Elektronisk Skattekort Løsning i Paga 2.0

Transkript

1 Elektronisk Skattekort Løsning i Paga 2.0

2 Innholdsfortegnelse 1 Skattekortet blir elektronisk Tekst fra Bluegardens blogg 03. oktober 2012: Nye rutiner for arbeidsgiver og arbeidstaker Arbeidsgivers plikter Arbeidstakers plikter Løsning i Paga Generelt Årlig oppdatering av skatteopplysninger Daglig oppdatering av skatteopplysninger Korrigering av skatteopplysninger Endring i Paga Klient Endringer i Personalportalen Generelt Arbeidsforholdsskjemaene Feltnavn Hent skatteopplysninger Feltnavn Type arbeidsgiver Feltnavn Skatteform Skjema Person og familieinformasjon Manuell innhenting av skattekort via Altinn tjeneste. (RF-1307) Informasjon om frikort Skattyter med frikort (kopi av dokumentasjon fra Skatteetaten) Arbeidsgiver med ansatte med frikort Grafisk forklaring Forberedelse til innføring av eskattekort Pris Forberedelse til eskattekort - Bestillingsskjema av 16

3 1 Skattekortet blir elektronisk 1.1 Tekst fra Bluegardens blogg 03. oktober 2012: Regjeringen foreslo i kunngjøringen av Revidert statsbudsjett 15. mai at fra neste år kan arbeidstakere og skatteytere slippe å levere skattekort i papirutgave til sin(e) arbeidsgivere. I 2013 vil dette bli innført som en frivillig ordning hvor arbeidsgiver kan velge om de vil motta elektroniske skattekort eller ikke. Fra 2014 blir Elektroniske skattekort innført for alle, og det blir ikke lenger sendt ut skattekort i papirformat. Arbeidet med elektroniske skattekort ble igangsatt allerede senhøsten Skatteetaten er ansvarlig for utvikling av ny løsning, Bluegarden og enkelte av Bluegardens kunder deltar som bidragsytere i dette arbeidet. Elektroniske skattekort er en del av EDAG (Elektronisk Dialog med ArbeidsGiver) for utveksling av informasjon med SSB, NAV og Skatteetaten. Målet er å utvikle løsninger som gir effektiviseringsgevinster for alle parter: Skatteetaten Arbeidsgiverne Lønnssentralene Skatteyterne Leverandør av lønnssystemer Fordelene med det nye Altinn-skjema RF-1211 og automatisk innhenting av Elektronisk skattekort er flere. 3 av 16

