1 av 5 Det medisinske fakultet Saksnotat til Fakultetsstyret ved Det medisinske fakultet Til: Fakultetsstyret ved DMF Kopi til: Fra: Dekan Stig A. Slørdahl S-SAK 05-11 Prosjekt Teknisk metodiske funksjoner - Etablering av kjernefasiliteter Forslag til vedtak: Fakultetsstyret vedtar følgende grunnleggende prinsipper for etablering av kjernefasiliteter ved Det medisinske fakultet: Det etableres kjernefasiliteter ved fakultetet, i henhold til beskrivelser i dokumentet Kjernefasilitetene organiseres på institutt-/enhets-/klinikknivå Det etableres en representativ referansegruppe for hver kjernefasilitet Hver kjernefasilitet ledes av en faglig leder, oppnevnt og med mandat fra dekanus eller sykehusdirektør etter anbefaling fra institutt-/enhets-/klinikkleder(e) Hver kjernefasilitet har en administrativ koordinator, i en nærmere angitt stillingsandel Personalansvar for teknisk personale ligger i linjen (tilhørende institutt/enhet/klinikk) Faglig leder gjennomfører medarbeidersamtaler med teknisk personell og koordinator tilknyttet kjernefasiliteten etter delegert myndighet Alle FoU-brukere skal gis lik tilgang på like vilkår til kjernefasilitetens instrumenter/ metoder Kjernefasiliteten skal ha separat økonomi og gode rutiner for administrasjon Kjernefasiliteten får en basisfinansiering som ikke er fullfinansiert Kjernefasiliteten skal ha like priser for alle FoU-brukere; oppdragsforskning skal ha en egen priskategori Inntekter fra brukerbetaling skal tilbakeføres til kjernefasiliteten Kjernefasiliteten skal synliggjøre sin aktivitet samt benytte bookingsystem Evalueringskriterier for videreføring av kjernefasilitet skal fastsettes Postadresse Org.nr. 974 767 880 Besøksadresse Telefon Saksbehandler Medisinsk teknisk E-post: Medisinsk teknisk + 47 73 59 88 59 Hilde Woll forskningssenter dmf-post@medisin.ntnu.no forskningssenter Telefaks 7489 Trondheim http://www.ntnu.no/dmf Olav Kyrres gt 9 + 47 73 59 88 65 All korrespondanse som inngår i saksbehandling skal adresseres til saksbehandlende enhet ved NTNU og ikke direkte til enkeltpersoner. Ved henvendelse vennligst oppgi referanse.
2 av 5 Bakgrunn Mandat og føringer Mandat (vedlegg 1) for prosjektet ble godkjent i fakultetsstyret 21. september 2010. Prosjektet teknisk metodiske funksjoner skal bidra til å sikre lik tilgang til avansert vitenskapelig utstyr og kompetanse regionalt og nasjonalt slik at det stimuleres til vitenskapelig produksjon av høy kvalitet. Et høringsnotat med oversikt over innmeldte kjernefasiliteter fra enhetene ved DMF og St. Olavs Hospital ble sendt ut og det foreslås at disse etableres i tråd med gjeldende strategier for DMF, NTNU, St. Olavs Hospital og Helse Midt-Norge. Høringsnotatet innbefattet både organisasjonsstruktur, et kompetansekrav til koordinator, en skisse for evaluering og et prinsipp for finansiering som er hensiktsmessig for etablering og/eller videreføring av kjernefasilitetene. Forslaget om å løfte virksomheten som en kjernefasilitet skal innebære synlighet utad og tilgjengelighet for både brukere regionalt og nasjonalt. Dette vil i seg selv være positivt for den faglige virksomheten ved kjernefasiliteten. Definisjon av kjernefasilitet (fra mandatet): En kjernefasilitet skal bidra til å tilgjengeliggjøre avansert vitenskapelig teknologi/utstyr, prøveog datasamlinger og metoder for forskere regionalt og nasjonalt. Kjernefasilitetene skal drive med forskning og utvikling innen egne fagfelt. I tillegg skal disse ha en servicefunksjon med høyt kvalifisert personell med spesialkompetanse for betjening, vedlikehold og/eller opplæring av brukere. Innkomne forslag til kjernefasiliteter 18 forslag til kjernefasiliteter ble mottatt etter forespørsel til alle enheter. Samtlige oppfyller fastlagte kriterier for etablering. Enkelte av de foreslåtte fasilitetene fungerer allerede i dag som kjernefasiliteter, mens andre er nye tilskudd. Følgende 15 kjernefasiliteter er foreslått etablert etter en gjennomgang og sammenslåing av enkelte foreslåtte fasiliteter i samråd med berørte fagmiljø (tabell 1).
