Engerjordet sameie og vel Årsmøte 27. april 2006 SAKER TIL ÅRSMØTET

Transkript

1 SAKER TIL ÅRSMØTET SAK 1 ÅRSBERETNING STYRE OG KOMITEER BOMILJØ OG SIKKERHET REGNSKAP OG SAMEIEAVGIFT...4 SAK 2 REGNSKAP 2005, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2006 OG ANSLAG RESULTATREGNSKAP BALANSE DISPONERING AV SAMEIETS INNTEKTER REVISORBERETNING MERKNADER TIL REGNSKAP 2005 OG BUDSJETT SAK 3 ENDRING AV VEDTEKTENES SAK 4 SAK 5 VALG AV STYRE OG KOMITEER...9 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR

2 SAK 1 ÅRSBERETNING 1.1 Styre og komiteer Det har vært to styreperioder siden forrige årsmøte. I perioden fra 28. april til 20. juni 2005 har styret bestått av: Jørgen Ulven Berg, nr 158, formann Geir Dotzler, nr 72, styremedlem og kasserer Stener Døhlen, nr 96, styremedlem Steinar Hermansen nr 152, styremedlem Tone Løfsgaard, nr 54, styremedlem Martin Westersø, nr 71, varamedlem Benthe Nilsen, nr 62, varamedlem Det ble avholdt to styremøter i perioden. I perioden fra 20. juni 2005 til 27. april 2006 har styret bestått av: Steinar Hermansen, nr 152, formann (på valg) Geir Dotzler, nr 72, styremedlem og kasserer (ikke på valg) Stener Døhlen, nr 96, styremedlem (ikke på valg) Benthe Nilsen, nr 62, styremedlem (på valg) Martin Westersø, nr 71, styremedlem (på valg) Bente Bakken, nr 41, varamedlem (på valg) Arild Solum, nr 54, varamedlem (på valg) Det har vært avholdt tre styremøter i perioden. Valgkomiteen har bestått av: Mette G. Skålhegg, nr 69 (på valg) Bente Bakken, nr 41 (på valg) Grendemiljøkomiteen har bestått av: Familien Fossheim/Solum, nr 43 (stiller ikke til gjenvalg) Familien Hognestad/Svennevik, nr 26 Familien Kuzinski, nr 104 Familien Warhus/Kjønniksen, nr Bomiljø og sikkerhet Grendemiljøkomiteen Komiteen har igjen gjort en stor innsats for trivselen på Engerjordet. Den har blant annet stått for dugnader, 17. mai-tog, julegrantenning, skøytekarneval og etablering og drift av skøytebane. Styret - 2 -

