BRUKERVEILEDNING. «ENK600 på 1-2-3» gjør regnearket til et nyttig verktøy i ditt daglige regnskapsarbeid.

Transkript

1 BRUKERVEILEDNING «ENK600 på 1-2-3» gjør regnearket til et nyttig verktøy i ditt daglige regnskapsarbeid. 1

2 INNHOLD 1.0 Innledning...3 Regneark struktur Ark for ark Oversikt Inntekter Kostnader Balanse Rapporter Merverdiavgift Eksempelfaktura Generelt om registrering Spørsmål fra brukerne Bilagsnummerering og kundefordringer Sette inn en rekke Feil balansetall Lønn og lønnsutbetalinger Registrering av kreditnota Koder og kontoer Forenklet næringsoppgave Fakturere uten mva...22 JIThomassen ENK 2017 Jan Inge Thomassen - Fredrik Meltzersgate 11b Bergen post@jithomassen.no - 2

3 1.0 Innledning Velkommen Velkommen som bruker av regnearket. Det er nå litt over to år siden jeg lagde første versjon og delte det ut gratis på hjemmesiden min. Siden da har jeg brukt mange timer på å gjøre regnearket bedre. Denne brukerveiledningen er enda et steg på den veien og jeg håper den kan gi deg en bedre forståelse av hvordan regnearket er satt sammen. Versjon Dette er 2016 versjonen av regnearket, men det er også mulig å starte regnskapet for 2017 her. Da må du være obs på at mva-oppgaven er annerledes i En komplett 2017 versjon av regnearket kommer senere i år og den vil være «konvertibel» med denne versjonen ved hjelp av klipp og lim av registreringene. Målgruppe og regnskapsår Regnearket er utarbeidet med tanke på enkeltpersonforetak som kvalifiserer til å gjøre regnskapet i regneark, du må derfor ha under 600 bilag i året. Med små justeringer av kontoer kan regnearket også benyttes av aksjeselskap i samme kategori. Erfaring med regneark Det er en fordel om du har brukt litt regneark på forhånd, men det er ingen forutsetning, brukerveiledningen er skrevet for nybegynnere. Ber derfor om at mer erfarne brukere har litt tålmodighet med enkelte detaljerte avsnitt som er skrevet for å fange opp flest mulig, brukerveiledningen er likevel relevant for alle typer brukere. Før man begynner Det kan være en god ide å lagre to kopier av regnearket før du setter i gang, da har du en sikkerhetskopi du kan gå tilbake til om noe skulle gå skeis eller om du skulle være uheldig å ødelegge formler eller lignende. 3

4 Regneark struktur ENK<600 er bygd opp av 7 forskjellige arkfaner: 1. OVERSIKT 2. INNTEKTER 3. KOSTNADER 4. BALANSE 5. MVA-OPPGAVE 6. RAPPORTER 7. EKSEMPELFAKTURA Jeg kommer til å gå detaljert igjennom hver arkfane og hvordan disse henger sammen i neste del av denne brukerveiledningen, men som en kort introduksjon ville jeg likevel nevne tanken bak denne oppdelingen. Hensikten er at du skal kunne dele opp regnskapsarbeidet i kategorier, slik at du bare har en ting å forholde deg til om gangen. I OVERSIKT arkfanen skal du ikke fylle ut annet enn firmanavnet ditt. Det meste av regnskapsarbeidet gjøres i de tre neste arkfanene, du registrerer INNTEKTER og KOSTNADER og du registrerer betalingen/oppgjør av disse i BALANSE. Regnearket har også en arkfane for enkle RAPPORTER, som kan være en nyttig hjelp når du skal fylle ut selvangivelsen/næringsoppgaven. For den som har MVA inneholder regnearket en funksjon som hjelper deg å fylle ut riktig MVA oppgave. EKSEMPELFAKTURA er et tillegg som viser hvordan en faktura kan se ut. Antall bilag Regnearket er som nevnt utarbeidet for den med under 600 bilag i løpet av året og det er lagt opp til 150 inntektsbilag, 250 kostnadsbilag og 200 balansebilag, noe jeg håper vil dekke de flestes behov. Er man flink med regneark vil man kunne justere dette selv. Navigering i regnearket Du navigerer deg rundt i regnearket ved bruk av arkfane-navigeringen nederst i regnearket (under ser du et eksempel på hvordan denne ser ut i Open Office). 4