3 av 5 Tabell 1. Kjernefasiliteter foreslått fra enhetene Enhet Kjernefasilitet Kommentar / Proteomikk** og metabolomikk 1. Metabolomikk og småmolekylær analyse, 2. Proteomikk og makromolekylær analyse, 3. Bioplex analyse av cytokiner, LBK, Cellulær og molekylær imaging 1. Subcellulær imaging (avansert konfokal og flow cytometry) 2. EM-lab 3. Histologi ISM HUNT*, ** 1. HUNT Databank 2. HUNT Biobank DMF AKM* AKF* Mikromatrisesenteret** Bioinformatikk** Treningslab Ultralydlab MR-senteret** INM Lab. klinisk nevrofysiologi/bevegelse Forskningsposten* Simulatorsenteret* Fremtidens operasjonsrom* St. Olavs Hospital Regional forskningsbiobank* * Omfattes ikke av foreslått organisasjonsstruktur for etablering av kjernefasilitet ** Delfinansiering opphører i 2011/2012 (FUGE) Flere av de foreslåtte kjernefasilitetene som HUNT, Avdeling for komparativ medisin (AKM), Enhet for anvendt klinisk forskning (AKF), Forskningsposten, Simulatorsenteret, Fremtidens operasjonsrom (FOR) og Regional forskningsbiobank har i dag en etablert organisering og er finansiert via ulike kilder. St. Olavs Hospital og HMN er sentrale i finansiering av drift for flere av disse. Det anbefales at de sju nevnte fasilitetene videreføres/etableres som kjernefasiliteter uten ytterligere anbefalinger om endringer vedrørende organisasjonsstruktur, personell eller kompetanse. St. Olavs Hospital og DMF bør i samarbeid vurdere hvorvidt den foreslåtte organisasjonsstrukturen også kan innføres for enkelte av nevnte enheter. Føringer for etablering/videreføring av kjernefasiliteter
4 av 5 1. Organisering/faglig ledelse Kjernefasilitetene lokaliseres på institutt eller klinikk/stab slik at de er forankret der kompetansen, teknisk og vitenskapelig, finnes. I tillegg etableres en faglig referansegruppe for å sikre tverrfaglige/organisatoriske forhold. gruppene skal bestå av ansatte ved St. Olavs Hospital, NTNU og andre relevante miljø. Faglig leder av kjernefasiliteten (f.eks. leder av en av forskningsgruppene som bidrar inn i kjernefasiliteten og som bruker utstyret i egen forskning), må ha høy vitenskapelig kompetanse og utnevnes av dekanus/direktør St. Olavs Hospital etter innstilling/råd fra instituttleder(e)/klinikksjef(er). Faglig leder rapporterer i den administrative linjen (avhengig av type kjernefasilitet: instituttleder, fakultet og relevant klinikk/stab ved St. Olavs Hospital) og gjennomfører medarbeidersamtale med teknisk personell og koordinator tilknyttet kjernefasiliteten etter delegasjon fra instituttleder/klinikksjef. Avgjørelser av driftsmessig karakter tas av faglig leder i samråd med teknisk personale og koordinator. Større avgjørelser løftes til instituttleder/klinikksjef eller dekanus/direktør, eventuelt etter råd fra faglig referansegruppe. Faglig leder støttes administrativt av en koordinator, hvor stillingsandel er avhengig av fasilitetens størrelse og servicenivå. Koordinator kan deles mellom flere kjernefasiliteter. Den administrative støtten bidrar innenfor standard økonomi og personaladministrasjon, rådgiving samt avlastning i form av utadrettet virksomhet/ markedsføring, oppfølging/gjennomføring av samarbeid, eventuelt også søknadsskriving. Administrativ støtteperson bør derfor være fleksibel, kommunikativ og ha relevant høyere utdanning (seniornivå). 