Engerjordet sameie og vel Årsmøte 23. april 2009 SAKER TIL ÅRSMØTET

Transkript

1 SAKER TIL ÅRSMØTET SAK 1 ÅRSBERETNING STYRE OG KOMITEER BOMILJØ OG SIKKERHET REGNSKAP OG SAMEIEAVGIFT... 3 SAK 2 REGNSKAP 2008, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2009 OG ANSLAG RESULTATREGNSKAP BALANSE DISPONERING AV SAMEIETS INNTEKTER REVISJONSBERETNING MERKNADER TIL REGNSKAP 2008 OG BUDSJETT SAK 3 VALG AV STYRE OG KOMITEER... 7 SAK 4 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR

2 SAK 1 ÅRSBERETNING 1.1 Styre og komiteer Det har vært en styreperiode siden forrige årsmøte. Styret har bestått av: Stener Døhlen, nr 96, formann (på valg) Jan Brække, nr 144 (ikke på valg) Steinar Hermansen, nr 152, (på valg) Arild Solum, nr 54 (ikke på valg) Martin Westersø, nr 71, styremedlem og kasserer (ikke på valg) Allan Andreassen, nr 150, varamedlem (ikke på valg) Kristin Fossheim, nr 43, varamedlem (ikke på valg) Det har vært avholdt fire styremøter i perioden. Valgkomiteen har bestått av: Kristin Kjølberg, nr 54 (på valg) Ellen Sørheim, nr 136 (ikke på valg) Grendemiljøkomiteen har bestått av: Familien Gjessing/Borgheim, nr 87 Familien Leonthin/Strøm Gundersen, nr 158 Familien Mosbakk, nr Bomiljø og sikkerhet Grendemiljøkomiteen Komiteen gjør fortsatt en stor innsats for trivselen på Engerjordet. Den har blant annet stått for dugnader, 17. mai-tog og julegrantenning. Styret takker for innsatsen Trafikksikkerhet Styret vil fortsatt understreke det ansvaret hver enkelt av oss har for trafikksikkerheten på Engerjordet. Kjør forsiktig, og be andre om å gjøre det samme. 20 km/t er mer enn fort nok når barn kan være ute på veiene Parkering Den kommunale reguleringsplanen for Engerjordet omfatter bestemmelser om parkering. Bestemmelsene innebærer at beboernes biler skal parkeres i eller foran egen garasje der denne ikke fungerer som snuplass, på parkeringsplassene ved lekeplassen eller på østsiden i øvre del av hovedveien. Gjesteparkering er regulert ved at hver leilighet har en halv gjesteparkeringsplass og ved at besøkende biler skal parkeres i egen stikkvei eller på egen tomt. Styret har registrert at ubrukte og avskiltede biler fortsatt står plassert på det felles parkeringsarealet ved lekeplassen. Vi har også registrert at fellesarealet og parkeringsplasser i enkelte sideveier benyttes til kjøretøy og tilhengere som ser ut til å ha sammenheng med privat næringsvirksomhet. Styret legger til grunn at hensatte biler blir fjernet av de ansvarlige og at alle tar hensyn til de fellesinteressene som er knyttet til parkeringsarealene

