Regnskapsrutiner OSI. Hvordan gjøre bilagshåndteringen til en fest - del 1 Tema Marlene Persson

Transkript

1 Regnskapsrutiner OSI Hvordan gjøre bilagshåndteringen til en fest - del 1 Tema Marlene Persson

2 Innhold - del 1 OSIs oppbygning Forbund og utvalg Hva er egentlig regnskap? Rollen som økonomiansvarlig Lover og regler NIF Regnskapets oppbygning Viktige prinsipper Kontoplan Budsjett Skyggeregnskap Årsregnskap Merverdiavgift Reskontro

3 OSIs Oppbygning - Årsmøtet - Hovedstyret - Kontrollkomiteen - Valgkomiteen - Driftsstyret - Gruppestyrer

4 Forbund og utvalg som OSI er medlem av - NIF - Norges Idrettsforbund - OIK - Oslo Idrettskrets - ISU Nordre Aker - Idrettens Samarbeidsutvalg Nordre Aker - Særforbund - Norges Klatreforbund - Norges Basketballforbund - Norges Friidrettsforbund - Norges Fotballforbund - Norges Håndballforbund - Vi har over 30 individuelle idretter hvor ca alle har sine egne særforbund!

5 Hva er egentlig regnskap? Definisjon: Et redskap for registrering, systematisering og rapportering av økonomiske transaksjoner i foreningen. Formål: - Gi foreningens ulike gruppestyrer relevant og pålitelig økonomisk informasjon. - Gi et godt grunnlag for beslutninger. En forutsetning for god økonomisk styring!

6 Hva er egentlig regnskap? Regnskapets brukere: Interne Interessenter Årsmøtet Styret Frivillige Hovedstyret Daglig leder Eksterne Interessenter Offentlige myndigheter Norges idrettsforbund Velferdstinget Sponsorer Tilskuddsordninger Regnskapets brukere må forstå regnskapet

7 Lover og Regler Må man føre Regnskap? - JA! - Regnskapsloven & Bokføringsloven etc... Norges idrettsforbund og olympiske og paralympiske komités lov - Del 3 Økonomi Regnskap, revisjon og kontrollkomité - Store organisasjonsledd skal følge regnskapsloven og revisorloven, men skal alltid engasjere revisor uavhengig av hva som følger av disse lovene. - Med store organisasjonsledd menes NIF, særforbund, idrettskretser og øvrige organisasjonsledd med en årlig omsetning på mer enn fem millioner kroner.

8 Rollen som økonomiansvarlig i et gruppestyre En uriaspost - eller noe av det mest lærerike man kan gjøre av frivillig arbeid? - Nøkkelperson i gruppen - Solid kunnskap om gruppen, også langt utover det økonomiske planet. - Erfaring med planlegging, drift og rapportering av økonomiske hendelser i en virksomhet. - Kunnskap om økonomi og regnskap er overførbar! - Intern kontroll - Gruppens bremsekloss

9 Regnskapets oppbygning Når man fører regnskap, er man opptatt av utviklingen i Idrettslagets økonomi fra to forskjellige synsvinkler: - Endringer i den økonomiske stilling (balanse) - Har gruppa råd til å betale regningene sine? - Kan gruppa tåle et dårlig økonomisk resultat? - Nøkkelord: Likviditet og Soliditet - Endringer i det økonomiske resultat (resultat) - Har gruppa færre eller flere medlemmer enn i fjor? - Finnes det en leverandør som selger varene billigere? - Nøkkelord: Inntekter og Kostnader

10 Regnskapets oppbygning Balansen Hva forteller den/består den av? - Viser eiendelene og hvordan de er finansiert. - To sider som alltid må ha samme verdi/balanse Eiendeler (Balansens aktiva-/debetside) Egenkapital og Gjeld (Balansens passiva-/kreditside) VIKTIG: Eiendeler = EK + Gjeld (Eller: Egenkapital = Eiendeler Gjeld)

11 Regnskapets oppbygning Resultatregnskapet et mål for hva? - Måler det økonomiske resultatet av virksomheten innenfor en gitt periode: Periodens inntekter minus Periodens kostnader er lik Periodens resultat - Svært viktig mål for den økonomiske utviklingen - Sier ingenting om endringer i likviditeten, man må uansett passe godt på selv ved overskudd!

12 Viktige prinsipper For å forstå regnskapet til OSI må man kunne litt om dobbel bokføring: Dobbel bokføring handler om at hver transaksjon skal balanseres, det vil si at summen blir null. Alle transaksjoner registreres to ganger: èn gang til debet, og èn gang til kredit. Eller INN på- og UT av konto. Alle konteringer skal gå i null, dvs. at vi ALLTID debiterer og krediterer med det samme totalbeløpet. Debet = Inn på konto, Pluss, økning, rikere. Kredit = Ut av konto, Minus, reduksjon, fattigere.

