ENGERJORDET SAMEIE og VEL Årsmøtet Sak 1 SAKER TIL ÅRSMØTET

Transkript

1 Sak 1 SAKER TIL ÅRSMØTET 1 ÅRSBERETNING STYRE OG UTVALG BOMILJØ OG SIKKERHET TOMTEGRENSER REGNSKAP OG SAMEIEAVGIFT SAK3/ SETNINGER SAK4/2001 LEKEPLASSEN SAK 5/ OVERVANN, RESTASFALTERING, VANN OG AVLØP REGNSKAP 2001, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2002 OG ANSLAG RESULTATREGNSKAP BALANSE REVISORBERETNING MERKNADER TIL FORSLAGET HOVEDPLAN FOR SETNINGSTILTAK OG VANN OG AVLØP SETNINGER INFRASTRUKTUR FOR VANN OG AVLØP FINANSIERING GJENNOMFØRING AV PLANEN FELLESAREALET VED LEKEPLASSEN NÆRMILJØANLEGG RULLEBRETTRAMPEN FERDIGSTILLING AV ANLEGGET VEDRØRENDE LEKEPLASSEN INNMELDT AV NETLAND, NR ENDRING AV VEDTEKTENES VALG AV STYREMEDLEMMER, VARAMEDLEMMER OG UTVALG VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR

2 Sak 1 1 ÅRSBERETNING 1.1 Styre og utvalg Det har vært en styreperiode siden forrige årsmøte. I perioden har styret bestått av: Jørgen Berg, nr 158, styremedlem (stiller til gjenvalg) Knut Erik Davidsen, nr 146, styremedlem (ikke på valg) Geir Dotzler, nr 72, styremedlem, kasserer (stiller til gjenvalg) Steinar Hermansen, nr 152, formann (ikke på valg) Kristin Kjølberg, nr 54, styremedlem (stiller til gjenvalg) Tone Løfsgaard, nr 84, varamedlem (ikke på valg) Inge Myhrvold, nr 51, varamedlem (ikke på valg) Det vært avholdt 7 styremøter og i tillegg har det vært omfattende arbeid og møtevirksomhet i forbindelse med gjennomføring av prosjektene. Valgkomiteen har bestått av: Mette G Skålhegg, nr 69 (stiller til gjenvalg) Jørgen Ødegaard, nr 110 ( ikke på valg) Grendemiljøkomiteen har bestått av: Fam Gjestvang/Gundhus, nr 160 (stiller ikke til gjenvalg) Fam Fossheim/Solum, nr 43 (stiller til gjenvalg) Familien Hognestad/Svennevik, nr 26 (stiller til gjenvalg) Familien Kuzinski, nr 104 (stiller til gjenvalg) - 2 -

3 Sak Bomiljø og sikkerhet Grendemiljøkomiteen Komiteen har igjen gjort en stor innsats for trivselen på Engerjordet. Det er gjennomført dugnader, fest på 17 mai, julegrantenning og skøytekarneval. Takk til komiteen! Også i år ble skøytebanen anlagt og vedlikeholdt av Bjørn Solum. Styret takker for innsatsen på vegne av oss alle. Stor takk også til dere som har gjort en dugnadsinnsats langt ut over det som kan forventes Trafikksikkerhet Arbeidet med å få anlagt nye fartsdumper har ikke vært prioritert. Saken vil bli fulgt opp i neste styreperiode. Styret vil igjen benytte anledningen til å understreke det ansvaret hver enkelt av oss har for trafikksikkerheten på Engerjordet. Kjør forsiktig, og be andre om å gjøre det samme. 20 km/t er mer enn fort nok når barna er ute og leker. Tenk også på hvor dere parkerer bilen og på hvordan deres egne busker og trær påvirker sikten for bilistene Brøyting og strøing Dette arbeidet er i år utført av AS Gårdpass, som stort sett har utført jobben på en tilfredsstillende måte. Kontrakten med Gårdpass går ut i april 2002, så styret arbeider med å innhente nye anbud Brannsikring Styret vil minne om forslaget til forbedring av brannsikkerheten av rekkehusene på området. Forslaget er delt ut til hvert enkelt hus og er også tilgjengelig på Engerjordets hjemmeside Vedlikehold av fellesarealene Vedlikeholdet av fellesarealene har vært ivaretatt av anleggsgartner Frode Borgund. Styret arbeider med å innhente nye anbud for sommersesongen. Det vil ta noen år før arealene vil fremstå i bedre stand enn i dag. Etter å ha innhentet synspunkter fra de mest berørte sameierene har styret besluttet at trærne på fellesarealet ved pumpestasjonen ikke skal felles, jf innkallingen til årsmøtet Den lille hytta som er bygd på området vil bli fjernet da den ikke oppfyller de lovfestede kravene til lekeapparater Containerordningen Det er blitt bestilt containere til juletrær, vår- og høstrydding. Avfallet er blitt sortert slik at vi har unngått tilleggskostnader. Ordningen vil også gjennomføres i år Engerjordet på Internett Internett adressen er nå operativ. Forløpig benytter vi oss av den reklamefinansiert portaltjenesten Yahoogroups! Dette er kostnadsfritt for Sameiet, men ikke en optimal løsning. Styret vurderer andre alternativer. Informasjon av felles interesse for sameierne på Engerjordet er tilgjenglig fra bla. vedtekter, garasjebevis, velkomstbrosjyre, forsikringspolise. Videre blir innkallinger, underlag og protokoll fra årsmøtene arkivert her sammen med annen løpende informasjon fra sameiets organer. Linker til andre relevante nettsteder og foto fra arrangementer er også tilgjengelig. To e-post adresser er etablert. Henvendelser til styret sendes til sameiet@engerjordet.com

