Kontrollutvalget i Narvik kommune

Transkript

1 Kontrollutvalget i Narvik kommune Innkalling til kontrollutvalgsmøte mandag 23. oktober 2017, kl , formannskapssalen i 2. etg. på rådhuset. Sakskart Sak 39/17 Godkjenning av protokoll fra møte den 15. september 2017 Sak 40/17 Sak 41/17 Sak 42/17 Sak 43/17 Sak 44/17 Sak 45/17 Sak 46/17 Sak 47/17 Sak 48/17 Skolestruktur kontrollutvalgets leder orienterer Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor - orienteringssak Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Svar på oppsummeringsbrev Narvik kommune - orienteringssak Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF - orienteringssak Forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune Selskapskontroll Narvikgården AS Invitasjon til deltakelse i utredning av kontrollutvalgets revisjons- og sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune Eventuelt Spørsmål og melding om forfall kan rettes til sekretariatet. Narvik, 17. oktober 2017 Narvik, 17. oktober 2017 Hålogaland Revisjon AS Morten Remman Kontrollutvalgets leder Tore Aleksander Hanssen Kontrollutvalgssekretariatet

2 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 39/17 Sakstittel: Godkjenning av protokoll fra møte den 15. september 2017 Innstilling til vedtak: Protokoll fra møte i Narvik kontrollutvalg den 15. september 2017 godkjennes. Saksopplysninger: Gjennomgang av protokoll fra forrige kontrollutvalgsmøte. Vedlegg: Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 15. september 2017

3 KontrollutvalgetiNarvik Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Rådhuset, Møterom 203 i 2. etg Fra sak: Til sak: 26/17 38/17 Frakl.: Til kl.: 10:00 12:25 Følgende medlemmer møtte: MortenRemman (leder) FredrikDobak Kvensjø Rakel A. Norum IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: EvaOpshaug MELDTFORFALL: Anbu Ratnasingam FRAADMINISTRASJONENMØTTE: KommunalsjefHeidi Eriksen Laksaavar tilstedeimøtet iforbindelsemed behandling av sak 26/17 28/17. FRASEKRETARIATET MØTTE: ToreAleksander Hanssen ogthomasjensen ANDRE: Fra kommunens revisor, KomRevNORD IKS,møtte: Oppdragsansvarlig revisor ElsaSaghaugog kontaktrevisor Håvard Nystad 3av 5 medlemmermøtte.kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Saksliste oginnkalling bleenstemmig godkjent.

4 KontrollutvalgetiNarvik Sak 26/17 Godkjenning av protokoll framøteden 2. juni 2017 Innstillingtil vedtak: Protokoll framøteinarvikkontrollutvalg den 2. juni 2017 godkjennes. Ingenav møtedeltakerne hadde noen kommentarer til protokollenfra sist avholdte kontrollutvalgsmøte. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll framøteinarvik kontrollutvalg den 2. juni 2017 godkjennes. Enstemmig vedtak Sak 27/17 Oppfølging av vedtak ibystyret Innstillingtil vedtak: Ingen Kontrollutvalget gjennomgikk sakslister, vedtak og status på vedtakfra bystyretsålangti 2017, og vurderte om hvorvidt det var noensaker som skulle følges opp videre av kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget taradministrasjonens status på vedtakfrabystyret så langt i 2017 til orientering.kontrollutvalget følger opp at bystyresak 055/17 Narvik Vann KF: Vannforsyning Øyord kommer opp til behandlingibystyret høsten Enstemmig vedtak Sak 28/17 Forvaltningsrevisjonsprosjekt SykefraværiNarvik kommune Innstillingtil vedtak: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt SykefraværiNarvikkommunetas til orientering. Etter ønskefra kontrollutvalget, hadde sekretariatetinnhentet statusfra forvaltningsrevisor på prosjektet. Sekretariatetredegjordefor status imøtet, og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt SykefraværiNarvikkommune tastil orientering. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune15. september2017 sak26/17 38/17 Side2av8