3 takker komiteen for innsatsen. Familien Fossheim/Solum, som nå forlater komiteen etter mange års tjeneste, skal ha en spesiell takk års-jubileum Engerjordet rundet 50 år i fjor, og jubileet ble markert med en storartet fest på lekeplassen 27. august. Styret setter stor pris på oppslutningen fra store og små, og vil takke alle for fremmøtet. Ola Bertelsen skal ha en spesiell takk for beretningen om Engerjordets historie, som senere ble delt ut til alle sameierne Trafikksikkerhet Styret vil igjen benytte anledningen til å understreke det ansvaret hver enkelt av oss har for trafikksikkerheten på Engerjordet. Kjør forsiktig, og be andre om å gjøre det samme. 20 km/t er mer enn fort nok når barna er ute og leker. Styret har mottatt henvendelser der det klages på at enkelte sameiere kjører for fort på veiene våre. Vi kan alle gjøre noe med dette ved å dempe farten. Styret har begrensede muligheter til å gripe inn, men vil vurdere mulige initiativ dersom problemet vedvarer Parkering Den kommunale reguleringsplanen for Engerjordet omfatter også bestemmelser om parkering. Bestemmelsene innebærer at beboernes biler skal parkeres i eller foran egen garasje der denne ikke fungerer som snuplass, på parkeringsplassene ved lekeplassen eller på østsiden i øvre del av hovedveien. Gjesteparkering er regulert ved at hver leilighet har en halv gjesteparkeringsplass og ved at besøkende biler skal parkeres i egen stikkvei eller på egen tomt. Styret har registrert at ubrukte og avskiltede biler står plassert på det felles parkeringsarealet ved lekeplassen. Vi har også registrert at fellesarealet og parkeringsplasser i enkelte sideveier benyttes til kjøretøy og tilhengere som ser ut til å ha sammenheng med privat næringsvirksomhet. Styret legger til grunn at de ansvarlige ordner opp i dette, slik at vi slipper å ta initiativ Brøyting og strøing Dette arbeidet er også denne sesongen utført av Asker og Bærum Traktorservice AS. Styret tar sikte på å fornye kontrakten Vedlikehold av fellesarealene Dette arbeidet er også i år utført av Aage E. Hjorthaug. Styret er innstilt på å fornye kontrakten. I 2005 ble nordre sving på lekeplassen utbedret. I 2006 er det planlagt å videreføre utbedringen langs parkeringsplassene ved veien Lekeplassen Firmaet CH Prosjekt bidrar med regelmessige tilstands- og sikkerhetsvurderinger og dokumentert informasjon om det enkelte lekeapparat. Ordningen vil bli videreført Containerordningen Det er blitt ordnet med containere til juletrær, vår- og høstrydding. Styret minner om betydningen av å sortere og komprimere avfallet, slik at vi unngår tilleggskostnader Forsikringsordningen Vår felles forsikringspolise gjelder alle boliger på Engerjordet. Polisen er nå utvidet til å dekke alle tilbygg. I tillegg dekker den fra før også alle garasjer og utvidete verandaer. Spesifikasjoner om boligstandard i polisen er nå fjernet til fordel for en generell klausul som sier at dekningen gjelder uansett standard. For 2006 har styret lyktes med å oppnå en reduksjon i forsikringspremien på ca kr. Kostnaden blir dermed omtrent uendret fra i fjor, selv om dekningen er utvidet. Polisen er lagt ut på sameiets nettsider

4 Nettstedet Styret viser til nettsiden for opplysninger om sameiet og aktuelle saker. Henvendelser til styret bør primært gjøres via e-post til da dette letter saksbehandlingen. E-post som sendes til denne adressen videresendes kun til styrets medlemmer Setningstiltak, overvann, vann og avløp Styret har videreført noe gjenstående arbeid knyttet til problemer med overvann fra sameiets arealer. Arbeidet bestod av anlegging av en kum med sandfang ved garasjen i den øverste stikkveien. Noe etterarbeid gjenstår. Etter forslag fra styret, vedtok Årsmøte 2005 at fordeler og ulemper ved å avvikle setningsskadefondet skulle utredes. Dette er ikke fulgt opp, dels som følge av usikkerhet knyttet til Jernbaneverkets dobbeltspor, og dels som følge av styrets prioriteringer Jernbaneverkets dobbelspor Asker-Skøyen Siden forrige årsmøte har det vært hektisk aktivitet i forbindelse med det nye dobbeltsporet. Styret har stort sett holdt seg orientert om saken gjennom kontakt med Dobbeltsporet.no, informasjon gjennom Bærum Velforbund og diverse informasjonsmøter i regi av Jernbaneverket. Slik saken står i dag, har Jernbaneverket besluttet å kun be om anbud på sprengt tunnel med ett løp, og med adkomst i østenden på Engervannet og fra Fossveien (der turstien krysser Kirkeveien). Blir denne løsningen vedtatt, vil vi merke byggeperioden i varierende grad, både østfra og vestfra, i form av støy og støv. I forbindelse med utkjøring av sprengstein og tilkjøring av materialer og forsyninger, vil en også merke en del tung trafikk, spesielt på Engervannsveien. Adkomst til tverrslaget ved østenden av Engervannet vil være en midlertidig vei fra Engervannsveien, tvers over våtmarkene på begge sidene av Øverlandselva, og med bru over elva, videre over den nederste tennisbanen og bort under jernbanen. Det vil også bli etablert en kontorrigg, verksted og lager på og ved tennisbanene. I tillegg vil det kunne høres sprengning og merkes rystelser fra Bjerkåsen i den perioden tunneldriften pågår der. Dobbeltsporet har arbeidet iherdig for å fremme et forslag til løsning boring i stedet for sprengning som vil gi vesentlig redusert støy, støv og trafikkproblemer i byggeperioden. Dette arbeidet har imidlertid ikke båret frukter, da Jernbaneverket hevder løsningen blir for dyr. Dobbeltsporet.no har forsøkt å tilbakevise denne prisforskjellen, men det har man altså ikke lykkes med. Reguleringssaken i forbindelse med dobbeltsporet skal vedtaes til høsten, og frem til da vil Dobbeltsporet.no forsette arbeidet med utredninger og diskusjon med Jernbaneverket. Styret vil fortsette å støtte Dobbeltsporets arbeid. 1.3 Regnskap og sameieavgift Styremedlem Geir Dotzler har også i år ivaretatt regnskapsfunksjonene. SAK 2 REGNSKAP 2005, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2006 OG ANSLAG Resultatregnskap Oversikten viser regnskap for 2005 sammenholdt med budsjett. Her er også vist regnskap for 2004 til sammenligning, forslag til budsjett for 2006 og anslag for

