Arbeidsformer. Tema. Modul 9 - Bruk av Studentlivs regnskapsopplegg i Excel

Transkript

1 Modul 9 Bruk av Studentlivs regnskapsopplegg i Excel Modulen er todelt. Den største delen blir gjennomgått på kurskvelden og tar for seg oppbygging av regnskapsopplegget og gir en kort innføring i hvordan opplegget kan brukes. Det legges opp til at kursleder viser hvordan regnearket er bygget opp og sammen med deltakerne fører inn kontoplan fra oppgave under modul 3, i tillegg til ferdigkonterte bilag fra oppgave under modul 6. Videre vil regnskapsopplegget både vise hvordan et budsjett, fra modul 4, skal settes opp og hvordan en resultatrapport kan se ut. Den andre delen vil gjelde oppfølgingskvelden (workshopen). Det vil bli tatt opp tema som kan gjennomgås den aktuelle kvelden hvor den kan få veiledning og mulighet til å teste ut opplegget på egenhånd. Generelt Sist endret Nødvendig utstyr Utdelte slides Oppgaver fra modul 3 (kontoplan) og fra modul 6 (kontering av bilag) regneark til modul 9.xls Varighet 30 minutter + oppfølgingsmuligheter for deltakerne Kunnskapsmål Deltakerne skal lære seg hvordan gangen i et regnskap fullføres, samt vise et resultat av gode regnskapsrutiner. Fokus blir på registrering av ferdigkonterte bilag i regnskapsprogram. Holdningsmål Forstå hvorfor det er viktig å følge regnskapsteori og sette den ut i praksis. Vise at Excel er et svært godt verktøy for regnskapsføring. Føle seg trygge nok til at de kan utforske Studentlivs regnskapsopplegg videre og ta dette i bruk i arbeidet. Sammenheng eller overlapping 1

2 Modulen er en slags avslutning på Gangen i et regnskap som gjennomgås i modul 6. Kontoplan fra modul 3 hentes frem og skrives inn i regnskap.xls. Videre er det også en sammenheng med tanke på budsjett fra modul 4 og resultatrapport fra modul 7. Litteraturtips Kunnskapsbasen til Studentliv: Arbeidsformer Forelesning Kursholder viser frem regneark til modul 9.xls og forklarer oppbyggingen av regnearket. Videre bruker kursholder oppgavene fra tidligere moduler til å føre inn kontoplan samt registrere bilagene i regnearket. Det skal debiteres og krediteres og til slutt skrives ut rapporter. Kursholder er avhengig av oppmerksomhet og deltakelse fra deltakerne gjennom forelesningen. Tema Registrering av kontoplan i regnskapsprogram Registrering av bilag i regnskapsprogram Generering av resultatrapporter Excel som verktøy i regnskapsarbeidet Oppfølgingsmuligheter for deltakerne 2

3 Manus 1. Bakgrunn for regnskapsoppsett i Excel Lysbilde 1 Regnskapsoppsett i Excel Utviklet av Studentliv Er et tilbud om et ferdiglaget opplegg for føring av regnskap Før inn engen kontoplan Før inn utgående balanse fra forrige regnskapsperiode 1 Studentliv har utviklet et ferdig regnskapsoppsett i Excel tilpasset foreninger. Regnearket er utviklet slik at økonomiansvarlig, på en enkel og oversiktlig måte, kan føre ferdigkonterte bilag i tillegg til å skrive ut ferdigdefinerte resultatrapporter. Dette regnskapsopplegget er laget for at de små foreningene, som ikke bruker større regnskapsprogram, skal ha et tilbud om et ferdiglaget opplegg for føring av regnskap. Det vil forenkle arbeidet til økonomiansvarlig i foreningen og det vil bidra til en bedring i økonomistyringen og kontinuiteten i foreningen. 3

