Protokoll FRA: MØTESTED: MØTEDATO: KONTROLLUTVALGET Tysfjord rådhus, 11. februar 2015 formannskapssalen Fra sak: Til sak: 01/2015 06/2015 Fra kl.: Til kl.: 08:00 11:30 Følgende medlemmer møtte: Ann Aashild Hansen (leder) Kurt Solstrøm Bjarne Langmo IKKE MØTT /IKKE MELDT FORFALL: Ingen MELDT FORFALL: Rådmann Konrad Sætra var invitert men forhindret fra å møte FRA ADMINISTRASJONEN MØTTE: Fra administrasjon/kommunen: Ordfører Tor Asgeir Johansen Fra sekretariatet møtte: Espen Lund ANDRE: Fra KomRev NORD møtte: Thomas Jensen 3 av 3 medlemmer møtte. Kontrollutvalget var beslutningsdyktig. Til innkallingen ble kommentert at det ved store mengder saksdokumenter må sendes innkalling og saksdokumenter på papir til kontrollutvalgets medlemmer. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 11.02.2015 sak 01/15 06/15 Side 1
Sak 01/15 Protokoll fra kontrollutvalgsmøte 4. desember 2014 Protokoll fra møte 4. desember 2014 ble gjennomgått og kontrollutvalget fattet slikt Protokoll fra møte 4. desember 2014 ble godkjent. Sak 02/15 Oppfølging vedtak i kommunestyret 12/14 om «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - spørsmål om videre fremdrift. Kontrollutvalget har gjennom tidligere vedtak sendt bestilling til KomRev NORD IKS for gjennomføring av del to av Forvaltningsrevisjonsprosjekt «Investeringsprosjekter kommunen». Kontrollutvalgets leder redegjorde for at prosjektet er stoppet av KomRev NORD med begrunnelse i at kommunen ikke har stilt til disposisjon kontaktperson(-er) for å bistå revisjonen i dens arbeid. Rådmann har gjennom mailkorrespondanse med revisjonen begrunnet dette med at det ikke i kommunestyrets vedtak for gjennomføring av prosjektet er stilt tilstrekkelige finansielle midler til disposisjon for gjennomføringen. Kontrollutvalgets leder har tatt forholdet opp med ordfører og bedt om at forholdet ble tatt opp og behandlet som sak i formannskapet, senest i møtet den 03. 02.15. Dette ble ikke gjort, og ordfører begrunnet dette med at det ved en inkurie ikke ble behandlet i sist avholdte formannskapsmøte, men at dette vil fremlegges til behandling i neste formannskapsmøte. Etter en inngående diskusjon i kontrollutvalget ble det fattet slikt Kontrollutvalget stiller seg meget kritisk til at administrasjonen på eget initiativ trenerer kontrollutvalgets arbeid med å oppfylle kommunestyrets vedtak som inneholder føringer om direkte kontroll av administrasjonens arbeid. Med bakgrunn i det som kontrollutvalget oppfatter som administrasjonens utilbørlige innblanding i kontrollutvalgets arbeid, fremmer kontrollutvalget overfor kommunestyret slik INNSTILLING: Kommunestyret tilslutter seg kontrollutvalgets kritikk av administrasjonens innblanding i kontrollutvalgets arbeid og ber ordfører instruere rådmann til å stille de nødvendige ressurser til rådighet umiddelbart, slik at KomRev NORD IKS blir gitt anledning til å utføre arbeidet med del to av forvaltningsrevisjonsprosjektet «Investeringsprosjekter kommunen». Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 11.02.2015 sak 01/15 06/15 Side 2
Sak 03/15 Oppfølging vedtak i kommunestyret «Forvaltningsrevisjonsprosjekt - investeringsprosjekter kommunen» - status bilagskontroll. Det vises til kommunestyrets vedtak i sak 12/14 om at det skal utføres detaljert bilagskontroll på investeringsprosjekter i kommunens regi. Oppdraget er gitt til kommunens egen revisjon som fikk overlevert nødvendige bilag i november 2014. Kommunerevisor Thomas Jenssen redegjorde for revisjonens arbeid og for hvordan revisjonen har tilnærmet seg arbeidet. Jenssen forklarte at det har gått lang tid å ferdigstille arbeide med at det har vært vanskelig å få tilbakemelding fra administrasjonen. Videre har det vært utfordringer med enkelte deler av kontrollen knyttet til prosjektet Drag Vannverk fordi dette prosjektet går langt tilbake i tid og registreringer er foretatt i gammelt regnskapssystem hvor det ikke lenger er mulig å foreta søk. Revisjonens foreløpige funn viser at det er til dels betydelige mangler i avtaleverket når det gjelder Drag vannverk. Videre er det avdekket kostnader som ikke synes å tilhøre prosjektet og dette er kommunisert kommunens administrasjon 6. februar 2015 for tilbakemelding. De foreløpige kontrollene viser også at det det er betydelige avvik mellom de avtalte summene etter de avtalene kommunens administrasjon har kunnet fremlegge og det som er fakturert fra entreprenørene. De foreløpige kontrollene viser avvik i millionklassen, men det avventes tilbakemelding fra kommunens innleide byggeleder på prosjektet. Også for investeringsprosjektet Stetindhallen har revisjonens foreløpige kontroll avdekket