MØTEINNKALLING SAKSLISTE. Agdenes kommune

Transkript

1 MØTEINNKALLING Utvalg: KOMMUNESTYRET Møtested: Rådhuset Møtedato: Tid: 10:00 Eventuelt forfall meldes til tlf eller e-post: Varamedlemmer møter etter nærmere avtale. Orientering om Hamos fra kl 10:00 10:30 Orientering om Orkland fra kl. 10:30 11:00 Omvisning på Ligård Ski & Veteranmaskiner ca. kl. 12:00 Saksnr. Arkivsaksnr. Tittel 43/17 17/847 Referatsaker SAKSLISTE 44/17 16/837 Tunell under Trondheimsfjorden støtte til analyse 45/17 17/60 Valg av revisor for fellesnemnda 46/17 17/819 Kommunal heimevernsnemnd 47/17 17/850 Regnskapsrapport andre tertial /17 17/151 Rapporter finansforvaltning 2.tertial /17 17/851 Kommunale retningslinjer for etablering av flyktninger 50/17 17/61 Kulturmidler restfordeling Lensvik, EVENTUELT Oddvar Indergård ordfører

2 Referatsaker Saksbehandler: Tove Kristin Selbæk Arkiv: 033 Arkivsaksnr.: 17/847 Saksnr.: Utvalg Møtedato 43/17 Kommunestyret Innstilling:

3 Tunell under Trondheimsfjorden støtte til analyse Saksbehandler: Bertil Meland Arkiv: Q32 Arkivsaksnr.: 16/837 Saksnr.: Utvalg Møtedato 44/17 Kommunestyret Innstilling: bidrar med inntil kr ,- for å finansiere en samfunnsøkonomisk analyse av prosjektet Trøndelagstunellen. Tiltaket finansieres ved bruk av disposisjonsfondet. Rådmannen gis fullmakt til å gjennomføre budsjettendringene. Vedlegg: Søknad om støtte fra Sør-Trøndelag fylkeskommune (StFk) datert Saksopplysninger: Orkdalsregionen ønsker å gjennomføre en samfunnsøkonomisk analyse av prosjektet Trøndelagstunellen, dvs. tunellen mellom Selva, Hasselvika/Fevåg og Ørland. For detaljer rundt prosjektet vises det til vedlagte søknad som er sendt fylkeskommunen. Vurdering: Den planlagte samfunnsøkonomiske analysen av prosjektet vil være et viktig element i vurderingen av prosjektets realisme. Statnett skal for sin del og i løpet av høsten 2017, utrede de tekniske utfordringene som ligger i kombinere veitunell og høyspentforbindelse mellom Agdenes og Rissa. Da kommunestyret i september 2016 ga støtte til forprosjektet ble det lagt opp til en spleis mellom kommunene Agdenes, Orkdal og Ørland for prosjektfinansiering og nå har Ørland og Orkdal kommuner allerede bevilget kr hver.

4 Valg av revisor for fellesnemnda Saksbehandler: Geir Ove Storstein Arkiv: 002 Arkivsaksnr.: 17/60 Saksnr.: Utvalg Møtedato 45/17 Kommunestyret Innstilling: Kommunestyret i Agdenes godkjenner Fellesnemnd i Orkland sitt valg av Revisjon Midt-Norge til revisor for fellesnemnda. Vedlegg: Brev fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag datert Saksopplysninger: Kommunen mottok brev datert fra Fylkesmannen i Sør-Trøndelag med tittel «Orkland unntak fra kravet om felles kommunestyremøte». Fylkesmannen har i brevet forutsatt at: «forutsetningene for unntak er innfridd og Orkland gis fritak fra kravet om felles kommunestyremøte. Forutsetningen for dette er at det så raskt som mulig og senest innen 1. november, må a) ettersendes vedtak fra alle kommunestyrene om valg av revisor for fellesnemnda og b) kommunene må vurdere om det er behov for å søke unntak fra lover og regler for å kunne gjennomføre sammenslåingen.» Fellesnemnda i Orkland vedtok i møte den å velge Revisjon Midt-Norge til revisor for fellesnemnda, og anbefaler de 4 kommunene om å godkjenne fellesnemndas valg. Vurdering: Det er ikke tatt stilling til om regnskapet for fellesnemnda skal føres som en del av regnskapet til Orkdal kommune, eller om Orkland kommune skal opprettes som egen virksomhet allerede nå Dersom Orkland skal opprettes som egen kommune nå, medfører det at det avlegges fullt regnskap i henhold til kommuneloven, med frist for regnskapsavslutning innen 15. februar. Alle fire kommunene som skal slås sammen til nye Orkland kommune har Revisjon Midt-Norge som revisor. Det er derfor naturlig at Revisjon Midt-Norge velges til revisor, uavhengig av om valget av tidspunkt for å opprette Orkland kommune med eget kommunenummer. Dersom regnskapet skal føres som en del av regnskapet til Orkdal kommune vil avtalen mellom Orkdal kommune og Revisjon Midt-Norge gjelde. Dersom Orkland kommune skal opprettes nå må det opprettes egen avtale med Revisjon Midt-Norge

