Registrere inn/utbetalinger og kreditering i Xakt

Registrere inn/utbetalinger og kreditering i Xakt

Innholdsfortegnelse Innstillinger for manuell betaling.... 3 Engangsinnstilling:... 3 Hente og lese inn innbetalinger fra Nets/BBS (OCR og Avtalegiro)... 4 Manuell registrering av betalinger.... 5 For de som bruker butikkmodulen... 5 Hvis dere ikke bruker butikkmodulen.... 6 Hvis du kjenner kunden men ikke fakturanummeret.... 7 Kjeding av manuell postering... 9 Korrigering av dobbelført innbetaling... 10 (NB kunden har Ikke betalt dobbelt)... 10 Kjeding av korreksjonen... 11 Kreditering... 12 Kreditering av ikke utsendt faktura:... 12 Kreditering av betalt faktura... 13 Utbetaling av kreditnota:... 14 Tilbakebetaling med kontanter:... 14 Tilbakebetaling over bank... 15 Dobbelt innbetaling fra kunden:... 16 Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 2

Innstillinger for manuell betaling. Engangsinnstilling: For å lette mottak av betaling er det en engangs grunninnstilling vi må gjøre: Fra menylina går du inn på Rutiner, Betalinger, Registrer Betaling I bildet som kommer opp trykker du nå på knappen [Innstillinger] Du får da opp et lite vindu som gir deg anledning til å fortelle Xakt hvilke kontoer som skal brukes når du registrerer innbetalinger. Velg riktig bankkonto (de fleste har bare en konto) For de fleste vil det være riktig ved å velge 1910 for kasse/kontanter Her kan det være nødvendig å konferere med regnskapsføreren, og også kontrollere hva som måtte stå i senterets kontoplan. (Se Grunninnstillinger, Hovedbok, Kontoer) Når du har valgt de konti som skal brukes trykker du på [ Lagre ] før du går ut av oppsettet. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 3

Hente og lese inn innbetalinger fra Nets/BBS (OCR og Avtalegiro) For å sikre oss at vi får med oss alle innbetalinger gjort av våre kunder er oppdatert i systemet bør vi alltid starte med å hente og lese inn betalingsfiler (OCR-fil) Dette bør du gjøre helst en gang i uka, og bestandig før kjøring av faktureringsrutiner og purre/inkassorutiner. Start derfor med å gå inn til Nets enten gjennom nettportalen deres eller gjennom nettbanken alt etter hvordan det er lagt opp i deres firma. OCR-filen(e) som du henter lagrer du på C:\BBSfiler (som du også gjorde i tidligere NorTrim) NB Enkelte kan ha valgt å ha disse filene liggende på andre stasjoner f.eks O:\BBSfiler Klikk Les Nets OCR-fil Du får da opp et vindu som ser slik ut. Her ser du blant annet tidligere innlesinger. For å lese inn data du nettopp har hentet fra BBS klikker du på [ Import ] knappen. Det åpner seg da et nytt vindu hvor du skal lete deg fram til stedet hvor du har lagret OCRfilene. Dette er typisk din lokale PC, Harddisk C: og katalog BBSfiler. Når du har funnet fram til katalogen ser du at de OCR-filene du allerede har importert til Xakt har skiftet navn og heter noe slikt som: OCR.D100909_ ImportedAt_dato_klokke.000 Den/de filene som er hentet men ikke er importert har et navn som er omtrent OCR.D090710.123 Klikk nå på den filen du vil lese inn, og deretter på [Åpne ] Du får kjapt opp en rapport som forteller hvordan det gikk. Rapporten kan du skrive ut eller bare lukke. Gjenta innlesingen til du har med deg alle filene. Legg også merke til at de innleste filene nå har skiftet navn. Klikk gjerne på [Kvitteringsliste Forsendelse] for å få ut en rapport på innlesingen. Den kan være nyttig ved avstemming av bankkontoen. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 4