5 KontrollutvalgetiNarvik Sak 29/17 Budsjett Innstillingtil vedtak: Kontrollutvalget fremmer saktil bystyret om å vedtaforslag til budsjett for 2018 forkontroll- og tilsynsvirksomheteninarvikkommunemeden ramme på kr ,-. Kontrollutvalgets forslagtil budsjettrammefor kontroll og tilsyn 2018 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg, og kontrollutvalgets vedtak omforslag til budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstilling til bystyret. Sekretariatet haddeiforkant av kontrollutvalgsmøtet laget et forslagtil budsjett for 2018 for kontroll-og tilsynsvirksomheten inarvik kommune. Kontrollutvalget behandlet forslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn jf. kontrollutvalgsforskriften 18. Forskrift om kontrollutvalg 18 sier følgende om budsjettbehandlingen: Kontrollutvalget utarbeiderforslag til budsjett forkontroll- og tilsynsarbeidet ikommunen.kontrollutvalgetsforslag til budsjettrammeforkontroll- og revisjonsarbeidet skal følgeformannskapetsinnstillingtil bystyret. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammeinneholder utgiftenetil driften av kontrollutvalget, samt utgifter knyttet til kjøp av sekretariatstjenester og revisjonstjenester. Budsjettforslageter basert på regnskapstall fratidligere år, satser formøtegodtgjørelse, samt prisestimat frakomrevnord IKS og HålogalandRevisjonAS, som er partene kommunen kjøper tjenesterfra. Forslaget ble gjennomgått imøtet. Etter innspillframedlemmene, bledet foretatt justeringav post tilknyttet midler til kursingav utvalgetsmedlemmer meden økningpå kr ,-.Dettemed bakgrunn i behov for kompetansehevingtilknyttet fremtidig prosessmed kommunesammenslåing. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Kontrollutvalget fremmer saktil bystyret om å vedtaforslagtil budsjett for 2018 for kontroll- ogtilsynsvirksomheteninarvik kommunemedenramme på kr ,-. Kontrollutvalgetsforslagtil budsjettrammefor kontroll ogtilsyn 2018 bes innarbeidet iformannskapets samlede budsjettfremlegg,og kontrollutvalgets vedtak om forslagtil budsjettramme skal uendret følgeformannskapets samlede budsjettinnstillingtil bystyret. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune15. september2017 sak26/17 38/17 Side3av8

6 KontrollutvalgetiNarvik Sak 30/17 Fullmakter Narvikgården AS Innstillingtil vedtak: Ingen Kontrollutvalget har mottatt en bekymringsmelding vedrørende administrerende direktørsfullmakter inarvikgården AS, ogbehandlet dettei møte 24. februar 2017 som sak 09.2/17 FullmakterNarvikgården AS. Sekretariatet haddetilforrigemøte,på oppfordringfra kontrollutvalget, innhentetenredegjørelse fra styretsleder om hensiktenmed slik fullmakt til selskapetsadministrerende direktør. Sekretariatetredegjordei sammemøtefor redegjørelsen fra styretsleder,og kontrollutvalget ønsket å følgesaken opp i dagens møte. Kontrollutvalget drøftet hvordan det ville være naturlig å følge opp saken idet videre. IPlan for selskapskontroll fremstår Narvikgården AS som det første selskapet som skal kontrolleres,jfr. vedtak ibystyresak 006/17. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget avventer viderebehandlingav saken frem til rapport fra planlagt selskapskontroll foreligger. Enstemmig vedtak Sak 31/17 Beboerregnskap EllasMinne orienteringssak Innstillingtil vedtak: Ingen Sekretariatetredegjordefor kontrollutvalget om mottatt revisjonsberetningpå beboerregnskapenefor 4 beboereved Ellas Minne Bo-ogServicesenter for Oppdragsansvarligrevisor ElsaSaghaug var tilstedeimøtet, og kommenterte og svartetilfredsstillende på spørsmålfra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tarmottatt revisjonsberetning på beboerregnskapenefor 4 beboereved Ellas Minne Bo-ogServicesenter for 2016 til orientering. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune15. september2017 sak26/17 38/17 Side4av8

7 KontrollutvalgetiNarvik Sak 32/17 Beboerregnskap AnkenesBo- og Servicesenter 2016 orienteringssak Saken erunntatt offentlighet,jf. offentleglova 13 førsteledd,jf.fvl. 13 førsteledd nr. 1 Innstillingtil vedtak: Ingen Sekretariatetredegjordefor kontrollutvalget om mottatt revisjonsberetningpå beboerregnskapet for én beboer ved AnkenesBo- ogservicesenterfor Oppdragsansvarligrevisor ElsaSaghaug var tilstedeimøtet, og kommenterte og svartetilfredsstillende på spørsmålfra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Kontrollutvalget tarmottatt revisjonsberetning på beboerregnskapet for én beboer ved AnkenesBo- ogservicesenter for 2016 til orientering. Enstemmig vedtak Sak 33/17 Oppsummeringsbrevsærregnskap Narvik Havn KF 2016 orienteringssak Innstillingtil vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskapnarvikhavn KF 2016 tas til orientering. Oppdragsansvarligrevisor ElsaSaghaug var tilstedeimøtet, ogredegjorde kort for innholdet i brevet,ogsvartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Oppsummeringsbrevetterrevisjonav særregnskapnarvikhavn KF 2016 tas til orientering. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune15. september2017 sak26/17 38/17 Side5av8