2. Personell Kjernefasiliteter driftes av kompetente og dedikerte ansatte i tekniske stillinger under ledelse av faglig leder. Ansatte i tekniske stillinger skal sørge for optimal drift og vedlikehold av utstyr slik at forutsigbar drift sikres og legge til rette for at forskere får god service og assistanse. Personalansvar for teknisk personale ligger i linjen (tilhørende institutt/enhet/klinikk). Teknisk personell kan i en gitt periode dedikeres enkeltprosjekt for å øke tilgjengeligheten av utstyr/metoder for forskere. 3. Tilgang til instrumenter/metoder Alle FoU-brukere skal gis lik tilgang på like vilkår til kjernefasilitetens instrumenter/metoder. Dette er ikke ensbetydende med at forskere får håndtere instrumenter selvstendig. Brukere bør ikke gis tilgang til avansert utstyr før de har fått nødvendig opplæring og er kompetente til å kunne bruke utstyret. Opplæring kan bestå i kurs eller individuell opplæring/oppfølging gitt av kjernefasilitetens personale. For enkelte typer avansert vitenskapelig utstyr kreves en mer omfattende oppfølging og noe utstyr må betjenes utelukkende av kjernefasilitetens personale. Kjernefasilitetens leder og koordinator må vurdere kjernefasilitetens mulighet og kompetanse for gjennomføring av prosjekter, eventuelt i samråd med faglig referansegruppe. 4. Økonomi og prising Kjernefasiliteten får en basisfinansiering. Det anbefales at basisfinansieringen ikke gir fullfinansiering av kjernefasiliteten. En underfinansiering av kjernefasiliteten vil sikre at man
5 av 5 tilgjengeliggjør utstyr/metoder/tjenester mot brukerbetaling. Det anbefales videre at fasilitetene gis høy prioritet i forbindelse med utstyrssøknader ved fakultetet. Finansiering utover brukerbetaling kan skje etter søknader om driftsstøtte fra ulike eksterne bidragsytere og støtte fra miljøer innenfor NTNU og St. Olavs Hospital. Utstyr fra andre enheter og organisasjoner kan eventuelt plasseres i kjernefasiliteten mot at denne drifter utstyret; et eventuelt overskudd av driften kan gå tilbake til utstyrseier. Kjernefasiliteten skal ha like priser for alle FoU-brukere uansett om medforfatterskap kreves (jf. Vancouver-reglene). Oppdragsforskning skal ha en egen priskategori. Lik prising og åpen tilgang for alle brukere vil bidra til økte inntekter og til å dekke kostnader i forbindelse med utstyr og personell. Bidrag fra ulike miljø til oppgradering/nyinnkjøp fordrer også at fagmiljøene føler seg sikre på lik tilgang. Lik prising og åpen tilgang for alle brukere vil gi legitimitet i fagmiljøene og bidra til økte ressurser til kjernefasilitetene. Inntekter tilbakeføres til kjernefasiliteten. Prisfastsettelsen overlates til den enkelte kjernefasilitet i samarbeid med økonomi- og planseksjonen ved DMF, prosjektøkonom ved institutt eller tilsvarende ved St. Olavs Hospital slik at regelverk blir ivaretatt. Det skal etableres gode rutiner for administrasjon og hver kjernefasilitet skal ha separat økonomi. 5. Synliggjøring Kjernefasilitetene skal ha egne websider for å sikre informasjon og markedsføring regionalt og nasjonalt. I tillegg skal det benyttes eget elektronisk bookingsystem som også gir grunnlag for intern handel og fakturagrunnlag. 6. Evalueringskriterier En videreføring av kjernefasiliteten forutsetter positiv evaluering og kriterier må fastsettes før etablering.