5 Brukerspørsmål Jeg har også tatt med noen brukerspørsmål slik at du kan slippe å spørre meg om det samme. Men det er selvfølgelig helt greit (og i mange tilfeller helt topp) om du har andre spørsmål til meg, det hjelper meg å gjøre regnearket og forklaringene bedre. Lykke til! Til slutt ønsker jeg å takke for at du ønsker å bruker regnearket, og ikke minst for at du støtter videre utvikling ved at du kjøpte denne brukerveiledningen. På de neste sidene skal jeg gå detaljert igjennom hver enkelt arkfane. Forhåpentligvis kan regnearket bli et nyttig verktøy for deg i ditt regnskapsarbeid. Jan Inge Thomassen Bergen

6 2.0 Ark for ark 2.1 Oversikt OVERSIKT er den første arkfanen og et naturlig startpunkt for regnearket. Her er det ikke så mye å fylle ut, men det er et fint sted å returnere til underveis i regnskapsarbeidet, spesielt om du registrerer bilag løpende gjennom året. Da vil du finne dine viktigste nøkkeltall her, sammen med en kontroll for feilregistreringer. Oversikt på ) Fyll ut faste opplysninger Firmanavn, organisasjonsnummer og regnskapsår er det første du fyller ut i regnearket og det eneste du skal registrere i denne arkfanen. For å gjøre dette skriver du ganske enkelt over det som allrede står 6

7 i de grønne eksempelfeltene som ligger der fra før. Informasjonen du fyller ut her vil brukes i resten av regnearket og har like mye en layoutmessig funksjon som gjør at du vil se firmanavn og regnskapsår i din daglige bruk av regnearket. Dette kommer også med på rapportene regnearket genererer. 2) Posteringskontrollen Arkfanen inneholder en posteringskontroll som er en teknisk kontroll av regnskapet så langt, hentet fra de ulike arkfanene. Jeg kommer nærmere tilbake til hvordan denne kontrollsummen fungerer inne i hver enkelt arkfane, men kort sagt går den ut på at du skal registrere like mye debet som kredit. Du vil selvfølgelig se meldingen: «Full kontroll så langt! :)» Men hvis det er noe feil, får du opp denne: «Hmmm. Noe er feil. :(» 3) Resultat og utdrag fra balansetallene Oversiktsbildet inneholder også en løpende oppdatert oversikt over ulike nøkkeltall. Dette er tall som genereres ut fra det er lagt inn i regnearket så langt. Her finner du summen av inntekter og kostnader, som gir resultat slik at du kan følge med på om du går med overskudd eller underskudd. Her finner du også en del balansetall som kan være nyttige å følge med på underveis, som for eksempel bankinnskudd og skyldig mva eller leverandørgjeld, samt bankinnskudd og kundefordringer. Det er også en utregning av estimert skyldig skatt, som er en helt enkel utregning av 27% av overskuddet. Hva mener jeg med løpende oppdatert? Når jeg skriver «løpende» oppdatert og å «registrere bilag løpende gjennom året», mener jeg at du gjør regnskapet ditt etterhvert som du har aktivitet og ikke samler opp alt til slutten av året. Hvis du for eksempel sitter den 1. februar og registrerer alt for januar, inkludert balansebilag (som for eksempel bankbetalinger), så vil du ha regnskapstall som er «live» oppdatert. Det er da resultat og balansetallene i Oversikt-bildet kommer til sin rett. Da kan du også jevnlig sjekke at bankinnskudd i regnearket stemmer med det som står på kontoutskriften fra banken, noe som er enklere for deg enn om du bare sjekker på slutten av året 7