4 Sak 1 I tillegg er det etablert en e-post distribusjonsliste. Ved å sende e-post til alle@engerjordet.com vil man nå ut til alle sameierne som har meldt seg på listen. Man kan melde seg på listen via hjemmesidene eller ved å sende tom melding til engerjordet-subscribe@yahoogroups.com Juniorklubben Det er etablert en juniorklubb og et juniorstyre. Hensikten er å bidra til fellesskap mellom barn og unge på Engerjordet og å legge til rette for at deres interesser kan formidles til oss voksne på en god måte. 1.3 Tomtegrenser Styret har bidratt til og støttet søknader til kommunen om mindre grensejusteringer mellom sameiet og nr 10 og nr 24. Søknadene gjelder garasjetomter og er fremdeles under behandling i kommunen. 1.4 Regnskap og sameieavgift I samsvar med vedtak i årsmøtet 2001 er det foretatt en juridisk utredning for å avklare om forslaget til budsjett for 2001 er forenlig med vedtektene for setningsskadefondet. Utredningen, som ble foretatt av advokatfirmaet Grette DA, viste at budsjettforslaget var i samsvar med vedtektene og det er dermed lagt til grunn for styrets arbeid, jf årsmøtets vedtak. Styremedlem Geir Dotzler har også i år ivaretatt regnskapsfunksjonene. 1.5 Sak3/ Setninger I samsvar med saksfremstillingen til sak 3 i årsmøtet 24. april 2001 skulle styret utarbeide forslag til en handlingsplan for sameiets håndtering av setningsproblematikken. Planen skulle omfatte: geo- og bygningstekniske redegjørelser avklaring av ansvarsforhold i forhold til sameiet og setningsskadefondet eventuelle forslag til tiltak med finansieringsplan Det ble stilt inntil kr til disposisjon for arbeidet Tidligere informasjon På årsmøtet 2001 ble det gjort rede for behovet for å sammenstille all tidligere informasjon fra egne og andre relevante kilder. Det har vært utført geotekniske undersøkelser på Engerjordet tidligere i regi av sameiet og på vegne av kommunen og andre i forbindelse med forskjellige utbygginger. Styret fikk i løpet av våren samlet sammen en betydlig mengde data, kartunderlag og rapporter fra Bærum kommune, JBV, NGI, Norconsult, VEAS, og andre kilder. Dette har sammen med våre egne setningsmålinger blitt satt i system og blitt brukt som underlag av Noteby AS, som ble hyret inn for geotekniske avklaringer. Med utgangspunkt i den fremskaffede informasjonen har fagfolkene vurdert behovet for tilleggsinformasjon og faglige analyser for tilstrekkelig avklaring av forholdene Geotekniske avklaringer Det ble på forhånd antatt at det kunne være behov for større grunnundersøkelser, men basert på det innsamlede underlagsmaterialet kom man frem til at supplerende grunnundersøkelser ikke er nødvendig når det gjelder husene. Følgende konklusjoner har blitt trukket: Skjevsetninger Ved å sammenstille kart fra 1922 med dagens kart har man klart å rekonstruere hvordan fyllmasser har blitt distribuert på området. Resulatene samsvarer godt med setningsmålingene

5 Sak 1 De store skjevsetningene på enkelte hus har sin årsak i at fundamentsålene i samme husrekke står dels på naturlig grunn, og dels på dårlig komprimerte fyllinger av tørrskorpeleire og myrjord. De dårlig komprimerte fyllingene medfører at den ene delen av huset er relativt fastholdt, mens den andre enden siger ned i myrjorda. I tillegg varierer oppfyllinghøyden rundt huset, noe som medførerer ytterligere skjevbelastninger. Hovedårsaken til de store skjevsetningene kan dermed føres tilbake til feil gjort ved utbygging Setningsforløpet fremover Geotekniker tror ikke den målte tiltagende tendens, 4mm/år, er en reell utvikling. Den økte setningstakten som det ble underrettet om på årsmøtet, kan forklares med at konstruksjonene over tid kan oppmagasinere setninger. Når disse løses ut får man en knekk på tid/setningskurven. Slik grunnforholdene er på Engerjordet vil store deler av området og dermed husene trolig være utsatt for setninger i størrelsesorden 1-2 mm/år i mange 10-år fremover Overvann/drenering/masseutskifting Noe av det første man bør gjøre er å få orden på overvanns-avrenningen. Dette betyr i første omgang justering av terrenget rundt husene. Der det ligger til rette for det, kan oppretting skje ved avgraving. Oppretting som medfører tilleggsbelastning på grunnen er uakseptabelt. Dette innebærer at deler av grunnen i så tilfelle må utskiftes med lette fyllemasser, f.eks. løs Leca. I hus med kjellere med uholdbart mye fukt (periodevis eller permanent) anbefales det at tiltak utsettes til man ser virkningen av opprettingen av utvendig terreng. Har opprettingen liten eller ingen virkning kan man vurdere oppgraving og legging av nye drenasje. Overnevnte tiltak må også sees i sammenheng med styrets oppfølging av årsmøtevedtak 5/2001 hvor noen av tiltakene har bestått i å lede bort overvann fra fellesarealene og hindre at avrenning fra disse blir til ulempe for den enkelte sameier. Her har styret forsert arbeidet ved å omdisponere midler innenfor bevilgningene for å oppnå ønsket effekt tidligere, jf regnskap for Dette har vært mulig ved bruk av midler innspart ved avlyste geotekniske undersøkelser Kvikkleire Det ble opplyst på årsmøtet at man har registrert et lag av kvikkleire i ett borepunkt på Engerjordet. Geotekniker mener at et slikt lag islolert sett ikke er foruroligende, men situasjonen vil være annerledes hvis dette laget har utbredelse helt bort til Øverlandselva. Det foreliggende materiale er for spinkelt til å trekke noen sikker konklusjon: men geotekniker mener det er meget lite sannsynlig at noe galt vil skje. Supplerende grunnundersøkelser og eventuelle tilltak er meget kostbare. Styret har derfor vært i kontakt med Norges Vassdrags- og Energiverk som driver ett nasjonalt prosjekt for registrering og utredning av kvikkleireområder. Søknad om bistand er sendt NVE. Eventuelle undersøkelser dekkes da av nasjonale bevilgninger Byggtekniske avklaringer Noteby har vurdert flere alternativer for å rette opp husene eller bremse videre setninger, men få av disse kan anbefales pga høy kostnad/nytte faktor og pga risiko for liten effekt. Det eneste som kan vurderes er forsiktig oppjekking av trekonstruksjonen på de mest utsatte husene. Dette er heller ikke uproblematisk da de fleste har tatt høyde for skjevhetene i forbindelse med opppussing. I 1991 ble det gjort en vurdering av sikkerheten på de bærende konstruksjoner i de mest utsatte husene. Styret har inspisert det huset med størst skjevutvikling de siste 10 årene for å vurdere om sikkerheten er endret. Dette gjelder da i første rekke eventuell utglidning av stålbjelken som finnes i kjellerene. Konklusjonen er at setningsutviklingen ikke har svekket bærende konstruksjoner

