PROTOKOLL. TIK styremøte. Sakliste. NORGES IDRETTSFORBUND Telemark idrettskrets

Transkript

1 NORGES IDRETTSFORBUND Telemark idrettskrets PROTOKOLL ~Ø TIK styremøte Telemark idrettskrets styremøte nr /2018 Dag: Onsdag 13.september 2017 Tid: kl Sted: Idrettens Hus Telemark Styret: Leder Nestleder Administrasjon: Org. sj ef Org.konsulent Idrettskonsulent Forfall: Varamedlem Varamedlem Sakliste Geir B. Nordtveit Guri Ramtoft Siv Johanna Dalen Dag Nielsen Sondre Fjelldalen Therese Husby Øyvind Gonsholt Grete Etholm Hans Inge Søvik Renate Øien (tilstede sak 133 og 134) (tilstede sak 133 og 134) (tilstede sak 133 og 134) Vedtakssaker: Sak 127: Protokoll styremøte nr /2018 Sak 128: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Sak 129: Høringssvar - NIF spillemiddelsøknad 2018 Sak 130: Samarbeidsavtale Olympiatoppen Sørøst og Telemark idrettskrets Sak 131: Høringssvar ny norm for informasjonssikkerhet i idretten Sak 132: Revidert TIK Budsjett 2017 Orientering-/diskusjonssaker: Sak 133: «Teleidrettens Festaften» Sak 134: Telemark idrettskrets Handlingsplan statusrapport Sak 135: Regnskap per august 2017 Sak 136: Telemark idrettskrets Ledermøte 2017 Sak 137: Telemark idrettskrets Ting 2018 Sak 138: Status og prosess «Nye Idrettens Hus Telemark/kompetansesenter» Sak 139: Stortingsvalget 2017 Sak 140: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Sak 141: Orienteringssaker organisasjonssjef Sak 142: Møte og representasjonsplan høsten 2017

2 Vedtakssaker Sak 127: Protokoll styremøte nr /2018 Protokoll fra styremøte er sendt ut med merknadsfrist. Ingen innkomne merknader. Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef Protokoll fra styremøte nr /2018 godkjent uten merknader Protokoll fra styremøte nr /2018 godkjent uten merknader Sak 128: Endringer lag og søknad om opptak (opptak/nedleggelse/sammenslåinger) Endringer av lag i Telemark idrettskrets i Opptak av en nye grupper sist periode. - Kort info om idrettslag som er i prosess vedr. opptak, nedleggelse og sammenslåinger. - Prosess med oppløsninger av idrettslag generelt en lang prosess i forhold til lag det er lite eller ingen aktivitet i, og hvor det ofte sitter igjen kun en ansvarlig leder/kontaktperson. Vil muligens føre til at TIK må vedta å overta administrasjonen for å gjennomføre en formell oppløsning i tråd med lovnormen Opptak - nye registrerte idrettslag Lagets navn Leder Særidrett/grupper Kommune /IR Stiftelsesdato Antall medl. Dato opptak Porsgrunn Disksportklubb Oliver Halliday Disk Porsgrunn Skorve Karateklubb Gunn Mari Homleid Karate Seljord Bø MX-Klubb Stian Borgersen Motorsport Bø Idrettslag som er strøket Lagets navn Leder Særidrett/grupper Kommune /IR Årsak Dato endring Notodden Victory Baseballklubb Elena Vlah Basebal l Notodden Liten aktivitet Bø Volleyballklubb Marius Norli Volley Bø N ye særidrettsgrupper tatt opp i idrettslag Lagets navn Ny særidrett/gruppe Leder Kommune /IR Antall medl. Dato opptak Fyresdal idrettslag Innebandy Elisabeth Gasmann Fyresdal Eidanger idrettslag Bordtennis Kjetil Haugersveen Porsgrunn Stathelle og Omegn idrettslag Innebandy Stan Tangen Bamble Sauland idrettslag Friidrett Kari Beate Hovde Hjartdal Skarphedin idrettslag Volleyball Brynjulv Eika Bø