5 Kommunal heimevernsnemnd Saksbehandler: Tove Kristin Selbæk Arkiv: 033 X12 Arkivsaksnr.: 17/819 Saksnr.: Utvalg Møtedato 46/17 Kommunestyret Innstilling: Den kommunale heimevernsnemnda legges ned med øyeblikkelig virkning. Vedlegg: Brev fra Det Kongelige forsvarsdepartement, datert Saksopplysninger: Forsvarsdepartementet ber i brev av kommunene avvikle de kommunale heimevernsnemndene fra 1. juli Nemndene vil bli erstattet med heimevernsnemnder på distriktsnivå. Kommunene gis mulighet til å stille med representanter i nemndene jf. forskrift om råd, utvalg og nemnder i Heimevernet 2. Vurdering: Ingen.

6 Regnskapsrapport andre tertial 2017 Saksbehandler: Geir Ove Storstein Arkiv: 210 Arkivsaksnr.: 17/850 Saksnr.: Utvalg Møtedato 47/17 Kommunestyret Innstilling: Regnskapsrapporten tas til orientering. Vedlegg: 1. Regnskapsrapport pr. resultatområde 2. Utskrift av møtebok for hovedutvalg Oppvekst og levekår 3. Utskrift av møtebok for hovedutvalg Næring og drift Saksopplysninger: Andre tertial utløper 31.08, men siden vi nå er langt ut i oktober, har jeg valgt å bruke regnskapstall pr i denne rapporten. Hovedoversikt pr (tatt inn nedenfor) viser betydelig avvik mellom budsjett og regnskap. Regnskapsrapporten tar utgangspunkt i disse tallene. Det vil bli gjort rede for hvor en finner de største avvikene, og det vil bli forklart hvorfor avvikene har oppstått. Administrasjonens gjennomgang har naturlig nok avdekket behov for budsjettendringer på enkelte områder, men dette kommer som egne saker i etterkant. (I god tid før jul) HOVEDOVERSIKT PR Regnskap Reg. budsjett Oppr.budsjett Regnskap i fjor Driftsinntekter Brukerbetalinger Andre salgs- og leieinntekter Overføringer med krav til motytelse Rammetilskudd Andre statlige overføringer Andre overføringer Skatt på inntekt og formue Sum driftsinntekter

7 Sak 47/17 Driftsutgifter Lønnsutgifter Sosiale utgifter Kjøp av varer og tj som inngår i tj.produksjon Kjøp av tjenester som erstatter tj.produksjon Overføringer Avskrivninger Fordelte utgifter Sum driftsutgifter Brutto driftsresultat Finansinntekter Renteinntekter og utbytte Gevinst på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Mottatte avdrag på utlån Sum eksterne finansinntekter Finansutgifter Renteutgifter og låneomkostninger Tap på finansielle instrumenter (omløpsmidler) Avdrag på lån Utlån Sum eksterne finansutgifter Resultat eksterne finanstransaksjoner Motpost avskrivninger Netto driftsresultat Driftsinntektene Driftsinntektene ligger kr over budsjett. Her er det spesielt overføringer som har stort avvik, med en merinntekt på 6,4 mill, eller 118 %. Årsakene er følgende: Regnskap Budsjett Sykepengerefusjon Fødselspengerefusjon Mva-refusjon Statlige refusjoner Økning i statlige refusjoner kommer vesentlig fra tilskudd til voksenopplæring (flyktninger), og tilskudd til etterutdanning av lærere. Skatt og rammetilskudd ligger 1 mill over budsjett, og skyldes god skatteinngang. Side 2 av 16

