Tidstyvinnsatsen hva nå?

Transkript

1 Tidstyvinnsatsen hva nå? Erfaringsseminar 3.februar 2016

2 Agenda Kl Velkommen ved direktør Ingelin Killengreen, Difi Kl Chaffey «Den videre tidstyvinnsatsen» ved statssekretær i KMD Paul Kl Rambøll «Resultater til nå og gode råd på veien» ved konsulentselskapet Kl Lunsj Kl «Hvordan skal vi sammen gå fra tidstyvsanking til kontinuerlig forbedring og innovasjon?» Innledning ved prosjektleder Mette Louise Mannsåker. Innspill og idéer fra deltakerne i gruppe- og plenumsdiskusjoner. Kl Avslutning Direktoratet for forvaltning og IKT

3 ERFARINGSSEMINAR - PRESENTASJON FORPROSJEKT EVALUERING AV PROSJEKTET FJERNE TIDSTYVER ONSDAG 03. FEBRUAR 2016 EIRIK ARONSEN OG LARS VAN MARION 2016/02/03

4 EVALUERING FORPROSJEKT Avgrense, utvikle og etablerer en analysemodell og metodisk design Vurdering av resultater og effekter Evaluere nytten/hensiktsmessigheten av virkemidler og tiltak Foreslå eventuelle justeringer/endringer av virkemidler Foreslå nye virkemidler Presentere og beskrive gode eksempler Identifisere og fjerne tidstyver Etablere forbedrings- og utviklingsarbeid Metodenotat Forprosjektrapport /02/03

5 FORMÅLET MED OPPDRAGET Styrke Difis (og KMDs) kunnskap om tidstyvprosjektet, herunder bruk av virkemidler og om dette er de rette virkemidler for å nå målsetningene - for å sikre best mulig bruk av virkemidler og andre innsatser fremover i tidstyvarbeidet Hovedproblemstilling: På hvilken måte bidrar Tidstyvprosjektet, med sine virkemidler, til å nå målsettinger om å fjerne faktiske tidstyver i statlige virksomheter? Delproblemstillinger: I hvilken grad har virkemidlene vært hensiktsmessig utformet og gitt de tilsiktede virkninger i arbeidet med å fjerne tidstyver? Hvilke utfordringer møter virkemidlene i statlige virksomheter i arbeidet med å fjerne tidstyver? 2016/02/03

6 DATAINNSAMLING Dokument- og databasegjennomgang Kvalitative intervjuer med 6 virksomheter Casestudier 10 virksomheter (5 departementer og 5 underliggende virksomheter) Arbeidsseminar En arbeidsgruppe er nedsatt for hele prosjektet 2016/02/03

7 KMD OG DIFIS ROLLE I TIDSTYVPROSJEKTET KMD er prosjekteier og har den overordnede politiske og administrative styringen. KMD har ansvar for kommunikasjon om prosjektet med de andre departementene. Herunder rollen som bestiller til de andre departementene, samt at KMD har en rolle som koordinator og pådriver. KMD er oppdragsgiver for Difis operative arbeid. Difi er prosjektleder for tidstyvarbeidet. Dette innebærer at Difi skal ha oversikt over innhold og prosess i tidstyvprosjektet, drifte og videreutvikle databasen, samt være rådgiver overfor KMD om tidstyvprosjektets innhold og fremdrift. Difi har koordinerings- og pådriverrolle overfor forvaltningen. Blant annet som veileder og formidler av kunnskap basert på materiale fra tidstyvdatabasen. 2016/02/03

8 JAKTEN PÅ TIDSTYVER - VIRKEMIDLER Fellesføringer Det viktigste virkemiddelet Beskrives som utydelige og noe uklar bestilling Tidstyvdatabasen Svært effektfullt og enkelt virkemiddel Manglende funksjonalitet og brukervennlighet Difis servicefunksjon og verktøykasse Stor tilfredshet med Difis servicefunksjon og pådriverrolle Etterspørres mer utadrettet veiledning og informasjon/status på arbeidet Erfaringssamlingene Nyttig arenaer for diskusjon om felles utfordringer Spørsmålstegn om rett målgruppe nås 2016/02/03

9 IDENTIFISERTE UTFORDRINGER FOR FREMDRIFTEN I TIDSTYVARBEIDET Arbeidsbelastende for departementene Manglende tilbakemelding og oversikt over status Styringsdialog mellom departement og underliggende etat og avdelinger hands- off styring Eierskap og forankring til tidstyvprosjektet Gap mellom tidstyvprosjektet og virksomheters egne effektiviseringsinnsatser 2016/02/03

