PROTOKOLL STYREMØTE Tid: Sted: Til stede: Andre Forfall Referent: Saksliste

Transkript

1 PROTOKOLL STYREMØTE Tid: Torsdag 15. februar Tidsramme kl. 09:00 til kl. 12:00. Sted: Kjøita park 21. Til stede: Anne Ma Timenes, Styrets leder (Krf), Sally Vennesland, styrets nestleder (H), Anne Siri Fagervoll (ansatte rep.), Hans Christian Eriksen (LO), Petter Blomkvist (NHO), Karin Hodne (Ap), Sverre Torjus Homme (stud. tillitsvalgt) Andre: Ass.rektor Gyrid Grønlid, Terje Pettersen (Leder Fagskolen) Forfall: K.S.Østensen Referent: Terje Pettersen Saksliste 01/2018 Godkjenning av møteinnkalling /2018 Godkjenning av protokoll fra sist møte /2018 Orienteringer /2018 Regnskap og budsjett for /2018 Forslag til budsjett for /2018 Flytting av skolen til Grimstad referanse til sak 18/2017 og 24/ /2018 Nettstudier (referanse til sak 25/2017) /2018 Opptak av nye studenter og studieløp /2018 Sammensetning av nytt styre /2018 Eventuelt... 6

2 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 2 av 6

3 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 3 av 6 01/2018 Godkjenning av møteinnkalling Forslag til vedtak: Møteinnkallingen godkjennes. 02/2018 Godkjenning av protokoll fra sist møte Vedtak: Referatet godkjennes men må revideres for å inkludere deltagere. 03/2018 Orienteringer Simulator er installert og operativ fra og med uke 7. FORK komite har gjort ferdig sin rapport, se egen sak. Skolen har søkt om midler til utvidelse av studenttallet via fylket. Søknaden går til Kunnskapsdepartementet. Skolen har mottatt i støtte fra MARKOM til innkjøp av ny simulator. Vedtak: Styret tar saken til orientering. 04/2018 Regnskap og budsjett for 2017 Konto Regnskap Total budsj. Andre lønnskostnader 3 752, ,00 Lønnsutgifter , ,00 Varer/tjenester egenproduksjon , ,00 Utstyr/vedlikehold mv. - ikke akt , ,00 Overføringer uten motytelser , ,00 Finansutgifter ,30 0,00 Salgsinntekter , ,00 Refusjoner med motytelser , ,00 Overføringer uten motytelser ,00 0,00 Finansinntekter -201,60 0,00 FIK Felles , ,00 Avdeling for Fagskolen i Kristiansand , ,00 Regnskapet viser et underforbruk på i forhold til budsjett. Det må kommenteres at fra tidligere år har det vært et akkumulert underforbruk på (ref. protokoll ) som var tiltenkt ny simulator. Følgelig burde regnskapet vært avsluttet med et underforbruk på Av skolens regnskap utgjør lønnskostnader ca. 92%. Følgelig er det lite handlingsrom for å redusere kostnadene. Vedtak: Fagskolestyret tar økonomirapporteringen for 2017 til etterretning og utber en forklaring på hvorfor det ikke er avsatt midler i eget fond som tidligere vedtatt. Styrets leder vil ta initiativ til et møte med fylkets skoleledelse for å avklare inntektssiden i budsjettet.

4 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 4 av 6 05/2018 Forslag til budsjett for 2018 Budsjettforslag Fagskolen i Kristiansand 2018 pr hovedposter Lønn faste stillinger pedagogisk personal Lønn ikke pedagogisk personal Lønn vikarer Lønn ekstrahjelp og engasjementer Lønn overtid Møtegodtgjørelse ansatte, honorarer og eksamensutgifter Annen møtegodtgjørelse og tapt arbeidsfortjenste Sosiale kostnader Sum lønnskostnader Kontor og undervisninsmateriell Mat til møter og arrangementer Andre personalkostnader Porto, telefon og datakommunikasjon Annonser, reklame og gaver Opplæring og kurs Reise- og transportkostnader Elektrisk energi Leieutgifter, gebyrer og lisenser Sum varer og tjenester Inventar og utstyr Vedlikehold og reparasjoner Konsulenttjenester Sum utstyr og vedlikehold Tap på krav og morarenter Sum finansutgifter Salg varer og tjenester Egenandeler og kursinntekter Avgiftspliktig salg Sum salgsinntekter Refusjon NAV og sykelønn Andre refusjoner 0 Sum refusjoner Andre innbetalinger og renteinntekter 0 Sum innbetaling 0 Sum budsjett

