ÅRSBERETNING 2014 FOR MIDTUNHAUGEN VELFORENING Torsdag kl Sted: Midtun Barnehage (Midtunhaugen 179)

Transkript

1 ÅRSBERETNING 2014 FOR MIDTUNHAUGEN VELFORENING Torsdag kl Sted: Midtun Barnehage (Midtunhaugen 179) Dagsorden: Vedlegg: 1. Åpning av møtet med valg av referent og ordstyrer 2. Godkjenning av årsmøteinnkalling 3. Årsberetning 4. Regnskap og revisjon 5. Innkomne saker 6. Fastsettelse av kontingent 7. Godkjenning av budsjett Valg av styre, revisorer og ny valgkomité Regnskap 2014 og budsjett 2015 Revisorberetning 2014 Vedtekter for Midtunhaugen Velforening Kart over område for Midtunhaugen Velforening 1. Velforeningens virksomhet Velforeningen holder til i Bergen kommune (Fana bydel). Velforeningen omfatter 124 boenheter. Midtunhaugen Velforening ble etablert i 1990 for å stå som eier av fellesarealer, samt ivareta medlemmenes interesser i forhold til opparbeiding, vedlikehold og disponering av disse. Vi benytter BOB som forretningsfører og vår adresse er: Midtunhaugen Velforening v/ BOB Postboks BERGEN 1.1 Bomiljø/sosiale aktiviteter/dugnadsarbeid I forbindelse med dugnad ble det som sist arrangert en sosial sammenkomst med kaffe, saft, is og pølsegrilling. Som i fjor ble dugnaden meget vellykket.

2 1.2 Forhold som har inntrådt etter regnskapsårets utløp Det har ikke inntrådt vesentlige forhold etter regnskapsårets utløp som påvirker vedlagte årsregnskap. 1.3 Forutsetning om fortsatt drift Styret bekrefter at forutsetninger for fortsatt drift av velforeningen er lagt til grunn ved utarbeidelsen av årsregnskapet. 1.4 Arbeidsmiljø og likestilling Velforeningen har ingen ansatte. Styret har i 2014 ikke mottatt lønn eller gaver. I 2014 bestod styret av 2 kvinner og 3 menn. 2. Styret og styrets arbeid 2.1 Styrets sammensetning Styret i Midtunhaugen Velforening har bestått av følgende personer: Trond Ivar Heltveit Nr. 174, leder På valg Alexander Bargård Nr. 149, nestleder Ett år igjen Maren Lerøen Nr. 41, kasserer Ett år igjen André Midtun Nr. 170, sekretær På valg Vita Heine Nr. 121 Ett år igjen Varamedlemmer til styret og valgkomité: Viggo Krüger Nr. 151 Bente Grønn-Nielsen Nr. 118 Revisorer: Ørjan Karlsen Nr. 198 Styremedlemmene har i 2014 hatt egne ansvarsområder som for eksempel webansvarlig, brøyteansvarlig, dugnadsansvarlig, etc. 2.2 Møtevirksomhet Siden forrige årsmøte har styret avholdt 7 møter. Styret har arrangert vårdugnad i Styret har hatt god kontakt med forretningsføreren BOB om den daglige drift av velforeningen. 2.3 Saker som har vært behandlet Beskjæring av trær på midtre lekeplass Etter tilbakemelding fra flere beboere om at det var en del trær på midtre lekeplass og skygget for kveldssolen ble det besluttet å beskjære alle trærne på midtre lekeplass. Jobben

