Referat fra styremøte 02.02.2013 Styremøte Sentralledelsen 1
Innholdsfortegnelse Sak 16-13 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Sak 17-13 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Sak 18-13 - Behandlingssak: Godkjenning av referat Sak 19-13 - Orienteringssak: Oppføring av saker til eventuelt Sak 20-13 - Orienteringssak: Kort orientering fra Sentralledelsen Sak 21-13 - Behandlingssak: Opprettelse av felles SurveyMonkey gullkonto Sak 22-13 - Orienteringssak: KVK sin rolle under intervju Sak 23-13 - Orienteringssak: Podio Sak 24-13 - Orienteringssak: Hemsedal Sak 25-13 - Orienteringssak: Evaluering av SL fra LA Sak 26-13 - Orienteringssak: Styrets oppfølgingssaker Sak 27-13 - Orienteringssak: Evalueringsmøte Sak 28-13 - Eventueltsaker 2
Sted: Tid: Hemsedal 10.00 Ikke til stede: KVK Sak 13-13 - Behandlingssak: Godkjenning av innkalling og dagsorden Forslag til vedtak: Sentralledelsen godkjenner innkalling og dagsorden Vedtak: Godkjent Sak 14-13 - Behandlingssak: Valg av ordstyrer og referent Forslag til vedtak: Per Olav som ordstyrer og Maren Sofie som referent Vedtak: Godkjent Sak 15-13 - Behandlingssak: Godkjenning av referat Forslag til vedtak: Sentralledelsen godkjenner referat fra styremøtet 19.01.2013 Vedtak: Godkjent Sak 16-13 - Orienteringssak: Oppmelding av saker til eventuelt Tone: 1, Maren Sofie: 1, 1, Eirik: 1 Sak 17-13 - Orienteringssak: Orientering fra Sentralledelsen Eirik: Fag: VK: På mandag var jeg i Oslo med Håkon og arbeidet med Kaja. Jobbet med studentundersøkelsen. Meldt opp det som evt. Mandag og tirsdagen etter forrige forrige møte var jeg med på UUV. Vi jobbet med å godkjenne kursbeskrivelsene. På kvelden var jeg med SBIO på kammeret. Litt det samme som med klassekontakter. Var i kollegiet på tirsdag. Laget blogg innlegg og begynner nå arbeidet med fagseminar som er i begynnelsen av mars. VK- seminaret ble avholdt. Mistet foredraget på lørdag, det var dumt. Ellers gikk det veldig bra. Fått tilsendt noe fra Academic sendt det videre. Hvis det er noe som kan være aktuelt å være med i promofilm så skrik ut hvis dere har en ide. Sendt ut månedsmail og hva de skal skrive på den. 3
Den siste tiden har jeg jobbet med det vi diskuterte i Stavanger. Vi tar ikke et åpent møte på intern. Men vi gjør heller en omstrukturering, fokuserer heller på andre områder, faglig dyktighet osv. Det vil bli sterke kontroller på ukesmailene da disse ikke følges godt nok opp. Har hatt evaluering av seminaret. Jobbet litt med stillingsinstrukser. Opprettet kontrakt med Deloite, sendt inn regnskap, resultat og slikt. Mangler bekreftelses fra de. Jobber med brukerne som ikke har tilgang til E24. Lagd låneavtale fra Seil i Bergen, på 47000 til de for nye seilbåt. Har vært i møte med et møte som heter linck mobillity en sms leverandør for en samarbeidsavtale. Det er veldig høyekostnader per dags dato. Så slik det er nå vil vi spare mellom 5 og 10 tusen for en avtale. Opprettet kontakt med Sixt for nasjonal avtale på leiebil. Prøver å opprette en egen for styrene rundt omkring. Venter på tilslag fra ny kontrakt med Norwegian, sendt inn et revidert forslag der. Begynt å opprette kontakt med Statoil. Det er veldig god kontakt med. De drikker mye kaffe i choice så det går litt tregt der. Thomas: I Bergen har det vært veldig hektisk den siste tiden. Jeg har mistet min kommunikasjonsansvarlig. Personlig har vi da tatt et oppgjør med alt av nettsiden. Jeg lærte meg nettsiden på en helg så den er veldig lett å bruke. VI har fått på plass et draktsett. Så godt stemning med BISI der. NLD ser ut som blir veldig bra. Husker ikke alt nå, det er en del aktivitet. Chris Alexander: I Trondheim er det en del aktivitet for tiden. Det største er BIS Boliger, nærmer seg nå en avklaring. Vi holder også på med en omstrukturering av organisasjonen mange gode tilbakemeldinger der. Maren Sofie: Det har vært mye jobbing i forhold til forberedelser til Vinterlekene, som er nå. Styret har jobbet kjempebra, så arrangementet er i trygge hender. Det har som vanlig vært mange flybilletter og hotell overnattinger som har blitt bestilt. Det nærmer seg sosialtseminar som skal være i slutten av Februar, samtidig som vi skal dit for styremøte helg. Per: Det går mye i nedleggelser fortsatt. VI har nå fått all makt fra Kolbjørnsen til å gjøre som vi vil. Skal nå presentere førstkommende fredag hva som blir avgjørelsen til skolene. Ellers har jeg vært med på intervjuene til kommunikasjonsansvarlige. Laget innlegg til nettsiden og til inside som vi håper blir med neste utgave. Drammen, hjalp de litt med omstruktureringen der og kom med innspill. Også er det oppfølging av lokalavdelingene som er alltid like spennende. Sak 18-13 - Behandlingssak: Opprettelse av felles SurveyMonkey gullkonto Bakgrunn: Styringsgruppen fattet 09.09.12 vedtak om at lederne felles skulle søke SS om å opprette en felles Surveymonkey gullkonto til bruk ved undersøkelser, spesielt etter arrangement. I Trondheim har vi brukt slike etter fadderuke og etter to bedriftspresentasjoner, men viktige analyse- og presentasjonsverktøy er kun tilgjenglig via betalte utgaver av tjenesten. Undertegnede har sammen med leder SL vært i kontakt med BI som har en gratis tjeneste for 4
studentene. Denne er pt imidlertid nede i vente på et nytt tilbud. For å unngå videre forsinkelser ønsker jeg å få denne saken behandlet nå i tilfellet der BIs løsning ikke fungerer tilfredsstillende. er det noen som har prøvd det enda? Per Olav :Nei Er det styringsgruppen som avgjør om den er tilfredsstillende nok? Nei vi tar stilling til det her Det er ikke en stor kostnad Chris Alexander: Andelen av studentene som svarer er skyhøy For meg er dette med at BI lanserer en ganske sentralt her. Stemmer da heller for at hvis det ikke kommer innen rimelig tid så oppretter vi en Survey monkey er mye enklere. Det er enkelt og konkret måte å få tilbakemeldinger på. Dumt å bruke så mye penger. Chris Alexander: De store arrangementene vi trenger det på kommer nå om to uker. Da er også det en mulighet for at vi kan opprette nå og avslutte når vi finner ut BI sin er bedre. En flott måte å få feedback. Spørreundersøkelser blir mer ærlig enn å spørre studenter om arrangementet. I forhold til vedtak så tar vi en avgjørelse. Da stemmer vi om dette skal opprettes frem til BI kommer med sin. Vedtak: SL godkjenner opprettelse av et felles årsabonnement på Surveymonkey gullkonto med en kostnad på 2.490 dersom man ser at tjenesten BI har planlagt å lansere i slutten av januar ikke fungerer tilfredsstillende. - Godkjent Sak 19-13 - Orienteringssak: KVK sin rolle under intervju Bakgrunn: VK SL ønsker en diskusjon rundt hvilken rolle KVK skal ha under intervjuene i organisasjonen. Line: Sebastian: Tone: Eirik: Ja, som den siste som har vært på intervju, så ser jeg jo fordelen i det. Jeg syns det at det noen ganger kan bli for mange på intervjuet, det skal passe på kandidater og oss og så må vi passe på at det passer for så mange mennesker. Vet ikke om dere har sett at kvk har brutt inn en gang Det er kanskje grunnen til at ting ikke har skjedd heller. Kanskje tilstedeværelsen passer på at slikt ikke skjer. At KVK er med LA og sentralt. Vi kan ikke argumentere for reisekostnader. Jeg står på at det at når man er VK i sentralledelsen har man sittet i vervet i flere år. Jeg tror det er i mye større grad at det trengs på LA 5
Tone: Sebastian: Vi kan evt. se på omstruktureringen av intervjuene. For arbeidsmengden for KVK er heavy på LA. Eneste minuset med at det er mye folk på intervjuene. Hvorfor skal en person sitte og kontrollere intervjuet, burde man ikke ha tiltro til VK? Når jeg søkte i Trondheim så satt det 5 stk og intervjuet og det kan skremme folk. Jeg har heller aldri hørt noen gang at det var noe problem under intervjuet. Hvis valgkomitéen føler den er inhabil så sier man jo i fra om det. Det er ikke alltid det skjer. Eks. Vinterlekene. Det er greit å ha noen som kontrollerer på LA. Hva med å gi VK mer intervju i intervju og prøver intervjuer under overlappingen. Så kan vi redusere litt av usikkerheten rundt. Det som er hovedproblemet er at vi er så mange, da om det ikke er KVK som skal bort så hva med en annen løsning. Selv om du får vite at de er der for å observere. Academic skjønte heller ikke hvorfor vi var så mange. Nå diskuterer vi KVK sin rolle ikke antall mennesker. Hvorfor skal KVK bare være LA evt. ikke sentralt. Som sagt er det behov for KVK. Det må kunne gå an å skille mellom LA og sentralt. Slik jeg opplever det ser jeg et behov for at vi utvikler organisasjonen videre og slik jeg ser det er det viktig å se hvordan de gjør det i næringslivet. Nå har vi prøvd å utvikle vervet så mye med profiler og ikke maler. Og at vi klarer å utvikle organisasjonen på best mulig måte. Hvis VK kan se på en liten plan. Så kan det være lurt å utvikle. At man klarer å begynne å adoptere ting fra noen av de andre. Kan være lurt å være åpne for å lære av de større studentsamfunnene. Sak 20-13 - Orienteringssak: Podio Bakgrunn: MA/NA ønsker å ta en runde på hva som er veien videre med Podio og eventuelle omstruktureringer. Det har vært mye diskusjon ifht. hvordan vi bruker Podio i dag. Fremmer et forslag til hvordan vi skal benytte oss av det si fremtiden. Trondheim har benyttet det i meget stor grad og har fått stort utbytte av. Styrenes bruker kuttes, de ser ikke behov av det. Fremmer forslag om at en bruker Podio i planlegging av arrangementer. Da har vi en klar fordeling ifht. hvem som har ansvar for hva og når. Podio har livets rett. Stor nytta var det som fil bank og det er en gunstig plattform for erfaringsdeling. Podio er kommet for å bli, men en kan se på hvordan en kan bruke det i fremtiden bortsett fra filbank. Hva tenker dere om bruken som arrangement planlegging. 6
Chris Alexander: Vi har hatt stor nytte av det i planlegging. E: Dette er noe vi kan prøve å benytte i SL. Maren Sofie: Det ble for sent innført, det blir for mange plattformer å forholde seg til. Vanskelig å vende om kulturen. Her må vi ta selvkritikk. Vi må pushe mer på løsningen. Hvis vi mener at den ikke er nødvendig. Arrangmentappen er bra, og det må vi tvinge det på LA. God ide om arrangement app. Vi legger ut maler for kravprofiler osv. Anders sitt forslag er veldig bra. Chris Alexander: Vi bruker podio, virker som en 3. kommunikasjonskanal. Maren Sofie: Line: Eirik: Vi kan ikke tvinge dette på alle i LA. Det ligger mye i det Chris sier, det kommer ikke til å bli brukt, dessverre. Vi har aldri hatt et verktøy som har fungert så bra som dette, vi bør benytte oss av det til det fulle. Vi må gi beskjed at det skal brukes. Grunnen til at dette ble en sak på styringsgruppen er at det var en dårlig stemning. Vi må ta selvkritikk for at vi ikke hørte med LA om dette ordentlig. Podio har et enormt potensiale, men nå. Men denne daglige kommunikasjonen må gå gjennom mail og face for det er så effektivt. Jeg føler vi har hatt denne diskusjonen litt for mange ganger og vi må ta selvkritikk og at vi i mye større grad må føye oss etter LA. Vi kan ikke tvinge de til å bruke det, men vi kan legge til rette for det. Jeg skjønner at Facebook har blitt en veldig naturlig plattform å kommunisere på og hver gang det er nye styrer faller alt som ligger på gruppen forsvinner. Hvis vi har et sted hvor alt dette er samlet. Vi skal ha det som filbank. Det er ikke kommunikasjon den skal brukes til. Vi kan ikke tvinge det til noen styrer, men vi burde gjøre det. Jeg vil ikke si at vi ikke har prøvd. Når vi flyttet det over til Podio var det ingen som kommuniserte lenger. Ideen om at vi skal bruke podio til alt er en fantastisk ide, men det fungerer ikke i realiteten Nå har vi oppsummert såpass mye, så vi kutter her. Vi bruker Podio som fil bank. Da gjøre vi det slik at vi bruker Podio som fil bank. Og internkommunikasjon gjør vi på andre plattformer. Sak 21-13 - Orienteringssak: Hemsedal 7
Bakgrunn: BIS Drammen v/markedsansvarlig har sendt inn en klage til SL (følger vedlagt) hvor man ønsker en forklaring rundt finansiering av enkelte av billettene tilknyttet arrangementet Vinterlekene. BI Drammen: BI Drammen 26.01.13 Klage vedrørende vinterlekene 2013. Denne klagen omhandler gratis og reduserte priser på billetter til Vinterlekene 2013. Det er fremkommet at BIS Bergen mottar billetter til redusert pris og BIS Sentralledelsen blir sponset med sine billetter. Vi i BIS Drammen mener at det er feil at enkelte ledd i BIS får denne fordelen. I BI Studentsamfunn burde ikke slik forskjellsbehandling fremkomme. Det er i tillegg fremkommet informasjon om at ikke alle ledd i BIS Bergen gjør et arbeid for Vinterlekene 2013. Muligheter for reduserte priser og sponsede billetter burde være en mulighet for alle i BIS, i bytte mot et arbeid. Da burde derimot arbeidet legges ut på anbud, slik at alle i BIS har en mulighet til å delta for å oppnå denne fordelen. For eksempel vakter på arrangementet. BI Sentralledelsen: Kjære BIS Drammen! Skjønner ut i fra det dere skriver at dere ikke har lest referatet i forhold til situasjonen rundt Vinterlekene i år. Jeg ønsker derfor å forklare litt mer utdypende rundt dette her, slik at vi får avklart eventuelle misforståelser. I alle tidligere år har det vært slik at fjorårets styre har fått reise opp gratis til Hemsedal, hele BIS Bergen har reist opp gratis og sentralledelsen har reist opp gratis. Dette begynte vi å jobbe med i fjor, noe som gjør at fremover vil ikke fjorårets VL styre kunne reise opp gratis. Vi er også enige i at BIS Bergen ikke burde reise opp gratis, og at de ikke burde ha noen fordeler selv om arrangementet ligger hos en prosjektgruppe ved BI Bergen. I denne utfasingen av det gamle opplegget har vi i år laget en ordning hvor BIS Bergen reiser opp for 1600,-, med unntak av marked, leder, økonomi og sosialt. Disse vervene hjelper til underveis i semesteret, og også under arrangementet, og vil dermed få reise opp gratis under årets arrangement. Vi pratet med et par av de andre lederne angående en mulig løsning med å ha det på høring hvem som vil få disse billettene til 1600,-. Det ble så dårlig mottatt at vi har valgt å droppe dette. Til neste år er utfasingen ferdig og vi ønsker da at det bare eventuelt er økonomi fra BIS Bergen som reiser opp gratis, grunnet at han gjør hele regnskapet til VL. Vi ser at det er urettferdig for de andre skolene, men som dere ser er det under arbeid en forbedring av dette. I forhold til at sentralledelsen reiser opp gratis vil jeg henvise til at dette er et arrangement i sentralledelsens regi, en sentralt arrangement, selv om vi har en prosjektgruppe på det. Det blir likt som at dere på deres lokalavdelinger ikke må betale for inngang på NLD og lignende arrangement i deres lokalavdelings regi. Det skal her påpekes at de hyttene som blir brukt er hytter Hemsedal stiller 8