6 Sak Handlingsplan Avklaringene så langt tilsier at det må utarbeides en helhetlig handlingsplan for å gjennomføre tiltakene anbefalt av Noteby AS. Dette inkluderer de nødvendige aktiviteter og deres konsekvenser for berørte sameiere, økonomi og eventuelt vedtektene. I sak 3 til årsmøtet er det foreslått en plan for det videre arbeidet. 1.6 Sak4/2001 Lekeplassen I samsvar med saksfremstillingen til sak 4 i årsmøtet 24. april 2001 skulle foreta en helhetlig oppgradering av lekeplassområdet. Lekeplassen skal oppfylle formelle sikkerhetskrav. Barn og unge skal ha gode og trygge tilbud. Området skal fremstå som funksjonelt og pent. Det ble stilt inntil kr til disposisjon for arbeidet. Lekeplassen har i inneværende år blitt oppgradert i henhold til årsmøtevedtak Plassen fremstår nå som sikkert i henhold til forskriftene. Det har vært lagt vekt på å tilrettelegge for lek og aktiviteter for flere aldersgrupper. Mesteparten av anleggs- og monteringsarbeidet er utført av innleide, men det har også vært nedlagt et betydelig dugnadsarbeid Lekehus / Sandkasse Det gamle lekehuset med husker ble fjernet på dugnad. Området er erstattet med et lekeapparat for mindre barn: HAGS Mini Aostra. Det har blitt lagt drensrør under apparatet. Under apparatet er det lagt vanlig sandkassesand i et større område for sandlek. To vippehusker er flyttet fra annet sted på plassen og plassert her. Det er også lagt heller og plassert benkebord i dette området Asfaltplassen Asfaltplassen har fått ulike funksjoner. Ett basketstativ ble fjernet, slik at det nå spilles streetbasket her. Videre et det satt opp tre betongelementer til skate- / rollerbladesaktiviteter. Krattet av busker langs asfaltplassen er fjernet og området tilsådd etter at drenering ble anlagt. Det er satt opp to bommer ved asfaltplassen for å hindre biltrafikk inn og for å hindre at barn sykler rett ut i veien Klatreapparat Det har blitt satt opp et klatreapparat: HAGS Uni Tolina. Under apparatet er det drenert. Det er lagt bark som støtdempende materiale Huskestativet Under huskestativet er det også lagt drenering. Huskene har fått ny plastkjetting. Under huskestativet er det fylt opp med mere støtsand. Der lagt en kant av giftfritt materiale langs asfalten for at det skal bli mindre sand på asfaltplassen Taubanen Under taubanen er det gravd opp område for fallsone og bark er lagt som støtdempende materiale. Taubanen er sett over og vedlikeholdt

7 Sak Akevollen Masse som er gravd opp fra plassen er blitt anlagt som en jordvoll. Dette for å lage en akebakke samt å bryte opp den store flate plassen. Det har vært gjort utregninger og innhentet ekstern ekspertise for å sikre at vollen ikke påvirker grunn, setninger eller rør Gressmatten Langs gressmatten er det satt opp innløpshinder av trafikksikkerhetsgrunner Fotballbanen Fotballbanen er flyttet slik at man kan gå over plassen uten å havne midt i en fotballkamp. Dette først og fremst av sikkerhetsgrunner. Bak det ene fotballmålet er det satt opp et ballfangernett som hindrer at baller kommer ut i veien eller inn i hager. Fotballmålene er festet i bakken med jordspyd Sklia Sklia har fått et større sandbasseng og dermed en større sikkerhetssone. Trappen er flyttet i henhold til forskriftene og en ny platting på toppen er snekret. Dette er gjort på dugnad. 1.7 Sak 5/ Overvann, restasfaltering, vann og avløp I samsvar med saksfremstillingen til sak 5 i årsmøtet 24. april 2001 skulle styret ferdigstille arbeidet med å: lede bort overvann fra fellesarealer og der avrenning fra disse skaper vesentlige ulemper hos enkelte sameiere kartlegge ledningsnettet for vann, avløp, hovedkraner og kummer dokumentere tilknytningene til hovedledningene for den enkelte sameier Det ble stilt inntil kr til disposisjon for arbeidet Overvann Alle rapporterte problemområder har blitt utbedret og følgende arbeider har vært utført: Etablert asfaltrenner langs veiene. Lagt lukkede grøfter til drenskummer/elva. Nedsatt kummer på steder med store vannansamlinger. Sørget for at avrenning fra snødeponier i garasjeskråninger er asfaltert med fall til reparerte sluk på de berørte garasjeplassene. Reetablert sameiers forstøtningsmur v/128 som var ødelagt pga snødeponi. Reparert garasjemur v/112 som var ødelagt pga snødeponi. Det gjenstår noe rest- og reklamasjonsarbeider som man ikke rakk å ferdigstille før vinteren. Ved snøsmelting må man fortsatt påregne noe vannansamlinger på fellesarealene og avrenning til sameierne. Her er det viktig at sameierne selv er med på å fjerne is fra kummer og sørge for at snø og is ikke leder vannet på avveier Restasfaltering Alle rapporterte restanser fra asfalteringen i 1999 er utbedret og følgende arbeider har vært utført: Asfaltnivået langs hovedveien er flere steder omlagt for å lede vannet til nærmeste sluk. De store vanndammene langs hovedveien er på det nærmeste borte. I stikkveiene ned fra hovedveien forekom det enkelte steder dammer der veien flatet ut og foran garasjer nederst i veien (som fungerer som snuplasser i reguleringsplanen). Her er det etablert sluk og avrenning til drenskum eller elva slik som angitt ovenfor. Det er gjennomført tiltak mot vanninnsig i en rekke garasjer

