Engerjordet sameie og vel Årsmøte 24. april 2012 SAKER TIL ÅRSMØTET

Transkript

1 SAKER TIL ÅRSMØTET SAK 1 ÅRSBERETNING STYRE OG KOMITEER BOMILJØ OG SIKKERHET REGNSKAP OG SAMEIEAVGIFT... 4 SAK 2 REGNSKAP 2011, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT RESULTATREGNSKAP BALANSE REVISJONSBERETNING MERKNADER TIL REGNSKAP 2011 OG BUDSJETT SAK 3 VALG AV STYRE OG KOMITEER... 7 SAK 4 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR

2 SAK 1 ÅRSBERETNING 1.1 Styre og komiteer Det har vært en styreperiode siden forrige årsmøte. Styret har bestått av: Martin Westersø, nr 71, formann (på valg) Jan Brække, nr 144 (på valg) Steinar Hermansen, nr 152, (ikke på valg) Arild Solum, nr 54 (på valg) Stener Døhlen, nr 96, styremedlem og kasserer (ikke på valg) Allan Andreassen, nr 150, varamedlem (på valg) Kristin Fossheim, nr 43, varamedlem (på valg) Det har vært avholdt fire styremøter i perioden. Valgkomiteen har bestått av: Kristin Kjølberg, nr 54 (ikke på valg) Trine Roald, nr 116 (på valg) Grendemiljøkomiteen har bestått av: Familien Wold/Jenssen, nr 45 Familien Theien/Risnes, nr Bomiljø og sikkerhet Grendemiljøkomiteen Komiteen gjør fortsatt en stor innsats for trivselen på Engerjordet. Den har blant annet stått for dugnader og julegrantenning. Styret takker for innsatsen Trafikksikkerhet Styret mottar stadig henvendelser om trafikksikkerheten på Engerjordet. Styret vil fortsatt understreke det ansvaret hver enkelt av oss har for trafikksikkerheten på Engerjordet. Kjør forsiktig, og be andre om å gjøre det samme. 20 km/t er mer enn fort nok når barn kan være ute på veiene. I 2011 har styret særlig vært aktive for å få etablert rushtidsbom i Halvorsens vei. Vi har jobbet tett med Blommenholm vel og FAU ved Blommenholm skole. Etter et par politiske runder, ble det til slutt vedtatt å etablere en bom. Planen er at denne skal settes opp i løpet av sommeren Parkering Styret minner om den kommunale reguleringsplanen for Engerjordet omfatter bestemmelser om parkering. Bestemmelsene innebærer at beboernes biler skal parkeres i eller foran egen garasje der denne ikke fungerer som snuplass, på parkeringsplassene ved lekeplassen eller på sørsiden av øvre del av hovedveien. Gjesteparkering er regulert ved at hver leilighet har en halv gjesteparkeringsplass og ved at besøkende biler skal parkeres i egen stikkvei eller på egen tomt. Det er ikke tillat å sette tilhengere på felles parkeringsplasser. Tilhengere må være plassert i garasje eller på egen tomt. Det er heller ikke tillatt å hensette avskiltede biler på parkeringsplassene

