Engerjordet sameie og vel Årsmøte 28. april 2011 SAKER TIL ÅRSMØTET

Transkript

1 SAKER TIL ÅRSMØTET SAK 1 ÅRSBERETNING STYRE OG KOMITEER BOMILJØ OG SIKKERHET REGNSKAP OG SAMEIEAVGIFT... 4 SAK 2 REGNSKAP 2010, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2011 OG ANSLAG RESULTATREGNSKAP BALANSE DISPONERING AV SAMEIETS INNTEKTER PER SAMEIER REVISJONSBERETNING MERKNADER TIL REGNSKAP 2010 OG BUDSJETT SAK 3 VALG AV STYRE OG KOMITEER... 7 SAK 4 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR

2 SAK 1 ÅRSBERETNING 1.1 Styre og komiteer Det har vært en styreperiode siden forrige årsmøte. Styret har bestått av: Stener Døhlen, nr 96, formann (på valg) Jan Brække, nr 144 (ikke på valg) Steinar Hermansen, nr 152, (på valg) Arild Solum, nr 54 (ikke på valg) Martin Westersø, nr 71, styremedlem og kasserer (på valg) Allan Andreassen, nr 150, varamedlem (ikke på valg) Kristin Fossheim, nr 43, varamedlem (ikke på valg) Det har vært avholdt fire styremøter i perioden. Valgkomiteen har bestått av: Kristin Kjølberg, nr 54 (på valg) Trine Roald, nr 116 (ikke på valg) Grendemiljøkomiteen har bestått av: Familien Vold/Jansen, nr 45 Familien Theien/Risnes, nr Bomiljø og sikkerhet Grendemiljøkomiteen Komiteen gjør fortsatt en stor innsats for trivselen på Engerjordet. Den har blant annet stått for dugnader, 17. mai-tog og julegrantenning. Styret takker for innsatsen Trafikksikkerhet Styret mottar stadig henvendelser om trafikksikkerheten på Engerjordet. I henvendelse fra en sameier er vi også oppfordret til å undersøke mulighetene for å utbedre trafikksikringen på Engerjordet, blant annet gjennom mer effektive fartsdumper og bedre skilting med hensyn til barn som leker. Styret vil følge opp saken, og ønsker en diskusjon i årsmøtet som grunnlag for dette. Styret vil fortsatt understreke det ansvaret hver enkelt av oss har for trafikksikkerheten på Engerjordet. Kjør forsiktig, og be andre om å gjøre det samme. 20 km/t er mer enn fort nok når barn kan være ute på veiene Parkering Den kommunale reguleringsplanen for Engerjordet omfatter bestemmelser om parkering. Bestemmelsene innebærer at beboernes biler skal parkeres i eller foran egen garasje der denne ikke fungerer som snuplass, på parkeringsplassene ved lekeplassen eller på østsiden i øvre del av hovedveien. Gjesteparkering er regulert ved at hver leilighet har en halv gjesteparkeringsplass og ved at besøkende biler skal parkeres i egen stikkvei eller på egen tomt. Det vil ikke lenger være tillat å sette tilhengere på felles parkeringsplasser. Tilhengere må fra nå av være plassert i garasje eller på egen tomt