8 Sak 1 Enkelte steder må sameierene legge plen og helleganger noe høyere mot stikkveien slik at vannet renner ut i veien og ikke ansamles på sameierene tomter Lokalisering av hovedkraner, stake- og drenskummer Kommunens kart over vann- og avløpsledninger viser bare kommunens hovedtraseer og kummer der stikkledningens posisjon bare er omtrentlig angitt. I følge disse tegningene er det svært mange hus som verken har innlagt vann eller avløp. Følgende arbeider har vært utført for å kartlegge ledningsnettet for vann, avløp, hovedkraner og kummer: Gjennomsøkt kommunale arkiver for tegninger og spesifikasjoner for alle 31 hus på Engerjordet. Kopiert tegninger og spesifikasjoner fra byggetillatelser, og senere omlegginger, til vårt arkiv. Gjennomgått dokumentasjon, forespurt alle sameiere å fylle ut registreringsskjema, samt lett og peilet. Resulatet er at alle ledninger er lokalisert, 29 hovedkraner funnet, og de fleste drenskummer er funnet. Det finnes ingen utendørs stakekummer. Det er registrert innvendige stakekummer i de fleste rekkene. Posisjoner for ledninger, kummer, og hovedkraner er overlevert kommunen som har korrigert og komplettert sin kartbase. Sameierene får i april utdelt kartutsnitt som viser plasseringen av hovedkran og kummer til bruk ved evt. behov for stenging eller staking om det oppstår problemer med vann eller avløp. Under arbeidets gang har følgende blitt registrert: En hovedkran er byttet i år 2001 for kr på sameiers regning. Iflg. rørlegger var kranen ubrukbar og det antas at dette er tilfelle med de øvrige 30 hovedkraner på området. Iflg. VA-etaten er det ikke nødvendigvis problematisk om hovedkran ikke finnes til hver eneste husrekke. Ved skadetilfelle kan hovedvannet styres fra nærmeste kum. Behov for avstengning av vannet til en hel husrekke antas å oppstå sjeldent. Da gjør det ikke noe om to-tre hus mister vannet noen timer mens skade repareres. VA-etaten mener derfor at svært mange (2/3?) av våre alderstegne hovedkraner kan saneres. I disse fall kan det hånd-graves ned en halvmeter rundt hovedkrana, kutte denne og fylle tilbake massene. Siden vi har kobberrør og -kraner vil disse vare i noen tiår til - og evt. skader vil hovedsakelig bli dekket av forsikringen. Den siste 1/3 av hovedkranene vil fortsatt være et potensielt problem for berørte sameiere. Stakekummer er uten praktisk nytte i våre dager. Ved tilstopping går rørlegger ut fra sluk eller oppstikkende rør i huset (vannlås osv.) og bruker stakefjær eller spyling helt til hovedavløpsledningen som er kommunens ansvar. Leting etter disse var således unødvendig. Skjulte drenskummer må letes frem når det evt. blir aktuelt med tilleggsdrenering langs grunnmurene Ansvarsgrenser Ansvarsgrensen mellom sameiet og sameierne går generelt ved utendørs tilknytningspunkter el, tele, TV, hovedkran, og stakekum. Dette er en aktuell problemstilling da noen sameiere har fått pålegg om oppgradering av ledninger til sine hus. Iflg. vedtektenes 6 går ansvarsgrensen ved utvendig hovedkran og stakekum. Kartleggingen har vist at det ikke finnes utendørs stakekummer. Vedtektenes 6 har således en ordlyd som ikke stemmer med de faktiske forhold og styret har derfor foreslått vedtektsendring til årsmøtet. Styret vil inntil videre legge til grunn at ansvarsgrensen går ved tilknytningen til nærmeste hovedledning slik det ble opplyst om på årsmøtet i Når det gjelder kabler for el., telefon, og TV stemmer ikke vedtektene med gjeldende praksis. Leverandørene av telefoni, internett og TV tjenester er idag ansvarlig frem til abonnenten og dette er i konflikt med ordlyden i vedtektens 6 som sier at sameiet er ansvarlig frem til koblingsboks for en husrekke. Også dette er rettet opp i forslaget til vedtektsendring. Vedtektens 6 viser også til garasjebevisets bestemmelser. Mange har ikke garasjebevis og styret har planlagt å utstede disse på nytt