4 Skatteyter/ansatt behøver ikke lenger huske på å levere skattekortet og risikerer ikke å bli trukket 50 % i straffeskatt ved forglemmelse. Likevel plikter den ansatte å opplyse sin(e) arbeidsgiver(e) om det finnes andre arbeidsforhold, og eventuelt hvilken arbeidsgiver som er hovedarbeidsgiver. Arbeidsgiver behøver ikke lenger administrere og holde orden på hvem som har levert skattekort. Og arbeidet med å endre skattetrekket til 50 % dersom de ansatte ikke har levert skattekort utgår. Arbeidsgiver har likevel fortsatt plikt til å trekke riktig skatt. Arbeidsgiver vil bli varslet elektronisk dersom skatteopplysningen for en ansatt blir endret i løpet av skatteåret. Arbeidsgivere kan da hente nye skatteopplysninger ved innlogging i Altinn. Alternativt vil automatisk innlesing kunne tilrettelegges for Bluegardens kunder med mange ansatte. Arbeidsgiveren kan, som en frivillig ordning i løpet av 2013 selv velge når i kalenderåret man ønsker å gå inn på den nye ordningen med elektroniske skattekort forutsatt at lønnssystemet er tilrettelagt for E-skattekort, eller når Altinn-portalen er klar for manuell pålogging i siste halvdel. Skatteyteren vil også bli varslet om hvilke arbeidsgivere som har hentet skatteopplysninger hos Skatteetaten. Dette er et langt steg videre i personvernets retning, da man i nåværende løsning ikke får noe informasjon om en arbeidsgiver har hentet skatteopplysninger om personer som har sluttet hos arbeidsgiveren. Bluegarden er en aktiv deltager i EDAG-aktivitetene og har som mål å bidra og påvirke til at brukerne av Bluegardens systemer og tjenester får en bedre hverdag selv om myndighetene innfører nye krav til arbeidsgiverne. 2 Nye rutiner for arbeidsgiver og arbeidstaker Ordningen med elektroniske skattekort krever at Paga må støtte arbeidsgiverens nye rutiner for henting og oppdatering av skattekort ved nyansettelser, skattekortendringer og årlige oppdateringer. Videre må det gis informasjon til ansatte om hvordan de skal hente og oppdatere skattekortopplysninger slik at disse blir tilgjengelig for sin(e) arbeidsgiver(e). Det gjøres samtidig oppmerksom på arbeidsgivers plikter til å vedlikeholde informasjon i henhold til Personopplysningsloven for personer som ikke lenger er ansatt i virksomheten. Det blir varslet fra Skatteetaten om alle arbeidsgivere som har hentet skattekort, også til ansatte som har sluttet. 2.1 Arbeidsgivers plikter. Arbeidsgiver skal årlig innhente skattekortopplysninger for alle sine ansatte i god tid før første lønnsutbetaling i neste kalenderår. Skattekortene er klare for henting fra 16. desember Gjennom året vil arbeidsgiver løpende få meldinger fra Skatteetaten dersom ansatte endrer sine skatteopplysninger. Det er arbeidsgivers plikt å hente og oppdatere lønnssystemet slik at det nye skattekortet blir benyttet i kommende lønnskjøringer. Den ansatte vil alltid bli varslet av Skatteetaten når arbeidsgiver henter skattekort. Henting av skattekort kan skje automatisk ved at Paga sender forespørsel om nye og endrede skattekort regelmessig, og senest ett døgn før lønnskjøring. Arbeidsgiver kan også hente skattekort manuelt ved pålogging Altinns portal. 4 av 16

5 2.2 Arbeidstakers plikter Arbeidstaker/skatteyter skal kontrollere at alle opplysninger som ligger til grunn for det elektroniske skattekortet er korrekt. På Skatteetatens hjemmeside får skatteyter/ansatte mulighet til å bestille skattekort, endre skattekort, registrere og fordele fribeløp på flere arbeidsgivere, se hvilke arbeidsgivere som har hentet skattekort på skatteyter/ansatt med mer. Dersom skatteyter ikke har bestilt skattekort vil vi motta en melding om at arbeidstakeren ikke har skattekort. Arbeidstaker må også kontrollere/informere om at arbeidsgiveren er hoved- eller biarbeidsgiver. Dette kan arbeidstakeren selv vedlikeholde i Personalportalen i nåværende løsning. Arbeidstaker må bestille og/eller endre skattekort senest 2 døgn før lønnskjøring for at det skal bli hensyntatt i beregningen av forskuddstrekk. 3 Løsning i Paga Generelt Feltet Hent skattopplysninger i mappekort for Person under skatteopplysninger styrer om det skal hentes skatteopplysninger eller ikke. Personer som har status S (sluttmeldt) vil få oppdatert følgende felt etter siste lønnskjøringen slik: Biarbeidsgiver = J; prosentsatsen blir benyttet ved beregning av skatt Hent skatteopplysninger = N; skatteopplysninger for neste år blir ikke hentet Hvis saksbehandler endrer verdien i feltet hent skatteopplysninger etter ansatt er sluttmeldt, beholdes denne. For personer som stoppes i lønnskjøringen for desember vil feltet Hent skatteopplysninger først bli endret til N etter lønnskjøringen i januar for å sikre at det hentes skatteopplysninger for nytt år i tilfelle det skal utbetale trekkpliktig godtgjørelser i januar. Da det kun er tillatt å hente skatteopplysninger for ansatte som skal ha trekkpliktig godtgjørelser, er det en fordel å sluttmelde personer som ikke har fått lønn det siste året. De som har behov for hjelp til opprydding, kan bestille det i vedlagte bestillingsskjema. 3.2 Årlig oppdatering av skatteopplysninger Innhenting av nye skatteopplysninger vil skje rundt den 20. desember etter at siste ekstrakjøring for inneværende år er kjørt. Som nevnt er det feltet Hent skatteopplysninger som styrer om det skal hentes skatteopplysninger eller ikke. 5 av 16