8 2.2 Inntekter INNTEKTER arkfanen dreier seg om inntekter og det er kun i denne arkfanen du skal registrere inntektene dine. Arkfanen består av to deler. Øverst finner du en summering av registrerte inntekter sortert på konto, samt en spesifikasjon av fordringene de registrerte inntektene gir. Du må scrolle deg nedover i regnearket for å finne registrering av inntekter. 8

9 Inntekter på ) Summering av inntekter Det første bildet du møter er en summering av din virksomhets inntekter hittil i år. Disse tallene fremkommer basert på det du registrerer i punkt 3). Merk at hver inntektskonto har sin egen mva-kode og vær nøye ved valg av riktig konto. Har du eksempelvis ordinært salg med 25 % mva, skal du registrere dine inntekter på konto Har du salgsinntekt uten mva skal du bruke konto 3100, driver du virksomhet utenfor mva-loven benytter du konto Det er ikke mulig å endre mva prosent på de ulike kontoene uten å gå bak i regnearket og endre på formler. 2) Kontroll og spesifikasjon av fordringer Under summeringen av inntekter finner du et grått felt som viser hvilken type inntekter det er snakk om. Det kan være kundefordringer (faktura), kasse/kontantsalg eller bank. Dette feltet har også spesifisert skyldig mva basert på registreringene som er gjort. Feltet fungerer som en kontrollmekanisme for å se at det blir registrert like mye fordringer som det blir registrert inntekter, kontrollsum skal være 0. 3) Registrering av inntekter Du scroller deg litt ned i arkfanen for å registrere inntekter og det er nå den faktiske regnskapsjobben begynner. Hvert enkelt salg har et eget bilagsnummer som starter med 1 og deretter går løpende oppover. Du kan endre første nummer til noe annet dersom du ønsker det, og resten vil følge automatisk. Når du registrerer salget ditt trenger du en bilagsdago, tekst/kundenavn, konto, faktura og beløp. Du må velge riktig inntektskonto basert på kontoene som du finner i 1), ellers blir ikke denne arkfanen riktig. Du har tre ulike typer salg, som også er nevnt i punkt 2). Du må velge en type salg for hver registrering. Valgene er «Faktura», «Kontant» eller «Bank». I beløpsfeltet legger du inn bruttobeløp. Det vil si at dersom du sender ut en faktura på , hvorav er merverdiavgift, så skal du legge inn i dette feltet, slik som veist på testfaktura 3 i eksempelbildet. Da regnes mva-beløpet ut automatisk. Har du solgt noe kontant for utenfor mva-loven, posterer du dette som testpostering nummer 5 viser. De fem testposteringene sletter eller skriver du over før begynner på ditt regnskap. 9

10 2.3 Kostnader KOSTNADER arkfanen dreier seg om kostnader og det er kun i denne arkfanen du skal registrere kostnadene dine. Arkfanen er bygd opp på samme måten som inntekter, med en summering øverst og en kontrollsummering under. Men siden dette sannsynligvis er arkfanen du kommer til å bruke mest tid på, er skjermbildene delt opp i to. 10