3 Særgrupper som er strøket i idrettslag Gruppas navn Leder Lagets navn Kommune /IR Årsak Dato endring, Tinn ILfriidrett Kjetil Øygården Tinn idrettslag Tinn Ingen aktivitet Tinn ILorientering DagSørlie Tinn idrettslag Tinn Ingen aktivitet Endring av navn idrettslag Nytt navn Gammelt navn Leder Særidrett/gru Kommune /IR Stiftelsesdato Dato endring Porsgrunn Rugby Klubb Porsgrunn Rugby Leag Vegard Thommessen Rugby Porsgrunn Opptak nye Bedriftidrettslag Lagets navn Dato opptak ODDs B.I.L Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef: Tatt til orientering Tatt til orientering Sak 129: Høringssvar - NIF spillemiddelsøknad 2018 Norges idrettsforbund sendte høringsbrev og utkast til NIF spillemiddelsøknad for 2018 til særforbund og idrettskretser 13.juli 2017 med svarfrist 23. august Forslag til høringssvar er blitt behandlet som skriftlig saksbehandling i styret med svarfrist for innspill og/eller kommentarer til endringer eller tillegg innen 20. august I tillegg er det tatt initiativ fra idrettskretsene om et omforent høringssvar som felles innspill. Forslag til vedtak fra Organisasjonssjef Høringssvar på NIF spillemiddelsøknad 2018 vedtatt. Telemark idrettskrets støtter i tillegg et felles høringssvar fra idrettskretsene. Høringssvar på NIF spillemiddelsøknad 2018 vedtatt. Telemark idrettskrets støtter i tillegg et felles høringssvar fra idrettskretsene.

4 Sak 130: Samarbeidsavtale Olympiatoppen Sørøst og Telemark idrettskrets I forbindelse med etableringen av Olympiatoppen Sørøst (OLT Sørøst) er det utarbeidet og inngått samarbeidsavtaler med Høgskolen i Sørøst-Norge (HSN), fylkeskommuner og idrettskretsene i Buskerud, Telemark og Vestfold. Avtalen mellom OLT Sørøst og idrettskretsen er blitt behandlet som skriftlig saksbehandling, hvor versjoner med endringsforslag er sendt styremedlemmer for eventuelle innspill og kommentarer med siste frist 14.august Forslaj til vedtak fra Organisasjonssjef Samarbeidsavtale mellom Olympiatoppen Sørøst og Telemark idrettskrets vedtatt. Samarbeidsavtale mellom Olympiatoppen Sørøst og Telemark idrettskrets vedtatt. Sak 131: Høringssvar ny norm for informasjonssikkerhet i idretten Norges idrettsforbund har i dialog med Datatilsynet, gjennomført en prosess for å etablere en ny norm for informasjonssikkerhet i idretten. Denne normen vil erstatte gjeldende Retningslinjer for idrettens databehandling (Bransjeregler for idrett fra 2004) og vil være i samsvar med prinsippene i en ny EU-forordning (GDPR General Data Protection Regulation) som skal tre i kraft mai Normen i sin helhet kan oppleves som omfattende for mindre organisasjonsledd, og det er derfor utarbeidet Grunnregler for informasjonssikkerhet i idretten, som er en kortversjon med de mest sentrale punktene, samtidig som denne er mer praktisk rettet enn normen. For iverksettelse behandles av Idrettsstyret inviteres de sentrale organisasjonsleddene til å gi sine innspill innen 31. august. Organisasjonssjefen vurderte dette som krevende materie og vanskelig å mene noe om uten fagkompetanse på lovverk. Involvering har av den grunn kun tatt med Siv J. Dalen i styret for å kommentere og komme med innspill til dokumentet. Høringssvaret er av den grunn behandlet og svart på fra TIK administrasjon Om styret for øvrig har sterke meninger, innspill eller kommentarer i saken - og mener dette burde vært behandlet og vedtatt politisk så er det mulig å følge opp dette i etterkant Forslaj til vedtak fra Organisasjonssjef Administrasjonens høringssvar for «Ny norm for informasjonssikkerhet i idretten» støttes av styret. Styret ber om en kortfattet presentasjon av hvordan administrasjonen praktiserer denne funksjonen belyst ved noen konkrete eksempler - hvordan vi skal gi råd og veilede idrettslagene i om dette ansvaret på et senere styremøte. Administrasjonens høringssvar for «Ny norm for informasjonssikkerhet i idretten» støttes av styret. Styret ber om en kortfattet presentasjon av hvordan administrasjonen praktiserer denne funksjonen belyst ved noen konkrete eksempler - hvordan vi skal gi råd og veilede idrettslagene i om dette ansvaret på et senere styremøte.