8 KontrollutvalgetiNarvik Sak 34/17 Oppsummeringsbrevsærregnskap Narvik Vann KF 2016 orienteringssak Innstillingtil vedtak: Oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskapnarvik Vann KF 2016 tas til orientering. Oppdragsansvarligrevisor ElsaSaghaug var tilstedeimøtet, ogredegjorde kort for innholdet i brevet,ogsvartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Oppsummeringsbrevetterrevisjonav særregnskapnarvikvann KF 2016 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 35/17 Svarpå oppsummeringsbrev særregnskap Narvik Vann KF 2016 orienteringssak Innstillingtil vedtak: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskapnarvik Vann KF 2016 tastil orientering. Oppdragsansvarligrevisor ElsaSaghaug var tilstedeimøtet, ogredegjorde kort for innholdet i svarbrevet, og svartetilfredsstillende på spørsmål fra kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet følgende VEDTAK: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av særregnskap Narvik VannKF 2016 tastil orientering. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune15. september2017 sak26/17 38/17 Side6av8

9 KontrollutvalgetiNarvik Sak 36/17 Protokoll representantskapsmøteikomrevnord IKS 24. april 2017 orienteringssak Innstillingtil vedtak: Protokoll etter representantskapsmøteikomrev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Sekretariatetredegjordefor at kontrollutvalget har mottatt protokoll etter representantskapsmøteikomrev NORD IKS,og kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Protokoll etter representantskapsmøteikomrev NORD IKS 24. april 2017 tas til orientering. Enstemmig vedtak Sak 37/17 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordninginordland fylkeskommune-orienteringssak Innstillingtil vedtak: Redegjørelsenfra sekretariatet tastil orientering. IFylkestingetsmøte 12. juni 2017 ble sak 079/2017 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning inordland fylkeskommune og sak 080/2017 Utredning av revisjonsordningen inordland fylkeskommune behandlet. Sekretariatetredegjordefor fylkestingets vedtakimøtet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Redegjørelsen fra sekretariatet tastil orientering.sakentas opp til nærmere behandlingineste kontrollutvalgsmøte. Enstemmig vedtak ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune15. september2017 sak26/17 38/17 Side7av8

10 KontrollutvalgetiNarvik Sak 38/17 Eventuelt 38.1/17 Konsesjon Kontrollutvalget er blitt tipset om mulig saksbehandlingsfeil iforbindelse med avslagpå konsesjon på enlandbrukseiendom. Etter hva kontrollutvalget forstår,er saken sendt tilfylkesmannen inordland, for behandling der. Kontrollutvalget drøftet hvorvidt dette varensak for utvalget.kontrollutvalget er ikkeet klageorgan,ogbehandler ikke klager påvedtak som har vært til administrativ behandling.krav om å få omgjort et vedtak må behandlesi kommunens klageinstanseritråd med forvaltningsloven.fokusfor kontrollutvalget vil være påsystemkontroll,og utvalget tarmed seginnspillfra innbyggeri det videre arbeidet. Kontrollutvalget fattet så følgende VEDTAK: Detteansespå nåværendetidspunkt å ikke væreen sak for kontrollutvalget. Kontrollutvalget gir tilbakemeldingtilinnbygger om at saken er behandlet i utvalget. Enstemmig vedtak Nestemøteerberammet tilmandag 23. oktober Møte ble deretter hevet ca. kl. 12:25. Narvik, 15. september2017 MortenRemman Leder kontrollutvalget inarvik ProtokollkontrollutvalgsmøteNarvikkommune15. september2017 sak26/17 38/17 Side8av8

11 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 40/17 Sakstittel: Skolestruktur kontrollutvalgets leder orienterer Innstilling til vedtak: Orientering fra kontrollutvalgets leder tas til etterretning. Saken tas opp igjen på neste kontrollutvalgsmøte. Saksopplysninger: Administrasjonen var tilstede i kontrollutvalgsmøte 21. april 2017 i sak 14/17, og ga en kort orientering om status bystyresak 051/16 Skolestruktur Fungerende leder byggforvaltning Astrid Gundersen orienterte om framdriften i forhold til prosessen med lokalisering av ny ungdomsskole i Narvik. Det var forventet at det i løpet av høsten 2017 skulle foreligge en endelig plan. I forhold til barneskole fremkom det at kommunen arbeidet med en helhetlig vurdering av skolestruktur for barneskolen i Narvik, og det ble redegjort for status i planarbeidet vedrørende ny barneskole. Kommunalsjef Randi Randal og rektor ved Frydenlund skole Stein Roar Jakobsen orienterte i møtet. Enhetsleder økonomi Sølvi Simonsen redegjorde videre for hvordan det ble arbeidet med å finne finansieringsløsning for en slik investering. Kontrollutvalgets leder vil orientere i møtet.