8 Sak 47/17 Siden det er valgt å utvise stor forsiktighet i budsjettert avkastning på kapital, ligger renteinntekter og avkastning godt over budsjettet. Driftsutgifter Driftsutgiftene ligger kr over budsjett, tilsvarende 10,3 %. Lønnsutgiftene Lønnsutgiftene bidrar mest til merforbruk, og ligger 8,6 mill over budsjett. Dersom det korrigeres for vikarbruk ved sykefravær, vikar ved permisjoner og merkostnad som følge av lønnsøkning (til sammen 4,6 mill), er rent merforbruk/overskridelse på lønn, 4 mill kr. Det er avvik på flere virksomheter, men det er deler av omsorgstjenestene som har det største merforbruket. Flere sykepleiere er ute i permisjon eller langtids sykemeldt, og for å dekke opp kravet til sykepleiedekning, er det leid sykepleiere fra vikarbyrå (ført som driftsutgift) med et økonomisk omfang på kr budsjett er 1,0 mill. Regnskap og budsjett er fordelt på sykehjem og åpen omsorg. På lønn har sykehjemmet har et merforbruk på ca. 1 mill, hjemmetjenestene innsparing på og Tjenesten for funksjonshemmede har et merforbruk på 1,33 mill. kr. Årsaker til overskridelsene på sykehjemmet er primært knyttet til ekstrahjelp og overtid som følge av overbelegg. Driftsutfordringer i tilknytning til forberedelser til gjennomføring av nybygg, har også medført press på ressursene. Merinntekter fra brukerbetaling er på kr Tjenesten for funksjonshemmede har ikke gjennomført planlagt/vedtatt tiltak med reduksjon av 1 nattevakt i forbindelse med samlokalisering i den nye omsorgsbasen. Årsaken er sammensatt med økt behov for aktiv vakt i de øvrige boligene, og opplevelser av utrygge arbeidsforhold som følge av trusler og aggresjon mot ansatte. Merutgifter som følge av manglende iverksetting utgjør ca. kr for gjeldende periode. I tillegg har avdelingen hatt utfordringer med nye unge brukere, samt flere spesielt krevende brukere. Behov for tett oppfølging av enkelte, har medført behov for bruk av ekstra bemanning i lange perioder. Lønnsutgifter for brukerstyrt personlig assistent (BPA)har et merforbruk på kr , og skyldes etablering av tilbud til nye brukere. Økning av stillinger er etablert administrativt. Lensvik skole har så langt et merforbruk på lønn (ca. kr ), men dette vil dekkes inn i løpet av resterende periode, da det i høsthalvåret er redusert behov for tilrettelagt undervisning. Lysheim skole har et mindre merforbruk på lønn. Mottak av flere flyktninger har gitt merforbruk på utbetaling av introduksjonsstønad, men dette må se opp mot økte statstilskudd. På grunn av endret regelverk og spesielle utfordring i tilknytning til enkeltbarn, er det administrativ gjennomført en bemanningsøkning på 1,4 årsverk i barnehagene. Siden budsjettvedtak mangler, har dette gitt et merforbruk på lønn på ca Det vises til vedlagte utskrift av møtebok for hovedutvalget. Side 3 av 16

9 Sak 47/17 Når det gjelder næring og drift er det overskridelser på lønnspostene for brannvern. Dette har sammenheng med gjennomføring av kurs i forbindelse med deltidsreformen, og merutgiftene dekkes ved bruk av fond kompetanseutvikling. Øvrige driftsutgifter Kjøp av varer og tjenester ligger 2,4 mill over budsjett. Avvikene er for en stor del spredt over mange enheter. Sykehjemmet som overskridelse på leie av sykepleiere med og merforbruk av medisinsk forbruksmateriell med I forbindelse med mottak av flyktninger, tilrettelegging av boliger til omsorgstjenester og behov for boliger til leid personell, har det påløpt til klargjøring av boliger. Legetjeneste har et merforbruk på i forbindelse med leie av vikarleger, men dette dekkes ved tilsvarende redusert lønnsutgift på faste stillinger. Utgifter til tilrettelegging av barnehagelokaler for barn med spesielle behov medfører ekstra kostnad på Øvrige avvik har i det alt vesentlige sammenheng med at periodisering av budsjett ikke er i takt med virkelig forbruk. Avvikene, både innsparing og overforbruk, er godt spredt på flere områder i regnskapet. Det forventes at budsjett og regnskap på disse postene er i balanse ved årets slutt. Vurdering: Selv om det er relativt stort merforbruk på enkelte avdelinger, er rådmannen relativt rolig i forhold til det samlede sluttresultat for årets regnskap. Det som kan være bekymringsfullt, er at det ikke i tilstrekkelig grad er etablertgode rutiner som fanger opp endret ressursbehov i det øyeblikk det oppstår. Stillingshjemler er opprettet administrativt, og utgifter har påløpt uten politisk behandling. Rådmannens vil etablert rutiner som legger til rette for bedre prosesser. Side 4 av 16