9 Sak 2 2 REGNSKAP 2001, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2002 OG ANSLAG Resultatregnskap Oversikten viser regnskap for 2001 sammenholdt med budsjett. Her er også vist regnskapet for 2000 til sammenligning, og forslag til budsjett for 2002 samt anslag for Alle tall i hele tusen Note Regnskap Budsjett Regnskap Diff *) Budsjett Anslag DRIFT *) Minus er dårligere enn budsjett INNTEKTER Sameieavgifter 1 352,5 416,5 410,5-6,0 476,0 476,0 Øvrige inntekter 1,5 2,0 2,0 1,5 1,5 Netto renter 2 222,7 170,0 235,2 65,2 180,0 180,0 SUM INNTEKTER 576,7 586,5 647,7 61,2 657,5 657,5 KOSTNADER Ordinære sameiekostnader Forsikringer 3 176,7 200,0 213,5-13,5 215,0 215,0 Regnskap/revisjon 4 16,0 12,0 5,2 6,8 11,2 11,2 Andre admin.kostnader 15,6 15,0 20,6-5,6 20,0 20,0 Sum ordinære sameiekostnader 208,3 227,0 239,3-12,3 246,2 246,2 Vellets kostnader Brøyting og strøing 68,0 75,0 71,4 3,6 75,0 75,0 Containere 42,1 40,0 41,7-1,7 40,0 40,0 Lekeplass/grendetiltak 5 14,5 15,0 9,3 5,7 40,0 10,0 Vedlikehold grøntanlegg 6 29,5 35,0 38,9-3,9 55,0 40,0 Bidrag barneparken 6,0 6,0 6,0 Andre kostnader/refusjoner 7 0,9 5,0 3,0 2,0 30,0 5,0 Sum vellets kostnader 161,0 176,0 164,4 11,6 240,0 170,0 Spesielle kostnader Setningstiltak/overvann 8 123,7 19,7-19,7 70,0 20,0 Teknisk rådgivning 8 5,0 7,1-7,1 70,0 Prosjekt overvann/restasfaltering etc ,0 602,1-402,1 Prosjekt setningstiltak 9 400,0 400,0 Prosjekt opprustning av lekeplassen 9 400,0 369,9 30,1 Sum spesielle kostnader 128, ,0 998,8 1,2 140,0 20,0 SUM KOSTNADER 498, , ,5 0,5 626,2 436,2 RESULTAT 78,7-816,5-754,7 61,8 31,3 221,3 - til setningsskadefondet 10 94,6 97,4 94,3 97,2 100,1 - lån fra setningsskadefondet ,0-800,0 100,0 100,0 - til/fra disposisjonsfond -54,2 - til utbedringsfond 11-15,9-63,9 0,9-111,7 21,2 - til/fra asfaltfond 11-50,0-50,0 DISPONERT 78,7-816,5-754,7 31,3 221,3-9 -

10 Sak Balanse Alle tall i hele tusen Regnskap Budsjett Regnskap Diff *) Budsjett Anslag BALANSE EIENDELER Kortsiktige fordringer 25,7 19,1 Restanser sameieavgift 16,5 4,0 Bankbeholdninger 3 681, ,6 SUM EIENDELER 3 723, ,8 EGENKAPITAL Setningsskadefond 3 144, , , , ,3 Utlånt fra setningsskadefondet -800,0-800,0-700,0-600,0 Disposisjonsfond 54,2 54,2 54,2 0,0 0,0 Utbedringsfond 254,1 190,2 255,1 143,4 189,6 Asfaltfond 50,0 0,0 0,0 0,0 0,0 SUM EGENKAPITAL 3 503, , , , ,0 GJELD Kreditorer 30,8 34,5 Påløpte kostnader 14,1 131,9 Forskudsbetalt sameieavgift 175,5 238,0 SUM KORTSIKTIG GJELD 220,5 404,4 SUM GJELD OG EGENKAPITAL 3 723, ,8 Stningsskadefond IB 3 050, ,7 Økning i % 3,10 % 3,00 %

11 Sak Revisorberetning

12 Sak Merknader til forslaget I det følgende gis nærmere kommentarer til enkelte poster i regnskap og budsjett/anslag: 1. Sameieavgiften var kr første halvår og 4000 andre halvår Sameiets midler er i sin helhet innestående på høyrentekonto i bank, og de økte renteinntektene skyldes at rentenivået har vært høyere enn det vi forventet. 3. Forsikringspremien gjelder for hele år 2001, og er på ca. kr Kostnaden for 2001 er økt noe ved en utbetaling til en sameier som var inntektsført i fjor. 4. Revisjonskostnaden utgjør kr for revisjon av 2000-regnskapet, utført av Horwath Revisjon. Regnskapet for år 2001 er ført av styremedlem Geir Dotzler. Han er ikke honorert for dette utenom ordinær styregodtgjørelse. 5. Det er budsjettert med kr i ordinære grendetiltak, samt kr til oppsetting av sittebenker i nordenden av lekeplassen (ved fotballbanen). Dette tilsvarer det som er igjen av budsjettet for lekeplassprosjektet i Det er behov for en generell opprustning av grøntanlegget med bl.a. skifte av busker. Det foreslås å bruke kr til opprustning/vedlikehold av grøntanlegget i Det foreslås å bruke inntil kr til opprustning av sameiets garasje på snuplassen. 8. Kr i fbm setningstiltak og teknisk rådgivning er kostnader påløpt før fjorårets årsmøtevedtak om prosjekt overvann/setningstiltak. For 2002 foreslås det å bruke kr til setningsmålinger og til restarbeider i fbm overvann. I tillegg foreslås det å bruke kr til oppfølging av setninger, vann og avløp (ref. sak 3), samt kr for å utarbeide forslag til sameierne ang. avrenning av overvann på sameiernes tomter. 9. Kostnader i fbm prosjektene overvann, setningstiltak og lekeplass er dokumentert i sak 3 og Setningsskadefondet er iht. vedtektene økt med 3,0%, tilsvarende økningen i konsumprisindeksen i Årets underskudd på kr pluss avsetning til setningsskadefondet på kr foreslås dekket på følgende måte: Lån fra setningsskadefondet: kr Oppløst asfaltfondet: kr Økning utbedringsfond: kr. 900 STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK 1. Styret meddeles ansvarsfrihet