12 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 41/17 Sakstittel: Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor - orienteringssak Innstilling til uttalelse: Presentasjon av ny oppdragsansvarlig revisor tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget er informert om at Narvik kommune har fått ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor. Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor, Inge Johannessen, er invitert til møtet for å gi en kort presentasjon av seg selv. Vedlegg: Informasjonsbrev - Ny oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Narvik kommune

13 KomRev NORD Interkommunalt selskap Til Narvik kommune v/ordfører Deres ref: Vår ref: Saksbehandler: Telefon: Dato: 347/17 Inge Johannessen INFORMASJONSBREV - NY OPPDRAGSANSVARLIG REGNSKAPSREVISOR Vi ønsker å informere om at fra 1. september 2017 vil Inge Johannessen være oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Narvik kommune, Narvik Havn KF og Narvik Vann KF. Vi gjør oppmerksom på at Knut Teppan Vik fortsatt vil være oppdragsansvarlig forvaltningsrevisor. Tromsø 11. oktober 2017 Lars-Andre Hanssen Administrerende direktør Kopi: Rådmannen i Narvik kommune Kontrollutvalget i Narvik kommune Besøks- og postadresse: Avdelingskontor: Telefon: Organisasjonsnummer: Sjøgt HARSTAD post@komrevnord.no Tromsø, Finnsnes, Narvik, Sortland og Sjøvegan

14 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 42/17 Sakstittel: Revisjonsstrategi orientering fra revisjonen Innstilling til uttalelse: Revisors gjennomgang av revisjonsstrategien tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunens regnskaper blir revidert på en betryggende måte, jf. Kommuneloven 77, 4. ledd. Revisor vil i den forbindelse være tilstede i møtet og redegjøre for revisjonens planlagte handlinger i forbindelse med revisjon av årsregnskap med mer 2017.

15 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 43/17 Sakstittel: Svar på oppsummeringsbrev Narvik kommune - orienteringssak Innstilling til vedtak: Svar på oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskap Narvik kommune 2016 tas til orientering. Saksopplysninger: Enhetsleder økonomi, Sølvi A. Simonsen, har kommet med et tilsvar til revisors oppsummeringsbrev etter revisjon av årsregnskapet til Narvik kommune Svarbrevet er datert Revisor vil være tilstede i møtet å redegjøre for innholdet i svarbrevet. Vedlegg: Svar på oppsummeringsbrev årsregnskap Narvik kommune 2016

16 NARVIK KOMMUNE KomRev Nord IKS Elsa Saghaug Oppdragsansvarlig Vår ref. (oppgi ved henvendelse) Deres ref. Narvik, /304-6/SAF Svar på oppsummeringsbrev 2016 Narvik kommune Besvarelse er gitt etter punkter satt opp i brev mottatt fra dere Dokumentasjon og avstemminger Vi beklager at det i 2016 oppsto kommunikasjonssvikt og vil sikre tilgang til området der dokumentasjon lagres til neste regnskapsavleggelse. Arbeidsgiveravgift Vi har ettergått rutiner og samhandling internt og vil sikre at avstemming av arbeidsgiveravgift ikke blir gjort i to ulike operasjoner i lønns og regnskapssystemt før avleggelse av årsregnskap Innrapportering av sosialstønad Nav Narvik innrapporterer sosialstønad til skatteetaten 1 g. pr år. Oversikt fra skatteetaten gjennomgås av 2 ansatte ved NAV-kommune. Når det gjelder brukere som blir avvist melder Nav at vi ikke har rutiner på dette. Brukere som blir avvist er i hovedsak brukere som ikke er registrert med personnr., men kun har fødselsdato. Vi har forsøkt å snakke med skatteetaten hva vi kan gjøre med de som blir avvist, men de vi snakket med kunne ikke si noe om hvordan disse kunne innrapporteres. Vi ønsker en egen dialog med KomRev Nord om denne saken. Rammeavtaler Sort arbeidspress blant annet som følge av høy aktivitet i kommunen for enkeltanskaffelser i investeringsprosjekt samt redusert kapaistet som følge av langtidssykemelding har gjort at planlagte aktiviterer er forskjøvet. Bemanningen ved avdelingen er styrket i De fleste avtaler som skal erstatte utgåtte avtaler er under arbeid. Dette gjelder bedriftshelsetjenester, multifunksjonmaskiner, ulike matvareavtaler som er konkurranseutsatt, men under arbeid. I tillegg er avtaler som kontorrekvisita, vaskeritjenester, apotek, div håndverkertjenester, drivstoff og fyringsolje under arbeid. Kjøp utenfor avtaleforhold vil alltid eksistere og er i beskjedent omfang uproblematisk ift Lov om Offentlige anskaffelser. Avtalelekkasje, enkeltkjøp over forskriftens terskler og akkumulert enkeltkjøp (omsetning) som overstiger forskriftens terskler søkes unngått med opplæring, rådgivning og stikkprøver. Bundne driftsfond Vi ønsker egen dialog på denne saken i møtet. Attestasjon av ressurskrevende tjenester Narvik kommune, Økonomi,, Postboks 64, 8501 Narvik Tlf.:, Faks: E-post: postmottak@narvik.kommune.no