5 Sak 132: Revidert TIK budsjett 2017 Telemark, Vestfold og Buskerud idrettskrets har etter søknad til Sparebankstiftelsen DNB, om tilskudd til Aktiv365, mottatt totalt tre millioner kroner for drift og utvikling av tiltaket i en 3-årig periode. Årlig tilskudd på en million kroner innarbeides i revidert budsjett for Forslag til vedtak fra Orjianisasjonssjef Revidert budsjett for 2017 vedtatt. Revidert budsjett for 2017 vedtatt. Orienterings-/ diskusjonssaker Sak 133: «Teleidrettens Festaften» Det er siden styremøte i juni inngått avtale med Tangen Media & Event v/geir Tangen, som prosjektleder for «Teleidrettens Festaften». Dato, sted og enkelte artister er allerede booket. Innledende møter og avtaler med noen aktuelle samarbeidspartnere er gjennomført, og prosjektet er informert til særidrettene lokalisert på Idrettens Hus. Arbeidsgruppen er utvidet med Therese H. som medansvarlig for prosjektgjennomføring. Det har ikke vært noen møter i arbeidsgruppen utover kommunikasjon per e-post for å «lande» avtalen med prosjektleder. Status, fremdrift og milepælsplan informeres og diskuteres. En grundig gjennomgang av status og fremdrift fra administrasjonen og prosjektleder sin side. Organiseringen og planleggingen er «i rute». Justeringer og innspill til endringer av punkter i prosjektplan diskutert og bestemt når det gjelder samarbeidspartnere, trofetype, antall priser og benevnelser av priser, jury, markedsføring/informasjon/kommunikasjon, budsjett- og finansieringsplan og deltakeravgift. Prosjektgruppen driver og tar initiativ i arbeidet fremover.

6 Sak 134: Telemark idrettskrets Handlingsplan statusrapport Enkel statusrapport per d. d. for TIK Handlingsplan er utarbeidet. Status på gjennomførte tiltak knyttet til målområder og mål presenteres av den ansvarlige administrativt ansatte. Statusrapporten diskuteres som mal for rapportering til TIK Ledermøte som avholdes torsdag 5. oktober Grundig gjennomgang av statusrapportering av målområder og mål i TIK Handlingsplan Administrasjonen presenterte og svarte på spørsmål. Malen for rapportering brukes som grunnlag for informasjon til TIK Ledermøte i oktober. Tatt til foreløpig orientering Sak 135: Regnskap per august 2017 Orientering om status regnskap per august Tatt til orientering Sak 136: Telemark idrettskrets Ledermøte 2017 Innkalling til TIK Ledermote 5. oktober 2017 er sendt ut til alle organisasjonsleddene med en måneds varsel. Møtelokale på VIP 'n 3. etg. Skagerak Arena er reservert. Jorunn Horgen (Olympiatoppen Sorost) og Harald Tidemann-Hansen (Norges Cykleforbund) har bekreftet at de stiller som foredragsholdere/innledere. I tillegg er det bekreftet at vår «fadder» i Idrettsstyret, styremedlem Sondre Sande Gullord, stiller. Kåre Geir Lio (Norges Håndballforbund) har ikke respondert på henvendelse og blir heller ikke fulgt opp. Diskusjon om spissing av «bestilling» til foredragsholdere og ansvarfordeling i styret for formidling av følgende saker som er bestemt: Statusrapportering TIK Handlingsplan og TIK Regnskap 2016 v/tik styre Informasjon fra NIF v/sondre Sande Gullord, styremedlem Idrettsstyret Olympiatoppen Sørøst v/jorunn Horgen, prosjektleder Arrangement v/harald Tiedemann Hansen, President NCF Informasjon om «Teleidrettens Festaften» 19januar 2018 Styreleder er ansvarlig møteleder. Organisasjonssjefen utarbeider et detaljprogram for møtet, og administrasjonen bistår i den tekniske og praktiske gjennomføringen. Organisasjonssjefen sender en «bestilling» til engasjerte foredragsholdere/innledere om aktuelle temaer som ønskes belyst. Det legges opp til diskusjon og spørsmål etter hvert tema. Møtet presisert som åpen for alle medlemmer i teleidretten og uten begrensinger i antall deltakere fra de enkelte organisasjonsledd.

