PROTOKOLL STYREMØTE TIRSDAG 19. JANUAR 2014

Transkript

1 Vestfold Fotballkrets Postboks 16, 3249 Sandefjord Nygårdsveien 84, 3221 Sandefjord Sandefjord PROTOKOLL STYREMØTE TIRSDAG 19. JANUAR 2014 Til stede: Thorfinn Haugen, Alexander Hesselberg, Torleiv Sandvik, Anette Vestly, Rune Mikkelsen, Hanne Jaerson Ikke til stede: Line Hettervik, Kjell Rune Pedersen Fra adm: Ole Petter Tufte Sak 01/15 Søknad om opptak Vestfold Fotballkrets Administrasjonen har mottatt søknad fra Brunlanes IL der det søkes om opptak som egen fotball gruppe i Vestfold Fotballkrets. Klubben ønsker i oppstarten å stille i seriesystemet vårt med et herrelag. Vestfold mottar fra tid til annen søknader om opptak i Vestfold Fotballkrets. I all hovedsak er dette vennegjenger som ønsker å starte opp et seniorlag. Slike søknader anbefales ikke av administrasjonen. Når det gjelder denne søknaden så stiller det seg annerledes. Brunlanes IL er et allerede eksisterende idrettslag (og dermed medlem i NIF) med friidrett og ski som undergrener. Styret i fleridrettslaget er også styre for disse undergruppene. Ved et eventuelt opptak av klubben i Vestfold Fotballkrets vil også hovedstyret Brunlanes IL være styret for fotballavdelingen. Med dette som bakgrunn anbefales søknaden. Forslag til vedtak: Brunlanes IL tas opp som medlem i Vestfold Fotballkrets. Enstemmig vedatt

2 Sak 02/15 Regnskap 2014 Vedlagt følger resultatregnskap for Daglig leder har valgt å legge dette fram i en exelfil da det da er mulig å få med kommentarer direkte i regnskapsoversikten. Regnskap 2014 legges fram for kretstinget til godkjenning med et overskudd stort kr ,-. Her er det viktig å merke seg at kretstinget for 2013 vedtok et budsjett for 2014 som forutsatte at det kunne disponeres kr ,- av 2013`s driftsoverskudd. Disse midlene ble avsatt i balanseregnskapet for disponering i Alle tiltak som ble vedtatt gjennomført og som skulle finansieres gjennom avsetninger i balanseregnskapet er gjennomført i 2014 og kostnadsført i driftsbudsjett Dette betyr at det ikke er nødvendig å finansiere disse tiltakene ved disponeringer fra balanseregnskapet. Kommentarer til enkeltposter i regnskap 2014: Inntekter: Hovedpost 30: Salg/avtaler Hovedpost viser et negativt resultat med ca. kr ,- I hovedsak skyldes dette kr i reduserte samarbeidsavtaler i forhold til budsjett Hovedpost 34: Tilskudd Differanse i forhold til budsjett: Kr ,- mer enn budsjettert i KUD/asyltiltak tiltak Kr ,- i kvalitetsklubbtilskudd (ikke budsjettert) Kr ,- etter søknad post 3 midler KUD Kr ,- mindre i momsrefusjon Disse endringene, sammen med enkelte små endringer på enkeltposter gir et overskudd på hovedpost med ca. kr ,-. Hovedpost 39: Avgifter/overnatting/bespisning Hovedposten viser et overskudd med ca. kr ,- I hovedsak skyldes dette: Økte kursinntekter med kr ,- Økte lagsavgifter med kr ,- Salg av landskampbilletter med kr ,- Økte inntekter diversepost med kr ,- 2