11 Kostnader på ) Summering av kostnader Som i inntekter arkfanen er summeringen av kostnader i denne arkfanen sortert etter konto, men det er likevel en vesentlig forskjell her. For der hvor inntektskontoene er låst og ikke kan endres, har du anledning til å endre kostnadskontoene til det du måtte ønske, basert på hva du har bruk for i din virksomhet. Det er gjort plass til totalt 15 ulike typer kostnadskontoene og kontoene du ser er vanlige kostnadskontoer som vil passe for noen men ikke for alle virksomheter. Om du for eksempel ikke har varekostnad, kan du endre denne til noe annet, det er heller ikke sikkert du leier lokaler eller har avskrivninger. Feltene for konto og kontonavn er grønne, det vil si at du kan endre disse direkte i dette bildet. Du skriver da ganske enkelt bare over det som står der. Husk at dette er det eneste stedet hvor du skal/kan endre kostnadskontoer. Endrer du kontoene her vil endringene vise også andre steder i regnearket. 2) Kontroll og spesifikasjon av gjeld/utbetalinger Nedenfor kostnadene finner du et grått felt som ikke kan endres. Dette feltet kjenner du igjen fra forrige arkfane og det viser hvilken type kostnad det er snakk om, samt en kontrollsummering av disse mot registrerte tall. Kontrollsummen skal, som sist være 0. Så lenge kontrollsummen går i null er alt vel, men skulle du få en feil her er det kanskje ikke så lett å vite hva man skal gjøre. En vanlig årsak til feil her vil være dersom du har registrert en kostnad (3) på en konto som ikke finnes i kontoversikten (1). Skulle man for eksempel ha registrert en kostnad på konto 8999 i dette tilfellet, så vil denne ikke komme med på summeringen over, fordi konto 8999 ikke eksisterer. Skal du registrere egne kostnadskontoer? For å velge nye kontoer kan du for eksempel se på oversikten over Norsk Standard Kontoplan som du finner på jithomassen.no. Husk at kostnadskontoer er kontoene fra i kontoplanen. 11

12 3) Registrering av kostnader Registrering av kostnader gjøres i registreringsbildet du finner ved å scrolle deg ned akkurat som du gjorde i inntekter-arkfanen, registreringsbildet er også ganske likt men det er likevel noen viktige forskjeller. Du har en ny «type» bilag (Privat), denne er ment for enkeltpersonforetak. Forøvrig har du de samme som ved kostnader, nemlig Kontant, Bank og Faktura. En enda viktigere forskjell er at du har mva-koder. Når du registrerer kostnader må du selv angi disse kodene på hvert enkelt bilag. Det er disse som styrer hvor mye mva som beregnes av hver enkelt registrering. Som før, skal du også her registrere bruttobeløpet, det vil si at dersom du har kjøpt «diverse kontorting» for 3400 kroner inkludert mva, så registrerer du 3400 i beløpskolonnen med mva kode 1, regnearket tar seg av mva-beløp og nettokostnad, slik du ser i eksempelposteringen bilag nummer 6. Som ved inntekter må du også her passe på å slette/skrive over eksempelposteringene før du legger inn dine egne tall. Ikke mva-registrert? Da lar du mva-feltet stå tomt eller bruker mva-kode 0 (0%). 12

13 2.4 Balanse 13

14 I BALANSE arkfanen er det balanseposter som skal registreres. Her finner du de balansepostene som er generert fra inntekter og kostnader arkfanene, og her har du mulighet til å gjøre dine egne registreringer av inn- og utbetalinger i bank og andre balanseposter. Her finner du bank, privatkonto (for enkeltpersonforetak), eiendeler, gjeld og egenkapital. Her kan man ikke føre inntekter eller kostnader, eller transaksjoner med merverdiavgift. Balanse på ) Registrering av inngående balanse Balanse arkfanen starter med en registrering av inngående balanse, og det kan være greit å si litt om denne først. Dette er ikke noe alle vil ha behov for. Dersom du for eksempel er en nystartet virksomhet, vil du ikke ha noen inngående balanse, heller ikke dersom du er et lite enkelpersonforetak som bare rapporterer resultatregnskap til skattemyndighetene. Hvis du ikke har inngående balanse setter du disse tallene til null før du begynner. Dersom du har inngående balanse, som for eksempel en saldo på bank-kontoen fra året før, skal det legges inn i denne kolonnen. Merk at balansetallene under eiendeler står med positivt fortegn (+) mens gjeld og egenkapital har negativt fortegn (-). Merk at inngående balanse skal gå i null, akkurat som utgående balanse. 2) Balansen Balansen består av to deler. Du har eiendeler på den ene siden (debetsiden/over) og gjeld og egenkapital på den andre siden (kreditsiden/under). Tallene i balansen fremkommer av inngående balanse, registreringene du gjør i inntekter og kostnader arkfanene, samt registreringene du gjør i balansen i denne arkfanen. Feltet som er grået ut som heter «Inntekter/kostnader» viser hva som hentes fra disse arkfanene, her ser du for eksempel at kundefordringene fra inntekter arkfanen på kroner er kommet med, du ser også at sum kundefordringer er null på utgående balanse, det vil si at alle disse har blitt betalt gjennom året. (Se punkt 3 for hvordan betalingene er registrert.) Den grå arkfanen «Transaksjoner» er alle registreringene 14