13 Sak 2 2. Budsjettet for 2002 fastsettes i samsvar med styrets forslag

14 Sak 3 3 HOVEDPLAN FOR SETNINGSTILTAK OG VANN OG AVLØP I samsvar med saksfremstillingen til sak 3 i årsmøtet 2001 har styret utarbeidet forslag til en handlingsplan for sameiets håndtering av setningsproblematikken. Planen er basert på de geo- og bygningstekniske redegjørelser som er beskrevet i årsberetningens pkt 1.5 og 1.7, og beskriver mulige forebyggende tiltak mot setninger, bygningsmessige utbedringer av setningskadde hus og vedlikehold av infrastrukturen for vann og avløp. Konsekvenser for sameierene, finansieringformer og åpning for bruk av setningsskadefondet inngår også i planen. Planen er på et overordnet nivå og må betegnes som en hovedplan. Mulige tiltak er skissert under hovedpunktene 3.1 og Setninger Forebyggende setningstiltak Overvann fra fellesarealer Ferdigstille arbeidet med å lede bort overvann Overvann på sameiernes arealer Utarbeide prinsippløsninger med kostnadsoverslag for overvannshåndtering for hver enkelt husrekke med anbefalte utbedringsområder, bla. håndtering av takvann og terrengjusteringer. Vurdere et felles prosjekt for gjennomføring av anbefalte tiltak med finansieringstøtte fra setningskadefondet Bygningsmessige utbedringer Kartlegge hvilke hus der begrenset oppjekking av trekonstruksjonene kan være aktuelt. Vurdere bidrag fra setningskadefondet til enkeltprosjekter Undersøkelser og overvåkning Fortløpende setningsmålinger Periodiske setningsmålinger av hus med bevegelser Byggtekniske undersøkelser Oppfølging av hus i tilfelle store/økende skjevsetninger Oppfølging av søknad til NVE Avklare om mulige kvikkleireområder kan kartlegges og vurderes vha offentlige midler Jernbaneverkets tunnelutbygging Sikre at målinger av setninger og grunnvannsnivå blir startet i god tid før anleggstart. 3.2 Infrastruktur for vann og avløp Sjenerende overvann mv Tiltak mot vanninnsig i garasjer i tilfeller som er registrert etter at arbeidene ble avsluttet i høst. Forsterke garasjeveggene ved 96 og 144 for å hindre at store snødeponier skal ødelegge garasjene. Etablere drenering på sameiets tomt ved nr. 80 for å kunne benytte dette området som snødeponi. Her kan man koble drensledningen til eksisterende ledningen anlagt av sameier i nr

15 Sak Vannforsyning Utbytting eller sanering av relevante hovedkraner Avløp Utbedring av avløpsrør. 3.3 Finansiering Kostnadene ved de samlede tiltakene vil være betydelige. Styret anser det som lite sannsynlig at viktige tiltak vil bli gjennomført dersom den enkelte sameier og husrekke skal ha ansvaret for gjennomføring og finansiering alene. Vi mener derfor at fellesskapet bør ta et vesentlig ansvar for slike tiltak. I praksis innebærer dette at vi må benytte midler fra setningsskadefondet Bruk av midler fra setningskadefondet Vedtektsendring Styret foreslår at Bestemmelser om setningskadefondet, punkt 1, endres slik at midler fra fondet også kan benyttes til setningsforebyggende tiltak og til vedlikehold av infrastruktur for vann og avløp tilhørende sameier i Engerjordet Sameie og Vel. Videre foreslås at bestemmelsenes punkt 4 endres slik at sameierne ikke er bundet til å oppretteholde en fast størrelse på fondet. Endringene fremgår av styrets forslag til vedtak, punkt 2 og 3. I forbindelse med endring i bestemmelsen i setningsskadefondets punkt 1, må også ansvarsgrensene i vedtektenes 6 klargjøres. Den nåværende forståelsen, som innebærer at sameierne har ansvaret frem til kommunalt tilknytningspunkt (jf årsmøtet for 2001) bør legges til grunn for endringen. I tråd med dette har styret fremmet forslag til endring i 6 for årsmøtet, jf sak Kostnadsramme Setningsskadefondets totale bidrag til hovedplanen bør fastsettes av årsmøtet. Styret mener at en vesentlig del av fondsmidlene ikke skal disponeres til planen, men bli stående i setningsskadefondet Egenandel Styret legger til grunn at det normalt skal stilles krav om en egenandel fra sameierene når det gis bidrag fra setningsskadefondet. Egenandelen må fastsettes for det enkelte tilfelle Fondets fremtidige innretning Styret ser for seg at det på sikt kan bli aktuelt å oppløse setningskadefondet og overføre midlene til et nytt utbedringsfond som disponeres i henhold til ordinære budsjettvedtak for sameiet. Et slikt fond bør i så fall ha en vesentlig størrelse