17 Oppgaven har fokus hos oss og vi tar innspill fra revisjonen til etteretning. Vi ønsker saken opp i møtet for å sikre at arbeidet ikke blir like omfattende for begge parter ved neste rapportering. Vi ber om konkrete innspill fra KomRev Nord, dersom dere ser at arbeidet kan legges opp på en enklere måte. Dette på bakgrunn av at KomRev Nord kan/ har kjennskap/erfaring fra andre kommuners rapporteringsrutiner. Med vennlig hilsen Sølvi Anita Simonsen Enhetsleder Dokumentet er godkjent elektronisk i Narvik kommune og har derfor ingen signatur Side 2 of 2

18 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 44/17 Sakstittel: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF - orienteringssak Innstilling til vedtak: Uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF tas til orientering. Saksopplysninger: Kontrollutvalget skal påse at kommunen blir revidert på en betryggende måte. Revisor skal gi trygghet for at man kan stole på den informasjonen kommunen gir om sin økonomi. Revisor skal være en uavhengig og objektiv tredjeperson, som gjennom sine kontroller kan avdekke og forebygge feil og mangler i den økonomiske rapporteringen. I den forbindelse skal revisor avgi en årlig uavhengighetserklæring. Kontrollutvalget har mottatt uavhengighetserklæring fra oppdragsansvarlig regnskapsrevisor for Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF. Revisor vil være tilstede i møtet å redegjøre for innholdet i mottatt uavhengighetserklæring. Vedlegg: Uavhengighetserklæring oppdragsansvarlig regnskapsrevisor Narvik kommune, Narvik Vann KF og Narvik Havn KF

19

20

21

22 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 45/17 Sakstittel: Forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune Innstilling til uttalelse: Status på forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune tas til orientering. Saksopplysninger: Våren 2017 ble forvaltningsrevisjonsprosjekt Sykefravær i Narvik kommune satt i bestilling. Sekretariatet har i forkant av møtet innhentet status fra forvaltningsrevisor på prosjektet. Vedlegg: Statusoppdatering fra forvaltningsrevisor på prosjekt Sykefravær i Narvik kommune

23 KomRev NORD Interkommunalt selskap KOMREV NORD NOTAT Til: Kontrollutvalget i Narvik kommune Fra: KomRev NORD Dato: FORVALTNINGSREVISJONSPROSJEKTET «SYKEFRAVÆR I NARVIK KOMMUE» - STATUSOPPDATERING Siden forrige statusoppdatering har revisjonen mottatt en del mer dokumentasjon fra kommuneadministrasjonen. Vi har også sendt ut en spørreundersøkelse knyttet til forebyggende arbeid til enhetsledere og verneombud i Narvik kommune, og denne avsluttes på mandag 16.oktober. Forutsatt at kommuneadministrasjonen overholder fristene vi setter i forbindelse med ytterligere medvirkning fra kommunens side, regner vi fortsatt med å ferdigstille vår rapport i tråd med antydningen i overordnet prosjektskisse; primo Øivind Rikardsen Hauge e.f. Forvaltningsrevisor KomRev NORD IKS

24 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 46/17 Sakstittel: Selskapskontroll Narvikgården AS Innstilling til vedtak: Ingen Saksopplysninger: Kontrollutvalget vedtok i sak 35/16 den 25. november 2016 Plan for selskapskontroll I planen fremstår Narvikgården AS som det første selskapet hvor det skal gjennomføres en selskapskontroll. Kontrollutvalget drøfter i møtet hvordan en slik selskapskontroll kan gjennomføres, og hvem som kan gjennomføre den.

25 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 47/17 Sakstittel: Invitasjon til deltakelse i utredning av kontrollutvalgets revisjons- og sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune Innstilling til vedtak: Kontrollutvalget anbefaler ikke endring av revisjons- og sekretariatsordning, og ønsker ikke å gå videre med invitasjonen fra Nordland fylkeskommune. Saksopplysninger: I Fylkestingets møte 12. juni 2017 ble sak 079/2017 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune og sak 080/2017 Utredning av revisjonsordningen i Nordland fylkeskommune behandlet. Med bakgrunn i vedtakene har kontrollutvalgene for kommunene i Nordland mottatt kopi av invitasjon til Andøy kommunes kontrollutvalg til å delta i arbeidet med å etablere nytt interkommunalt sekretariatsselskap og revisjonsselskap i Nordland. Av saksdokumenter knyttet til vedtakene i Nordland fylkeskommune fremgår det at Salten kommunerevisjon, Ytre Helgeland kommunerevisjon og kommunerevisjonen i Lofoten skal være del i utredningsprosessen vedrørende dannelse av felles revisjonsenhet. Narvik kommune har i dag ikke tilknytning til noen av disse involverte partene. Sekretariatet vil redegjøre for mottatt invitasjon i møtet. Vedlegg: Fremdriftsplan for etablering Fylkestingets vedtak sak og Invitasjon til å delta i arbeidet med å etablere nytt interkommunalt sekretariatsselskap og revisjonsselskap i Nordland Veileder ved valg av revisjonsordning og oppdragsansvarlig revisor