Manuell registrering av betalinger. De innbetalinger som ikke kommer gjennom OCR og Avtalegiro må vi registrer manuelt. Det kan være medlemmer som kommer og vil betale kontant, eller som ikke har benyttet seg av KID-nummeret ved betaling i banken. For de som bruker butikkmodulen Hvis senteret bruker butikkmodulen så skal du gå dit for å ta mot betaling ved senteret. Start butikkmodulen (om den ikke er i gang) ved å gå på Rutiner, Butikk, Klikk rett butikk. I butikken velger du knappen nederst i bildet. I Fakturanummer skriv inn litt av kundens navn, eller fakturanummeret om du kjenner det. Trykk Enter, og det kommer kanskje opp flere kunder. Dobbelklikk på den rette personen. Om han har flere ubetalte fakturaer kommer de opp på en liste. Dobbelklikk på den som skal betales. I ruta som kommer opp KAN du gjøre et notat, men du trenger det ikke. Klikk [ OK ] For betaling med kort trykk For betaling med kontanter F6 (på tastaturet) F5 (på tastaturet) Når du har fått pengene, eller fått OK på bankterminalen IKKE FØR registrerer du betalingen med å trykke på Fakturaen er nå registrert som betalt i Xakt. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 5

Hvis dere ikke bruker butikkmodulen. Hvis du vet fakturanummeret kan du gjøre det slik: Gå inn via menylinjen Rutiner, Betalinger, Registrer betaling eller knappen Dagens dato foreslås som bilag- og regnskapsdato, men kan du nå endre om ønskelig hvis du sitter og etter registrerer betalinger gjort uten KID Skriv inn fakturanr. og trykk Enter. Skriv gjerne inn et notat, og gå videre med Enter. Fortsett med Enter for å godkjenne beløpet Det kommer nå opp en blå posteringslinje, og fokus flyttes tilbake til Fakturanummer i tilfelle kunden skal betale for flere fakturaer. Fortell Xakt hvordan dette er innbetalt ved å klikke [Betalt til bank (F9)] [Betal kontant (F8)] Du får opp en ny posteringslinje, og kan nå klikke [Lagre]. Betalingen er registrert, og fakturaen er oppført som betalt. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 6

Hvis du kjenner kunden men ikke fakturanummeret. (Eks. en kunde, Rune Stavaas, kommer og vil betale kontant i kassen) Gå inn i kunderegisteret og let opp kunden. Klikk deretter på fanen Fakturaer. Klikk på den faktura som skal betales Deretter knappen [Betal faktura ] Du får nå opp et skjema skjema med fakturanummer og beløp ferdig utfylt. Trykk [Enter] og du kommer til notatfeltet. Skriv gjerne inn et notat om betalingen. Trykk [Enter] to ganger til du får opp en blå posteringslinje. Datofeltene er ferdig utfylt med dagens dato. Disse kan endres om nødvendig. Klikk nå knappen [ Betalt til bank (F9) ] eller [ Betal kontant (F8) ] for å fortelle hvordan dette ble betalt. Du får nå opp en ny posteringslinje i bildet. Avslutt nå med å trykke på [Lagre] Betalingen er nå registrert, og fakturaen er merket som betalt. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 7

Overbetaling av fakturaer Når vi sender ut en påminning legger vi gjerne på et purregebyr. Vår eksempelkunde har en faktura pålydende Kr. 2700.-, men har nå betalt inn Kr. 2760.- som er fakturabeløpet pluss purregebyret på Kr. 60.- Når vi nå går inn på kunden og på Faktura-tab ser det slik ut: Kunden har betalt mer enn beløpet på fakturaen, og Xakt tror kunden har litt penger til gode. Her må vi gjøre en manuell postering for å sette dette på plass: Start med å klikke knappen [ Registrer bilag ] Husk, sett korrekt dato for mottatt innbetaling I vinduet som kommer opp skriver du inn kundenummeret i feltet for kontonummer og trykker Enter. I Notat-feltet kan du skrive f.eks Postering av purregebyr. Trykk Enter Skriv inn det overbetalte beløpet med minus foran i Betalt beløp. Trykk igjen på Enter Skriv 3980 i kontonummer og trykk Enter. Skriv inn beløpet på nytt, men denne gangen uten minustegn. Trykk Enter Det legges opp en ny linje i bilaget, og du avslutter med å trykke på [ Lagre ] Trykk nå knappen Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 8