5 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 5 av 6 Skolen har flyttet til nye lokaler og det er foreslått at tilhørende kostnader innarbeides i budsjettet for fagskolen. Antatt leiekostnader er ca. 5 millioner kroner. I tillegg budsjetteres det med i strømkostnader og 1 million i økte kostnader til vaskepersonell og resepsjonist i 50% stilling. Følgelig vil fagskolens budsjett vokse med 6.1 millioner kroner. Dette er en konsekvens av at fylket pådro seg merkostnader når skolen måtte ut av skolesenteret på grunn av ombygging. Fylket har ompostert inntekten fra Markom med og satt det til en investeringspost. Kostnader tilhørende ombygging og tilpasning av lokalene på Kjøita er heller ikke innarbeidet i budsjettet for fagskolen. Vedtak: Godkjenning av budsjettet tas på neste styremøte /2018 Flytting av skolen til Grimstad referanse til sak 18/2017 og 24/2017 Styret ved fagskolen gjorde følgende vedtak på forrige møte: Vedtak: Styret ber om at Fellesnemda avventer videre fremdrift med nytt bygg inntil faktagrunnlag om behovet for flere studiesteder er fremlagt. Viser til punkt fra forrige sak 18/2017 styret ber om at det gjøres en konsekvensutredning av behovet. (punkt tre fra sak 7/9 tas inn). Vedtaket fra september legges inn til fylkestinget førstkommende mandag angående hva styret mener om flytting av Fagskolen. FORK komiteen har avlevert sin rapport til fellesnemda. Deltagere i komiteen fra Fagskolen i Kristiansand har uttrykt at deltagerne ikke deltok i utforming av rapportens kapittel 4 som omhandlet fellesnemdas krav om vurdering av studietilbud og struktur. Administrasjonen har gjort leder av komiteen oppmerksom på dette. Vest Agder Fylkesutvalg har gjort vedtak på at saken ikke er utredet tilstrekkelig og følgelig vil ikke bli akseptert. Den videre konsekvens av et slikt vedtak er ikke kjent. Fagskolen i Kristiansand har tatt initiativ til at det etableres en prosjektgruppe bestående av ansatte som arbeider med en sammenslåingsprosess. Rasjonale for en slik organisering av arbeidet er å sikre at den nødvendige kompetanse er tilgjengelig til å vurdere alle aspekter ved en sammenslåing samt å sikre oppslutning om fremgangsmåten. Arbeidet vil kreve innsats og er av stor betydning for et positivt utfall. Administrasjonen foreslår derfor at medlemmene godtgjøres etter standard satser. Vedtak: Fagskolestyret tar saken til orientering og vedtar at medlemmer av en prosjektgruppe honoreres for innsatsen etter standard satser. Skolen søker fellesnemda om midler til sammenslåingsprosessen. 07/2018 Nettstudier (referanse til sak 25/2017) Skolen har etterspurt midler til å utvikle nettstudier. Saken ble behandlet i forrige møte og styret gjorde følgende vedtak: Vedtak: Styret ber administrasjonen ved Fagskolen i Kristiansand om å ta kontakt med Sørlandets Fagskole for at de sammen finner midler og arbeider frem søknad til Nokut om godkjenninger

6 VEST-AGDER FYLKESKOMMUNE 6 av 6 til nettstudier. Styret mener at prosessen med Nokutgodkjenning ikke vil kunne være klart før en sammenslåing er realitet, og at det derfor er den beste løsningen. En stor utfordring i en sammenslåingsprosess er det faktum at skolene har forpliktelse til studenter som er midt i sitt studieforløp. Det kan derfor bli aktuelt med et parallelt løp for å innfri de krav som skolene har. Det er derfor viktig at man snarest starter med å forberede undervisningstilbud slik at dette er klart i det øyeblikk skolene slår seg sammen. Dette vil nødvendigvis kreve ressurser skolen ikke har til rådighet per i dag. Sørlandet Fagskole Grimstad har tatt saken opp med deres fylkesutdanningssjef og fått positive signaler på at midler til et slik arbeid må skaffes til veie. Det er ikke oppnådd klarhet i om Fagskolen i Kristiansand kan delta i et slikt prosjekt. Vedtak: Rektor tar saken opp med leder av utdanningsavdelingen og ber om tilsvarende midler til å utvikle nettstudier. 08/2018 Opptak av nye studenter og studieløp Skolen skal tilby skoleplasser til deltidsstudenter til høsten og disse vil være avhengig av å få vite hvordan de siste årene skal organiseres, enten om det er i Grimstad eller i Kristiansand. Administrasjonen har sondert problemstillingen med fylket og det er foreslått at skolen markedsfører sitt tilbud med følgende kommentar: Fylkespolitikere har vedtatt at skolen skal slås sammen med Sørlandet Fagskole i Grimstad og lokaliseres til nytt bygg i Grimstad tidligst høsten For studenter som ikke kan eller vil følge undervisningen i Grimstad legges det opp til at undervisningen kan følges via nett med overføring i sann tid. Mer informasjon om praktisk gjennomføring vil komme senere. Vedtak: Styret vedtar at teksten som er foreslått blir lagt ut på skolens nettside og brukes som den offisielle forklaringen på spørsmålet rundt samlokalisering og avvikling av deltidstudier som starter i Kristiansand høsten /2018 Sammensetning av nytt styre Som en konsekvens av sammenslåing av de to skolene må et nytt styre velges. Styret bør allerede nå starte en diskusjon om hvordan dette skal foregå og når et nytt styre skal være operativt. Vedtak: Saken trekkes dette er fellesnemdas ansvar. Nytt styre fra /2018 Eventuelt Styrets leder avtaler et møte med rektor, fylkets ledelse og skolens ledelse for å avklare: Leiekostnader Reglement Inntekter