3 1.2.4 Brøyting og strøing Dette arbeidet er også denne sesongen utført av Asker og Bærum Traktorservice AS. Kontrakten er fornyet Vedlikehold av fellesarealene I løpet av fjoråret ble arbeidet i skråningen ned mot lekeplassen ferdig. Det ble lagt nytt gress og foretatt beplantning av nye busker. En del gamle busker ble fjernet. Det ble også montert ny vannslange i kummen ved sklia Lekeplassen Firmaet CH Prosjekt bidrar med regelmessige tilstands- og sikkerhetsvurderinger og dokumentert informasjon om det enkelte lekeapparat. Ordningen vil bli videreført Containerordningen Det er blitt ordnet med containere vår- og høstrydding samt juletrær. Styret minner om betydningen av å sortere og komprimere avfallet, slik at vi unngår tilleggskostnader Forsikringsordningen Vår felles forsikringspolise gjelder alle boliger på Engerjordet. I 2006 ble polisen utvidet til å dekke alle tilbygg i tillegg til alle garasjer og utvidete verandaer. Samtidig ble polisens spesifikasjoner om boligstandard fjernet til fordel for en generell klausul som innebærer at dekningen gjelder uansett standard. Polisen er lagt ut på sameiets nettsider Nettstedet Styret viser til nettsiden for opplysninger om sameiet og aktuelle saker. Henvendelser til styret bør primært gjøres via e-post til sameiet@engerjordet.com Setningstiltak, overvann, vann og avløp Styret mottar fortsatt henvendelser om dreneringskummene i stikkveiene. Disse er stort sett synkekummer, som drenerer vannet ned i grunnen, og som ikke er tilknyttet noe rørsystem. Kummene må regelmessig tømmes for slam og grus, og dette er å anse som en felles oppgave for beboerne i stikkveiene og ikke for hele sameiet Tilstandsvurdering tak og inntaksledninger Konsulentselskapet A.L. Høyer utførte våren/forsommeren 2011 en tistandsvurdering av tak og inntaksledninger. Rapporten vil bli lagt ut på hjemmesiden. Konklusjonene i rapporten er at takene generelt ansees å være i god forfatning og stort sett er tette. Det er imidlertid noen merknader: Mange steder er de originale spikrene som holder platene på plass helt eller delvis trukket ut. Disse bør erstattes med skruer for å forhindre vanninntregning og eventuelt at platene blåses av. De fleste takrennene er montert uten overliggere, noe som gjør dem svært utsatt for skade ved takras. Hver enkelt huseier bør inspisere gjennomføringer for luftinger etc. for å passe på at det ikke har utviklet seg lekkasjer. Generelt er takkonstruksjonen mangelfull etter dagens standard, både med tanke på isolering og lufting. Ved eventuell omlegging av takene, bør det etterisoleres og tidsmessig lufting etableres. Vannledningene er av tykkveggede kobberrør, og er i seg selv i brukbar stand. Utvendige stoppekraner er imidlertid mangelfulle: Noen er forsvunnet, dvs. gravd ned eller lagt asfalt, heller eller plen over. Mange fungerer ikke lenger

4 Anbefalingen her er at kranene, så langt det er mulig, lokaliseres, graves opp og erstattes med nye kuleventiler. Dette bør også gjøres med stoppekranene for hvert hus Bekymringsmelding piper Styret har mottatt en bekymringsmelding fra feieren og brannvesenet. Flere av pipene skal være i dårlig stand, både over tak med løse stener og topplater, men også i selve pipeløpet. I tillegg er det flere av boligene som har feil/mangler innvendig, som tildekkede feierluker, brannmur innkledd med gipsplater/møbler og annet. De berørte sameiere skal ha fått varsel om dette, styret ber om at alle tar dette på alvor da det berører brannsikkerhet for alle beboere. I tillegg har feieren problemer med at mange ikke er hjemme ved varslet tidspunkt, slik at kontroll ikke kan utføres. Vi understreker viktigheten av at disse kontrollene gjennomføres. Til orientering kan brannvesenet forby fyring hvis mangler ikke rettes eller inspeksjon ikke blir gjennomført. 1.3 Regnskap og sameieavgift Styremedlem og kasserer Stener Døhlen har ivaretatt regnskapsfunksjonene med innleiet bistand fra Geir Dotzler