15 i punkt 3. Den utgående balansen i ytterste kolonne er summen av tall fra alle disse stedene. På oppgjørskonto for merverdiavgift, konto 2740, kan man for eksempel se at man hadde 4500 kroner i skyldig merverdiavgift fra året før, man ser at «inntekter/kostnader» transaksjonene at man får 8216 kroner i skyldig merverdiavgift for det som er registrert dette året, og man kan se av «Transaksjoner» at 4500 kroner er registrert som oppgjort i punkt 3. Skjønner du denne logikken vil du ha gode forutsetninger for å bruke denne arkfanen på en god måte. Riktig egenkapital beregnes av seg selv på bakgrunn av registrerte opplysninger. Trenger du nye balansekontoer? Du kan endre alle de grønne balansekontoene til det du måtte ha behov for. Det vil si at det åpnes opp for en del nye kontoer for eiendeler og to nye kontoer for gjeld og egenkapital. Endringer gjøres som i tidligere arkfaner, ved å skrive over i de grønne feltene. Registreringer i balansen Registreringsbildet i Balanse-arkfanen er litt annerledes enn de to foregående. Her er det ingen mvakoder, så registreringer med mva kan ikke gjøres her (forutenom selve mva-betalingen). Her har du ikke «type» bilag, men du må isteden registrere både debet og kredit. Men om du ser på valg av «type» bilag du har gjort tidligere, så ser du at det er omtrent det samme som du har gjort tidligere, bare at du hittil har brukt en tekstkode istedenfor selve regnskapskontoen. Skal du for eksempel registrere at du har betalt en faktura, føres dette debet konto 2400 og kredit konto 1920, slik som eksempelpostering 4 viser. Om du får betaling fra en kunde og penger inn i bank vil posteringen være debet konto 1920 kredit konto 1500 slik du ser i eksempelpostering 1 og 3. Dersom du lærer hvordan dette posteringsbildet fungerer, vil du se at det er veldig fleksibelt og at du kan gjøre alt som er nødvendig på denne måten. Merk deg likevel at du ikke kan registrere verken inntekter eller kostnader i dette bildet, her kan du bare benytte deg av balansekontoer. 15

16 Om du synes debet og kredit posteringer høres vanskelig ut burde du sette deg litt inn i hva debet og kredit er for noe, for eksempel ved å lese om dette på jithomassen.no. Kan du debet og kredit? I balansen står + (pluss) for debet, mens (minus) står for kredit. Dette viser at eiendeler er på debetsiden i balansen mens gjeld og egenkapital er på kreditsiden. Debet og kredit er enklere å lære seg om du ikke tenker på de som pluss og minus i tradisjonell forstand. 2.5 Rapporter Regnearket genererer automatisk et par enkle rapporter basert på det som er registrert i de andre arkfanene. Du skal ikke registrere noe i denne arkfanen. Rapportene kan brukes som de er, inne i regnearket eller de kan skrives ut ved behov for å sende dokumentasjon til en tredjepart. Resultatrapport Dette er en resultatrapport som summerer inntekter og kostnader og viser om virksomheten går med overskudd eller underskudd. Dette er tall som hentes direkte fra Inntekter og Kostnader arkfanene. Balanserapport En balanserapport viser eiendeler, gjeld og egenkapital. Denne rapporten er stilt opp omtrent på samme måte som Balanse arkfanen, men bruker bare utgående balanse tallene. Et lite tips... Resultatrapporten og balanserapporten danner et godt grunnlag for å fylle ut selvangivelsen for næringsdrivende. Merverdiavgift Det er også en rapport for merverdiavgift som viser total avgiftspliktig omsetning, mva fradrag og beløp 16