3 ble utført av medlemmer i styret i uken før 17. mai og dermed innbar denne jobben ingen kostnader for velforeningen. Reparasjon av disser på midtre lekeplass En av styrets medlemmer fikk tilbakemelding fra en beboer om at den lille dissen på midtre lekeplass hadde røket og at barnet hennes hadde fått lettere skader. Styrets medlem reparerte dissen og inspiserte de andre dissene. Det blir på bakgrunn av dette foreslått å utbedre de to andre dissene som vil innebære en kostnad på ca. kr ,-. Dette blir sett på som en del av vedlikeholdet og bør utføres våren 2015 slik at ikke flere barn skader seg. Bygging av ny sandkasse på midtre lekeplass Sandkassen på midtre lekeplass har vært helt råtten de siste årene og har falt helt i fra hverandre i fjoråret. Styret behandlet saken og ble enig om å dekke materialer for å bygge ny sandkasse. Arbeidet ble utført av en av styrets medlemmer sammen med en beboer i god dugnadsånd. Slamsuging/drenering utenfor to av garasjeanleggene Det kom inn en søknad til Velforeningen for støtte til utbedring av drenering foran garasjeanlegget under rekken Midunhaugen På bakgrunn av at Velforeningen har dekket liknende saker tidligere og på grunn av alvorlighetsgraden av problemene ved C/D, har styret valgt å dekke hele kostnaden på kr ,-. En søknad for dekning av utgifter i forbindelse med slamsuging av kum som forårsaket oversvømmelse i deler av garasjen under rekken , pålydende kr 5.133,-. Denne har styret også godkjent. Styret vil gjerne minne om at det er garasjeeiere selv som er ansvarlig for vedlikehold rundt sine garasjeanlegg. Fornyet avtale med Natland Hage Natland Hage fikk på nytt oppdraget med å utføre gressklipp på anviste områder i velforeningen. De hadde utført oppgaven året før, og kjente dermed til hvilke områder det dreide seg om. Fornying av avtalen kom ikke i gang før nærmere sommeren, så gresset var dessverre blitt relativt høyt før første klipping ble utført. Kjøp av tjenester hos BOB Vår forretningsfører BOB tilbyr også tjenester som «tilsyn og kontroll av eiendommer og utomhusanlegg, kosting, spyling, bosshåndtering, vedlikehold av grøntanlegg, beskjæring, plenklipping, snømåking, salting, lysrunder, smøring av låser, ventilasjon, fyranlegg, takinspeksjon, osv.». I 2014 har vi ikke kjøpt noen av tjenestene hos BOB siden i allerede har en avtale med Jersin og Natland Hage. Dreneringstiltak ved søppelstativ i felt L På forrige årsmøte ble det vedtatt å gjennomføre dreneringsarbeid ved søppelstativ i felt L. Dette var et problem som oppstod etter at Kommunen hadde lagt en ny asfalt på veien. Arbeidet er gjort av Jersin AS og kostet kr ,-.

4 Parkering i krysset som går opp til nr Styret oppfordrer beboerne til ikke å parkere i svingen på grunn av trafikksikkerhet. Belysning av gangvei På forrige årsmøte ble det også vedtatt å støtte Velforeningen Midtunhaugen som ville sette opp lyktestolper i snarveien til Nesttun. Vi har dekket 1/3 av kostnadene siden vi også bruker snarveien. Dette kostet kr ,-. Nettarkiv Styret disponerer et nettarkiv for å sikre at dokumentasjon fra styrets arbeid tas vare på. Nettarkivet tilbys av «One.com» som også er leverandør av velforeningens hjemmeside, Dugnad Dugnaden ble også i 2014 lagt til en lørdag formiddag for å gjøre det mer sosialt og enklere for barnefamilier å delta. Oppdelingen av dugnaden i en vedlikeholdsdel og en sosial del har blitt godt mottatt. Dugnaden blir således en fin mulighet til å bli bedre kjent med naboer. Av oppgaver som ble utført på dugnaden nevnes blant annet vask av velkomstskiltet for Midtunhaugen ved bed/grøntområde C, grus og steiner langs veien ble kostet utenfor asfalt/ ut i veiskulderen, det ble lagt bark og ryddet ved bed og flere grøntområder, tretoppene på midtre lekeplass ble kuttet/trimmet og det ble gjort generell rydding og pynting til 17. mai. Vi hadde også i 2014 ordningen med at de som av ulike årsaker ikke kan delta på dugnaden, i stedet kan betale inn kr. 200,-. Ordningen har muligens ikke vært kommunisert godt nok, da kun få valgte å benytte seg av dette. Styret vil fortsette arbeidet med hvordan dugnadene organiseres best mulig. Fokusområder vil bl.a. være å få flest mulig til å delta, tydeliggjøre hvilke oppgaver som står på agendaen under dugnaden, videreføring av det sosiale arrangementet og bedre kommunikasjon av den frivillige, fleksible ordningen med at de som ikke kan møte kan betale for sitt fravær. I motsetning til året før, ble det i 2014 kun arrangert dugnad om våren. Så fremt vær og praktiske omstendigheter tillater det, kan det med fordel avholdes både vår- og høstdugnad. Vedlikehold av grøntområder Gressklipp ble satt bort til Natland Hage og Anlegg AS, og styret har stort sett vært godt fornøyd med deres arbeid. Til forskjell fra året før, ble det ble inngått avtale om også å klippe på et område ned mot husrekken På dette området var det plantet en del busker som dessverre ble skadet under arbeidet med gressklipp. Styret tar sikte på å få til en beplantningsmodell, som er lett å vedlikeholde, til våren. I forbindelse med dugnad ble det kjøpt inn en del dekkbark. Barken ble fordelt der behovet for påfyll var størst. To beboere har utarbeidet en oversikt over nødvendig vedlikehold av grøntområdene og, mot dugnadsbetaling, tilbudt seg å delvis ta ansvar for planlegging og vedlikehold av

