Saksframlegg. Trondheim kommune. Åpne møter i kontrollkomiteen Arkivsaksnr.: 07/ Forslag til vedtak: Saken legges frem uten innstilling

Transkript

1 Saksframlegg Åpne møter i kontrollkomiteen Arkivsaksnr.: 07/41528 Forslag til vedtak: Saken legges frem uten innstilling Saksfremlegg - arkivsak 07/

2 Saksutredning: Bakgrunn Kontrollkomiteen hadde i møte spørsmålet om åpne/lukkede møter opp til drøfting. Sekretariatet ble på denne bakgrunn bedt om å legge frem en ny sak i løpet av første halvår 2008, hvor det bl.a skulle innhentes erfaringer fra øvrige kontrollutvalg. Historikk I forskriftene tilhørende kommuneloven av 1992 (FOR ) var kontrollutvalgene pålagt å holde møtene sine for lukkede dører. Denne bestemmelsen var en konsekvens av de spesielle oppgavene som ble lagt til kontrollutvalget, og et unntak fra den generelle bestemmelsen om at møter i kommunale organer som utgangspunkt skal være åpne. I tillegg til medlemmene i utvalget, ble ordfører og revisor gitt møte- og talerett. Det har i de senere årene vært en utvikling mot stadig større krav til åpenhet i offentlig forvaltning. Allerede med offentlighetsloven i 1970 kom bestemmelsene om at ethvert forvaltningsorgan plikter å vurdere om dokumenter helt eller delvis likevel bør gjøres kjent, selv om de etter loven kan unntas for offentlighet (meroffentlighetsprinsippet). Ulike sider ved offentlighet i forvaltningen ble igjen tatt opp i St.meld. 32 ( ), om offentlighetsprinsippet i forvaltningen. Denne meldingen ble lagt frem som et grunnlag for drøfting av offentlighetsprinsippet og behov for økt åpenhet i forvaltningen. I NOU 2003:30, Ny offentlighetslov, understrekes betydningen av å etterleve offentlighetsprinsippet. Prinsippene om allmennhetens innsyn i forvaltningen er således forsterket gjennom de senere år, og regnes i dag som et grunnleggende demokratisk prinsipp. Forhold som likevel kontinuerlig er til stede i samfunnsdebatten er hvem som bør omfattes av offentlighetsprinsippet, og hvilke hensyn som bør ligge til grunn for de unntak som skal gjøres. På samme måte som for øvrige kommunale/fylkeskommunale organer er kontrollutvalget omfattet av offentlighetsprinsippet. Frem til den siste endringen i kommuneloven var imidlertid dette begrenset til dokumentoffentlighet, og ikke omfattet av møteoffentlighet. At offentlighet har en sterk forankring i norsk rett, understrekes også av at det av Grunnloven 100 nr. 5 og 6 fremgår følgende: Enhver har ret til indsyn i Statens og kommunernes akter og til at følge forhandlingene i retsmøder og folkevalgte organer. Det kan i lov fastsettes begrænsninger i denne ret du fra hensyn til personvern og av andre tungtveiende grunde. Det påligger statens myndigheter at lægge forholdene til rette for en aaben og oplyst offentlig samtale. Endring i kommuneloven Kontrollutvalget kan nå selv bestemme hvorvidt møter skal føres for åpne eller lukkede dører: Kommuneloven 77 nr. 8. Kontrollutvalgets møter holdes for lukkede dører dersom ikke utvalget selv har bestemt noe annet. Dersom møtet holdes for åpne dører, skal dørene likevel lukkes dersom utvalget skal behandle opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt. 31 nr. 3 siste punktum gjelder tilsvarende. Saksfremlegg - arkivsak 07/