17 å betale/få igjen på momsoppgjøret. Merk at mva-rapporten er satt opp etter 2016 oppsettet og at denne typen rapport ser annerledes ut i Med mindre man har mye import/eksport er det imidlertid ikke så vanskelig å velge riktig felt også i 2017 rapporten, basert på disse tallene. 2.6 Merverdiavgift Denne arkfanen er bare for de som er mva-registrert. Den summerer alt som er registrert med merverdiavgift i regnearket og genererer en mva-oppgave for deg. Du må selv fylle ut hva du rapporterer pr. termin, for at oppsettet i denne arkfanen skal fungere. Da vil du neste termin vite hvor mye som gjenstår å rapportere, om du registrerer bilagene terminvis. (Se eksempel neste side.) Rapporterer du merverdiavgift årlig, vil ikke den terminvise registreringen være nødvendig. Da vil totalsummen være det samme som du skal rapportere i mva-oppgaven. Forøvrig gjelder de samme bemerkninger om ny mva-rapport i 2017 også for denne arfkanen. For eksempelets skyld, la oss anta at eksempelforetaket i skjermbildet under har registrert bilag til og med 30.april, det vil si to mva-terminer (januar-februar og mars-april). Man har tidligere sendt og registrert den første terminoppgaven og skal nå sende inn den neste. 17

18 Inne i «IKKE SENDT» kolonnen finner man tallene for mva-oppgaven for 2. termin. For at dette skal fungere må bruker fylle ut de foregående oppgavene underveis. Bilagsregistreringen må også gjøres terminvis. 2.7 Eksempelfaktura Regnearket inneholder også en eksempelfaktura med riktig fakturaoppsett basert på krav til salgsdokumenter. 2.8 Generelt om registrering Omsetningen og omfanget av din virksomhet bestemmer hvor ofte du burde registrerer bilag. Mange små virksomheter behøver bare å gjøre dette en gang i året, men hvis man for eksempel betaler merverdiavgift terminvis må man også registrere bilagene sine i tomånedlige bolker. Er det behov for løpende kontroll over regnskapet, registrerer man så ofte som behovet tilsier. Det er vanlig å registrere månedlig fordi bankutskriftene kommer en gang i måneden og disse er en fin kontroll på at man får med seg alle registreringene for perioden. Forhåndsutfylte felter/eksempler Regnearket har en del forhåndsutfylte felter, som er lagt inn for å vise hvordan det fungerer i praksis. Ta gjerne en titt på disse før du starter, fordi det kan være nyttige eksempler som hjelper deg å skjønne hvordan regnearket fungerer. I disse eksemplene har jeg forsøkt å vise litt forskjellige typer føringer. Teksten i registreringen forklarer hva det gjelder. Her kan du se hvordan du skal registrere alle de vanligste bilagene, som utgående og inngående faktura og bankbetalinger. Jeg har også lagt inn andre ulike vanlige posteringer, slik avskrivninger, økning i varelager, og privat bruk av elektronisk kommunikasjon. Disse feltene er imidlertid ikke noe du skal ha med deg i ditt regnskap, derfor må du slette eksempelregistreringene før du starter. Du finner disse eksempelregistreringene i arkfanene inntekter, kostnader og balanse. Som en generell regel kan det være greit å huske å bare legge inn tall der hvor det er grønne felter, hvis ikke kan du ødelegge formlene i regnearket. Dette regnearket er ikke låst for redigering, slik at den som ønsker det (og behersker det) kan gjøre sine egne justeringer. 18