10 GOD PRAKSIS- EKSEMPLER Prosjektetablering og scope Keep it simple Lederinitiativ Tilpasning etter kompetanse i virksomhet Insentiv/premie 2016/02/03

11 FLERE TREKK VED PROSJEKTET HAR HATT STOR BETYDNING FOR GJENNOMFØRING I VIRKSOMHETENE Politisk tydelighet Høyt på regjeringens politiske agenda Styringssignaler gjennom fellesføringer Virksomhetene har fått til mye med lite Varierende engasjement og interesse Men rapportering og oppfølging er høyt på agendaen Forklaringsårsaken er fellesføringer og styringssignaler Difis tidstyvdatabase og servicefunksjon Forslagskasse Forkortet veien mellom forvaltningen og saksbehandlere 2016/02/03

12 TIDSTYVPROSJEKTETS FORANDRINGSTEORI 2016/02/03

13 2016/02/03

14 SPØRSMÅL? 2016/02/03

15 Hvordan skal vi sammen gå fra tidstyvsanking til kontinuerlig forbedring og innovasjon? Eller er spørsmålet: Hvordan integrere tidstyvinnsatsen i forbedrings- og innovasjonsarbeidet?

16 Bakgrunn Oppdrag i tildelingsbrev «Difi skal innen utløpet av 2015 foreslå hvordan arbeidet kan videreføres i linjen som et kontinuerlig tiltak for forbedring og innovasjon» Resten av dagen et arbeidsseminar Både gi oss litt mer innhold i viktige gevinster og utfordringer Innspill vi kan foredle videre både smått og stort Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

17 Refleksjoner Gevinster: Oppnådd mye for lite ressurser Skapt bevegelse Bottom-up Forventning til resultat Annet? Utfordringer: Metoden passer ikke så godt på det som skjer innenfor en virksomhet? Vært vanskelig å knytte tidstyvinnsatsen til eget fornyings- og forbedringsarbeid? Forankringen ikke vært så god i departementene Annet? Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

18 «Tidstyv»innsatsen viktigere enn noen gang Behovet for å jobbe smartere helt nødvendig Hjelp oss å finne de riktige grep/mekanismer Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

19 Arbeidsseminaret - gruppearbeid 12.30: Utfordringer og gevinster ved tidstyvinnsatsen så langt Alle skriver på gule lapper som settes på stort ark som vi samler inn 12.50: Hva er viktigst for å få til kontinuerlig forbedring og innovasjon? Dvs. fra identifisering av problemer/tidstyver til endringer 1. Gruppa diskuterer og prioriterer de fem viktigste faktorene for å få til kontinuerlig forbedring. 2. Gruppa diskuterer hva dette betyr i praksis og noterer på de kortene som er relatert til de prioriterte faktorene : Hvilke tiltak/virkemidler bør/kan tas i bruk for å komme videre og få til kontinuerlig forbedring og innovasjon? 1. Gruppa diskuterer og noterer forslag til tiltak på kort som vedrører hhv.: Egen virksomhet, Overordnet departement, KMD, Difi, event. andre : Oppsummering 14.00: Slutt Direktoratet for forvaltning og IKT

20 Bli kjent øvelse Sortering virksomhet Dep., direktorat, U/H/forskning, kommune/fylkeskommune, konsulenter Sortering funksjon tidstyvinnsatsen organisasjons/virksomhetsutvikling i egen virksomhet forvaltningsutvikling/organisasjonsutvikling generelt administrasjon ledelse (er leder) Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

21 Utfordringer og gevinster ved tidstyvinnsatsen så langt. Alle skriver på gule lapper som settes på stort ark som vi samler inn Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

22 Hva er viktigst for å få til kontinuerlig forbedring og innovasjon? Dvs. fra identifisering av problemer/ tidstyver til endringer 1. Gruppa diskuterer og prioriterer de fem viktigste faktorene for å få til kontinuerlig forbedring. Diskusjonsduk 2. Gruppa diskuterer hva dette betyr i praksis og noterer på de kortene som er relatert til de prioriterte faktorene. Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

23 Hvilke tiltak/virkemidler bør/kan tas i bruk for å komme videre og få til kontinuerlig forbedring og innovasjon? Gruppa diskuterer og noterer forslag til tiltak på duken som vedrører hhv.: Egen virksomhet, Overordnet departement, KMD, Difi, event. andre. Dato Direktoratet for forvaltning og IKT

24