7 Intern fordeling på presentasjon av status TIK Handlingsplan og TIK regnskap 2016: Geir B. Nordtveit, styreleder: Idrettsarrangement Idrettens finansiering Idrettsanlegg Guri Ramtoft, nestleder: Idrettens samfunnsbidrag Talentutvikling og toppidrett Sondre Fjelldalen, organisasjonssjef: Medlemskap og organisasjon Kompetanseutvikling Kommunikasjon Dag Nielsen, styremedlem: TIK regnskap 2016 Sak 137: Telemark idrettskrets Ting 2018 Prosess og milepælsplan for avholdelse av Telemark idrettskrets Ting 2018 diskuteres. Det første som må effektueres er brev fra TIK styre til leder av TIK valgkomite om igangsettelse av deres arbeid. Høytider og sentrale datoer å ta hensyn til; Fredag 16. mars Idrettskretsledermøte Lørdag 24. mars - mandag 2. april Påskeuken Tirsdag 1. mai Torsdag 10. mai Kristi Himmelfartsdag Torsdag 17. mai Lørdag 19.- mandag 21. mai Pinsehelg mai NIF Ledermøte Telemark idrettskrets Ting 2018 bestemt avholdes onsdag 25.april Fremdriftsplan for innkalling, høringsfrister, utsendelse av saksdokumenter og påmeldingsfrist utarbeides av organisasjonssjef i tråd med TIK's lov. Organisasjonssjefen sender, på vegne av styret, brev til leder av TIK valgkomite om dato for tinget og oppfordring om igangsettelse av deres arbeid.

8 Sak 138: Status og prosess «Nye Idrettens Hus Telemark/kompetansesenter» Idrettskretsleder og organisasjonssjefen har som tidligere rapportert vært i mote med politisk og administrativ ledelse i Skien kommune, Kontorbygg AS og Skien Fritidspark. Organisasjonssjefen har deltatt på et oppfolgende mote og hatt dialog med Daglig leder i Skien Fritidspark, Ass. rådmann, kulturavdelingen og eiendomsavdelingen i kommunen i etterkant. Kort informasjon om status og diskusjon om videre prosess med tanke på politisk forankring og påvirkning Det fokuseres først og fremst på å jobbe med finansieringen av testutstyr og tilhørende fasiliterer. Styreleder har fulgt opp og følger opp initiativ overfør Sparebanken Telemark. Skien kommune v/ass. Rådmann har bekreftet at en etablering av et nytt bygg i Skien Fritidspark innarbeides i langtidsbudsjettet til kommunen. Idrettskretsen avventer budsjettbehandlingen i kommunen uten noen konkrete tiltak rettet inn mot ytterligere forankring eller påvirkning politisk. En klarhet i finansieringen av testfasiliteter vil i tilfelle være viktig før initiativ tas i denne sammenheng. Sak 139: Stortingsvalget 2017 Resultatet av Stortingsvalget 2017 er klart. Kort oppsummering av idrettskretsens aktiviteter og tiltak knyttet valgkamparbeidet. Diskusjon på initiativ overfor den «nye» Telemarksbenken. Idrettskretsen v/styreleder tar kontakt med Terje Aasland for et møte med den «nye Telemarksbenken» i månedsskiftet november/desember Aktuelle saker å ta opp med benken er; - Idrettskretsene som egen post på tildeling av spillemidler fra KUD - Regionens finansiering - Momskompensasjonsordningene (Anlegg og varer- og tjenester) Sak 140: Informasjon og representasjoner styret og administrasjon Kort informasjon om representasjon, aktiviteten og andre aktuelle saker siste periode. Styret Geir Guri Møte m/hovedutvalg for kultur, idrett og folkehelse Tema: Rapportering Utdeling av NIF Hederstegn Frank Pedersen 150-års jubileum Sauland IL Utdeling av NIF Hederstegn Frank Pedersen

9 Administrasjon Sondre Therese Øyvind Møte m/hovedutvalg for kultur, idrett og folkehelse Tema: Rapportering Idrettsrådsbesøk Bø idrettsråd Møte i Forum for frivillighet og folkehelse Skype-møte m/nif ledergruppe Tema: Rolle- og oppgavedeling mellom IK og NIF Anleggsbefaring Telemark m/kud og TFK Prosjektgruppemøte OLT Sørøst Årsmøte Sykkelsportslegatet Utdeling av NIF Hederstegn Frank Pedersen Org.sjefmøte Ullevål Intervjuer Aktiv365 Tema: Ansettelsesprosess Ressursgruppemøte OLT Sørøst Intervjuer Aktiv365 Tema: Ansettelsesprosess Møte m/varden Tema: Samarbeid «Teleidrettens Festaften» Møte m/porsgrund Porselen Tema: Samarbeid «Teleidrettens Festaften» NIF Lederutviklingsprogram Møte m/»gøy fritid - Oda Lill Blålid, Eidanger IL Møte m/varden Tema: Samarbeid «Teleidrettens Festaften» Møte m/porsgrund Porselen Tema: Samarbeid «Teleidrettens Festaften» Møte Grenseløs idrettsdag Tema: Planleggingsmøte Møte m/»gøy fritid - Oda Lill Blålid, Eidanger IL Aktiv365 planleggingsmøte Tema: Grunnkursplanlegging 2017 Intervjuer Aktiv365 Tema: Ansettelsesprosess Aktivitetslederkurs Barneidrett Hjalmar Johansen VGS Tema: Innføring i praktisk gjennomføring og kursinnhold for elever Styremøte Kragerø Idrettsråd Tema: Generell innføring i idrettsrådsoppgaver Grunnkurs 1 og 2 Aktiv365 Tema: Service og assistanse til gjennomføring av grunnkurs Planleggingsmøte Anleggskonferanse Notodden Tema: Diskusjon og planlegging med Notodden IR, Notodden kommune og Telemark fylkeskommune Fagsamling Bodø Utdanningsansvarlige Tema: Barents Summer Games og fagsamling sammen med kollegiet i Idrettskretsene