5 beplantning etc., i tiden framover. Dette er et flott initiativ som styret setter pris på, og gjerne ønsker seg mer av. Brøyting Vinteren 2014/2015 har det falt lite snø. Det er derfor brukt lite penger på brøyting. Selv om det er brukt lite på brøyting har det vært nødvendig med noe salting. Det har kommet en del henvendelser angående brøyting. Styret har svart på disse henvendelsene etter beste evne. Det har vært god dialog med Oddvar Jersin angående behov for brøyting. Styret er godt fornøyd med jobben som Jersin har gjort. Støtte til asfaltering av vei opp til øvre lekeplass På forrige årsmøte ble det vedtatt å støtte arbeidet med asfaltering av veien opp og forbi øvre lekeplass. Dette arbeidet er nå utført. Første delbeløp ble utbetalt i 2014 og det gjenstår et tilsvarende beløp til utbetaling i 2015, på kr , Saker under arbeid og planlegging Hull i asfalten ved innkjørsel til nedre lekeplass Det er observert store hull i innkjørselen til parkeringsplassen foran nedre lekeplass. Styret har kontaktet Jersin for tilbud for utbedring. 3. Velforeningens drift og økonomi 3.1 Forretningsførsel og revisjon Forretningsførselen for velforeningen er i henhold til kontrakt utført av Bergen og Omegn Boligbyggelag. Midtunhaugen Velforening har hatt kun interne revisorer i Kostnad for forretningsførsel og revisjon beløp seg til kr , Velforeningens eiendomsmasse og forsikring Av materielle eiendeler eier Velforeningen per dags dato en gressklipper, en kantklipper og noen hageredskaper som blir brukt til dugnad. Velforeningen har ikke en fast plass å oppbevare dette. I 2014 har eiendelene blitt oppbevart hos styret. Velforeningen har forsikring hos If Skadeforsikring. Forsikringen gjelder 2 lekeplasser. Årspremien er kr , Økonomi Kommentarer til resultatregnskapet for 2014 Regnskapet ble oppgjort med et overskudd på kr ,-. Det er styrets vurdering at årsregnskapet viser et rettvisende bilde av resultat og stilling pr. 31. desember Årets endring i de disponible midlene ble positiv med kr ,-. De disponible midlene er på kr ,-.

6 4. Innkomne saker Ingen. 5. Kontingent For tre år siden ble kontingenten økt fra kr ,- til kr ,- og i fjor til kr ,-. Styret ønsker ikke å øke kontingenten betraktelig fra år til år, men ønsker at kontingenten over tid omtrent skal følge generell pris- og lønnsutvikling i samfunnet. Styrets innstilling er å ikke endre kontingenten for Budsjett Budsjettoppstillingen kan sees sammen med regnskapet som følger, vedlagt. Inntektssiden vår består hovedsakelig av kontingenter fra 124 boenheter. I tillegg får vi innbetalt penger fra de som ikke har anledning til å delta på dugnad. Den største utgiftsposten er fortsatt brøyting (kr ,-). Styret har budsjettert midler til følgende prosjekter i 2015: Støtte til asfaltering opp mot felt J med kr ,- Slamsuging/drenering utenfor C/D med kr ,- (arbeidet er allerede utført). Styret er opptatt av at Velforeningen i de løpet av de nærmeste årene opparbeider seg disponible midler som gjør at vi er i stand til å tåle en veldig kald vinter med mye brøyting.

7 7. Valg av nytt styre Valgkomiteen har følgende innstilling til valg av styret for 2015: Styremedlemmer ikke på valg: Alexander Bargård Nr. 149 Ett år igjen Maren Lerøen Nr. 41 Ett år igjen Vita Heine Nr. 121 Ett år igjen Nye styremedlemmer: Anders Linde Karlsen Nr. 110 Erik Jespersen Nr. 55 Nye varamedlemmer og valgkomité: André Midtun Nr. 170 Viggo Krüger Nr. 151 Revisorer: Ørjan Karlsen Nr. 198 (gjenvalg) Bergen, 19. mars 2015 Trond Ivar Heltveit Vita Heine Alexander Bargård Maren Lerøen André Midtun