Anskaffelser i styringsdialogen Hva betyr det? Hvordan få det til? Hva kan Difi bidra med? Martin Standley
Lederforankring Gunnar Wedde (leder, konserninnkjøp, Oslo kommune) fremhever lederforankring som et av de viktigste grepene kommunen har tatt som har bidratt til at de har lykkes i større grad på innkjøpsområdet de siste årene. Ref: PwC Sourcing Survey 2013 Wedde i tett dialog med Chaffey om anskaffelser Bilde: Abelia
Lederforankring Eierskap, engasjement, oppfølging, interesse, tema ned og opp. For å få: ressurser, prioritering, kultur, status Dvs: Erkjennelse av at anskaffelser er viktige for lederen og Evne til å følge dette opp i praksis Oppfølging i linjen fra topp til bunn
Forankring i toppen Aftenposten 2013-10-17
Men hva med mellomleddene? Vil det bidra til det vi skal oppnå? Hva er bivirkninger? Hvordan vil teamet mitt ta det? Har vi ressursene/kompetanse? What s in it for me? Kan jeg dette? Eller Er det spennende? Karriereeffekt?
Hva skal Difi gjøre? Departementene Innkjøpssjefen
Hva hører vi? Kostnadseffektivisering Forenkling, mindre rapportering Stat og kommune Gjennomføringskraft Budsjettsystem under vurdering
Utfordringer Bedre oppfølging med mindre rapportering? Har vi mål for anskaffelser? Budsjettsystemet: underforbruk, helhet og tid Politiske mål kan endre seg, men verktøyene for styring og ledelse av anskaffelse bør bestå
Hvordan tenker vi (Difi)? Lav terskel for å ta i bruk og drifte Integrasjon i eksisterende styringssystemer f.eks. årshjulet DfØ/Fin begrepsbruk så langt som mulig, f. eks. MRS Gjenbruk og samkjøring av eksisterende data: Regnskap, Doffin, E-handel, kontraktsdatabase Full pakke med fokus på praksis: Verktøy, arbeidsseminarer, veiledning, kurs Kunne, vite, ville Samarbeid i utvikling, utprøving og utrulling Kvantitative og attraktive beslutningsgrunnlag KISS
Ny pakke for styring og ledelse 1. Mål, strategi og resultatstyring av anskaffelser 2. Selvevaluering 3. Innkjøpsanalyse 4. Kostnadsbesparelser Spendanalyse (forbruk) Identifisering og prioritering av besparelsestiltak Oppfølging og evaluering av besparelser
Mål, strategi og resultatstyring Hensikt: Få inn anskaffelser i virksomhetens styringssystemer Form: Veileder, kurs Utgangspunkt i DfØs metoder og styringsprosesser for staten, men kan brukes av kommuner.
Innhold 1. Utarbeide mål 2. Utarbeide strategi 3. Utvikle styringsparametere 4. Måle resultater og evaluere 5. Lære og forbedre
20
Selvevalueringsverktøy Hensikt: Kartlegge virksomhetens eksisterende innkjøpsorganisasjon Identifisere forbedringsmuligheter Utgangspunkt i 9 dimensjoner Både selvevaluering og tips til forbedring
Selvevalueringsverktøy Tema Hva er dette? Hvorfor er det viktig? Hvordan måle? Inspirasjon
Selvevalueringsverktøy Nivå Tema Generell beskrivelse for hvert nivå
Innkjøpsanalyse Hensikt: Få oversikt og prioritere ressurser Grunnleggende innføring i excel/pivottabeller Analyse av regnskapsdata (kommer langt med 8 timer): Hvor mye kjøper vi av hva? Fra hvem? Hvor mange leverandører? -> ABC analyse Hvor mange fakturaer? Snittverdi? Når på året? Oppdeling i kategorier: Grunnlag for Kraljic analyse og kategoristrategier Lekkasje? Avhengig av datagrunnlaget.
Innkjøpsanalyse - inn Rapport fra regnskap (leverandørreskontro): hva ble utbetalt til hvem og når
Innkjøpsanalyse ut (ABC)
Kostnadsbesparelser Grunnlag for kostnadseffektiviseringstiltak: Utvikling, prioritering og oppfølging Mer avansert Må ha konteringsinformasjon for utgiftsart Konto -> leverandørgruppe -> kategori Støtteverktøy for leverandørvask, kategorisering og en liten introduksjonsvideo
2-minutters overblikk
Tiltak som vurderes videre Sterkere «Konsern» forankring dvs. departementene Styringsdialogen departement etater Lederavtaler med anskaffelsesklausul Årlig rapport om anskaffelsesstatus i det offentlige Offentlig og forskningsinteresse Offentlig tilgang til mer anskaffelsesdata
Kort fortalt Konkret hjelp til selvhjelp - verktøy Fokus på fakta, trender og sammenligning (benchmark) Gjenbruk av eksisterende data Relevans for linjen både strategisk og operativt
Spend-analyse