10 Grunnkurs 3 og 4 Aktiv365 Tema: Service og assistanse til gjennomføring av grunnkurs Skypemøte «Utdanning for yngre ledere» Tema: Planlegging av kontaktpersonrolle for student på studiet Marius Norli (ungdomsutvalgsleder) Samarbeidsmøte med Skien Ghosts Aktiv365 Tema: Kursgjennomføring i Aktiv365-regi Grunnkurs 5 og 6 Aktiv365 Tema: Service og assistanse til gjennomføring av grunnkurs Sak 141: Orienteringssaker organisasjonssjef Kort informasjon om aktuelle saker siste periode og kommende periode fra administrasjon. > Personal - ansettelse av prosjektleder Aktiv365 (BTV) - medarbeideroppfølging TIK adm. høsten lederutviklingsprogram org.sjef > AktivSkole365 => Aktiv365 - navnendring og ny logo > OLT Sørøst - ansettelsesprosess av prosjektleder og testansvarlig - utvidelse av ressursgruppe m/representant fra private toppidrettsgymnas - signeringa av samarbeidsavtaler med fylkeskommunene - Fylkesordførere > Telemark fylkeskommune - tilskuddsordning på en million for prosjekt knyttet til interkommunale anlegg/regionale anlegg er sak i hovedutvalget 20.september idrettskretsen informerer idretten i fylket når vedtak om ordningen er fattet > Grenland Arena - redusering av og tilgang til parkeringsarealer/plasser for Idrettens Hus Telemark > Spillemiddelordningen «Inkludering i idrettslag» - ny utlysning av midler sendt ut - noe aktuelle søkere er kontaktet og jobbes med - idrettskretsen rolle som søker og forvaltningsenhet på vegne av Skien og Porsgrunn idrettsråd vurderes med tanke på videreføring i 2018 > Inkludering parautøvere - Grenseløs idrettsdag arrangeres i Skien Fritidspark onsdag 8.november 2017 og planleggingen er i rute - NFF Telemark har tatt initiativ til møte og mobilisering for flere Unified lag (utv.hemmede) i forbindelse med Odds hjemmekamp 1.okober. Therese Husby repr. idrettskretsen her > Søknad fra Eidanger Idrettslag v/«gøy fritid for alle» - Søknad om utvikling av en kursmodul for utdanning av «Aktivitetsguider» + drift i avklart i møtet at idrettskretsen ikke går inn med driftsstøtte, men understøtter en finansiering for utvikling av kursmodul som har verdi på tvers av og for flere målgrupper

11 Sak 142: Møte og representasjonsplan høsten 2017 Mote- og representasjonsplan host 2017 oppdateres. Representasjoner fordeles. Møte- og representasjonsplan oppdatert. TIK styremøter flyttet til partallsuker og møte i november utgår. Nye datoer; tirsdag 31.oktober og tirsdag 12.desember Styreleder representerer på åpningen av Notoddenlekene med Snøgg Friidrett som arrangør, som også har 30-års jubileum. Representasjon på Lov- og organisasjonsseminar 2017 avklares når invitasjon kommer. Merkandsfrist: fredag 22.september 2017 Skien, 14.september 2017 Geir Be Leder Nor s tveit L3U,l Guri Ramtoft Nestleder Q-14/4"L" Dag Nielsen Grete Etholm ( ~ 4 di,11, ohanna'dalen Renate Øien Varamedlem Hans Inge Søvik Varamedlem Sondre Fjelldalen Organisasjonssjef