16 Sak Gjennomføring av planen Planen gjennomføres ved at styret fremlegger konkrete tiltak, med tilhørende finansiering, for behandling og vedtak i kommende årsmøter. STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK 1. Styrets forslag til hovedplan legges til grunn for det videre arbeidet med setningsproblematikken og vedlikehold av infrastrukturen for vann og avløp. 2. Styret legger frem forslag til konkrete tiltak og tilhørende finansiering i samsvar med hovedplanen i kommende årsmøter. 3. Bestemmelser om setningsskadefondet, punkt 1, annet ledd, skal lyde: Fondet kan kun benyttes til setningsforebyggende tiltak og til å dekke utbedring av vesentlige skader på opprinnlig bolig (ikke tilbygg/påbygg) og vedlikehold av infrastruktur for vann og avløp tilhørende sameier i Engerjordet Sameie og Vel. 4. Bestemmelser om setningsskadefondet, punkt 4, skal lyde: Fondets størrelse avgjøres av årsmøtet med vanlig flertall blant de representerte sameiere

17 Sak 4 4 FELLESAREALET VED LEKEPLASSEN Styret mener at fellesarealet på lekeplassen ikke bør ha status som kommunalt nærmiljøanlegg. Sameiet vil derved ha full råderett over den fremtidige disponeringen av området. Samtidig avstår vi fra muligheten til å motta et tilskudd på kr. Rullebrettrampen har stor verdi for de største barna og ungdommene på Engerjordet. Bruken av rampen kan imidlertid være til noe sjenanse for de nærmeste naboene. Styret mener likevel at vi bør beholde den. Mulige problemer for de nærmeste naboene bør løses ved å fastsette klare regler for bruken av anlegget. Det foreslås at det nye fellesarealet ferdigstilles gjennom en viss oppgradering av grøntanlegget og ved etablering av noen flere permanente sitteplasser. 4.1 Nærmiljøanlegg I samsvar med sak 4 Utbedring av lekeplassen, pkt 4.3, i årsmøtet for 2001 har styret arbeidet med sikte på å få økonomisk støtte til tiltaket. I den forbindelse har vi blant annet sørget for at det nye anlegget oppfyller de kravene som stilles til søknader om tilskudd til nærmiljøanlegg og igangsatt den tilhørende søknadsprosessen. Kommunen har godkjent søknaden og vi kvalifiserer dermed til å motta et tilskudd i størrelsesorden kr. Et nærmiljøanlegg er definert som et anlegg eller område som er tilrettelagt for egenorganisert fysisk aktivitet i tilknytning til et bo- eller oppholdsområde. Dersom et slikt område tas inn i kommunedelplan for idretts- og friluftsliv kan det søkes om spillemidler og kommunal støtte til delfinansiering av anlegget. Hvis anlegget mottar slik støtte skal det være tilgjengelig for de som måtte ønske å bruke det. Eieren forplikter seg også til å vedlikeholde og sikre formålet med anlegget i 20 år. Noen sameiere har henvendt seg til styret og uttrykt skepsis til at lekeplassen får status som nærmiljøanlegg. I den forbindelse har det bl.a. vært argumentert med at vi risikerer å miste kontrollen med området og at det er betenkelig å forplikte sameiet til å vedlikeholde og sikre formålet med anlegget i 20 år. Styret har også korrespondert med de aktuelle sameierne om saken, og har i den forbindelse meddelt at spørsmålet om status som nærmiljøanlegg vil bli lagt frem for årsmøtet En sameier har også korrespondert med kommunen om saken. I den forbindelse har kommunen gjort det klart at sameiet selv må avklare om det vil at det aktuelle området skal ha status som nærmiljøanlegg. Styret kan ikke se at en eventuell status som nærmiljøanlegg vil medføre endringer i bruken av lekeplassen. Vi har i utgangspunktet heller ikke betenkeligheter med å forplikte sameiet til å vedlikeholde anlegget i 20 år, da vi ikke kan se at området kan brukes til et annet og bedre formål. Styret ser likevel at det vil være fordeler ved å beholde den fulle råderetten over fellesarealene og anbefaler derfor at området ikke gis status som nærmiljøanlegg. Dette betyr at vi trekker søknaden om offentlig støtte til anlegget og derved avstår fra muligheten til et tilskudd på kr Rullebrettrampen I samsvar med sak 4, pkt , på årsmøtet 2001, er det satt opp noen betongelementer til sykling og skating på lekeplassen. Enkelte sameiere har imidlertid oppfordret styret til å fjerne dette anlegget

18 Sak 4 Oppfordringen er i hovedsak begrunnet med at bruken av rampen medfører støy og ulemper for de nærmeste naboene og at den hindrer de minste barna i å utfolde seg på asfaltplassen. En sameier har også klaget saken inn for kommunen. Kommunen tok ikke stilling til klagen, da de anså at denne saken må avgjøres av sameiet. Kommunen anmodet likevel sameiet om å plassere rampen på et sted der den ikke fører til ulempe for beboerne. Styret gjorde i den forbindelse kommunen oppmerksom på at det ikke var enig i grunnlaget for klagen og kommunens vurderinger. I forbindelse med klagebehandlingen orienterte styret også de aktuelle sameierene og kommunen om at saken vil bli lagt frem for avgjørelse i årsmøtet Styret har forståelse for at enkelte sameiere kan være plaget av de aktivitetene som foregår på lekeplassen og i tilknytning til rullebrettrampen. Vi er også klar over at enkelte ungdommer ved noen anledninger har oppført seg dårlig, bl a ved å plage mindre barn. Vi har derfor hatt møter og samtaler med barn og unge på området for å ta opp slike problemer. Styret har slått ned på tilløp til hærverk og søppelkasting og understreket at alle må ta hensyn til hverandre og til de sameeierne som bor nærmest lekeplassen. I den forbindelse har vi bl.a presisert at vi ikke vil ha støyende aktiviteter etter kl på hverdager. Det har også blitt satt opp søppelkasse på plassen. Til tross for visse mulige ulemper mener styret det er viktig å tilrettelegge for aktiviteter også for større barn og ungdommer på Engerjordet, ikke minst for å bidra til at de unge holder seg borte fra gater og uheldige aktiviteter andre steder i Bærum. Rullebrettrampen har stor appell bland denne aldersgruppen og det er viktig at også disse trives på Engerjordet. Rampen er dessuten laget av betong og støyer mye mindre enn når det skates på asfalt eller treramper. Skateaktivitetene begynte flere år før vi satte opp betongrampen, og vi kommer neppe utenom støy fra rullebrett, rulleskøyter og sparkesykler selv om vi fjerner den. På denne bakgrunn mener styret at vi bør beholde rullebrettrampen. Vi vil imidlertid fastsette regler for bruken av rampen og lekeplassen for øvrig og slå disse opp på et passende skilt på området. Styret vil også sterkt understreke at foreldre som har barn og unge som benytter seg av rampen må hjelpe til med å sørge for at reglene blir overholdt. 4.3 Ferdigstilling av anlegget Anlegget ved lekeplassen er nå i all hovedsak i ferdig stand. Styret mener imidlertid at det er behov for å oppgradere grøntarealet med noe ny beplantning. I tillegg foreslås det at vi skaffer oss noen flere permanente benker og anlegger en liten platting med to nivåer i tilknytning til fotballplassen/skøytebanen. Finansiering av tiltakene fremgår av budsjettforslaget (sak 2). STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK 1. Fellesarealene ved lekeplassen skal ikke ha status som kommunalt nærmiljøanlegg. Søknaden om tilskudd til tiltakene på fellesarealet trekkes tilbake. 2. Rullebrettrampen beholdes. Styret fastsetter nærmere regler for bruken av rampen og lekeplassen for øvrig. 3. Anlegget ferdigstilles i tråd med pkt 3 i saksfremstillingen og budsjettvedtak for