3 KOSTNADER: Hovedpost 40: Utstyr Hovedpost viser innspart ca. kr ,- En ekstrakostnad til dommerdresser for videresalg er kompensert med mindre forbruk på øvrige utstyrsposter. Hovedpost 50 Lønn/personalkostnader Hovedposten viser et merforbruk på ca. kr ,- Lønn ansatte er i balanse i forhold til budsjett. Ut over en del mindre avvik så skyldes avvik på hovedposten lønn prosjektleder jenterekruttering. Hovedpost 60: Andre kostnader. Hovedposten viser besparelse med ca. kr ,- I hovedsak er dette relatert til mindre kostnader til kjøpte tjenester enn budsjettert. Hovedpost 71: Reiseutgifter Hovedposten viser et merforbruk på ca. kr ,- Dette er kostnader relatert til vedtak i tiltaksplanen som var forutsatt finansiert via avsetninger i balanseregnskapet. Hovedpost 73: Gaver/premiering Ingen vesentlige avvik Hovedpost 74: Tilskudd Merkostnad på ca. kr ,- skyldes overføringer i forbindelse med omsøkte midler asylsøkere. Hovedpost 76 og 80:Leieutgifter/bank Merkostnad på ca. kr ,- skyldes i hovedsak innkjøp av billetter. Dette er bruttoutgifter. Inntekter på dette er ført under hovedpost 39 Forslag til vedtak: Framlagte driftsregnskap for 2014 med et regnskapsmessig overskudd stort kr ,- tas til etterretning av styret. Overskudd stort kr ,- foreslås vedtatt avsatt til styrets disposisjon i balanseregnskapet for

4 Endelig behandling av regnskap 2014 skjer i styremøtet den 10. februar Sak 03/15 Budsjettforslag 2015 Vedlagt følger budsjettforslag I vedlagt budsjettforslag er alle bundne kostnader lagt inn. I tillegg er alle tiltak som foreslått i tiltaksplanen lagt inn bortsett fra: Avsetning asyltiltak - kr omsøkte midler Utveksling dommere Sverige - kr Utviklingsgruppe dommere - kr Talentgruppe dommere - kr Kompetansehelg dommere - kr Honorar bylag/kretslag - kr Int.ref spillere - kr Int. ref trenere - kr Nettverkssamling klubb/leder - kr Nettverkssamling klubber FP - kr Støtte FL IV - kr Forbundstinget - kr Samlet kostnad tiltak som ikke er lagt inn i budsjettforslag. - kr Mulig finansiering: Avsatt disponeringer kretstinget kr `s regnskapsmessige overskudd - kr Styrets disp. jenterekruttering - kr Ikke disp. i forslag til budsjett kr Sum mulig finansiering: - kr Daglig leder viser til vedlagt budsjettforslag 2015 og vedlagt tiltaksplan Styret må i styremøtet ta stilling til de foreslåtte tiltak som vist over som ikke er lagt inn i budsjettforslag 2015 slik at daglig leder kan få lagt inn de ønskede tiltakene i budsjett 2015 og eventuelt gjøre disponeringer i balanseregnskapet for

5 Det forutsettes at styret jobber seg fram til et endelig forslag i styremøtet slik at daglig leder kan overføre dette til regnskapsavdelingen i NFF for ferdigstilling av budsjettforslag Sak 04/15 Valg av nye komiteer prinsipper I styremøtet 10. februar 2015 skal det velges nye komiteer. Styret har tidligere diskutert prinsipper vedr. valg av kretsens komiteer. Dersom styret ønsker å protokollføre enkelte prinsipper ved valg av komiteene så må dette drøftes og eventuelt vedtas i dette styremøtet. Behandling i styremøtet: Følgende prinsipper ble lagt til grunn: 1 Styret ønsket ikke et prinsipp der det skulle være krav til at komiteene ledes av styremedlemmer 2 Fortrinnsvis bør det velges inn styremedlemmer i de ulike komiteene 3 Faglig kompetanse skal vektlegges ved valg til komiteer 4 Klubbtilhørighet til komitemedlemmer bør vektlegges i den forstand at det bør gjenspeile klubbstrukturen i kretsen. Pr. 1. februar skal styremedlemmer, komitemedlemmer og ansatte spille inn forslag til nye komitemedlemmer. Orientering om dette sendes disse sammen med oversikt over hvem som er på valg i de ulike komiteene. Sak 05/15 Innstilling til VFK`s valgkomite På kretsting for 2014 skal styret i Vestfold Fotballkrets legge fram forslag til innstilling til valgkomite. I dette styremøte må kretsstyret vedta kjøreplan for dette. 5

6 Behandling i styremøtet: Kretsleder håndterer dette og legger fram instilling til styremøtet den 10. februar. 6