19 3.0 Spørsmål fra brukerne Jeg får en god del spørsmål fra brukerne av regnearket og det kan være alt fra helt enkle ting til det som er mer komplisert å svare på. Siden noen av spørsmålene går igjen, har jeg valgt å ta med en seksjon med spørsmål i denne brukerveiledningen. På den måten slipper du å spørre om det samme som noen andre allerede har spurt om. Husk likevel at du gjerne må spørre meg om ting i forbindelse med regnearket, det hjelper meg å gjøre det enda bedre. PS! Jeg har skiftet navn på brukerne i eksemplene under, så du kan trygt sende inn spørsmål til meg uten å være redd for at du skal «publiseres». 3.1 Bilagsnummerering og kundefordringer Hanne spør: Hei du. Og takk for regnearket. Jeg her et par spørsmål: Skal ikke bilagene nummereres etter hverandre? Bilagene blir jo ikke etter hverandre da jeg vil ha bilag nr 1 for salg og bilag nr 1 for en kostnad. Når man har fakturert en kunde og man fører på salg (3100) og kundefordringer (faktura), så betaler kunden og man debiterer bank og krediterer kundefordringer. Dette kan jeg jo ikke gjøre fordi da får jeg feil verdi på mva. Så hvor gjør jeg dette? Jeg svarer: Hei Hanne! Takk for mail. 1. Det er lagt opp til løpende bilag fra 1 og oppover i tre forskjellige kategorier, Inntekter, Kostnader og Balanse. Det er ikke noe i veien for at disse har samme nummer så lenge man sorterer de på kategoriene. 2. Disse føringene skal ikke ha noe med mva. å gjøre utenom at beløpet fra konto 3100 skal komme med på omsetning fritatt for mva øverst i mva-oppgaven. Lykke til videre med regnearket, håper du får det til å fungere! 3.2 Sette inn en rekke Trond spør: 19

20 Hei, et spørsmål til deg. Jeg er forholdsvis bra bevandret i excel, men hvis jeg skal sette inn en rekke, dvs. flytte ned 10 linjer som allerede er lagt inn og sette inn en ny linje i mellom pga momsoppdeling etc. Hva er smartest da i ditt regneark for ikke miste kodeinger etc? Jeg svarer: Hei Trond! Jeg ville bare kopiert fra linjen du ønsker innskutt og deretter limt inn alt en linje under. er ikke sikker på hvordan det funker med sett inn funksjonen, men mulig det også er et alternativ. 3.3 Feil balansetall Stina spør: Hei. Jeg har nettopp lastet ned ditt excel-ark for mitt bitte lille enmannsforetak. Jeg sliter med å få korrekte summer i balansen. Bl.a får jeg opp leverandørgjeld til tross for at alt er betalt og mottatt. Likeså får jeg en for stor sum for kontormaskiner og varelager (har kun en tlf og en pc og inget varelager). Har du et tips? Forøvrig vil jeg donere en sum når regnskapet m itt er ferdig. Jeg svarer: Hei Stina! Takk for at du bruker regnearket. Det er sannsynligvis eksempeltallene fra den inngående balansen som ligger der fremdeles. De må også slettes - eventuelt legge inn din egen inngående balanse - for at regnearket skal bli riktig. Da snakker jeg om tallene du finner i balanse arkfanen i kolonne A12 og nedover. 3.4 Lønn og lønnsutbetalinger Martin spør: Hei, og tusen takk! Det er helt fantastisk at du gir dette fra deg. Du har hatt mye jobb med å få det så bra! Jeg skal føre regnskap for et aksjeselskap der jeg også har lønnsutbetalinger! Må opprette mange nye konti, men det skulle vel ikke by på så store problemer eller? Det er vel mulig å gjøre det så stort? Jeg svarer: Hei Martin. Takk for at du vil bruke regnearket. Det skal gå helt fint med lønn også ja, men som du sier så vil det kreve 20