Du ser at det er kommet en Manuell utbetaling under fakturafanen hos kunden. (Se neste side) Kjeding av manuell postering (Kjeding vil si å kople sammen innbetalinger og de fakturaene de gjelder) Gå inn på kunden det gjelder og se under Fakturaer. Her ser du nå korreksjonen vi laget, og også kundens overbetaling. Hold nede Ctrl. tasten nederst til venstre på tastaturet. Mens du holder Ctrl-tasten nede klikker du på på de to linjene som hører sammen i eksemplet 60.00 og -60.00 Når begge linene er merket, så kan du slippe Ctrl og deretter klikke på Kjede-knappen Skjermbildet blir nå slik: Kundens reskontro er nå korrekt, og fakturaen, den opprinnelige innbetalingen samt vår postering av overbetalingen er nå koplet sammen (kjedet) Det ser du på kjettingsymbolet som knytter de tre linjene sammen. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 9

Korrigering av dobbelført innbetaling (NB kunden har Ikke betalt dobbelt) Det har forekommet at en kunde har betalt via nettbanken og at betaling også er ført i resepsjonen. Etter neste innlesing av OCR-filer får vi feilmelding om at faktura er overbetalt. Dette må vi korrigere, for ellers tror Xakt at kunden har penger til gode hos oss. Under Faktura-fanen på kunden ser vi at en innbetaling står alene uten å være koplet mot en faktura. Det er også kommet varsel om dette ved innlesing av betalingsfil fra Nets. Noter deg kundenummeret og beløpet du skal korrigere 1. Klikk på knappen [ Registrer Bilag ] oppe på verktøylinjen 2. I skjemaet som kommer opp retter du datoene til datoen da den feilaktige betalingen ble lagt inn. 3. I feltet for kontonummer skriver du inn kundenummeret og trykker Enter på tastaturet. 4. I notatfeltet skriver du kort hva korrigeringen gjelder. Og trykker Enter 5. I betalt beløp skriver du inn beløpet med minustegn foran. Eks -299 og trykker Enter 6. Du får nå opp en blå posteringslinje. 7. Klikk nå enten på knappen [ Betalt til bank (F9)] eller [ Betal kontant (F10)] Her skal du bruke samme innbetalingssted som den feilaktige registreringen. I de fleste tilfeller vi feilregistreringen være betalt til bank. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 10

Trykk så på [ Lagre ] knappen og korrigeringen er registrert Så må vi gå inn og kjede denne registreringen mot den feilaktig registrerte betalingen. Kjeding av korreksjonen Gå på nytt inn på kunden og velg fanen Fakturaer Klikk på knappen Der ser du nå den ikke kjedet innbetalingen og den manuelle «utbetalingen» vi nettopp har laget. Hold nede Ctrl-tasten nederst til venstre på tastaturet. Hold den nede mens du klikker på inn og utbetalingen som hører sammen. Når begge linjene er blåmerket slipp Ctrl og klikk på Kjede-knappen Da er den feilaktige registrerte dobbelbetalingen rettet opp Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 11

Kreditering Av ulike grunner kan vi bli nødt til å utstede kreditnotaer. I dette dokumentet skal vi se på forskjellige eksempler på kreditering. Kreditering av ikke utsendt faktura: I eksemplet har vi laget en førstefaktura på en kunde. Denne kunden har fått feil kontrakt, så denne fakturaen må krediteres. (Og kontrakten avsluttes) Gå inn på kunden, under fanen Fakturaer klikker du på den feilaktige fakturaen og deretter knappen [ Lag kreditnota ] Svar Ja for å lage kreditnota. I skjemaet som kommer opp kommer ordrelinjene fra fakturaene, men med minus i antallet denne gangen Trykk OK for å produsere kredittnotaen. Det er nå kommet en kreditnota på kunden, og denne er kjedet sammen med fakturaen. Kundens reskontro viser nå null d.v.s. han ikke skylder oss penger. I dette eksemplet avsluttet vi kundens gale kontrakt, ga ham riktig kontrakt og en ny førstefaktura. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 12