19 Sak 5 5 VEDRØRENDE LEKEPLASSEN INNMELDT AV NETLAND, NR 56 Jan Netland, nr 56, har meldt inn visse spørsmål knyttet til lekeplassen som egen sak, se vedlagte saksfremstilling med forslag til vedtak og vedlegg (vedlegg 1). Saken har sammenheng med styrets forslag under sak 4 og bør behandles sammen med denne. I de vedlagte sakspapirene foreslås det at årsmøtet stemmer over følgende forslag til vedtak: 1. Skaterampen fjernes fra lekeplassen og avhendes eller flyttes til Gryta. 2. Sittegrupper flyttes slik at de blir til minimal sjenanse for naboene. 3. Dersom betingelsene for offentlig støtte innebærer åpent tilbud til andre områder og/eller andre bindingsforhold, skal det takkes nei til slik støtte. 4. Videre tiltak skal kun gjøres iflg. årsmøtevedtak og -bevilgninger. Styrets merknader til forslaget: 1 Styret mener at rampen bør beholdes. Saken avgjøres ved avstemning iht sak 4, forslag til vedtak, pkt 2. Årsmøtet kan for øvrig ikke vedta at rampen skal flyttes til Gryta, da dette er kommunalt område. 2 Styret er usikker på hva vedtaket er ment å bety i praksis. Vi vil også anta at naboene kan ha ulike oppfatninger om hvilken plassering av sittegruppene som vil være til minimal sjenanse. På denne bakgrunn vil vi foreslå at forslaget avvises. 3 Styret besluttet i møte 14. mars 2002 å anbefale at sameiet ikke bør motta offentlig støtte til utbedring av fellesarealet ved lekeplassen. Vedtaket er lagt til grunn for tilrådningen i sak 4, vedtakets punkt 1. Forslaget er dermed unødvendig. 4 Forslaget er en oppfølging av saksfremstillingen, der det hevdes at styret har fraveket årsmøtets vedtak og gjennomført uautoriserte tiltak med sterkt sjenerende konsekvenser. Styret stiller seg fullstendig uforstående til dette og viser i den forbindelse til sak 4 Utbedring av lekeplassen i årsmøtet Dersom forslaget vedtas må styret legge til grunn at vi ikke lenger har årsmøtets tillitt og ta konsekvensene av dette

20 Sak 6 6 ENDRING AV VEDTEKTENES 6 Styret ser behov for å endre vedtektenes 6, slik at sameiets ansvar med hensyn til anlegg for strøm, telefon, kabel-tv, vann, og kloakk blir bragt i samsvar med de faktiske forhold og den nåværende forståelsen av ansvarsgrensene (jf årsmøtet for 2001). I forbindelse med statusgjennomgangen av alle eiendommene på Engerjordet har det vist seg at sameiets vedtekter, 6, tredje ledd, ikke dekker dagens tilstand, jf pkt i årsberetningen. Styret ser derfor behov for å endre dette leddet, slik at sameierenes ansvar for anlegg for strøm, telefon, kabel-tv, vann, og kloakk blir bragt i samsvar med de faktiske forhold og den nåværende forståelsen av ansvarsgrensene (jf årsmøtet for 2001). Dette innebærer at sameiernes ansvar frem til leverandørenes utvendige tilknytningspunkt blir presisert og formalisert. En slik endring er også nødvendig sett i lys av den foreslåtte hovedplanen for setninger og infrastruktur for vann og avløp, jf sak 3, forslag til vedtak. På denne bakgrunn foreslår styret at omtalen av sameiets ansvar for el, telefon, kabel-tv, hovedvannledninger og hovedkloakknett strykes, jf forslag til vedtak. Vi gjør oppmerksom på at endring i 6 krever behandling i to påfølgende ordinære årsmøter, jf tredje ledd. Den forslåtte endringen vil derfor først tre i kraft etter bekreftende vedtak i årsmøtet STYRETS FORSLAG TIL ÅRSMØTETS VEDTAK Vedtektens 6 tredje ledd skal lyde: Sameiet ivaretar i fellesskap alt vedlikehold av fellesareal, veier og felles bygninger etter beslutning av årsmøte