3 1.2.4 Brøyting og strøing Dette arbeidet er også denne sesongen utført av Asker og Bærum Traktorservice AS. Kontrakten er fornyet Vedlikehold av fellesarealene Dette arbeidet ble også i fjor utført av Aage E. Hjorthaug. Det er planlagt å fortsette opprydding av skråningen på lekeplassen samt utføre periodisk vedlikehold og opprydding av øvrig beplantning Lekeplassen Firmaet CH Prosjekt bidrar med regelmessige tilstands- og sikkerhetsvurderinger og dokumentert informasjon om det enkelte lekeapparat. Ordningen vil bli videreført Containerordningen Det er blitt ordnet med containere til juletrær, vår- og høstrydding. Vi minner om betydningen av å sortere og komprimere avfallet, slik at vi unngår tilleggskostnader Forsikringsordningen Vår felles forsikringspolise gjelder alle boliger på Engerjordet. I 2006 ble polisen utvidet til å dekke alle tilbygg i tillegg til alle garasjer og utvidete verandaer. Samtidig ble polisens spesifikasjoner om boligstandard fjernet til fordel for en generell klausul som innebærer at dekningen gjelder uansett standard. Polisen er lagt ut på sameiets nettsider Nettstedet Styret viser til nettsiden for opplysninger om sameiet og aktuelle saker. Henvendelser til styret bør primært gjøres via e-post til sameiet@engerjordet.com Setningstiltak, overvann, vann og avløp Styret mottar fortsatt henvendelser om drenering i noen av stikkveiene. Dette ser nå ut til å bli et økende problem, som trolig skyldes utformingen av dreneringskummene. Disse er stort sett synkekummer, som drenerer vannet ned i grunnen, og som ikke er tilknyttet noe rørsystem. Kummene må regelmessig tømmes for slam og grus, og dette er å anse som en felles oppgave for beboerne i stikkveiene og ikke for hele sameiet Jernbaneverkets dobbelspor Asker-Skøyen Det legges til grunn at alle er kjent med Jernbaneverkets planer og arbeid i vårt nærområde. Styret er opptatt av å ivareta beboerens interesser i sakens anledning, og arbeider nå med spørsmålet om en mulig permanent tillatelse til bruk av verkstedhallen nederst ved Engervannet som tennishall. Det nye dobbeltsporet skal åpnes til høsten Tilstandsvurdering tak og inntaksledninger Styret har vært i kontakt med et konsulentfirma for å få utført en tilstandsvurdering av tak. Det er ca. 30 år siden takene ble lagt om. Det vil også bli utarbeidet et forslag til etterisolering av takene. I tillegg tar vi sikte på å få utført en tilstandsvurdering av inntaksledningene. Styret vil orientere nærmere om dette på årsmøtet Energimerking Ny regler for utleie og salg av bolig sier at det skal foreligge energimerking av alle hus. I den forbindelse har firmaet Entelligens AS tatt kontakt med Engerjordet sameie og vel for å tilby å utføre dette gratis for alle boligene her. Alle skal nå ha fått en henvendelse fra dem, og de som ønsker det har nå svart. Dette er i utgangspunktet gratis, men eventuelle utbedringer må huseierne selv bekoste

4 1.3 Regnskap og sameieavgift Styremedlem og kasserer Martin Westersø har ivaretatt regnskapsfunksjonene med innleiet bistand fra tidligere styremedlem Geir Dotzler. SAK 2 REGNSKAP 2010, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT 2011 OG ANSLAG Resultatregnskap Oversikten viser regnskap for 2008 sammenholdt med budsjett. Her er også vist regnskap for 2009 til sammenligning, forslag til budsjett for 2010 og anslag for Alle tall i hele tusen Regnskap Budsjett Regnskap Avvik *) Budsjett Anslag *) Minus er dårligere enn budsjett INNTEKTER Sameieavgifter 682,0 682,0 682,0 0,0 682,0 682,0 Øvrige inntekter 23,2 2,0 1,6-0,4 1,6 1,6 Netto renter 96,9 100,0 85,9-14,1 85,0 110,0 SUM INNTEKTER 802,1 784,0 769,5-14,5 768,6 793,6 KOSTNADER Ordinære sameiekostnader Forsikringer 342,9 300,0 287,6 12,4 300,0 315,0 Revisjon 15,0 18,8 18,8 0,0 18,8 20,0 Andre admin.kostnader 9,8 10,0 8,2 1,8 10,0 15,0 Godtgjørelser styret / kasserer 76,7 76,7 76,7 0,0 76,7 76,7 Arbeidsgiveravgift 10,8 10,8 10,8 0,0 10,8 10,8 Sum ordinære sameiekostnader 455,2 416,3 402,0 14,2 416,3 437,5 Vellets kostnader Brøyting og strøing 109,7 115,0 112,5 2,5 115,0 120,0 Containere 45,2 50,0 42,9 7,1 50,0 50,0 Lekeplass/grendetiltak 12,0 15,0 7,1 7,9 15,0 15,0 Vedlikehold grøntanlegg 120,2 90,0 95,5-5,5 120,0 65,0 Annet vedlikehold 0,0 Nærmiljøtiltak 2,8 5,0 5,0 5,0 5,0 Andre kostnader/refusjoner 46,3 35,0 14,4 20,6 35,0 35,0 Sum vellets kostnader 336,2 310,0 272,4 37,6 340,0 290,0 Spesielle kostnader Setningstiltak/overvann 0,0 Sum spesielle kostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 SUM KOSTNADER 791,4 726,3 674,4 51,9 756,3 727,5 RESULTAT 10,7 57,8 95,1 37,4 12,4 66,1 - til setningsskadefondet 0,0 - lån fra setningsskadefondet 100,0 0,0 - til/fra disposisjonsfond -89,3 57,8 95,1 37,3 12,4 66,1 - til utbedringsfond 0,0 - til/fra asfaltfond 0,0 DISPONERT 10,7 57,8 95,1 37,3 12,4 66,1-4 -