3 Ved å gi kontrollutvalgene mulighet til åpne møter, signaliserte den siste lovendringen at offentlighetsprinsippet er styrket i perioden fra innføringen av kommuneloven. Åpne møter innebærer at alle som ønsker det kan være tilstede og overhøre debatter i komiteen. Eventuelle tilhørere vil ikke ha tale-, forslags- eller stemmerett. Selv om kontrollkomiteen beslutter å holde møtene åpne, vil det likevel bli nødvendig å lukke møtene i følgende tilfeller: 1. Ved behandling av opplysninger som er underlagt lovbestemt taushetsplikt 2. Ved behandling av saker hvor hensynet til personvern eller andre tungtveiende private eller offentlige interesser tilsier dette. 3. Ved behandling av personalsaker. En gjennomgang av saker behandlet av kontrollkomiteen siden , viser at det i 3 av i alt 100 behandlede saker ville vært nødvendig å lukke møtet dersom åpne møter hadde vært praktisert. 2 av sakene var personalsaker. Ulike aspekter ved åpne og lukkede møter En ønsket effekt av å synliggjøre komiteens virksomhet er en større forståelse for nytten av kontrollorganenes arbeid, og for at kontrollutvalg og revisjon er en viktig del av virksomhetsstyringen. I den sammenhengen bør møteformen, med lukkede eller åpne møter, være et forhold å vurdere nærmere. Økt tilgang på informasjon om kontrollkomiteens arbeid kan skape økt interesse og dermed mindre avstand mellom kontrollorganene og kommunal virksomhet for øvrig. Muligheten for å være synlig avhenger imidlertid ikke av hvorvidt komiteen holder møtene sine for åpne dører andre informasjonskanaler kan være vel så viktige. Tilgjengeligheten og signaleffektene som vises utad ved eventuell overgang til åpne møter vil imidlertid være betydelig. Åpne møter innebærer at publikum kan være tilstede for å overhøre forhandlingene og deretter referere fra dem. Mulighetene for økt debatt om utvalgets saker er dermed til stede. Det er grunn til å anta at media vil benytte anledningen til å overvære møter for å få informasjon om konkrete saker av interesse, til bruk i nyhetsoppslag. Oppmerksomhet og debatt i media er et signal på at konkrete saker og virksomheten i seg selv er av betydning for innbyggerne. Åpne dører vil også være en forsikring om at kommunens saker underlegges god kontroll og sikres en forsvarlig behandling. Innsyn, kritiske kommentarer og debatt kan underbygge at virksomheten drives legitimt. En av målsettingene med kontroll- og tilsynsarbeidet er å bidra til å styrke allmennhetens tillit til den kommunale forvaltningen. Ved å åpne kontrollkomiteens møter vil informasjon og drøftinger bli tilgjengelige for den som måtte ønske det. Gjennom mulighet til å delta på møtene gis den/de som måtte ha betenkeligheter omkring utvalgets uavhengighet økt mulighet for å observere direkte. Dersom møtene åpnes kan det i seg selv gi et inntrykk av en åpenhet basert på at utvalget har en arbeidsform som underbygger deres uavhengighet. På den annen side kan åpne møter legge en demper på den frie meningsytring som erfaringsmessig forekommer i kontrollkomiteen. Møtene i kontrollkomiteen har en form som gjør at svært lite av det som sies i forhandlingene refereres utenfor møtet, foruten vedtaket som er fattet. Spørsmålet er hvorvidt en åpning av møtene, hvor forhandlingene holdes med publikum tilstede, vil skape noe hinder for den frie Saksfremlegg - arkivsak 07/