5 SAK 2 REGNSKAP 2011, ANSVARSFRIHET, BUDSJETT Resultatregnskap Oversikten viser regnskap for 2011 sammenholdt med budsjett. Her er også vist regnskap for 2010 til sammenligning og forslag til budsjett for Alle tall i hele tusen Regnskap Budsjett Regnskap Avvik *) Budsjett *) Minus er dårligere enn budsjett INNTEKTER Sameieavgifter 682,0 682,0 682,0 0,0 682,0 Øvrige inntekter 1,6 1,6 1,6 0,0 1,6 Netto renter 85,9 85,0 94,3 9,3 95,0 SUM INNTEKTER 769,5 768,6 777,9 9,3 778,6 KOSTNADER Ordinære sameiekostnader Forsikringer 287,6 300,0 301,2-1,2 345,0 Revisjon 18,8 18,8 18,8 0,0 18,8 Andre admin.kostnader 22,0 10,0 2,0 8,0 10,0 Godtgjørelser styret / kasserer 76,7 76,7 76,7 0,0 76,7 Arbeidsgiveravgift 10,8 10,8 10,8 0,0 10,8 Sum ordinære sameiekostnader 415,8 416,3 409,4 6,8 461,3 Vellets kostnader Brøyting og strøing 98,2 115,0 127,7-12,7 120,0 Containere 42,9 50,0 46,5 3,5 50,0 Lekeplass/grendetiltak 7,1 15,0 11,6 3,4 12,0 Vedlikehold grøntanlegg 95,5 120,0 155,7-35,7 100,0 Annet vedlikehold 14,3 58,6-58,6 20,0 Nærmiljøtiltak 5,0 1,2 3,8 5,0 Andre kostnader/refusjoner 0,6 35,0 86,0-51,0 30,0 Sum vellets kostnader 258,5 340,0 487,4-147,4 337,0 Spesielle kostnader Setningstiltak/overvann 0,0 Sum spesielle kostnader 0,0 0,0 0,0 0,0 0,0 SUM KOSTNADER 674,4 756,3 896,8-140,6 798,3 RESULTAT 95,1 12,4-118,9-131,2-19,7 - til setningsskadefondet 0,0 - lån fra setningsskadefondet 0,0 - til/fra disposisjonsfond 95,1 12,4-118,9-131,2-19,7 - til utbedringsfond 0,0 - til/fra asfaltfond 0,0 DISPONERT 95,1 12,4-118,9-131,2-19,7-5 -

6 2.2 Balanse 2.3 Revisjonsberetning Revisjonsberetningen vil bli omdelt under årsmøtet. 2.4 Merknader til regnskap 2011 og budsjett 2012 Regnskapet for 2011 viser et overskudd på kr før disponeringer. I det følgende gis nærmere kommentarer til enkelte poster i regnskap og budsjett: 1. Sameieavgiften holdes uendret på kr Forsikringspremien fortsetter å stige. Vi har bedt om en gjennomgang av vår forsikring og vil få en vurdering av denne i løpet av første halvår Det er fullført omfattende utbedringer av grøntarealet rundt lekeplassen. Dette er nå for det meste ferdigstilt slik at vi går over til ordinært vedlikehold de nærmeste årene. 4. Vi måtte i 2011 både anskaffe ny flaggstang og sprøyteslange. 5. Konsulenthonorar for tilstandsvurdering av tak og inntaksledninger kom på kr Godtgjørelser til styret foreslås å ligge på kr. 11,500 per medlem som i 2011, og regnskapshonoraret foreslås uendret på kr. 19,200. Geir Dotzler har ført regnskapet for 2011, og styrets innstilling er at han fortsetter med det også for I tråd med årsmøtets vedtak i 2002 foreslås det ikke å øke setningsskadefondet. Overskuddet foreslås disponert til disposisjonsfondet. Disposisjonsfondet er etter dette på kr. 174,500 STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Styret meddeles ansvarsfrihet. 2. Budsjettet for 2012 fastsettes i samsvar med styrets forslag

7 SAK 3 VALG AV STYRE OG KOMITEER Forslag fra valgkomiteen: Styre: Martin Westersø, nr 71, formann Jan Brekke, nr 144, styremedlem Stener Døhlen, nr 96, styrmedlem og kasserer Steinar Hermansen, nr 152, styremedlem Arild Solum, nr 54, styremedlem Allan Andreassen, nr 150, varamedlem Kristin Fossheim, nr 43, varamedlem Valgkomiteen: Kristin Kjølberg, nr 54 Trine Roald, nr 116 Grendemiljøkomiteen: Familien Vold/Jansen, nr 45 Forslag til ny familie etter familien Theien/Risnes vil bli lagt frem i årsmøtet. SAK 4 VALG AV OG GODTGJØRELSE FOR REVISOR STYRETS FORSLAG TIL VEDTAK 1. Som revisor velges Horwath Revisjon. 2. Godtgjørelsen fastsettes av styret