26 Framdriftsplan for etablering av nytt interkommunalt revisjonsselskap og nytt interkommunalt sekretariatsselskap i Nordland Oppgave Ansvar Frist Utført Vedtak om utredningsprosess for å etablere en interkommunal løsning for kontrollutvalgets sekretariat og en felles revisjonsenhet i Nordland Utsendelse av invitasjon til kommunene som er deltakere i de eksisterende revisjonsenhetene i Nordland om å delta i utredningsprosessen Utsendelse av invitasjon til øvrige kommuner i Nordland om å delta i utredningsprosessen Videre prosess Fremleggelse av sak til kommunestyret med innstilling til vedtak om å delta i arbeidet med å etablere nytt interkommunalt sekretariatsselskap og nytt revisjonsselskap i Nordland Vedtak om eventuell deltakelse i etableringsprosessen Forberedelse av møte for berørte kontrollutvalgsledere Opprettelse av én felles styringsgruppe for kontrollutvalgssekretariat og revisjonsselskap Oppnevnelse av to arbeidsgrupper, én arbeidsgruppe for kontrollutvalgssekretariatet og en arbeidsgruppe for revisjonsselskapet Fylkestinget Vedtak 12. juni 2017 Fylkeskommunens kontrollutvalgssekretariat Fylkeskommunens kontrollutvalgssekretariat Kommunenes kontrollutvalg Før sommeren Før sommeren I tilstrekkelig tid før kommunestyremøtet i september oktober Kommunestyrene 31. oktober 2017 November 2017 November 2017 November 2017 Fastsette mandat for arbeidsgruppene Styringsgruppen November 2017 Oppnevnelse av sekretær for arbeidsgruppene, oppfølging av fremdriftsplan, utredning av de to nye ordningene, selskapsavtaler, eieravtaler og løpende rapportering til styringsgruppen Arbeidsgruppene November 2017 januar 2018 Utkast til selskapsavtale og eieravtale for et nytt kontrollutvalgssekretariat og et nytt revisjonsselskap Behandling og oversendelse av dokumentene til kontrollutvalgssekretariatene Utarbeidelse likelydende sak som sendes til kontrollutvalgene Behandling og fremleggelse av saken for kommunestyrene og fylkestinget med likelydende innstilling Arbeidsgruppene Januar 2018 Styringsgruppen Januar 2018 Kontrollutvalgssekretariatene Kontrollutvalgslederne Kontrollutvalgslederne Kontrollutvalgssekretariatene Januar 2018 Kontrollutvalgene Februar 2018 Vedtak om stiftelse av nytt revisjonsselskap Kommunestyrene April 2018 og nytt sekretariatsselskap og fylkestinget Valg av representanter til de to Kommunestyrene April 2018 representantskapene og fylkestinget Utnevnelse av styre, herunder leder og Representantskap Mai 2018 nestleder Etablering av selskapene Representantskap 1. juli 2018 Ansettelse av daglig leder for hvert selskap Styre 1. juli 2018

27 Fylkestingets vedtak: Sak 079/2017 Utredning av kontrollutvalgets sekretariatsordning i Nordland fylkeskommune 1. Fylkestinget anbefaler fortsatt en offentlig sekretariatsordning for kontrollutvalget. 2. Fylkestinget ber kontrollutvalget igangsette en utredningsprosess for å etablere en interkommunal løsning for kontrollutvalgets sekretariat, innen Fylkestinget ber kontrollutvalget åpne for at offentlige sekretariatstjenester i Nordland gis mulighet til å delta/inngå i arbeidet. 4. Forslag til løsning legges frem for behandling i fylkestinget i løpet av våren Fylkestingets vedtak: Sak 080/2017 Utredning av revisjonsordningen i Nordland fylkeskommune 1. Fylkestinget anbefaler fortsatt en offentlig revisjon. 2. Fylkestinget ber kontrollutvalget sette i gang en utredningsprosess mellom Nordland fylkeskommune, Salten kommunerevisjon, Ytre Helgeland kommunerevisjon og kommunerevisjonen i Lofoten med sikte på å danne et felles revisjonsenhet (IKS) i Nordland fylke fra og med Det bes også at andre kommuner som i dag har andre samarbeid og løsninger gis mulighet til å delta/inngå i et samlet revisjonsselskap. 3. Fylkestinget ber kontrollutvalget i samarbeid med de øvrige kommunale kontrollutvalgene å oppnevne en arbeidsgruppe som skal utarbeide grunnlaget for en sammenslåing av enhetene og forslag til ny selskapsavtale. 4. Resultatet av prosessen legges frem for behandling i fylkestinget våren 2018.