avvik mellom kontraktsfestede og utbetalte/kostnadsførte kostnader i millionklassen. Kontrollutvalget diskuterte de opplysningene de hadde fått seg forelagt og fattet deretter slikt Kontrollutvalget tar redegjørelsen fra revisjonen til orientering. Kontrollutvalget stiller seg kritisk til at arbeidet med bilagskontrollen fremdeles ikke har latt seg ferdigstille og henstiller til KomRev NORD IKS at arbeidet prioriteres slik at konklusjon kan trekkes innen utgangen av februar 2015. Enstemmig vedtatt Sak 04/15 Stetindhallen oppfølging investeringsregnskap og årsregnskap. Kontrollutvalget har ved flere anledninger stilt spørsmål ved ferdigstillelse og behandling av investeringsregnskap og årsregnskap for 2013. Kontrollutvalget fremmet med bakgrunn i vedtak i kontrollutvalgets sak 14/14 sak for kommunestyret (sak 78/14) med innstilling om at kommunestyret fikk seg forelagt dokumentasjon og redegjørelse for avtaler mv fra så vel selskapets styre som kommunens administrasjon. Ordfører redegjorde for at saken var behandlet i kommunestyret og at det var sendt invitasjon til styrets leder i Stetindhallen om å komme i neste kommunestyremøte og redegjøre for de forhold som fremkommer av kommunestyrets vedtak i saken. Revisjonen meldte at Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 11.02.2015 sak 01/15 06/15 Side 3
årsregnskapet for 2013 var mottatt til revisjon 19. desember 2014 med tilhørende årsberetning oversendt revisjonen 28. januar 2015. Etter en diskusjon i kontrollutvalget ble det fattet slikt Kontrollutvalget tar informasjonen til orientering. Sak 05/15 Oppfølging årsregnskap 2014 for Tysfjord kommune - status Ordfører ble spurt om han var kjent med status på regnskapet, men var ikke oppdatert på endelig status. Økonomileder Mari Hegge ble derfor invitert til å redegjøre for status i kommunens arbeid med regnskapsavleggelsen og ble supplert med revisjonens kommentarer. Det er innleid assistanse, med særlig fokus på lønnsområdet. Her ventes det ikke at arbeidet ferdigstilles før ultimo februar 2015. For øvrig regnskapsavleggelse gjenstår det fremdeles noe arbeid før regnskapet kan oversendes revisjon. Økonomileder redegjorde også for at det har vært utfordringer knyttet til nytt regnskapssystem, herunder lønnsmodul. Dette har medført noe forsinkelser. Det er fra økonomileders side ikke ventet å kunne avlegge regnskapet før tidligst i løpet av april 2015. Kontrollutvalget fattet etter dette slikt Kontrollutvalget tar økonomileders redegjørelse til orientering. Sak 06/15 Eventuelt/orienteringssaker. - Forvaltningsrevisjonsrapport barneverntjeneste Hamarøy Kontrollutvalget er blitt kjent med at det nå foreligger en rapport utarbeidet på vegne av Hamarøy kommune om felles tjeneste for barnevern for Hamarøy og Tysfjord kommune. Kontrollutvalget i Tysfjord er ikke part i det arbeidet som er utført, men har gått gjennom rapporten for vurdering om det kan foreligge forhold som ønskes ytterligere belyst av kontrollutvalget. Kontrollutvalget fattet deretter slikt Kontrollutvalget ber sekretariatet invitere administrasjonen til neste møte for å gi en orientering om hvordan Tysfjord kommune opplever samarbeidet om barneverntjenesten med Hamarøy kommune og hvordan administrasjonen opplever kommunens barneverntjeneste generelt. Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 11.02.2015 sak 01/15 06/15 Side 4
Enstemmig vedtatt. - Rekruttering av rådmann Ordfører orienterte om at kommunestyret i hht tidligere vedtak har uttrykt at en ikke ønsker å tilby videre engasjement for stillingen som rådmann i Tysfjord kommune ut over oppnådd pensjonsalder. Det er gjennomført tilbudsrunde med assistanse fra Innkjøpsalliansen AS, og denne er avsluttet og leverandør for rekruttering er valgt. Nord-Norsk Lederutvikling AS er valgt til å gjennomføre rekrutteringsprosessen, men det er ikke endelig avklart hvordan finansiering av rekrutteringsprosessen skal foretas. Dagens rådmann har sin siste arbeidsdag 12. juni 2015. Kontrollutvalget fattet slikt - Kommunens beredskapstjeneste Ordfører redegjorde for hvordan ordningen er organisert og hvordan dette ble håndtert i forbindelse med siste storstorm «Ole». Evalueringsarbeid gjennomføres i løpet av de nærmeste ukene. Kontrollutvalget fattet slikt - TSA Eiendomsoverdragelse Det ble stilt spørsmål om hvor en står i prosessen med eiendomsoverdragelsen uten at ordfører var tilstrekkelig oppdatert om fremdriften. Kontrollutvalget fattet slikt Møtet ble etter dette hevet kl. 11:30. Kjøpsvik, 11. februar 2015 Ann Aashild Hansen Leder i Tysfjord kontrollutvalg Protokoll Kontrollutvalgsmøte Tysfjord 11.02.2015 sak 01/15 06/15 Side 5