6 Hent skatteopplysninger = N Skatteopplysninger vil ikke bli hentet, gamle skatteopplysninger overføres historikk og nye opplysninger settes til 50%. Hent skatteopplysninger = J Skattekort blir hentet elektronisk, gamle skatteopplysninger overføres til historikk. Nye skatteopplysninger oppdateres, Skattekommune, Tabell, Prosent, Frikort, Fribeløp og Pensjonisttabell. Selv om feltet Biarbeidsgiver = J vil alle skatteopplysninger som er skrevet ut bli oppdatert, men ved beregning av skatt benyttes ikke tabellen. Skattekortversjon Inneholder skattekort år og versjonsnummer. Skattekortdato Viser når skattekortet ble oppdatert. Skatteform Skatteform 2 eller 3 settes tilbake til 1 for lønnskode R eller L. For andre lønnskoder beholdes skatteform. Ekstra skattetrekk Beløpet nullstilles etter hovedlønnskjøring for desember. Personer som ikke har fått skattekort Settes til 50%. I tillegg skrives det ut liste over hvem det gjelder. Returinformasjon etter årskjøring: Vi får alle personer som det er sendt skatteforespørsel på i retur fra Skatteetaten med informasjon om skatteopplysninger og diverse meldinger. Det blir produsert en rapport som viser meldinger som mottas: Ugyldig fødselsnummer Ingen skattekortopplysninger for personens fødselsnummer NAV er hovedarbeidsgiver. Felt biarbeidsgiver er satt til J Mulig grensegjenger. Hvis ansatt er grensegjenger, må saksbehandler sette prosenttrekk til 10%. 3.3 Daglig oppdatering av skatteopplysninger Henting av skattekort skjer daglig ved at Paga sender forespørsel om nye og endrede skattekort. Skatteopplysningene mottas dagen etter og blir oppdatert i Paga samme dag de mottas. NB! Hvis det registreres nyansatte i dagene rett før det skal kjøres lønn, må skatteopplysningene hentes i Altinn-portalen og registreres manuelt i Paga. Ny forespørsel om skattekort foretas hvis Hent skatteopplysninger = J og det ikke er hentet skatteopplysninger tidligere i år. 6 av 16

7 Hvis fødselsnummer endres vil det automatisk bli sendt ny forespørsel med nytt fødselsnummer. Er skatteopplysningene lagt inn manuelt vil disse bli skrevet over, gamle skatteopplysninger blir skrevet til historikk. 3.4 Korrigering av skatteopplysninger Hvis en ansatt ønsker å endre skatteopplysninger, er det kun mulig å endre ekstra skattetrekk ellers må ansatt be om nytt skattekort i Altinn. 4 Endring i Paga Klient Paga Klient i lønnopplysninger-/personfanen er allerede endret for å håndtere eskatt. 7 av 16