28 Vår dato: Vår referanse: 17/52639 Deres dato: Deres referanse: Org.nr: Andøy kommune Postboks ANDENES Invitasjon til å delta i arbeidet med å etablere nytt interkommunalt sekretariatsselskap og revisjonsselskap i Nordland Fylkestinget i Nordland har i møte 12. juni 2017 vedtatt å sette i gang en prosess for å etablere to nye interkommunale selskap, et sekretariatsselskap og et revisjonsselskap. På bakgrunn av fylkestingets vedtak (vedlagt) inviteres alle kommuner i Nordland til å delta i prosessene. Formålet med etableringen av de to nye interkommunale selskapene er å sikre kommunene gode tjenester innenfor tilsyn og kontroll, samt nærhet til denne kompetansen ved at de lokale kontorene kan videreføres. Et større kompetansemiljø vil gjøre det lettere å beholde og utvikle kompetansearbeidsplasser i Nordland og derigjennom sikre stabilitet og redusere sårbarhet. Videre vil det gi økt effektivitet ved at kompetanse/erfaring kan gjenbrukes ved at samme selskap utfører like oppdrag i flere kommuner. Veiledning og erfaringsoverføring mellom kommunene og fylkeskommunen vil bli styrket. Større fagmiljø vil også gi større mulighet til å rekruttere høyt utdannede medarbeidere og bevare kompetansearbeidsplassene i kommunene i Nordland. I dag sysselsetter de fem kommunale sekretariatsordningene fem kontrollutvalgssekretærer og de fire kommunale revisjonsordningene sysselsetter 24 revisorer. Det er videre forventet at revisjonsutgiftene, avhengig av kontrollutvalgenes bestillinger og kommunens internkontroll vil kunne bli lavere enn i dag på grunn av at større kompetansemiljøer muliggjør bedre ressursutnyttelse. Utgifter til sekretariatsfunksjon og revisjon vil bli regulert i selskapsavtaler og eieravtaler. Arbeidet med de to prosjektene vil ha følgende milepæler 1. Oktober Kommunestyrenes vedtak om eventuell deltakelse i etableringsprosessen. 2. Januar Utkast til selskapsavtale og eieravtale. 3. Februar 2018 april 2018 Kommunestyrenes og fylkestingets vedtak om stiftelse av nytt revisjonsselskap og nytt sekretariatsselskap juli Etablering av selskapene. Kontrollutvalget i Nordland fylkeskommune inviterer kontrollutvalgslederne i Nordland til et møte mandag 4.september 2017, for å orientere om saken og svare på spørsmål. Møtet avholdes på Nordland kultursenter/møterom Stabburet fra kl (Gamle riksvei 53, Bodø). Påmelding kan sendes pr. epost til berped@nfk.no innen 31. august Adresse: Postmottak Tlf.: Fylkeshuset E-post: post@nfk.no Kontrollutvalget 8048 Bodø Berit Pauline Pedersen Tlf: Besøksadresse: Prinsens gate 100

29 En mer detaljert fremdriftsplan og en kort prosessveileder følger vedlagt. Kontrollutvalget i Nordland ber kommunene sende skriftlig tilbakemelding om de ønsker å delta i prosessen med å etablere selskapene, fristen settes til 31.oktober Med vennlig hilsen Berit Pauline Pedersen kontrollutvalgets sekretariat Dette dokumentet er elektronisk godkjent og har derfor ikke underskrift. Hovedmottakere: Andøy kommune Postboks ANDENES Ballangen kommune Postboks BALLANGEN Bindal kommune Oldervikveien TERRÅK Brønnøy kommune Rådhuset 8905 BRØNNØYSUND Bø kommune Rådhuset 8475 STRAUMSJØEN Evenes kommune Postboks BOGEN I OFOTEN Grane kommune Industriveien TROFORS Hadsel kommune Rådhusgata STOKMARKNES Hattfjelldal kommune O. T. Olsens vei 3 A 8690 HATTFJELLDAL Hemnes kommune Sentrumsveien KORGEN Lurøy kommune Rådhuset 8766 LURØY Lødingen kommune Postboks LØDINGEN Narvik kommune Postboks NARVIK Nesna kommune Moveien NESNA Rana kommune Postboks MO I RANA Sortland kommune Postboks SORTLAND 2