10 Rapporter finansforvaltning 2.tertial 2017 Saksbehandler: Geir Ove Storstein Arkiv: 250 Arkivsaksnr.: 17/151 Saksnr.: Utvalg Møtedato 48/17 Kommunestyret Innstilling: Rapporten tas til orientering. Vedlegg: Ingen. Saksopplysninger: Kommunen har betydelige fondsmidler som er bygd opp primært gjennom innfrielse av ansvarlig Lån i TrønderEnergi, samt ved salg av B-aksjene i samme selskap. I tillegg har kommunestyret avsatt betydelige beløp til fond ved disponering av de årlige overskudd i driftsregnskapet. Kapitalen som ligger i fondene er delt i 2 klasser langsiktig og kortsiktig kapital. Kommunestyret har i eget vedtak definert langsiktig kapital til å være 40 mill. kr. Resterende ca. 35 mill. kr. - er ledig likviditet (kortsiktig kapital) og forvaltes forskjellig fra langsiktig kapital. Finansreglementet gir rammer for hvordan kapitalen skal forvaltes. Rammene er lagt for å ivareta sikkerhet, og for å redusere risiko både for manglende avkastning og tap av kapital. Plassering av langsiktig kapital skjer i et langsiktig perspektiv, og det er åpnet for plasseringer i aksjefond og obligasjoner. Ledig likviditet kan derimot bare plasseres i pengemarkedsfond med lav risiko, der kapitalen skal være tilgjengelig på kort tid. Det er viktig med god spredning i alle papirer for å minimere risikoen for tap. Byggearbeidene ved Agdenes helse- og omsorgssenter har så vidt kommet i gang, og det vil etter hvert påløpe store utgifter som vil tære på kommunens kapital i påvente av låneopptak og ikke minst statstilskudd.

11 Sak 48/17 Ledig likviditet. Ledig likviditet er plassert i pengemarkedsfond, og bokført verdi på likviditetsfondene var pr kr Utviklingen fra årsskiftet fram til er vist i følgende tabell: Tusen Tusen % NOK NOK % KLP Pengemarked *) ,4 % ,7 % Nordea Likviditet 20 *) ,3 % ,8 % Pluss likviditet (Fondsforvaltning AS) ,3 % ,5 % Samlet kortsiktig likviditet ,0 % ,0 % Avkastning siden Avkastning benchmark (ST1X) Bekreftelse på at alle plasseringer er gjort med 20 % BIS vekt Alle fond oppfyller krav Bekreftelse på enkelteksponering 2 % av Alle fond oppfyller forvaltningskapital krav Bekreftelse på fondseksponering 5 % av forvaltningskapital Alle fond oppfyller krav Bekreftelse på enkeltpapir 12 måneders løpetid Alle fond oppfyller krav Årsaken til at fondskapitalen er redusert fra årsskiftet, er uttak for å styrke kommunens likviditet: *) Kr innløst i KLP Pengemarked 20.januar for å styrke egen likviditet *) Kr innløst i Nordea Likviditet 20, 20.januar for Styrkning av egen likviditet Plassering av overskuddslikviditet har gitt en avkastning på kr fra Langsiktig kapital. Langsiktig kapital er plassert i aksjefond, obligasjonsfond og pengemarkedsfond i henhold til rammer og krav til sikkerhet stilt i reglementet. Tap og gevinst på plasseringene påvirker porteføljen både når det gjelder samlet verdi og fordeling mellom aktivaklassene. Rådmannen har etter årsskiftet sørget for at plasseringene i 2017 er innenfor rammene i gjeldende reglement. Aksjefond Kjøp/salg Avkastning Andel KLP Aksjenorge ,7 % Nordea Norge Plus ,8 % Norske aksjefond ,5 % KLP Aksjeglobal Indeks III ,7 % Nordea Stabile Aksjer Global ,9 % Nordea 1 Stable Emerging Markets Equity ,8 % Internasjonale aksjefond ,4 % SUM aksjefond ,8 % Side 2 av 16

12 Sak 48/17 Obligasjonsfond Nordea Obligasjon II ,4 % SUM Obligasjonsfond ,4 % Pengemarkedsfond KLP Pengemarked ,4 % Nordea Likviditet Pensjon ,3 % Nordea Likviditet SUM Pengemarkedsfond ,7 % SUM Langsiktig forvaltning ,0 % Langsiktige plasseringer har gitt en avkastning på kr så langt i år, mens plassert likviditet har gitt kr samlet kr Vurdering: Ingen. Side 3 av 16