4 Økonomiansvarlig må selv sette opp og føre inn engen kontoplan i tillegg til utgående balanse fra forrige regnskapsperiode. Det er også lagt opp til at budsjett kan føres inn for sammenligning med regnskap. Jeg vil nå gjennomgå de viktigste elementene i dette regnskapsopplegget, slik at dere blir kjent med det og for at dere skal skjønne hvordan man faktisk utfører ulike oppgaver i regnskapsarbeidet i praksis. 4

5 2. Oversikt Lysbilde 2 Oversikt 2 I tidligere oppgave ble dere bedt om å lage en egen kontoplan for deres forening. Denne har også bitt brukt både for oppsett av budsjett og resultatregnskap. I arket Oversikt føres kontoplanen til deres forening. Som nevnt tidligere så bør kontoplanen være utformet på en måte som gir best mulig mening for foreningen deres. Det er også satt opp en kolonne hvor man kan føre opp budsjett for å kunne sammenligne med resultat. Merk! Det skal ikke føres inn regnskapstall i dette arket. Alle tall summeres og hentes fra arket Posteringer. 5

6 3. Posteringer Lysbilde 3 Posteringer 3 I arket Posteringer føres først inn navn på foreningen og hvilken regnskapsperiode som det føres for. Videre føres regnskapsperiodens inngående balanse inn; gjeld, fordringer, kasse og bankkonto. Når dette er gjort er arket klar til bilagsregistrering. Kort forklart så skal alle bilagene som allerede er kontert (modul 6 - Gangen i et regnskap - kontering) føres inn og de ulike kontoene skal debiteres og krediteres. Regnearket er laget slik at hver konto summeres opp og overføres til arket Oversikt. 6

7 Et par eksempler: - Inngående balanse er ført inn i arket Posteringer - Følgende bilag er registrert: 1. Medlemskontingent 2. Kjøp av veksel 3. Billettinntekter 4. Bankinnskudd 5. Kjøp av kopipapir og penner - Endringene skjer nå automatisk i arket Oversikt hvor vi kan se Posteringer hvordan inntektene har fordelt seg, og hvordan bankkonto/kasse har endret seg. Merk! For at det skal bli litt mer oversiktlig, er inntekter ført med positivt fortegn og kostnader med negativt når man fører det inn på den kontoen man får det inn på eller betaler det fra. Når man fører det inn på den kontoen som angir type utgift/inntekt er det positivt fortegn (dvs tallet skrives rett inn). 7

8 4. Posteringer nr 2 Lysbilde 4 Posteringer nr 2 4 Slik vil det se ut når bilagene er registrert i posteringsarket. 8

9 5. Oversikt Lysbilde 5 Oversikt 5 Tallene vil så summere seg i oversiktsarket. 9

10 6. Bruksanvisning Lysbilde 6 Bruksanvisning 6 I regnearket finner du en fyldig bruksanvisning i den delen av arket som heter bruksanvisning. 10

11 7. Kunnskapsbasen Lysbilde 7 Kunnskapsbasen 7 Regnearket finner på Studentlivs nettsider, ved å klikke deg inn på Kunnskapsbasen for studentforeninger. 11

12 8. Oppfølgingsmuligheter Lysbilde 8 Oppfølgingsmuligheter Studentliv tilbyr kursdeltakere oppfølging i bruk av Excel-oppsettet dersom noen har behov for det etter å ha brukt det en stund. E-post: Telefon: Det er sannsynlig at kursdeltakerne vil ha flere spørsmål eller kanskje møte noen problemer når de har brukt regnskapsoppsettet litt på egenhånd. Studentliv tilbyr derfor hjelp til de som skulle trenge dette. Studentliv tilbyr kursdeltakere oppfølging i bruk av Excel-oppsettet dersom noen har behov for det etter å ha brukt det en stund. Ta kontakt med Studentliv for å avtale et tidspunkt. Ta med en kopi av regnearket og bilagene, så vil dere få hjelp med de problemer dere har. Studentliv har kontor i Idrettsbygget. Åpningstiden er hverdager fra 10-16, men andre tidspunkter kan avtales. Kontakt E-post: Telefon: