MØTEREFERAT (telefonmøte) Møte: Ekstraordinært telefonmøte vedr. arbeidstidbestemmelser i SI Møtedato: Fredag 4. mars kl. 1300-1330 Møteleder: Morten Lang-Ree Til stede: Meldt forfall: Referent: Morten Lang-Ree, Hans Iver Børresen, Torgeir Strøm, Stein Tronsmoen, Ragnhild Wulfsberg, Cecilie Dobloug, Rasmus Vigrestad, Jørund, Dagny Sjaatil, Anita S. Løchting, Oddbjørn Øien, Jon Tollan, Torhild Jære, Gro Løwe, Beate S. Skedsmo, Aage Westlie, Karin Erlimo, Håvard Kydland, Øyvind Graadal Astrid Millum, Gunn G. Bakke, Randi Mølmen, Bård Are Bjørnstad Linda E. Nyfløt Referanse: Følgende saker ble drøftet/orientert om: Saknr. Saktittel/-innhold Ansvar 1. Arbeidstidsbestemmelser i SI Div. dir., kst HR-dir og HR-sjefer ble innkalt til ekstraordinært telefonmøte torsdag 3. mars 2011. Adm. dir. Morten Lang-Ree innledet og orienterte om bakgrunnen for dette ekstraordinære møte og gjennomgikk referatet nedenfor. Referat fra møte mellom Helse Sør-Øst RHF og Helseforetakene Torsdag 3. mars kl. 08:00 08:30 Referatet distribueres til: Administrerende direktører HR-direktører Kommunikasjonsdirektører Konserntillitsvalgte Brukerutvalget Utgangspunktet for møtet er det pågående fokuset på kjøp av helsetjenester og brudd på arbeidstidbestemmelsene hos leverandørene av helsepersonell og i helseforetakene, med påfølgende oppmerksomhet knyttet til egne ansatte og orden i eget hus. BESØKSADRESSE POSTADRESSE Org.nr. 983 971 709
Bente Mikkelsen innledet telefonmøtet med følgende hovedbuskap: Vi har ikke toleranse for brudd på lov og avtaleverk Inngåtte avtaler skal benyttes minne om kontaktpersoner og at oppfølging av kontraktsforhold etablert i høst videreføres Vi har et etisk ansvar for å sikre at de som leverer tjenester følger lov og avtaleverk vi viser i den forbindelse også til krav fra foretaksprotokollen fra 2011 Møtet satt videre fokus på; o Hva som skal sjekkes; hvilke brudd på avtaleverket og AML snakker vi om (viser til informasjon gitt i HR direktørmøtet) o Hvordan det skal rapporteres - og understrekning av at rapporteringen skal primært gå til foretakets ledelse i tråd med lov og avtaleverk og styret skal orienteres. Det vil bli behov også for informasjon til Helse Sør-Øst o Hvordan vi bør kommunisere Steinar Marthinsen orienterte videre om de tiltakene som må iverksettes i helseforetakene og på regionalt nivå: Det er nå en rekke aktører involvert i disse de aktuelle problemstillingen: Flere departementer, tilsynsmyndigheter, RHFene, HFene, HINAS, bemanningsbyråene, NHO-service, media og fagforeningene. Helseforetakene må nå Kvalitetssikre og følge opp egne interne kontrollsystemer slik at ledelsen er sikret reell oversikt over risikoområder og behov for tiltak Behandle nødvendige kartlegginger og rapporter i HFets AMU mht arbeidsmiljø og arbeidstid Vurdere sentralisering av alle bestillingsfunksjoner mht vikarinnleie, eventuelt etablere bemanningssentral Fullføre utrulling av arbeidsplansystemet GAT for alle grupper og avdelinger som benytter arbeidsplaner Sikre at GATs funksjonaliteter utnyttes til god oversikt og kontroll Benytte felles rammeavtaler ved innleie inntil annen beskjed gis Legge innleide vikarer inn i GAT når de arbeider i HFet Vurdere om innfasing av innleide vikarer i GAT skal skje via Webcruiter Sørge for medieberedskap mht forhold i eget HF Det regionale helseforetaket vil Sørge for nødvendig ledelesfokus og følge opp overfor ADene, HR-dirktørene og kommunikasjonsdirektørene og løpende orientere konsernrevisjon samt KTV og brukerutvalg. Orientere styret om den aktuelle situasjonen mht innleie og arbeidstid Presentere O-sak til styret vedrørende rapporten fra revisjon av utvalgte avtaleleverandører, samordnes med de øvrige RHF/HINAS 2
Sørge for at HR-prosjektet Bedre ressursstyring i samarbeid med HFene sikrer o Nye funksjonaliteter som tilstrekkelig understøtter krav til god intern kontroll og oppfølging i arbeidsplansystemet GAT mht å definere og koordinere bestillinger o Opplæring og erfaringsutveksling knyttet til arbeidsplansystemet Legge ut regional informasjon på WEB etter behov. Besvare henvendelser fra departement i samarbeid med HFene Innhente nødvendige opplysninger og rapporter mht egne ansatte og innleide Vidar Lødrup orienterte om koordineringen mot helseforetakene via HR-direktørene og arbeidet på nasjonalt nivå: Via mail, telefonmøter og direkte kontakt med den enkelte HR-direktør er det siden fredag 25. mars holdt kontakt med HR-direktørene om den aktuelle saken. Det er orientert om situasjonen, og det er bedt om følgende: o Oversendelse av eksempler på bestillinger, timelister og fakturaer på konkret innleid personell o Oversendelse av oversikt over brudd på årsregel og døgnregel for 2010 for innleid helsepersonell, eventuelt forklaring på hvorfor slike oversikter ikke lar seg fremskaffe og skisse til tiltak for å kunne fremskaffe slike oversikter i fremtiden o Oversikt over brudd på årsregel og døgnregel for 2010 for egne ansatte i løpet uken slik at dette kan legges frem ved behov Ulik organiseringen av bemanningsfunksjonene og ulik grad av systemimplementering medfører at helseforetakene har ulik grad mulighet til å fremskaffe oversikter, særlig mht innleid personell. Men alle har det samme krav til å sikre oversikt og kontroll. Det fremgår klart av rammeavtalenes pkt 10.3 at leverandøren i forhold til oppdragsgiver er ansvarlig for at arbeidsmiljølovens arbeidstidsbestemmelser overholdes. Det følger samtidig av arbeidsmiljøloven 2-2 (1) at innleier uansett vil ha et selvstendig ansvar for innrettelsen av arbeidet mv, og dette må anses også å omfatte forholdet til arbeidstidsreglene På bakgrunn av den siste tidens medieoppslag om Adecco Helse AS (Adecco), som er leverandør på rammeavtalene, har HINAS igangsatt undersøkelser for å kartlegge om det foreligger ulovligheter ved oppfyllelse av rammeavtalene. HINAS arbeider med å kartlegge omfanget av eventuelle avtalebrudd fra alle leverandører med rammeavtale. Det er foreløpig ikke etablert et tilstrekkelig faktisk grunnlag til å konkludere endelig mht hvorvidt det foreligger avtalebrudd, og hvilke konsekvenser dette eventuelt skal få. 3
Gunn Kristin Sande orienterte om mediesituasjonen og mediehåndteringen: Hvem svarer på hva i mediene: Spørsmål knyttet til HF-vise forhold/kartlegging: Det enkelte HF v/komm.dir/hr-dir Spørsmål knyttet til helhetsbildet i regionen: Det enkelte RHF v komm.dir/hr-dir Spørsmål knyttet til de nasjonale rammeavtalene: henvises til RHF som evt videreformidler kontakt til HINAS Budskap/holdning i Helse Sør-Øst: Vi har ikke toleranse for brudd på lov og avtaleverk Vi har et etisk og juridisk ansvar for å sikre at de som leverer tjenester, følger lov og avtaleverk Det er klare krav til at lover og regler skal etterleves i alle våre kontrakter med bemanningsbyråer. Alle leverandørene har nå signert og forpliktet seg på en ny erklæring om at de forstår og holder seg innenfor lover og forskrifter. Det innskjerper og sikrer ryddige forhold i tråd med kontraktene. Vi ønsker at leverandørene skal være svært bevisste på disse områdene. Når en vikar er leid inn fra et bemanningsbyrå, har helseforetaket likevel et ansvar for å sikre at personellet har arbeidsforhold som gjør at pasientene får et forsvarlig tilbud. Sykehusene har noen utfordringer knyttet til arbeidstid- særlig i forbindelse med akutte situasjoner der det kan være nødvendig å pålegge lengre vakter og overtid. Uansett skal arbeidsforholdene for både fast ansatte og vikarer være i tråd med lover og regler i arbeidslivet. Det aller viktigste er at alle helseforetakene påser at både fast ansatte og vikarer har arbeidsforhold som følger lover og forskrifter selv om noen helseforetak ikke raskt og enkelt vil kunne skaffe fram en fullstendig oversikt over vikarbruken bakover i tid. Alle helseforetakene i Helse Sør-Øst skal derfor fortsette arbeidet med å sikre god nok kontroll slik at lover og regler etterleves. (Hva skjer nå? se momenter fra handlingsplan over.) 4
Fakta: Helse Sør-Øst gjennomførte i 2009, sammen med de andre regionale helseforetakene, en nasjonal anskaffelse for leveranse av helsepersonellvikarer. Formålet var å sikre nødvendig tilgang på vikarer med god kvalitet på tjenestene. De regionale helseforetakene i Norge, inkludert Helse Sør-Øst RHF, har avtale med 15 leverandører av vikartjenester, blant annet Adecco Helse. Helse Sør-Øst har nå også en gjennomgang av forholdene i helseforetakene i regionen for å sikre at lov og forskrift følges og at alt personell utfører sitt arbeid i tråd med lover og regler. Helse Sør-Øst har ikke IKT-løsninger som gjør at alle HFene på en enkel måte kan hente ut oversikter over bruk av vikarer i hele helseforetaket. Dette betyr at noen helseforetak må gjøre en betydelig manuell jobb for å skaffe seg oversikten i helseforetaket som helhet. Andre HF har tatt i bruk felles løsninger som gjør at de raskere kan skaffe seg oversikt over dette på tvers av avdelinger og klinikker. Til oppfølging VAD Støtte Det er tatt ut oversikter i Gat. Egne brudd må gjennomgås og sendes ut til divisjonene for tilbakemelding for kvalitetssikre både på innleie og på våre egne. Saken er satt opp til følgende møter: TV6 ettermiddag på mandag 7. mars TV20 torsdag 10. mars HAMU fredag 11. mars Styremøte 1. april Kst. HR-direktør Oversiktene som er tatt ut i Gat og vil bli gjennomgått på nytt og sendes ut til divisjonene på tirsdag. Det ble stilt spørsmål og kom kommentarer fra deltakerne i møtet. 5
Konklusjon: Det er stor mediainteresse for saken og VAD Støtte Torgeir Strøm uttaler seg i saken på vegne av foretaket Det utarbeides en skriftlig bestilling i form av et notat som sendes ut til divisjonsdirektørene tirsdag 8. mars for gjennomgang og tilbakemelding. I det som blir utsendt vil det ligge et bearbeidet tallgrunnlag. Saken formidles også i avdelingssjefsamlingen tirsdag 8. mars 2011. Brumunddal 04.03.11 Referent Linda E. Nyfløt Møtet hevet kl. 1340. 6