3 1.2.4 Brøyting og strøing Dette arbeidet er også denne sesongen utført av Asker og Bærum Traktorservice AS. Kontrakten er fornyet Vedlikehold av fellesarealene Dette arbeidet ble også i fjor utført av Aage E. Hjorthaug. Styret er innstilt på å fornye kontrakten Lekeplassen Firmaet CH Prosjekt bidrar med regelmessige tilstands- og sikkerhetsvurderinger og dokumentert informasjon om det enkelte lekeapparat. Ordningen vil bli videreført Containerordningen Det er blitt ordnet med containere til juletrær, vår- og høstrydding. Vi minner om betydningen av å sortere og komprimere avfallet, slik at vi unngår tilleggskostnader Forsikringsordningen Vår felles forsikringspolise gjelder alle boliger på Engerjordet. I 2006 ble polisen utvidet til å dekke alle tilbygg i tillegg til alle garasjer og utvidete verandaer. Samtidig ble polisens spesifikasjoner om boligstandard fjernet til fordel for en generell klausul som innebærer at dekningen gjelder uansett standard. Polisen er lagt ut på sameiets nettsider Nettstedet Styret viser til nettsiden for opplysninger om sameiet og aktuelle saker. Henvendelser til styret bør primært gjøres via e-post til sameiet@engerjordet.com Setningstiltak, overvann, vann og avløp Styret har det siste halve året fått henvendelser om drenering i noen av stikkveiene. Dette ser nå ut til å bli et økende problem, som trolig skyldes utformingen av dreneringskummene. Dette er stort sett synkekummer, som drenerer vannet ned i grunnen, og som ikke er tilknyttet noe rørsystem. Kummene må regelmessig tømmes for slam og grus, og dette er å anse som en felles oppgave for beboerne i stikkveiene og ikke for hele sameiet. Styret er imidlertid innstilt på at sameiet finansierer en dreneringskum foran garasjene i den tredje øverste stikkveien, der det i dag mangler slik skum Jernbaneverkets dobbelspor Asker-Skøyen Det legges til grunn at alle er kjent med Jernbaneverkets planer og arbeid i vårt nærområde. Styret er opptatt av å ivareta beboerens interesser i sakens anledning, og arbeider nå med spørsmålet om en mulig permanent tillatelse til bruk av verkstedhallen nederst ved Engervannet som tennishall. Jernbaneverket er pålagt å etablere flere rømmingsveier fra det nye tunelløpet enn opprinnelig planlagt. Ett av disse er besluttet etablert øverst på Engerjordet mellom den innerste garasjerekken og akebakken. Styret er aktive i saken og har engasjert advokat for bistand, både for å håndtere det ervervet JBV skal gjøre fra vellet, samt å ivareta våre interesser i anleggsperioden. Det er planlagt oppstart i begynnelsen av mai med en anleggsperiode på ca. fire måneder. I den første perioden vil det tidvis bli omfattende utkjøring av masse. Styret vil løpende oppdatere om denne saken på hjemmesidene. 1.3 Regnskap og sameieavgift Styremedlem og kasserer Martin Westersø har ivaretatt regnskapsfunksjonene med innleiet bistand fra tidligere styremedlem Geir Dotzler

4 SAK 2 REGNSKAP 2008, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2009 OG ANSLAG Resultatregnskap Oversikten viser regnskap for 2008 sammenholdt med budsjett. Her er også vist regnskap for 2007 til sammenligning, forslag til budsjett for 2009 og anslag for Alle tall i hele tusen Regnskap Budsjett Regnskap Avvik *) Budsjett Anslag *) Minus er dårligere enn budsjett INNTEKTER Sameieavgifter 607,5 651,0 651,0 0,0 682,0 682,0 Øvrige inntekter 5,3 0,0 Netto renter 148,7 160,0 207,6 47,6 120,0 120,0 SUM INNTEKTER 761,5 811,0 858,6 47,6 802,0 802,0 KOSTNADER Ordinære sameiekostnader Forsikringer 268,8 310,0 310,6-0,6 340,0 360,0 Revisjon 11,3 12,5 9,4 3,1 15,0 15,0 Andre admin.kostnader 36,3 25,0 18,2 6,8 25,0 25,0 Godtgjørelser styret / kasserer 67,1 77,0 76,6 0,4 77,0 77,0 Arbeidsgiveravgift 9,5 11,0 10,8 0,2 11,0 11,0 Sum ordinære sameiekostnader 392,9 435,5 425,7 9,8 468,0 488,0 Vellets kostnader Brøyting og strøing 101,2 107,5 117,0-9,5 115,0 120,0 Containere 46,8 45,0 46,0-1,0 50,0 50,0 Lekeplass/grendetiltak 34,5 15,0 8,4 6,6 15,0 15,0 Vedlikehold grøntanlegg 52,3 80,0 52,3 27,8 100,0 60,0 Annet vedlikehold 3,9-3,9 Nærmiljøtiltak 0,3 5,0 2,7 2,3 5,0 5,0 Andre kostnader/refusjoner 35,3 25,0 25,0 25,0 25,0 Sum vellets kostnader 270,2 277,5 230,3 47,2 310,0 275,0 Spesielle kostnader Setningsmåling Setningstiltak/overvann 0,0 10,0 Teknisk rådgivning 0,0 Prosjekt overvann/restasfaltering etc. 0,0 Prosjekt setningstiltak 0,0 Prosjekt opprustning av lekeplassen 0,0 Sum spesielle kostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 10,0 0,0 SUM KOSTNADER 663,1 713,0 656,0 57,0 788,0 763,0 RESULTAT 98,3 98,0 202,5 104,5 14,0 39,0 - til setningsskadefondet 0,0 - lån fra setningsskadefondet 100,0 100,0 100,0 0,0 100,0 - til/fra disposisjonsfond -1,7-2,0 102,5 104,5-86,0 39,0 - til utbedringsfond 0,0 - til/fra asfaltfond 0,0 DISPONERT 98,3 98,0 202,5 104,5 14,0 39,0-4 -