5 2.2 Balanse BALANSE EIENDELER Kortsiktige fordringer Restanser sameieavgift 32,5 0,0 Bankbeholdninger 3 883, ,6 SUM EIENDELER 3 916, ,6 EGENKAPITAL Setningsskadefond 3 363, ,2 Utlånt fra setningsskadefondet 0,0 0,0 Disposisjonsfond 198,3 293,4 SUM EGENKAPITAL 3 561,5 0, ,6 GJELD Kreditorer Påløpte kostnader 13,5 27,0 Forskudsbetalt sameieavgift 341,0 341,0 SUM KORTSIKTIG GJELD 354,5 368,0 SUM GJELD OG EGENKAPITAL 3 916, ,6 2.3 Disponering av sameiets inntekter per sameier Renteinntekter; Inntekter per sameier 706 Sameieavgift;

6 Kostnader per sameier Til fond; 767 Administrasjon; 923 Forsikring; 2319 Drift / vedl.hold fellesarealer; Revisjonsberetning Revisjonsberetningen vil bli omdelt under årsmøtet. 2.5 Merknader til regnskap 2010 og budsjett 2011 Regnskapet for 2010 viser et overskudd på kr før disponeringer. I det følgende gis nærmere kommentarer til enkelte poster i regnskap og budsjett: 1. Sameieavgiften holdes uendret på kr Grunnet renteutviklingen i 2010, var renteinntektene lavere enn budsjettert. Vi forventer et fortsatt lavt rentenivå i 2011 og dels Vi har lykkes med en reforhandling av forsikringen, som ga redusert premie i Det er planlagt å fortsette opprydding av skråningen på lekeplassen, samt utført periodisk vedlikehold og opprydding av øvrig beplantning. 5. Godtgjørelser til styret foreslås å ligge på kr per medlem som i 2010, og regnskapshonoraret foreslås uendret på kr Geir Dotzler har ført regnskapet for 2010, og styrets innstilling er at han fortsetter med det også for I tråd med årsmøtets vedtak i 2002 foreslås det ikke å øke setningsskadefondet. Overskuddet foreslås disponert til disposisjonsfondet. Disposisjonsfondet er etter dette på kr STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret meddeles ansvarsfrihet. 2. Budsjettet for 2010 fastsettes i samsvar med styrets forslag

7 SAK 3 VALG AV STYRE OG KOMITEER Forslag fra valgkomiteen: Styre: Martin Westersø, nr 71, formann Jan Brekke, nr 144, styremedlem Stener Døhlen, nr 96, styrmedlem og kasserer Steinar Hermansen, nr 152, styremedlem Arild Solum, nr 54, styremedlem Allan Andreassen, nr 150, varamedlem Kristin Fossheim, nr 43, varamedlem Valgkomiteen: Kristin Kjølberg, nr 54 Trine Roald, nr 116 Grendemiljøkomiteen: Familien Vold/Jansen, nr 45 Familien Theien/Risnes, nr 132 SAK 4 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Som revisor velges Horwath Revisjon. 2. Godtgjørelsen fastsettes av styret