5 Alle tall i hele tusen Note Regnskap Budsjett Regnskap Avvik *) Budsjett Anslag *) Minus er dårligere enn budsjett INNTEKTER Sameieavgifter 1 535,5 595,0 595,0 0,0 595,0 595,0 Øvrige inntekter 23,0 1,5 1,5 Netto renter 58,9 60,0 63,1 3,1 60,0 60,0 SUM INNTEKTER 617,5 655,0 659,6 4,6 655,0 655,0 KOSTNADER Ordinære sameiekostnader Forsikringer 240,8 256,0 255,9 0,1 260,0 270,0 Regnskap/revisjon 2 12,4 12,5 12,5 0,0 12,5 12,5 Andre admin.kostnader 3 21,6 30,0 22,8 7,2 30,0 30,0 Sum ordinære sameiekostnader 274,9 298,5 291,1 7,4 302,5 312,5 Vellets kostnader Brøyting og strøing 4 135,5 130,0 68,6 61,4 100,0 100,0 Containere 41,4 40,0 40,7-0,7 40,0 40,0 Lekeplass/grendetiltak 12,8 80,0 81,1-1,1 15,0 15,0 Vedlikehold grøntanlegg 5 48,9 80,0 98,1-18,1 80,0 80,0 Annet vedlikehold 38,8 30,0 25,1 4,9 30,0 30,0 Nærmiljøtiltak 6 5,0 50,0 4,0 46,0 55,0 5,0 Andre kostnader/refusjoner 10,0 10,0 10,0 10,0 Sum vellets kostnader 282,4 420,0 317,6 102,4 330,0 280,0 Spesielle kostnader Setningstiltak/overvann 33,0 0,0 Sum spesielle kostnader 33,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 SUM KOSTNADER 590,2 718,5 608,7 109,8 632,5 592,5 RESULTAT 27,3-63,5 50,9 114,4 22,5 62,5 - til setningsskadefondet 7 0,0 - lån fra setningsskadefondet 100,0 100,0 100,0 0,0 100,0 100,0 - til/fra disposisjonsfond 7-72,7-163,5-49,1 114,4-77,5-37,5 - til utbedringsfond 0,0 - til/fra asfaltfond 0,0 DISPONERT 27,3-63,5 50,9 114,4 22,5 62,5-5 -

6 2.2 Balanse Alle tall i hele tusen Note Regnskap Budsjett Regnskap Avvik *) Budsjett Anslag BALANSE EIENDELER Kortsiktige fordringer Restanser sameieavgift 5,0 Bankbeholdninger 3 405, ,5 SUM EIENDELER 3 410, ,5 EGENKAPITAL Setningsskadefond , , , , ,2 Utlånt fra setningsskadefondet -500,0-400,0-400,0-300,0-200,0 Disposisjonsfond 7 195,4 31,9 146,3 68,8 31,3 SUM EGENKAPITAL 3 058, , , , ,5 GJELD Kreditorer 18,1 Påløpte kostnader 36,4 39,5 Forskudsbetalt sameieavgift 297,5 302,5 SUM KORTSIKTIG GJELD 352,0 342,0 SUM GJELD OG EGENKAPITAL 3 410, ,5 2.3 Disponering av Sameiets inntekter Inntekter Sameieavgift: 5000 kr Renteinntekter: 509 kr Administrasjon 285 Lån setn.skadefond 806 Forsikring Drift / vedlikehold fellesarealer