Kreditering av betalt faktura I dette eksemplet har kunden fått en faktura som han allerede har betalt. Fakturaen var feil, så vi må lage en manuell kreditnota Denne kunden har vært medlem fra før, så medlemskort/innmelding vil han ikke betale. Det kan være lurt å merke seg varenummer eller varenavnet på det som skal krediteres. Vi skal nå lage en manuell kreditnota på dette: Mens vi står inne på kunden i kunderegisteret klikker vi på knappen [ Manuell ordre ] I skjemaet som kommer opp er kundens navn allerede utfylt. I det gule søkefeltet skriver du inn litt av varenummer eller varenavn og trykker Enter på tastaturet. Siden dette skal bli en kreditnota må du huske på å endre antallet til minus f.eks (-1,00) En uønsket linje, f.eks fakturagebyr kan fjernes ved å klikke med høyre mustast på linjen og deretter på [ Fjern ] knappen Ved å klikke på (F11) [ Skriv faktura ] må du nå bekrefte dette og angi/godkjenne regnskapsdatoen. Når du trykker [ Lagre ] blir fakturaen/kreditnotaen laget, og du får opp en forhåndsvising der du kan skrive den ut eller også sende den på e-post. Forts. Neste side Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 13

Hvis du under faktura-fanen på kunden ikke ser den nye kredittnotaen, så klikk på [Oppfrisk Skjema] Utbetaling av kreditnota: (Kreditnota til allerede betalt faktura) Når du har laget og skrevet ut en kreditnota skal jo det krediterte beløpet betales tilbake til kunden, enten kontant eller til kundens bankkonto. Etter at vi har gjort utbetalingen må vi registrere dette i Xakt slik at kundereskontroen blir korrekt: NB: Hvis du bruker butikkmodulen og skal betale ut penger med kontanter (sedler og mynt) så må denne utbetalingen gjøres i butikkmodulen, ellers stemmer ikke kasseoppgjøret ditt! Tilbakebetaling med kontanter: Merk deg fakturanummeret på kreditnotaen. Kontroller at du har nok kontanter i kassen til å betale tilbake. Gå inn i butikken, og klikk knappen [ Betal Faktura ] nederst i bildet. I skjemaet som kommer opp slår du inn fakturanummeret på kreditnotaen og trykker Enter. Skriv gjerne et lite notat hva dette gjelder i notatfeltet Klikk OK Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 14

I neste bilde som kommer opp må du trykke F5 for å fortelle at dette foregår med kontanter. Når beløpet du skal betale ut står i Kontantfeltet Gi kunden pengene og trykk [ Betal (F8) ] Tilbakebetaling over bank Sjekk med kunden at du har rett bankkontonummer. Fra nettbanken overfører du beløpet kunden skal ha tilbake til hans bankkonto. Så må dette registreres i Xakt: Gå inn på kunden. Under Fanen fakturaer finner du kreditnotaen du laget som du nå har betalt tilbake. Klikk på linjen med kreditnotaen, og deretter på knappen [ Betal faktura ] Skjemaet som kommer opp er ferdig utfylt med fakturanummer og beløp. Du KAN gjøre et notat om du vil. Trykk Enter til du får en posteringslinje i det hvite feltet nederst i bildet. Klikk deretter knappen [ Betalt i bank ] Du får nå en ny posteringslinje, og du kan avslutte med knappen [ Lagre ] Med dette er utbetalingen ferdig registrert på kunden i Xakt Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 15

Dobbelt innbetaling fra kunden: Det er ikke uvanlig at en kunde betaler en faktura to ganger. Sjekk med kunden at du har rett bankkontonummer. Fra nettbanken overfører du beløpet kunden skal ha tilbake til hans bankkonto. Så må dette registreres i Xakt: Finn kundens kundenummer. Klikk knappen [ Registrer Bilag ] på Verktøylinjen I feltet Kontonummer skriver du inn kundenummeret og trykker Enter I feltet Betalt beløp skriver du inn beløpet du har sendt tilbake med minus foran. F.eks -1050 og trykker Enter Siden dette er betalt tilbake fra din bankkonto klikker du knappen [Betalt i Bank ] Du har nå fått to posteringslinjer i det hvite feltet nederst i skjemaet. Trykk knappen [ Lagre ] Når du nå går inn på kunden, velger fakturafanen så klikk gjerne knappen [ Oppfrisk skjema ] Du finner nå en manuell utbetaling og kundens doble innbetaling. Ved å holde nede [Ctrl ] nede til venstre på tastaturet kan du merke både inn og utbetalingen, og deretter på knappen [ Kjede ] for å kople inn og utbetalingen sammen. Da er dette korrigert. Gi gjerne kunden beskjed om dobbelbetalingen og at du har tilbakeført pengene. Det skaper goodwill. Versjon 2010.1 Revidert 16.05.14 Side 16