5 2.2 Balanse BALANSE EIENDELER Kortsiktige fordringer Restanser sameieavgift 10,0 46,3 Bankbeholdninger 3 771, ,8 SUM EIENDELER 3 781, ,0 EGENKAPITAL Setningsskadefond 3 363, , , , ,2 Utlånt fra setningsskadefondet -200,0-100,0-100,0 0,0 0,0 Disposisjonsfond 185,1 183,1 287,6 201,6 240,6 SUM EGENKAPITAL 3 348, , , , ,8 GJELD Kreditorer Påløpte kostnader 123,5 121,3 Forskudsbetalt sameieavgift 310,0 341,0 SUM KORTSIKTIG GJELD 433,5 462,3 SUM GJELD OG EGENKAPITAL 3 781, ,0 2.3 Disponering av sameiets inntekter per sameier Inntekter per sameier Renteinntekter; Sameieavgift; Til fond; 830 Kostnader per sameier Lån setn.skadefond; 800 Forsikring; Administrasjon; 930 Drift / vedl.hold fellesarealer;

6 2.4 Revisjonsberetning Revisjonsberetningen vil bli omdelt under årsmøtet. 2.5 Merknader til regnskap 2008 og budsjett 2009 Regnskapet for 2008 viser et overskudd på kr før disponeringer. Dette er en forbedring på kr i forhold til budsjettet. I det følgende gis nærmere kommentarer til enkelte poster i regnskap og budsjett: 1. Sameieavgiften er kr Dette gir en gjennomsnittlig sameieavgift i 2008 på kr Grunnet renteutviklingen i andre halvår av 2008, var renteinntektene høyere en budsjettert. Vi forventer en vesentlig reduksjon i renteinntektene i I posten Andre administrative kostnader er det bl.a. budsjettert med kostnader for veibelysning med kr Godtgjørelser til styret foreslås å ligge på kr per medlem som i 2008, og regnskapshonoraret foreslås uendret på kr Geir Dotzler har ført regnskapet for 2008, og styrets innstilling er at han fortsetter med det også for Det er også i budsjettet for 2009 fortsatt av midler til feiing av stikkveiene. 6. Det er i budsjettet for 2009 foreslått å gå til anskaffelse av en ny sittebenk på lekeplassen, samt å sette opp et ballnett bak det fotballmålet som står inn mot hjørnet ved flaggstangen. Dette var planlagt for 2008 men ble ikke gjennomført. 7. Det er satt av kr til etablering av en dreneringskum foran en av garasjerekkene, jf. åresberetningen. 8. Det planlegges opprydding i busker og bed langs parkeringsplassen ved lekeplassen. 9. Styret foreslår å sette av kr til bistand fra advokat for vurderinger gjeldende dobbeltsporet og Jernbaneverket, som kun vil bli brukt dersom styret finner det nødvendig. 10. I tråd med årsmøtets vedtak i 2002 foreslås det ikke å øke setningsskadefondet. Etter å ha redusert lån fra setningsskadefondet fra 2001 med kr blir det et overskudd på kr som overføres disposisjonsfondet. Disposisjonsfondet er etter dette på kr STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret meddeles ansvarsfrihet. 2. Budsjettet for 2009 fastsettes i samsvar med styrets forslag

7 SAK 3 Forslag fra valgkomiteen: VALG AV STYRE OG KOMITEER Styre: Stener Døhlen, nr 96, formann Jan Brekke, nr 144, styremedlem Steinar Hermansen, nr 152, styremedlem Arild Solum, nr 54, styremedlem Martin Westersø, nr 71, styremedlem og kasserer Allan Andreassen, nr 150, varamedlem Kristin Fossheim, nr 43, varamedlem Valgkomiteen: Kristin Kjølberg, nr 54 Ellen Sørheim, nr 136 Grendemiljøkomiteen: Familien Gjessing-Borgheim, nr 87 Familien Mosbakk, nr 84 Familien Leonthin/Strøm-Gundersen, nr 158 SAK 4 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Som revisor velges Horwath Revisjon. 2. Godtgjørelsen fastsettes av styret