30 Hovedmottakere: Sømna kommune Tjeldsund kommune Tysfjord kommune Vefsn kommune Vega kommune Vevelstad kommune Øksnes kommune Vik 8920 SØMNA Rådhuset 9444 HOL I TJELDSUND Postboks KJØPSVIK Postboks MOSJØEN Gladstad 8980 VEGA Kommunehuset 8976 VEVELSTAD Storgata MYRE Kopi til: Berit Hundåla Hundåla 8666 MOSJØEN Brynjar Gilberg Daniel Bjarmann Simonsen Espen Thorvaldsen Storøyveien SVOLVÆR Hanne Nora Nilssen Mølnhushaugen 19B 8800 SANDNESSJØEN Hålogaland Revisjon (KU sekretariatet) Dronningens gate NARVIK Indre Helgeland Kontrollutvalgssekretariat Sentrumsveien KORGEN K- Sekretariatet IKS Postboks TROMSØ Kjell-Are Johansen Storgata ANDENES Ordføreren i Andøy kommune Ordføreren i Ballangen kommune Ordføreren i Bindal kommune Ordføreren i Brønnøy kommune Ordføreren i Bø kommune Ordføreren i Evenes kommune Ordføreren i Grane kommune Ordføreren i Hadsel kommune Ordføreren i Hattfjellda kommunel Ordføreren i Hemnes kommune Ordføreren i Lurøy kommune Ordføreren i Lødingen kommune Ordføreren i Narvik kommune Ordføreren i Nesna kommune Ordføreren i Rana kommune Ordføreren i Sortland kommune Ordføreren i Sømna kommune Ordføreren i Tjeldsund kommune Ordføreren i Tysfjord kommune Ordføreren i Vefsn kommune Ordføreren i Vega kommune 3

31 Kopi til: Ordføreren i Vevelstad kommune Ordføreren i Øksnes kommune SE-KON Postboks SANDNESSJØEN Vedlegg: DokID Fylkestingets vedtak sak og Fremdriftsplan for etablering Veileder ved valg av revisjonsordning og oppdragsansvarlig revisor

32 Veileder ved valg av revisjonsordning og oppdragsansvarlig revisor Kommunelovens kapittel 12 gir kontrollutvalgene i kommunene og fylkeskommunene en viktig rolle og et omfattende ansvar for tilsyn, kontroll og revisjon av kommunens/fylkeskommunens virksomhet. Kontrollutvalgene skal på kommunestyrets/fylkestingets vegne stå for det løpende tilsynet med den kommunale forvaltningen og påse at kommunene/fylket har en forsvarlig revisjonsordning. Kommuneloven 78 nr. 3; Kommunestyret eller fylkestinget avgjør selv om kommunen eller fylkeskommunen skal ansette egne revisorer, delta i interkommunalt samarbeid om revisjon, eller inngå avtale med annen revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Kommuneloven 78 nr. 4; Kommunestyret eller fylkestinget velger selv revisor. Vedtaket treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Det er kommunestyrene/fylkestinget som avgjør hvilken revisjonsordning kommunen/fylket skal ha. Dette kan ikke delegeres. Kommuneloven slår fast at kommunestyrets/fylkestingets vedtak skal treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Dette innebærer at kontrollutvalget må få forelagt en saksutredning som gjør rede for de aktuelle alternativene. På bakgrunn av dette fatter kontrollutvalget sin innstilling som oversendes kommunestyret/fylkestinget som fatter det endelige vedtaket. I følge kommuneloven 78 nr. 4 er det kommunestyret/fylkestinget som selv velger revisor. Vedtaket skal treffes på grunnlag av innstilling fra kontrollutvalget. Dette medfører at kommunestyret/fylkestinget må behandle sakene om revisjonsordning og valg av revisor som to separate saker. Først må kommunestyret/fylkestinget fatte vedtak om selve revisjonsordningen og deretter velge revisor i samsvar med den valgte ordningen. Det følger av forskrift om kontrollutvalg at kontrollutvalget har en viktig forberedende rolle både i valg av revisjonsordning og valg av revisor. Fra departementets merknader til kontrollutvalgsforskriften kan kommunestyret/fylkestinget pålegge kontrollutvalget å utrede spørsmålet om valg av revisjonsordning, men kontrollutvalget kan også av eget tiltak foreta en slik utredning og avgi innstilling overfor kommunestyret/fylkestinget. Av dette følger at kommuneloven med forskrifter ikke legger opp til at valg av revisjonsordning skal skje i form av framsetting av et ikke utredet forslag i et kommunestyre/fylkestingsmøte, eller som innbakt i en annen sak.

33 Oppsummering: Saksforberedelsene og innstillingsmyndigheten i disse sakene kan ikke legges til noen annen organ enn kontrollutvalget. Med andre ord kommunestyret/fylkestinget kan bare gjøre vedtak om revisjonsordning og valg av revisor med utgangspunkt i en saksutredning og innstilling fra kontrollutvalget. Det er viktig at kontrollutvalgene påser at kommunelovens bestemmelser blir fulgt på dette området slik at autoriteten og omdømme til kommunens/fylkets eget kontroll- og tilsynsapparat opprettholdes.

34 Narvik kommune Kontrollutvalget Saksframlegg Saksnr.: 48/17 Sakstittel: Eventuelt