13 Viktige prinsipper Eksempler - Debet og kredit - Uttak på kr 1 000,- fra bank til kontantkasse: - Kontantkasse øker/ blir rikere - Debet kr ,- - Bankkontoen minker/ blir fattigere - Kredit kr 1 000,- - Kjøpt Sportstape for kr 1 000,- kontant: - Konto 6550 Driftsmaterialer øker - Debet kr 1 000,- - Kontantkassen minker/ blir fattigere - Kredit kr 1 000,- - Solgt brus og pølser for kr 5 000,-, pengene satt i bank: - Bankkonto debiteres/ Øker - Debet kr 5 000,- - Pengene kommer fra salg av varer - Kredit kr 5 000,-

14 Kontoplan - Selve grunnmuren i regnskapet. - Bestemmer detaljeringsgraden i regnskapet, og eksakt hvilke poster man fører de forskjellige inntektene og kostnadene på. - Mange kontoer høy detaljeringsgrad og god kontroll - Få kontoer liten detaljeringsgrad og mindre kontroll - Kontoene inndeles i logiske grupper etter sin art - Egen, europeisk standard: Ramme for kontokoder og regnskapsoppsett. (NS 4102) - OSI har sin egen versjon der noen kontoer er endret for å gjøre føringen lettere

15 Kontoplan Kontokodeklassene (etter NS 4102): - Kontoklasse 1 - Eiendeler ( ) - Kontoklasse 2 - EK og Gjeld ( ) - Kontoklasse 3 - Inntekter S+D ( ) - Kontoklasse 4 - Varekostnader ( ) - Kontoklasse 5 - Lønnskostnader ( ) - Kontoklasse 6 - Andre driftskostn. ( ) - Kontoklasse 7 - Andre driftskostn. ( ) - Kontoklasse 8 - Øvrige Innt./kostn. ( )

16 Budsjett Definisjon: - Et tallmessig uttrykk for de forventede økonomiske konsekvenser av det planlagte aktivitetsnivået og øvrige planer for driften av foreningen innenfor et gitt tidsrom. - Foreningens fremtidsplaner uttrykt i kroner og øre! Formål: - Se inn i fremtiden Forhåndregnskap - Planlegging - Forutsigbarhet - Simulere forskjellige økonomiske hendelser

17 Budsjett Viktig å tenke på når man budsjetterer: - Et budsjett skal være så realistisk som mulig. - Legg inn en sikkerhetsmargin. - Viktig å tilpasse utforming og presentasjon etter budsjettype: Resultat-, salgs-, prosjektbudsjett o.l - Tenk helhetlig. - Ikke bruk samleposter, prøv å del opp utgiftene mest mulig. - Det fungerer dårlig å søke om penger når dere har budsjettert med 50 % til sosiale tilstelninger - Budsjetter må følges opp. Kan ikke legges i skuffen resten av året!

18 Budsjett Noen vanlige budsjett-feller: - Inntekts-optimisme - Kostnads-optimisme - Bevisst feilbudsjettering - Politiske motiver - Upopulære/hemmelige poster - For å villede - En del mindre, men nødvendige kostnader har en tendens til å bli helt glemt i budsjettet.

19 Budsjett OSI Budsjettmal - OSI har en budsjettmal som alle skal bruke - Budsjettmalen skal IKKE modifiseres! - Budsjettmalen brukes for å sette opp Budsjett for hele OSI samlet samt rapportering til blant annet Velferdstinget - Det tar veldig lang tid å sammenføye 30 pluss budsjetter hvis alle skal levere en egen versjon - Mulig ny løsning for innlevering fremover - Revidering av budsjett

20 Tildelinger & tildelingsreglementet Husk punktene under til når dere søker om støtte i budsjettet - Før inn hvor mye dere trenger på konto Følg tildelingsreglementet som ligger på - Følg med på studentandelen i gruppen, hvis denne synker under 80 % så mister dere penger. - Skriv det i notene hvis dere planlegger å gå i overskudd eller underskudd - Vi kutter tildelinger tilsvarende hvis gruppen budsjetterer med overskudd uten grunn

21 Skyggeregnskap Hva gjør dere i perioder hvor regnskapet ikke er oppdatert? - Bruk skyggeregnskap! - Regnskapsfirmaet greier ikke alltid å levere regnskap i når gruppene trenger - Lettere å kontrollere regnskap for eventuelle feil - Når årsregnskapet ikke er ferdig vil dere likevel ha en viss oversikt over økonomien slik at dere kan lage budsjetter. - Før alt av egne utgifter og inntekter i et eget excel ark - SIO foreninger har en mal som kan brukes -

22 Årsregnskap Selve årsavslutningen i praksis: - Utgangspunkt: Saldobalanse - Avstemming av viktige kontoer Bankkonto og kontantkasse (!) Kundefordringer og leverandørgjeld (!) Rette opp feil funnet ved avstemming av kontoene - Disponering av årsresultatet - Overskudd: Overføres TIL annen egenkapital (Gruppens ek) (Egen konto i balansen) - Underskudd: Overføres FRA annen egenkapital (Gruppens ek) (Egen konto i balansen)

23 Skatt I utgangspunktet ikke skattepliktig men: Hvis: - Ansatte - Honorar - Kjøregodtgjørelse - eller lignende Kan medføre: - Innberetningsplikt - Arbeidsgiveravgift - forskuddstrekk Husk å ta med arbeidsgiveravgift når dere budsjetterer med lønn

24 Merverdiavgift Avgift på omsetning av de aller fleste typer varer og tjenester. En indirekte skatt. - Skal bare være en kostnad for de som kjøper en avgiftspliktig vare eller tjeneste i siste omsetningsledd, altså ved salg til forbrukere. - Næringsdrivende får fradrag for (inngående) mva. de har betalt ved innkjøp til næringen. - Flere forskjellige satser - OSI søker om mva kompensasjon men disse pengene føres på hovedstyret sitt regnskap. - Gruppene får ikke tilbakeført mva ved innkjøp.

25 Til slutt - Les Økonomimanualen - Bruk Kontoplanen - Følg Budsjettet - Før Skyggeregnskap - Les tildelingsreglementet før dere sender inn budsjett - Bruk mal som ligger ute på osi.no - Alt dere skal trenge ligger på