4 debatten på møtet. I saker hvor taushetsbelagt informasjon behandles eller andre forhold tilsier at behandlingen skal/bør unntas offentlighet, må dørene selvfølgelig lukkes for andre enn utvalg, revisor og sekretariat. I andre saker kan det derimot ligge an til en offentlig behandling, men likevel kunne berøre punkter underveis hvor det er fordeler ved drøftinger uten tilhørere. En fri og hensiktsmessig debattform bør ikke reduseres med publikum tilstede. Det er viktig at saker belyses godt, og at nødvendig informasjon ikke holdes tilbake på grunn av at det er tilhørere i møtene. For at åpne møter skal bli en styrke for kontrollarbeidet, og ikke et hinder, fordrer det at komiteen selv er bevisst på at informasjonsutvekslingen ikke må hindres av eventuelle tilhørere. Dersom det underveis i møteforhandlingene kommer opp tema som krever unntak fra offentlighet kan utvalgsleder vedta å lukke dørene i den konkrete saken, eller ta informasjon opp i en senere sak som i sin helhet behandles for lukkede dører. En annen viktig forskjell det er verdt å merke seg, er at ved åpne møter kan det refereres fra alt som blir sagt under møtet. Aktiv informasjon om møter Ved å fatte et vedtak om å åpne dørene forplikter kontrollkomiteen seg samtidig til å aktivt informere om møtene sine. Bestemmelsen i kommuneloven 32 sier at Møte som skal holdes for åpne dører, skal gjøres kjent på hensiktsmessig måte. Hva som er hensiktsmessig blir et skjønnsspørsmål, men det vil i dette tilfellet være naturlig å benytte de samme kanaler som brukes i forbindelse med øvrige møter i de folkevalgte organene i Trondheim kommune. Det skal også legges til rette for at forhandlingene kan tas opp på lydbånd, video eller kringkastes over radio eller fjernsyn (kommuneloven 31), under forutsetning av at det ikke forstyrrer behandlingen Erfaringer gjort av andre kontrollutvalg Sekretariatet har vært i kontakt med flere kontrollutvalg som har praktisert åpne møter siden lovendringen. Dette er henholdsvis kontrollutvalgene i Sør-Trøndelag fylkeskommune, Nord-Trøndelag fylkeskommune, Møre og Romsdal, Kristiansund kommune og Oslo kommune. Oppsummert kan tilbakemeldingene fra de respektive sekretariat, sies å være at de generelt ikke har registrert noen negative konsekvenser ved overgang til åpne møter. Dette kan delvis skyldes at det jevnt over er få tilhørere på møtene, slik at det er symboleffekten av å ha åpne møter som er den største endringen. Eksempelvis har Oslo praktisert åpne møter siden 2005, og sekretariatet opplyser at det har vært tilhørere kun på noen få møter. Kontrollutvalget i Sør-Trøndelag Fylkeskommune har gjennomført en egenevaluering av virksomheten i perioden , og sier følgende om åpne møter: Som et av det aller første kontrollutvalg i landet åpnet utvalget sine møter for allmennheten gjennom vedtak i møte den som sak KU-66/2004. Formålet var å gi allmennheten bedre innsyn i utvalgets arbeid. Utvalget anser åpningen av møtene som positivt, men antall besøk i møtene har vært heller lavt. Det er kun Nord-Trøndelag fylkeskommune som gir tilbakemelding om negative erfaringer. Dette henspeiler seg til at de har opplevd det vanskeligere å få opplysninger fra revisor etter at møtene ble åpnet. De vil derfor endre reglementet slik at møtene lukkes når revisor skal gi orienteringer. Publisering på internett I forbindelse med drøftingen om åpne/lukkede møter, vil sekretariatet også be komiteen om å gi føringer for praksis omkring publisering av saker på internett. Saksfremlegg - arkivsak 07/

5 På Trondheim kommune.no under demokrati og politikk er det mulig å gå inn og få en oversikt over alle saker og protokoller for samtlige politiske organ i Trondheim kommune. Innledningsvis er det sagt følgende: Møteinnkalling og saksdokumenter publiseres en uke før møtene avholdes. Protokoller legges ut så snart de er godkjent. Opptak fra bystyremøtene publiseres dagen etter møtet (fredag). Kontrollkomiteens sekretariat tilstreber å følge denne praksisen. Det har imidlertid vært ulik praksis med tanke på hvilke dokumenter som publiseres. Slik vi gjør det nå, er det bare saksfremstillingene som legges ut. Dvs. at eventuelle forvaltningsrevisjonsrapporter ikke er mulig å finne på disse sidene. Trondheim kommunerevisjon publiserer imidlertid rapportene på sine hjemmesider dagen etter at komiteen behandler dem. Sekretariatet mener at det bør være mulig å finne vedleggene til en sak under demokrati og politikk, enten ved at de legges ved som pdf.fil eller ved at det legges inn en link til revisjonens hjemmesider. Om rapportene gjøres tilgjengelige før eller etter møtet, blir opp til komiteen å vurdere. Sekretariatet vil imidlertid bemerke at i forarbeidene til ny offentlighetslov, er det sagt at når det gjelder vedlegg regnes dette som en del av saksdokumentet dersom saksfremlegget og vedlegget innholdsmessig må ses samlet, jf. forslag til ny offentlighetslov 4: definisjonar. Konklusjon Saken legges frem uten innstilling. Kontrollkomiteens sekretariat, Monica Grøtte sekretariatsleder Saksfremlegg - arkivsak 07/