: Ingen. Votering: Enstemmig som rådmannens innstilling. Vedtak: Kommunestyret tar kontrollutvalgets årsmelding 2011 til orientering. Sendes: KONSEK 25

26 26

27 27

28 28

29 29

30 30

31 31

32 32

33 33

34 34

35 35

36 36

37 37

38 38

39 39

40 40

41 41

42 42

43 43

44 44

45 45

46 46

47 47

48 48

49 49

50 50

51 51

52 52

53 Orientering om aktuelle saker Saken behandles i Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Saksnr 014/12 Eva J. Bekkavik 033, &17 12/42-3 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. Saksutredning Gjennomgang av medlemmenes innspill vedrørende aktuelle saker fra de politiske utvalgene, eventuelt innspill fra andre. 53

54 Eventuelt Saken behandles i Kontrollutvalget i Agdenes kommune Saksbehandler: Arkivkode: Arkivsaknr.: Møtedato Eva J. Bekkavik 033, &17 12/42-4 Kontrollutvalgssekretariatets innstilling Saken legges frem uten forslag til vedtak. 54 Saksnr 015/12