7 2.4 Revisorberetning - 7 -

8 2.5 Merknader til regnskap 2005 og budsjett 2006 Regnskapet for 2005 viser et overskudd på kr før disponeringer. Dette er en forbedring på kr i forhold til budsjettet. I det følgende gis nærmere kommentarer til enkelte poster i regnskap og budsjett: 1. Sameieavgiften var kr. 5000, og det er ikke foreslått noen endring i avgiften for 2006/07. Alle sameiere har betalt avgiften. 2. Geir Dotzler er honorert med kr for regnskapsføring. I tillegg har revisjon fra Horwath Revisjon kostet kr Det budsjetteres med samme nivå som i I posten Andre administrative kostnader er det budsjettert med at Sameiet overtar kostnader for veibelysning med kr Det budsjetteres videre med utbetaling av kr til hvert styremedlem for dekning av generelle utgifter. 4. Lite snøfall i 2005 bidro til mindre kostnader ved strøing og bortkjøring av snø enn budsjettert. 5. Det er utført arbeid rundt lekeplassen som i utgangspunktet var planlagt for 2006, men som ble anbefalt å ta i Dette har ført til en overskridelse på kr Det er utbetalt ca. kr som støtte til dobbeltsporet.no. De resterende i budsjettet er ikke brukt. Det forslås å videreføre en budsjettpost på kr for å støtte arbeidet i forbindelse med dobbeltsporet og Jernbaneverket. Dette er en post som kun vil bli brukt dersom styret vurderer det som riktig. I tillegg er det foreslått å støtte Blommenholm Skole med kr i forbindelse med anlegging av ny kunstgressbane ved skolen. 7. I tråd med årsmøtets vedtak i 2002 foreslås det ikke å øke setningsskadefondet. Etter å ha redusert lån fra setningsskadefondet fra 2001 med kr blir det et underskudd på kr som dekkes inn ved å redusere disposisjonsfondet tilsvarende. Disposisjonsfondet er etter dette på kr STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret meddeles ansvarsfrihet. 2. Budsjettet for 2006 fastsettes i samsvar med styrets forslag

9 SAK 3 ENDRING AV VEDTEKTENES 6 I årsmøtet 2002 ble det vedtatt å endre vedtektenes 6, slik at sameiets ansvar med hensyn til anlegg for strøm, telefon, kabel-tv, vann, og kloakk blir brakt i samsvar med de faktiske forhold og den nåværende forståelsen av ansvarsgrensene (jf. Årsmøte 2001). En slik endring krever behandling i to påfølgende ordinære årsmøter, jf tredje ledd. Årsmøtet 2003 og 2004 var ikke vedtaksdyktig som følge av manglende oppmøte. Styrets forslag i Årsmøte 2005 fikk imidlertid tilslutning. Saken fremmes nå på nytt, slik at den forhåpentligvis kan avsluttes. STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK Vedtektens 6 tredje ledd skal lyde: Sameiet ivaretar i fellesskap alt vedlikehold av fellesareal, veier og felles bygninger etter beslutning av årsmøte. SAK 4 VALG AV STYRE OG KOMITEER Forslag fra valgkomiteen: Styre og styreformann: Steinar Hermansen, nr 152, styreformann Benthe Nilsen, nr 62, styremedlem Martin Westersø, nr 71, styremedlem Varamedlemmer: Bente Bakken, nr 41 Arild Solum, nr 54 Valgkomiteen: Ingen endringer. Grendemiljøkomiteen: Familien Fossheim/Solum, nr 43, går ut av komiteen. SAK 5 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Som revisor velges Horwath Revisjon. 2. Godtgjørelsen fastsettes av styret