21 en del nye kontoer.. Arbeider forøvrig med en ekstra arkfane for lønn, men den er ikke klar enda. :) 3.5 Registrering av kreditnota Jens Oder spør: Tusen takk for at du har lagt en oversiktig fil som andre kan bruke! Jeg prøver å sette meg inn i dette nå uten at jeg har noe kunnskap i regnskapsføring. Derfor kommer det første spørsmålet (sikkert følgede av veldig mange i etterkant om det er greit å spørre). I begynnelsen av 2015 sendte jeg to fakturaer uten MVA da jeg ikke var momspliktig ennå (faktura og 10002). Som jeg forstår må dette føres på 3200 konto. Etter det sendte jeg nok faktura uten moms, men som allerede passerte omsetning. Derfor måtte jeg kreditere dette med kreditnota (etter at jeg har blitt MVA registrert) og sende en ny faktura (10005) som inneholdte MVA. Hvordan kan jeg føre dette i filen? Alle fakturaene er nå betalt. Jeg svarer: Hei Jens Oder. Takk for at du prøver regnearket. Du kan føre faktura og (kreditnota) på konto 3200 med negativt fortegn på kreditnotaen, slik at disse utligner hverandre (går i null). Deretter kan du føre faktura på konto 3000 (hvis du har 25% mva). 3.6 Koder og kontoer Jens Oder spør: ok, supert! Takk for et raskt svar! Det er regnskapsjungel der ute:) Vet du om det finnes noen oversikt over koder som skal brukes i regnskapet? Jeg klarte ikke å finne noe. Er det greit forresten at jeg sender deg flere spørsmål om det kommer underveis? Lover at jeg prøver å ikke mase på deg så mye :) Forstår det helt at det kan være for mye å spørre om! Jeg svarer: Heisann. Du spør om koder, mener du da kontoer? Du finner en norsk standard kontoplan på hjemmesiden min, som viser alle regnskapskontoene du kan velge mellom. For et lite foretak er det nok å å bruke noen ganske få av disse og du behøver bare å velge de du vil ha bruk for. Hvis du mener koder for merverdiavgift så ser du en oversikt over disse på KOSTNADER arkfanen, det er disse du skal benytte deg av for inngående mva fradrag på dine kostnader. Når det gjelder INNTEKTER, så er 21

22 mva kodene her innarbeidet i regnearket slik at du ikke behøver å angi disse. 3.7 Forenklet næringsoppgave Arild spør: Jeg tenker å holde det enklest mulig i år, da jeg ikke går over mva-grensen på Da har jeg tatt alle kostnader på "Kontant" med MVA-kode 0, siden jeg uansett ikke skal lage et mva-regnskap i år.. Inntekter har jeg ført på "Bank", for å unngå å lage kundefordring. Trenger jeg da å fylle ut noe i taben "Bank og Balanse" for at arket skal stemme? Jeg trenger kun å få generert den endelige balansen. Der ser jeg kun Årsresultatet som går til "2050 Egenkapital". Hvordan genereres resten av balansen? Hørtes dette forståelig ut? Jeg svarer: Ja, det høres forståelig ut. Du leverer også bare en forenklet melding av næringsinntekter når omsetningen er lav så egenkapitalen er ikke så viktig. Den endelige balansen din kan være at du overfører hele overskuddet til "privat" og dermed har 0 i balanse, det er det enkleste. 3.8 Fakturere uten mva Svein Gunnar spør: Hei! Takk for templaten. Jeg skal fakturere uten MVA. Hvordan gjør jeg dette under fanen "inntekter"? Jeg svarer: Da bruker du konto 3100 Salgsinntekt uten mva, eventuelt konto 3200 Salgsinntekt utenfor mva loven, avhengig av hvilken type mva-fri omsetning du har. 22