til vår disposisjon gratis, og ikke er en utgift. Utgiftene rundt hyttene dekkes av sentralledelsen, så hvor gratis det er kan diskuteres. Håper det har forklart litt. Ved andre spørsmål, ikke nøl med å ta kontakt! Sak 22-13 - Orienteringssak: Evaluering av SL fra LA Bakgrunn: Lokalavdelingene har evaluert Sentralledelsen. KVK tar en generell oppsummering og orienterer om eventuelle gjennomgående svar i evalueringene. Eva har dokumentene så vi må ta det i Trondheim. Sak 23-13 - Styrets oppfølgingssaker Bakgrunn: KVK går igjennom oppfølgingssakene fra forrige styremøte og sjekker om det er blitt gjort. Har fulgt opp dette underveis. Sak 24-13 - Evalueringsmøte Bakgrunn: SL gjennomfører en egenevaluering av innsatsen så langt. Sa litt på dette i redegjørelsen. Vi skal rense opp i internevalueringen, mer oppfølging av ukesmail. Sendte dere en mail. Men virker ikke som folk helt har lest og gjort det så vi tar det neste gang. Sak 25-13 - Eventueltsaker 1. Jeg vil gjerne ha noen tilbakemeldinger på hva vi synes om næringslivssiden i BIS generelt. Eirik: Vil du vi skal snakke i forhold til sentralledelsen? Ja Nydalen er veldig flinke til å få inn som KPMG, Deloitte og lignende. Det vi jobber med i forhold til Statoil. Enig med Eirik å jobbe mot Statoil. Kanskje noen nasjonale avtaler. Du har spart oss en del kostnader med det du har gjort. Hvordan er prosessen med Statoil fremover. Prøve å få til et møte og så få med Per for å få startet dette. Hvordan skal det deles/ behandles? Vi deler ikke ut penger, men vi åpner opp for at LA kan søke om penger av oss. Vi må finne en fordelingsnøkkel for å kunne gå til LA. 9
Maren Sofie: Hva ligger i profileringsavtalen, selger vi den til LA så skal de ha penger. Sender vi profilering bare oss vil det være sentralledelsen inntekter. Annonser på nettsiden da? Savner noen avtaler med kursing, når vi er på styremøte helger og slik. Det er en oppgave som Per har tatt ansvaret for og det har vært vanskelig å få til. Ja, vi har de avtalene hvor vi har spart masse penger, men mangler en med Peppes. Det er veldig viktig å huske på at det er topp av deg å samle samarbeidsavtaler på toppen, men er lurt å tenke på litt mindre beløp og. Har en avtale rundt Academic. 2. Tone: Sendte ut et blogginlegg på torsdag, vet ikke om dere har fått sett på det. Men er veldig koselig å sende det ut for å få inspill så jeg ikke bare sitter i min egen lille boble. Tone: Veldig bra innlegg Veldig bra at du har tatt det opp internt og så tar det opp i blogginnlegg. Hva med kontinuasjon. Henrik tar en sak på det i Bergen så vil ikke overkjøre han. Så hans innlegg kommer på bloggen når det er publisert i Bergen. Det var helt fantastisk, skal lese det engang til. Vi må bli litt flinkere til å skrive om våre fagområder. 3. Eirik: Alt blir klart i løpet av februar for undersøkelsen. Jeg vil ha en undersøkelse som blir brukt som man ser på ofte gjennom styreperioden. Thomas: Tone: Eirik: Du får innlegg av meg men tastaturet på macén smeltet så har litt tekniske problemer. En veldig bra greie, for det å bruke det ofte er lurt. Med engang BIS hjalp til så brukes det. Få med fagansvarlige og få de til å si det i klassene og på gruppene. Som de sa var svar ratene veldig høye og det må bare til et representativt utvalg. Chris Alexander: Når vi diskuterte dette og var inne på det, vi har savnet presset fra sentralt på hvordan profilere det og hvordan premiere det. 10
Tenker vi gir litt mer tilbakemelding for å sikre at vi får valide svar så den faktisk kan brukes. Viktig det Chris Alexander sier at vi er flinke der og. At vi og har noe so, gjø at folk gidder. 11