13 Kommunale retningslinjer for etablering av flyktninger Saksbehandler: Sofie Theman Tolonen Arkiv: F30 &00 Arkivsaksnr.: 17/851 Saksnr.: Utvalg Møtedato 49/17 Kommunestyret Innstilling: Forslag til Kommunale retningslinjer for etablering av flyktninger vedtas Vedlegg: Forslag til Kommunale retningslinjer for etablering av flyktninger Saksopplysninger: Lov om sosiale tjenester Lov om introduksjonsordning og norskopplæring for nyankomne innvandrere (Introduksjonsloven) Forvaltningsloven Vurdering: Ingen

14 Kulturmidler restfordeling Saksbehandler: Tom Brendmo Arkiv: 223 C Arkivsaksnr.: 17/61 Saksnr.: Utvalg Møtedato 50/17 Kommunestyret Innstilling: Restfordeling i kroner, restbeløp etter fordeling i parrantes. Andre kulturformål. Post Kr (kr ) Lag/ organisasjon Antall medl. Hovedfordeling 2017 Restfordeling 2017 Kunst- og hobbyforeningen Raustein hytteeierforening Idrett og friluftsliv. Post Kr (kr ) Lag/ organisasjon Antall medl. Hovedfordeling 2017 Restfordeling 2017 Agdenes klatreklubb Sang og musikk. Post Kr (kr. 0.) Lag/ organisasjon Antall medl. Hovedfordeling 2017 Restfordeling 2017 Agdenes skolekorps Bygdetun. Post Kr. 0. (kr ) Lag/ organisasjon Antall medl. Hovedfordeling 2017 Restfordeling 2017 Ligård ski og veteranmaskiner Kulturminnevern. Post Kr. 0. (kr ) Lag/ organisasjon Antall medl. Hovedfordeling 2017 Restfordeling 2017

15 Sak 50/17 Annet barne- og ungdomsarbeid. Post Kr. 0. (kr ) Lag/ organisasjon Antall medl. Hovedfordeling 2017 Restfordeling 2017 Vedlegg: Søknad fra Kunst- og hobbyforeningen m/ ett vedlegg Søknad fra Raustein hytteeierforening Søknad fra Agdenes klatreklubb m/ to vedlegg Søknad fra Agdenes skolekorps Søknad fra Ligård ski og veteranmaskiner Saksopplysninger: Begrunnelse for prioritering av kulturmidlene. Refererer til Retningslinjer/vedtekter for tilskudd til allment kulturarbeid i. A. Generelle vilkår for tilskuddene 2. Organisasjonen må være åpen for alle kommunens innbyggere som ønsker medlemskap eller deltakelse i aktivitetene. Videre må organisasjonen drive etter vanlige demokratiske prinsipper. 3. Organisasjoner som har begrensete muligheter for medlemskap (lukkede organisasjoner) eller har som primær oppgave å ivareta yrkes- eller næringsinteresser, faller utenfor stønadsordningene. 9. Ved fordeling av midlene vektlegges følgende: a. Tiltak og aktiviteter for barn og unge til og med 19 år b. Tiltak og aktiviteter for grupper med spesielle behov c. Tiltak som gir bedre bredde i kommunens totale kulturtilbud» «Ligård ski og veteranmaskiner» og «Raustein hytteeierforening» drives ikke etter prinsippene i punkt A 2. Organisasjonene representerer heller ikke tiltak nevnt under punkt A 9 a) og b), og «Raustein hytteeierforening» faller heller ikke inn under punkt 9. c. Begge søkere vurderes videre som lukkede organisasjoner. På bakgrunn av dette kan ikke rådmannen anbefale at «Ligård ski og veteranmaskiner» og «Raustein hytteeierforening» innvilges kommunal kulturstøtte. «Kunst- og hobbyforeningen» innvilges støtte på kr , og Agdenes klatreklubb innvilges støtte på kr Forslag til fordeling av de resterende kulturmidlene. Etter restfordelingen av kulturmidlene står det fortsatt kr igjen til fordeling. Ettersom posten «Sang og musikk» i kommunalt budsjett begrenses til totalt kr , har Agdenes skolekorps fått tildelt kun kr i ved restfordelingen, og Lensvik blandakor kr ved hovedfordelingen er et lite beløp i forhold til skolekorpsets faktiske behov. Skolekorpset må kjøpe inn nye instrumenter i nær framtid, reparere gamle instrument, samt kjøpe inn nye noter. Rådmannen anbefaler derfor at det resterende beløpet etter restfordelingen i sin helhet går til Agdenes skolekorps som oppstartstøtte. Vurdering: Side 2 av 16

16 Side 3 av 16 Sak 50/17