8 5 Endringer i Personalportalen 5.1 Generelt I Personalportalen er det innført følgende felt: Hent skatteopplysninger (Ja/Nei) Type arbeidsgiver (Hovedarbeidsgiver/Biarbeidsgiver) Skatteform (angir måneder for evt. redusert/ikke skattetrekk) Endringer berører skjemaet «Person og familieinformasjon» og i følgende arbeidsforholdsskjema (via «Administrasjon av arbeidsforhold»): Nyansettelse Enkelt nyansettelse Andre endringer innenfor samme organisasjonsenhet Endre organisasjonstilhørighet Hent arbeidstaker Når begrepet Arbeidsforholdsskjemaene nevnes i dette kapitelet, så henvises det til skjemaene i listen over, hvis ikke annet er beskrevet. Løsningen blir levert med standard oppsett. Dette kan endres for kunder som ønsker det. Bestill endringer via Kundeweb, start beskrivelsen med «Skatteoppsett». 5.2 Arbeidsforholdsskjemaene Feltnavn Hent skatteopplysninger Feltet vil være tilgjengelig i Arbeidsforholdsskjemaene. Standard oppsett er: Obligatorisk For lønnstype R, L og T - default «Ja» uten mulighet for endring For lønnstype B - ingen defaultverdi Hvis feltet allerede har verdi «Ja» kan det ikke endres kan ikke styres via oppsett Grunnen til valgmulighet ved lønnstype B er at denne også benyttes til å registrere personer som ikke skal ha utbetalt lønn/godtgjørelser. En har ikke tillatelse til å innhente skatteopplysninger for personer som ikke skal ha lønn/godtgjørelser Feltnavn Type arbeidsgiver Feltet er tilgjengelig i følgende skjema: Nyansettelse Enkelt nyansettelse 8 av 16

9 Endringer må gjøres via skjemaet «Person og familieinformasjon». I standard oppsett er feltet synlig men ikke obligatorisk. Blank verdi vil automatisk gi hovedarbeidsgiver i Paga Feltnavn Skatteform Feltet vil være tilgjengelig i Ansettelsesskjemaene. Valg av skatteform var tidligere en del av panelet for skatteopplysninger som flere kunder benyttet. Øvrige kunder registrerte skatteopplysninger direkte i Paga. Siden all annen skatteinformasjon hentes elektronisk er det vurdert som hensiktsmessig å sette opp valg av skatteform i ansettelsesskjemaene. Settes ikke skatteformen via skjemaet, så blir automatisk skatteformen satt til fullt skattetrekk (alle måneder) i Paga, og denne kan endres av saksbehandler i Paga. Standard oppsett: Lønnstype R og L: Uten skatt i juni, halv skatt i desember, låst Lønnstype T: Full skatt juni, halv skatt desember, låst Lønnstype B: Full skatt juni og desember (alle måneder), låst Hvilke skatteformer som er knyttet til de ulike lønnstypene kan også tilpasses den enkelte kunde. Skatteformen kan i tillegg styres på ansattform slik at en f. eks kan skille mellom fast ansatte som timelønnede og andre timelønnede. NB! Dette oppsettet vil fungere godt for arbeidsgivere som ikke, eller i svært liten grad, bruker flere parallelle arbeidsforhold. Hvis en har flere arbeidsforhold vil dette oppsettet av skatteform alltid føre til at sist opprettede eller endrede arbeidsforhold «vinner». En mulig tilpasning er å låse feltet for lønnstype R og L, men ikke for de andre. Utsnitt fra et nyansettelsesskjema 9 av 16

10 Utsnitt fra et endringsskjema 5.3 Skjema Person og familieinformasjon På side 2 (Ansattinformasjon), under overskriften Skatt, listes den ansattes skatteinformasjon opp. Har arbeidstakeren flere arbeidsgivere, innen samme konsern, vil skatteinformasjonen på den enkelte arbeidsgiver bli listet opp. Dette uavhengig av hvilket arbeidsforhold som velges på side av 16

11 Korrigering av registrerte skatteopplysninger: Klikk på ønsket linje for å åpne detaljvinduet og foreta ønsket korrigering. Det er kun feltene Arbeidsgivertype og Beløp ekstra skattetrekk som kan korrigeres. Eksempel på et resultat i skjemaet etter endring. 6 Manuell innhenting av skattekort via Altinn tjeneste. (RF-1307) En må ha delegert rollen utfyller/innsender for det organisasjonsnummer en ønsker å sende inn for. Man logger seg som vanlig inn i Altinn, og søker etter skjema RF av 16

12 I skjemaet er det mulig å spørre om maksimum 10 skattekort per gang. Skjemaet sendes så inn. Svar kommer umiddelbart i innboks i Altinn. Deretter kan denne informasjonen benyttes og skrives manuelt inn i Paga slik at skatteinformasjonen er oppdatert til lønnskjøring. 12 av 16

13 7 Informasjon om frikort. Paga eskattekort-løsningen skal håndtere frikort automatisk. Vi legger allikevel ved informasjon om hvordan systemet fungerer nå slik at arbeidsgivere skal ha riktig forståelse og kan kommunisere riktig informasjon til sine ansatte. 7.1 Skatteyter med frikort (kopi av dokumentasjon fra Skatteetaten) Jeg har søkt om frikort på samme måte som før Ved årets begynnelse kan jeg fordele hele eller deler av fribeløp til arbeidsgivere jeg hadde i fjor Hvis en ny arbeidsgiver spør etter frikortet mitt i år, så kan jeg fordele til han også Hvis jeg ikke fordeler på forhånd, så vil den første arbeidsgiver som spør få hele fribeløpet Den neste som spør får 0 i beløp, og jeg blir varslet om at jeg må fordele fribeløpet mitt Hvis jeg ikke fordeler, men likevel jobber hos arbeidsgiver som har fått 0 i beløp, så skal det trekkes 50 % skatt av det jeg tjener der Jeg kan selv endre fribeløpet etter at en arbeidsgiver har fått frikortet mitt med beløp, da får arbeidsgiver et nytt frikort (med nytt beløp). Hvis jeg setter det ned til mindre enn det jeg allerede har tjent, så får jeg restskatt, arbeidsgiver må heretter trekke 50 % skatt av lønnen min 7.2 Arbeidsgiver med ansatte med frikort For skattytere med frikort får man en beløpsgrense i retur sammen med frikortet Dersom lønnen blir høyere enn beløpet på frikortet, så trekker arbeidsgiver 50 % skatt på det overskytende (Skjer automatisk i Paga) Når den ansatte endrer beløpsgrensen, kommer automatisk nytt skattekort med endret fribeløp i Paga. Hvis en mottar et nytt frikort med en lavere beløpsgrense enn det en allerede har utbetalt i lønn, så skal det heretter trekkes 50 % i skatt (Skjer automatisk i Paga) Når en må trekke 50 % i skatt, så bør en varsle den ansatte slik at han kan skaffe seg et nytt skattekort 13 av 16

14 7.3 Grafisk forklaring 14 av 16

15 8 Forberedelse til innføring av eskattekort I forbindelse med innføringen av eskattekort, vil det som nevnt være behov for at det ryddes i kundenes data før påkobling til løsningen. Det er arbeidsgiver sitt ansvar at det blir trukket rett skatt, og det er opp til hver enkelt kunde å bestemme hvordan dette skal gjøres. Dersom det er ønskelig at Bluegarden utfører endringene for kunden på bestilling, skal bestillingsskjemaet på neste side fylles ut og returneres innen 20. november Send ferdig utfylt bestillingsskjema til KDAL@bluegarden.com 8.1 Pris Fast pris på tjenesten er ,- per kunde. 15 av 16

16 8.2 Forberedelse til eskattekort - Bestillingsskjema Arbeidsgiver ID: Kundenavn: Det skal ikke hentes skattekort for: (Huk av for riktig(e) alternativ(er), og fyll eventuelt inn nødvendig tekst i de blå boksene) Ansatte uten aktive arbeidsforhold (S) Ansatte som ikke har fått utbetalt lønn de siste månedene Ansattforholdskode (skriv inn kundespesifisert variabelliste) Valg av hoved- og biarbeidsgiver: Dersom biarbeidsgiver allerede brukes i Paga, skal verdi beholdes og brukes. (Huk av for riktig(e) alternativ(er), og fyll eventuelt inn nødvendig tekst i de blå boksene) Ansattprosenten på summen av arbeidsforhold er under % Alle arbeidsforhold for den ansatte har lønnskode B Beskriv evt. regel for håndtering av biarbeidsgiver: 16 av 16